Sähköiset järjestelmät kv-liikkuvuuden hallinnassa Moveon. Kv-kevätpäivät 2012 Lahti Marjo Hiisijärvi HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sähköiset järjestelmät kv-liikkuvuuden hallinnassa Moveon. Kv-kevätpäivät 2012 Lahti Marjo Hiisijärvi HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu"

Pertti Jarno Mikkola
9 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Sähköiset järjestelmät kv-liikkuvuuden hallinnassa Moveon Kv-kevätpäivät 2012 Lahti Marjo Hiisijärvi HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu

2 Toiminnot Opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuus Sopimushallinnointi Apurahojen hallinnointi Partneritiedot Lisäksi Moveonline: internet-pohjainen paikkatietokanta opiskelijoille, hakemukset Moveonnet: internet-pohjainen infosivusto korkeakouluille 2

Lisäksi Moveonline: internet-pohjainen paikkatietokanta

3 Perusnäkymä An example of a PowerPoint presentation 3

4 Moveonline opiskelijanäkymä An example of a PowerPoint presentation

5 Ennen käyttöönottoa Älä odota Moveonin ratkaisevan kaikkia ongelmia Sekä kv-palveluiden että IT-palveluiden tulisi olla tiiviisti mukana käyttöönottoprosessissa Hyvä olla 1-3 Moveon pääkäyttäjää Realistinen aikataulu Asennus ja tietojen vienti vie paljon aikaa Jouduimme miettimään ammattikorkeakoulun tarpeisiin soveltuvia ratkaisuja (vrt. tiedekunnat koulutusyksiköt) 5

pääkäyttäjää Realistinen aikataulu Asennus ja tietojen vienti vie paljon aikaa Jouduimme

6 Alkuvaiheessa Moveonille toimitettava tietyssä muodossa Tiedot partnerikorkeakouluista Tiedot saapuvista/lähtevistä opiskelijoista ja henkilökunnasta Tiedot ja kysymykset, jotka tarvitaan hakulomakkeisiin Muista tilastointi ja Erasmus-raportointi! Keskittyminen yhteen prosessiin/toimintoon kerrallaan Esim. lähtevät opiskelijavaihdot 6

henkilökunnasta Tiedot ja kysymykset, jotka tarvitaan hakulomakkeisiin Muista

7 Alkuvaiheessa Varaa aikaa testaamiseen ja korjaamiseen Hyvä olla Plan B Esim. vaihtoon haku entiseen malliin 7

8 Hyvää ja huonoa Itse ei pysty muokkaamaan kaikkea mm. hakulomakkeissa Pyyntö Moveonille voi viedä aikaa Yhteys opiskelijarekisteriin (WinhaPro) ei tällä hetkellä mahdollinen Käyttöohjeiden puutteellisuus Moveon järjestää koulutuksia (Suomessa ja ulkomailla) Exceleiden käyttö vähentynyt huomattavasti Valmiit listat ja yhteenvedot helposti Viestit suoraan opiskelijoille 8

tällä hetkellä mahdollinen Käyttöohjeiden puutteellisuus Moveon järjestää koulutuksia

9 Aikataulusta Lokakuu 2010 Tiedot partnerikouluista Moveonille Tiedot opiskelijoista ja hakulomakkeista Moveonille Joulukuu 2010 Koulutus HHssa Joulukuu2010-tammikuu 2011 Testaus Hhssa Tammikuu 2011 Lähtevien opiskelijavaihdon haku käynnistyy Lokakuu 2011 Saapuvien opiskelijavaihdon haku käynnistyy Syksy 2011 Moveonia hyödynnetään ensi kerran apurahojen maksamisessa Kevät 2013? Opettaja-/henkilöstövaihtohaun käynnistys Harjoitteluapurahahakemus 9

opiskelijavaihdon haku käynnistyy Lokakuu 2011 Saapuvien opiskelijavaihdon haku käynnistyy Syksy 2011 Moveonia

10 Seuraavat vaiheet Moveonin hyödyntäminen apurahamaksatuksessa Uuden version päivitys (internet-pohjainen) Opettaja- ja henkilöstövaihdon haku Moveoniin Raportit? 10

11 Apurahojen hallinnointi Ei vielä täysipainoisesti käytössä HHssa Apurahatyypit Järjestelmään pitää viedä vuosittain kaikkien apurahatyyppien yksityiskohtaiset tiedot 11

12 Apurahatyyppien näkymä An example of a PowerPoint presentation 12

13 Apurahojen hallinnointi Apurahojen maksatus Apurahojen allokointi voidaan tehdä massatoimintona esim. lähteville Erasmus-opiskelijoille järjestelmä laskee summat Allokoiduista apurahoista vedetään lista, jossa tarvittavat tiedot palkkahallintoa (apurahojen maksaja) varten Apurahat voidaan merkitä maksetuksi massatoimintona Järjestelmästä ilmeisesti mahdollisuus lähettää apurahan saajille viesti tiedoksi apurahan määrästä 13

jossa tarvittavat tiedot palkkahallintoa (apurahojen maksaja) varten Apurahat voidaan merkitä maksetuksi

14 Apurahojen allokointi ja maksatus An example of a PowerPoint presentation

15 Apurahojen hallinnointi Apurahojen seuranta Järjestelmä näyttää kootusti apurahojen senhetkisen tilanteen ja yksilötiedot Järjestelmästä mahdollista vetää erilaisia listoja seurannan tueksi Erasmus-raportointiin mahdollista vetää valmiit raportit erillisen työkalun avulla (Ei testattu vielä HHssa) 15

vetää erilaisia listoja seurannan tueksi Erasmus-raportointiin mahdollista

16 Hakuprosessi, saapuvat ja lähtevät opiskelijat HH käyttää Moveonia saapuvien ja lähtevien opiskelijavaihtojen hakuun ja hallinnointiin Harjoittelun osalta käytössä vain rekisterinä, ei vielä hakemusta 16

opiskelijavaihtojen hakuun ja hallinnointiin

17 Hakuprosessi, saapuvat Saapuvat opiskelijat Nominointi sähköisesti Moveonnetin kautta Nominoinnit voi hyväksyä/hylätä järjestelmän kautta Ei kommunikoi hakemusten kanssa Hakulomake opiskelija täyttää Saatavilla vain yksi lomake, jossa kaikki liikkuvuusohjelmat Vaatii kirjautumisen Ohjeet ja linkki hakemukseen nettisivuilla Hakemusta ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa Hakemus tulostetaan, allekirjoitetaan ja lähetetään liitteineen HHaan. 17

vain yksi lomake, jossa kaikki liikkuvuusohjelmat Vaatii kirjautumisen Ohjeet ja linkki hakemukseen

18 Hakemuksen perusnäkymä opiskelijalle An example of a PowerPoint presentation

19 Hakuprosessi, saapuvat Hakemuksen käsittely Hakemukset importataan opiskelijaksi yksitellen Järjestelmä tunnistaa, jos opiskelijan ilmoittama opintoala ei täsmää kyseisen koulun sopimukseen Opiskelijan tietojen hallinnointi yksitellen tai massatoimintona Sähköpostien lähetys, lomakepohjat Hakulomakkeen muokkaus Ei voi lisätä itse kysymyksiä mutta nykyisiä pystyy muokkaamaan Ei kommunikoi sopimusten kanssa 19

Opiskelijan tietojen hallinnointi yksitellen tai massatoimintona Sähköpostien lähetys, lomakepohjat

20 Henkilön perusnäkymä (testihlö) An example of a PowerPoint presentation 20

21 Henkilön liikkuvuuden perusnäkymä An example of a PowerPoint presentation 21

22 Hakemuksen muokkaus -näkymä An example of a PowerPoint presentation 22

23 Hakuprosessi, lähtevät Lähtevät opiskelijat Hakulomake - opiskelija täyttää Saatavilla vain yksi lomake Vaatii kirjautumisen, ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa Hakuinfo-tilaisuudet kampuksittain, hakumateriaali ja ohjeet opiskelijoiden intranetissä Hakemus tulostetaan, allekirjoitetaan ja toimitetaan liitteineen kv-tstoon 23

24 Hakuprosessi, lähtevät Hakemuksen käsittely ja valinnat Hakemukset importataan hakijoiksi yksitellen Järjestelmä tunnistaa, jos opiskelijan hakema opintoala/liikkuvuusohjelma ei täsmää kyseisen koulun sopimukseen Pisteytys/hakijoiden valinta kohteisiin ei mahdollista Moveonin kautta Valitut viedään opiskelijoiksi, valitsematta jääneet jäävät hakemustasolle. Opiskelijan tietojen hallinnointi ja viestintä Nominointi mahdollista tehdä Moveonin kautta 24

25 Kiitos! Ota yhteyttä: Marjo Hiisijärvi Kv-koordinaattori HAAGA-HELIA AMK

Samankaltaiset tiedostot

Aalto-yliopiston insinööritieteiden korkeakoulun kansainvälisen opiskelijavaihdon periaatteet

Opintoasiain päällikön päätös 1 (1) Aalto-yliopiston insinööritieteiden korkeakoulun kansainvälisen opiskelijavaihdon periaatteet Aalto-yliopisto tukee perustutkinto-opiskelijoiden kansainvälistä opiskelijavaihtoa