SISÄLLYS ESIPUHE... 10

Transkriptio

1 SISÄLLYS ESIPUHE JOHDANTO Mitä on sisäinen valvonta ja miksi se on tärkeää? Sisäisen valvonnan määritelmiä Sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen suhde Tuloksellinen sisäinen valvonta Vastuu sisäisestä valvonnasta Miksi sisäiseen valvontaan kannattaa investoida? Sisäiseen valvontaan liittyvät rajoitteet Merkkejä puutteellisesta valvonnasta Sisäistä valvontaa koskeva lainsäädäntö ja ohjeistukset Osakeyhtiölaki Finanssivalvonnan standardi sisäisen valvonnan järjestämisestä Sisäinen valvonta kuntasektorilla Sisäinen valvonta valtion virastoissa ja laitoksissa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi Listaamattomat yhtiöt Sarbanes Oxley-lainsäädäntö Sisäisen valvonnan malleja ja viitekehyksiä Kolmen puolustuslinjan malli COSO viitekehys COSO-ERM COBIT

2 2 ROOLIT JA VASTUUT SISÄISESSÄ VALVONNASSA KOLME PUOLUSTUSLINJAA Ylin johto ja hallitus Ylimmän johdon rooli Tarkastusvaliokunta Ensimmäinen puolustuslinja Operatiivisen johdon vastuu Esimiehen vastuu Jokaisen työntekijän vastuu Toinen puolustuslinja Riskienhallinta-toiminto Compliance-toiminto Muut toisen puolustuslinjan toimijat Kolmas puolustuslinja Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen määritelmä ja tehtävät Riippumattomuus ja objektiivisuus Sisäisen tarkastuksen ammatillinen ohjeistus Sisäisen tarkastuksen organisointi Sisäisen tarkastuksen rooli sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa Tilintarkastus Tilintarkastuksen tehtävät ja vastuut Tilintarkastuksen riippumattomuus ja raportointi Tilintarkastuksen ja sisäisen tarkastuksen yhteistyö SISÄISEN VALVONNAN OSA-ALUEET Ohjausympäristö Riskien arviointi Valvontatoimenpiteet Politiikat ja menettelytavat Informaatio ja viestintä Seurantatoimenpiteet

3 4 SISÄISEN VALVONNAN KEHITTÄMINEN JA DOKUMENTOINTI Sisäisen valvonnan kehittämishankkeet Yritystason kontrollien tunnistaminen ja dokumentointi Avainprosessien tunnistaminen ja dokumentointi Avainkontrollien tunnistaminen ja dokumentointi Sisäisen valvonnan arviointi Tilintarkastus Sisäinen tarkastus Vertaisarviointi Itsearviointi Jatkuva poikkeamien raportointi Prosessien ja kontrollien jatkuva kehittäminen SISÄINEN VALVONTA HANKINTAPROSESSISSA Tyypilliset riskit ja kontrollit Toimittajan valinta Sopimushallinta Toimittaja-masterdatan hallinta Hankintaehdotus ja ostotilaus Tavaran tai palvelun vastaanotto Laskun vastaanotto ja täsmäyttäminen Laskun maksu Hankintaprosessin analyyttinen tarkastelu Työtehtävien eriyttäminen hankintaprosessissa SISÄINEN VALVONTA MYYNTIPROSESSISSA Tyypilliset riskit ja kontrollit Markkinointi ja hinnoittelu Asiakasdatan ylläpito ja luottorajat Myyntitilauksen vastaanotto Asiakkaan laskutus ja myynnin tulouttaminen Käteismyynti Myyntisaamisten seuranta Asiakaspalautukset Myyntiprosessin analyyttinen tarkastelu Työtehtävien eriyttäminen myyntiprosessissa

4 7 SISÄINEN VALVONTA HENKILÖSTÖHALLINNOSSA Tyypilliset riskit ja kontrollit Rekrytointi Henkilötietojen käsittely Palkanmaksu ja palkitseminen Työsuhteen päättyminen Työtehtävien eriyttäminen henkilöstöhallinnossa SISÄINEN VALVONTA VALMISTUSPROSESSISSA JA VARASTONHALLINNASSA Tyypilliset riskit ja kontrollit Valmistettavien tuotteiden materiaalien hankinta Tuotteiden valmistus Varastointi Valmiiden tuotteiden jakelu asiakkaille Valmistuksen ja varaston analyyttinen tarkastelu Työtehtävien eriyttäminen varastonhallinnassa IT-KONTROLLIT Yleiset IT-kontrollit Tietojärjestelmäympäristö Käyttöoikeuksien hallinta Järjestelmäkehitys ja muutoshallinta IT-operaatiot Sovelluskontrollit Tiedon keruun kontrollit Tiedon syötön kontrollit Tiedon käsittelyn kontrollit Tiedon tulostuksen ja jakelun kontrollit SISÄINEN VALVONTA VÄÄRINKÄYTÖSTEN EHKÄISYSSÄ JA HAVAITSEMISESSA Taustaa ja tilastoja väärinkäytöksille Mitä ovat väärinkäytökset? Väärinkäytöksistä aiheutuvat seuraukset organisaatioille Kuka väärinkäytöksiä tekee? Minkälaisia väärinkäytöksiä tehdään? Miksi väärinkäytöksiä tehdään?

5 10.2 Kontrollit väärinkäytösriskin hallinnassa Ehkäisevät kontrollit Paljastavat kontrollit Eettiset ilmoituskanavat Vaihtoehtoisia malleja Ilmoitusten luonne Ilmoituskanavan hyödyt ja haitat Kanavan suunnittelussa huomioitavia seikkoja Ilmoituskanavan keskeiset periaatteet Ohjauskulttuurin vaikutus ilmoituskanavan käyttöön Ilmoitusten käsittely Viestintä ilmoituksen jättäjän kanssa Ilmoituksen kohteen asema ja oikeudet Yhteenveto Väärinkäytösten selvittäminen ja tutkinta Väärinkäytöstutkinnan aloittaminen Suunnittelu Tiedon kerääminen ja faktojen arviointi Raportointi Seuraamukset ja korjaavat toimenpiteet Roolit ja vastuut väärinkäytösriskin hallinnassa Johto Compliance-toiminnon rooli Sisäisen tarkastuksen rooli Tilintarkastajan rooli Jokaisen työntekijän vastuu YHTEENVETO LIITTEET Liite 1: Kontrollimatriisi (Hankintaprosessi) Liite 2: Sisäisen valvonnan arviointilomake Liite 3: Kontrollipuutteiden raportointilomake Liite 4: Tarkistuslista väärinkäytösriskin hallinnan arvioimiseksi LÄHTEET