Linnea2-konsortion yleiskokous

Transkriptio

1 Linnea2-konsortion yleiskokous Aika: klo Paikka: Helsingin yliopiston päärakennus, Auditorium VII, Unioninkatu 34, Helsinki Läsnä: Osallistujalista liitteenä 1. Kokouksen avaus Ohjausryhmän puheenjohtaja Päivi Kytömäki avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Läsnä on 22 konsortion jäsenten edustajaa (liitteenä osallistujalista ja tarvittavat valtakirjat). Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen puheenjohtajan valinta Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Päivi Kytömäki 4. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 5. Tiedotusasioita 5.1. Ohjelmiston hyväksymisprosessi Annu Jauhiainen kertoi, että ohjelmiston hyväksymisprosessi on edennyt hitaasti, mutta nyt siinä on päästy eteenpäin Endeavor on oman ilmoituksensa mukaan korjannut suuren osan Lista 1:n kahden ensimmäisen ryhmän virheistä, mutta ei aivan kaikkia. Kun ohjelmaversio asennetaan palvelimelle, on 60 pv aikaa todentaa siihen sisältyvät korjaukset. Lisäksi Annu Jauhiainen kertoi, että Endeavorin johtaja on vaihtunut. Jane Burken seuraaja on hollantilainen, pitkään Elsevierillä työskennellyt Roland Dietz Konsortion laajentamisen periaatteet Merkittiin tiedoksi, että konsortion laajenemisen periaatteet, joista on sovittu jo aiemmin, on kirjattu yhdeksi paperiksi (liite 1) Uusia tietokantoja: PCI ja Lahden korkeakoulukirjasto Merkittiin tiedoksi uudet perusteilla olevat tietokannat PCI, joka on FinELibin kautta lisensioitu viitetietokanta ja Lahden korkeakoulukirjaston tietokanta. Lahden korkeakoulukirjasto tulee mukaan Linnea2-konsortioon nykyisten jäsenten (Helsingin yliopisto, Teknillinen korkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto ja Lappeenrannan teknillinen yliopisto) lisätietokantana.

2 5.4. Turun ammattikorkeakoulun eroaminen Linnea2-konsortiosta Turun ammattikorkeakoulu on liittynyt AMKIT-konsortioon ja ero Linnea2- konsortiosta astui voimaan maaliskuussa Linnea2-sivut ja Linneanet-sivut Annu Jauhiainen kertoi, että käyttäjille tarkoitetut sivut on avattu osoitteessa Sieltä löytyy myös Tietoa kirjastoille -sivut, joissa tietoa konsortiosta sekä konsortion ja ohjausryhmän pöytäkirjat. Avointen sivujen lisäksi on käytössä Linnea2-konsortion ja AMKITkonsortion jäsenille tarkoitettu Linnea2-intranet, joka edellyttää kirjautumista Käyttäjäkokoukset Merkittiin tiedoksi, että Voyagerin Euroopan käyttäjäryhmän kokous pidetään Helsingissä ja Suomen käyttäjäryhmän kokous Jyväskylässä SVUC, One Association ja muut tietokantojen käyttösopimukset Juha Hakala kertoi, että vuoden 2003 alusta saatu Linnea2-konsortiolle käyttöoikeudet pohjoismaisiin kansallisiin yhteisluetteloihin. Islannin tietokanta tulee mukaan myöhemmin, koska kansalliskirjaston järjestelmähanke on viivästynyt. SVUC-projekti päättyy, mutta yhteisluetteloiden käyttösopimuksia suunnitellaan laajennettavaksi eurooppalaisiin kirjastoihin kansainvälisessä ONE Association -hankkeessa ( Lisäksi HYK solmii kahdenvälisiä tietueiden vaihtosuhteita muiden yhteisluetteloisäntien kanssa. Viron Esteryhteisluettelotietokanta on tulossa mukaan ensimmäisenä. Virolaiset saavat vastavuoroisesti käyttöön Lindan ja Mandan. Seuraavina tulevat mukaan Latvian ja Liettuan tietokannat ja myöhemmin Saksa Bookwhere Juha Hakala kertoi, että kansalliskirjasto käy Bookwhere-järjestelmän toimittajan kanssa keskusteluja FINMARC-tuen saamisesta järjestelmään, mikä mahdollistaisi FINMARC-muotoisen tiedon poiminnan Linneatietokannoista, mistä on hyötyä niille kirjastoille, joiden sovellukset perustuvat FINMARCiin. Linnea-kirjastojen oman kopioluetteloinnin kannalta jo tuotannossa oleva, mutta käyttäjäpalautteen pohjalta jatkuvasti kehitettävä formaattikonversio MARC21:sta vähentää tarvetta BookWhere-ohjelmalla kopioitujen tietueiden manuaaliseen editointiin OCLC-yhteistyö Juha Hakala kertoi, että WorldCatin käyttö kopioluettelointiin ollut runsasta ja tästä syystä maksut nousevat vuonna 2003 hiukan. Käyttö lisääntyy edelleen mm. Åbo Akademin kirjaston takautuvan luetteloinnin ansiosta; vuonna 2002 kirjasto ei vielä ollut WorldCat-käyttäjä Oulun SmartLibrary Päivi Kytömäki kertoi, että Oulun yliopiston kirjastossa avataan lähiaikoina langatonta verkkoa hyödyntävä Oula-tietokannan selausmahdollisuus ja karttapohjainen opastus- ja paikannuspalvelu. 6. Raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta

3 Annu Jauhiainen esitteli raportin Linnea2-järjestelmän toiminnasta vuonna 2002 (liite 2). Keskusteltiin Lindan päivitysten ja käyttöönoton etenemisestä. Keskusteltiin CSC:n tehtävien laajentumisesta laitteiston ylläpidosta myös ohjelmaversioiden päivitykseen. Alun perin oli ajateltu, että kirjastojen järjestelmävastaavat hoitavat ne, mutta päivitysten keskittäminen yhteen paikkaan oli järkevä ratkaisu. Annu Jauhiainen esitteli kustannusten jaon kirjastojen kesken (liite 3). Endeavorin tukimaksu nousee 8% elokuun alusta. CSC laskuttaa sopimuksen mukaan myös niistä työtunneista, jotka ylittävät sopimuksessa määritellyn 8 htkk:n määrän. Kansalliskirjasto neuvottelee parhaillaan CSC:n kanssa sopimuksen tarkistuksesta. CSC on arvioinut ylläpidon työmääräksi 20 htkk/vuosi. Laitehankinnat lisäävät CSC:n työmäärää ja esimerkiksi uuden domainin hankkiminen edellyttää uutta sopimusta. Todettiin, että CSC:ltä saatu tuki on ollut hyvää, mutta todellisten työmäärien arviointi ennakkoon on ollut vaikeaa; kirjastoilla ja CSC:llä ei ollut kokemusta tämäntyyppisen järjestelmän ylläpidosta. Sinänsä toteutunutkaan työmäärä ei ole suuri verrattuna esimerkiksi VTLS-ympäristön 17 palvelimen ylläpitoon, ja voidaankin todeta että keskitetty ylläpito on tehokasta. Päätettiin, että kohtaan 'kustannukset' lisätään kansalliskirjastossa konsortion hyväksi tehty työpanos ja kustannukset. Hyväksyttiin raportti järjestelmän toiminnasta edellä esitetyllä lisäyksellä. Annu Jauhiainen esitteli konsortion yhteisten varojen käyttötilanteen (liite 4). Hyväksyttiin raportti järjestelmän kustannuksista muutoksitta. 7. Laitteistostrategia vuosiksi Juha Hakala esitteli ehdotusta laitteistostrategiaksi vuosille (liite 5). Laitteiston käyttö on ollut suurempaa kuin odotettiin: se on kasvanut yli kaksinkertaiseksi VTLS-järjestelmään verrattuna. CPU-kapasiteetin osalta Sannissa on laajennusvaraa runsaasti vuoteen 2006 saakka, koska nykyinen prosessorimäärä (32) voidaan tuplata. Tällä hetkellä laajennuskapasiteettia tarvitsevat domainit 1 ja 3. Suunniteltu kapasiteetin nosto kahdeksalla CPU:lla riittää konsortion tarpeisiin nykyisellä kasvuvauhdilla noin kahdeksi vuodeksi. Pullonkaula järjestelmän käytettävyydessä on ollut Alteon-kytkin, jota ainoana laitteistona ei ole kahdennettu; sen mahdolliset viat estävät heti WebVoyage-käytön. MetaLibin käyttöönotto lisää Voyagerin Z käyttöä ja siirtää kuormaa Netroista Sanni-palvelimeen. Portaalin valintahankkeen aikana selvitettiin Z39.50-palvelimen käyttökokemuksia mm. Kongressin kirjastosta, ja saatujen tietojen pohjalta on todennäköistä, ettei Sannin kuorma nouse oleellisesti. Vuosien aikana tehtäviä laitehankintoja ovat uuden nauharobotin hankinta varmistusten teon tehostamiseksi, Alteon-kytkimen kahdennus, Netrojen muistin laajentaminen ja uudet system boardit domain 1:lle ja 3:lle. Erikseen selvitetään domain 1:n tilannetta: siinä on ilmennyt ongelmia jotka saattavat aiheutua domainin suuresta käyttäjämäärästä. Tarpeen mukaan HELKA voidaan eriyttää omaksi domainikseen, mutta se edellyttää uutta ylläpitosopimusta CSC:n kanssa, koska CSC:n näkökulmasta uusi domain on uusi palvelin. Uusi domain ei edellytä uusia laitteistohankintoja.

4 Vuodeksi 2006 esitetty palvelimen uusiminen on iso hankinta. Hakala perusteli sitä ensinnäkin sillä, että Sannin vikaantumisriski kasvaa koneen vanhetessa. Toiseksi tavoitteena on yhdistää samalle palvelimelle kaikki sovellukset: kirjastojärjestelmä, portaali ja DOMS. Näin säästyisi ylläpitokustannuksia ja kustannukset jakautuisivat useammalle maksajalle. Toisaalta Sannin kaltaisen iäkkään laitteen laajentaminen lisääntyvän käytön tarpeita vastaavaksi ei enää vuonna 2006 ole mielekästä, koska uuteen laitteeseen vastaavan lisätehon voi hankkia edullisemmin. Keskusteltiin DOMS-sovelluksen sijoittamisesta joko Sanniin tai erilliselle palvelimelle. Hakala kertoi, että hankinta tehdään vuoden loppupuolella ja että palvelin voi olla Sannin uusi domain tai erillinen laite. Hankinta maksetaan todennäköisesti vapaakappalelain uudistukseen kansalliskirjastolle osoitettavista varoista. Todettiin, että koska kirjastot tulevat mukaan DOMSin käyttäjiksi vaiheittain, siitä aiheutuvat kulut on oltava selkeästi eroteltavissa ja kustannusvaikutukset esitettävissä yliopistoittain. Päätettiin, että laitteistostrategiassa esitetään vaihtoehdot DOMSin laiteratkaisuksi ja Sanniin sijoittamisen kustannusvaikutukset. Päätös DOMSin sijoittamisesta Sanniin voidaan tehdä Linnea2-ohjausryhmässä, mutta esittely on annettava hyvissä ajoin tiedoksi koko konsortiolle ennen päätöksen tekoa. Keskusteltiin palvelimen uusimisen aikataulusta. Todettiin, että yliopistoissa tarvitaan hyvissä ajoin hinta-arviot tulosneuvotteluja varten. Hakalan mukaan hinnan arviointi kovin paljon etukäteen on vaikeaa, koska se riippuu laitteistotoimittajan kanssa käytävistä neuvotteluista. Hintaan vaikuttaa myös se, yhdistetäänkö eri sovellukset samalle laitteelle. Myös tämä on tiedettävä hyvissä ajoin. Hankinnan ajoitusta kevääseen 2006 pidettiin perusteltuna. Mahdollisesta keskitetystä rahoituksesta neuvotellaan Opetusministeriön kanssa erikseen. Todettiin vuosien hankinnat. Laitteistoympäristön kehittämisstrategia hyväksyttiin täydennettynä DOMSin laiteratkaisua koskevalla lisäyksellä. 8. Ohjausryhmän toimintakertomus Annu Jauhiainen esitteli ohjausryhmän toimintakertomuksen ajalta Toimintakertomus hyväksyttiin muutoksitta. 9. Toimintasuunnitelma Annu Jauhiainen esitteli konsortion toimintasuunnitelman vuodelle Voyagerin käyttöönoton loppuunsaattamisessa erityisesti Lindatietokantaan ja ohjelmiston hyväksymiseen liittyvät asiat ovat esillä kevään aikana. Uusia kirjastoja ja uusia tietokantoja otetaan mukaan. Myös Lindaan on tulossa uusia kirjastoja. Palveluiden kehittämisessä panostetaan kaukopalvelu- ja Universal Borrowing -toimintojen käyttöönottoon. UB-testikirjastoilla on ollut teknisiä ongelmia mm. erilaisten Voyagerin käyttötapojen vuoksi. UB:n laajamittainen käyttöönotto edellyttää sopimista käyttö- ja maksupolitiikasta kirjastojen kesken. Jos Voyagerin kaukopalvelumodulin CLIOn uusin versio 4.0 todetaan soveltuvaksi, se voidaan hankkia, koska rahat on varattuna. Unicode-version myötä voidaan kyrillinen tallennus siirtää Voyageriin. Unicode-version testaukseen haetaan kirjastoa, joka voisi testata version

5 kaikki toiminnot. Annu Jauhiainen kertoi, että mobiilipalvelujen kehittäminen on edelleen avoinna, sillä versio ei tuekaan niiden kehittämistä niin paljon kuin odotettiin. Ari Muhonen kertoi, että TKK on tehnyt omasta mobiilipalvelustaan käyttäjätutkimuksen ja saanut hyvää palautetta asiakkailta. TKK:lla rahoitetaan tekstiviestit vielä tämän vuoden ajan hankerahoituksella. Sen sijaan HKKK perii maksun asiakkailta; palaute on silti sielläkin ollut positiivista. Todettiin, että tässä vaiheessa konsortiolla ei halua lähteä kilpailuttamaan mobiilipalveluja. Sen sijaan yksittäiset kirjastot voivat kokeilla ja ottaa käyttöön uusia mobiilipalveluja. Uusien ohjelmaversioiden testaamisen ja käyttöönoton osalta päätettiin, että poistetaan maininta Helkan päivityksen aikataulusta. Toimintasuunnitelma hyväksyttiin tällä muutoksella. 10. Kansallisen kirjastoverkon koordinoinnin organisoiminen Juha Hakala esitteli tarvetta koordinoida muodostumassa olevaa palvelukokonaisuutta, joka rakentuu kirjastojärjestelmän, portaalin ja digitaalisten objektien hallintajärjestelmän varaan. Ohjausjärjestelmästä on alustavasti keskusteltu yliopistokirjastojen neuvoston kokouksessa. Verkkopalveluiden kehittämiseen tarvitaan korkean tason neuvoa-antava elin, joka asiantuntijaryhmiä apuna käyttäen voi tehdä kehittämislinjauksia. Ohjaus- ja päätöksentekojärjestelmän suunnittelua jatketaan selvittämällä nykyiset ryhmät, niiden tehtävät ja vastuut. 11. Ohjausryhmän kokoonpano vuosina Annu Jauhiainen esitteli nykyisen ryhmän kokoonpanon. Jatkuvuuden kannalta on toivottavaa, että osa nykyisistä jäsenistä jatkaa. Tuulikki Nurminen (Turun yliopisto), Maria Schröder (Svenska Handelshögskolan), Anja Ukkola (Lappeenrannan teknillinen yliopisto) ovat ilmaisseet halukkuutensa jatkaa. Uusiksi jäseniksi valittiin Ari Muhonen (Teknillinen korkeakoulu) ja Sinikka Luokkanen (Helsingin yliopisto). Atk-johtajat ovat valinneet edustajakseen Kristel Sarlinin. Kansalliskirjastoa ohjausryhmässä edustaa Kai Ekholm. 12. Muut asiat Muita käsiteltäviä asioita ei ollut. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello Vakuudeksi Päivi Kytömäki puheenjohtaja Irma Reijonen sihteeri

6 päivitetty LH