Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta. Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä.

Transkriptio

1 Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä.

2 Asiakirjatuotanto Standardit Lomakkeet Tuottamismenetelmät Työvälineohjelmat Toimiston pienet työvälineet Monentaminen Monentamismenetelmät Kopiointi Arkistointi Mitä säilytetään? Tiedon tallennusvälineet Kuinka kauan säilytetään Missä säilytetään Tiedostojen hallinta Tietoturva Papereiden hävittäminen Tietoverkon turvallisuus Tietokonevirukset

3 Asiakirjatuotanto Tiedonmäärän jatkuvasti kasvaessa käsiteltävien asiakirjojen määräkin on kasvanut. Asiakirjatuotannolla tarkoitetaan tiedon saattamista kirjoitettuun muotoon sekä tiedon siirtämistä ja tallentamista

4 Asiakirjoihin liittyviä määritelmiä Asiakirja on kirjallinen tiedon siirto- ja säilytysväline. Asiakirja on kirjallinen lausuma, jolla on oikeudellista merkitystä. Asiakirja on täytetty lomake. Sähköinen asiakirja on tietojoukko, jolla on oikeudellista arvoa tai joka on laadittu jonkin yhteisön toimintaa varten.

5 Hyvän asiakirjan ominaisuuksia Siisti ja selkeä Helppolukuinen Asiakirjasisällöltään yksiselitteinen Helposti säilytettävä Helposti siirrettävä Lomake helposti täytettävä ja tulostettava/ tai lähetettävä

6 Standardit Suomalaisen standardin tunnus on SFS. Asiakirjoihin liittyvät standardit ovat luonteeltaan suosituksia. Niissä on yleensä määritelty perusrakenteeseen, pinnanjakoon, ulkoasuun ja tekstin asetteluun liittyviä asioita. Lomakkeet Lomake on asiakirjapohja Esitäytetyt lomakkeet Tulostettavat lomakkeet Lähetettävät lomakkeet Sähköiset lomakkeet

7 Elektroniset lomakkeet Yhä useampi lomake on elektroninen eli sähköinen Niitä käytetään paljon intranetissä TYVI (tietovirrat yrityksiltä viranomaisille) Mm. alv valvontailmoitukset Kuukausittain annettava valvontailmoitukset EU:n alueella tapahtuvaa tavarakauppa koskevat ilmoitukset Palkansaajakohtainen vuosi-ilmoitus Yhteisöjen tuloveroilmoitus OVT?

8 Asiakirjojen tuottaminen toimistossa Sovellusohjelmat Taloushallinnon laskutus Taloushallinnon kirjanpito Työvälineohjelmat Tekstinkäsittely Taulukkolaskenta Tietokantaohjelma Sähköposti ja kalenteriohjelma Piirto-, julkaisu- ja kuvankäsittely Tarvitaanko vielä? -Kirjoituskonetta -Toimistolaskinta Toimiston pienet työvälineet? kynät, nitojat, liittimet ym.

9 Monentamismenetelmät Läpikirjoittaminen Itsejäljentävä paperi, erillinen hiilipaperi tai lomakkeiden takapinnan karbonointi. Monistaminen Alkuperäiskappaleesta tehdään kaavio eli master Offset monistus, joka aiemmin oli yleistä suurissa yrityksissä Painatus Kirjapainossa ja digitaalipainossa tapahtuu Kopiointi Toimiston kopiokoneella

10 Kopiokoneen valintaan vaikuttavia tekijöitä Digitaalinen vai analoginen Kopioiden määrä Kopioiden koko, pienennys, suurennus Kaksipuoleisten kopioiden tarve Kertavalinnan maksimimäärä Paperin grammakoko Paperikasettien määrä Kosketusnäyttö Kirjakopiointitarve Huoltosopimuksen tarve Energiankulutus Ympäristöystävällisyys Materiaalien kierrätys Kokonaiskustannukset

11 Julkaisut, painotuotteet SAAPUVA POSTI KIRJAAMINEN JA REKISTERÖINTI KÄSITTELY ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN LÄHTEVÄ POSTI DIAARIOKORTISTO JA REKISTERÖINTI KIRJASTO/ TIETOPALVELU ARKISTOINTI pöytäkirjat Saapuneet kirjeet Lähteneiden kirjeiden tositteet tositteet kirjanpitokirjat Muistiot tilastot

12 Mitä säilytetään? 1. Keskeneräistä asiaa koskevaa asiakirjaa ei voi hävittää. 2. On selvitettävä asiakirjan merkitys toimintamallina. 3. Merkitys tilintarkastukseen 4. Oikeudellisena tai virallisena todisteena. 5. Henkilöstön palkkatiedot

13 Esimerkkejä asiakirjojen säilytysajoista Pysyväissäilytys Yrityksen perustamisasiakirjat, ilmoitukset kaupparekisteriin, yhtiökokouspöytäkirjat, tilintarkastuskertomukset, oikeudenkäyntiasiakirjat 50 vuotta Vaihtovelkakirjat, optiolainavelkakirjat, sairaus- ja tapaturmatiedot vakuutusasiakirjoineen 25 vuotta Henkilöstösuunnitelmat, omaisuus- ja vastuuvahinkoasiakirjat 10 vuotta Peruskirjanpidon päiväkirjat, pääkirjanpidon tilierittelyt, palkkakortit, työtodistukset ja työsopimukset, kiinteistöasiakirjat, sopimusasioihin liittyvät valtakirjat, jätehuoltoasiakirjat 6 vuotta Ajopäiväkirjat, kirjanpidon tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto 3 vuotta Yhtiökokousvaltakirjat, laiva- ja konepäiväkirjat, lomautuksen ennakko- ja lomautusilmoitukset, remburssien avauspyynnöt, tullaus- ja kulkuneuvoilmoitukset 2 vuotta Työnhakuasiakirjat (hylätyistä hakijoista), autojen katsastustodistukset, tutkimustarpeita kerätyt henkilörekisterit 1 vuosi Kirjaamis-, lähetys- ja saantitodistukset, postitusluettelot kirjatusta postista, opintovapaalla olleiden opintotodistusjäljennökset, työajanseurantailmoitukset, kellokortit, tuntilaput

14 Tietoturva voidaan jakaa kolmeen eri ryhmään: 1. Yrityksen jätepapereiden levykkeiden, mikrofilmien ym. tietoa sisältävien jätteiden hävittämiseen liittyvät asiat. 2. Yrityksen tietoverkossa palvelimelle sekä yksittäisille mikrojen kovalevyille ja levykkeille tallennettujen tietojen tietoturvan säilyttäminen. 3. Tietojärjestelmän suojaaminen tietokoneviruksilta ja hakkereilta.

15 Tietoturva-asioiden järjestämien tarkoittaa: Jätteiden asianmukaista hävittämistä On laadittava ohjeet Asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa tarvittaessa ja asianmukaisessa järjestyksessä Tietoverkon turvallisuus salasanat Tietokoneviruksilta suojautuminen Voimassa oleva tietoturvasuunnitelma