Muutoksen johtaminen yliopistossa. Päällikkö, Tutkimuksen palvelut ja tutkijakoulu, HTT Virpi Juppo

Transkriptio

1 Muutoksen johtaminen yliopistossa Päällikkö, Tutkimuksen palvelut ja tutkijakoulu, HTT Virpi Juppo 1

2 Tutkimusasetelma - Teorialähtöinen haastattelututkimus kaikille Suomen yliopistojen rehtoreille + dokumenttiaineisto - Teemat valikoituvat muutoksen johtamisen tutkimusten ja teoreettisen keskustelunperusteella - Millainen organisaatiomuutos on suomalainen ylipistouudistus? - Millaiselta muutoksen johtaminen, sen rajoitteet, mahdollisuudet ja tavat näyttävät yliopiston rehtoreiden arvioimana? - Kohteena Yliopistolain (558/2009) uudistamisesta johtuvat muutokset 2

3 Monta tapaa johtaa muutosta (tai tarkastella sitä) - Muutoksen holistisuus ja kompleksisuus, henkilöstön rooli, viestinnän merkitys, muutos prosessina, muutosstrategiat, muutosvastarinta, organisaatiokulttuuri, haasteet jne. - Suunnitelmallisuus vs. yllätyksellisyys - Rakenteellinen, inhimillinen, poliittinen tai symbolinen näkökulma - Yksilö-, ryhmä- tai organisaatiotasoon vaikuttaminen - Management, leadership, top-down, bottom-up - Pakottava, ohjaava, konsultoiva tai yhteistyötä korostava johtamistapa - Kompleksisen muutostilanteen johtaminen vs. muutosprosessin tekninen johtaminen 3

4 Muutoksen johtamista voidaan tarkastella - mallina, joka sisältää erilaisia toimenpiteitä ja tehtäviä, joita suoritetaan tavoitteena hallittu ja onnistunut organisaation muutos. - prosessina, jossa organisaation päämäärää, rakennetta ja resursseja uudistetaan siten, että voidaan paremmin vastata sekä ulkoisten että sisäisten toimijoiden (asiakkaiden) vaateisiin sekä asetettuihin tavoitteisiin. - kompleksisena tilanteena, jossa erilaiset irrationaaliset ja odottamattomat seikat sekä monimutkaiset tilanteet ja ristikkäiset vaatimukset aiheuttavat ns. pirullisen ongelman. 4

5 Muutosprosessin vaiheittaisuus Vaiheet: 1. Muutoksen valmistelu: arviointi, strategiat ja visiot, suunnitelmat, resurssit, ohjaava tiimi ja valtuudet 2. Muutoksen toteuttaminen: uudet toimintatavat 3. Muutoksen vakiinnuttaminen ja institutionalisointi: tavoitetilan juurrutus koko organisaatioon Tukitoimet: Viestintä, sitouttaminen ja motivointi, arviointi ja palaute, palkitseminen, valvonta ja seuranta 5

6 Kompleksinen muutos ja sen johtaminen Kompleksinen muutostilanne Kompleksisen muutostilanteen johtaminen Uniikki kokonaisuus Tilanteen monimutkaisuus ja irrationaalisuus. Sisältää useita erilaisia näkemyksiä Tapahtuu sosiaalisessa kontekstissa Yhteisöllinen, yhteistoiminnallinen ja vuorovaikutteinen prosessi Kommunikatiivinen prosessi Verkostomainen Itseorganisoituva Epävarma ja ennustamaton Yllätyksellinen Jatkuva, uusia muutostilanteita luova Muutostilanteen luonteen ymmärtäminen Muutoksen mahdollistaminen Osallistava, vuorovaikutteinen, yhteisöllinen ja kommunikatiivinen johtamistapa Tehtävänä useiden erilaisten näkemysten selvittäminen ja yhdistäminen parhaimmaksi mahdolliseksi ratkaisuksi Verkostojen ja itseorganisoitumisen hyödyntäminen Epävarmuuden sietäminen, varautuminen yllätyksiin ja vaihtoehtoisiin muutosstrategioihin Kommunikointi ja palautteen hyödyntäminen prosessin aikana Uusien mahdollisuuksien näkeminen ja hyödyntäminen Lähde: Juppo & Ollila (2015). Johtajien näkemyksiä kompleksisesta muutostilanteesta. Kunnallistieteellinen aikakauskirja 1/

7 Yliopistojen omaleimainen luonne - Yliopistot ovat akateemisia autonomisia asiantuntijaorganisaatiota - Toiminnan perustana lakisääteisyys - Ne ovat monimuotoisia ja monitavoitteisia - Rakenne on jännitteinen ja hierarkkinen, myös konservatiivinen - Rakenne on myös löyhäsidoksinen, hajanainen, verkostomainen - Toiminta on adaptiivista, avointa ja innovatiivista - Kilpailevat arvomaailmat: akateemiset, byrokraattiset, managerialisuus ja yrittäjyys 7

8 Johtaminen yliopistossa - Akateeminen johtaminen oma erityisyytensä - Reunaehtojen ja sääntelyn huomioiminen - Oman yliopiston vahvuuksien hyödyntäminen - Päätöksiä ja linjauksia tehtävä, siedettävä luovaa kaaosta - Useita johtamisen tasoja - Sidosryhmien rooli - Uusia johtamisvalmiuksia, toimintakulttuurin muutos 8

9 Muutoksen johtamisen yliopistossa on - yliopistoon ja tavoitteisiin sovellettua - avointa ja keskustelevaa, osallistavaa - päämäärätietoista, analyyttistä - henkilöstön johtamista, sitouttamista - muutosvastarintaan varautumista Haasteena yliopistouudistuksessa epävarmuus ja monitavoitteisuus. 9

10 Yliopistouudistuksen taustalla - Muuttuva toimintaympäristö - Taloudellisen aseman muutos - Lainsäädännölliset muutokset - Korkeakoulupolitiikka - Sopeuttaminen ulkoisiin vaateisiin - Yhteistyö, laatu, vaikuttavuus, tehokkuus, innovatiivisuus jne. - Uudistukselle asetetut tavoitteet 10

11 Millainen organisaatiomuutos oli suomalainen yliopistouudistus? - Muutos oli ainutkertainen ja ainutlaatuinen - Yliopistolaki ja opetusministeriö toimivat uudistuksen raamittajina - Se oli sopeuttamista ympäröivän, ulkoisen toimintaympäristön muutoksiin reaktiivisesti - Tuki tuli oman yliopiston sisältä 11

12 Muutoksen johtaminen yliopistouudistuksessa - Yliopiston ominaispiirteet olivat vahvasti esillä - Uudistusta johdettiin rajoitetun rationaalisuuden ja tiedon varassa ylhäältä alaspäin erilaisten intressien ristipaineessa - Muutossuunnitelmat olivat aikatauluja ja prosessimaisia - Viestinnän ja kommunikoinnin merkitys korostui - Yliopiston ylin johto päätöksentekijän roolissa - Muutosvastarinta ilmeni etenkin epävarmuutena 12

13 Muutoksen johtajana yliopistossa Menestyksellinen muutoksen johtaminen on strategioita ja visioita hyödyntävää, tavoitteellista ja systemaattista, avointa ja yhteistyöllä toteutettua toimintaa, joka lopulta vakiinnutetaan osaksi yliopiston toimintakulttuuria. Muutoksen johtaja on esimerkillinen johtaja, joka visioi ja muodostaa muutosstrategian ja suunnitelmat, viestii niistä tehokkaasti läpi koko organisaation sekä innostaa ja kannustaa henkilöstön mukaan muutokseen. 13

14 Muutoksen johtajana, tee ainakin nämä: 1. Muodosta tarpeeksi vahva ja toimintakykyinen muutosta toteuttava tiimi. 2. Luo viestittävä ja yhteinen visio. 3. Tuo reilusti esiin muutoksen syyt ja perustelut. 4. Sitouta henkilöstö muutokseen korostamalla yhteisöllisyyttä. 5. Viesti ja tiedota muutoksesta jatkuvasti. 6. Varaudu muutosvastarinnan esiintymiseen. 7. Johda muutos päämäärätietoisesti kohti tavoiteltavaa tilaa. 8. Hyväksy muutokseen liittyvä epävarmuus tulevaisuudesta. 14

15 Kiitoksia! Juppo, Virpi (2011). Muutoksen johtaminen suomalaisessa yliopistouudistuksessa rehtoreiden näkökulmasta: Yhteystiedot: Virpi Juppo p Tutkimuksen palvelut ja Tutkijakoulu Vaasan yliopisto 15