OPn hankinnasta maksuun prosessin digitalisointi muutosmatka. Riitta Kivimaa Yksikönpäällikkö, Kehitys ja Osto, OP Hankinta- ja toimitilapalvelut

Transkriptio

1 OPn hankinnasta maksuun prosessin digitalisointi muutosmatka Riitta Kivimaa Yksikönpäällikkö, Kehitys ja Osto, OP Hankinta- ja toimitilapalvelut

2 OPn hankinnan lähtötilanne 2 1,6 m hankinta-volyymi ~60% epäsuora hankinta Yli 90% epäsuorasta hankinnasta palveluja Katalogijärjestelmässä ~ 15 toimittajaa alle 2% ostosta Hajautetusta keskitettyyn hankintaan Ostolaskujen käsittely manuaalista Ratkaisuarkkitehtuuri: Kokonaisjärjestelmä palveluna Hankinnasta maksuun prosessi tuettu vain osittain erillisjärjestelmillä

3 3 OPn hankinnan prosessien kehittämisellä ja digitalisoinnilla laatua ja kokonaiskustannustehokkuutta NYKYTILA TAVOITETILA Ei näkyvyyttä, mistä maksetaan, kenelle ja kuinka paljon Tilausrivikohtainen läpinäkyvyys ostoihin ja prosesseihin Ryhmätason sopimuksia ei hyödynnetä parhaalla mahdollisessa tavalla Keskittäminen, compliance, säästöt ja riskienhallinta Ei riittäviä työkaluja ostotapahtumien ja kulujen seurantaan Kulujen parempi ennustettavuus -> budjetoinnin ja talousseurannan tuki Tilaamisen käytännöt henkilö ja liiketoiminta sidonnaisia Yhteinen hankintajärjestelmä -> pitkän aikavälin prosessitehokkuus Ei kokonaisvaltaista hankinnan johtamista Hankinnan faktapohjainen mittaaminen ja seuranta

4 SAP Ariba hankintajärjestelmä työkalu OP hankinnan prosessien digitalisointiin 5 6 Kategoriastrategia Kilpailutusprosessi (RFx) 6 Laskun täsmäytys ja toimittajalle maksaminen 5 Vastaanoton teko 4 Spendianalyysi, markkinaanalyysi 3 Sisäinen vaatimusmäärittely ja tarveanalyysi Hankintatarpeesta sopimukseen -prosessi Source-to-Contract (S2C) 2 Toimittajan suorituskyvyn hallinta 1 Toimittajavalinta ja sopimusneuvottelut Sopimuksen hallinta (Contract Management) 1 Tuotteen ja/tai palvelun valinta 2 Hankintaehdotuksen teko Tilauksesta maksuun -prosessi Purchase-to-Pay (P2P) 4 3 Hankintaehdotuksen hyväksyntä Ostotilauksen luominen Analytiikka Ariba SIM (Supplier Info. Mgt) Ariba Sourcing Ariba Contract Management Ariba Purchase-to-Pay (P2P) (Sisältää katalogihallinnan)

5 Helmi-hanke = toimintamallimuutoshanke Keskeiset muutokset toimintatavoissa ja rooleissa 5 Liiketoiminta Hankinta Talous Toimittajat Kaikkeen hankintaan tulee olla tilaus ei maksua ilman sähköistä tilausta Ulkoisten kulujen ennustettavuus & seurattavuus tilausrivikohtaisesti Prosessien tehostamismahdollisuus palveluiden, resurssien ja tavaroiden tilaukseen yksi järjestelmä itsepalvelu hyväksyntä ennen tilausta tilausten vastaanotto sähköisesti automaattinen laskunkäsittely käyttäjäkohtainen tilausseuranta Toimintamalli Hankinnasta maksuun prosessin suunnittelu, kehitys ja käyttöönotto Hankintaa tehdään järjestelmän läpi Tuote- /palvelustandardointi Sopimusten (ml. hinnoittelun) kehittäminen ja julkaisu järjestelmässä Läpinäkyvyyden (analytiikka, raportointi) lisääminen Sähköinen toimittajarekisteröinti ja hyväksyntä Sähköinen huutokauppa Sähköinen allekirjoitus Painopiste siirtyy peruslaskunkäsittelystä täsmäytymättömien laskujen käsittelyyn Talouden ja hankinnan kustannusten seuranta voidaan eriyttää -> tilikarttojen yksinkertaistamismahdollisuus Compliancen kehittäminen: Hyväksyntäkäytäntöjen uudelleenmäärittely ja järjestelmätuettu käyttöönotto Myynti OPlle edellyttää järjestelmään rekisteröitymistä Toimittajien sisäisten prosessien integrointi OPn järjestelmään Prosessien tehostuminen toimittajatiedon keräys ja ylläpito järjestelmässä tarjousten jättäminen ja hyväksyntä järjestelmässä tilausten ja laskujen parempi seurattavuus laskutuksen nopeutuminen

6 -Pohjola Hankkeen muutoshallinta keskittyy toimintamallin muutokseen osasto-/ yksikkötasolla 6 Osasto-/yksikkötason muutos Politiikka- ja toimintamallimuutos Keskitetty, järjestelmätuettu ryhmätason hankinta (Hankintapolitiikka ja ohjeistus) Prosessimuutos Hankinnasta maksuun prosessin optimointi (suunnitelmat ja sopimukset yhdessä hankinnan kanssa) Järjestelmämuutos Järjestelmän käytön tukeminen läpi organisaation, riittävän osaamistason varmistaminen Töiden organisointimuutos Uusien roolien ja vastuiden määrittely (palveluostot) ESIMIES Esimies konkretisoi osasto-/ yksikkötason muutokset yksilötasolle ja vastaa käytännön toteutuksesta Yksilötason muutos Politiikka- ja toimintamallimuutos Keskitetty, järjestelmätuettu ryhmätason hankinta (Hankintapolitiikka ja ohjeistus) Prosessimuutos Ei maksua ilman tilausta Järjestelmämuutos Uuden työkalun opettelu ja käyttöönotto kaikissa hankinnoissa Töiden organisointimuutos Tehtävänkuvan muutokset ja töiden uudelleenorganisointi Muut organisaatiossa meneillään olevat muutokset

7 -Pohjola Ryhmätasoinen volyymi Pääsy avaintoimittajien joukkoon Lisää ostoja/sopimuksia Selkeä prosessi Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline Kulukontrolli, prosessin oikeellisuus Tulosvaikutus Ylin johto Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline Kulukontrolli Prosessin ja hinnoittelun läpinäkyvyys ja oikeellisuus 7 Ammattimainen sopimushallinta -> keskittyminen merkittäviin sopimuksiin Toimittajaan ja sen tuotteisiin/palveluihin liittyvä riskienhallinta Juristit Toimittajat Hyödyt sidosryhmittäin Keskijohto Hyväksyjät Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline Kulukontrolli Hankinnasta maksuun -prosessin oikeellisuus Talousprosessin tehokkuus, sujuvuus ja oikeellisuus Talousprosessien kehitysmahdollisuus Talous Sopimuksiin pohjautuvat ostot Valitut toimittajat integroitu järjestelmään Läpinäkyvät prosessit Nykyaikaiset työkalut Selkeät hankinnan ja oston roolit sekä vastuut Hankinta Controllerit Tilaajat Ostodatan tarkkuus ja oikeellisuus Kustannusten oikea kohdistettavuus Kulujen vertailtavuus ja seurattavuus Itsepalvelu Laadukkaat ja laajemmat tuote-/ palveluvalikoimat Nykyaikaiset työkalut ja työskentelytavat Prosessin seurattavuus

8 -Pohjola Muutoshallinnan vaiheet 8 Vaiheet 1-4 auttavat nykytilanteen purkamisessa Vaiheet 5-7 toteuttavat muutosten ja uusien toimintatapojen käyttöönoton Muutoksen välttämättömyyden korostaminen Muutosta vetävän tiimin perustaminen Muutosvision ja -strategian laatiminen Muutoksen tavoitteista viestiminen Henkilöstön ohjaaminen tavoitteiden mukaiseen toimintaan Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen Vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin

9 -Pohjola 9 Muutoshallinnan kokonaisuus Muutosjohtamisen suunnittelu ja organisointi Resurssit ja vastuut Suunnitelma Toimenpiteiden raportointi ja seuranta Sidosryhmien hallinta Sidosryhmien analysointi ja toimenpiteiden suunnittelu Tarvittavien verkostojen luominen ja ylläpito (muutosagentit) Johdon tukeminen ja sitouttaminen Muutosta tukevien tilaisuuksien järjestäminen Henkilöstöriskien hallinta Kriittisten asioiden tunnistaminen ja niiden vaikutusten arviointi Toimenpiteiden suunnittelu Muutosvaikutusten hallinta Muutosvaikutusten arviointi eri sidosryhmille Muutoksen mukanaan tuomien uusien roolien ja vastuiden määrittely Muutosvalmiuden arviointi Muutoksen mittaaminen Muutosviestintä Muutosvision ja keskeisten viestien määrittely Viestintäkanavien määrittely Viestintäsuunnitelman laatiminen ja toimenpiteiden aikataulutus Viestintämateriaalin tuottaminen (esim. esitysmateriaali) Koulutus Koulutussuunnitelman tekeminen Kouluttajien koulutukset Koulutusten hallinnoinnin ja järjestelyiden suunnittelu Osaamisen siirron suunnittelu

10 10 Perusedellytykset tavoitteiden toteutumiselle Liiketoimintojen sitoutuminen ja johdon tuki Ei maksua ilman järjestelmän kautta tehtyä tilausta Halukkuus merkittävään toimintatapa- ja prosessimuutokseen Riittävä resursointi ja osaaminen sekä käyttöönotto- että ylläpitovaiheessa

11 11 Kysymyksiä? Kysymyksiä?

12 KIITOS