GroupWise 6.5. Sähköpostin käyttö sujuvaksi

Transkriptio

1 GroupWise 6.5. Sähköpostin käyttö sujuvaksi Tietohallintokeskus / hannele.rajaniemi@jyu.fi SISÄLTÖ Viestin lähettäminen Allekirjoitus, liitetiedostot Osoitekirja ja postituslistat Viestien käsittely Roskapostiasetukset Viestit kansioon (+säännöt) / tallentaminen Etsi toiminnot ja viestien luokittelu GW ryhmän työkaluna: Jaetut resurssit: kansiot, osoitekirja, postituslista WebAccess GW internetin kautta (Kalenterin käytön perusteet >> Korppi-kalenteri!) THK - Hannele Rajaniemi 2

2 YLEISTÄ GroupWisesta Sähköpostiosoitteet: GroupWise järjestelmän sisäiset osoitteet (EI esim. IT, fysiikka, kemia, matematiikka) ulkoinen Internet osoite GW:n etuja: Resurssien yhteiskäyttö: esim. jaettu kansio tai osoitekirja / valtuutus postilaatikkoon tai kalenteriin / kalenterista yhteisen vapaan ajan etsiminen Lähetetyn viestin seuranta THK - Hannele Rajaniemi 3 VIESTIN LÄHETTÄMINEN osoitekirjat: GW osoitekirja (yliopiston yhteinen): listat: JY oma(t) henkilökohtainen (luo itse!) Usein käytetyt osoitteet (automaattisesti) pikahaku: kirjoita alkukirjaimia sukunimestä jos useita vastaanottajia: erottele enterillä HUOM: jos kopioitu osoitelista ja erottimena puolipiste, ks. dia 18 kieliasun tarkistus: THK - Hannele Rajaniemi 4

3 ALLEKIRJOITUS Työkalut > Määritykset > Käyttöympäristö Allekirjoitus välilehti kirjoita yhteystietosi tekstikenttään valitse: Lisää automaattisesti TAI: Kysy ennen lisäämistä THK - Hannele Rajaniemi 5 Vinkkejä: VIESTIN LUKEMINEN Viestin pikakatselu: postilaatikko: 3. painike oikealta Fonttikoko isommaksi: napsauta Windowsin työpöytää hiiren kakkospainikkeella: Properties > Appearance > Advanced painike > Item: Message Box ja fonttikoko (esim. 12 pt) THK - Hannele Rajaniemi 6

4 Vinkkejä: VIESTIN LÄHETTÄMINEN Lähetä edelleen tai edelleen liitetiedostona (vaihda nuolipainikkeesta!) Tallenna keskeneräinen viesti: kun suljet viesti-ikkunaa rastista: Tallennetaanko viestin muutokset? Yes // tai: Ctrl+S jälkikäteen: avaa viesti Keskeneräiset kansiosta, jatka muokkaamista ja lopuksi lähetä THK - Hannele Rajaniemi 7 * Viestin lähettäminen (seuranta) Lähetetyt viestit -kansiossa eri kuvakkeet (vain GW:n sisällä!): viesti on avattu / ei ole avattu viesti odottaa jonossa ainakin yksi henkilö on avannut viestin (poistuu kun kaikki avanneet / huom. ei koske GWjärjestelmän ulkopuolisia!) viestiä ei voitu toimittaa THK - Hannele Rajaniemi 8

5 * Viestin lähettäminen Lähetetyn viestin peruuttaminen ja uudelleen lähettäminen huom. toimii vain GW:n sisällä ja jos vastaanottaja ei ole avannut viestiä! 1. Lähetetyt viestit kansiossa napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä ja Peruuta tai Lähetä uudelleen 2. Jos Lähetä uudelleen: Peruutetaanko alkuperäinen viesti? THK - Hannele Rajaniemi 9 LIITETIEDOSTOT 1. Napsauta Liite painiketta. 2. Etsi tallentamasi tiedosto kotihakemistostasi (U:) (valitse Look in -kentän alasvetovalikosta) 3. Siirry oikeaan kansioon ja napsauta tiedosto aktiiviseksi (sininen pohja) 4. OK THK - Hannele Rajaniemi 10

6 LIITETIEDOSTO Avaaminen: kaksoisklikkaa => avaa GW:n sisään hiiren kakkospainikkeella => valitse pikavalikosta Avaa sovelluksessa Tallentaminen: hiiren kakkospainikkeella: pikavalikosta Tallenna nimellä THK - Hannele Rajaniemi 11 LIITETIEDOSTOT Tulostaminen: napsauta Tulosta painiketta valitse tulostettavat liitteet (jos useita: CTRL pohjassa) rastita: Tulosta liitetiedosto sovelluksella THK - Hannele Rajaniemi 12

7 OSOITEKIRJA 1(2) 1. Lisää henkilöitä omaan osoitekirjaan: napsauta Osoitekirja-painiketta. 2. Valitse henk.koht. osoitekirja ja napsauta Uusi painiketta: Yhteyshenkilö 3. Kirjoita nimi ja sähköpostiosoite. 4. OK. THK - Hannele Rajaniemi 13 OSOITEKIRJA 2(2) Voit lisätä yhteystietoja myös kopioimalla: vedä hiirellä yhteystietoja muista osoitekirjoista (esim. Usein käytetyt osoitteet) Uuden osoitekirjan luominen: Tiedosto > Uusi kirja THK - Hannele Rajaniemi 14

8 POSTITUSLISTA 1(2) 1. Napsauta Osoitekirja painiketta. 2. Tiedosto > Uusi > Ryhmä. 3. Kirjoita ryhmälle nimi. 4. Valitse jäsenet: napsauta Lisää painiketta ja etsi Osoitekirjasta. THK - Hannele Rajaniemi 15 POSTITUSLISTA 2(2) 5. Jos GWosoitteiston ulkopuolelta: napsauta Uusi osoite painiketta ja täytä tiedot 6. OK THK - Hannele Rajaniemi 16

9 Postituslistan päivittäminen Voit lisätä uusia vastaanottajia: kaksoisnapsauta Osoitekirjassa Postituslistan nimeä ja napsauta Lisää painiketta.. tai poista: valitse nimet listalta ja napsauta Poista THK - Hannele Rajaniemi 17 Postituslistan käyttö lisää Jakelu-kenttään osoitekirjasta tai kirjoita itse ryhmän nimi TÄRKEÄÄ: jos saat valmiin listan, jossa puolipisteellä eroteltu yhteystiedot: GW:ssa ne on eroteltava enterillä! Wordissa: Etsi: ; Korvaa ^p kopioi lista ja liitä GW:ssa Jakelukenttään * jos käytät myöhemmin listaa: napsauta Postisanoma-ikkunassa Osoitekirja-painiketta ja sitten Tallenna ryhmä THK - Hannele Rajaniemi 18

10 Viestien käsittely Viestien poistaminen valitse Postilaatikosta viesti(t) ja Del Vaihto: valitse useita peräkkäisiä Ctrl: valitse yksittäisiä HUOM: Muista myös Lähetetyt kansio! Roskakori: Tyhjentyy automaattisesti oletus: 7 vrk (älä itse tyhjennä!) Työkalut > Tarkista postilaatikon koko listan alussa eniten tilaa vievät viestit THK - Hannele Rajaniemi 20

11 ROSKAPOSTIN KÄSITTELY 1(3) Työkalut > Roskapostin käsittely Valitse seuraavat Asetukset päälle: Ota roskapostiluettelo käyttöön. Käytä omaa osoitteistoa roskapostin hallinnassa. THK - Hannele Rajaniemi 21 Roskaposti -asetukset

12 ROSKAPOSTIN KÄSITTELY 2(3) HUOM: Jatkossa: kaikki postisi ohjautuvat ensin Roskaposti kansioon Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta: Luotatko lähettäjään => jatkossa lähettäjältä tuleva postin tulee aina Saapuneet kansioon HUOM: ALUSSA TARKKANA: KÄY LÄPI USEIN ROSKAPOSTI KANSIOSI VIESTIT!!!! THK - Hannele Rajaniemi 23 ROSKAPOSTIN KÄSITTELY 3(3) Määrittele luotettavat: Lähettäjän (maija.meikalainen@organisaatio.fi) Toimialueen eli domainin mukaan Osa viesteistä on luokiteltu jo valmiiksi roskapostioletuksella: [SPAM] Viestin otsikko THK - Hannele Rajaniemi 24

13 VIESTIT KANSIOIHIN 1. Luo ensin kansiot. napsauta Kaappia hiiren kakkospainikkeella ja luo Uusi kansio 2. Valitse postilaatikostasi viestit jos useita: CTRL pohjassa 3. Vedä kansion nimen päälle. 4. Vapauta hiiren painike. THK - Hannele Rajaniemi 25 KANSIOIDEN JÄRJESTELY Muokkaa valikosta Kansiot Siirrä Nimeä uudelleen Luo uusi Poista TAI: hiiren kakkospainikkeella: Kaappi: Lajittele alakansiot Kansio: Uusi / Poista / Nimeä / Jaa kansio THK - Hannele Rajaniemi 26

14 VIESTIN TALLENTAMINEN 1(2) GW:n Arkistointi toiminto EI suositeltava Tallenna Word tiedostoksi Avaa viesti ja napsauta Tallenna painiketta Kirjoita tiedostolle nimi Valitse kohde, johon tallennat (Ukotihakemistosi kansio). OK. Voit Ctrl pohjassa valita myös liitetiedostoja. Napsauta Tallenna painiketta. THK - Hannele Rajaniemi 27 VIESTIN TALLENTAMINEN 2(2) THK - Hannele Rajaniemi 28

15 VIESTIEN LAJITTELU Napsauta postilaatikossa otsikkokenttiä (esim. Lähettäjä, Pvm) Vinkki: napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella: Lue myöhemmin (=> otsikko muuttuu takaisin lihavoiduksi) THK - Hannele Rajaniemi 29 VIESTIEN LUOKITTELU värein 1(2) postilaatikossa: napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luokat > Kiireellinen, Jatkotoimet => viesti erottuu saapuneissa eri värillä TAI: napsauta oikeasta ylärreunasta: Näyttö: Kaikki luokat (esim. Kiireellinen) => saat listan pelkästään tiettyyn luokkaan kuuluvista viesteisä THK - Hannele Rajaniemi 30

16 VIESTIEN LUOKITTELU värein 2(2) voit myös itse lisätä uusia luokkia aiheittain 1. Napsauta Lisää 2. Kirjoita uudelle luokalle nimi. 3. Napsauta Lisääpainiketta. 4. Määrittele luokalle oma väri. ETSI VIESTEJÄ napsauta Etsi painiketta valitse hakuehdot: Koko teksti / Aihe Keneltä / Jakelu mistä etsitään: kaikki kansiot! THK - Hannele Rajaniemi 32

17 ETSI VIESTEJÄ: SUODATA napsauta Suodata painiketta kirjoita hakuehdot (tarkempi työkalu!) lähettäjä jakelu aihe Vastaanotetut / Lähetetyt => saat listan viesteistä lopuksi: napsauta värillistä kuvaketta ja valitse Tyhjennä suodatin! THK - Hannele Rajaniemi 33 Sääntöjen luominen 1(3) voit määritellä automaattisia toimintoja Esimerkkejä: viestit siirretään suoraan tiettyyn kansioon: esim. lähettäjän mukaan (Spam-alkuiset viestit siirretään roskapostikansioon) huom. automaattinen poissaoloviesti EI ole käytössä! THK - Hannele Rajaniemi 35

18 Säännön luominen 2(3) Työkalut > Säännöt Uusi painike Säännön nimi ja tyyppi (esim. Uusi Saapunut viesti) Määritä ehdot (esim. Aihe: THK-poissaolot tai Jakelu: Lisää toiminto (esim. Siirrä kansioon Poissa) Tallenna ja aktivoi sääntö THK - Hannele Rajaniemi 36 Säännön luominen 3(3)

19 GW ryhmän työkaluna jaettu kansio tai osoitekirja valtuutus postilaatikkoon tai kalenteriin KANSION JAKAMINEN 1(3) Kaksi tapaa: luo uusi jaettu kansio tai jaa jälkikäteen valmis kansio 1.Luo uusi kansio ja valitse Jaettu kansio TAI: (TAI: Jos valmis kansio: napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella: Jakaminen) THK - Hannele Rajaniemi 39

20 KANSION JAKAMINEN 2(3) 2. Etsi nimet osoitekirjasta. 3. Aktivoi nimet ja määritä valtuudet: Lisää, Muokkaa. Next. 4. Finish. THK - Hannele Rajaniemi 40 KANSION JAKAMINEN 3(3) Automaattinen viesti muille käyttäjille Kirjoita sanoma THK - Hannele Rajaniemi 41

21 JAETUN KANSION ASENTAMINEN Saat viestin: Jaetun kansion huomautus Kirjoita kansiolle nimi ja määritä sijainti kansioluettelossasi THK - Hannele Rajaniemi 42 OSOITEKIRJAN JAKAMINEN 1(2) 1. Napsauta Osoitekirjan nimeä hiiren kakkospainikkeella: Jakaminen THK - Hannele Rajaniemi 43

22 OSOITEKIRJAN JAKAMINEN 2(3) 1. Etsi osoitekirjasta nimi ja paina enteriä (tai Lisää käyttäjä) 2. Aktivoi nimi ja määritä valtuudet: Vain luku Kaikki (luku, lisäys, muokkaaminen) THK - Hannele Rajaniemi 44 OSOITEKIRJAN JAKAMINEN 3(3) GW lähettää automaattisen viestin valtuutetulle Hyväksy vinkki: p THK - Hannele Rajaniemi 45

23 Tai: pelkän postituslistan jakaminen 1. Napsauta postituslistan nimeä hiiren kakkosella ja valitse Vie 2. Tallenna.nab-tiedostona 3. Lähetä liitetiedosto kollegalle. Kollega tallentaa liitetiedoston Osoitekirjaansa Tuokomennolla. Lomaviestin sijaan: valtuuta! Myönnä kollegallesi valtuutus lukea postilaatikkosi viestejä 1. Työkalut > Määritykset ja Suojaukset Valtuuksien käyttäminen välilehti 2. Nimeä henkilö(t) osoitekirja apuna ja Lisää. 3. Myönnä Luku-oikeus 4. OK THK - Hannele Rajaniemi 47

24 Hyväksy valtuutus Ensin valtuuta, sitten kollegasi hyväksyy Kollega: napsauta Yhteydessä painiketta ja Valtuutus Valitse henkilön nimi ja OK => avautuu kollegan postilaatikko THK - Hannele Rajaniemi 48 * Notify hälyttää Päälle: Työkalut > Määritykset > Käyttöympäristö Yleistä: Käynnistä ilmoitus käynnistettäessä valinta * TAI: kertaluonteisesti: Start > Programs > Novell GW > Notify THK - Hannele Rajaniemi 66

25 WebAccess GW internetin kautta tai: linkki yliopiston pääsivulta käytössäsi: viestit, kansiot, osoitekirja, etsi-toiminto jne. Ohjeet! THK - Hannele Rajaniemi 68 LISÄÄ OHJEITA Ohje valikko: Käyttöopas kirjoita hakusana / etsi hakemistosta THK:n www-sivuilta: Ohjeet: > Sähköposti: Groupwise Täsmäohjeita WebAccess opas General: Sähköposti kommunikaattoreilla ja älypuhelimilla THK - Hannele Rajaniemi 69

26 GW 7:n uusia ominaisuuksia Uudenlainen (hieman erilainen) perusnäkymä Uusia toimintoja mm. Etsi toiminto myös liitteissä Vastausviestissä > -merkki alkuperäisen viestin eteen Osoitteen lisääminen viestistä osoitekirjaan hiiren kakkospainikkeella napsauttamalla Pikaoikolukutoiminto Unicode tuki => merkistö näkyy oikein GW 7: Uusi käyttöliittymä