Linnea2-ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: klo 12:30-15:35 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Irmeli Koskimies Eeva Laurila Ari Muhonen (puheenjohtaja) Anja Ukkola Kuno Öhrman Juha Hakala (esittelijä) Annu Jauhiainen (esittelijä) Nanna Jokinen (sihteeri) Poissa: Kai Ekholm Helena Hämynen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita 3.1 Erkki-tietokannan tilanne Erkki-tietokanta on vihdoin tuotannossa. Siihen liittyvät sopimukset allekirjoitettiin vuoden 2005 lopussa. Kansalliskirjasto on kouluttanut arkistolaitoksen henkilökuntaa ja he ovat aloittaneet luetteloinnin. Lainaus ei ole vielä käytössä. Tietueet päivittyvät jo myös Erkistä LINDAan. Kansallisarkiston väki on ollut todella tyytyväinen Voyageriin. Kansalliskirjasto tukee Erkin liikkeellelähtöä palkkaamalla tämän ja ensi vuoden ajaksi Erkki-sovellussuunnittelijan, joka on juuri valittu. On tarkoitus, että 2008 alkaen rahoitus Erkin ylläpitotyöhön saataisiin siihen osallistuvilta kirjastoilta. Arkistolaitoksen lisäksi näköpiirissä on muutamia potentiaalisia osallistujia, mutta vielä niistä mikään ei ole varma, koska kustannukset ovat olleet viime vuoden lopulle saakka epäselviä ja budjettineuvottelut vievät aina aikansa. Erkkiä on markkinoitu erikoiskirjastojen neuvostossa ja se istuisi hyvin myös ValtIT-hankkeen tavoitteisiin. Todettiin, että Erkistä pitää tiedottaa koko kirjastoverkolle. 3.2 Endeavor-käyttäjäryhmät EndUser kokoontuu Chicagossa huhtikuussa pääsiäisen jälkeen,

2 Triangelipäivät eli yhdistetyt FinEUG- ja FinSMUG-kokoukset pidetään Kuopiossa toukokuun puolivälissä, E-EndUser on Edinburghissa elo-syyskuun vaihteessa, HY:n yleiskokousedustajan vaihtuminen Eeva Laurilan tilalle on tulossa jo seuraavaan yleiskokoukseen Kaisa Sinikara. Vaihdos johtuu Laurilan virkavapaasta, joka alkaa Esitetään yleiskokoukselle, että Sinikara tulee Laurilan tilalle myös ohjausryhmään. 5. Yleiskokous Tarkistettiin tulevan yleiskokouksen asialistan luonnos ja tehtiin joitakin lisäyksiä. Todettiin, että yleiskokouksen aineistot ehditään lähettää vain kolme päivää ennen kokousta, koska ohjausryhmän kokous oli näin lähellä yleiskokousta. 6. Endeavor-tilanne Annu Jauhiainen kertoi että tilanne on kärjistynyt vuoden vaihteessa. ENCompass-versio vaihdettiin joulun 2005 alla ja siinä yhteydessä tuli esille paljon ikäviä asioita. Versiosta puuttui siihen luvattuja kehittämispiirteitä. Lisäksi ilmeni myös vakausongelmia. Kansalliskirjastosta lähetettiin helmikuun alussa Endeavorille kirje, jossa ENCompass-ongelmien lisäksi nostettiin esille Voyageriin liittyvät ongelmat, joiden korjaaminen ei ole edistynyt. Neuvottelut ovat jatkuneet kirjeitse ja puhelimitse, mutta mitään konkreetteja korjauksia tai parannuksia ei ole ainakaan vielä saatu. Näyttää siltä, että Endeavorilla ei ymmärretä miksi nostamme ongelmia esille. Mahdollisesti kyse on siitä, että yrityksen ylin johto ei ole täysin perillä tilanteestamme. Keväällä 2005 luvatuista kymmenestä korjauksesta on saatu vain kolme, ja nekin on tehty versioon 5, joka ei ole vielä meillä käytössä ja jota ei ole voitu vieläkään kunnolla testata testipalvelimen ongelmien vuoksi. Skandinaavisiin merkkeihin liittyvien ongelmien kanssa jouduttiin umpikujaan ennen joulua, koska Endeavorin mielestä osa raportoimistamme virheistä ei kuulu mukaan Unicode-version hyväksymiseen. Tälle vuodelle luvattu 20 % alennus tukimaksuista perustui siihen, että ohjelmistosta on puuttunut sopimuksessa luvattuja piirteitä ja että ongelmien korjaamiseen on kulunut liian pitkä aika. Endeavorin johdon mukaan lupaus alennuksesta liittyi strategiseen kumppanuuteen ja alennuksen edellytyksenä olisi ollut Unicode-version hyväksyminen ja siihen liitettyjen maksujen maksaminen. Tällä hetkellä tilanne on se, että kansalliskirjasto ei suosittele ENCompassia yliopistoille avoimeksi julkaisuarkistoksi, muun muassa OAI-PMH -tuen ongelmien vuoksi. Myös Voyagerin suhteen täytyy alkaa selvittää muita vaihtoehtoja, sillä olemme joutuneet tekemään korjauksia järjestelmään itse. Endeavorin johto on tulossa Suomeen toukokuun lopussa neuvottelemaan näistä asioista, Kristiina Hormian kautta viestiä on viety myös Elsevierin johdolle, joka on luvannut ottaa asiat esille Endeavorin kanssa. Kansalliskirjaston kirje on lisäksi mennyt tiedoksi muutamille muille kansalliskirjastoille. Loppuvuodesta kirjastojärjestelmämarkkinoista ja tarjolla olevista vaihtoehdoista on syytä tehdä esiselvitys. Jos Voyagerin suhteen ei tämän vuoden aikana saada selvää kehittämisstrategiaa, voidaan päätellä että tuotteen elinkaari ei ole enää kovin pitkä. Tosiasia kuitenkin on, että

3 järjestelmän vaihtoprosessi on niin kallis, että siihen ei kevyillä perusteilla voida lähteä. Juha Hakala mainitsi, että Endeavor on aloittanut Elsevierin toimesta digitaalisen arkiston järjestelmän (Kronos) kehitystyön. Kansalliskirjastosta on oltu mukana ohjelman suunnittelun ohjausryhmässä. Tällä voidaan viestiä Endeavorille yhteistyöhalukkuutta muuten kireässä tilanteessa. 7. Kaukopalvelun ohjelmistotyöryhmän raportti (liitteet 1 ja 2) Annu Jauhiainen esitteli liitteenä olevan kaukopalvelun ohjelmistotyöryhmän raportin. Eri järjestelmiin tutustuttaessa tavoitteena oli ideoiden hakeminen ja perspektiivin saaminen RFP:n tekemiseen, ei järjestelmien arvioiminen. RFP:n tekemisessä oli hyvänä apuna vuonna 1998 kirjastojärjestelmää hankittaessa tehty versio, joskin asiakastoimisuutta koskevat kohdat piti lisätä. RFP on vielä kesken, mutta se lähtee kirjastoille kommentoitavaksi, mikäli yleiskokous päättää käynnistää tarjouskilpailun. Työryhmä suosittelee yhteisen kaukopalveluohjelmiston hankintaa, jotta Suomessakin päästäisiin kaukopalvelun osalta kansainväliselle tasolle ja saataisiin laskusuunnassa olevat kaukopalveluluvut kääntymään nousuun. Raportissa on esitelty tarjouskilpailun eri vaihtoehdot, joista suositeltavin olisi rajoitettu menettely. RFP:n luonnoksessa on tällä hetkellä mainittu vain Linnea-konsortion kirjastot ja todettiin, että myös muut kirjastosektorit tulee ottaa kilpailutuksessa tavalla tai toisella huomioon. Ohjausryhmä suosittelee kilpailutuksen aloittamista. 8. Konsortion varat ja budjetti 2006 (Liite 3) Laitteistomenoista johtuen konsortion varat olivat vuoden 2005 lopussa euroa miinuksella. Myös tänä vuonna jäädään laskelman mukaan noin 3000 euroa miinukselle. Tällä hetkellä laitteistopäivityksiin ei ole tarvetta, ja potentiaaliset tulonlähteet ovat uusienkirjastojen liittymismaksut sekä ammattikorkeakoulukirjastojen liittyminen LINDAan. Keskusteltiin lyhyesti siitä miten tuleva palvelinratkaisu vaikuttaa tuloihin. Ohjausryhmä hyväksyi varat sekä budjetin ja ottaa vastaan kansalliskirjaston tarjouksen toimia vajeen osalta pankkina. 9. Matkakorvaukset Enduser-konferenssiin Periaatteena on ollut, että konsortion rahoista maksetaan korvauksia niille suomalaisille osallistujille, joilla on konferenssissa esitys tai muu virallinen tehtävä. Nyt korvauksia ei voida taloudellisen tilanteen vuoksi myöntää. Ohjausryhmä kehottaa kirjastoja kuitenkin lähettämään henkilökuntaa EndUseriin mahdollisuuksien mukaan. 10. Raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta (Liitteet 4 ja 5) Raportti järjestelmän toiminnasta on tehty samalla mallilla kuin muinakin vuosina, osiot ovat käyttöönotto ja Linnea2-verkon laajeneminen, laitteisto, järjestelmän toimiminen ja kustannukset.

4 Kustannustenjakotaulukko on myös samanlainen kuin viimeksi. Se ei sisällä vuotta 2006, koska siitä ei vielä tiedetä mitään varmaa. Sun oli laskuttanut viime vuonna Web-edustakoneiden osalta liikaa ja siitä saadaan hyvitys seuraavissa Sanni-laskuissa. Ohjausryhmä hyväksyi raportin ja kustannusten jakautumista esittelevän liitteen kiitosten kera. 11. Laitteistoprojekti Juha Hakala esitteli laitteistoprojektin tämän hetken tilanteen. Projekti on organisoitunut siten, että yksi työryhmä selvittää hankintamenettelyä, toinen selvittää tekniikkaa ja ohjausryhmä valvoo selvitystöitä. Molempien ryhmien raportit ilmestyivät pari viikkoa aikataulusta myöhässä. Hankintaselvityksessä on päädytty suosittelemaan avointa menettelyä. Toinen vaihtoehto eli suorahankinta vaatisi lisäselvityksiä lakimiehen kanssa. Tekninen työryhmä on analysoinut koko nykyisen laiteympäristön, joka on melko monimutkainen; viisi sovelluspalvelinta, 10 pienempää palvelinta sekä viisi tiedostojärjestelmää. Ympäristön ylläpito on työlästä, sillä pelkästään Sanniin on tehty kuuden vuoden aikana parikymmentä erilaista päivitystä. Selvityksessä todettiin, että laitteistojen käyttöä ei ole kovin hyvin optimoitu. Työryhmän kanta on, että edut voidaan maksimoida konsolidoimalla kaikki sovelluspalvelimet, ja siitä ehdotetaan tarjouskilpailun järjestämistä. Ohjausryhmän puheenjohtaja Esko Ala-Peijarin aloitteesta ryhmä on alkanut selvittää myös palvelunhankintavaihtoehtoa. Silloin konsortiot eivät enää omistaisi laitteistoa, vaan sen hankkimisesta ja päivityksistä sekä mahdollisesta palvelimien ja tiedostojärjestelmien konsolidoinnista päättäisi ja huolehtisi palvelun tarjoaja. Konsultti Olavi Köngäs on lupautunut tekemään suppean selvityksen palvelunhankintakonseptin eduista ja kilpailutuksesta toukokuun loppuun mennessä. Opetusministeriö tukee selvitystä, koska se istuu ValtIT-ohjelmaan. Kun Köngäksen selvitys on valmis, voidaan päättää lähdetäänkö hankkimaan palvelua vai palvelinta, ja sen jälkeen voidaan edetä käytännön toimissa. Keskusteltiin siitä, katoaako kirjastoista oleellista osaamista, jos laitteisto ja ylläpito ostetaan palveluna. Näkemys oli, että mahdollinen katoava osaaminen (korkean tason UNIX-asiantuntemus) ei kuulu kirjastojen ydinosaamiseen, joka keskittyy triangelisovelluksiin ja niiden tietosisältöihin. 12. Ohjausryhmän raportti edellisestä toimintavuodesta (Liite 7) Annu Jauhiainen esitteli luonnoksen ohjausryhmän raportiksi ja pyysi siihen kehittämisehdotuksia. Luonnoksen mukaista lyhyttä yhteenvetoa pidettiin hyvänä mallina ja ohjausryhmä totesi raportin kelpaavan sellaisenaan. 13. Toimintasuunnitelma vuodelle 2006 (Liite 8) Annu Jauhiainen esitteli luonnoksen Linnea2-konsortion toimintasuunnitelmasta vuodelle Palvelujen kehittämisen kohtaan lisättiin Shibboleth. Lisättiin myös kokoelmatietojen näkyvyyden lisääminen esim. Googlen avulla. Ohjausryhmä hyväksyi toimintasuunnitelman näillä lisäyksillä. 14. Muut asiat

5 Katri Vänttinen oli lähestynyt ohjausryhmää viestillä, jossa kerrottiin että keskustelut ammattikorkeakoulukirjastojen liittymisestä LINDAan on taas herätetty henkiin. Tästä on keskusteltu aikaisemminkin, mutta tielle on tullut joko rahoitukseen tai tekniikkaan liittyviä ongelmia. Jos amk-kirjastot tulisivat mukaan LINDAan, ne olisivat jakamassa sekä ohjelmiston että laitteiston kustannuksia. Toiseksi vaihtoehdoksi jää se, että amk-kirjastot perustaisivat oman erillisen yhteisluettelon. Ohjausryhmä kannattaa LINDA-yhteisluettelon laajentamista amk-kirjastoihin ja esittää yleiskokoukselle, että kansalliskirjastolle annettaisiin valtuudet jatkaa sopimusneuvotteluja ja tehdä esitys amk-kirjastojen LINDA-kustannuksista. Todettiin, että opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia valmistuu kevään aikana ja siinä kiinnitetään huomiota kirjastojen asioihin. 15. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous pidetään maanantaina klo 9:00 alkaen samassa paikassa. 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:35. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Jokinen sihteeri päivitetty NJ