Ammattikorkeakoulu Kehittämisen tulosalue

Transkriptio

1 11 Yleinen suunnittelu ja toiminnan järjestäminen Toimilupa-asiakirjat Johto- ja toimintasääntö ARKISTOINTISUUNNITELMA / huom. projektit pysyvästi paperi aika 11.1 Rehtorin toimisto toimilupahakemus ja -päätös pysyvästi Joutsenet paperi aika 11.2 Rehtorin toimisto Toimintaohjeet ja määräykset Tavoite- ja tulosneuvottelusopimus + lisäptk (TATU) Opetusministeriön koulutusohjelmapäätökset Tavoite- ja tulosneuvottelujen valmisteluasiakirjat Koulutusohjelmat ja suuntautumisvaihtoehdot Hävitysluettelot Arkistosääntö ja -luettelo Sisäiset tavoite- ja tulosneuvotteluasiakirjat Sisäiset ohjeistukset Käyttöoikeuslomakkeet Turun AMK:n strategia AMK:n laajentamiseen liittyvät suunnitelmat ja selvitykset Tilastot sisäiseen käyttöön Vaaliasiakirjat Turun AMK:n turvallisuussuunnitelma Tietojärjestelmäseloste ja rekisteriseloste Graafinen käsikirja voimassaoloaika Lotus sähköinen aika Rehtorin toimisto Notes pysyvästi paperi aika 11.3 Rehtorin toimisto pysyvästi paperi aika 11.4 Rehtorin toimisto 5 v paperi aika Rehtorin toimisto pysyvästi paperi aika 11.5 Rehtorin toimisto tarpeen mukaan Alli paperi aika Toimitetaan hallintokeskuksen asianhallintaan, joka säilyttää luettelot pysyvästi. tarpeen mukaan Arkisto- paperi aika Alli 10 v paperi aika Kehityspäällikkö Johdon ja tulosalueiden strategiset tavoite- ja tuloskeskustelut voimassaoloaika paperi aika Ao. yksikkö Opintoasiaintoimiston antamat ohjeet yksiköitten opintotoimistoihin voimassaoloaika paperi aika Eri yhteyshenkiöt Rondo, Hansa, Fortime, Joutsen, Winha, Amkota voimassaoloaika Arkisto- sähköinen aika Intranet Alli Kokonaisstrategia + osastrategiat, valtuuskunnan ptk:n liite pysyvästi paperi aika Rehtorin toimisto 10 v paperi aika Ao. yksikkö mm.edustajien valitseminen amk:n hallitukseen voimassaoloaika paperi aika Rehtorin toimisto Voa + 2 v. voimassaoloaika paperi aika Rehtorin toimisto, kirjasto voimassaoloaika Intranet sähköinen aika Intranet

2 Ympäristötilinpäätös 2 Turun amk:n henkilökunnan yhteinen opas, sisältää ohjeet julkaisumateriaalin käytöstä, viestintäyksikkö päivittää 2 v paperi aika Laskentasihteeri 12 Kirjeenvaihto Diarioitu kirjeenvaihto Lausuntopyynnöt Lausunnot Oikaisu- ja tutkintopyynnöt Yleiskirjeet, ohjeet ja tiedotteet 10 v paperi asia 12.1 Rehtorin toimisto Keskeiset asiakirjat sp (otettu käyttöön ) 2 v paperi aika pysyvästi paperi aika 12.2 Rehtorin toimisto tarpeen mukaan paperi aika Rehtorin toimisto Muiden ammattikorkeakoulujen ja korkeakoulujen esitteet Kutsukortit ja joulukortit 13 Päätöksenteko Ammattikorkeakoulun valtuuskunnan pöytäkirjat ja liitteet Ammattikorkeakoulun valtuuskunnan pöytäkirjojen oheismateriaali Ammattikorkeakoulun hallituksen pöytäkirjat ja liitteet Ammattikorkeakoulun hallituksen liitteet (ei julkiset) Ammattikorkeakoulun hallituksen pöytäkirjojen oheismateriaali Ammattikorkeakoulun johtoryhmän pöytäkirjat ja liitteet AMK:n yhteensovittamiseen ja laajentamiseen liittyvät muistiot Rehtorin päätöspöytäkirjat (sp) Rehtorin päätöspöytäkirjat (sarja 10) Vararehtoreiden päätöspöytäkirjat (10v) Täydennyskoulutus- ja palvelujohtajan päätöspöytäkirjat tarpeen mukaan paperi asia Viestintä, opintotoimisto tarpeen mukaan paperi aika Viestintä vuodesta 1998 pysyvästi Joutsen paperi aika 13.1 Rehtorin toimisto pysyvästi Joutsenet paperi aika 13.2 Rehtorin toimisto pysyvästi paperi aika 13.3 Rehtorin toimisto 5 v paperi aika Rehtorin toimisto pysyvästi paperi aika 13.4 Rehtorin toimisto pysyvästi Joutsen paperi aika 13.5 Rehtorin toimisto Henkilöstöä koskevat eläkkeisiin vaikuttavat säilytetään pysyvästi 10 v Joutsen paperi aika Rehtorin toimisto 10 v Joutsen paperi aika 13.6 Rehtorin toimisto Henkilöstöä koskevat eläkkeisiin vaikuttavat päätökset säilytetään pysyvästi 10 v JoutseNet paperi numero Päätöksentekijä

3 3 Koulutusjohtajien ja päälliköiden päätöspöytäkirjat (10v) Aikuiskoulutuspäälliköiden ja palvelupäällikköiden päätöspöytäkirjat Opintotukilautakunnan pöytäkirjat Tutkintolautakunnan pöytäkirjat ja muut asiakirjat Muut pöytäkirjat Muistiot, tiimien pöytäkirjat, järjestelyvaraneuvottelumuistiot Työvaliokunnan pöytäkirjat Neuvottelukunnan pöytäkirjat 14 Sopimusasiat ja muut oikeustoimet Sopimukset Kustannussopimukset Verkkoaineistojen lisenssisopimukset Yhteistyösopimukset, kotimaiset / ulkomaiset Tutkijasopimukset Kiinteistöasioita koskevat sopimukset 15 Tiedotus Valokuvat Lehdistötiedotteet Tiedotuslehti Aurinkolaiva Henkilöstölehti Purje 10 v Joutsen paperi aika Päätöksentekijä 10 v JoutseNET paperi aika Päätöksentekijä 10 v paperi aika Opintoasiantoimisto 10 v paperi aika 13.7 Rehtorin toimisto 10 v paperi aika Pöytäkirjan laatija 5 v paperi aika Muistion/ptk:n laatija 10 v paperi aika Kehityspäällikkö ennen v. -97 va. Turun amk 10 v paperi aika neuvottelukunnan sihteeri Täydennyskoulutus- ja palvelukeskus voimassaoloaika paperi aakkos 14.1 Keskeiset sopimukset sp, muut voa + 2 v. pysyvästi paperi aika 14.2 Tutkimus- ja tuotekehtiyskeskus voimassaoloaika paperi aika Kirjastosuunnittelija Voa + 2 v. voimassaoloaika paperi aika Rehtorin toimisto Voa + 2 v. voimassaoloaika paperi aika T & K -yksikkö Voa + 2 v. voimassaoloaika paperi aika Talouspäällikkö Voa + 2 v. pysyvästi sähköinen aika 15.1 Viestintä BMS-järjestelmä, keskeiset kuvat tulostetaan paperille 10 v paperi aika Viestintä Keskeiset säilytetään pysyvästi pysyvästi paperi aika 15.3 Viestintä joulukuusta -97 alkaen pysyvästi paperi aika 15.4 Viestintä 3/2000-2/2003

4 Ammattikorkeakoulun viestintäjärjestelmä (Viesti) Lehtileikkeet KV-tiedotusmateriaali Esitteet Sisäiset tiedotteet 4 voimassaoloaika Viesti sähköinen asia Viestintä Otettu käyttöön kevään 2002 aikana pysyvästi paperi aika 15.5 Viestintä kerätty leikekirjaan ja kansioon maaliskuusta -97 alkaen pysyvästi paperi aika 15.6 KV- yksikkö 1 kpl sp pysyvästi paperi asia 15.7 Viestintä Turun amk:n sp, muiden ammattikorkeakoulujen ja korkeakoulujen tarpeen mukaan tarpeen mukaan paperi aika Viestintä Kutsukortit Historiikit Kalvosarjat Messuviestinnän aineistot Puheet Ammattikorkeakoulun julkaisut tarpeen mukaan paperi aika Viestintä Itse lähetetyt pysyvästi paperi aika 15.8 Viestintä voimassaoloaika sähköinen asia Viestintä suomi, ruotsi, englanti 5 v paperi aika 15.9 Viestintä Keskeiset sp (v alkaen, messuosaston perustaminen) pysyvästi paperi aika Rehtorin toimisto rehtori, muut pysyvästi paperi aika Tutkimus- ja tuotekehityskeskus 19 Muut asiat Liikelahjaluettelot Markkinointitutkimukset Web tracking - tutkimukset Turun kaupungin osastrategiat 20 Yleiset henkilöstöasiat Hakuilmoitukset Vaalikollegion pöytäkirjat + tiivistelmä hakijoista Henkilöstökertomus tarpeen mukaan paperi aika Viestintä pysyvästi paperi aika 19.1 Viestintä Koskevat AMK:n omaa toimintaa toistaiseksi paperi aika Viestintä voimassaoloaika Joutsenet paperi asia ko. yksikkö Esim. viestintä, tietohallinto 2 v paperi aika Rehtorin toimisto Vaalikollegion toiminta loppunut v v paperi aika Henkilöstöasiainhoitaja

5 21 Palvelussuhdeasiat Valintailmoitukset Viranhakuasiakirjat, valitut 5 2 v paperi aakkos Rehtorin toimisto pysyvästi paperi aakkos 21.1 Henkilöakti Viranhakuasiakirjat, valitsematta jääneet Työsopimukset Työtodistukset Ulkomaanmatkojen liitelomake Virkamatkamääräys Ehdotukset kunnia- ja ansiomerkkien saajista 2 v paperi aakkos Lähiarkisto 50 v paperi aika 21.2 Palkkatoimisto 10 v paperi aika Henkilöakti tarpeen mukaan paperi aika Rehtorin toimisto 22 Palkat Palkkioiden ja palkkojen maksuun liittyvät asiakirjat ks. Fortime tarpeen mukaan Fortime paperi aika Palkkalaskelmat henkilöittäin Tunti-ilmoitus/Kurssipäiväkirja (Taideakatemia) Opetustyömääräys/-lasku Kokouspalkkioiden maksatukseen liittyvät asiakirjat Kansaneläkelaitoksen päätökset Palvelulisä-, kokemuslisä ja määrävuosikorotuspäätökset Verokortit Lähdeverollisia koskevat asiakirjat Työaikasuunnitelmat Iltaopetuslisä, AMKVES ja vanha alakohtainen liite Palkanlaskennan tuntilomake (apulomake) 10 v sähköinen aakkos Palkkatoimisto Pitkäaikaissäilytys hallintokeskuksen asianhallinnassa (keskusarkisto). 10 v paperi aika Tal.toim./ Ruisk.8 Kopioita säilytetään tarpeen mukaan tarpeen mukaan paperi aakkos Palkkatoimisto Säilytys 10 v. tai niin kauan kuin työsuhde voimassa 2 v paperi aakkos Palkkatoimisto tarpeen mukaan paperi aakkos Palkkatoimisto 50 v paperi aakkos 22.1 Palkkatoimisto Tietoväline: atk alkaen (Tilipussi) 50 v paperi aakkos 22.2 Palkkatoimisto 50 v paperi aakkos 22.3 Palkkatoimisto

6 6 Sopimus OVTES:n osion D siirtymisestä Säästövapaasopimus 24 Lomat ja virkavapaudet Vuosilomalistat ja loma-anomukset Poissaoloanomukset/päätökset 5 v paperi aakkos Palkkatoimisto voimassaoloaika paperi aakkos Henkilöstöasiainhoitaja Voa+2v 2 v paperi aika Henkilöstöasiainhoitaja 10 v paperi aika Henkilöstöasiainhoitaja 29 Muut henkilöstöasiat Vakuutusyhtiöiden tapaturmapäätökset Työsuojelutoimikunnan pöytäkirjat Kehityskeskustelulomake Ammattikorkeakoulun yhteistyöryhmän pöytäkirjat ja liitteet TVA- ja TSA-lomakkeet (Työnvaativuuden arviointi, työsuoritusten arviointi) Työntekijäiden kurinpitomenettelyyn liittyvät asiakirjat 20 v paperi aika 29.1 Henkilöstöasiainhoitaja pysyvästi paperi aika 29.2 Toimik. sihteeri Sihteeri säilyttää pysyvästi, muut tarpeen mukaan tarpeen mukaan paperi aika Esimiehet Entisen saa hävittää, kun uusi laaditaan pysyvästi paperi aika 29.3 Rehtorin toimisto tarpeen mukaan paperi aika Esimiehet Tehtävänkuvauslomakkeet henkilöstöasiainhoitajalla 10 v paperi aika Esimiehet 31 Taloussuunnittelu ja talousarvion seuranta Talousarvioasiakirjat Toiminnan ja talouden seurantaraportti Tulosalueiden BSC-mittarit 2 v paperi aika Talouspäällikkö 2 v sähköinen aika Laskentasihteeri 2 v sähköinen aika Koulutussuunnittelija/keh. päällikkö 32 Kirjanpito ja maksuliikenne Tulotositteet, paperiset Tulotositteet, sähköiset 10 v paperi numero Maksuliikenne 10 v Rondo sähköinen numero Rondoon tallennetut paperiset tositteet säilytetään 1 kk alkaen. Tositteet ovat sähköisenä Rondossa vuodesta Sähköisten kirjanpitoaineiston arkistoinnissa huomioitava ohje Sähköisen kirjanpitoaineiston arkistoinnissa käytettävät tietovälineet ja menettelytavat (säännöstö 7.4. Arkistotoimi)

7 Eu-projekteihin liittyvät tositteet Kassan kuittivihot Laskutusmääräykset Laskujäljennökset Kirjaustosite / Oikaisutosite 7 11 v paperi numero Maksuliikenne Säilytysaika 15 v. + kuluva vuosi lähtien Rondossa. 10 v paperi aika Pääkirjanpitäjä KV-apurahojen maksatukseen liittyvät asiakirjat Apurahojen, stipendien ja tunnustuspalkkioiden maksuun liittyvät asiakirjat Kassatositteet Tarjoilu / Suhdetoiminnan liite Ostolaskutositteet Kirjanpidon päiväkirjat Tilinpäätösasiakirjat, osatilinpäätös Pääkirja Kirjanpidon mikrofilmit Tilikartta Tilastot Tulosaluekohtainen toteutumisvertailu Vientilistat 33 Rahoitusasiat Valtionapuasiakirjat (hakemukset + päätökset) 10 v paperi aika Ruiskadun toimipiste / Palkkatoimisto 3/2003 alkaen Rondossa 10 v paperi aika Pääkirjanpitäjä pysyvästi paperi aika 32.1 Pääkirjanpitäjä sis. mm. tase, saldoselvitykset, toiminnan seurannan raportit pysyvästi paperi aika 32.2 Pääkirjanpitäjä pysyvästi mikrofilmi aika 32.3 Monttu Aikaisemmat on arkistoitu Opetuksen yksikköön signumilla Tg:1-7. Vuosia ei ole toimitettu keskusarkistoon. Sarja jätetty Monttuun Aninkaistenkadulle tarpeen mukaan paperi aika Pääkirjanpitäjä Vuoden viimeisin säilytetään 10 v. 2 v sähköinen aika Laskentasihteeri 10 v sähköinen aika Maksuliikenne Hansa

8 OPM:lle lähetetyt hankeselvitykset = määrärahatilitykset 8 Kustannus- ja suoritetilasto + aputilastot (Oph) Kustannus- ja suoriteraportti (Oph) Käyttömenojen valtionosuuksien laskenta (Opiskelijamäärät ja 20.9.) Kustannus- ja suoritevertailu Stipendiasiakirjat Kiinteistösäätiön apuraha-asiakirjat Luettelo stipendien saajista Talousarvion tulojen ja menojen toteutumisennuste 10 v paperi aika Laskentasihteeri 10 v paperi aika Laskentasihteeri = valtionosuuden käyttömenojen arviointi 5 v sähköinen aika Laskentasihteeri AMK:ien kuntakohtaisia vertailuja (Tku,Hki, Kajaani,Vaasa,Pori,Tre) tarpeen mukaan paperi aika Ko. koulutusjohtajan sihteeri pysyvästi paperi aika 33.1 Ko. koulutusjohtajan sihteeri 2 v paperi aika Rehtorin toimisto 41 Hankinta Tarjouspyynnöt Tarjoukset ja tarjousten avauspöytäkirjat, vertailutaulukot Tilaukset Tilausvahvistukset Lähetysluettelot 10 v paperi aika Päätöksentekijä 10 v paperi aika Päätöksentekijä 10 v paperi aika Päätöksentekijä 2 v paperi aika Päätöksentekijä 2 v paperi aika 42 Vuokraus Vuokrasopimukset 44 Tilat ja irtaimisto Kalustokortit Irtaimiston vuokrasopimukset voimassaoloaika paperi aika Talouspäällikkö Keskeiset sp voimassaoloaika + 5 v voimassaoloaika Kalupakki sähköinen aika Maksuliikenne/kirjanpito Uusi tietojärjestelmä otettu käyttöön v voimassaoloaika paperi aika Talouspäällikkö Voa + 5 v.

9 Avainten luovutukseen/kulunvalvontaan liittyvät asiakirjat 9 voimassaoloaika paperi aika Talouspäällikkö 50 Yleiset toimintaan liittyvät asiat Tutkintosääntö pysyvästi paperi aika 50.1 Rehtorin toimisto 51 Suunnittelu Työsuunnitelmat 5 v paperi aika Tietohallintoyksikkö 52 Toteuttaminen ja seuranta Toimintakertomukset 4T-toiminnanohjaus Liikkuvuustilastot Tilastokeskukselle lähetettävät tilastot Suomen tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon lähetettävät tilastot Yhteiskuntavastuuraportti pysyvästi paperi aika 52.1 Viestintä v alkaen toistaiseksi sähköinen Ei tietoa Säilytysajat toistaiseksi määrittelemättä 5 v paperi aika KV- yksikkö Opiskelija- ja henkilöliikkuvuustilastot OPM /EU pysyvästi paperi aika 52.2 Opintoasiantoimisto Aloittaneet opiskelijat, opiskelijamäärät pysyvästi paperi aika 52.3 Kirjastosuunnittelija pysyvästi paperi aika 52.4 Aluekehityspäälllikkö 53 Asiakasasiat Opinto-oppaat,yleisoppaat ECTS -opinto-opaskanta Hakijan oppaat Opinnäytetyöt Asiakasrekisterit 61 Projektien ja työryhmien asiat Projekteja koskevat asiakirjat, kts. myös projektien arkistointiohjeet pysyvästi paperi aika 53.1 Opintoasiantoimisto 1 kpl sp voimassaoloaika ECTS sähköinen aika Kansainvälisten asioiden yksikkö Englanninkieliset opinto-oppaat Intranetissä, päivitetään vuosittain pysyvästi paperi aika 53.2 Opintoasiantoimisto 1 kpl säilytetään pysyvästi 10 v paperi aakkos 52.3 ao.kirjasto, arkisto Merkittävät (=julkaistut) sp toistaiseksi paperi numero koulutussihteerit ja suunnittelijat Täydennyskoulutus- ja palvelukeskus pysyvästi paperi aika 61.1

10 Työryhmien pöytäkirjat, sisäiset Työryhmien pöytäkirjat, ulkoiset 10 Yksittäiset pys.säil. asiakirjat. Op.toimen tietohall. järjest. Turussa; Tekno-2001; Adapt- Maritrain; Elintarv.talouden proj.; Pilot- tuotantoyks. validointi proj.; Kyky; Metalli; Elektroniikan alan tieto/osaamisyritysten verkoston kehitt. Vars.-Suomessa; Venäjäpilottiprojekti. 10 v paperi aika Työryhmän sihteeri esim. "Tilaryhmä" 5 v paperi aika Rehtorin toimisto Henkilöstön kehittämisen tiimin pöytäkirjat 10 v paperi aika Kehityspäällikkö