Linnea2-ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: klo 10:05-12:55 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Ari Muhonen (puheenjohtaja) Kai Ekholm (-12:20) Helena Hämynen Irmeli Koskimies Anja Ukkola Kuno Öhrman Juha Hakala (esittelijä) Annu Jauhiainen (esittelijä) Nanna Jokinen (sihteeri) Poissa: Heli Myllys 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita Todettiin, että tärkein tiedotusasia tulee esille kirjastojärjestelmän tilannetta käsittelevässä kohdassa 5. Kerrottiin kahdesta ajankohtaisesta digitaalisen arkiston projektista. 3.1 Uuden Seelannin kansalliskirjaston Kronos-projekti Juha Hakala on mukana Uuden Seelannin kansalliskirjaston Kronosprojektin Peer Review -ryhmässä. Projekti on jaettu kahteen vaiheeseen. Ensimmäisessä tehdään ohjelmiston määrittely joka pyritään saamaan valmiiksi vuoden 2007 alkupuolella ja toisessa vaiheessa tapahtuu ohjelman käyttöönotto. Tavoitteena on saada aikaan erityisesti kansalliskirjastoille mutta myös muille digitaalisen aineiston arkistoinnista kiinnostuneille tahoille soveltuva ohjelmisto. Määrittelyvaiheessa on jo todettu hankkeen haasteellisuus ja myös se, että mm. Kansalliskirjaston valitsema DSpace ei sisällä digitaalisen arkiston sovellukselta vaadittavia ominaisuuksia. Ex Libris Group päättänee muutaman viikon kuluessa siitä, miten Kronos-tuotteen kanssa edetään (vrt. pöytäkirjan kohta 5). 3.2 Kansallisarkiston VAPA-hanke VAPA-hanke on arkistolaitoksen digitaalisen arkiston projekti, jonka ohjausryhmässä on mukana useita muitakin tahoja, kuten

2 Kansalliskirjasto. Hankkeessa on tarkoitus laatia yleiseen käyttöön sopiva digitaalisen arkiston ohjelmisto. Ensin tehdään määrittelyt ja sen jälkeen etsitään taho, joka voisi toteuttaa määritysten mukaisen ohjelmiston. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että ohjelmiston käyttöönotto on varsin kaukana tulevaisuudessa. Huomautettiin, että kansallinen digitaalinen kirjasto on näkyvästi mukana kansallisessa tietoyhteiskuntastrategiassa, joka on julkaistu osana hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaa. 4. Laitteistoprojekti (liite 1) Laitteistoprojektille anottiin rahoitusta opetusministeriöltä yliopistojen rakenteellisen kehittämisen rahoista. Näistä rahoista saatiin ja lisäksi ammattikorkeakoulusektorilta erikseen vuoden 2007 kehittämisvaroista , eli yhteensä ministeriö myönsi laitteistoprojektille rahaa Laitteistoprojektille ei ole saatu vielä kirjallista rahoituspäätöstä, vaan rahoituksen myöntö ilmeni yhtenä rivinä koko rakenteellisen kehittämisen rahojen jakamista koskeneessa päätöksessä. Siksi laitteiston rahoituspäätöksen reunaehdot ovat vielä melko epäselvät, eikä esimerkiksi tiedetä onko rahat myönnetty nyt Helsingin yliopistolle, jonka kautta hanke-esitys lähti. Sovittiin, että Kansalliskirjaston hallintopäällikkö ja laitteistoprojektin ohjausryhmän puheenjohtaja selvittävät rahoituskuvion ja hankkeen muut reunaehdot Helsingin yliopiston ja opetusministeriön kanssa ja toimittavat selvityksen Linnea2-ohjausryhmälle. Linnea2-ohjausryhmältä toivottiin päätöstä kilpailutuksen aloittamisesta. Todettiin, että Linnea2-ohjausryhmällä on valtuudet päättää tästä asiasta, koska palvelimen hankintaan ei tarvita kirjastojen omia rahoja. CSC toivoo, että kilpailutus aloitettaisiin mahdollisimman pian, sillä EU:n kilpailutussääntöjen mukaan hoidettuna se kestää n. puoli vuotta. Uutta laitteistoa jakavien kolmen konsortion päätökset tarvitaan siis nopeasti. Konsortioiden ohjausryhmillä on kokoukset seuraavan viikon sisällä, Todettiin, että laitteistoprojektin saamaa rahaa sekä eri toimijoiden päätösvaltuuksia ja muita rooleja koskevat seikat on syytä käydä läpi juristien kanssa, siten että Kansalliskirjaston juristi Pekka Heikkinen kutsutaan laitteistoprojektin ohjausryhmän juristiksi. Laitteistorahat on korvamerkittävä konsortioille, jotka viime kädessä päättävät niiden käytöstä yhteisen palvelinympäristön kehittämiseen. CSC:n projektityötarjous (liite 1) hankinnan kilpailuttamisesta ja käyttöönoton hoitamisesta (sisältää sovellusten siirtämisen uudelle palvelimelle) on saatu ja se on voimassa joulukuun puoliväliin saakka. Tarjous vaikuttaa hyväksyttävältä sekä sisältönsä että kustannustensa osalta. Parhaaksi etenemistavaksi arvioitiin, että kukin konsortio hyväksyy tarjouksen omasta puolestaan ja valtuuttaa Kansalliskirjaston sopimaan CSC:n kanssa jatkosta ja että projektityön kustannukset jaetaan sektoreittain ministeriöltä saadun rahoituksen suhteessa. Todettiin, että tarjouksen hyväksymisen jälkeen Kansalliskirjaston ylikirjastonhoitajan nimeämän laitteistoprojektin ohjausryhmän kokoonpanoa täytyy muuttaa ainakin siten, ettei CSC ole enää siinä jäsenenä vaan asiantuntijana. Uuden palvelimen omistuksesta (opm, CSC vai konsortiot) ei tässä vaiheessa keskusteltu, sillä ensin on selvitettävä opetusministeriön kanta.

3 Päätökset: Linnea2-konsortio hyväksyy omalta osaltaan CSC:n tarjouksen ja valtuuttaa Kansalliskirjaston tekemään sopimuksen puolestaan edellyttäen, että sopimuksen kustannukset otetaan ministeriön myöntämistä rahoista ja jaetaan sektoreiden osuuksia vastaavassa suhteessa. Kaikille laitteiston hankinnassa mukana oleville konsortioille laaditaan paperi, jossa rahoituksen ja päätöksenteon eteneminen selvitetään. 5. Kirjastojärjestelmän tilanne kuultiin uutinen: Elsevier myy Endeavorin Francisco Partnersille, joka omistaa myös Ex Libriksen. Endeavor ja Ex Libris yhdistyvät ja muodostavat Ex Libris Groupin vuoden loppuun mennessä. Yrityksen pääjohtajana tulee toimimaan Ex Libriksen nykyinen toimitusjohtaja Matti Shem Tov. Endeavorin ja Ex Libriksen johtohenkilöt selvittävät tulevina viikkoina Ex Libris Groupin tuotevalikoimaa. Tässä vaiheessa on luvattu, että molemmat kirjastojärjestelmät säilyvät toistaiseksi ja sekä Voyagerista että Alephista tulee uudet versiot vuonna 2007 sen jälkeisestä tulevaisuudesta ei tiedetä. Endeavorin muiden tuotteiden kohtalo on hyvin pitkälti vielä arvoitus. Ennen yhdistymisuutisen julkaisemista Kansalliskirjasto sai yhteydenottoja Elsevieriltä ja Ex Librikseltä, mutta Voyagerin osalta Endevor ei ottanut yhteyttä ennen kuin vasta uutisen julkaisemisen jälkeen. Todettiin, että markkinat monopolisoituvat. Ex Libris Groupin lisäksi maailmassa on tämän jälkeen vain kaksi muuta suurta järjestelmätoimittajaa, Innovative ja Sirsi-Dynix. Jälkimmäinen on aloittanut puhtaalta pöydältä täysin uudenlaisen järjestelmän rakentamisen ja muisteltiin myös Ex Libriksen kertoneen suunnitelmistaan rakentaa Aleph uudelleen. Linnea2-konsortiolla on vielä useita avoimia asioita Endeavorin kanssa. Osa Voyagerin hankintahinnasta on vielä maksamatta ja esim. UC-ohjelmistoa ei ole vielä lainkaan hyväksytty. Pidettiin tärkeänä ottaa juristi mukaan näidenkin asioiden selvittelyyn. Näillä näkymin Ex Libris Groupin väkeä on tulossa tammikuussa Helsinkiin neuvottelemaan siitä, mitä tarpeita meillä on kirjastojärjestelmän suhteen. Siihen mennessä tämän syksyn aikana vireillä ollut "Operaatio Tilannekuvan täsmentäminen" on saatava sellaiseen vaiheeseen, että meillä on selkeä näkemys siitä, mitä haluamme kirjastojärjestelmältä. Tällä hetkellä järjestelmäselvityksessä on tutkittavana 4 ydinkohtaa: integraatio ja rajapinnat standardit työnkulut järjestelmän arkkitehtuuri (terve ja toimiva ydin, sis. tuplakontrolli) On selvää, että nyt ei lähdetä kartoittamaan muiden järjestelmätoimittajien tarjouksia näiden asioiden suhteen, kuten alun perin oli aikomus, vaan katsotaan ensin mitä Endeavorin ja Ex Libriksen yhdistyminen tuo tullessaan. Todettiin, että Euroopan EndUser-kokouksen järjestelyt jatkuvat Otaniemessä. Yritysten yhdistyminen avaa kokouksen ohjelman suhteen aivan uusia mahdollisuuksia, koska nyt kaikista Triangelin osista voidaan puhua samassa tapaamisessa. 6. Kaukopalveluohjelmiston hankintaprojekti

4 Viime kevään yleiskokouksessa tehtiin selkeä päätös aloittaa kaukopalveluohjelmiston hankintaprosessi ja kilpailutus. Asia ei ole kuitenkaan edistynyt, sillä on jääty odottamaan kirjastojärjestelmäselvityksen tuloksia ja sen pohjalta tehtäviä päätöksiä. On ajateltu, että jos nyt hankitaan kaukopalveluohjelmisto ja sitten heti päätetään vaihtaa kirjastojärjestelmä, voi olla että uusi ILL-ohjelmisto ei toimikaan parhaalla mahdollisella tavalla yhdessä uuden kirjastojärjestelmän kanssa tai uuteen kirjastojärjestelmään kuuluu siihen integroitu ILL-moduli. Mutta asiassa on myös toinen puoli: ennenkin on jääty odottamaan uutta kirjastojärjestelmää ja pantu kaukopalveluohjelman hankkiminen jäihin sen vuoksi. Mielipiteet etenemisen suhteen ovat olleet kahtalaisia. Jos opetusministeriö olisi myöntänyt kaukopalveluohjelmistoa varten anotun rahoituksen rakenteellisen kehittämisen rahoista, hankintaprosessi olisi automaattisesti vauhdittunut, mutta rahoja ei saatu. Jos hankintaprojektia lähdetään nyt vauhdittamaan, siihen tulisi useimpien kirjastojen olla sitoutuneita. Todettiin, että pöytäkirjan kohdassa 5 kerrotun Endeavor-uutisen jälkeen on selvää, että kilpailutuksen kanssa ei enää kannata odotella, vaan se olisi järkevää käynnistää pikimmiten. Tilanne on kuitenkin se, että vaikka kirjastot kannattavat kilpailutusta, siihen ei uskalleta sitoutua. Sitoutuminen on vaikeaa, kun kustannuksista ei ole tietoa. Todennäköisesti ohjelmiston hankintakulut eivät nouse suuriksi, ja kokonaisuutta ajatellen osa kirjastojen hankinta- ja tilavaroista tulisi olla siirrettävissä kaukopalveluun. Todettiin myös, että jos asiassa ei nyt edetä, kaukopalvelu näivettyy kokonaan. Tavoitteena kuitenkin on mahdollisimman hyvä asiakaspalvelu. Lisäksi olemme kaukopalvelun suhteen todella jäljessä verrattuna moniin muihin maihin. Ehdotettiin, että kilpailutuksessa voitaisiin ottaa kirjastoilta vakavat ilmoittautumiset FinElib-aineistojen hankinnasta tuttuun tapaan. Kaikkia kirjastosektoreita ei ole otettu mukaan kilpailutukseen, koska haluttiin voida hoitaa hyväksymiset ym. byrokratia vain yhdessä konsortiossa. Kilpailutukseen otetaan kuitenkin mukaan klausuuli, jonka mukaan muutkin sektorit voivat halutessaan tulla ohjelmiston käyttäjiksi. Päätös: Kaukopalveluohjelmiston hankintaprojektia ja kilpailutusta vauhditetaan ja asiassa edetään keväällä 2006 tehdyn päätöksen mukaisesti. 7. Amk-tietokannat Lindaan (liitteet 2a ja 2b) Kansalliskirjasto on jo pitkään neuvotellut ammattikorkeakoulukirjastojen tietokantojen liittämisestä Linda-yhteistietokantaan ammattikorkeakoulukirjastojen edustajien sekä Linnea2-konsortion kanssa. Teknisistä ja käytännön tason asioista on jo pitkälti sovittu, mutta ennen sopimukseen pääsemistä on sovittava vielä kustannuksista, jotka koostuvat kahdesta eri osasta: Linnea2-konsortiolle sekä Kansalliskirjastolle maksettavista maksuista. Kansalliskirjaston esitys näistä on liitteessä 2a. Keskusteltiin konsortiolle tulevista maksuista, joissa kustannusten jako perustuu htv-lukuihin. Maksut koostuvat osuudesta UC-lisenssin hankintakuluihin sekä sovelluksen ja laitteiston tukimaksuista (jotka tulevat muuttumaan laitteiston uusimisen jälkeen). Suurimpana kysymyksenä ammattikorkeakoulukirjastojen puolella on ollut UC-lisenssin hankintakuluihin osallistuminen. Todettiin, että kaikki Linnea2-konsortioon liittyneet ovat tähänkin asti maksaneet osansa UC-lisenssistä. UC-lisenssin osuudessa on tarkoitus laskuttaa vain sen todellisesta maksetusta hinnasta (htv-lukujen suhteessa), vaikka sen päälle tulee vielä kaikki

5 Kansalliskirjaston UC-ohjelmiston hyväksi tekemä kehittämistyö. Päätös: Linnea2-konsortio pitää kiinni siitä, että kaikki Lindaan mukaan tulevat maksavat osansa UC-lisenssistä kuten tähänkin asti. Muutenkin Kansalliskirjaston tekemä esitys maksuista hyväksyttiin ja sitä pidettiin oikeudenmukaisena. 8. OCLC yhteistyö: Linda WorldCatiin Jo nyt Kansalliskirjasto tekee OCLC:n kanssa yhteistyötä siten, että Fennican vuonna 1800 ja sen jälkeen julkaistu monografia-aineisto menee WorldCat-luetteloon ja jatkossa sinne on tarkoitus lähettää myös muita aineistotyyppejä. Teknisiä ongelmia tässä ei ole juuri ollut sen paremmin formaatti- kuin merkkikonversionkaan osalta. Fennica-yhteistyön tavoitteena on ollut saada suomalaiselle aineistolle lisää näkyvyyttä ja ulkomaisille kirjastoille mahdollisuus kopioida suomalaista aineistoa koskevia tietueita suoraan WorldCatista. Lyhyen ajan sisällä WorldCatiin on päivitetty Hollannin kansallinen yhteisluettelo, loppuvuoden 2006 aikana sinne ollaan viemässä useita saksalaisia yhteisluetteloita ja sopimus on solmittu myös Taiwanin tietueista, eli tietokanta laajenee nyt nopeassa tahdissa (parhaimmillaan noin miljoonan tietueen viikkovauhtia). Tämä on teknisesti mahdollista, sillä teoriassa tietokantaan voidaan ajaa jopa miljoona tietuetta päivässä. WorldCat on nykyisin vapaasti käytettävissä osoitteessa FRBR-pohjaista käyttöliittymää voi testata hakemalla vaikkapa Väinö Linnan tai Mika Waltarin teoksia. Juha Hakala on OCLC:n Members Councilin varajäsen. Members Council on n. 60 hengen joukko, joka edustaa WorldCatissa mukana olevia kirjastoja tai pikemminkin konsortioita. Councilin kokouksessa syksyllä 2006 Hakalalle oli esitetty yhteistyötarjous siitä, että Linda toimitettaisiin WorldCatiin. Lisäksi sinne voitaisiin viedä kansallisdiskografia Viola, mutta se on Kansalliskirjaston sisäinen päätös. Lindan suhteen tarvitaan konsortion mielipide, koska mukana toimitettaisiin myös saatavuustiedot, jolloin kansainvälisten kaukopalvelupyyntöjen lisääntyminen tulee todennäköiseksi. Lisäksi OCLC voi antaa suomalaista aineistoa Google Scholariin, jolloin Googleen meno tulee päätettyä kollektiivisesti. Myös kirjastoja koskevat tiedot toimitettaisiin Lindan tietojen ohella paikannuspalvelua varten. Todettiin, että Google Scholar auttaisi myös kotimaisia tutkijoita löytämään kotimaiset aineistot paremmin. Mahdollisen WorldCat-yhteistyön ei uskota horjuttavan Lindan asemaa, koska WorldCat ei pyri korvaamaan kansallisia yhteisluetteloita, vaan täydentämään niitä. Jos Lindan aineistot olisivat WorldCatissa, voitaisiin Lindan kattavuutta verrata helposti muiden yhteisluetteloiden kattavuuteen. Päätös: Kansalliskirjastolle annetaan valtuudet valmistella asiaa keväällä 2007 pidettävään Linnea2-konsortion yleiskokoukseen. 9. Muut asiat Kuno Öhrman kertoi, että yliopistojen tietohallinnossa ollaan aloittamassa opintoihin liittyvien tietomallien ja käsitekarttojen luomista. Käsitteiden standardointi on tarkoitus ulottaa myös taloushallinnon puolelle.

6 10. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous pidetään torstaina klo 10: Paikka varmistuu myöhemmin. 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12:55. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Jokinen sihteeri päivitetty NJ