Linnea2-ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: klo 9:35-11:55 Paikka: Helsinki, Unioninkatu 36, Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Läsnä: Irmeli Koskimies Ari Muhonen (puheenjohtaja) Kaisa Sinikara Anja Ukkola Kuno Öhrman Juha Hakala (esittelijä) Annu Jauhiainen (esittelijä) Nanna Jokinen (sihteeri) Poissa: Kai Ekholm Helena Hämynen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita Vuoden 2006 Euroopan Endeavor-käyttäjäryhmän kokous on Edinburghissa elo-syyskuun vaihteessa. Ensi vuonna kokous järjestettäneen Suomessa. TKK:n kirjasto on halukas hoitamaan käytännön järjestelyt ja kokouspaikkana lienee näin ollen Espoon Otaniemi. Esa Kurjen siirtyessä toisiin tehtäviin, Kansalliskirjastoon haetaan sovellussuunnittelijaa, jonka tehtävänä on tukea kirjastoja Voyagerasioissa sekä neuvotella Endeavorin kanssa. AMKIT-kirjastojen mukaantulo LINDAan ei ole lomien vuoksi juurikaan edistynyt kesän aikana. Edellisen ohjausryhmän kokouksen terveiset on kuitenkin viety eteenpäin ja alustavasti amk:t ovat pitäneet ehdotuksia hyvinä. 4. Laitteistoprojekti (liite 1) Juha Hakala kertoi laitteistoprojektin tilanteesta. Prosessi on edennyt hienosti, josta voi erityisesti kiittää projektin ohjausryhmän

2 puheenjohtajaa Esko Ala-Peijaria sekä konsulttina toiminutta Olavi Köngästä. Laitteistohankkeelle haetaan keskitettyä rahoitusta opetusministeriön rakenteellisen kehittämisen rahoista. Hanke-esitys on tehty ministeriön vaateita silmälläpitäen ja esitys on käyty läpi myös Helsingin yliopiston kanssa. Esityksessä uuden palvelimen arvioitu hinta on asetettu varmuuden vuoksi melko korkeaksi koska etukäteen ei voida tietää miten hyvin kilpailutus onnistuu, mutta silti säästöjä syntyisi verrattuna siihen, että nykyisen mallin mukaiset palvelimet vaihdettaisiin uusiin, joka sekin olisi edessä. Esityksen laskelmien mukaan myös CSC:n palveluhinnoista, laitetoimittajan tukimaksuista ja kirjastojen työaikakustannuksista säästöä kertyisi huomattava summa. Kaikkiaan vuosittaiseksi säästöksi on arvioitu nykytilanteeseen verrattuna noin Helsingin yliopiston hanke-esitykset lähtevät ministeriöön elokuun lopussa ja ministeriön päätös tullee vuoden loppuun mennessä. Opetusministeriön hallinnonalan IT-strategiassa kirjastot on nostettu esille positiivisina esimerkkeinä, joten kirjastojen hanke-esityksellä voidaan olettaa olevan painoarvoa. Nykyisillä laitteilla pärjätään todennäköisesti hyvin siihen saakka kunnes uusi laite voidaan hankkia Kaisa Sinikaran tietojen mukaan Helsingin yliopiston hankekokonaisuutta on esitelty dekaaneille siten, että hankkeet on jaettu erilaisten otsikoiden alle, joiden alla ne on vielä eritelty valtakunnallisiin ja yliopiston sisäisiin. Kaikkiaan Helsingin yliopistolla on tällä hetkellä 35 kpl hanke-esityksiä ja yliopisto suorittaa niiden priorisoinnin vielä ennen ministeriöön lähettämistä. Vaihtoehtoisia rahoituslähteitä on mietitty sekä opetusministeriön että yliopiston kanssa ja päädytty siihen, että rakenteellisen kehittämisen rahat ovat tälle laitehankkeelle paras vaihtoehto. Todettiin, että jos keskitettyä rahoitusta ei jostakin syystä saada, seuraavaksi etenemistavaksi jää uuden palvelimen leasing, jolloin säästöt jäävät kuitenkin huomattavasti pienemmiksi. Ohjausryhmä antoi vielä joitakin parannusehdotuksia hanke-esityksen tekstiin, jota kiitettiin kokonaisuutena hyvin tehdyksi. 5. Varmuuskopiointilaitteiston myynti Muutama vuosi sitten CSC:llä ei vielä ollut Sannin varmuuskopiointeihin sopivaa laitteistoa ja silloin Linnea2-konsortiolle hankittiin oma sellainen (hankintahinta ) ohjelmistoineen. Nykyisin CSC:llä on konsortion laitteistoa paljon järeämpi varmuuskopiointilaitteisto ja -ohjelmisto, joille oli ensin siirretty Armas-palvelimen varmistukset ja viime keväänä myös Sannin varmistukset. Ongelmia ei ole esiintynyt. Koska konsortion omistama laitteisto on nyt käyttämättömänä, Juha Hakala on selvittänyt paljonko sen myynnistä voisi saada rahaa. CSC on tarjonnut laitteistosta 6500, mikä vastaa Hakalan tekemän kyselyn mukaan laitteiston hintaa vapailla jälleenmyyntimarkkinoilla. CSC:n tarjouksesta pyydettiin ohjausryhmän kannanottoa. Hyväksyttiin CSC:n tarjous. 6. Voyager-tilanne ja suhde Endeavoriin (liite 2) Edellisessä Linnea2-ohjausryhmän kokouksessa käsiteltiin toukokuisen Endeavor-neuvottelun lopputulos, eikä asioissa ole lomakauden vuoksi

3 tapahtunut kovin paljon sen jälkeen. Sähköpostikeskusteluissa on saatu vahvistus sovituille asioille ja elokuun alussa on saatu myös sopimuksen muutoksen luonnos Endeavorilta. Tekstissä asiat on kirjattu sovitulla tavalla lukuun ottamatta sitä, että Endeavor on siirtänyt 20 % tukimaksun alennuksen vuodelle 2007, vaikka tähän saakka on puhuttu vuodesta Alennuksesta on puhuttu alun perin jo keväällä 2005, jolloin todettiin myös, että seuraavalle vuodelle halutaan vielä suurempi alennus, jos sovitut asiat eivät ole kunnossa 2006 loppuun mennessä. Jos nyt antaisimme siirtää alennuksen vuodelle 2007, tuo mahdollisuus (johon Endeavor ei tosin ole vielä missään vaiheessa suostunut) menetettäisiin. Lisäksi tänä vuonna saatavasta alennuksesta on tiedotettu kirjastoille ja ne ovat varmasti varautuneet siihen budjeteissaan. Vaikka alennus olisikin rahallisesti suurempi vuonna 2007 (koska tukimaksu nousee joka vuosi 5 %), noiden muiden syiden vuoksi halutaan pitää kiinni vuodesta Huomautettiin, että olemme tässä asiassa jälleen luottamuskysymyksen äärellä ja alennus on meillä vasta sitten kun se näkyy laskuissa. Annu Jauhiainen luetteli vielä kaikki sopimuksen muutokseen tekemänsä korjaukset. Muistutettiin, että tällä hetkellä koko Voyagerin hankintahinnasta on maksamatta 20 %. 15 % vielä maksetaan, sikäli kun kaikki rahoihin sidotut korjaukset saadaan. Viimeiset 5 % on sovittu jätettäväksi kokonaan maksamatta. Asialistassa viitattiin myös Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmän verkkopalveluryhmän pidetyn kokouksen pöytäkirjan kohtaan 5. Verkkopalveluryhmän jäsenet olivat olleet tyytymättömiä Endeavorin kanssa saavutettuun neuvottelutulokseen ja antaneet Kansalliskirjastolle toimeksiannon Operaatio Tilannekuvan täsmentäminen. Selvityksellä halutaan saada selville mitä vaatimuksia meillä on kirjastojärjestelmälle, miten hyvin Voyager ne täyttää ja miten hyvin vaihtoehtoiset järjestelmät ne täyttäisivät. Työ tehdään Kansalliskirjastossa syksyn aikana. Pidetään kiinni siitä, että 20 % alennus tukimaksuihin on saatava vuodelle Sopimuksen muutoksessa on mainittava selkeästi, että 5 % Voyagerin hankintahinnasta on sovittu jätettäväksi kokonaan maksamatta. 7. Kaukopalveluohjelmiston hankintaprojekti (liite 3) Edellisessä kokouksessa toivottiin, että kaukopalveluohjelmiston hankintaan haettaisiin keskitettyä rahoitusta opetusministeriön rakenteellisen kehittämisen rahoista. Annu Jauhiainen esitteli hankeesityksen, joka on laadittu yliopiston asiantuntijoiden antamien ohjeiden mukaisesti. Järjestelmätoimittajilta saatujen alustavien tarjousten perusteella on päädytty esittämään suuruista summaa. Esityksessä perustellaan hankintaa sillä, että nykyisin kaukopalvelu on kirjastotoimintojen heikoin lenkki ja toiminnan kirjavuus haittaa yhtenäistämistä. Hanke-esitys koskee pelkästään kaukopalveluohjelmiston hankintaa ja loput kulut tulisivat kirjastojen maksettaviksi. Jos keskitettyä rahoitusta ei saada, vaihtoehto on yliopistojen oma rahoitus ja silloin monet kirjastot jäävät todennäköisesti hankinnan ulkopuolelle. Todettiin kuitenkin, että raha-anomuksissa laitteistohanke menee ehdottomasti kaukopalveluohjelman edelle. Mikäli keskitettyä rahaa ei saada, hankintakustannukset jaettaisiin kirjastoille todennäköisesti järjestelmätoimittajan hinnoittelutavan perusteella.. Keskusteltiin siitä, voitaisiinko rahoituksesta keskustella suoraan ministeriön kanssa, mikäli anomus rakenteellisista rahoista ei tuota tulosta. Uhkakuvana on koko kaukopalvelun kuihtuminen, jos asioille ei nopeasti saada tehtyä jotakin. Ohjelmiston kilpailutus toteutetaan joka

4 tapauksessa tänä syksynä, vaikka rahoituksesta ei olisikaan tietoa. Todettiin, että kilpailutus ei vielä velvoita kirjastoja hankintaan. Edellisessä kokouksessa sovittu työryhmä on jo vahvistettu, mutta ensimmäinen kokoontuminen on lomakauden vuoksi vasta edessä. Mainittiin mahdollisuudesta hankkia kirjastojen hankinnoille sponsoritukea yritysmaailmasta. Voisi olla hyvin mahdollista saada jokin yritys tai yrityksiä tukemaan kertahankintoja, vaikkakaan jatkuvaa toimintaa ei voi rakentaa yritysrahoituksen varaan. Esimerkkinä mainittiin, että OP-ryhmä on rahoittanut yleisten kirjastojen laitehankintoja, koska osaltaan kirjastojen asiakaspäätteet edistävät myös pankkien tarjoamien verkkopalvelujen käyttöä. 8. Kustannustenjako v (liitteet 4a ja 4b) Syksyn 2005 yleiskokous jätti kustannustenjaon osalta päätettäväksi kaksi asiaa: 1) käytetäänkö vuoden 2007 kustannustenjaossa koko henkilökunnan vai kirjastoammatillisen henkilökunnan htv-lukua ja 2) onko Voyager-tukimaksun perusosan suuruus 20 vai 30 %. Itse asiassa päätös oli tarkalleen tämä: Perusmaksun suuruudeksi valittiin 30 % vuodelle 2006, mutta vuonna 2007 perusmaksuksi vaihdetaan 20 %, ellei silloin ilmene jotain perustavanlaatuista syytä päättää toisin. Annu Jauhiainen oli valmistellut kaksi eri laskelmaa, josta toinen perustui koko htv-lukuun ja toinen kirjastoammatillisen henkilökunnan htv-lukuun (v yhteistilasto). Molemmissa laskelmissa oli mukana Voyagertukimaksu sekä 20 että 30 %:n perusosalla. Maksun suuruus oli laskettu tämän vuoden maksun perusteella 5 %:lla korotettuna ja uudet konsortion jäsenet huomioiden 20 % alennus oli jätetty pois laskelmista. Laitteistokuvio on vielä auki, joten sen maksuja ei voitu vielä ottaa huomioon. Esitettiin, että ARSCA ja ERKKI laskutetaan tietokantakohtaisesti eikä konsortion jäsenkohtaisesti. Todettiin, että yhteistilastossa ei edelleenkään ole yksiselitteisempää määritelmää htv-lukujen ilmoittamiselle. Esitetään yleiskokoukselle, että kustannustenjaossa käytetään jatkossa kirjastoammatillisen henkilökunnan htv-lukua. Voyager-tukimaksun perusosan suuruudeksi esitetään 20 %, vaikka tähän HELKAn edustaja esittikin huolestumisensa. HELKAn osalta muutos on hankala, koska maksut ovat nousseet kovin paljon lyhyessä ajassa, eikä lisärahaa ole tiedossa. 9. Yleiskokous Todennäköisesti kokous pidetään Kansalliskirjastossa, Fabianian auditoriossa. Kokous aloitetaan klo 10. Endeavorin Don Muccino ja myös muita yrityksen edustajia on tulossa mukaan, joten kokous voi alkaa Endeavorin puheenvuorolla. Sille annetaan 1½ tuntia aikaa, ja samaan yhteyteen toivotaan syntyvän myös keskustelua yleiskokousedustajien ja Endeavorin edustajien välillä. Todettiin kuitenkin, että varsinaisista ongelmista ei kannata keskustella silloin, vaan vasta sen jälkeen kun Endeavorin edustajat ovat poistuneet. Endeavorin esityksen jälkeen pidetään tunnin lounastauko, jonka jälkeen on varsinainen kokous. Aikaa varataan klo 15 saakka, vaikka todennäköisesti kokous voidaan päättää jo aikaisemmin. Asialistalla ovat Endeavor-tilanne, laitteistoprojekti ja kustannusten jako. 10. Muut asiat

5 Kaisa Sinikara kertoi, että Helsingin yliopiston kirjastojen ja Kansalliskirjaston välinen palvelusopimusmalli on saatu valmiiksi kesäkuussa, ja se on tulossa verkkoon. Kaisa Sinikara kertoi myös anoneensa virkavapaata loka-joulukuuksi Hänen sijaisekseen on tulossa Heli Myllys. Sovittiin, että asia otetaan esille yleiskokouksessa. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous pidetään torstaina iltapäivällä. Tarkempi aloitusajankohta sovitaan myöhemmin. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:55. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Jokinen sihteeri päivitetty NJ