Robotiikan hyödyntäminen laskutuksessa

Transkriptio

1 Robotiikan hyödyntäminen laskutuksessa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Pia Lehto Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

2 Palkeet yleisesti Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on merkittävä valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Tuotamme ja tarjoamme kustannustehokasta laatua ja uudistumme asiakkaiden parhaaksi. Teemme yhteistyössä asiakkaiden kanssa tehokkaan ja toimivan tulevaisuuden. Olemme aktiivisten osaajien innostava ja vastuullinen työyhteisö. Tunnuslukuja Toimipaikat ja henkilöstö Liikevaihto 57 milj. 1,2 milj. 0,6 milj. 1,1 milj. Ostolaskua Myyntilaskua Palkkalaskelmaa Asiakkaina kattavasti koko valtionhallinto Pori Joensuu Mikkeli Hämeenlinna Palvelut Arvio 12/ henkilöä Henkilötyövuosien jakauma Palvelutuotanto 74 % ICT 20 % Johto ja hallinto 4 % Osaamiskeskus 2 % Noin palkansaajaa Tilinpäätökset 62 kirjanpitoyksikölle ja 5 rahastolle

3 Ohjelmistorobotiikasta tehoa talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuuskehittämiseen Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuottavuuskehitystavoite on nykytilanteesta vähintään +20% vuoteen 2020 mennessä Yhtenäinen Kieku-ratkaisu otettu käyttöön vuoden 2016 loppuun mennessä. Mahdollistaa tiedon käsittelyn jatkokehittämisen digitalisoinnin ja automatisoinnin lisäyksen kautta. Vahva muutossignaali toimialan muuttumisesta: Ohjelmistorobotiikan tulevaisuudesta on ennustettu, että tulevien vuoden aikana

4 Tavoitteita digitalisaatiolle Palkeissa Palvelukeskuksen talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien manuaalityötä voidaan arviomme mukaan vähentää prosessialueesta riippuen prosenttia vuoteen 2025 mennessä. Prosessien uudelleen määrittely ja niihin liittyvät sovellusratkaisut Ohjelmistorobotiikan ja muiden automaatiota lisäävien uusien tekniikoiden hyödyntäminen Valitaan vaiheittainen eteneminen: 1. vaihe vaihe Ketterä toimeenpano Jatkuva oppiminen

5 Projektin kokonaisaikataulu Projektin tarkistuspiste Q1/2016 Q2/2016 Q3/2016 Q4/2016 Q1/2017 Q2/2017 Q3/2017 Q4/2017 RPAesiselvitys RPA-tavoitetilan kuvaus RPA-hankinta Käyttöönottoprojektin RPA-toteutukset: Henkilöstöpalvelut 1) Henkilön palvelussuhteen tietojen vertailu järjestelmissä 2) Henkilön poissaolotietojen tallentaminen nimikirjatietoihin RPA-käyttöönotto Hankinnasta maksuun 1) Menotositteiden numerotarkastus ja sisältövaatimusten tarkastus 2) Toimittajarekisterin ylläpito RPA-jatkokehitys ja tuotantoon siirto Prosessien monitoroinnin ja analysoinnin esiselvitys Tietotyön muutoksen selvitys Monitorointi ja analysointivälineen pilotointi ja hankinta Tietotyön muutoksen toimeenpano ja ohjaus

6 RPA-esiselvitys, 09/ /2016 Automatisoitavien kohteiden kartoitus RPA-välineiden markkina-analyysi ja toimialakartoitus RPA-tavoitetila ja visio toteutukselle Verkostoituminen Rahoitus Digitalisaation kärkihanke (VM) Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

7 Esiselvityksen prosessianalyysi Robotille sopivat tehtävät painottuivat erityisesti henkilöstöhallinnon ja hankinnasta maksuun prosessialueisiin. Tunnistetut tehtävät kategorisoitiin tehdyn analyysin perusteella viiteen koriin prioriteetin mukaan: Kori 1: luultavasti helposti robotisoitavat tehtävät, joista on odotettavissa merkittävää tuottavuusparannusta Kori 2: vaikeammin robotisoitavat tehtävät, joista voisi olla mahdollista saada merkittävää tuottavuusparannusta Kori 3: luultavasti helposti robotisoitavat tehtävät, joista ei ole odotettavissa merkittävää tuottavuusparannusta Kori 4: työmäärältään pienet ja sekalaiset tehtävät, joille ei nähdä helposti toteutettavaa robotisointipotentiaalia Kori 5: ei robotisoitavat, tunnistettujen tehtävien ulkopuolelle jäävä työ, jota sisältyy kaikkiin prosesseihin sekä näiden lisäksi hallintoon, kehitykseen ja tukitoimintoihin. Analyysin perusteella tehtiin laskentamalli, jossa arvioitiin tarvittavaa investointia, tuottavuusparannuksia ja näiden pohjalta kannattavuutta ja takaisinmaksuaikaa. Laskentamalli ulotettiin korien 1-4 tehtäviin ja korin 5:n osalta turvauduttiin arvioon. RPA-esiselvitysprojekti

8 RPA-hankinta, 02-09/2016 Hankinnan ennakkoilmoitus Automatisoitavien kohteiden tarkempi analyysi Hankinnan kohteen vaatimusmäärittely Kilpailutus neuvottelumenettelyllä ja POC (Hankinnasta Maksuun ja Henkilöstöhallinto) Alustava käyttöönottoprojektin suunnittelu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

9 Ohjelmistorobotiikan käyttökohteita Palkeissa Tehtävät ja prosessit, jotka ovat määriteltyjä, toistettavia, sääntöpohjaisia ja tietokonepohjaisia suorittavat esim. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä tai tiedon tarkastusta käyttävät yhtä tai useampaa järjestelmää tehtävän suorittamiseen ja jossa syötteet ovat sähköisessä muodossa Esiselvitystyössä syksyllä 2015 tunnistettuja kohteita: Palkanlaskenta Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Matkustus ja ICT-prosessit Tietojen ristiintarkastukset Tietosisällön varmistaminen Tilitysten täsmäytykset Palkka-ajoketjujen suoritus Sidosryhmille menevän tiedon tarkastus Verokorttien tarkastus Lomapalkkavelan oikeellisuustarkastus Palkanlaskentaprosessin automatisointi Laskujen numerotarkastus Ostolaskujen reititys ja reskontran siirrot Toimittajatietojen käsittely Maksuliikkeen tietojen tarkastus ja aineistojen käsittely Laskun kuvien tarkastus Laskuluetteloiden perustietojen tarkastus ja reititys Asiakasrekisterin tietojen käsittely Viivästyskorkolaskujen ja maksukehotusajojen suoritus Aineistojen sisäänluku, täsmäytys, Sisäinen valvonta Kirjanpidon virheiden etsiminen Tietojen yhdistäminen Osakirjanpidon täsmäytykset Poistoajot ja täsmäykset Konversiotarkastus Tapahtumahallinnan reititykset Liittymävalvonta ja virheet Maksuaikakorttien siirtovaiheiden tarkastus 15 tunnistettua kohdetta 16 tunnistettua kohdetta 16 tunnistettua kohdetta 6 tunnistettua kohdetta 11 tunnistettua kohdetta 9

10 Vaiheittainen käyttöönotto, 10/ /2017 RPA-tiimin perustaminen ja koulutus Priorisoitujen prosessin tehtävien automatisointi Palvelutuotannon aktivointi osallistumaan kehittämiseen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

11 Miten tuotantoprosessin automatisointi näkyy palvelutuotannossa? 1. Automatisoinnin kohteiden kartoitus, luokittelu ja priorisointi prosessin ja palvelutuotannon näkökulmasta. 2. Kohteen pilkkominen automatisoinnille ja välinevalinta (RPA / Winshuttle / MS Access / sovelluskehitys) 5. Käyttöönoton laajennus tuotantoon. Prosessikuvausten ja työohjeiden päivitys sekä prosessin/tehtävänmittaus ja analysointi Palvelutuotannon prosessit 4. Tehtävän testaus pilottiasiakkailla Kokemusten kerääminen palvelu- sekä projektiryhmältä. 3. Tehtävän määrittely välineelle palvelutuotannon näkökulmasta huomioiden prosessien kehittämisen (prosessikuvaukset, työohjeet) TPA-projekti

12 Robotin tehtävät ostolaskujen käsittelyssä Käytössä olevat järjestelmät: Rondo, Kieku, YTJ Tarkastaa onko lasku skannattu, manuaalisesti tallennettu, Ennakkoperintärekisteriin kuulumaton, toiminimen lasku, hyvityslasku, huomautuslasku, korkolasku, luottamuksellinen lasku, laskut, joissa on kassa-alennuksia. Nämä ohjataan manuaalitarkastukseen ensimmäisessä vaiheessa. Valitsee tarkastettavaksi verkkolaskun Etsii poikkeavuudet ja raportoi ne /siirtää Rondon kansioon manuaalisesti käsiteltäväksi Korjaa virheet, mitkä on määritelty korjattavaksi Ohjaa manuaalitarkastukseen laskut, jotka eivät täytä vaatimuksia

13 Laskun tarkastuksen määrittelyä Laskulaji: arvo löytyy Tilausnumero: etsitään VK1-alkuista arvoa + 6 merkkiä Tositelaji: arvo löytyy Tositepäivä: pvm oikeassa muodossa, vrt laskun pvm ja tositepv samassa kuussa, tositepäivä ei saa olla myöhemmällä kaudella kuin laskun eräpäivä, eikä tositepäivä voi olla menneillä kuukausilla (pl. vuodenvaihde) Virasto: virastotunnus ja ovt-tunnus ristiintarkastus Pankkitili: pankkitilin vrt perustietojen, uusi toimittaja tarkastetaan IBAN tilinro Toimittajan nimi: vrt ytj:hin Toimittajanumero: tarkastus Y-tunnus: vrt perustietojen y-tunnus kenttään Toimenpide: jos kentässä UO menee manuaalikäsittelyyn Laskun päivä: laskunpvm ja perustietojen pvm vastaa toisiaan, muototarkastus, pienempi kuin eräpäivä Toimittajan laskunnumero: arvo löytyy Valuutta: vrt perustietokenttään, jos valuutta on RUB, menee manuaalikäsittelyyn Pankkiviite: vrt perustietokenttään, poistetaan jos virheellinen, rf-viitteestä poistetaan alusta 4 merkkiä Bruttosumma: vrt bruttosummaa perustietokenttään Eräpäivä: vrt perustietokenttään, muototarkastus, eräpäivä tulevaisuudessa Epro loppupäivä: arvo löytyy Skannauspäivä: arvo löytyy Kanava: vrt perustietokenttään Työmaa-avain: etsitään TA-FI arvoa tai voi olla tyhjä Sopimusnumero: etsitään VSK1-alkuista arvoa + kuusi numeroa, jos löytyy muutetaan sopimuslaskuksi Tiliöintiviite: vrt perustietokenttään, etsitään TK1-alkuista arvoa, jos löytyy kopioidaan laskun perustietokenttään, tarkastetaan että tiliöinti muodostuu

14 Miten käytännössä robotti tulee palveluryhmään? Pilotointivaihe Pilottiryhmän valinta ja toimintamallin koulutus Käydään läpi automatisoitavat tehtävät, määritellään ne robotille ja testataan toimivuus Kerätään testauksen kokemukset ja kehittämiskohteet seuraavaan testaukseen Pilottivirastona kaikissa kohteissa Palkeet Tuotantovaihe Onnistuneen pilotoinnin jälkeen siirretään automatisointi tuotantoon vaiheittain (asiakkaittain) Palveluryhmät työskentelevät robotin kanssa, eli robotti toimittaa raportit ryhmälle automatisointiajojen jälkeen ja asiantuntijat jatkavat tehtävää Robottiajot suoritetaan ajastetusti tehtävästä riippuen työajan ulkopuolella tai työpäivän aikana Kerätään palvelutuotannon kokemuksia ja kehittämiskohteita automatisoinnille: esim. miten robotti voisi suorittaa tehtävän vielä paremmin tai mitä vielä pitäisi huomioida? TPA-projekti

15 Miten osallistua tuotantoprosessien automatisointiin ja oman työn kehittämiseen? KYSEENALAISTA: onks täs järkee IDEOI: miten asian voisi tehdä fiksummin? KESKUSTELE: parhaat ideat yhdessä? EHDOTA: voisiko tehtävää helpottaa automatisoinnilla vai toimintatapaa muuttamalla? TPA-projekti

16 Oppimista ja tiedon jakamista verkostoissa Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on organisaatiolle kokonaisvaltainen muutos, jonka vaikutukset ulottuvat prosessien lisäksi strategiasta aina toimintakulttuuriin asti Se on iso oppimisprosessi, joka aloitettiin esiselvityksessä. Käyttöönoton jälkeen vastaamme itse robotiikkatoimintojen kehityksestä ja laajennamme sen hyödyntämistä Kun kokemus virtuaalisista työkavereista karttuu, yhä useammalla on mahdollisuus miettiä, miten niitä voisi hyödyntää omissa työtehtävissä ja prosesseissa. Jokainen voi ikään kuin asettua kuskiksi matkalla kohti fiksumpaa työn tekemistä

17 Kiitos Lisätietoja: