Linnea2-konsortion yleiskokous

Transkriptio

1 ESITYSISTA 1 (3) Linnea2-yleiskokous Linnea2-konsortion yleiskokous Aika Maanantai kello 12 14:00 Paikka Kutsutut: Helsinki, Kaikukatu 4, Kansalliskirjasto, kokoushuone Kaneli (V520), 5 krs Kokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä: Linnea2-jäsenorganisaatioiden edustajat: Matti Raatikainen Jouni Nevalainen, Aalto-yliopiston kirjasto - paikalla Anne Wilenius, Arkistolaitoksen kirjasto Sari Pajula Päivikki Karhula tai Erika Bergström, Eduskunnan kirjasto - paikalla Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Kristiina Hormia-Poutanen Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto - paikalla Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto Ulla Ohvo, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulu Minna-Abrahamsson-Sipponen, Oulun yliopisto Tua Hindersson-Söderholm, Svenska Handelshögskolan Irmeli Koskimies, Taideyliopisto - paikalla Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillinen yliopisto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopisto Marketta Lukkari Sari Palen, Tilastokeskus - paikalla Ulla Nygrén, Turun yliopisto Anne Lehto, Vaasan yliopisto - paikalla Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Pia Södergård, Åbo Akademi Asiantuntijat: Kuno Öhrman, yliopistojen IT-johtajien edustaja Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto - paikalla Sihteeri: Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto - paikalla Esityslista 1. Kokouksen avaus 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3. Kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjan tarkastajien valinta 4. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 5. Linnea2-raportti ja ohjausryhmän toimintakertomus

2 ESITYSISTA 2 (3) Linnea2-yleiskokous Raportti ja toimintakertomus liitteenä. Minna Niemi-Grundström ja Ari Ahlqvist esittelevät. Esitys: Käsiteltäväksi 6. Voyager-kirjastojärjestelmän päivittäminen Linnea2- ja AMKIT-konsortioilla käytössä oleva Voyager-kirjastojärjestelmä edustaa versiota Tällä hetkellä uusin saatavissa oleva versio on 9.2, joka on julkaistu viime vuoden lopulla. Odotettavissa on vielä ainakin versio 10 vuoden 2017 kesällä. Voyager-järjestelmät kannattaa päivittää vielä kerran ajatellun käyttöikänsä aikana. Päivityksessä versioon 9.2 saadaan parannusta varausten toimintaan ja käyttöön RDA-kuvailua paremmin tukevia indeksejä. Kansalliskirjasto on toimittanut kirjastoille selvityksen päivitystilanteesta. Sen mukaan sopiva ajankohta olisi joulun aika ja vuoden vaihde 2016/2017 huomioon ottaen resurssitilanne ja Finnan käyttöön siirtymisten aikataulu. Tämä sopii myös AMKIT-konsortiolle. Minna-Liisa Kivinen esittelee. Esitys: Päätettäneen, että Linnea2-konsortio hyväksyy Voyager-kirjastojärjestelmän päivittämisen vuoden vaihteessa 2016/2017. Päätös: 7. Linnea2-konsortion kustannustenjako 2016 Liitteenä taulukot vuoden 2016 kustannusten jaosta, vertailu aiempiin kirjastoittain, sekä erittely ja vertailu kokonaiskustannuksista. Ari Ahlqvist esittelee. Esitys: Hyväksytään vuoden 2016 kustannustenjako. Päätös: 8. Kirjastojärjestelmän uusimishankkeiden tilanne Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden yhteiskokouksessa sovittu Minna-Liisa Kivisen vetämä työryhmä on tehnyt roadmapia järjestelmähankinnasta. Esitys: Tiedoksi ja keskusteltavaksi 9. Linnea2-ohjausryhmän nimittäminen kaudelle Linnea2-konsortion sääntöjen mukaan ohjausryhmään kuuluu viisi vuosikokouksen keskuudestaan valitsemaa jäsentä sekä konsortioon kuuluvien yliopistojen IT-johtajien nimeämä edustaja ja Kansalliskirjaston edustaja. Ohjausryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Jäsenten toimikausi on kaksi vuotta ja kestää vuosikokouksesta vuosikokoukseen. Ohjausryhmän sihteerin asettaa Kansalliskirjasto. Esitys: Valitaan ohjausryhmään viisi jäsentä, sekä todetaan konsortioon kuuluvien yliopistojen IT-johtajien nimeämä edustaja. Päätös:

3 ESITYSISTA 3 (3) Linnea2-yleiskokous Muut mahdolliset asiat 11. Seuraavan kokouksen ajankohta 12. Kokouksen päättäminen LIITTEET: Linnea2-raportti 2015 ja ohjausryhmän toimintakertomus Linnea2-konsortion kustannustenjako, arvio kirjstoittain Linnea2-konsortion kustannustenjako, jaettava Linnea2-konsortion kustannustenjako, kustannuskehitys TIEDOKSI kutsuttujen lisäksi: Maija Koponen, Lapin ammattikorkeakoulu Marjatta Puustinen, Lapin ammattikorkeakoulu Marjut Nuikka, Kansallisarkisto Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto

4 Liite 1 Linnea2-konsortio vuonna 2015 Voyager-järjestelmän ylläpito ja kehittäminen Voyager-työryhmät Toimikaudella 2015 Voyager-työryhmiä on enää yksi: Systeemityöryhmä, kun aineistojen yhteiskäyttöryhmä lakkautettiin. Systeemityöryhmä Systeemityöryhmän raporttia toiminnasta ei ole käytettävissä. Ryhmä on kuitenkin kokoontunut kertomusvuonna kolmasti, joista kaksi kertaa etäyhteyksien varassa. Ryhmän toiminta on keskittynyt pitkälti uuden RFID-opiskelijakortin käyttöön kirjastokorttina. Työn tuloksena on dokumentti: Uuden opiskelijakortin käyttäminen kirjastokorttina. Tilannekatsaus ja työryhmän suositus lukuvuodeksi Ryhmän toiminnasta enemmän Voyager-työryhmien wiki-sivuilla: Laitteisto ja järjestelmän toiminta Kirjastokonsortioiden käytössä oleva palvelin vaihdettiin vuoden 2015 syksyllä. Sun M9000 korvattiin kolmella Oraclen T5-2 palvelimella (tuotantopalvelimet) ja yhdellä T4-1 palvelimella (ohjauspalvelin). Palvelinten huoltosopimus on voimassa asti ja viimeinen leasing lasku palvelimista tulee vuodenvaihteessa 2018/2019. Palvelimen vaihdosta johtuen tukipyyntöjä on ollut vuonna 2015 aikaisempia vuosia enemmän. Uusi palvelinympäristö toimii hyvin. Liitteenä CSC:n laatima vuosiraportti laitteiston toiminnasta liitteenä 3. Voyager-järjestelmä on vuoden 2015 aikana ollut katkottomasti korkeakoulujen käytössä lukuun ottamatta palvelinalustan vaihtoa marraskuussa. Linnea2 konsortion kirjastojen tietokantojen siirtymisestä uudelle palvelimelle aiheutui n. puolen vuorokauden käyttökatko. Laatupalavereja on vuonna 2015 pidetty CSC:n kanssa poikkeuksellisesti normaalin neljän sijasta kolme. Vuoden viimeinen palaveri siirrettiin palvelinvaihdon loppuunsaattamisen aikataulujen vuoksi yli vuoden vaihteen. Osana järjestelmäpalvelua jatkettiin Kansalliskirjastossa Voyagerin ympärille luotujen lisäpalveluitten edelleen kehittämistä. Verkkomaksamisen tuki Vetuma-rajapinnalle saatettiin tuotantokuntoon. Voyager-järjestelmän asiakasviestien hallinta- ja lähetysohjelma NotesHandleriin lisättiin mahdollisuus lähettää grafiikkaa sisältäviä viestejä pelkän tekstin sijaan. Ohjausryhmän toimintakertomus Ohjausryhmän kokoonpano 2015 Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto (pj) Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto Sari Pajula, Eduskunnan kirjasto Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (IT-johtajien edustaja) Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto

5 Valmistelija ja sihteeri: Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto Ohjausryhmä on vuonna 2015 kokoontunut kerran, 8.4. etäkokouksena Ohjausryhmä käsitteli kokouksessaan on käsitellyt mm. Linnea2-konsortion kustannustenjakoa, Linnea2- konsortion yleiskokousta Tarkemmat tiedot löytyvät pöytäkirjoista,

6 Kustannustenjako arvio perustuu tietokantakyselyihin ja dollarikurssiin joulukuussa 2015 (Ex Libris -laskut muunnettu euroiksi) Kirjastot Voyager-tuki 80% Voyager-tuki 20% Voyager TOTAL CSC-tukimaksu Muut kulut CSC-laskutus yhteensä (noin) Kaikki yhteensä Eduskunnan kirjasto , , , , , ,11 Aalto-yliopisto (HKKK + TKK) , , , , , ,81 HY yhteensä , , , , , ,64 Kansalliskirjasto yhteensä , , , , , ,11 Itä-Suomen Yliopisto , , , , , ,10 Jyväskylän Yliopisto , , , , , ,39 Lapin korkeakoulukirjasto , , , , , ,54 Lappeenrannan tiedekirjasto 6 027, , , , , ,13 Oulun Yliopisto , , , , , ,58 Svenska Handelshögsk , , , , , ,69 Taidekorkeakoulut yhteensä , , , , , ,35 Tampereen tekn. yliop , , , , , ,49 Tampereen yliopisto , , , , , ,66 Turun yliopisto , , , , , ,45 Tritonia - Vaasan tiedekirjasto , , , , , ,56 Varastokirjasto , , , , , ,53 Åbo Akademi , , , , , ,62 Tilastokirjasto 5 828, , , , , ,07 Maanpuolustuskorkeakoulu 4 795, , , , , ,94 Arkistolaitos 1 655, , ,82 659,40 659, ,22 Yhteensä , , , , , ,97 Voyager-tukimaksuissa käytetty valuuttakurssi: 1,0983 kurssipäivä: joulukuu % Voyager-tukimaksusta jaetaan tasasuuriksi osuuksiksi konsortion jäsenten välillä. 80% Voyager-tukimaksusta jaetaan suhteessa henkilötyövuodet 50%, niteet 25% ja nimekkeet 25%. CSC-tukimaksu (Linnea2-konsortion osuus) jaetaan suhteessa henkilötyövuodet 50%, niteet 25% ja nimekkeet 25%. Muut kustannukset jaetaan suhteessa henkilötyövuodet 50%, niteet 25% ja nimekkeet 25%. Testipalvelimen tukimaksuista (Ex Libris + CSC) Linnea2-konsortion osuus on 2/3 Kansalliskirjasto

7 Linnea2-konsortion jaettavat kustannukset Kaikissa kustannuksissa alv = 0 % Arvio Vertailut Muutos Kustannuslaji Summa 2016 Toteutunut 2015 Arvio 2015 Summa 2014 Summa 2013 Summa 2012 Summa (tot/arvio) Voyager-tukimaksu Total , , , , , , ,00 9,86 % 5,33 % -1,24 % 2,98 % 10,07 % josta 50/25/25-periaatteella jaettava osuus (80%) , , , , , , ,20 ja kirjastojen määrän mukaan jaettava osuus (20%) , , , , , , ,80 Sisältää testipalvelimen tukimaksun (Linnea2-osuus) 6 990, , , , , , ,82 CSC-tukimaksu , , , , , , ,20 2,48 % -10,27 % 12,66 % 13,23 % 7,58 % YHTEENSÄ , , , , , , ,20 7,98 % 4,01 % -0,86 % 5,53 % 9,77 % Ex Libris -maksut muunnettu yllä euroiksi, alkup. summat: Voyager-tukimaksu dollareissa ilman testipalvelinta ***** ,66 USD ,71 USD ,71 USD ,75 USD ,96 USD ,88 USD 3,97 % 4,50 % Testipalvelimen tukimaksu, Linnea2-osuus USD 7 677,21 USD 7 346,61 USD 7 346,61 USD 7 030,25 USD 9 844,46 USD 9 484,07 USD käytetty valuuttakurssi 1,0983 1,1605 1,3555 1,3663 1,32 1,40 kurssipäivä ***** joulukuu 2015 tammikuu 2015 maaliskuu 2014 lokakuu 2013 maaliskuu 2012 maaliskuu 2011 Kirjastojen määrä Ex Libris maksujen korotus 4,5 % 1,045 1,045 1,045 CSC:n kokonaiskustannus(ilman muistilaaj.) , , ,28 CSC muistilaajennos (Linnea 2/3, AMKIT 1/3) 4 033,14 CSC Yht , , ,42 Linnea2:n osuus CSC-tukimaksuista: 40,00 % 40,00 % 40,00 % Työn osuus 39%, käytöss 11 prosessoria ja 1,33 testiprosessoria. CSC osuuksien laskennassa käytetään painotusta 0.65 työlle ja 0.35 prosessoreille. Näin ollen: * Työ: 0.39 * 0.65 = 0.25 * Prosessorit: ((11 + (4 * 2/3)) / 32) * 0.35 = 0.15 * Yhteensä: = 0.40 = 40% Ex Libris -tukimaksu (Voyager + Aleph) yht. ( ,16 USD ,28 USD ,28 USD Alephin osuus (KK maksaa) ARVIO ,57 USD ,64 USD ,64 USD Testipalvelimen osuus (AMKIT maksaa 1/3) ARVIO ,92 USD ,92 USD ,92 USD Kansalliskirjasto

8 Kirjastot 2011 yhteensä 2012 yhteensä 2013 arvio 2014 ennuste 2015 toteutunut 2016 ennuste Eduskunnan kirjasto , , , , , ,11 Aalto-yliopisto (HKKK + TKK) , , , , , ,81 HY yhteensä , , , , , ,64 Kansalliskirjasto yhteensä * , , , , , ,11 Itä-Suomen yliopisto , , , , , ,10 Jyväskylän Yliopisto , , , , , ,39 Lapin korkeakoulukirj. yht , , , , , ,54 Lappeenrannan Tekn. Yliopisto 8 409, , , , , ,13 Oulun Yliopisto , , , , , ,58 Svenska Handelshögsk , , , , , ,69 Taidekorkeakoulut yhteensä , , , , , ,35 Tampereen Tekn. Yliop , , , , , ,49 Tampereen Yliopisto , , , , , ,66 Turun Yliopisto , , , , , ,45 Tritonia , , , , , ,56 Varastokirjasto , , , , , ,53 Åbo Akademi , , , , , ,62 Tilastokirjasto 9 943, , , , , ,07 Venäjän ja Itä-Euroopan Instituutti 4 996, ,14 Maanpuolustuskorkeakoulu 9 335, , , , , ,94 Arkistolaitos 5 174, , , , , ,22 Yhteensä , , , , , ,97 Muutos edellisvuoteen 6,5 % 8,6 % 8,8 % 0,4 % 8,0 % Kansalliskirjasto