SISÄLLYS KIRJAUTUMINEN... 2 YLEISESITTELY... 2 JÄSENHALLINTAAN LIITTYVIÄ RAPORTTEJA... 3 RAPORTTI MAKSAMATTOMISTA JÄSENISTÄ... 4 RAPORTIT...

Transkriptio

1 SISÄLLYS KIRJAUTUMINEN... 2 YLEISESITTELY... 2 JÄSENHALLINTAAN LIITTYVIÄ RAPORTTEJA... 3 RAPORTTI MAKSAMATTOMISTA JÄSENISTÄ... 4 RAPORTIT... 4

2 KIRJAUTUMINEN 1. Kirjoita Internet-selaimen osoiteriville jäsenrekisterin osoite 2. Kirjoita Asiakastunnus-, Käyttäjätunnus- ja Salasana-kenttiin ylläpitäjältä saamasi käyttäjätunnukset. 3. Klikkaa Kirjaudu -painiketta. YLEISESITTELY Ylänavigointipalkin valinnat ovat henkilötiedot, raportit sekä uloskirjautuminen. Ohjelmisto aukeaa jäsentietopuolelle aakkosissa ensimmäisen jäsenen tietoihin. Ylänavigaatiopalkissa näkyvät ohjelmiston pääominaisuudet: - Henkilötiedot - Raportit Ohjelmistossa voidaan tarkastella aiemmin tallennettuja raportteja tai luoda uusia. Raportti on yksinkertaisimmillaan nimilista tietyt kriteerit täyttävistä henkilöistä. - Uloskirjautuminen ~ 2 ~

3 JÄRJESTELMÄSSÄ LIIKKUMINEN Jäsentiedoissa back-painikkeen molemmilla puolilla olevat nuolet vievät käyttäjän aakkosissa seuraavan tai edellisen henkilön tietoihin. Back-painikkeella päästään siirtymään järjestelmässä edelliseen osioon. JÄSENHALLINTAAN LIITTYVIÄ RAPORTTEJA Järjestelmällä voidaan itse luoda erilaisia raportteja sekä suorittaa toimintoja, kuten tarrojen tulostus tai taulukon tekeminen Exceliin. Seuraavassa on esitelty muutamien keskeisten jäsenhallintaan liittyvien raporttien teko. Huomioi: Järjestelmä tekee haun oletuksena aktiivisista jäsenistä. - Mikäli haluat hakea kaikista jäsenistä, myös passiivisista, valitse yhdeksi kenttävalinnaksi Status=Passiivinen. - Mikäli haluat hakea pelkästään passiivisista jäsenistä, poista Aktiivinen-valinta Poista-painikkeesta ja valitse Status=Passiivinen. Esim. 1. Haluat saada Excel-listauksen yhdistyksen aktiivisista jäsenistä. 1. Mene ylänavigointipalkista Raportit-sivulle ja klikkaa Lisää uusi -painiketta. 2. Järjestelmä hakee oletuksena kaikki aktiiviset jäsenet. Klikkaa Hae valituilla -painiketta sivun oikeasta laidasta. 3. Seuraavalla sivulla anna raportille nimi, mikäli haluat tallentaa haun myöhempää käyttöä varten. Klikkaa Jatka -painiketta. 4. Eteen avautuu nimilista aktiivisista jäsenistä. Valitse nyt Toiminto-pudotusvalikosta haluamasi raporttimuoto ja klikkaa Käytä -painiketta. 5. Seuraavalla sivulla valitse ne kentät, joista haluat tulostaa tiedot raportille. Klikkaa Jatka -painiketta, jolloin järjestelmä tekee raportin. Esim. 2. Haluat tulostaa jäsenille tarrat. 1. Mene ylänavigointipalkista Raportit-sivulle ja klikkaa Lisää uusi -painiketta. 2. Klikkaa Lisää valinta -painiketta. Tulostettaessa tarrat kaikista aktiivisista jäsenistä, status-valintaa ei tarvitse erikseen tehdä. 3. Klikkaa Hae valituilla -painiketta sivun oikeasta laidasta. Seuraavalla sivulla anna raportille nimi, mikäli haluat tallentaa haun myöhempää käyttöä varten. Klikkaa Jatka -painiketta. 4. Eteen avautuu nimilista hakukriteerien mukaisista jäsenistä. Valitse nyt Toiminto-pudotusvalikosta Tarratuloste ja klikkaa Käytä -painiketta. Järjestelmä tekee osoitetarrat pdf-tiedostoon. ~ 3 ~

4 RAPORTTI MAKSAMATTOMISTA JÄSENISTÄ Järjestelmällä voi myös itse tehdä laskutukseen liittyviä raportteja. Seuraavassa on kuvattu, kuinka tehdään raportti maksamattomista jäsenistä. 1. Mene ylänavigointipalkista Raportit-sivulle ja klikkaa Lisää uusi -painiketta. 2. Valitse Maksuyhteenveto-kohdasta Tila-kentästä Myöhässä ja klikkaa Lisää valinta -painiketta. Saat kuluvan vuoden maksamattomat laittamalla vielä vuoden Vuosi-kenttään. Klikkaa Lisää valinta -painiketta. 3. Klikkaa Hae valituilla -painiketta sivun oikeasta laidasta. Seuraavalla sivulla anna raportille nimi, jos haluat tallentaa haun myöhempää käyttöä varten. Klikkaa Jatka-painiketta. 4. Eteen avautuu nimilista myöhässä olevista ja osittain suorittaneista jäsenistä. Valitse nyt Toimintopudotusvalikosta Excel ja klikkaa Käytä -painiketta. 5. Seuraavalla sivulla valitse ne kentät, joista haluat tulostaa tiedot raportille. Anna raportille nimi, mikäli haluat tallentaa juuri tekemäsi Excel-raportin järjestelmään. Klikkaa Jatka -painiketta, jolloin järjestelmä tekee raportin. Saat vuoden 2014 maksamattomat jäsenet laittamalla Vuosi-kenttään "2014" ja valitsemalla Tila-kentästä "Myöhässä". Klikkaa Lisää valinta -painiketta kenttien alapuolelta. RAPORTIT Ohjelmistossa on mahdollisuus tarkastella jo luotuja tai luoda uusia raportteja riippuen käyttäjän tarpeista. Raporttien luonti tapahtuu raporttityökalulla. Valmiiksi tallennettuun raporttiin tallentuvat vain raportin kriteerit, ei henkilöitä. Tällöin raportti on aina ajan tasalla, vaikka uusikin jäsen täyttäisi kriteerit. Raportit löytyvät klikkaamalla ylänavigaatiopalkista Raportit. Raportit-sivu aukeaa automaattisesti Normaalien raporttien listaukseen. Raportit -sivu ~ 4 ~

5 Raporttityökalun peruskäsitteet Raporteiksi kutsutaan yleensä tietyt kriteerit täyttävää kohderyhmää. Kriteereinä voivat olla esimerkiksi tietyn postinumeroalueen jäsenet. Kohderyhmästä voidaan tehdä erikseen Excel -tiedostoja tai kohderyhmälle voidaan tulostaa tarrat. Raporttityypit 1. Normaali raportti on yleisin raporttityyppi ja tarkoittaa nimilistausta tietyt hakukriteerit täyttävistä henkilöistä tai yrityksistä (kannattajajäsenet). Esimerkiksi raporttiin voidaan kerätä kaikki viimeisen kuukauden aikana yhdistyksen jäseniksi liittyneet henkilöt. Nimet ovat linkkejä henkilön / yrityksen tarkempiin tietoihin. Normaali raporttityyppi tarkoittaa nimilistausta. Uuden haun tekeminen ja tallentaminen Ohjelmistossa on mahdollista luoda uusia raportteja. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjä voi itse määritellä haluamansa kriteerit ja luoda haluamansa kohderyhmä. Kohderyhmästä voi tehdä Excel-tiedoston. Kohderyhmälle voi myös tulostaa tarrat. ~ 5 ~

6 Uuden kohderyhmän lluominen: 1. Klikkaa Raportit-sivulla Lisää uusi -painiketta. 2. Voit valita hakukriteerit sivulla näkyvistä kentistä. Kun olet valinnut hakukriteerin, klikkaa kentän alapuolella olevaa Lisää valinta -painiketta. Hakukriteereitä voi olla rajaton määrä. Hakukriteerit ja rajattujen henkilöiden ja yritysten määrä näkyvät sivun oikeassa yläreunassa. Huomioi: Järjestelmä tekee haun oletuksena aktiivisista jäsenistä. Mikäli haluat hakea kaikista jäsenistä, myös passiivisista, valitse yhdeksi kenttävalinnaksi Status=Passiivinen. Mikäli haluat hakea pelkästään passiivisista jäsenistä, poista Aktiivinen-valinta Poista-painikkeesta ja valitse Status=Passiivinen. 3. Kun olet lisännyt haluamasi kriteerit, klikkaa Hae valituilla -painiketta. Hakukriteerit ja rajattujen henkilöiden ja yritysten määrä näkyvät sivun oikeassa yläreunassa. 4. Mikäli haluat tallentaa raportin (ei pakollista), anna raportille nimi. Huomaathan, ettei järjestelmä automaattisesti merkitse tallennettuihin raportteihin päivämääriä, joten nämä tulee kirjata itse. Valitse pudotusvalikosta Raportin tyyppi Normaali. ~ 6 ~

7 5. Klikkaa Jatka -painiketta. (Hakusi tallentuu tässä vaiheessa rekisteriin antamallasi nimellä.) 6. Valintojesi mukaan sivulle aukeaa lista jäsenistä tai yrityksistä. Voit suorittaa ko. kohderyhmälle jonkun seuraavista toiminnoista: Excel-raportin luonti tai osoitetarrojen tulostus. 7. Löydät nyt tallentamasi haun raporttien etusivulta raporttityypin mukaisesti. Mikäli tallensit haun normaaliksi raportiksi, pääset seuraavalla kerralla Käytä raporttia -linkistä suoraan nimilistaukseen ilman, että sinun tarvitsee valita hakukriteereitä uudelleen. Raportit tuottavat aina päivitetyt hakutulokset henkilöistä. Pääset jatkossa suoraan nimilistaukseen klikkaamalla Normaaleista raporteista Käytä raporttia -linkkiä. Voit halutessasi muokata raportin kriteereitä klikkaamalla Muokkaa -painiketta. Mikäli tallennat raportin uudelleen, syntyy tästä uusi raportti, jolloin alkuperäinen säilyy muuttumattomana. Voit myös poistaa raportin Poista -painikkeesta. ~ 7 ~

8 Näin saat ajan tasalla oleva jäsenlistan: Mene ylänavigointipalkista Raportit-sivulle ja klikkaa Lisää uusi -painiketta. Valitse passiiviset mukaan ja lisää laskutuspäivä (loppupäivää ei tarvita) Kun olet lisännyt kriteerit, klikkaa Hae valituilla -painiketta. Klikkaa Jatka -painiketta. Valitse toiminto Excel ja klikkaa Käytä. Laita täppä seuraaviin kenttiin: Etunimi Sukunimi Nimenjatko Lähiosoite Postinumero Postitoimipaikka Eropvm Liittymispvm Laskutuspäivä Laskutettu eur Suorituspäivä Eräpäivä Klikkaa Jatka painiketta ja valintasi avautuu Exceliin. Autan mielelläni rekisterin käytössä. OMAISHOITAJAT JA LÄHEISET LIITTO RY Paula Väisänen palvelu- ja taloussihteeri puh ~ 8 ~