OPn uusi Hankintajärjestelmä- Verkkolaskutusohje Toimittajille (ver.1)

Transkriptio

1 OPn uusi Hankintajärjestelmä- Verkkolaskutusohje Toimittajille (ver.1)

2 Johdanto Tämä laskutusohje koskee niitä OP toimittajia jotka vastaanottavat tilauksia OPn hankintajärjestelmästä (SAP Ariba) ja laskuttavat verkkolaskuoperaattorien välityksellä* Ohjeen tarkoitus on varmistaa että OPlle lähetettävässä laskussa on oikeat tiedot Tilaukselta, jolloin voimme: Vähentää laskunkäsittelyyn liittyviä virheitä Tehostaa molempien osapuolien laskutus- ja laskunkäsittelyprosessia Varmistaa laskujen oikea-aikainen maksaminen Velvoitamme toimittajiamme lähettämään kaikki OP Ryhmälle osoitetut laskut verkkolaskuina. Velvoitamme teitä lisäämään OPn hankintajärjestelmän kautta tehtyjen tilausten ostotilausnumeron sekä tilausrivit tämän ohjeen mukaisesti kaikkiin OP Ryhmälle lähetettyihin laskuihin sekä laskun kuvalle, jotta tilauksen laskutusautomatiikka toimii oikein. OP Ryhmä ei vastaa virheellisen/ puutteellisen aineiston aiheuttamista mahdollisista viivästyskuluista. *Laskuttaminen on mahdollista myös Toimittajan Ariba Network tilin kautta.

3 Tilaustunnisteet Ariba -järjestelmän tuottamat tilaustunnisteet ovat seuraavat: Ostotilausnumero: (POxxx... tai Cxxxx-Rxxx... tai BPOxxx-Rxxx) Sopimusnumero: (BPOxxx... tai *Cxxx...) Laskun kohdistaminen tilaukselle vaiheet: 1. Tilaustunnisteen (Ostotilausnumero tai Sopimusnumero) kohdistaminen Ariba tilaukselle 2. Laskurivien täsmääminen Tilausriveille 3. Laskun summan täsmääminen Tilauksen laskuriveihin tai toimitettuun sekä tilaajan järjestelmässä vastaanottamaan määrään *Cxxx sopimuksia ei toimiteta Toimittajien Ariba Network tilille järjestelmästä, Cxxx sopimukset toimitetaan sähköpostilla toimittajalle tiedoksi.

4 Ostotilausnumeron (POxxx... tai Cxxxx-Rxxx tai BPOxxx-Rxxx) välittäminen laskutusaineistossa Ostotilausnumero lisätään Teapps-muodossa (einvoice) lähetetyissä laskuissa laskudatan tietueeseen: Invoice/Header/Order_information/Order_number Ostotilausnumero lisätään Finvoice-muodossa lähetetyissä laskuissa laskudatan tietueeseen: Finvoice/InvoiceDetails/OrderIdentifier Esimerkit PO1308 sekä C638-R9

5 Ostotilauksen Tilausrivien välittäminen laskutusaineistossa (POxxx... tai Cxxxx-Rxxx tai BPOxxx-Rxxx) Lasku tulee laatia Ostotilauksen RIVINIMIKKEIDEN mukaisesti sekä vastaavassa järjestyksessä Laskun automaattisen täsmäytymisen mahdollistamiseksi seuraavat rivitiedot pitää olla kuten Ostotilauksessa 1. Rivinro. (Reference line number) TEAPPS: ROW/ORDER_INFORMATION/ORDER_POSITION FINVOICE: InvoiceRow/RowOrderPositionIdentifier 2. Osanumero (Supplier part number) TEAPPS: ROW/ARTICLE/ARTICLE_ID FINVOICE: InvoiceRow/ArticleIdentifier

6 Sopimusnumeron (BPOxxx... tai *Cxxx...) välittäminen sähköisessä laskutusaineistossa Sopimusnumero lisätään Teapps -muodossa (einvoice) lähetetyissä laskuissa laskudatan tietueeseen: Header/Contract_information/Contract_number Sopimusnumero lisätään Finvoice-muodossa lähetetyissä laskuissa laskudatan tietueeseen: InvoiceDetails/AgreementIdentifier Esimerkki BPO657

7 Sopimustilauksen tilausrivien välittäminen laskutusaineistossa (BPOxxx... tai *Cxxx...) Lasku tulee laatia Ostotilauksen RIVINIMIKKEIDEN mukaisesti sekä vastaavassa järjestyksessä Laskun automaattisen täsmäytymisen mahdollistamiseksi seuraavat rivitiedot pitää olla kuten Ostotilauksessa 1. Osanumero (Supplier part number) TEAPPS: ROW/ARTICLE/ARTICLE_ID FINVOICE: InvoiceRow/ArticleIdentifier 2. Rivinro. (Reference line number) TEAPPS: ROW/ORDER_INFORMATION/ORDER_POSITION FINVOICE: InvoiceRow/RowOrderPositionIdentifier

8 Laskutusohje Laskutusosoite OP Ryhmän laskuissa: Yhtiön nimi PL HELSINKI Kaikissa laskuissa tulee lisäksi viitetietona näkyä laskun kuvalla OP Ryhmän yhteyshenkilön nimi, jonka kanssa kyseisestä laskutuksesta on sovittu. OPn keskusyhteisökonsernin verkkolaskuosoitteet* * = koko OP Ryhmän ajantasaiset verkkolaskuosoitteet löytyvät osoitteesta Verkkolaskun lähetystiedot (Operaattorivälitteiset laskut TEAPPS) Osuuspankin organisaatioyksikkötunnus Nimi Operaattori (OVT) Yhtiön nimi Basware y-tunnus ilman viivaa + tarkenne Verkkolaskun lähetystiedot (Finvoice) Nimi Verkkolaskuosoite Välittäjän tunnus Osuuspankin organisaatioyksikkötunnus (OVT) Yhtiön nimi FI OKOYFIHH y-tunnus ilman viivaa + tarkenne

9 Yhtiökohtaiset OVT-tunnukset Yhtiökohtaiset OVT-tunnukset OVT-tunnus Y-tunnus Aurum Sijoitusvakuutus Oy A-Vakuutus Oy Helsingin OP Pankki Oyj Helsingin OP-Kiinteistökeskus Oy Omasairaala Oy OP-Asuntoluottopankki Oyj OP-Eläkekassa OP-Eläkesäätiö OP-Henkivakuutus Oy OP-Korttiyhtiö Oyj OP-Palvelut Oy OP-Pohjola osk OP-Prosessipalvelut Oy OP-Rahastoyhtiö Oy Pivo Wallet Oy Pohjola Asset management Execution Services Oy Pohjola Kiinteistösijoitus Oy Pohjola Pankki Oyj Pohjola Terveys Oy Pohjola Vakuutus Oy Pohjola Varainhoito Oy Vakuutusosakeyhtiö Eurooppalainen

10 Jos teillä on kysyttävää laskutukseen liittyen: Jari Hannukainen, Kennet Priewert, Kiitos!