Keskitetty hankintajärjestelmä hajautetussa organisaatiossa

Transkriptio

1 Keskitetty hankintajärjestelmä hajautetussa organisaatiossa Basware Käyttäjäpäivät Sari Hakkarainen

2 Terveystalo lukuina lääkärikeskus-sairaalaa Lähes 150 toimipaikkaa Lähes terveydenhuollon ammattilaista 1,4 miljoonaa lääkärikäyntiä vuodessa Kokonaismyynti 308 miljoonaa

3 Terveystalo yrityksenä Terveystalo tarjoaa maanlaajuisesti monipuolisia terveyspalveluja yksityishenkilöille, yrityksille, yhteisöille, vakuutusyhtiöille ja julkiselle sektorille Palvelumme: Työterveyshuolto Yleis- ja erikoislääkäripalvelut Sairaalapalvelut Diagnostiikkapalvelut: kuvantaminen, seulonta, laboratorio Tutkimuspalvelut

4 Hankinnan organisointi Terveystalossa KESKITETTY Controllingtuki Johto Palvelut ja kehitys Kehittämistarpeet ja -palaute Keskitetty hankintatiimi Strateginen hankinta Konsernipalvelut Seuranta (compliance) HAJAUTETTU/ PAIKALLINEN Palvelutuotanto (Yksiköt) Operatiivinen hankinta 1. Toimittajat, sopimukset ja valikoimat 2. Työkalut ja toimintamallit KONSERNIN LAAJUINEN

5 Miksi Terveystalo päätti lähteä sähköistämään ostoja? Hajaantunut organisaatio, formaalit ostoprosessit ja järjestelmä puuttuivat ja hankintaan liittyviin tehtäviin kuluu liikaa terveydenhuollon ammattilaisten aikaa Tilauksesta maksuun prosessin tehostaminen Hankinnan strategisten tavoitteiden ja kategoriahallinnan tukeminen Materiaaliostoissa merkittävä spendi, mutta läpinäkyvyys heikko Kilpailuttaminen Toimittajien lukumäärän vähentäminen Compliance Tehtyjen toimittajasopimusten noudattaminen, sopimususkollisuus Valikoimasuositusten noudattaminen = säästöjen kotiuttaminen

6 Käyttöönottoprojektin suunnitteluvaiheen päätöksiä Katalogipalveluiden ulkoistaminen Katalogitoimittajien valinta Aktivointi & tarvittavat neuvottelut Hallittu tuotevalikoima: Kilpailutus Sopimus Tuoteluettelo/katalogi Projektin rajaukset kaikki tilaukselliset tavarat järjestelmään mukaan (health care supplies, indirect supplies, ict supplies) Myöhemmässä vaiheessa laskujen täsmäytys aiemmin käynnistetty projekti oli pysähtynyt pilotointivaiheeseen täsmäytys-ongelmien takia Tilaajien kouluttaminen itseopiskeluna (web-koulutusmateriaalit), ei roadshowta Tavoitteet & KPI t lukkoon

7 Katalogiostaminen Tuotekatalogien tuominen järjestelmään kattavasti takaa käyttöönottovaiheen onnistumisen hajautetussa organisaatiossa, jossa tilaukset tehdään oman työn ohella Vaihtoehdot katalogien hankkimiselle ja ylläpidolle: Oma resurssi Ostojärjestelmätoimittajan tarjoamat työkalut Katalogipalvelu Terveystalon valinta, jolla katalogien saaminen aikataulussa varmistettiin & hankintaorganisaation resurssit pystyttiin käyttämään hankinnan avaintehtäviin

8 Ostojärjestelmän käyttöönottoprojekti 3/ /2010 Tavoitteet 2010 loppuun mennessä 60% soveltuvista tilauksista (kpl) tehdään ostojärjestelmän kautta Ostojärjestelmä laajassa käytössä & olennainen osa Terveystalon hankintaprosessia Tavoite katalogipalveluihin liittyen: 40 toimittajan katalogisisältö järjestelmässä 3 kk:ssa Tehtävät Tekninen käyttöönotto Toimittajien aktivointi (ml. sopimusprosessi) Sisäisen muutoksen johtaminen

9 Käyttöönottoprojektin aikataulu Käyttöönottoprojekti Toimittajat ja valikoimat M0 Kilpailutukset/Valikoimapäätökset Tekninen käyttöönotto M1 Koulutusvalmiuteen saatto Toimittaja-aktivointi Sopimusprosessi Katalogien siirto M2 M3 Muutoksen johtaminen M4 M5 Jalkautusvaihe Viestintä ja muutoshallinta Pilotti Laaja käyttöönotto Seuranta ja mittaaminen

10 Ostojärjestelmän jatkokehitysprojekti 4/ /2011 Tavoitteet Tehtävät Hankintojen ohjattavuus valikoiduille toimittajille sekä määritettyihin valikoimiin järjestelmän avulla neuvoteltujen kustannussäästöjen kotiutuminen Tarkempi tieto ostetuista tuotteista ja parempi neuvottelu- sekä kilpailutusasema tavarantoimittajiin päin Tilauksesta maksuun -prosessikustannusten pienentäminen Laskun tarkastuksen ja hyväksymisen automatisoiminen Sähköisen laskutuksen kasvattaminen Käyttäjäystävällisempi käyttöliittymä ja tilausprosessi Toimittajien lukumäärän vähentäminen Järjestelmän tekninen kehittäminen (esim. versiopäivitys ) Ostovolyymin lisääminen PM-järjestelmässä Seuranta ja mittaaminen Johtaminen ja viestintä

11 Ohiostaminen vähentää sopimususkollisuutta, pienentää saavutettavia säästöjä ja heikentää neuvotteluasemaa... Tahaton ohiostaminen johtuu usein siitä että työntekijät ostavat ohi varsinaisten sopimusten tietämättään, koska eivät ole täysin selvillä yrityksen käytännöistä. Pakon alainen ohiostaminen on kyseessä kun työntekijä on tietoinen yhtiön virallisista käytännöistä, mutta ei ohittamattoman esteen vuoksi pysty toimimaan varsinaisen protokollan mukaan. Satunnainen ohiostaminen on kyseessä kun työntekijä on tietoinen yrityksen käytännöistä, mutta jatkaa toimintaansa, omalla tavallaan. Aikomuksena ei ole vahingoittaa yhtiötä vaan työntekijä toimii omien intressiensä mukaan ja ei ehkä saa riittävää ohjausta oikeisiin menetelmiin siirtyäkseen. Ohjataan järjestelmän ja ohjeiden avulla, vaatii käyttäjien kouluttamista Täytyy olla oikeudet sekä pääsy tietoihin, hankintainformaatio pitää olla löydettävissä Tiedottaminen ja kouluttaminen. Seurannan ja raporttien avulla saadaan selville Hyvää tarkoittava ohiostaminen on työntekijän oman toiminnan seurausta, jossa hän toimii hyvässä uskossa, hyvää tarkoittaen vastoin virallisia ohjeita. Työntekijällä on käsitys siitä, että yhtiö hyötyy enemmän hänen toimintansa seurauksena. Tiedottaminen ja kouluttaminen Tahallinen ohiostaminen on ikävin ohiostamisen muoto, koska työntekijä on selvillä yhtiön ohjeistuksista hankintojen suhteen, mutta toimii silti tarkoituksella vastoin ohjeistusta. Syynä saattaa olla mm. oman edun tavoittelu juonittelun avulla, tai muutosvastarinta esimerkiksi uutta järjestelmää vastaan. Muutosjohtaminen; raportoinnin ja mittaamisen avulla saadaan esiin. Ehkäisy ensisijassa porkkanan avulla. Lähde: Katri Karjalainen Challenges of purchasing centralization - empirical evidence from public procurement (Väitöskirja, HSE, 2009)

12 KPI-mittariston valinta KPI-mittarit Lähtötilanne Tavoite Kommentit Katalogien kattavuus,% (kategoriat Health care supplies & Indirect supplies) Seurataan kk-tasolla Ostot PM-ostojärjestelmässä vs. kokonaisspend / Kaikki ostot (, %, yhteensä ja kategoriakohtaisesti) 7% Seurataan kk-tasolla, kaikki ostot Ostot PM-ostojärjestelmässä vs. kokonaisspend / Health care supplies & Indirect supplies (, %) Ostot PM-ostojärjestelmässä vs. kokonaisspend / Katalogitoimittajat (, %) Katalogitilaukset vs. vapaatekstitilaukset / Katalogitoimittajat (lkm, ) Toimittajien lukumäärä (kategoriat Health care supplies & Indirect supplies) 80% 90% Seurataan kk-tasolla, valitut kategoriat Seurataan kk-tasolla, katalogitoimittajat Seurataan kk-tasolla, katalogitoimittajat Seurataan kvartaalitasolla, toimittajien lukumäärä, valitut kategoriat TOP/80% spendistä toimittajien lukumäärä (kategoriat Health care supplies & Indirect supplies) Seurataan kvartaalitasolla, TOP/80% spendistä toimittajien lukumäärä, valitut kategoriat

13 Terveystalon KPI-mittareita

14 Missä mennään? PM-ostojärjestelmä ja katalogiostaminen on vakiintunut Terveystalon tavaksi tehdä tarvikehankinnat sekä oman organisaation & katalogitoimittajien näkökulmasta Laajennus muihin kategorioihin edellyttää kategoriakohtaista suunnitelmaa Vapaatekstitilaukset käytössä sekalaisiin hankintoihin tilaushinta pakolliseksi syyskuussa 2011 Hankintasuunnitelmaa pilotoitu tilahankkeissa (projektin budjetoidut hankinnat) Tilauksesta maksuun prosessia kehitetään yhteistyössä taloushallinnon kanssa, tavoitteina prosessin sähköistäminen ja automatisoiminen Contract matching on ollut käytössä vuosia Otsikkotasoinen Order matching käynnistyy syksyn 2011 aikana IP-käyttöönoton myötä Logistiikan kehittäminen tuo uusia kehitystarpeita ostamiseen tarvikkeiden saatavuus voidaan organisoida usealla tavalla Linkitys järjestelmäarkkitehtuurin kehittämiseen

15 Kiitos! Yhteyshenkilöt Hankintajohtaja Sari Hakkarainen Hankintapäällikkö Ville Salmi PM-projektien projektipäällikkö