Linnea2-ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Linnea2-ohjausryhmän kokous Aika: klo 10:15-12:37 Paikka: Helsinki, Yliopistonkatu 1, Kansalliskirjasto, Fabianian kokoushuone Läsnä: Ari Muhonen (puheenjohtaja) Kristiina Hormia-Poutanen Helena Hämynen Irmeli Koskimies Kaisa Sinikara Anja Ukkola Kuno Öhrman Juha Hakala (esittelijä) Annu Jauhiainen (esittelijä) Nanna Jokinen (sihteeri) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita 3.1 Kansalliskirjaston edustaja Linnea2-konsortion yhteiselimissä Kansalliskirjaston edustaja sekä Linnea2-konsortion ohjausryhmässä että yleiskokouksessa on vaihtunut. Kai Ekholmin sijalla on tästä lähtien Kristiina Hormia-Poutanen. 3.2 Opetusministeriön kaukopalveluselvitys Annu Jauhiainen kertoi ensin oman kaukopalveluselvityksemme/-kilpailutuksemme tilanteesta. Resurssien puutteen vuoksi kilpailutusta ei ole vielä aloitettu, mutta se tehdään pian. Ennen sitä konsultoidaan juristia, sillä kilpailutukseen liittyvät määräykset ovat osin muuttuneet sitten Linnea2-kilpailutuksen ja lisäksi on selvitettävä voisiko Kansalliskirjasto toimia hankintayksikkönä. Muutenkin tämän kilpailutuksen lopputulos on epävarma, sillä ei vielä tiedetä haluaako kukaan loppujen lopuksi hankkia ohjelmistoa. Opm:n kaukopalveluselvityksellä tarkoitetaan kirjastosektorien ministeriöltä pyytämää laajaa selvitystä, jonka aloite on tehty jo v Annu Jauhiaisen tietojen mukaan opm ei ole halukas tekemään laajaa selvitystä vaan pelkän teknisen selvityksen. Ministeriön edustaja oli ehdottanut Jauhiaiselle, että se tukisi Linnea2:n kaukopalveluohjelmistohanketta ja siihen otettaisiin muut sektorit mukaan. Yleisten kirjastojen edustaja Hannu Taskinen oli kuitenkin todennut, että tämä ei riitä. Yleiset kirjastot haluavat laajan,

2 kaukopalvelun politiikkaan syventyvän selvityksen, sillä sitä tarvitaan kunta- ja palvelurakenneuudistuksen kynnyksellä. Tarkoitus on järjestää yhteinen palaveri eri osapuolten kesken ja katsoa mitä on tehtävissä. 3.3 OCLC Members Council Juha Hakala kertoi uutisia viimeisimmästä OCLC Members Councilin kokouksesta. Hakala on valittu yhdeksi eurooppalaisista täysjäsenistä seuraavien kolmen vuoden ajaksi. Ruotsi on solminut yhteistyösopimuksen OCLC:n kanssa ja aikoo viedä kansallisbibliografiansa WorldCatiin, samoin Islanti. Samanlaista suuntausta on nähtävissä myös Keski-Euroopassa, sillä ainakin Puola, useat Saksan osavaltiotason konsortiot ja Hollanti ovat myös toimittamassa tai jo toimittaneet yhteisluetteloidensa bibliografiset tiedot WorldCatiin. OCLC onkin nimittänyt uuden Vice Presidentin, joka hoitaa suhteita pelkästään kansalliskirjastoihin ja konsortioihin. Keskusteltiin siitä, millaisin ehdoin me voisimme lisätä WorldCatyhteistyötä esim. antamalla sinne Lindan tiedot. Todettiin, että tällä hetkellä ne kirjastot, jotka kopioivat WorldCatista maksavat siitä yhteensä n vuodessa. Fennican tietojen antaminen on tuonut ilmaisen kopiointioikeuden vain Kansalliskirjastolle ja Helsingin yliopiston kirjastoille. Lindan kohdalla tulisikin olla mahdollista vaatia ilmaista kopiointioikeutta kaikille Linda-kirjastoille. Silti ongelmaksi voi muodostua se, että Linda ei tällä hetkellä ole kaikille avoin tietokanta ja kuitenkin WorldCat-haku on kaikille avoin. Aiheesta keskustellaan tarkemmin tulevassa Linnea2-yleiskokouksessa. 3.4 Digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytys Opm on nimittänyt pitkään suunnitteilla olleen digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytystä miettivän työryhmän, johon Juha Hakala on nyt pyydetty asiantuntijajäseneksi. Työryhmässä on jäsenenä Kai Ekholm ja Esa-Pekka Keskitalo on sen toinen sihteeri. Ryhmän puheenjohtajana toimii Markku Nenonen Kansallisarkistosta. Tämän vuoden aikana on tavoitteena saada valmiiksi muistio siitä miten pitkäaikaissäilytys organisoidaan kokonaisuutena yli opm:n hallinnonalan. 3.5 Ammattikorkeakoulukirjastot Lindaan Aiheesta on neuvoteltu AMKIT-konsortion johdon kanssa ja heille on esitetty konsortiota koskevat kustannuslaskelmat, jotka olivat esillä edellisessä Linnea2-ohjausryhmän kokouksessa sekä ne kustannukset, jotka ammattikorkeakoulukirjastojen on määrä maksaa kansalliskirjastolle Linda-yhteistyöstä. Pallo on nyt AMKIT-konsortiolla. On epätodennäköistä, että asia etenisi nopeasti, sillä rahaa puuttuu. Pilottien on kuitenkin tarkoitus lähteä liikkeelle tämän vuoden puolella. 3.6 European EndUser 2007 Kokous piti järjestää Suomessa (Otaniemessä) kesäkuussa. Ex Libris Group on kuitenkin ilmoittanut, ettei pysty tukemaan sitä, koska tulossa on niin paljon muitakin kokouksia. Suomen Triangeli-päivät pidetään Tampereella toukokuussa, Ex Libriksen Systems Seminar on niin ikään toukokuussa Saksassa, ja IGeLU syyskuussa Tsekin tasavallassa. Koska osallistujienkin täytyy priorisoida, näyttää siltä, että European EndUserin osallistujamäärä jäisi pieneksi, mikä aiheuttaisi järjestäjille taloudellisen riskin. Näin ollen European EndUser päätettiin peruuttaa. Tilanne on valitettava, koska TKK:lla on tehty paljon valmistelutöitä kyseistä kokousta varten. Todettiin, että syksyn IGeLU-kokoukseen halutaan Voyager-kokonaisuus, jonne voidaan siirtää Otaniemen kokoukseen ajateltuja puheenvuoroja. 3.7 Google ja digitointi

3 Kaisa Sinikara nosti keskusteluun Googlen halukkuuden digitoida kirjastojen aineistoja. Esimerkiksi Oxfordin yliopiston kirjastoon on perustettu digitointikeskus, jonka toiminnasta ja kuluista vastaa Google, mutta kirjasto valitsee digitoitavan aineiston. Prosessissa valmistetaan kaksi sähköistä versiota, joista toinen kuuluu Googlelle ja toinen kirjastolle. Myös The Internet Archive rahoittaa suuria digitointiprojekteja kirjastoissa. Tällaisista mahdollisuuksista on syytä keskustella tarkemmin, kun pohditaan kansallisen aineistomme säilytystä ja sen hinta-laatukysymyksiä. 4. Konsortion varat (liite 1) Annu Jauhiainen esitteli varojen v lopun tilanteen (liite 1). Miinukselta on päästy plussalle, joten tällä hetkellä konsortiolla on jonkin verran varoja. Esitetystä laskelmasta tosin puuttui vielä joitakin yleiskustannuksia. Vuoden 2007 budjettia ei ole vielä tehty, koska kaikki uuden palvelimen hankintaan ja vanhojen laitteiden myyntiin liittyvät tulot ja menot ovat vielä suurelta osin kysymysmerkkejä. Ammattikorkeakoulukirjastojen mahdollinen tulo Lindaan toisi tuloja. 5. Kansalliskirjaston tietohallintostrategia Juha Hakala kertoi Kansalliskirjaston tietohallintostrategiasta. Vastaavaa asiakirjaa ei ole laadittu 1990-luvun puolivälin jälkeen. Tuolloin laaditun kirjastojen tietoteknisen tulevaisuusskenaarion aikajänne päättyi 2006, joten nyt on aika laatia uusi teksti. Tietohallinnon strategiatyö on Kansalliskirjastossa jaettu sisäiseen ja ulkoiseen osuuteen, joista sisäinen käsittelee kirjaston sisäisen tietotekniikan organisoimista. Vastaavia sisäisiä strategioita olisi ehkä hyvä miettiä myös muissa kirjastoissa. Ulkoinen osuus pohtii kansallisen kirjastoverkon tietohallintoa. Siinä tarkastellaan esimerkiksi verkon tulevaisuuden palveluiden ja niiden edellyttämien järjestelmähankintojen priorisointia. Sen pohjana ovat opm:n laatima oman hallinnonalansa tietohallintostrategia sekä Kansalliskirjaston strategia. Myös esimerkiksi OCLC on laatimassa vastaavanlaista asiakirjaa Balance Score Card -metodia käyttäen. Keskusteltiin siitä, miten tietohallintostrategian ulkoinen osuus olisi parasta toteuttaa. Todettiin, että asiakasmielipide on oleellinen jo alkuvaiheessa, erityisesti jos hyödynnetään esim. mainittua BSC-metodia. Opm:n strategiassa taktiikkana oli pitää ensin mammuttikokous, jossa kuultiin eri asiantuntijoita ja sen jälkeen tekstiä alettiin työstää pienemmässä ryhmässä. Strategiassa tulee huomioida yliopistojen tietohallinto yleensä, sekä taustalla myös ValtIT-ohjelma. Aluksi on kiteytettävä ketä varten strategiaa laaditaan, millä abstraktiotasolla ja miten se yhdistetään konkretiaan. Tietohallintostrategiassa voidaan pureutua myös nykyisten ohjelmistoihin perustuvien konsortioidemme rakenteeseen ja toimintaan, joiden uudistaminen alkaa olla ajankohtaista. Tietohallintostrategian laatiminen on tarpeen nyt jos koskaan (kirjastojärjestelmien markkinat tiivistyvät ja pääomasijoittaminen on tullut mukaan kuvioon), mutta myös vaikeampaa kuin koskaan. Viiden vuoden aikajänne vaikuttaa sopivalta, kun puhutaan tietohallintostrategiasta. Ilmeisesti monilla yliopistoilla saati kirjastoilla ei ole omaa tietohallintostrategiaa, joten Kansalliskirjaston laatima asiakirja voi aikanaan toimia apuna niiden laatimisessa.

4 6. Laitteistoprojektin tilannekatsaus (liite 2) CSC:n tarjous palvelimen hankinnasta ja järjestelmien siirrosta uudelle koneelle on vastikään hyväksytty. Juha Hakala alusti näyttämällä CSC:n Tiina Kupila-Rantalan tekemän PowerPoint-esityksen (liite 2), josta ilmenivät projektin vaiheet ja aikataulu. Hakala kertoi, että CSC haluaa korvata nykyiset levyt uudella Hitachin USP 100 -levyjärjestelmällä jo kevään aikana. USP 100 on parhaillaan hyväksymistestissä, CSC on ostanut sen muiden pienempien Hitachilevyjärjestelmiensä ohjaamista sekä kirjastojen tarpeita ajatellen. Konsortioiden ei tarvitse maksaa tuota hankintaa, vaan ainoa kustannus on osa huoltomenoista. Nykytilanteeseen verrattuna säästöä syntyy siitä, että CSC:llä kuluu vähemmän aikaa kirjastojen palvelimien levyjärjestelmien hallinnointiin, ja toisaalta konesalimaksut laskevat, koska tarvitsemme vähemmän sähköä ja konesalipinta-alaa. Uusien levyjen oleellisin etu on kuitenkin se, että konsortioille voidaan antaa uutta levytilaa ja I/O-kapasiteettia aina tarpeen mukaan pelkästään muuttamalla USP 100 -järjestelmän konfiguraatiota. Kokonaisuutena ottaen levypäivitys merkitsee siis tiivistetysti sitä, että toiminnallisuus paranee ja kustannukset laskevat. Hakala totesi myös, että uuden palvelimen domainien määrästä on päätettävä. Domainien lukumäärä vaikuttaa palvelimen tekniseen toteutukseen ja on siksi määriteltävä jo tarjouspyynnössä. Nykyisissä koneissa on yhteensä kahdeksan domainia. Linnea-kirjastoilla on Sannissa neljä ja erillisellä palvelimella yksi eli yhteensä viisi, Amkit-konsortiolla yksi ja sekä Nellillä että Dorialla kummallakin samoin yksi. Eri ohjelmistot on syytä pitää eri domaineissa, fyysisesti erillään toisistaan. Mutta Voyager-domainien määrää voitaisiin leikata reilustikin. Tämä alentaisi jonkin verran koneen hankinta- ja managerointikuluja, mutta säästöt ovat todennäköisesti varsin pieniä. CSC on selvittänyt domainien yhdistämistä, ja heidän mukaansa se aiheuttaa Endeavorille paljon työtä, koska siirrettävien kirjastojen tietokannat pitää mm. indeksoida uudelleen. Yhden domainin "eliminointi" veisi arviolta viikon. Siksi tähän ei kannata ryhtyä samaan aikaan kun uutta palvelinta otetaan käyttöön. Lisäksi näin isoa operaatiota ei voisi tehdä kuin lomakaudella, ja tässä vaiheessa näyttää siltä että palvelimen vaihto venähtää lähelle syyslukukauden alkua, ellei peräti keskelle sitä. Laitteistoprojektin ohjausryhmä suosittaakin, että uudella palvelimella domainien määrä pidetään aluksi entisellään. Domaineja voidaan myöhemmin sulauttaa vähittäin toisiinsa, jos niin halutaan. Näin ei tarvitse etukäteen palvelimen tarjouspyyntöä tehtäessä arvata mikä domain-määrä on teknisesti ja taloudellisesti paras, ja uudelle palvelimelle siirtyminen on mahdollisimman yksinkertainen operaatio. Tämäkin on tärkeää, jos siirtymä joudutaan hoitamaan esimerkiksi tavallisena viikonloppuna. Ohjausryhmän keskusteltavaksi annettiin myös päätöksentekomalli: ehdotettiin, että yleiskokous valtuuttaisi ohjausryhmän tekemään hankintapäätöksen CSC:n ja laitteistoprojektin ohjausryhmän kannan pohjalta. Toisena vaihtoehtona ehdotettiin, että yleiskokous antaisi päätösvallan laitteistoprojektin ohjausryhmälle. Ohjausryhmä kysyi edellisen kokouksen jälkeen avoimeksi jääneestä omistustilanteesta. Opm:n kanssa on sovittu, että alkuvaiheessa uuden laitteiston omistus täytyy muodollisista syistä olla Kansalliskirjastolla, mutta sitten omistus siirtyy ministeriölle. Tätä puoltaa se, että CSC:n laitteet ovat yleisesti opm:n omistuksessa.

5 Vanhojen/nykyisten palvelinten kohtalolle tulee kaksi vaihtoehtoa. Joko niiden hinta hyvitetään uuden hinnassa tai sitten vanhat palvelimet myydään. Vaihtoehdoista valitaan kannattavampi. Kaikkien konsortioiden on meneteltävä tässä samalla tavalla. Vanhat levyt myydään joka tapauksessa ja jokainen konsortio saa niistä tulevat rahat itselleen. Päätökset: Valtuutetaan CSC vaihtamaan levyjärjestelmä edellyttäen, että se ei aiheuta lisäkustannuksia konsortiolle. Domainien määrä pidetään entisellään, eli uudelle palvelimelle halutaan viisi domainia Linnea2-konsortion käyttöön. Tässä vaiheessa ohjausryhmä ei halunnut esittää uuden laitteiston käyttöönottoaikataululle reunaehtoja (esim. ennen lukukauden alkua), sillä vaihdon pitäisi onnistua tavallisen viikonlopun aikanakin. Valtuutettiin laitteistoprojektin ohjausryhmä kuitenkin tekemään sopimukseen lisäys, että toivotaan väliaikaisen palvelimen käyttöönottoa ilman konsortiolle koituvia lisäkustannuksia mikäli uuden palvelimen saaminen jostakin syystä myöhästyy suunnitellusta aikataulusta. Yleiskokous saa valita päätöksentekomallin kahdesta vaihtoehdosta: päätösvaltaa esitetään joko ohjausryhmälle tai laitteistoprojektin ohjausryhmälle. 7. Kirjastojärjestelmän tilanne käytiin ensimmäiset neuvottelut Ex Libris Groupin edustajien kanssa ja Annu Jauhiainen tiedotti niistä konsortiolle sähköpostitse. Neuvottelut sujuivat hyvässä hengessä. Ex Libris lupasi lisätä Voyagerin resursseja ja pienentää kipujamme, mutta isompaa ohjelman uudelleen kirjoittamista ei ole luvassa. Sen sijaan tavoitteena on uuden sukupolven järjestelmä, mutta sille ei ole vielä minkäänlaista aikataulua. Todettiin, että pääomasijoittajaomistaja ei ehkä halua investoida uuden sukupolven järjestelmän kehitystyöhön mutta toisaalta myös kahden erillisen kirjastojärjestelmän ylläpito on pidemmän päälle kallista. Joka tapauksessa tällä hetkellä lienee viisainta pysyä Voyagerissa, mutta jos esim. uuden järjestelmän valmistuminen venyy kovin monia vuosia, voisi yhtenä vaihtoehtona olla Aleph. Ensimmäiset Voyageriin liittyvät toivelistat on jo toimitettu Ex Libris Groupille. Suurin kysymys on Kansalliskirjaston kannalta yhteisluettelo (UC), joka on edelleen hyväksymättä ja puolet sen hinnasta maksamatta. Hyvin alustavasti on pohdittu UC-ohjelmiston vaihtamista toiseen. Ohjausryhmässä todettiin, että viime vuonna tilanne vaikutti pahalta. Nyt tiedämme myös syyn, sillä Endeavor tiesi mitä on tulossa kun taas me emme, ja siksi neuvottelut muodostuivat vaikeiksi. Nyt tilanne vaikuttaa paljon paremmalta. Ex Libriksen edustajat olivat olleet hämmästyneitä suomalaisista konsortiomalleista. He ovat itse tottuneet erilaisiin, yhden fyysisen tietokannan konsortioihin, joissa jokaisella kirjastolla on oma pelikenttänsä. Tällainen esimerkki löytyy Islannista, jossa parisataa kirjastoa on yhdessä Aleph-tietokannassa. 8. Konsortion toimintasuunnitelma 2007: lähetekeskustelu Annu Jauhiainen totesi, että tämän vuoden toimintasuunnitelmaan tulevat samat asiat kuin edellisenkin vuoden, sisällöltään hieman muuttuneina. Uutena asiana lisätään konsortion tulevaisuuden miettiminen ja toimintatapojen kehittäminen, jossa yhteydessä ehdotettiin mainittavaksi Kansalliskirjaston tietohallintostrategia (ks. pöytäkirjan kohta 5.).

6 Todettiin, että strategia liikkuu oletettavasti laajemmalla tasolla, joten tarkemman tason pohdittavaa jää myös konsortiolle/konsortioille itselleen. Jauhiainen valmistelee esityksen toimintasuunnitelmasta seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen ja sitä kautta kevään yleiskokoukseen. 9. Muut asiat Kuno Öhrman nosti esille henkilö- ja opiskelijakortit, joita ollaan uusimassa yliopistojen tietohallinnossa. Pitäisikö Linnea2-konsortion ottaa niihin jotenkin kantaa suhteessa kirjastokortteihin? Huhtikuussa pidetään yliopistojen tietoturvapäivät (SEC-päivät), jossa kortit ovat yhtenä aiheena. 10. Yleiskokouksen ajankohta Ex Libris Group on ilmoittanut halukkuutensa tulla esittäytymään kevään yleiskokoukseen. Sovittiin Linnea2-yleiskokouksen ajankohdaksi keskiviikko klo Kokous pidetään Helsingissä, tarkempi paikka ilmoitetaan myöhemmin. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous pidetään keskiviikkona klo Sitä seuraavaksi kokouspäiväksi sovittiin alustavasti myös perjantai siltä varalta, että laitteistohankinta vaatisi tämän ryhmän päätöksentekoa. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12:37. Vakuudeksi Ari Muhonen puheenjohtaja Nanna Jokinen sihteeri päivitetty NJ