Aktiivisen solun osoite

Transkriptio

1 Excel Opas 1 1 Excelin työtila Tiedon syöttäminen tapahtuu soluihin, joihin viitataan kirjaimilla A, B, C, (sarakkeet, yhteensä 255 kpl) ja numeroilla (rivit, yhteensä kpl). Soluihin kirjoitettavat tekstit tasautuvat automaattisesti vasempaan reunaan ja luvut oikeaan. Käytä numerojen syöttämiseen siihen tarkoitettu näppäimistön laskinosaa ja soluissa liikkumiseen kappaleenvaihto-, sarkain- tai nuoli-näppäimiä. Alla olevassa kuvassa on nähtävissä Excel 97 for Windowsin työtila. Otsikkorivi Vakiotyökalurivin valinta uusi työkirja Aktiivisen solun osoite Kaavarivi Valikkorivi Muotoilutyökalurivin valinta fontti Taulukkovalitsin solu Täyttökahva Pystyvierityspalkki Aktiivinen solu Vaakavierityspalkki 1.1 Otsikkorivi tai -palkki Otsikkopalkilla on paljon eri funktioita Windows-ohjelmissa. Ensimmäinen on ikkunoidun ohjelman liikuttaminen näytöllä. Kun hiiren kursori viedään otsikkopalkin päälle ja painetaan hiiren 1-näppäin (yleensä vasen) pohjaan ja pidetään siellä, voidaan ikkunan paikkaa siirtää näytöllä. Toinen on tiedoston nimen näyttäminen, jos auki oleva tiedosto peittää koko työtilan. Muita toimintoja, joita voidaan suorittaa vain otsikkopalkista ovat ikkunan koon muutokset, joita on kolme: Ohjelma voidaan pienetään tehtäväpalkkiin näpäyttämällä painikkeesta. Painamalla -painiketta saadaan ohjelma palautumaan edelliseen kokoonsa ikkunaksi ja samalla painike muuttaa muotoaan. Painamalla tätä muuttunutta painiketta, ohjelma saadaan peittämään koko näyttö, jolloin työskentelytila on mahdollisimman suuri. Ohjelma voidaan myös lopettaa, painamalla oikeassa yläkulmassa olevaa -painiketta, sama toiminto voidaan tehdä ainakin neljällä eri tavalla. Jokaisen Windows-sovelluksen yläreunassa on otsikkorivi. Siitä voi nähdä avoinna olevan tiedoston nimen ja siitä voi siirtää hiirellä raahaten ikkunoitua sovellusta. Otsikkorivin oikeassa reunassa olevat painikkeet (pienennys-, palautus- ja lopettamispainikkeet) vaikuttavat koko ohjelmaan, kun taas alemmat samanlaiset valikkorivillä olevat painikkeet vaikuttavat vain auki olevaan tiedostoon.

2 2 Excel Opas 1.2 Valikot ja valikkorivi Ylhäällä olevassa kuvassa on nähtävinä Excel 97:ssa oletuksena olevat valikot. Windowsohjelmien käyttö helpottamaan eri tietokoneohjelmien tekijät ovat lupautuneet käyttämään tiettyjä sijoitteluja ja näppäinyhdistelmiä, jotka toistuvat samoina useissa Windowsohjelmissa. Tiedosto-, Muokkaa-, Ikkuna- ja Ohjevalikot ovat löydettävissä jokaisesta Windowsohjelmasta. Lisäksi niiden sisältö on samanlainen. Niitä ja työkalurivejä voi jokaisessa Windowsohjelmissa muokata. Valikoista voi poistaa tai niihin voi lisätä eri toimintoja tai peräti tehdä uuden valikon. Muokkaaminen tapahtuu siten, että viedään hiiren kursori valikkorivin päälle ja valitaan ilmestyvästä valikosta Mukauta Tämän jälkeen valikoista voidaan raahata pois turhat toiminnot ja lisätä sieltä mahdollisesti puuttuvia. Muutokset ovat aina palautettavissa. Valikoissa on mahdollista tehdä kolmen tyyppisiä valintoja. Katsotaan tarkemmin tiedostovalikon kohtia Uusi, Sulje ja Lähetä. Kohdassa sulje, ei ole mitään ylimääräistä, jolloin voi odottaa, että jotain tapahtuu heti. Tässä tapauksessa asiakirja sulkeutuu. Kohdassa Uusi sen sijaan on kolme pistettä tekstin perässä. Tällöin voi odottaa, että joutuu vastaamaan, johonkin dialogiin, tässä tapauksessa millaisen asiakirjan haluaan aloittaa. Kun valintaa Lähetä napautetaan, saadaan esille alivalikko, josta voidaan valita lisää eri toimintoja. Lisäksi valikon joku toiminto tai koko valikko voi olla harmaana. Tämä tarkoittaa silloin, että ko. valintaa ei voida tehdä. Esimerkiksi kopiointi ei voida suorittaa silloin kun mitään ei ole valittu. Valikkoja, kuten useimpia Windowsin osia voidaan käyttää myös näppäimistöltä. Alt-näppäin vai valikkoon ja alleviivatun kirjaimen painaminen avaa ko. valikon. Esimerkiksi painettaessa Alt+T avataan Tiedosto-valikko. Painettaessa uudelleen T-kirjainta saadaan aikaan tallennus. Valikko-rivillä nähtävät -painikkeet vaikuttavat auki olevaan asiakirjaan, samoin kuin edellä esitellyt otsikkopalkissa olevat samanlaiset painikkeet Tiedosto-valikko Tiedosto-valikko sisältää jokaisessa Windows-ohjelmassa ainakin seuraavat toiminnot: Lopeta, Tallenna, Tallenna nimellä, Uusi, Avaa, Sulje ja Tulosta. Joissain ohjelmissa voi olla muitakin toimintoja, kuten esimerkiksi Sivun asetukset. Uuden Windows-ohjelman omaksumista helpottaa esimerkiksi se seikka, että ohjelman voi aina lopettaa valitsemalla Tiedosto/Lopeta.

3 Excel Opas 3 Valinta suoritetaan siten, että napautetaan hiiren 1-näppäimellä ensin haluttu valikko auki, jonka jälkeen avautuneen valikon päällä hiiren kursoria kuljettaen viedään se halutun toiminnon päälle. Valittuna oleva toiminto värjäytyy kuten vieressä olevassa kuvassa. Tämän jälkeen voidaan jälleen painaa hiiren 1-näppäintä, jolloin valinta tulee suoritetuksi. Tässä tapauksessa ohjelman lopetus. Valikossa olevien komentojen edessä ja perässä on usein erilaisia merkintöjä, esimerkiksi Tallenna-valinnan jäljessä on Ctrl+S. Tämä tarkoittaa sitä, että painettaessa Ctrl-näppäintä ja S- kirjainta saadaan aikaan sama toiminto eli tallennus. Tallenna valinnan edessä on myös levykkeen kuva. Tällä viitataan Vakio-työkalurivissä olevaan samaan kuvakkeeseen, josta myös tallentaminen voidaan tehdä Muokkaa-valikko Jokaisesta Windows-ohjelman Muokkaa-valikon ensimmäisessä osiossa on toiminto Kumoa (ctrl+z tai alt+askelpalautin). Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen ja Excel 97:ssa erittäin tehokas. Yleensä tavallisissa Windows-ohjelmissa voidaan peruuttaa 3-5 viimeisintä toimintoa. Word-ohjelmassa voidaan vaikka koko päivän työ peruuttaa valitsemalla aina kumoa yhä uudelleen ja uudelleen. Huomaa myös, että toiminto saadaan aikaan myös näppäimillä Ctrl+Z. Myös näppäimet Alt+del näppäimet ajavat saman asian. Muokkaa-valikon toisesta osiosta löytyvät myös Windows-ohjelmien käyttöön erittäin kiinteästi kuuluvat toiminnot. Ne ovat Leikkaa, Kopioi ja Liitä. Näiden toimintojen avulla on mahdollista kopioida ja siirtää esimerkiksi tekstiä paikasta toiseen tai asiakirjasta toiseen. Lisäksi näiden toimintojen kautta on jopa mahdollista siirtää eri ohjelmista tietoa toiseen. Tekstin (tai minkä tahansa objektin) kopiointi (tai siirto) tapahtuu siten että: - valitaan ensin siirrettävä objekti, esimerkiksi maalataan teksti, tämän jälkeen valitaan Muokkaa/Kopioi. Ihmettelet ehkä miksi mitään ei tapahtunut. Tämä johtuu siitä, että kopioitava teksti siirtyi Leikepöytä-nimiseen ohjelmaan.

4 4 Excel Opas - siirretään kursori paikkaa, jonne kopioitava teksti halutaan. - valitaan Muokkaa/Liitä, jolloin kopioitu teksti ilmestyy siihen paikkaa, jossa kursori on Haluttaessa siirtää tekstiä käytetään toimintoa Muokkaa/Leikkaa, jolloin valittu teksti häviää leikepöydälle. Tämän jälkeen siirretään kursori haluttuun paikkaa ja toimitaan samoin kuin kopioidessa Kopioiminen, leikkaaminen ja liittäminen näppäimistöltä Kopiointi ja leikkaaminen on monta kertaa paras tehdä näppäimistöltä. Syitä on monia, esimerkiksi nopeus ja hiiren huono käyttötaito. Alhaalla olevassa taulukossa on esitelty mitä näppäimiä voi käyttää. Siinä on erikseen Windows- ja Microsoft-näppäimet. Jako voi tuntua hassulta, koska Windows on Microsoftin tekemä, mutta Windows-näppäimet toimivat jokaisessa Windowsohjelmassa. Toiminto Windows Mikrosoft Työkalurivi Tekstin maalaulinäppäin Vaihto + nuo- Hiirellä raahaten Kopioi Ctrl + Insert Ctrl + C Leikkaa Vaihto + Delete Ctrl + X Liitä Vaihto + Insert Ctrl + V Ikkuna Ikkuna-valikolla on loogisesti vain ikkunoihin liittyviä toimintoja. Kuten lähes kaikissa Windows-ohjelmissa, myös Excelissä on mahdollista avata useita asiakirjoja yhtä aikaa. Ikkuna-valikon viimeisen osion kautta yksinkertaisesti vaihdetaan asiakirjasta toiseen. Esimerkiksi kuvassa on auki peräti 7 Asiakirjaa. Asiakirjat voidaan myös järjestää kaikki siten, että molemmat tai kaikki asiakirjat ovat näkyvissä. Kuvan tilanteessa Wordin työtila jakaantuisi 7 osaan tai ikkunaan. Jaa-toiminnolla asiakirja jaetaan kahteen osaan, jolloin voidaan kirjoittaa helposti vaikka asiakirjan alkuun ja loppuun. Uusi ikkuna valinta avaa uuden ikkunan jo auki olevasta asiakirjasta Ohje Jokaisessa Windows-ohjelmissa on viimeisenä Ohje-valikko. Sitä kautta saadaan tietoa ohjelman toiminnasta. F1-näppäimen painaminen ajaa saman asian. Tällöin käynnistyy pieni ohjelma, nimeltä avustaja.

5 Excel Opas 5 Kuva 1: Klemmari-avustaja Tästä kannattaa valita kohta: Näytä ohjeaiheet, jolloin käynnistyy varsinainen Microsoft Excel Ohje. Siinä on kolme välilehteä: Sisällys, Hakemisto ja Etsi, joita napauttamalla saadaan hiukan erilaisia ohjeita. Sisällys-välilehdellä on kerätty aihepiireittäin valmiiksi joitain ohjeita. Hakemistovälilehdellä ohjeiden aiheet ovat aakkosjärjestyksessä. Tehokkain valinta Etsi, mahdollistaa avustetietojen etsimisen hakusanojen perusteella. 1.3 Työkalurivit Excel 97:ssa on 13-valmiiksi tehtyä työkaluriviä. Painamalla työkalurivin päällä hiiren 2- näppäintä saadaan näkyviin valikko, josta voidaan valita halutut työkalurivit. Yleensä työkaluriveistä on näkyvissä eli valittuna Vakio- ja muotoilu-kohdat, joista enemmän tuonnempana.

6 6 Excel Opas Haluttaessa työkalurivi näyttöön, sen kohdalle lisätään tarkistusmerkki, aivan kuten Juhan oma tehtäväpalkin kohdalla on. Tehtäväpalkeista voidaan, samoin kuin valikoistakin, poistaa tarpeettomia painikkeita. Tietenikin toimintoja voidaan myös lisätä. Esimerkiksi haluttaessa lisätä Vakio-työkaluriviin toiminnot: Lähennä ja loitonna toimitaan seuraavasti: Valitaan Mukauta Valitaan välilehti Komennot Valitaan kohta Näytä ja etsitään -painike ja -painike Raahataan painikkeet Vakio-työkalurivin päälle siten, että näkyviin saadaan pystyviiva Vapautetaan hiiren 1-painike, toistetaan toiminto ja suljetaan dialogi Työkalurivit sisältävät usein kuvakkeita, joiden tulkinta on sangen vaikeaa. Tätä helpottamaan on tehty aputoiminto, joka näyttää pienen selitetekstin kun hiiren kursori jätetään vähäksi aikaa painikkeen päälle Vakio-työkalurivi Vakio-työkalurivin toiminnot ovat oikealta vasemmalle: Muotoilu-työkalurivi Uusi, Avaa, Tallenna Tulosta, Esikatselu, Kieliasun tarkistus Leikkaa, kopioi, Liitä, Muotoilusivellin Kumoa, Tee Uudelleen Lisää hyperlinkki, Web-työkalurivi Summa-funktio, Liitä funktio, Lajittele nousevasti, Lajittele laskevasti Ohjattu kaavion luominen, Kartta, Piirto, Zoomaa Office-avustaja. Muotoilu työkalurivissä on seuraavat toiminnot vasemmalta oikealle: Fontin valinta, fonttikoko Lihavointi, kursivointi, alleviivaus Solun tasaus vasempaan reunaan, solun tasaus keskelle, solun tasaus oikeaan reunaan, yhdistä ja keskitä Solun tietojen muuttaminen valuutaksi, prosenteiksi, pilkkumuodon lisääminen, desimaalien lisääminen, desimaalien vähentäminen Reunojen piirtäminen, solun täyttöväri ja fontin väri

7 Excel Opas 7 2 Tekstin kirjoittaminen ja muotoilu Excelillä Vaikka Excel ei olekaan mikään tekstinkäsittelyohjelma, joutuu silläkin tekemään tavanomaisia korostuksia liittyen fonttien kokoon ja muotoon sekä taustojen väriin yms. seikkoihin. 2.1 Harjoitus Kirjoita alla olevan taulukon kaltainen lukujärjestys alkaen solusta A1, käyttäen omia tietojasi. Käytä taulukon alkumuotoiluun automaattista muotoilua (Muotoile/Automaattinen muotoilu) ja lisää loput muotoilut (Muotoile solut) käsin. Lisää taulukon soluihin värejä, vaikka jokaiselle sarakkeelle omansa. Muuta ja lisää reunaviivoja, fonttien värejä jne. Tallenna taulukko nimellä harjoitus 1.xls. 2.2 Solujen kopiointi ja virheen korjaus Sulje edellinen tehtävä ja avaa uusi tiedosto (Tiedosto/Uusi/Työkirja). Kirjoita kuvassa näkyvät tiedot, lukuun ottamatta toista riviä, ja tallenna nimellä harjoitus 2.xls. Tämän jälkeen harjoitellaan solujen kopiointia ja muokkausta seuraavassa kappaleessa annettavien ohjeiden mukaan. Kirjoita teksti: Henkilö A soluun B2. Kopioi solu B2 soluihin C2 ja D2 ja korjaa A:t B:ksi ja C:ksi seuraavasti. Kopiointi voidaan suorittaa joko näppäimistöltä tai hiirellä. Solun kopiointi Tiedon korjaus Tee näin: vie kursori soluun B2, paina Ctrl+Insert (tai Ctrl+C), paina vaihto-näppäin (korotus, shift) pohjaa, paina oikeaa nuolta kaksi kertaa ja paina Insert (shift-näppäinhän on jo pohjassa tai näppäimiä Ctrl+V) Tämän jälkeen paina esimerkiksi solussa C2 näppäintä F2, Del-näppäintä (askelpalautin), iso kirjain B ja Enter. Virheen korjaaminen onnistuu myös kun näpäytetään hiirellä kaavarivillä haluttua kohtaa.

8 8 Excel Opas Tallenna jälleen kerran tiedosto, kun olet saanut tämän vaiheen valmiiksi. 2.3 Solujen siirto näppäimistöltä Solujen siirtäminen tapahtuu aivan samoin kuin kopiointikin, vain ensimmäinen kohta muutetaan seuraavaksi: Tämän jälkeen paina näppäimiä Ctrl+X (tai Shift+Delete), jolloin kaava leikataan tai siirretään ns. leikepöydälle. 3 Kaavojen kirjoittaminen Jatketaan samalla taulukolla edelleen. Aktivoi solu B6, ts. näpäytä sitä kerran hiirellä. Kirjoita siihen soluun kaava =B3+B4+B5. Hyväksy kaava painamalla Enter-näppäintä. Huomaa =-merkki (yhtäsuuruus) kaavojen alussa, tällöin Excelymmärtää solussa olevan tiedon kaavaksi eikä tekstiksi. Kirjoita soluun C6 kaava =Summa(C3:C5) ja soluun D6 joko kaava =D3+D4+D5 tai =Summa(D3:D5) Tallenna tämä tiedosto nimellä harjoitus 2b.xls 3.1 Tiedon päivittäminen Muuta solussa B4 oleva luku 1700:aan. Huomaa samalla summassa tapahtuva muutos kun hyväksyt muutoksen. Excel voidaan asettaa myös siten, että laskeminen tapahtuu vasta kun painetaan F9-näppäintä. Muuttaessa laskentataulukossa olevia arvoja, niitä ei tarvitse tuhota erikseen, vaan päälle kirjoitettava tieto korvaa solun sisällön Enter-näppäintä painettaessa. Päällekirjoituksen voi kumota näppäimillä Ctrl+Z tai Alt+Del tai komennolla Muokkaa/Peruuta.

9 Excel Opas 9 4 Suhteellinen osoitus ja kaavojen kopiointi näppäimistöltä Kirjoita taulukkoon kuvassa näkyvät tiedot. Tallenna taulukko verkkohakemistoosi nimellä harjoitus 3.xls. Huomaa lomakorvaus- ja palkka-sarakkeiden tietojen keskitys, ja sukunimien tasaus oikeaan reunaan. Kun olet kirjoittanut solussa E2 olevan kaavan pysähdy hetkeksi. Oletko aikeissa kirjoittaa kaikki soluissa E3-E12 olevat kaavat käsin? Entäpä jos työntekijöitä olisi sata tai tuhat? Kun solu E2 on aktiivinen, mutta ei kirjoitustilassa, niin kopiointi tapahtuu seuraavasti: Paina näppäimiä Ctrl+C (tai Ctrl+Insert), jolloin kaava kopioituu ns. leikepöydälle. Sitten voit painaa vaihto-näppäimen pohjaan ja painaa alanuolinäppäintä yksitoista kertaa, jolloin alue E3 E12:een maalautuu. Maalaaminen voidaan tehdä myös hiirellä ja solua E2 ei kannata yleensä maalata. Nyt voit lopuksi liitää kaavan näppäimillä Ctrl+V (tai Shift+Insert) soluihin E3 E12. Kopiointi voidaan suorittaa myös Muokkaa-valikon kautta hiirtä käyttäen. Muokkaa/Kopioi ja Muokkaa/Liitä. Tallenna ja vertaa kaavoja soluissa E3, E4, E5 jne. Mitä kaavoille on tapahtunut? Tätä kaavojen muutosta sanotaan suhteelliseksi muutokseksi, ts. mentäessä yksi rivi alaspäin, kaavassa oleva rivinumero muuttuu yhden ylöspäin ja kaava on siis suhteellisesti osoitettu. Lisää taulukkoon yhteensä rivi soluun C13, kirjoita soluun D13 =Summa(D2:D12) ja kopioi kaava soluihin D13 ja E13. Katso nyt mitä muutoksia näissä kaavoissa tapahtui. 4.1 Pähkinä purtavaksi suhteellisesta osoituksesta Edellisessä esimerkissä oli kyse ns. suhteellisesta osoituksesta. Käytännössä tämä tarkoittaa siten, että kun kaava kopioidaan ylös- tai alaspäin, niin kaavassa olevat rivinumerot muuttuvat pykälällä ylös- tai alaspäin samassa suhteessa kuin kopiointikin tapahtui. Kopiointisuunnan ollessa vasen tai oikea, niin saraketunnukset muuttuvat samoin kuin rivinumerotkin. Mitä tapahtuu kuvassa olevalle kaavalle, kun se kopioidaan a) Soluun B5? b) Soluun D2?

10 10 Excel Opas Entä jos ko. solun kaava siirretään edellä mainittuihin soluihin. Kuinka silloin kaava muuttuu? 5 Absoluuttinen osoitus Syötä olevassa kuvassa oleva data taulukkoon. Älä missään nimessä syötä mustalla pohjalla olevia arvoja, koska ne saadaan laskemalla syötetyistä arvoista. Kirjoita soluun C4 kaava, joka laskee vuokran korotuksen markkoina, kuin korotusprosentti on annettu. Kopioi kaava soluihin C5 C9. Katso solujen kaavoja, mitä niissä on tuloksen lisäksi väärin? Muuta nyt solun C4 kaava oikean muotoon, ts. lisää B1-solun ympärille $-merkit ($B$1). Ne saa myös näppäintä F4-painamalla, kun kursori koskee kaavassa olevaan soluun. Kopioi kaava soluihin C5 C9. Katso solujen kaavoja, mitä erikoista niiden soluosoitteissa on? Lisää taulukkoon vielä Uusi vuokra sarake, joka laskee uuden vuokran sen jälkeen, kuin sitä on korotettu. Tallenna taulukko nimellä harjoitus 4.xls. Muuta lopuksi korotusprosenttia siten, että vuokranantaja saa tuhat markkaa enemmän rahaa käteen kuussa. Mikä on oikea prosentti? Tallenna tämä taulukko nimellä harjoitus 4b.xls. 6 Kaavion piirto 6.1 Syötä taulukkoon tiedot

11 Excel Opas 11 Käytä vieressä olevan kuvan tietoja, jotka kuvaavat erään luokan sukupuolijakaumaa. Tallenna tämä taulukko ja syntyvä kaavio nimellä harjoitus 5.xls. 6.2 Maalaa tiedot, joista kaavio piirretään Tässä kuvan tapauksessa maalaa alue siten, että aloitat solusta A1 lopetat soluun D3. Maalaaminen näppäimistöltä on usein nopeampaa ja tarkempaa kuin hiirellä, varsinkin jos kyseessä on iso taulukko. Kuvan tapauksessa mene soluun A1. Paina Ctrl- ja Vaihto-näppäimet pohjaan, kaksi kertaa vasenta nuolinäppäintä ja kaksi kertaa alanuolinäppäintä. Tämä temppu maalaa miten tahansa suuren yhtenäisen alueen. Huomaa, että solu A1 jää valkoiseksi, vaikka se on valittu! 6.3 Anna kaavionpiirto -komento -merkki, jonka jälkeen voit käydä läpi nelivaihei- Lisää/Kaavio tai valitse työkalupalkista sen ohjatun kaavion luomisen Kaavion laji 1. Vaihe Kaavioksi voidaan valita lukuisia erilaisia kaaviotyyppejä, pylväskaaviosta kupla kaavioon ja kaikkea siltä väliltä. Kaavion lajia valittaessa kannattaa kuitenkin olla huolellinen, koska valittu, vaikkakin hienon näköinen, kaavio ei välttämättä anna mitään tietoa.

12 12 Excel Opas Esimerkiksi pylväskaavioitakin voi piirtää joko kolmi- tai kaksiulotteisena tai arvoja voidaan verrata luokkien välillä tai osuutena kokonaistulokseen Kaavion lähdetiedot vaihe 2 Kun alue on valmiiksi valittu kaaviota piirrettäessä, niin tähän valintaa ei juurikaan tarvitse puuttua. Valinnasta Sarjat ovat: voidaan vaihtaa selitteen luokka-akselin tietojen paikkaa. Välilehdeltä Sarja taas voidaan arvoalueesta poistaa joitain sarjoja. Tietoalue tulee automaattisesti siitä alueesta, joka on maalattuna.

13 Excel Opas 13 Kun tehdään suuri määrä kaaviota ja niiden halutaan olevan samanlaisia, niin silloin kaaviot kopioidaan ja tietoalueet muutetaan yhtenäisyyden saavuttamiseksi Kaavion asetukset vaihe 3 Kaavion asetukset dialogissa on kuusi välilehteä, joista voidaan vaihtaa ja muokata useita kaavioon vaikuttavia asetuksia. Otsikot- ja Selite-välilehdet ovat ehkä ne eniten käytetyt. Kaikkia kaavion asetuksia voidaan muuttaa myös jälkikäteen, joten ei kannata huolestu, jos kaikille riveille ei keksi järkevää kirjoitettavaa Kaavion sijainti vaihe 4 Kaavion sijainti voidaan valita kahdesta mahdollisesta, joko uuteen taulukkoon tai objektina, jolloin kaavio ilmestyy samaan taulukkoon, jossa lähdetiedotkin ovat. Uuteen taulukkoon sijoitettu kaavio luo uuden taulukon, tässä tapauksessa Kaavio1-nimisen, jonne kaavio talletetaan. Tällä valinnalla saavutetaan sellainen etu, että kaavio on heti koko sivun kokoinen, eikä sen koko juurikaan tarvitse asetella haluttaessa tulostaa A4-kokoinen kaavio Valmis kaavio vaihe 5

14 14 Excel Opas Valmiin kaavion kokoa, kun on valuttu kaavion muodoksi objekti, voidaan muuttaa kaavion reunoilla olevista tartuntakahvoista. Näitä kahvoja on objektin kulmissa ja näiden välillä, yhteensä kahdeksan kappaletta. Kuten alla olevasta kuvasta on nähtävissä. 6.4 Kaavion asetusten muuttaminen jälkikäteen Kaavion asetusten muuttaminen tapahtuu siten, että valitaan kaavio aktiiviseksi ja annetaan komento Kaavio tai painetaan hiiren 2-painiketta kaavion päällä. Valikosta nähdään, että kaikkien neljän eri vaiheen palauttaminen onnistuu aina kaaviolajista sijaintiin asti. Tallenna taulukkosi vielä kerran ja kopioi tekemäsi kaavio ja muuta sitä kaaviolaji ja lähdetietojen sarjojen asetuksia kuvassa näkyvällä tavalla. Tallenna tämä taulukko ja syntyvä kaavio nimellä harjoitus 5b.xls. 7 Valmiiden funktioiden käyttö

15 Excel Opas 15 Avaa harjoitus 3.xls. Tallenna se nimellä harjoitus 6.xls. Liitä siihen maksimi- ja minimi funktiot. Kaikki Excelissä olevat funktiot löytyvät komennon Lisää/Funktio tai vakiotyökalupalkista kuvakkeen alta. 7.1 Valitse solu, johon funktion tulos sijoitetaan Ennen komennon antamista kannattaa se solu, johon tulos halutaan valita aktiiviseksi. Tässä tapauksessa mene soluun C15.Anna komento Lisää/Funktio. Valmiin funktion lisääminen on kaksivaiheinen tapahtuma. Ensin valitaan funktio kuvassa näkyvästä Liitä funktio -dialogista. Vasemmalla siinä on eri funktio luokat ja luokasta Kaikki, löytyvät sitten kaikki Excelissä olevat funktiot. 7.2 Valitse alue, josta funktion tulos lasketaan

16 16 Excel Opas Kun oikea funktio on sitten saatu valittua, niin valitaan alue, joka siihen vaikuttaa. Esimerkiksi erilaisissa rahoitusfunktioissa voidaan joutua valitsemaan useita alueita, joista funktion lopullinen tulos lasketaan. Jos funktion nimen ja syntaksin muistaa ulkoa, niin sen voi tietenkin kirjoittaa suoraan kaavariville, esimerkiksi =min(c2:c14). Valittu alue Kaavan tulos Valitut luvut Dialogissa on useita seikkoja, joita kannattaa seurata. Esimerkiksi kaavan tulos, jos se on tiedossa, niin onko se oikea. Ja ovatko oikeat luvut valittuina. Lukualue voidaan joko valita hiirellä tai kirjoittaa käsin. Alue, johon funktio vaikuttaa kirjoitetaan siten, että ensi annetaan alkupiste ja sitten loppupiste ja nämä kaksi erotetaan toisistaan kaksoispisteellä, kuten kuvasta on nähtävissä. Jos alueita on useita, niin alueet erotaettaan toisistaan puolipisteellä ja muuten merkitään samoin kuin yhden alueen tapauksessa.

17 Excel Opas 17 8 Tietojen linkitys Excelissä Samoin kuin käytät solujen osoitteita laskukaavoissa yhden taulukon sisällä, voit tehdä viittauksia myös muiden laskentataulukoiden tai tiedostojen soluihin. 8.1 Laskentapohjien kopiointi Syötä alla olevassa kuvassa olevat tiedot. Anna laskentapohjalle nimeksi: Myynti 1997 painamalla hiiren 2-näppäintä Taul1-tekstin päällä ja valitse komento nimeä uudelleen. Tallenna tässä vaiheessa tiedosto nimellä myyntitilasto 2000 verkkoasemaasi. Tee kopio taulukosta laskentapohjasta Myynti 1997 painamalla hiiren 2-näppäintä samassa paikassa kuten edellisessä tehtävässä ja valitsemalla komento siirrä tai kopioi. Muista lisätä rasti kohtaan: Tee kopio. Katso malli yllä olevasta kuvasta. Laskentapohjasta toiseen pääset siirtymään joko hiiren avulla tai näppäimillä Ctrl+Page up / Page Down. Siirry laskentapohjaan Myynti 1997 (2) eli tekemääsi kopioon. Muuta otsikko ja muut tiedot vastamaan vuoden 1998 myyntiä. Nimeä uudelleen laskentapohja ja anna sille nimeksi: Myynti Tee vielä tästä laskentapohjasta kopio ja nosta kaikkia hintoja markalla. Muuta laskentapohjan nimeksi ja otsikoksi Myynti Tee vielä yksi kopio ja kopioi tai siirrä tämä laskentapohja ensimmäiseksi. Pyyhi kaikki luvut pois taulukosta ja aloita tietojen linkitys. ='Myynti 1997'!D4+'Myynti 1998'!D4+'Myynti 1999'!D4

18 18 Excel Opas

19 Sisällysluettelo 1 Excelin työtila Otsikkorivi tai -palkki Valikot eli valikkorivi Tiedosto-valikko Muokkaa-valikko Ikkuna Ohje Työkalurivit Vakio-työkalurivi Muotoilu-työkalurivi 6 2 Tekstin kirjoittaminen ja muotoilu Excelillä Harjoitus Solujen kopiointi ja virheen korjaus Solujen siirto näppäimistöltä 8 3 Kaavojen kirjoittaminen Tiedon päivittäminen 8 4 Suhteellinen osoitus ja kaavojen kopiointi näppäimistöltä Pähkinä purtavaksi suhteellisesta osoituksesta 9 5 Absoluuttinen osoitus 10 6 Kaavion piirto Syötä taulukkoon tiedot Maalaa tiedot, joista kaavio piirretään Anna kaavionpiirto -komento Kaavion laji 1. Vaihe Kaavion lähdetiedot vaihe Kaavion asetukset vaihe Kaavion sijainti vaihe Valmis kaavio vaihe Kaavion asetusten muuttaminen jälkikäteen 14 7 Valmiiden funktioiden käyttö Valitse solu, johon funktion tulos sijoitetaan Valitse alue, josta funktion tulos lasketaan 15 8 Tietojen linkitys Excelissä 17

20 Excel- perusteita Huhtaharjun koulu Lukuvuosi Juha Korhonen