JHS 166 JIT ehtojen tietosuojapäivitys

Transkriptio

1 JHS 166 JIT ehtojen tietosuojapäivitys (8)

2 Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat Hankkeen perustamisen tausta Hankkeen tavoitteet Hankkeen sidosryhmät Hankkeen edellytykset Hankkeen kuvaus Suosituksen aihe Soveltamisala Suhde muihin suosituksiin Avoimuusperusteet Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeen lopputulokset Dokumentit ja materiaalit Työvälineet ja -menetelmät Hankkeen organisaatio Hankkeen koordinointi Asiantuntijat Työsuunnitelma ja työmäärät Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hyväksymismenettely... 8 Versionhallinta Versio Laatimispäivä Muutokset Tekijä Tila Hyväksymispäivä Karolina Lehto / Hansel Oy alustava Viimeistelty versio Karolina Lehto ja Jukka Hämäläinen / Hansel Oy Hyväksytty asiantuntijajaoston kokouksessa hyväksytty (8)

3 1. Hankkeen lähtökohdat JHS-suositusten tavoitteena on edistää sähköistä asiointia sekä tietojen ja rekistereiden yhteiskäyttöä julkishallinnossa. JHS-suosituksen kohteena on yleensä koko julkinen hallinto. JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) muodostaa ohjaavasti julkisen hallinnon yhtenäisen sopimusperustan IT-hankinnoissa. Ehtokokonaisuus helpottaa ja yhdenmukaistaa tietohallinnon ja ICT-palveluiden hankintoja verrattuna tilanteeseen, jossa hankintasopimukset perustuvat toimittajien omiin sopimusehtoihin. JHS 166 -suositus on laajasti käytössä julkisen hallinnon IT-hankinnoissa. Kokonaan päivitetty JHS 166 (JIT ehdot) julkaistiin syksyllä 2015 ja sitä on viimeksi päivitetty tammikuussa 2017 hankintalainsäädännön uudistumisen johdosta. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 annettiin Asetus on sellaisenaan suoraan sovellettavaa oikeutta Suomessa ja sen soveltaminen alkaa Asetus edellyttää, että henkilötietojen käsittelystä rekisterinpitäjän lukuun sovitaan kirjallisella sopimuksella. Sopimuksen vähimmäissisällöstä on säädetty yleisessä tietosuoja-asetuksessa. Yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa on säädetty henkilötietojen käsittelyä koskevasta sopimuksesta, joka rekisterinpitäjän tulee tehdä henkilötietojen käsittelijän, kuten ulkoisen palveluntuottajan, kanssa. Käsittelyä koskevan sopimuksen tekeminen on siten rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus. Mainitussa 28 artiklassa on sopimisvelvoitteen lisäksi säädetty tarkemmin niistä seikoista, joihin sopimuksessa tulee vähintään ottaa kantaa. JIT ehdot on laadittu ennen yleisen tietosuoja-asetuksen antamista. Siten ehdot eivät ole kaikilta osin yhteensopivia tietosuoja-asetuksen velvoitteiden ja 28 artiklan mukaisten sopimusvaatimusten kanssa. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on päivittää JHS 166 -suositus ja sen liitteet (Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot, JIT 2015) vastaamaan yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 vaatimuksia. Hankkeessa käydään läpi suositusteksti ja suosituksen liitteet 1-9, arvioidaan niiden muutostarpeet suhteessa yleisen tietosuoja-asetuksen velvoittaviin vaatimuksiin ja tehdään ehdotukset tarvittavista muutoksista. Mahdollisuuksien mukaan otetaan huomioon myös kansallisia säännöksiä, kuten tietosuojalaki ja sektorikohtaista erityislainsäädäntöä, mikäli tällaista lainsäädäntöä on julkaistu hankkeen aikataulun puitteissa. Hankkeessa ei tehdä muita sisällöllisiä muutoksia JIT ehtoihin. Hankkeen lopputuloksena syntyy päivitetty JHS 166 -suositus liitteineen. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallinto (8)

4 yhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. Asiantuntijajaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä (aiemmin JHS-valmistelusta vastasi JHSjaosto). Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. Asiantuntijajaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteerit ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-työryhmä Hankkeessa ei ole JHS-työryhmää vaan se tehdään erikseen tilattuna asiantuntijatyönä. Muut sidosryhmät JHS 166 -suosituksen keskeisiä sidosryhmiä ovat hankintayksiköt ja ICT-alan toimittajat, joiden välisissä sopimussuhteissa JIT ehtoja käytetään. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen aikataulun edellytyksenä on, että kaikki sovitut asiantuntijat ovat käytettävissä sovitun ajanjakson ja osallistuvat aktiivisesti JHS 166 -suosituksen päivitystyöhön. 2. Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe JHS 166 sisältää suositustekstin sekä Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015; suosituksen liite 1), hankinnan kohteen mukaisia erityisehtoja (liitteet 2-8) sekä tukimateriaalin avoimista rajapinnoista tietojärjestelmä- tai palveluhankinnoissa (liite 9). 2.2 Soveltamisala JHS 166:n tarkoitus on auttaa hankintayksikköjä tekemään koko julkisen hallinnon kannalta onnistuneita hankintoja ja hankintasopimuksia. Suosituksen kohderyhmiä ovat: Tietohallinnosta, ICT-palveluista ja hankinnoista vastaavat Järjestelmäkehityshankkeiden vetäjät ja asiantuntijat Toimittajat. 2.3 Suhde muihin suosituksiin JHS 166:lla on sitä koskeneen kokonaisuudistuksen yhteydessä tunnistettu liittymiä ainakin (8)

5 seuraaviin suosituksiin: JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus JHS 182 ICT-palvelujen kehittäminen: Laadunvarmistus Julkisen hallinnon standardisalkku. 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeeseen sisältyy JHS-suositusta varten tehtävä dokumentointi sekä sovitut asiantuntijatehtävät. Hankkeessa ei päivitetä JIT-ehtoja muilta osin kuin yleiseen tietosuoja-asetukseen liittyvien muutosten osalta. 2.6 Hankkeen lopputulokset Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Hankesuunnitelma o sisältää JHS-suositushankkeen työsuunnitelman, resurssit ja aikataulun Päivitetty JHS 166 -suositus o JHS 166 koostuu nykyisin 10 eri dokumentista. Päivitystyön yhteydessä dokumenttien määrä saattaa muuttua. Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman päivitys (tarvittaessa) Palautelomake Palauteyhteenveto Lisäksi JHS-suosituksen oman internet-sivun päivitys JHS-hankekoordinaattorin toimesta Työvälineet ja -menetelmät JHS-suosituksen valmistelun aikana luonnoksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan hankkeen omilla sivuilla ( Palautekierros toteutetaan sähköisesti. Kootut palautteet käsitellään asiantuntijatyönä (8)

6 3. Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi : JHS-hankekoordinaattori: Pekka Niemi, pekka.niemi(at)vm.fi Anna Tuominen, anna.tuominen(at)netum.fi 3.2 Asiantuntijat Editorin tehtävä ja asiantuntijatehtävät: Lakimies Karolina Lehto, Hansel Oy Asiantuntijatehtävät: Ulkoinen asiantuntija: Johtava lakimies Jukka Hämäläinen, Hansel Oy Lakimies Tarja Krakau, Suomen Kuntaliitto 4. Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, arvioitu aikataulu ja vaiheiden vastuuhenkilöt. Harmaalla merkittyihin kohtiin ei välttämättä tarvita aikataulutusta. Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu 1.1 Hankesuunnitelman laatiminen. 1/2018 1/2018 Työryhmän vetäjä, editori ja JHShankekoordinaattori 1. Hankesuunnitelman laadinta 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen. 1/2018 1/2018 1/2018 1/ Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. JHS-hankekoordinaattori, 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen asiantuntijajaostossa Editori tai JHSsihteeri 3. Luonnoksen valmistelu 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen. 12/2017 5/2018 Asiantuntijat 4. Palautekierros 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. (4 viikkoa) 2/2018 2/2018 Editori, JHSsihteeri ja JHShankekoordinaattori (8)

7 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. 3/2018 3/2018 Asiantuntijat 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen ja palautekierroksen toisen vaiheen järjestäminen. (2 viikkoa) 3/2018 4/2018 JHS-hankekoordinaattori, 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. 4/2018 4/2018 Asiantuntijat 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. - - Työryhmän vetäjä ja editori 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) asiantuntijajaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 4/2018 4/2018 JHS-hankekoordinaattori, 5. Luonnoksen käsittely asiantuntijajaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely asiantuntijajaoston kokouksessa /2018 Työryhmän vetäjä tai editori 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa (tarvittaessa kirjallisella menettelyllä) 5/2018 valmistelee, asiantuntijajaosto päättää esittelijästä 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHS-uutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. 5/2018 5/2018 5/2018 5/2018 JHS-hankekoordinaattori, ja JHS-hankekoordinaattori 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankkeessa noudatettavat käytännöt on kuvattu JHS-suosituksen valmisteluoppaassa (8)

8 6. Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Tiivis työohje löytyy myös JHS-suosituksen valmisteluoppaasta (8)