Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Transkriptio

1 Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen

2 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki 523/1999 Tilastolaki 280/2004 Laki kuolemansyyn selvittämisestä (459/1973) Väestölaskentalaki (154/1938) Asetus Euroopan tilastoista (EY) N:o 223/

3 Tilastoaineistotyyppejä Tiedonantajilta suoraan kerätyt tiedot (henkilö- ja yritysaineistot) Hallinnollisiin aineistoihin perustuvat tietoaineistot, jotka on pääsääntöisesti muodostettu yhdistelemällä tietoja eri hallinnollisista aineistoista Tiedonantajilta suoraan saatavista tiedoista ja hallinnollisista aineistoista yhdistetyt tietoaineistot (henkilöja yritysaineistot) Maksullisena toimeksiantona kerätyt tai muodostetut tietoaineistot

4 Arkistolaki Säilytysajat määrättävä ja sisällytettävä arkistonmuodostussuunnitelmaan Kansallisarkisto päättää pysyvästä säilyttämisestä Asiakirjat tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu

5 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 1 Tilastoviranomaisille tilastojen laatimista varten annetut asiakirjat ovat salassapidettäviä Salassapitoaika vaihtelee 25 vuodesta 100 vuoteen - salassapitoajan vaikutus tilastoaineistojen säilytysaikaan ja -muotoon

6 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 2 Hyvä tiedonhallintatapa: Viranomaisen tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä ja tässä tarkoituksessa suunnitella ja toteuttaa asiakirjahallintonsa mm. niin, että asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot asianmukaisesti arkistoidaan ja hävitetään. Julkisuusasetus: Toimenpiteiden perustaksi on selvitettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen asiakirjoihin sisältyvien tietojen merkitys

7 Henkilötietolaki Tarpeellisuusvaatimus Suunnitelmallisuusvaatimus Henkilötietoja tulee käsitellä laillisesti, noudattaen huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa Arkaluonteisten tietojen säilyttämistarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen on hävitettävä, jollei tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäväksi. Tilastokeskuksella henkilötietolain soveltamisohjeet

8 Tilastolaki Lain tarkoituksena on yhteiskunnallista päätöksentekoa ja suunnittelua varten tarvittavan luotettavan tilastotiedon saannin varmistamiseksi sekä kv-tilastoyhteistyöhön liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi yhtenäistää ja tehostaa tietojen keruussa, käsittelyssä, käytössä, luovuttamisessa ja säilyttämisessä sovellettavia periaatteita ja menettelytapoja, edistää hyvän tilastotavan noudattamista valtion tilastotoimessa sekä varmistaa, että niiden oikeudet toteutuvat, jotka luovuttavat tietoja tilastointia varten tai joita tiedot koskevat

9 Tiedonkeruun periaatteet Ensi sijassa käytettävä hyväksi julkishallinnon tehtävien hoitamisessa kertyneitä sekä elinkeinon- ja ammatinharjoittajien, yhteisöjen ja säätiöiden toiminnan seurauksena syntyneitä tietoja Tiedot on kerättävä taloudellisesti ja niin, että siitä aiheutuu tiedonantajille mahdollisimman vähän haittaa ja kustannuksia Tiedot tulee kerätä ja tallettaa ilman tunnistetietoja aina, kun se tilastojen laatimisen kannalta on mahdollista Periaatteet edellyttävät tietojen keruun, käytön ja säilyttämistarpeen hyvää suunnittelua

10 Neuvotteluvelvollisuus tiedonantovelvollisten tai heidän edustajiensa kanssa Kerättävät tiedot ja niiden käyttötarkoitus Keräämisessä noudatettavat määräajat ja menettelytavat Kerättävien tietojen säilytysajat ja niiden suojaamisessa noudatettavat säännökset ja menettelytavat Eri osapuolille tiedonkeruusta aiheutuvat kustannukset sekä palautetieto ja sen antamistavat Neuvottelut on järjestettävä niin varhaisessa vaiheessa, että tiedonantajien näkemykset voidaan ottaa huomioon tiedonkeruun suunnittelussa

11 Päätös tietojen keräämisestä Tilastoviranomaisen on tehtävä kirjallinen päätös tietojen keruusta Päätöksen tulee sisältää neuvotteluissa esillä olleet asiat mukaan lukien kannanoton säilytysaikaan (päätösmalli) Tietojenkeruun käynnistämisestä ja kerättävistä tiedoista on riittävän ajoissa ilmoitettava tiedonantajille ja heidän edustajilleen Päätöksestä valitusoikeus Hallinto-oikeuteen

12 Tiedottamisvelvollisuus tietoja kerättäessä Tietojen käyttötarkoitus Tilastojen laatimisessa käytettävät menettelytavat Tiedonantovelvollisuus perusteluineen tai tietojen antamisen vapaaehtoisuus Tiedonantajan oikeudet Tietojen suojaamisjärjestelyt ja säilytysajat Muut tarpeelliset tietojen antamiseen vaikuttavat seikat

13 Tietojen käsittelyssä noudatettavat periaatteet Tietoja on käsiteltävä hyvää tilastotapaa noudattaen ja tilastoalalla yleensä sovellettavien kansainvälisten suositusten ja menettelytapojen mukaisesti Periaatteilla viitataan tilastoalan kansainvälisiin eettisiin periaatteisiin (mm. ammatillinen riippumattomuus, puolueettomuus, luotettavuus, avoimuus, tietosuoja, kustannustehokkuus)

14 Väestölaskentalaki Sovelletaan väestölaskentoja varten annettuihin tietoihin Tiedot salassapidettäviä Julkisuuslainsäädäntöä ei sovelleta miltään osin väestölaskentalain nojalla annettuihin tietoihin, joten tiedot ovat pysyvästi salassapidettäviä ja käytettävissä vain tilasto- ja tutkimustarkoituksiin

15 Laki kuolemansyyn selvittämisestä Lääninhallitusten on lähetettävä kuolintodistukset ja - selvitykset Tilastokeskukselle Tilastokeskuksen on säilytettävä lain nojalla sille toimitetut asiakirjat ja tiedot Tilastokeskuksella arkistoviranomaisen rooli eli tietoja ei saada pelkästään tilastojen laatimista varten

16 Asetus Euroopan tilastoista ( EU:n tilastolaki ) Sovelletaan EU:n tilasto-ohjelman mukaan laadittaviin tilastoihin Ei nimenomaisia määräyksiä tietojen säilyttämisestä Kansallisten tilastoviranomaisten ja Eurostatin on toimivaltansa puitteissa toteutettava kaikki tarvittavat lainsäädännölliset, hallinnolliset, tekniset ja organisaatiota koskevat toimenpiteet salassapidettävien tietojen fyysisen ja loogisen suojan turvaamiseksi Viittaus komission suosituksena kansalaisten luottamuksen vahvistamiseksi annettuihin EU:n tilastojen käytännesääntöihin (hyvä tilastotapa)

17 Toimeksiantosopimuksiin perustuva maksullinen palvelutoiminta Tilastokeskus voi kerätä tietoja toimeksiantajalle (esim. toiselle tilastoviranomaiselle) Tilastokeskus voi tuottaa toimeksiannosta tilastotietoja keräämällä erikseen toimeksiantoa varten tietoja Tilastolain mukaan Tilastokeskus voi tuottaa toimeksiannosta tilastoja hallussaan olevista tietoaineistoista ja käyttää toimeksiannon suorittamisessa myös toimeksiantajan Tilastokeskukselle luovuttamia tietoja Aineiston säilyttämistarpeesta sovitaan toimeksiannon yhteydessä