PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE"

Arttu Heikkilä
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

2 SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä

Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimustenhallinta Tilaaminen Laskunkäsittely

3 HANKINTOJEN DIGITALISOINTI SENAATISSA PM-hankintajärjestelmä on osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Senaatissa Muut sovellukset Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimustenhallinta Tilaaminen Laskunkäsittely Projekti käynnissä Projekti käynnistymässä Käyttöönotto käynnissä Basware PM Basware IP

4 DIGITALISOINNIN HYÖDYT Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys

5 HANKINTAPROSESSIN VAIHEET PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtion hankintojen digitalisointihanketta Kiinteistönhoito/ rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Vastaanottokuittaus Poikkeamien hallinta Maksatus

6 YLLÄPIDON HANKINTATOIMEN SÄHKÖISTÄMINEN Isännöintialueen budjetti Hankkeistamaton: viat ym. Kunnossapitohankkeet H 1 H 2 H 3 Senaattilaiset Senaattilaiset Kiinteistönhoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat

7 HANKKEET JA PM Hanke X Hankkeen perustaminen (hanketietojärjestelmä) Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus X PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankinta-ehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankinta-ehdotus/ 1 tilaus Lisämuutostyöt

8 HANKKEIDEN TILAUKSET (YLEINEN TYÖNKULKU) 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 3. Rakennuttajakonsultti (tai hankevastaava) tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 4. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 5. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 6. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 7. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 8. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 9. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä

9 PM JA KIINTEISTÖNHOIDON HANKINNAT Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito tai kiinteistöpäällikkö Kiinteistöpäällikkö (tai hänen esimiehensä) hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde/vuosi Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan

10 PM-HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset ja ohjeet Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä

11 OHJEISTUS JA JÄRJESTELMÄN YHTEYSHENKILÖT Tarvittavat ohjeet löytyvät Senaatin intrasta sekä Senaatin www-sivuilta Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Anne Ikonen p Heidi Ruokanen p Itä-Suomi Jari Marttila p Mari Satuli p Suvi Himanen p Länsi-Suomi Taina Pirilä p Sirpa Formulahti p Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p Tuula Lehtomäki p Pääkäyttäjä Päivi Jartela p Sähköposti:

12 HANKINNAN TEKEMINEN JÄRJESTELMÄSSÄ 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu

13 PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN

PERUSTIETOJEN TÄYTTÄMINEN Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle

14 PERUSTIETOJEN TÄYTTÄMINEN Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin

hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus

15 TEHDÄÄN TILIÖINTI Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) tili nimen perusteella mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 224 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus tarjoukseen/hintaan: esim. tuote-kenttään maininta tarjous-/kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta tarjous tilauksen liitteeksi

16 TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA Jos kohteen arvonlisävero on osittain vähennyskelvotonta (alv 0%) lisätään vähennyskelvoton osuus omana rivinään

17 TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/RIVIN LISÄYS Tee ensin normaali tiliöintirivi Tilausrivin alussa on kopioi painike, joka kopioi tilausrivin uudeksi riviksi Nyt tilauksessa on 2 tiliöintiriviä

18 TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/RIVIN LISÄYS Vaihda kopioidun rivin (rivi 2) summa jaon mukaiseksi. HUOM! Kun alv on 0%, summakenttään täytyy lisätä bruttosumma, eli summa sisältää arvonlisäveron! Esimerkki:

19 LÄHETETÄÄN HYVÄKSYTTÄVÄKSI HYVÄKSYTYN HANKINNAN TILAAMINEN

20 TILAUSLOMAKE

21 VASTAANOTTOKUITTAUS JA LASKUJEN KÄSITTELY Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi

Samankaltaiset tiedostot

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan