AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän tapaaminen

Transkriptio

1 AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän tapaaminen Aika: klo Paikka: Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1 Osanottajat: AMKIT-johtoryhmä: Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia amk Tarja Koskimies, Seinäjoen amk Jussi Kärki, Satakunnan amk Sinikka Luokkanen, Hämeen amk Poissa: Hanna-Riina Aho, Keski-Pohjanmaan amk Iiris Kuusinen, Kymenlaakson amk Iris Tahvanainen, Metropolia amk Päivi Ylätalo, Diakonia amk Linnea2-ohjausryhmä: Helena Hämynen, Joensuun yliopiston kirjasto Ari Muhonen, TKK:n kirjasto Vuokko Palonen, Tritonia Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken Poissa: Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto Konsortioiden yhdistämistyöryhmän edustajat: Arja-Riitta Haarala, Tampereen teknillinen yliopisto Tarja Takaranta, AMKIT-konsortio Anja Ukkola, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Kansalliskirjasto: Kristiina Hormia-Poutanen, puheenjohtaja Päivi Järvinen, sihteeri Annu Jauhiainen, asiantuntija 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen avasi kokouksen klo Korkeakoulujen yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion valmistelun jatko AMKIT-konsortio ja Linnea2-konsortio ovat kumpikin yleiskokouksissaan hyväksyneet yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion valmistelun. Päätökset mahdollisesta yhteisestä konsortiosta tehdään konsortioiden jäsenten tasolla (rehtorit, hallintojohtajat) sen jälkeen, kun on olemassa ehdotus päätöksenteko- ja kustannustenjakomalleista. Mallien suunnittelua varten on määrä perustaa työryhm(i)ä, jo(i)ssa on edustus kummastakin konsortiosta. Keskustelu asiasta on

2 päätetty aloittaa AMKIT-johtoryhmän ja Linnea2-ohjausryhmän yhteisellä keskustelulla. Esitys: Aloitetaan keskustelu yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion perustamisesta. Määritellään periaatteet kustannustenjaolle ja päätöksentekomenettelylle. Kansalliskirjasto esittää, että kumpikin konsortio valitsee keskuudestaan 2-3 jäsentä, jotka yhdessä Kansalliskirjaston asiantuntijoiden kanssa alkavat valmistella uuden yhteisen konsortion sopimusta, sääntöjä sekä kustannustenjakomallia. Työryhmä raportoi AMKIT-konsortiolle ja Linnea2-konsortiolle työn etenemisestä. Päätökset uudesta konsortiosta ja sen toiminnasta tehdään konsortioiden jäsenten tasolla (rehtorit/hallintojohtajat), joille asia esitellään sitten kun konsortioiden yleiskokoukset ovat hyväksyneet omalta osaltaan kustannustenjako- ja päätöksentekomallit. Arja-Riitta Haarala esitteli valmistelevan konsortiotyöryhmän työn tuloksia keskustelun pohjaksi. Keskusteltiin ryhmien työskentelystä ja nostettiin esille jatkotyöskentelyssä huomioitavia asioita: Todettiin, että kaikki tarvittava taustamateriaali oltava käytössä, myös mahdollinen luottamuksellinen aineisto, jos sitä tarvitaan ryhmän työskentelyä varten Ryhmien on hyvä selvittää, onko muualla vastaavia konsortiomalleja Ryhmät järjestävät yhteiskokouksia tarvittaessa Ryhmiin voidaan kutsua lisää asiantuntijoita tarvittaessa Muistutettiin, että kannattaa puhua yleisesti kirjastojärjestelmistä; ts. mitään järjestelmää ei kannata mainita nimeltä raporteissa Kokous esitti sopimus/sääntötyöryhmälle pohdittavaksi, olisiko tuleva konsortio itsessään oikeushenkilö. Päätös: Ohjausryhmä: Päätettiin, että AMKIT-konsortion johtoryhmä ja Linnea2-konsortion ohjausryhmä toimivat yhdessä valmistelevien työryhmien ohjausryhmänä. Tämän ohjausryhmän seuraava kokous sovittiin pidettäväksi tiistaina klo Aikataulu: Työryhmien raporttien ja ehdotusten tulee olla valmiina helmikuun 2009 loppuun mennessä. Marraskuun lopussa toimitetaan ensimmäinen väliraportti, jolloin tarkistetaan tarvitaanko lisää väliraportteja. Työryhmien kokoonpano: Kustannustenjakomalliryhmä Jäsenet: Marja Hirvikallio Annu Jauhiainen Linnea2-konsortio, yliopistokirjastojen ulkopuolelta Kansalliskirjasto

3 Vuokko Palonen Linnea2-konsortio Sinikka Luokkanen AMKIT-konsortio Iris Tahvanainen AMKIT-konsortio Anja Ukkola Linnea2-konsortio Asiantuntijajäsen: Soile Harjala TTY Sihteeri: Tarja Takaranta, AMKIT-konsortio Koollekutsujaksi sovittiin Vuokko Palonen, kokous valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ryhmälle. Sopimus/sääntöryhmä Jäsenet: Sirkku Blinnikka Annu Jauhiainen Päivi Kytömäki Jussi Kärki Pentti Vattulainen Kuno Öhrman AMKIT-konsortio Kansalliskirjasto Linnea2-konsortio AMKIT-konsortio Linnea2-konsortio, yliopistokirjastojen ulkopuolelta Linnea2-konsortio Asiantuntijajäsenet: Kansalliskirjaston lakimies Terhi Manninen, Arene ry:n lakimies Sihteeri: Kansalliskirjasto esittää sihteerin ryhmän ulkopuolelta, sovitaan myöhemmin. Koollekutsujaksi sovittiin Annu Jauhiainen, kokous valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ryhmälle. 3. Korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen ja sen vaikutus Voyager-tietokantoihin Sekä amk- että Linnea-kirjastot ovat toivoneet Kansalliskirjastolta tukea korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen aiheuttamissa muutoksissa. Erityisesti tarvitaan apua Voyager-tietokantojen yhdistämistä koskevissa neuvotteluissa Ex Libriksen kanssa. Kansalliskirjasto on neuvotellut asiasta Ex Libriksen kanssa toukokuussa ja toimittanut firmalle tiedot nyt tiedossa olevista yhdistymisistä. Asia on esillä uudelleen Ex Libris -tapaamisessa Kansalliskirjastossa on tekeillä www-sivu, johon kootaan ohjeita sekä jo tietokantansa yhdistäneiden kirjastojen kokemuksia. Kansalliskirjasto tarvitsee tietoa yhdistyvien ja yhteistyötään tiivistävien kirjastojen suunnitelmista voidakseen olla avuksi neuvotteluissa ja muutenkin kirjastojen tukemisessa. Syksyllä tullaan järjestämään asiasta keskustelutilaisuus, jonne kutsutaan mukaan Voyager-yhteyshenkilöitä, systeeminhoitajia ja kirjastonjohtajia. Esitys: Keskustellaan yhdistyvien kirjastojen tarpeista ja siitä, mitä tukea kirjastot tarvitsevat Kansalliskirjastolta.

4 Kansalliskirjastoon olisi hyvä saada tietoa esimerkiksi siitä, millaisia suunnitelmia kirjastoilla on tietokantojensa suhteen organisaatioiden yhdistyessä tai kirjastojen yhteistyön muuten tiivistyessä. Kirjastojen yhteistyöstä on useita eri malleja. Todettiin, että yhdistymisien aikataulu on kaikkia kiinnostava tieto. Samoin erilaisten toteutusmallien kustannuksia olisi hyvä päästä vertailemaan etukäteen. Tietokannassa tehtävien omien ratkaisujen/erilaisten yksityiskohtien vaikutus Ex Libriksen perimiin maksuihin olisi hyödyllistä tietää. Kirjastoissa kaivataan esimerkkejä erilaisten ratkaisujen vaikutuksista Ex Libriksen työn hinnoitteluun esim. silloin kun yhdistetään toinen kanta toiseen tai perustetaan uusi tietokanta. Yhdistymisen ja sen valmistelun aiheuttama työmäärä kiinnostaa myös. Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen hanke voi teettää osaltaan selvityksiä. Päätös: Tämän syksyn aikana järjestetään tietokantojen yhdistämisistä keskustelutilaisuus, jonne kutsutaan mukaan Voyager-yhteyshenkilöitä, systeeminhoitajia ja kirjastonjohtajia vaihtamaan kokemuksia. Annu Jauhiainen koordinoi tilaisuuden järjestämistä. 4. Kaukopalveluohjelmiston kilpailutus Kaukopalveluohjelmiston valinta Linnea2-kirjastoille on loppusuoralla. Tarjouskilpailussa on mukana kaksi sovellusta: OCLC:n VDX ja Relais Internationalin Relais Enterprise. Ohjelmiston hankintaa varten nimetty työryhmä on yhdessä Linnea-kaukopalvelutyöryhmän kanssa vertaillut tarjouksia ja testannut sovelluksia. Linnea2-yleiskokous käsittelee työryhmän ehdotuksen valittavasta sovelluksesta 5.9. ja päättää jatkosta. Tarjouskilpailussa on mukana optio, että amk-kirjastot voivat halutessaan tulla mukaan hankintaan ilman erillistä kilpailutusta, joko yhtä aikaa Linnea-kirjastojen kanssa tai myöhemmin. Esitys: Annu Jauhiainen kertoo kilpailutuksen tilanteesta ja jatkoaikataulusta. Linnea2-yleiskokous käsittelee työryhmän ehdotuksen valittavasta sovelluksesta 5.9. ja päättää jatkosta. 5. Tiedotusasioita Todettiin, että yliopistokirjastojen yhteisluettelosovellus vaihdetaan vuodenvaihteessa Voyagerista Alephiin. Keskusteltavaksi tulee jatkossa myös AMKkirjastotietokantojen mukaantulo yhteisluetteloon. Kansalliskirjastossa on aloitettu systeeminhoitopalvelu maksullisena palveluna. Mallissa kirjasto ei tarvitse omaa paikallista systeeminhoitajaa. Pilotteina palvelussa ovat olleet Maanpuolustuskorkeakoulu ja Arkistolaitos. Kansalliskirjaston systeeminhoitoon on palkattu lisää määräaikaista henkilökuntaa.

5 6. Muut asiat Rake-hankkeeseen liittyen on sovittu AMKIT-konsortion ja yliopistokirjastojen neuvoston yhteiskokous, jonka yhteydessä voidaan käsitellä myös muut ajankohtaiset asiat lyhyesti. RAKE-hankkeen seuraavat kokoukset ovat klo ja klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello Vakuudeksi Kristiina Hormia-Poutanen Päivi Järvinen puheenjohtaja sihteeri