Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi Loppuraportti Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 1

Transkriptio

1 Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi Loppuraportti Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 1

2 Sisällysluettelo 1 Yhteenveto 3 2 HeTa esiselvityksen arviointityön toteutustapa 6 3 Havainnot esiselvityksestä 11 4 PwC:n tarkentavat laskelmat HeTa-hankkeesta 30 5 Kehityshankkeen vaikutusten arviointi seurakuntiin ja näkemyksiä esitetystä kritiikistä 35 6 Toimenpidesuositukset 39 Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 2

3 Kappale 1 Yhteenveto 3

4 Kappale 1 Yhteenveto Tiivistelmä HeTa esiselvityksen arvioinnista Alue Vahvuudet Heikkoudet Tavoite ja suositukset Tiedonkeruu ja laskenta + Sisäiset ongelmat ja tehostamistarve on tunnistettu ja kustannustehokkuuden parantamisen tarve on laajalti ymmärretty. + Palvelukeskussuunnitelman johtopäätös yhden palvelukeskuksen mallista on taloudellisesti tarkoituksenmukaisin. + Tiedonkeruun kysymyslista on kattava ja kysytyt asiat ovat oikeita. + Palvelukeskussuunnitelmassa seurakuntien otos on edustava. - Sisältö ja perustelut eivät helpota päätöksentekoa. - Kehittämisvaihtoehtoja ei ole riittävästi tarkasteltu suhteessa makrotason muutoksiin (esim. kirkon jäsenmäärän vähentyminen). - Kehitystyöltä puuttuvat laadulliset, määrälliset ja ajalliset priorisoidut tavoitteet. - Riskianalyysit ovat puutteelliset. - Laskelmat sisältävät useita merkittäviä virheitä, jotka vaikuttavat johtopäätöksiin. - Laskelmien tulosten realistisuutta ei ole tarkasteltu kattavasti. - Syksyn 2007 kyselyssä seurakuntien otos ei ole edustava. - Tiedonkeruun virheet ovat osin korjaamatta eli tietoa ei ole validoitu. - Läpinäkyvyys ja tarkastettavuus (audit trail) puuttuu. Kehitysvaihtoehdot Projektityö + Vaihtoehtojen olemassaolo. + Kehitysvaihtoehdot on kuvattu kattavasti. + Kehitysryhmän jäsenet ovat asiakasedustajia ja resursointi on edustava ja riittävä. + Projektin toteutusaika oli vähintään riittävä. + Projektiryhmää on käytetty pääosin oikein. + Hallinnon ja ohjauksen rakenne oli olemassa. - Kehitysvaihtoehtojen argumentointi on sidottu nykyhetken toimintaympäristöön. - Kehitysvaihtoehtoja puuttuu, esim. nykyisin käytettäviä palvelukeskusten organisointimalleja ei ole huomioitu (hybridimallit, prosessijakoon perustuva hajautus). - Kehitysvaihtoehdot ovat yksioikoisia ja liian samankaltaisia. - Kehitysvaihtoehtoja on karsittu osin perusteettomasti. - Kehitysvaihtoehtojen käsittelyä ei ole kattavasti dokumentoitu. - Kommunikaatiosuunnitelma puuttuu ja viestintä on laajassa mittakaavassa aloitettu vasta esiselvityksen valmistuttua. - Osalle projektiryhmästä jäi epäselväksi oma rooli projektityössä ja päätöksenteossa. - Osa projektinhallintatehtävistä jäi puutteellisiksi kuten sidosryhmäanalyysi ja tavoiteasetanta. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 4

5 Kappale 1 Yhteenveto Yhteenveto suosituksista Keskittämisellä voidaan saavuttaa merkittäviä taloudellisia hyötyjä, joten hanketta kannattaa jatkaa. Tarkistuslaskelmien vertailu benchmark-tietoihin osoittaa epävarmuuksista huolimatta merkittävää tehostamispotentiaalia. Laskentaa on korjattava oikaisemalla (täydentämällä) otosta ja hyväksymällä nykytilan oikea kustannusten suuruusluokka. Kehitystarpeet on määritettävä tulevaisuuden toimintaympäristön muutokset huomioiden, jotta tavoitteita ei aseteta liian vaatimattomiksi ja aiheuteta nykyistä radikaalimpien päätösten toteuttamispakkoa tulevaisuudessa. Kehitysvaihtoehtoja on monipuolistettava, niiden vaikutukset eri sidosryhmiin on tunnistettava ja niiden valinnan ja karsinnan perusteluja on tarkennettava. Ulkoistamiseen ei ole vielä tässä vaiheessa valmiutta, mutta sen poisrajaaminen tässä vaiheessa ei myöskään ole riittävän hyvin perusteltavissa. Riskianalyysi on tehtävä uudelleen huomioiden eri riskialueet kussakin tavoitetilavaihtoehdossa. Hankkeen jatkon varmistamiseksi riskianalyysi on täydennettävä ja toimenpidesuunnitelma tulee tehdä. Keskeisenä osana on herkkyysanalyysi seurakuntien vapaaehtoiselle osallistumiselle HeTa-hankkeeseen ja tarvittavat toimenpiteet, mikäli tavoitteisiin ei päästä. Kustannustehokkuus saadaan maksimoitua yhden palvelukeskuksen mallilla. Mikäli painotetaan muita kriteereitä ja päädytään useampaan kappaleeseen keskuksia, pitää keskusten määrä määrittää, päätöksen kustannusvaikutus laskea ja riskit arvioida. Mikäli päätetään useamman toimipisteen mallista, yksittäisen tapahtumatyypin hoito (esim. ostolaskut) voidaan hajauttaa käytännössä maksimissaan kahteen paikkaan tai muuten merkittävien tehokkuushyötyjen saavuttaminen käytännön kokemusten mukaan vaarantuu. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 5

6 Kappale 2 HeTa esiselvityksen arviointityön toteutustapa 6

7 Kappale 2 HeTa esiselvityksen arviointityön toteutustapa Toimeksiannon tausta ja tavoitteet Toimeksiannon tausta: Suomen evankelis-luterilaisen kirkon Kirkkohallitus on teettänyt työryhmien toimesta esiselvityksen henkilöstö- ja taloushallinnon ja niiden vaatimien tietojärjestelmien kehittämisestä 2010-luvulle mentäessä (ns. HeTa-hanke). HeTa-hankkeen tavoitteena on parantaa taloushallinnon tehtävien hoidon laatua, saavuttaa kustannustehokkuutta, turvata työvoiman saanti työntekijöiden eläköityessä ja vapauttaa taloushallinnon työntekijät rutiinitöistä hoitamaan keskeisiä henkilöstö- ja taloushallinnon tehtäviä. HeTa-hankkeen esiselvitys tehtiin vuoden 2007 aikana kirkon oman työryhmän toimesta ja FCG MentorIT:n konsulttien avustuksella. Hankkeen suunnittelua on jatkettu vuoden 2008 aikana. Marraskuun 2008 Kirkolliskokouksessa talousvaliokunta päätti, että hankkeen valmistelua jatketaan ja hankkeesta on tehtävä ulkopuolinen asiantuntija-arvio. Kirkkohallituksen johto pyysi PricewaterhouseCoopersia (PwC) suorittamaan asiantuntija-arvioinnin. Arvioinnin päätavoitteina oli: Arvioida esiselvityksen kattavuus ja riittävyys Arvioida palvelukeskussuunnitelman tiedonkeruuta ja laskelmien oikeellisuutta ja riittävyyttä Arvioida esiselvityksestä esitettyä kritiikkiä Arvioida valittujen kehittämisvaihtojen tarkoituksenmukaisuutta Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 7

8 Kappale 2 HeTa esiselvityksen arviointityön toteutustapa Toimeksiannon toteutustapa Toimeksianto suoritettiin kuuden viikon aikana, Toimeksianto toteutettiin keräämällä hankkeen olennaiset materiaalit sekä haastattelemalla HeTa-työryhmän johtoa ja sen jäseniä. Saadun aineiston perusteella tehtiin havaintoja työn toteuttamisesta sekä arvioitiin tiedonkeruun riittävyyttä ja kustannus/hyöty -laskelmien oikeellisuutta. Haastatteluilla pyrittiin selvittämään projektiryhmän ja asiakaskunnan näkemys, loppuraportin ja muun dokumentaation tekotapa sekä varmentamaan ja täydentämään kirjallisesta dokumentaatiosta tehtyjä havaintoja. Laskelmien ja skenaarioiden läpikäyntiin kiinnitettiin arviointityössä erityistä huomiota, koska näihin oli kohdistunut voimakasta kritiikkiä jo ennen arviointityön aloitusta. Toimeksiannon edistymistä ja alustavia havaintoja tarkasteltiin arviointityön välikatselmuksessa , jossa päätettiin keskittyä kustannus/hyöty laskelmien oikeellisuuden ja logiikan tarkentamiseen sekä hankkeen kritiikin arviointiin arvioinnin laajuuteen sisällytettiin alkuperäisestä poiketen myös palvelukeskussuunnitelman yhteydessä suoritettu tiedonkeruu ja laaditut kustannus/hyöty laskelmat, mutta ei muuta sisältöä. Arviointityön loppuraportin työversio jätettiin kommentoitavaksi ja lopullinen versio jätettiin Kirkkohallitukselle esiteltiin arviointityön loppuraportti ja lopulliset havainnot esiselvityksestä, kustannus/hyöty laskelmien tarkennukset, vaihtoehtoiset skenaariot sekä toimenpidesuositukset kehityshankkeen onnistumisen varmistamiseksi. Toimeksiannon työvaiheet ja tehtävät on kuvattu seuraavalla sivulla. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 8

9 Kappale 2 HeTa esiselvityksen arviointityön toteutustapa Työvaiheet ja tehtävät Arviointityö suoritettiin kuuden viikon aikana. Alustavien löydösten esittelyn jälkeen arviointityön laajuuteen päätettiin alkuperäisestä poiketen sisällyttää esiselvityksen lisäksi myös HeTa palvelukeskuksen suunnitteluvaiheessa tehty päivitetty tiedonkeruu ja laskelmat muilta osin suunnitteluvaiheen työ ei ollut PwC:n suorittaman arvioinnin laajuudessa mukana (toimeksiannon rajaus). PwC käytti työssään nelivaiheista lähestymistapaa, jossa arvioinnissa havaittuja puutteita korjattiin, mikäli tarkempaa tietoa oli saatavissa. Erityisesti laskennan tarkastamiseksi rakennettiin malli, joka huomioi alkuperäisen tiedonkeruuotoksen epätasapainon ja puutteet sekä alkuperäisissä laskelmissa olleet virheet. Uutta tiedonkeruuta seurakunnilta ei arviointihankkeen yhteydessä ole suoritettu (toimeksiannon rajaus). Projektinhallinta ja laadunvarmistus Työnjako ja resursointi, kustannusseuranta, asiakassuhteet ja laadunvarmistus 1. Projektin aloitus 2. Hankkeen läpikäynti 3. Hankkeen arviointi 4. Loppuraportti Projektin tavoitteiden varmistaminen Projektin laajuuden varmistaminen Projektin resurssien nimeäminen ja varaaminen Projektin aikatauluttaminen Projektin hallinnosta ja kommunikoinnista sopiminen Toimenpidevaihtoehtojen, suunnitelmien ja laskelmien läpikäynti. Haastattelut sekä hankedokumentaation analysointi Kustannus/hyöty-laskennan läpikäynti Hankkeen kritiikin tunnistaminen Havaintojen dokumentointi HeTa -hankkeen skenaarioiden yksityiskohtainen analysointi Haastattelujen jatkaminen ja havaintojen täydentäminen Kustannus/hyöty - laskelmien tarkentaminen (lähtöoletukset, rakenne ja logiikka) Hyötyjen saavuttamisen kannalta kriittisten riskien tunnistaminen Kustannus/hyöty laskelmien ja hyötyjen jaksotusten tarkennus ja herkkyysanalyysi Tunnistettujen riskien vaikutusten analysointi Kritiikin arviointi Loppuraportin ja toimenpide-ehdotusten laadinta Raportin esittely Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 9

10 Kappale 2 HeTa esiselvityksen arviointityön toteutustapa Läpikäydyt materiaalit ja tehdyt haastattelut Materiaalit: Esiselvityksen loppuraportti ja liitteet Esiselvityksen väliraportti ja liitteet Työryhmämuistiot vuodelta 2007 Kirkolliskokouksen 11/2008 HeTa-puheenvuorot Kustannuskysely (kevät 2007) ja sen tulokset Esiselvityksen laskennan yhteenveto Laskentaperusteet ja -oletukset Tiedonkeruulomakkeet Tiedonkeräyskoulutuksen materiaalit Palvelukeskussuunnitelman laskelmat Suorite- ja henkilöstökyselyn (2008) tulokset Henkilö N:n havainnot ja kysymykset Läsnäolon yhteisö väliraportti HeTa adressi HeTa-aiheiset artikkelit svtl.fi -sivustolta Haastattelut: Anne Saloniemi ja Leena Rantanen Anne Saloniemi (Kirkkohallitus) Leena Rantanen (Kirkkohallitus) Keijo Rintamäki (Lapuan tkli) Antti Jääskeläinen (Rovaniemen srk) Mona Lindfors (Ruotsinpyhtään srk) Hannu Kallio (Turun ja Kaarinan srky) Jouni Lätti (Hyvinkään srk) Sami Rantanen (FCG MentorIT) ja Ingeborg Flythström (Siuntion srk) Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 10

11 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä 11

12 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Arvioinnin kohteet esiselvityksessä Hanke- ja projektihallinta sekä menettelytavat Lähtötilanne ja tavoitteet Kohdeala, tehtävät, rajaukset ja oletukset Resurssit, aikataulu, dokumentointi, päätöksenteko Viestintä ja muutoshallinta Tiedonkeruu Menetelmät ja lähteet Kattavuus ja laajuus Riittävyys ja tarkkuus Tiedon validointitapa Kehittämisvaihtoehdot (5 kpl) Kustannus / hyötylaskelmat* Kehittämisvaihtoehtojen kattavuus Valintakriteerit ja esiselvityksen suositukset Valittujen kehittämisvaihtoehtojen mukaiset toimintamallit Hallinto-, organisointi- ja kustannustenjakomallit Riskianalyysit Laskelmien rakenne Oletukset Logiikka ja oikeellisuus Tavoitetehokkuustasot ja benchmark / vertailukohdat Johtopäätökset Johtopäätökset ja niiden perustelut Päätösvaihtoehdot ja niiden perustelut Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 12

13 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Keskeiset havainnot hanke- ja projektihallinnasta Vastaaviin hankkeisiin verrattuna esiselvityksen tavoite, laajuus ja rajaukset oli annettu epätarkasti tämä oli ainakin osittain harkittua ja sillä haluttiin antaa mahdollisuus laajempaan keskusteluun. Projektiryhmän muodostaminen / projektin organisointi on toteutettu tasapainoisesti ja vastaaviin hankkeisiin verrattuna normaalien käytäntöjen mukaisesti. Projektin ohjauksen kannalta oleelliset organisaatiotasot oli määritelty. Projektiryhmien tapaamiset on valmisteltu ja dokumentoitu normaalien käytäntöjen mukaisesti. Ulkopuolisen konsultin kiinnittäminen tämän tyyppisiin hankkeisiin on erittäin yleistä. Projektin aikataulutus on toteutettu vastaaviin hankkeisiin verrattuna normaalien käytäntöjen mukaisesti esiselvitykselle varattu aikataulu oli tietoisesti erittäin väljä (normaalisti 8-14 viikkoa). Lopputuotokset (esiselvitysraportti) ja dokumentaatio ovat teknisesti vastaaviin hankkeisiin verrattuna normaalien käytäntöjen mukaisia. Sisältöä koskevat havaitut puutteet ja epäkohdat on käsitelty tässä raportissa jäljempänä aihealueittain. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnitelmaa ei ole, eikä viestintää ole suunniteltu ja ohjattu keskitetysti esiselvitysvaiheen alusta alkaen. Esiselvityshankkeen jälkeen tehty viestintä on toteutettu menetelmin, joka vastaa hyvää käytäntöä esiselvityksen jälkeen tehdyn viestinnän sisältöön ei tässä arviossa voida ottaa kantaa (työn rajaukset). Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 13

14 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Hanke- ja projektihallinta (1/3) Alue Havainnot Vaikutukset ja suositukset Lähtötilanne Selvitystyö ja lopputuotokset - Esiselvityksen tavoite, laajuus ja rajaukset on annettu epätarkasti - Esiselvitystä ei ole erikseen budjetoitu +Esiselvitykseen oli varattu riittävästi aikaa. +Hankkeen organisointi ja resursointi koettiin tasapuoliseksi. +Esiselvityksen resursointi oli riittävä ja projektiryhmän edustus oli kattava. Valitun konsultin tehtävä oli työn etenemisen varmistaminen. +Esiselvityksen ja HeTa-hankkeen ohjausmalli on normaalien käytäntöjen mukainen. +Lopputuotokset (esiselvitys raportti) ja dokumentaatio on teknisesti vastaaviin hankkeisiin verrattuna normaalien käytäntöjen mukainen. Sisältöä koskevat havaitut puutteet ja epäkohdat on käsitelty tässä raportissa aihealueittain. - Käytetyt päätöksentekokriteerit ja niiden painotukset ovat epäselviä. Osassa päätöksiä (esim. vaihtoehtojen kiinnittäminen) perustelut epäselviä. - Päätöksenteossa mukana olleet ihmiset eivät ymmärtäneet riittävästi, mistä olivat päättämässä ja millä perustein vaihtoehtoja voisi tarkastella. Projektiryhmä käytti paljon aikaa selventääkseen toimeksiannon sisältöä, annettujen mahdollisuuksien laajuutta sekä haluttua lopputuotosta. Hankejohtamismallia kannattaa hyödyntää myös jatkohankkeissa. Päätöksentekoperusteiden ja kriteeristön pohdintaa, laatimiseen ja painottamiseen on jatkossa kiinnitettävä enemmän huomiota. Päätettäviksi esitettävien asioiden esittelyyn on syytä jatkossa kiinnittää enemmän huomiota. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 14

15 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Hanke- ja projektihallinta (2/3) Alue Havainnot Vaikutukset ja suositukset Viestintä - Viestintäsuunnitelmaa ei ole olemassa. Työryhmän sisäinen viestintä +Hankkeessa aktiivisesti mukana olevat ovat yleisellä tasolla saaneet hyvin tietoa etenemisestä. - Kustannus/hyöty-laskelmia ei ole riittävän läpinäkyvästi kommunikoitu työryhmän tai kirkon sisällä. Työryhmän jäsenillä ei kovin tarkkaa käsitystä kustannus/hyötylaskelmista. - Ilmapiirin avoimuus on kyseenalaistettu. Asiakasviestintä +Roadshow / HeTa:n kommunikointikiertue on hyvä tapa viestiä hankkeesta. +Viestinnän määrä on nostettu huomattavalle tasolle, mutta vasta esiselvitysraportin valmistumisen jälkeen. - Esiselvityksen alussa ei suoritettu sidosryhmäanalyysia eikä laadittu viestintäsuunnitelmaa. - Seurakunnille ei toistaiseksi ole esitetty hankkeen edellyttämien toimenpiteiden kokonaisuutta ja vaikutuksia, joten kentällä on väärinymmärryksiä ja epäilyjä hankkeesta. Laadittava sidosryhmäanalyysi ja sen perusteella viestintäsuunnitelma. Työryhmän sisäinen viestintä Kriittisistä elementeistä, kuten kustannus/hyöty laskelmista, on työryhmän sisällä oltava riittävä tieto ja yhteinen käsitys. Työryhmän sisällä pitää olla vain yhdet, yksimieliset laskelmat. Asiakasviestintä Väärinkäsityksiä ja epäilyjä hälvennettävä avoimella ja hyvin suunnitellulla viestinnällä. Projektiryhmän valjastaminen viestintään on ollut hyvä ratkaisu, jota kannattaa hyödyntää myös jatkossa ja sidosryhmien erot huomioiden. Luottamushenkilöille on annettava enemmän ja parempaa tietoa, koska heillä on auktoriteettia seurakuntien sisällä. Esimerkinomaisesti olisi mallinnettava seurakuntavaikutus vähintään karkealla tasolla (taloudellisuus- ja henkilöstönäkökulmat). Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 15

16 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Hanke- ja projektihallinta (3/3) Alue Havainnot Vaikutukset ja suositukset Ulkopuolisten asiantuntijoiden toiminta +Konsultit jämäköittivät prosessia ja toivat kehyksen esiselvitykselle edistämiselle. +Työryhmä koki konsulttien esiselvitysraportin selkeäksi, asiantuntevaksi ja koko prosessia hyvin kuvaavaksi. - Työryhmäläiset kokivat vaikutusmahdollisuutensa vähäisiksi. - Konsulttien koettiin käyttävän liikaa vierasta kieltä. - Lähestymistapa koettiin osin turhan teoreettiseksi. - Epäluottamusta syntyi virheellisten laskelmien takia. Virheelliset laskelmat johtivat tilanteeseen, jossa osa kirkon henkilöistä kyseenalaistaa kaiken konsulttien tekemän työn ja koko esiselvitysraportin oikeellisuuden. Laskelmat on avattava työryhmässä ja varmistettava työryhmän yksimielisyys. Työryhmän jäsenet pitää vastuuttaa projektirooleihinsa Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 16

17 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Tiedonkeruu ja lähtötiedot Esiselvitys (2007) Alue Havainto Vaikutukset ja suositukset Lähteet Tarkkuus Laajuus ja riittävyys +Kevään 2007 nykytilakartoituksen vastaajamäärä oli koko kirkon arvioinnin kannalta kattava. - Syksyn 2007 otoksen kohdeorganisaatioissa suuret seurakunnat olivat yliedustettuina. Se ei ole sinänsä väärin, mutta tietoa on käytetty väärin: - Skaalauksessa ei ole huomioitu epäedustavuutta, vaan on tehty lineaarinen extrapolointi. - Suurista seurakunnista kerättyä tietoa ei ole hyödynnetty niille kohdistuvien vaikutusten arvioinnissa. - Pieniä seurakuntia oli lukumäärällisesti vähän, joten johtopäätökset sisältävät riskin. - Kirjanpidon ja palkanlaskennan prosessien laajuutta ei määritetty riittävän tarkasti. - FCG MentorIT pyysi lähtötietoihin tarkennuksia seurakunnilta, mutta tietojen validoinnista ei löydy viitteitä ja tietoihin on jäänyt eri mittaluokan virheitä. - Kyselylomakevirheen takia nykytilan työtunnit on annettu n.17% liian alhaisina, koska 210 henkilötyöpäivän sijaan kyselylomakkeissa tunnit oli laskettu 180 henkilötyöpäivän mukan. +Resurssien käyttöä on kysytty seurakunnista prosesseittan ja henkilöittäin. - Suoritemääriä ei kerätty syksyn esiselvityksessä. - Kirjanpidon (pääkirjaviennit) ja käyttöomaisuuskirjanpidon työajan jakautumista ei ole eroteltu. Isot seurakunnat toimivat tehokkaammin, joten nykytilan kustannukset on aliarvioitu. Eri vastaajat ymmärtävät prosessit eri laajuuksissa, jolloin työajan jakautumisen suhteen prosesseittain on epätarkkuutta. Puutteellinen validointi heikentää lähtötietojen luotettavuutta. Nykytilan työajankustannukset on aliarvioitu n. 1,7 MEUR, mikä vaikeuttaa vaihtoehtojen vertailua. Säästöpotentiaalin ja kehittämisvaihtoehtojen resurssitarpeen arviointia ei pystytä tekemään luotettavasti ilman suoritemääriä, joten ne on täydennättävä ja tarkistettava. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 17

18 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Tiedonkeruu ja lähtötiedot - Palvelukeskussuunnitelma Alue Havainto Vaikutukset ja suositukset Lähteet Tarkkuus +Keväällä 2008 tehty henkilöstö- ja suoritekysely oli edustavuudeltaan riittävä (vastausprosenttina 43% seurakuntatalouksista) - Virheellisten syötteiden tai väärinymmärrysten mahdollisuutta ei riittävästi ole poissuljettu kyselyssä. - Lähtötietojen virheellisiä syötteitä ei riittävästi oltu validoitu tai korjattu. - Kyselyssä ei huomioitu, että kaikki seurakunnan palkka- ja taloushallinnon henkilöstöstä eivät vastanneet kyselyyn. - Henkilöstökyselyssä ei ole huomioitu osa-aikaisia työntekijöitä tai ylitöitä. Iso vastausprosentti lisää lähtötietojen luotettavuutta. Kysymykset on saatettu ymmärtää väärin tai tiedot on syötetty virheellisesti vääristäen laskentaa. Tuloksena oli virheelliset suoritemäärät ja suoritekohtaiset kustannukset palvelukeskussuunnitelmassa. Henkilötyövuosiarviot koko kirkon osalta on todennäköisesti arvioitu palvelukeskussuunnitelmassa liian alhaisiksi. Osa-aikaisten ja ylitöiden puuttuminen näkyy henkilötyövuosiarvion epäluotettavuutena. Laajuus ja riittävyys +Suoritekyselyssä on kysytty tyypillisiä suoritetyyppien volyymeja prosesseihin liittyen. - Suorite- ja henkilöstökyselyt on tehty erikseen. Suoritemääriä pystytään vertailemaan benchmark-lukuihin mahdollistaen säästöpotentiaalin määrittämisen. Tyypillisesti tiedot suoritteista ja henkilöistä kysytään yhdellä kyselyllä, jotta vastausten yhteismitallistaminen onnistuu. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 18

19 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Havainnot kehittämisvaihtoehdoista ja suositukset (1/2) Alue Havainto Vaikutukset ja suositukset Tavoiteasettelu Riippuvuudet - Tavoiteasettelu puuttuu. - Kirkon työantaja- ja henkilöstöarvojen taloudellista elinkelpoisuutta ei ole arvioitu (esim. työn siirtymisestä potentiaalisesti aiheutuvat irtisanomiset). - Toimintaympäristön muutosten vaikutuksia ei ole huomioitu makrotasolla eikä merkittävyyttä arvioitu tai simuloitu. - Työssä painottuu taloushallinnon näkökulma (seuraukset taloushallinnon työntekijöille, ei irtisanota, ei muuteta), mutta työssä ei ole käsitelty hankkeen merkittävyyttä kirkon hengellisen toiminnan prioriteettien suhteen. Kehitystyölle on asetettava laadulliset, määrälliset ja ajalliset priorisoidut tavoitteet. Pitää päättää, onko taloudellisesti mahdollista olla tekemättä kustannustehokkainta ratkaisua. Vaiheistettu eteneminen on mahdollista, mutta tavoitetilan pitää olla selvä. Vaiheistettu eteneminen usean palvelukeskuksen (seurakuntayhteistyö) kautta yhteen aiheuttaa vain uuden keskittämisongelman tulevaisuudessa. Tavoitteet ja tarvittavien toimenpiteiden pakollisuuden arviointi pitää mitoittaa toimintaympäristö ja sidosryhmät huomioiden, esim. Miten kirkon tulot tulevaisuudessa vaikuttavat kustannuspaineisiin yleisesti ja taloushallinnossa? Taloushallinto ei ole kirkon ydintoimintaa, joten onko perusteltua asettaa tavoitteeksi heikomman kustannustehokkuuden ja laadun malli kuin tiedetään olevan mahdollista? Kuntayhdistymisten ja kustannuspaineiden vaikutukset ja mahdollisuudet kirkon toimintaan? Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 19

20 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Havainnot kehittämisvaihtoehdoista ja suositukset (2/2) Alue Havainto Vaikutukset ja suositukset Laskennan vaikutukset Kehittämisvaihtoehdot Lopputulos - Nykytilan tiedot ovat joidenkin tapahtumalajien osalta virheellisiä. - Osa johtopäätöksistä on virheellisiä em. syystä sekä myös realistisuustarkastelun puuttumisen vuoksi. - Seurakuntien eroja (esim. koko) ei ole huomioitu riittävästi eli analyyseissa on puutteita. - Kehittämisvaihtoehdot ovat liian yksioikoisia. - Kehittämisvaihtoehtojen valinta- ja rajausperusteita ei ole riittävästi dokumentoitu. - Kehittämisvaihtoehdoista puuttuu sekä rakenteellisia vaihtoehtoja että ulkoisista tekijöistä johtuvia vaihtoehtoja. - Ulkoistaminen on rajattu ulos liian aikaisin, mutta sen valinta ei ole myöskään realistinen vaihtoehto vielä tässä vaiheessa. - Nykytilan, yhteistyökimppojen ja seutukunnittaisten keskusten erot ovat epätarkkoja ja niiden voidaan päätellä käytännössä johtavan samaan lopputulokseen, koska kehitystä ohjaavat päätöksenteko ja tavoitteet puuttuvat (aktiivinen vs. reaktiivinen päätöksenteko). +Suositus on oikean suuntainen laskennan puutteista huolimatta. - Valintakriteerejä ei ole dokumentoitu. Esiselvitys antaa päätöksentekijöille väärän kuvan nykytilasta, mutta ei palvelukeskusmallin nykytilaa paremmasta tuottavuudesta tai taloudellisuudesta. Kehittämisvaihtoehdot (strateginen valinta) pitäisi johtaa ulkoisen maailman skenaarioiden mukaan. Vaihtoehdoista puuttuvat esim. Tapahtumatyyppien mukaan jaotellut keskukset, jolloin keskuksia olisi maksimissaan 6-8 kpl, kun tapahtumatyypit, joissa on suurimmat tapahtumamäärät voitaisiin jakaa kahteen keskukseen. HeTan toimiminen talouspalvelujen hankintayksikkönä Keskittämisen herkkyysanalyysi eli esim. seuraukset, kun 25%, 50%, 75% seurakunnista tai osuus seurakuntalaisista liittyy palvelukeskukseen Yhteinen tietojärjestelmä voidaan tarvittaessa hankkia ilman toiminnallista yhteistyötäkin. Yksi toimipiste on kustannustehokkain tavoite. On tiedostettava, että muut vaihtoehdot tarkoittavat käytännössä miljoonien eurojen tukea seurakuntien tehottomalle taloushallinnolle, mikä on pois joko veronmaksajilta tai muilta kirkon toiminnoilta. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 20

21 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Käsitelty esiselvitystyössä riittävällä tasolla Käsitelty osittain Havainnot kehitysvaihtoehdoittain Ei ole käsitelty lainkaan, vaatii tarkennuksia Ei aiheellinen Taulukossa on esitetty olennaisia havaintoja kehitysvaihtoehtojen perusteluiden olemassaolosta. Esiselvityksessä on jäänyt käsittelemättä useita olennaisia asiakokonaisuuksia (taulukosta punaisella). Taulukosta puuttuvat myös kehitysvaihtoehdot, joita ei ole tunnistettu. Havainto Yksi PK Seutuk. PK Nykytila Ulkoistaminen Yhteistyökimpat Tavoitetaso tehokkuuden suhteen riittävä Toimipisteiden lkm Prosessit ja kustannusten jakomalli selkeät Selkeä vaihtoehto (esim. toimipisteiden lkm selvillä) Tehokkuusetujen saavuttaminen todennäköistä SWOT-analyysi on tehty kattavasti Karsittu riittävin perustein Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 21

22 Kappale 2 Havainnot esiselvityksestä Havainnot kustannus/hyöty -laskelmista Alue Havainto Vaikutukset ja suositukset Tulokset Käytetyt lähtötiedot Tarkkuus, riittävyys ja oikeellisuus Laskennan oletukset ja perusteet Laskentalogiikka ja - rakenne +Esiselvityksen tulokset palvelukeskusten osalta ovat oikean suuntaiset. - Nykytilan kustannusrakenne ja taso sisältävät suuruusluokkavirheitä. - Ulkoistamisvaihtoehdon laskenta on puutteellinen. +Eri kustannuslajit on tunnistettu kattavasti. - Lähtötiedoissa oli merkittäviä puutteita niin riittävyydessä, tarkkuudessa kuin oikeellisuudessa. - Palvelukeskussuunnitelman kyselyvastausten korjauksista ei löytynyt tietoja. - Lähtötiedot heikentävät olennaisesti laskennan tarkkuutta ja luotettavuutta. - Laskennasta löytyi virheitä, puutteita ja perusteettomia lukuja (esim. palvelukeskussuunnitelmassa). - Laskennan oletuksia ei ole vastaaviin hankkeisiin verrattuna riittävästi perusteltu esimerkiksi kustannusten, tavoitetehokkuuksien ja säästöjen osalta. +Logiikka on pääosin selkeä. +Laskennan rakenne on selkeä, mutta tarpeettomasti hajautettu useaan osaan. - Logiikkaa ei ole riittävästi perusteltu. Nykytilan kustannustason virheet vaikuttavat eri vaihtoehtojen vertailukelpoisuuteen sekä tarkoituksenmukaisuuden arviointiin. Ulkoistusvaihtoehdon karsinta taloudellisin perustein ei ole perusteltu. Ulkoistusta voidaan arvioida hankkeen myöhemmissä vaiheissa, kun ulkoistettava kokonaisuus on paremmin rajattu. Lähtötietoihin liittyvä epävarmuus tulee ottaa huomioon herkkyysanalyysin avulla laskelmissa. Lisäksi lähtötietoja on syytä validoida usealla eri tavalla, jotta estimointeihin ja tuloksiin pystyy paremmin luottamaan. Uusia laskelmia varten kannattaa lähtötietoja täydentää. Laskenta ei tarjoa riittävän tarkkoja ja kattavia tietoja tukemaan päätöksentekoa. Laskenta tulee tehdä uudestaan tarkennetuilla lähtötiedoilla. Perustelut pitää dokumentoida, jotta ulkopuolinen voi arvioida laskennan oikeellisuutta ja tuloksia. Laskennan loogista kulkua on helppo seurata, mutta moniosaisen rakenteen vuoksi kokonaiskuvan hahmottaminen vaikeutuu. Tyypillisesti henkilöstö- ja taloushallinnon kehittämishankkeissa hyödynnetään suoritemääriä ja benchmark-vertailuja, jolloin saadaan vankemmat perustelut tuloksille. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 22

23 Kappale 2 Havainnot esiselvityksestä Kustannus/hyöty-laskelmien validointi (1/4) Taulukoissa on kuvattu kunkin kehitysvaihtoehdon laskelmien havaintoja esiselvityksen tietojen perusteella, mutta taulukot eivät sisällä PwC:n korjauksia. Kehitysvaihtoehto Käytetyt lähtötiedot Keskeisimmät oletukset Laskenta-logiikka Havainnot Kommentit Nykytila - Syksyn 2007 seurakuntakyse-lyiden tulokset, jotka on skaalattu koko kirkkoa koskeviksi. - Diskonttokorko 10%. Seurakuntien yhdistymiset aiheuttavat tehostumista työajan kustannuksiin (3-10%). IT-ylläpitokustannusten ennustetaan nousevan. - Koko kirkon kustannusten muutokset on arvioitu %- muutoksina pohjatietoihin verrattuna eri vuosille. +Keskeiset kustannuslajit on laskelmissa tunnistettu. +Säästöjen laskentaperiaate on tavanomainen vastaaviin projekteihin verrattuna. - Nykytilan työaika ja muut kustannukset on aliarvioitu, koska otoksen epäedustavuutta ei ole huomioitu. - Lähtötiedoissa on epätarkkuutta. - IT-kustannusten suuruudelle ei ole perusteita. - Palkkakustannustekijöitä on jätetty huomioimatta (srk:ien palkkahaitari, palkkakehitys). - Hautaustoimen kustannukset on sisällytetty laskelmiin vastoin raportin kuvausta. Suuruusluokka on puutteista huolimatta oikean suuntainen. Laskelmien luotettavuus on heikko. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 23

24 Kappale 2 Havainnot esiselvityksestä Kustannus/hyöty-laskelmien validointi (2/4) Kehitysvaihtoehto Käytetyt lähtötiedot Keskeisimmät oletukset Laskentalogiikka Havainnot Kommentit Yhden palvelukeskuksen (PK) malli Pohjatiedot ja nykytilan tulokset. 200 henkilöä palvelukeskuksessa ja heidän kouluttamisensa. IT-käyttöönotto vaatii 6 htv:ta kahden vuoden aikana. Toimintamallin kehittäminen kestää hieman yli kaksi vuotta ja vaatii 15 htv. Järjestelmäinvestoin-nit 2 milj. euroa. Järjestelmien ylläpito 92% investoinneista. Säästöt on laskettu %- osuuksina nykytilaan verrattuna. +Keskeiset kustannuslajit on laskelmissa tunnistettu. +ALV-kysymys on otettu varmuuden vuoksi huomioon. - Säästöpotentiaalia ei ole määritelty, joten säästöoletuksille ei ole kunnon perusteita. - Laskelman oletusten perusteet ovat monin paikoin riittämättömät. - Ylimenokauden kustannukset on arvioitu puutteellisesti. - Kustannusten jakautumista PK:n ja seurakuntien välillä ei ole laskettu. Tulokset ovat oikean suuntaiset, mutta niiden luotettavuus on kyseenalainen. Seutu-kunnalliset palvelu-keskukset Pohjatiedot sekä nykytilan ja yhden PK:n laskelmat. Tehostumisen aiheuttamat työajan säästöt hieman pienemmät kuin yhden PK:n vaihtoehdossa. Ylimenokauden kustannukset taasen hieman suuremmat. Vastaava kuin yhden PK-vaihtoehdossa. - Kts. yhden PK:n vaihtoehto. - Toimipisteiden lukumäärää ei ole määritelty eikä siten huomioitu laskelmissa. Toimipisteiden lukumäärällä on merkittävä vaikutus vaihtoehdon kannattavuuteen, koska useat toimipisteet käytännössä heikentävät tehokkuutta ja vaativat lisähallintoa. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 24

25 Kappale 2 Havainnot esiselvityksestä Kustannus/hyöty-laskelmien validointi (3/4) Kehitysvaihtoehto Käytetyt lähtötiedot Keskeisimmät oletukset Laskentalogiikka Havainnot Kommentit Ulkoistus - Pohjatiedot ja nykytilan tulokset. - Ulkoistuksen palvelumaksun vuosittainen arvo on laskettu 120 htv x 3,5. - Tietojärjestelmäkustannus on arvioitu ja lisätty palvelumaksuun. - Seurakuntiin jää työtä 35,7% nykytasosta. - Ylimenokaudelle on oletettu 200 teur käynnistys-kustannukset ja 3 htv työ. Työajan ja Muiden kustannusten säästöt on laskettu prosentteina nykytilaan verrattuna. Kustannuksia syntyy ulkoistajan palvelumaksuista (sis. ALV). +Keskeiset kustannuslajit ml. ALV on laskelmissa tunnistettu. +Säästöjen laskentaperiaate on tavanomainen vastaaviin projekteihin verrattuna. - Ylimenokauden kustannukset ovat epärealistisen alhaiset, koska säästöjä näyttää syntyvän jo ensimmäisenä vuonna. - Alustavia tarjouspyyntöjä ei ole pyydetty palveluntarjoajilta oikean kustannustason varmistamiseksi. - Seurakuntiin jäävän työn määrä on selkeästi suurempi kuin tyypillisesti (<20%). Ulkoistaminen on saatettu karsia väärin perustein, jos ulkoistamiskustannukset on yliarvioitu ja nykytilan kustannukset on aliarvioitu. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 25

26 Kappale 2 Havainnot esiselvityksestä Kustannus/hyöty-laskelmien validointi (4/4) Kehitysvaihtoehto Käytetyt lähtötiedot Keskeisimmät oletukset Laskenta-logiikka Havainnot Kommentit Palvelukeskus (2008 Palvelukeskussuunnitelman pohjalta) Syksyn 2007 kyselyn tulokset. Esiselvityksen kustannushyötylaskelma. Kevään 2008 suorite- ja henkilöstökyselyn tulokset. Palvelukeskuk-seen tarvitaan 280 henkilöä. 10 alueellista toimipistettä. Eläköitymistahti 5% vuodessa. IT-investoinnit 2 milj. euroa (esiselvitys). Erillis- ja yhteiskustannukset on eritelty tuloja menolaskelmassa. Palvelukeskus hinnoittelee palvelunsa suoritekohtaisesti. +Keskeiset kustannuslajit ja kustannusten kehitys on tunnistettu. +Palvelukeskuksen tulo- ja menorakenne on laskettu kattavasti. +Tulo- ja menorakenteen oletukset on pääosin kuvattu kattavasti. - Palvelukeskuksen tavoittelemaa tehokkuutta ei ole perusteltu. - ALV:ia ei ole huomioitu. - Useiden lukujen (esim. suoritemäärien ja hintojen) laskentaperusteita ei löytynyt FCG MentorIT:ltä pyynnöistä huolimatta. - Kustannusvaikutuksia seurakuntien osalta ei ole laskettu, vaikka se olisi mahdollista. Kriittistä tehokkuustasoa ei ole arvioitu eikä tehokkuustavoitteita ole asetettu. Riskinä on, että palvelukeskus tulee kalliimmaksi kuin nykytila. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 26

27 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Havainnot esiselvityksen riskianalyysista Vahvuudet + Sekä konsulttien että työryhmän käsitykset riskeistä on huomioitu. + Riskejä on tunnistettu kehittämisvaihtoehdoittain ja niiden vaikutukset ja todennäköisyys on arvioitu. + Projekti-, suunnittelu- ja johtamisriskit on arvioitu kattavasti. + Riskeille on suunniteltu tarvittavia toimenpiteitä. + Yleinen riskianalyysi ja ensivaiheen riskianalyysit on tehty hyviä tapoja noudattaen arvioimalla riskien vaikutukset ja todennäköisyydet sekä suunnittelemalla korjaavat toimenpiteet. Heikkoudet - Kehitysvaihtoehtojen toteuttamisen ja operoinnin riskit puuttuvat, koska riskianalyysit kattavat riskit vain vaihtoehdon valintaan asti. - Tavoitetilavaihtoehtoja tarkasteltaessa SWOT-analyysit tiivistivät hyvin käsitellyt asiat, mutta riskien tarkastelu ei ollut sisällöllisesti riittävä. - Riskitarkastelussa ei ole käsitelty (kts. kattavuuden tarkastelu) ulkoisen toimintaympäristön riskejä, poliittisia, taloudellisia ja lainsäädännöllisiä riskejä eikä julkisuus-, henkilöstö-, prosessi- (esim. laatu) tai IT-riskejä. - Puuttuvasta tavoiteasettelusta johtuen riskejä ei ole voitu arvioida suhteessa tavoitteisiin (esim. kustannustehokkuuden saavuttamiseen). - Nykytilan jatkamisen seurauksia ei ole arvioitu Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 27

28 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Riskianalyysin kattavuuden arviointi Taulukossa on esitetty olennaisia havaintoja kehitysvaihtoehtojen riskikartoituksesta. Esiselvityksessä on jäänyt käsittelemättä useita olennaisia riskiluokkia. Taulukosta puuttuvat myös tunnistamattomien kehitysvaihtoehtojen riskit. huomioitu kattavasti huomioitu osittain ei huomioitu Riskiluokka Yleisesti Nykytila Yksi PK Seutuk. PK Strategiset riskit (esim. investoinnit, suunnittelu ja strateginen muutos) Johtamisriskit (esim. Muutosvastarinta) Toimintaympäristön riskit (esim. muutokset yhteiskunnassa) Prosessi- ja projektiriskit Henkilöstöriskit IT-riskit Lainsäädännölliset riskit Poliittiset riskit Taloudelliset ja rahoitukselliset riskit Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 28

29 Kappale 3 Havainnot HeTa-esiselvityksestä Riskimatriisi kehityshankkeen nykytilasta Todennäköisyys # Riski # Riski Vaikutus 1 Pohjatietojen ja laskelmien virheet johtavat virheellisiin päätöskriteereihin tai käytetään päätösperusteina epärelevantteja tai faktoihin perustumattomia argumentteja. 2 Mahdollisuus merkittävän tehostamispotentiaalin hyödyntämiseen menetetään. 4 Ulkoisen toimintaympäristön skenaarioiden vaikutusta ei tiedetä, jolloin vaatimattomat tavoitteet saattavat johtaa radikaalien toimenpiteiden toteuttamispakkoon jo hankkeen toteutusaikana. 5 Itseisarvoistetaan työkalut ja menetelmät (esim. keskittäminen, ulkoistaminen), vaikka ne eivät takaa automaattista tehostumista, eivätkä voi olla itseisarvoisesti väärin hankkeen tässä vaiheessa. 3 Aktiivisten vastustajien ääni tulkitaan enemmistön mielipiteeksi ja sen annetaan vaikuttaa liikaa päätöksentekoon Vastustajien perusteltuja argumentteja ei oteta vakavasti tai perusteettomia argumentteja ei onnistuta kumoamaan rationaalisesti. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 29

30 Kappale 4 PwC:n tarkentavat laskelmat HeTa-hankkeesta 30

31 Kappale 4 PwC:n tarkentavat laskelmat HeTa-hankkeesta PwC:n analysointitapa ja laskentalogiikka Periaatteet Laskelmat tehtiin osittain uudestaan huomioiden lähtötietojen ongelmat ja hyödyntämällä syksyn 2007 kyselyn sekä kevään 2008 suorite- ja henkilöstökyselyn tuloksia. Arviointityön ohjausryhmän välikatselmoinnin perusteella päädyttiin tekemään uudelleenlaskennat vain palvelukeskusvaihtoehdoille, joten myöskään Ulkoistus -vaihtoehdon uudelleenlaskentaa ei tehty. Tiedonkeruuta ei tehty uudestaan eikä täydennetty (toimeksiannon rajaus). Nykytilalle muodostettiin arviot lähtötietojen perusteella: Oikean suuruusluokan haarukoimiseksi otoksen vinouma otettiin huomioon arvioimalla nykytilan kustannuksia huomioiden saatavilla olevien lähtötietojen tulkintamahdollisuudet. Estimoinnin lopputuloksena keskeisille lähtötiedoille arvioitiin minimi- ja maksimiarvot (kullekin kustannustyypille ja tapahtumalajille eri perustein), mikä mahdollisti herkkyysanalyysin suorittamisen laskennan lopputuloksille. Laskenta 1. Nykytilan kustannukset ja henkilötyövuosimäärät (htv-määrät) prosesseittain laskettiin uudestaan. 2. Nykytilan tuottavuus määritettiin (suoritteita/htv, transaktiokustannukset). Saatuja tehokkuusarvoja verrattiin benchmarkarvoihin. 3. Benchmark-arvojen avulla simuloitiin palvelukeskukseen tarvittavan tuotannollisen ja hallinnollisen henkilöstön määrää sekä kustannusrakennetta. 4. Arvioitiin investoinnit palvelukeskuksen toteuttamiseksi ja keskitettyjen tietojärjestelmien hankkimiseksi. 5. Tarkasteltiin operatiivisia kustannussäästöjä ja investointeja ajan yli kassavirtalaskelmassa. 6. Lähtötietojen herkkyyttä lopputuloksille testattiin muuttamalla lähtötietojen arvoja yksi kerrallaan. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 31

32 Kappale 4 PwC:n tarkentavat laskelmat HeTa-hankkeesta PwC:n tekemien kustannus/hyöty-laskelmien keskeiset oletukset Kohdeprosesseihin arvioitiin sitoutuvan nykytilassa noin 450 htv työtä. Tietojärjestelmäkustannusten suuruusluokaksi arvioitiin nykytilassa 3 milj. euroa per vuosi (minimissään). Nykytilan työajan oletettiin tehostuvan 3%-7% vuoteen 2017 mennessä. Oletuksena säästöjen arvioinnissa oli, että ketään ei irtisanota, jolloin työajan säästöt syntyvät eläköitymisen myötä seurakunnissa. Eläköitymisen vauhti arvioitiin kevään 2008 henkilöstökyselyn perusteella. Seurakuntiin jäävän työmäärän oletettiin vähenevän eläköitymisen myötä 21,8%:iin siirrettävän työn määrästä vuoteen 2017 mennessä. Palvelukeskuksessa oletettiin olevan käytännössä hyväksi todettu matala organisaatiorakenne: 1 johtaja, 3 hallinnollista henkilöä (henkilöstöhallinto, IT, kontrolleri), 7 tiiminvetäjää (käyttävät 40-70% työajasta hallinnollisiin tehtäviin). Alv huomioitiin kuluna. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 32

33 Kappale 4 PwC:n tarkentavat laskelmat HeTa-hankkeesta Yhteenveto tarkennetuista laskelmista Yksi palvelukeskus, keskimääräinen tehokkuus Toimipisteitä 1 1 Yksi palvelukeskus, huippuluokan tehokkuus Operatiivinen säästöpotentiaali per vuosi (Meur) 5,5 7,1 Nettonykyarvo (Meur) 8,6 17,1 (vuosilta ) Tuotannon HTV Merkittäviä säästöjä saataisiin siirtämällä palkka- ja taloushallinnon toiminnot yhteen palvelukeskukseen. Palvelukeskuksen avulla tavoiteltava tuottavuusparannus ei edellytä vertailuryhmään nähden edes keskimääräistä tehokkuutta. Säästöt syntyvät kustannustehokkuuden parantumisesta, säästöistä etenkin tietojärjestelmäkustannuksissa sekä eläköitymisen hyödyntämisestä täysimääräisesti. Eläköitymisen aiheuttaman poistuman kautta lähes täysimääräinen operatiivinen säästöpotentiaali saavutetaan vuonna Keskimääräinen vuosittainen säästö vuoteen 2017 asti on 2,7 milj. euroa. Nettonykyarvo on suuri, mutta takaisinmaksuaika on pitkä (jos hyödyn ulosmittaaminen tapahtuu pelkästään eläköitymisten kautta). Toimipisteiden määrä vaikuttaa kokemusten mukaan merkittävästi keskittämisen kustannushyötyihin. Jos palvelukeskuksia on useita (esim. 6-8 kpl), riskeinä ovat ongelmat tehokkuusetujen ja säästöjen realisoimisessa ja siten investoinnin kannattavuudessa. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 33

34 Kappale 4 PwC:n tarkentavat laskelmat HeTa-hankkeesta Tarkennettujen laskelmien herkkyysanalyysi Muuttuja Minimiarvo PwC:n arvio Maksimiarvo Palvelukeskuksen htv IT-kustannukset nykytilassa (Meur) Työkuorma nykytilassa Muut kustannukset nykytilassa (Meur) 137 htv (NPV = 17,1) 2,0 (NPV = 2,9) 320 htv (NPV = 0) 1,5 (NPV = 6,9) 197 htv (NPV = 8,6) 3,0 (NPV = 8,6) 450 htv (NPV = 8,6) 2,8 (NPV = 8,6) 240 htv (NPV = 0) 8,5 (NPV = 39,9) 550 htv (NPV = 8,2) 3,5 (NPV = 9,5) Herkkyysanalyysilla tarkasteltiin keskeisten lähtötietojen ja oletusten minimi- ja maksimiarvojen vaikutuksia yksi kerrallaan hankkeen taloudellisuuteen (NPV*). Samalla muut arvot pidettiin PwC:n arvioiden mukaisina. Herkkyysanalyysin mukaan hankkeen kannattavuuteen vaikuttaa eniten tavoiteltu tehokkuustaso ja nykyinen prosessien työkuormaoletus. Nykytilan tietojärjestelmäkustannukset tai muut kustannukset (tilat, sähkö yms.) eivät vaikuta olennaisesti hankkeen kannattavuuteen annettujen kustannusten vaihteluvälillä. * Hanke on kannattava, jos nettonykyarvo eli NPV > 0. Nettonykyarvo on laskettu vuosilta Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 34

35 Kappale 5 Kehityshankkeen vaikutusten arviointi seurakuntakuntiin ja näkemyksiä esitetystä kritiikistä 35

36 Kappale 5 Kehityshankkeen vaikutusten arviointi seurakuntakuntiin ja näkemyksiä esitetystä kritiikistä Vaikutuksia seurakuntiin Havainnot Keskeisten vaikutusten arviointi segmenteittäin (pienet, keskisuuret, suuret) on tehty puutteellisesti. Töiden jakautumista ei ole pohdittu ja seurakuntiin jäävän työn määrää ei ole arvioitu. Kritiikki näyttää osittain henkilöityneen tai keskittyvän Kirkkohallituksen rooliin yleisesti. Töiden siirtämisen vaikutukset henkilöstön sijaintiin ja henkilöstön vähentämistarve ovat henkilöstön kannalta keskeisin validi argumentti. Yhteinen tietojärjestelmä voidaan hankkia ilman keskittämistoimenpiteitäkin, mutta esim. siirtymä nykymallista hajautettuihin virtuaalikeskuksiin on erittäin vaativa eikä järjestelmähankinta ilman toimintatapamuutoksia ole tarkoituksenmukaista. Toimenpidesuositukset Vaikutukset seurakuntiin kussakin vaihtoehdossa pitää kuvata esimerkinomaisesti sekä ulkoisten skenaarioiden kautta niissä malleissa, jotka perustuvat hitaaseen nykytilan muutokseen. Esim. voimakasta eläköitymistä ja suurten keskusten volyymia voidaan hyödyntää keskittämisessä. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 36

37 Kappale 5 Kehityshankkeen vaikutusten arviointi seurakuntakuntiin ja näkemyksiä esitetystä kritiikistä Näkemyksiä esitetystä kritiikistä (1/2) Hanketta on kritisoitu voimakkaasti. Osa kritiikistä on arviointityön yhteydessä todettu aiheelliseksi. Kritiikki Työntekijöiden asema ja siirtyminen Seurakunta vs. palvelukeskus työnantajana Lainmuutoksen aiheuttama pakko seurakuntien itsenäisyyden menettäminen kilpailun puute Vaihtoehdottomuus ja vaihtoehtojen liian nopea karsiminen Vaikutus Henkilöstön pelko omasta asemastaan johtuu seurakuntavaikutusten arvioinnin ja kommunikaation puutteesta eli mitä mikäkin vaihtoehto tarkoittaisi. Vain pieni osa työntekijöistä haluaa siirtyä, jolloin uudet roolit, irtisanomiset ja eläköityminen ovat säästöjen realisointikeinot seurakunnissa. Suurta eläköitymistä voidaan hyödyntää, jos valitaan pitkä siirtymäaika (4-7 vuotta). Samalla myös muulle henkilöstölle jää varautumisaikaa. Työntekijät voidaan kaikissa vaihtoehdoissa siirtää ns. vanhoina työntekijöinä. Palvelukeskuksessa työt yksipuolistuvat varsinkin, jos roolit jaetaan tapahtumalajikohtaisesti. Taloushallinto ei ole seurakunnan ydintoiminto. Palvelukeskuksessa syväosaamiseen voidaan panostaa esim. rakentamalla neuvonantajarooleja (vrt. tilitoimistot), joiden osaamisvaatimukset ovat nykyisiä seurakuntien talouspäällikkörooleja vaativammat. Varsinkin pienten seurakuntien talouspäälliköiden aikaa vapautuu päällikkötason töille. Palvelukeskukset tekevät päätöksiä niille annettujen valtuuksien puitteissa. Tyypillisesti päätökset koskevat vain transaktioiden käsittelyä. Asiakkaan taloudellinen itsenäisyys ei vaarannu. Kilpailun puuttumiseen pitää varautua suunnittelemalla kilpailukykyinen toimintamalli ja varattava mallin optimoinnille ylimenoaika. Palvelukeskuksen ja asiakasorganisaation välille pitää solmia palvelusopimus, jonka avulla varmistetaan riittäävä kustannustason läpinäkyvyys ja ennustettavuus. Vaihtoehtojen määrittämisessä ei ole huomioitu ulkoisia tekijöitä, vaihtoehtoja on karsittu osin puutteellisin perustein ja niiden vaikutuslaskelmat sisältävät useita kokoluokkavirheitä. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 37

38 Kappale 5 Kehityshankkeen vaikutusten arviointi seurakuntakuntiin ja näkemyksiä esitetystä kritiikistä Näkemyksiä esitetystä kritiikistä (2/2) Kritiikki Seurakuntien talousvaikutukset Työn jakautuminen ja roolitus sekä seurakuntiin jäljelle jäävän työn kustannukset Päällekkäisorganisaatiot ja tarvittavat hallintorakenteet Seurakuntien erityispiirteet Mahdolliset laatuongelmat Arvio Tyypillisesti palvelukeskushankkeissa työtä luovuttavaan organisaatioon jää 7-17% hallintotyötä suhteessa luovutettavien prosessien työmäärään. Osa kehitysvaihtoehtojen resurssimääristä on arvoitu liian suuriksi ja seurakuntiin jäävien töiden lukumäärää on liioiteltu tai jopa kokonaisia luovutettavia työtehtäviä on edelleen tulkittu jäävän seurakunnan tehtäväksi, jolloin samat työt ovat argumenteissa kahteen kertaan. Käytännössä taloushallinnossa ei ole merkittäviä erityispiirteitä millään toimialalla. Esim. työsuhdelainsäädäntö ei ole merkittävä erityispiirre. Palvelukeskukset tuottavat keskimäärin parempaa laatua. Yksittäisiä, esim. henkilösidonnaisia poikkeuksia voi olla ja siirtymävaiheen optimoinnin aikana esiintyy lähes varmasti. Oman rahankäytön kontrollin häviäminen Negatiivinen suhtautuminen Kirkkohallitukseen Seurakuntien yhdistymisen myötä tapahtuu riittävästi tehostumista Rahaliikenteen ja kassanhallinnan ulkoistaminen on normaali käytäntö palvelukeskuksissa ja tilitoimistoa käytettäessä. Kontrolli ei häviä eikä tilin ja rahan omistajuus siirry. Kritiikki näyttää osittain henkilöityneen tai keskittyvän Kirkkohallituksen rooliin yleisesti. Addressit ja väitteet seurakuntalaisten halusta pitää taloustoiminnot kotiseurakunnissaan ovat enemmän kiinni kysymyksen muotoilusta kuin oikeista mielipiteistä. Nykyinen kustannustehokkuus on erittäin heikko verrattuna palvelukeskuksilla toteutettuihin järjestelyihin. Yhdistämiset eivät ratkaise kustannustehokkuushaasteita, osaamisvajetta eivätkä eläköitymisen kompensoimista. Reaktiivinen päätöksenteko siirtää päätöksentekoa ja saattaa pakottaa tekemään radikaalimpia päätöksiä pakkotilanteessa. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 38

39 Kappale 6 Toimenpidesuositukset 39

40 Kappale 6 - Toimenpidesuositukset Esiselvityksen korjaaminen ja täydentäminen päätöksenteon pohjaksi Esiselvityksen oikeansuuntaisesta johtopäätöksestä huolimatta pohjatietoja kannattaa osin tarkentaa, jotta investoinnin vaikutusten arviointi ja seuranta voidaan tehdä luotettavasti. Tarvittavat toimenpiteet ja tehtävät 1. Kirkon ulkoisten tekijöiden muutosskenaarioiden määrittäminen ja skenaariovaikutusten arviointi. 2. Nykytilan tietojen täydentäminen ja uskottavan lähtötilanteen muodostaminen. 3. Taloushallinnon kehittämishankkeen tavoitteiden määritys ja priorisointi. 4. Kehittämisvaihtoehtojen uudelleenmääritys skenaarioiden perusteella ja relevanttien vaihtoehtojen valinta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja kriteereihin. 5. Sidosryhmäkohtaisen muutoshallinta- ja viestintäsuunnitelman tekeminen ja toteutuksen aloittaminen. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 40

41 Kappale 6 - Toimenpidesuositukset Palvelukeskussuunnitelman edistäminen Suunnittelu voidaan aloittaa yhden toimipisteen olettamalla, koska se on vallitsevien käsitysten ja kokemusten sekä samoin kirkon nykytilanteesta tehtyjen johtopäätösten mukaan lähellä kustannustehokkuusoptimia. Esimerkiksi prosessi- ja tietojärjestelmäsuunnittelua voidaan tehdä ottamatta kantaa toimipisteiden lukumäärään. Mahdolliset poikkeamat tästä (esimerkiksi useamman toimipisteen mallit) voidaan tehdä jälkikäteen. Näin myös tiedetään valittavan mallin lisäkustannukset. Tarvittavat toimenpiteet ja tehtävät 1. Palvelukeskuksen perustamisprojektin suunnittelu Tavoitteet, tehtävät, liittyvien seurakuntien kartoittaminen, resurssointi, toimipaikat, aikataulu ja vaiheistus, investointi- ja tavoitetehokkuuslaskelmat, vaihtoehtoisten toteutustapojen herkkyysanalyysi. Muutosten kiireellisyyden arviointi skenaarioiden mukaan eli mm. seurakuntien rahoitustilanteiden ja eläköitymisten huomiointi. 2. Palvelukeskuksen perustamisprojektin toteuttaminen Käynnistysaikataulu, seurakuntatason siirtymäsuunnitelmat, roolit ja vastuut, organisaatio, riskienhallinta, siirtyvät tehtävät, rekrytointisuunnitelma, työtilat ja -välineet. 3. Palvelukeskuksen siirtymäkausi Yksityiskohtaiset suunnitelmat ja toteutus kohdan 2 asioista, esim. liittymistoimenpiteet, siirtyvät henkilöt, järjestelmät, vastuiden siirto, tehtävien seuranta ja raportointi, jäljelle jäävän työn uudelleenorganisointi seurakunnissa. 4. Sidosryhmäkohtaisen muutoshallinta- ja viestintäsuunnitelman toteutus. Kirkkohallitus HeTa-esiselvityksen arviointi 41