Palautekooste: JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malli

Transkriptio

1 Palautekooste: JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malli 1. Organisaatio Vastaajien määrä: 39 - tiedeyhteisö - Alajärven kaupunki - Inarin kunta - Keravan kaupunki - Kurikan kaupunki - Kemin kaupunki, kaupunginkanslia - Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet - Yksityishenkilö - Lappeenrannan kaupunki - Aluehallintovirastot ja maistraatit - Eduskunta - Verohallinto - Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus - Suomen Kuntaliitto - Päijät-Hämeen koulutuskonserni -kuntayhtymä - Energiavirasto - Oulun kaupunki - liikenne- ja viestintäministeriö - Pyhännän kunta - Mikkelin kaupunki - Lahden kaupunki - Kuopion kaupunki - Arkistolaitos - Liikenteen turvallisuusvirasto - Maanmittauslaitos - Helsingin kaupunki, kaupunginkanslia, tietotekniikka- ja viestintäosasto, tietotekniikka - yksityishenkilö - Helsingin kaupungin tietokeskus - Espoon kaupunki - Puolustusvoimat - Opetus- ja kulttuuriministeriö - Tilastokeskus - Valtiokonttori - Kontiolahden kunta - Rovaniemen kaupunki - Terveyden ja hyvinvoinnin laitos - Oikeusministeriö - TEM & hallinnonalan toimijat ( Energiamarkkinavirasto, Kuluttajatutkimuskeskus, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, GTK, Tekes, Tukes, PRH) - kommentointien loppuun on merkitty kommentoinnin antaneen viraston lyhenne - Oikeusministeriö 2. Yhteyshenkilön tiedot Vastaajien määrä: Yleiskommentit Vastaajien määrä: 27 - JHS-järjestelmässä olisi paikallaan ryhtyä koordinoimaan käynnissä olevien kehittämishankkeita ja ottaa huomioon erityisesti valtiovarainministeriön omat hankkeet, joilla on vaikutuksensa JHS-järjestelmään. Koordinoimattomuus on omiaan aiheuttamaan yhteensopimattomia suosituksia, jotka eivät aja asiaansa ottaen huomioon tietohallintolaissa olevat tavoitteet tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta. Valtiovarainministeriössä on käynnissä Kuntatieto-ohjelma, jonka osana valtiovarainministeriö on laatimassa master-tason tehtäväluokitusta kuntien tehtävistä. Luokitus on laajennettavissa valtionhallintoon. Kyseinen työ on tarkoitus saattaa osaksi JHS-järjestelmää ja kyseinen tehtäväluokitus sekä siihen liittyvät suositukset toimivat pohjana

2 muille tarkentaville luokituksille. Valtiovarainministeriön tekemän työn tarkoituksena on parantaa tiedonhallintaan liittyvää yhteentoimivuutta, kun luokituksia käytetään eri käyttötarkoituksiin. Toisaalta tavoitteena lienee myös se, että luokituksia kehitetään yhteisillä periaatteilla. Nyt palautteella oleva JHS-suositusluonnos ei ole linjassaan valtiovarainministeriössä käynnissä olevan työn kanssa. Tässä suhteessa JHS-jaoston tulisikin osana oman toiminnan kehittämistä myös seurata muuta kehittämistyötä ja vetää johtopäätöksiä JHS-hankkeiden osalta ja käyttää sitä ohjausvaltaansa, joka jaostolla on olemassa. Sinällään luokitustyö on kannatettavaa, mutta sen tarkoituksenmukaisuus pitäisi arvioida tapauskohtaisesti. Koska JHS-suositusten kehittämisessä on kysymys myös valtion varojen käytöstä ostopalveluina, tulisi tätä tarkoituksenmukaisuusharkintaa tehdä jo suoraan valtion talousarvioasetuksen 38 :n nojalla. - Suositus jälleen teoreettinen ja ylätasolla oleva esitys, jonka painoarvo ensisijaisesti valtionhallinnon osalle. TOS malli jäänyt esimerkkinä avaamatta edes jostakin tehtäväkohdasta, joten suosituksen hyötykäyttö TOS-laadintatyössä erittäin epätodennäköistä. - Sisään pääseminen oli haastavaa ja yleistuntumaksi jäi keskeneräisyys sekä kehittämisen tarve. - - Tämä on jälleen suositus, joka antaa melko vapaat kädet sen muokkaamiseen tai ylipäätään käyttämiseen. Esim. kohta 5.1 "Käyttäjä voi omasta toiminnastaan riippuen rakentaa juuri haluamansa ja näköisensä asiankäsittelykokonaisuuden, lukittumatta ennalta määriteltyihin toimintatapoihin tai määritettyihin rakenteisiin." Milloin tulee JHS-määräyksiä, jotka velvoittavat oikeasti? - Milloin tulee julkisen hallinnon yhteinen tehtäväluokitus? VIP aikoinaan teki työlle jo melko hyvän pohjan. - Mikä ovat tämän TOS-mallin, SÄHKE2:sen, JHS 143:sen sekä JHS TOS-rakenne/XML skeema työryhmän suhteet? - Tässä mallissa edellytetään SÄHKE2-metatietoja (myös määräajan säilytettäville materiaaleille). SÄHKE2 on kuitenkin tarkoitettu vain pysyvästi säilytettävälle materiaalille. SÄHKE2 on vain VAPAa varten. - TOS-malli vaatii rinnalle myös hyvän ohjeistuksen. Eli mitä kirjataan mihinkin tehtävään. - Suosituksena malli on kuitenkin melko hyvä. - Tavoitteena on selvästi yksinkertaistaa ohjeistusta, mutta onko tämä jo liian yksinkertainen? Onko kovin yksinkertaistetusta mallista riittävästi hyötyä organisaatiolle. Usean tehtäväluokituksen yhdistäminen on sinänsä järkevää, mutta tämä aiheuttanee jo kuntien tehtäväluokituksen tai Valda -luokituksen käyttöönottaneille organisaatioille harmia. Aluksi voi tulla kärsimysvaihe, mutta järjestelmien kannalta tämä on ehdottoman hyödyllistä. - Onko tässä niin paljon uutta, että kannattaa tehdä omana suosituksena? Ainoa "uusi" asia on tuo liite, jonka voisi laittaa jonkin toisen JHS-suosituksen liitteeksi. Jokaisen asian omaksi suositukseksi tekeminen vaikeuttaa ajtkossa suositusten ylläpitoa ja päivitystä ja hissukseen dokujen sisällöt rapautuvat ja hajautuvat ja lopulta niistä ei ymmärrä miten liittyvät toisiinsa. Voisiko olla esim päivitetyn jhs 176 liitteenä osana sähkeen "jatkodokua"? Tai easm-skeeman jhs-suositusta - Suositusluonnos lähti kommenteille melko keskeneräisenä. Kokonaisuudessaan tarvitsee vielä paljon tekemistä mm. malliprosessien ja metatietojen osalta. Kuntaliitto on lähettänyt jäsenillee mm. isot kaupungit sekä maakuntaliitot ja koulutuskuntayhtymät kehoituksen lausua luonnoksesta. Kommenttikierroksen tuloksien mukaan on syytä täydentää ja korjata luonnosta. Tulisi myös verrata tehtäviä kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuriluonnoksen tehtäviin ja malliprosesseihin sekä tutustua siellä ao. oleviin metatietoihin. - Kävimme työryhmässämme läpi luokitusta ja ihmettelemme mistä on tullut tarve noinkin paljon muuttaa luokitusta. Ihmettelemme miksi esim. Hankintatoimi on muutettu (luokitus 2009) uudessa nyt Onko muutoksissa otettu ollenkaan huomioon sitä, että vatakunnassa on organisaatiota jossa tos-työ on jo hyvässä vauhdissa tai jopa tehty? - Ohje ja suositus ovat tarpeen. Pelkän tekstin lisäksi tarvitaan esimerkkejä parhaista käytännöistä ja koulutus- ja yhteistyötilaisuuksia. - Organisaatioissa, joissa on jo käytössä tai käytöönotossa Sähke2-mukainen asianhallintajärjestelmä, jatkuvat suuret muutokset tehtäväluokituksessa aiheuttavat turhaa lisätyötä operatiivisella tasolla sekä teknisesti. Valmisjärjestelmät eivät välttämättä taivu helposti suuriin muutoksiin. - Suositus on tarpeellinen ja tuo kaivattua selkeyttä siihen, millä tavalla olemassa olevia tehtäväluokituksia tulisi käyttää ja muokata sähköisen säilyttämisen tarpeisiin. - Lahden kaupunki on saanut arkistolaitokselta sähköisen säilyttämisen luvan Yhtenä kriteerinä luvan saamiseksi oli, että kaupunki laati tiedonohjaussuunnitelmansa arkistolaitoksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelma perustuu arkistolaitoksen kolmelle tasolle tehtyyn tehtäväluokitukseen ja noudattaa sitä. Tämä on todettu käyttökelpoiseksi. Koska yksittäisiä asiakirjoja metatietoineen ei voida jättää kolmelle tasolle; on ollut välttämätöntä laatia tehtävät neljännelle ja usein viidennelle tasolle. Tällä tavalla Lahden kaupunki on rakentanut tiedonohjaussuunnitelman, joka sisältää lähes 900 yksittäistä tiedohjaussuunnitelman prosessia asiakirjoineen ja metatietoineen. Mikäli Lahti siirtyisi käyttämään tätä uutta

3 luokittelua, menisi jo tehty työ hukkaan, eikä uusi luokittelu toisi lisäarvoa. - Miksi tehty taas uusi tehtäväluokitus? Kuntakentällä opeteltu juuri käyttämään kuntien yhteistä tehtäväluokitusta, joka poikkeaa tästä JHS mallista. Ei ole järkevää että organisaation tehtäväluokitus muuttuu muutaman vuoden välein. - JHS-suositus julkisen hallinnon yhteisten tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malliksi on erittäin hyödyllinen ja kannatettava. Tähän mennessä on tehty paljon päällekkäistä työtä TOS:n laatimisessa ja TOS:n teon helpottamiseksi on kauan kaivattu yhteistä mallia, jota organisaatiot voisivat soveltaa yhteisten, pitkälti samalla tavalla hoidettavien tehtävien osalta. Nykyisessä muodossa suositus ei kuitenkaan täytä tehtäväänsä, vaan se on keskeneräinen. Työryhmän pitää ehdottomasti jatkaa työtä ja laatia jokaista tehtävää koskien mahdollisimmat täydelliset TOS-kuvaukset metatietoineen. Nyt laadittu tehtäväluokitus ja mallintoimenpiteet antavat hyvän pohjan jatkaa tiedonohjaussuunnitelman tarkentamista. Työryhmän pitäisi asettaa jatkotyön lähtökohdaksi se, että kyseessä on nimenomaan SUOSITUS, joka ei välttämättä sovi aina kaikille toimijoille. Kuntien ja valtionhallinnon toimijoiden kesken syntyy väistämättä ristiriitoja, jolloin suosituksessa on vain tehtävä kompromisseja, jotta jonkinlainen yhteinen pohja saadaan kuvattua. Tästä huolimatta mahdollisimman pitkälle viety, valmis tiedonohjaussuunnitelma, hyödyttää kaikkia tahoja nykyistä keskeneräistä runkoa enemmän, vaikka organisaatiokohtaisesti suosituksen käyttöönotto edellyttäisikin paljon muutoksia. Nykyisessä muodossa suositus ei ole yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS, vaan yhteinen tehtäväluokitus. Lisäksi jää pohdittavaksi, mikä on TOS-mallin suhde kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen. Tähän liittyen olisi tarpeen miettiä mitä suositusta kuntia ohjataan jatkossa soveltamaan, miten muutokset huomioidaan tai päivitetäänkö kuntien yhteinen tämän JHS-mallin mukaiseksi (ja mitä se taas käytännössä tarkoittaa kunnissa). TOS-mallisuositusluonnoksessa on ristiriitaisuuksia JHS XXX Tiedonohjaussuunnitelman rakenne työryhmän suositusluonnoksen kanssa. - Pidämme suositusta erittäin tarpeellisena. Näkökulmana toimii keskitettynä asiakirjatietojen hallintavälineenä näyttää hämärtyneen välillä siinä mielessä, että asiakirjojen liikkumista järjestelmistä toisiin ei välttämättä huomioida suosituksessa tarpeeksi. Päällekkäisyys käynnissä olevan VM-johtoisen kuntien tehtävä- ja palveluluokitus työn kanssa hämmentää. Tästä syystä emme keskittyneet kovin paljoa raportti-dokumentin kommentointiin, vaan toivoisimme ensin löydettävän yhden yhteisen mallin tehtäväluokitukselle ja vasta sitten pyydettävän kommentointia sille. Tämä edellyttänee työlle myös yhtä selkeätä vastuutahoa ensin. Lakisääteisten tehtävien tulee olla selvät, kuntien ja valtion välisten vastuiden saumattomat laeista palveluihin, jotta kokonaisuutta on mielekästä kommentoida. Suosituksen suurimman hyödyn soisi olevan schema, joka tämän tekstin kanssa yhdessä antaisi hyvän rakenteen ja kehittämiskehikon organisaatioiden TOS-työlle. Tälle on Suomen julkishallinnossa suuri tarve. Suosituksen kokonaisuutta täydentäisi myös tietomalli. Julkishallinnon tukitehtävien näkeminen geneerisinä on arvokas lisä JHS-kokonaisuudessa. Hierarkisuudesta ja luokituksen sitomisesta toimenpiteisiin tulisi vielä päästä moniulotteiseen asiankäsittelymalliin ja laventaa asioiden liittyminen useampiin luokituksiin (käsitteisiin). Pakollisuudet / valinnaisuudet tulisi vielä purkaa hierarkiaan kytkeytymättömiksi. - Suositus on jäänyt liian yleiselle tasolle. Siitä ei riittävästi apua raskaiden TOS-mallien tekemiseen. - On hyvä, että julkisen hallinnon yhteisten tuki- ja ylläpitotehtävien osalta on laadittu yhteinen tiedonohjaussuunnitelmamalli. Tämä malli epäilemättä auttaa sellaisia julkisen hallinnon viranomaisia, jotka vasta suunnittelevat sähköisen tiedonohjauksen integraatiota operatiiviseen tietojärjestelmään. Suositusluonnoksen liitteenä oleva tehtäväluokitus poikkeaa jonkin verran kuntien käytössä olevasta yhteisestä tehtäväluokituksesta. Suhde toisen, uuden JHS-hankkeen kuntien tehtävä- ja palveluluokitukseen on ratkaisematta. - Organisaatiomme antamia kommentteja ei ehkä voi luonnehtia puhtaasti muutosehdotuksiksi vaan ovat pääasiassa kommentteja ja pohdintaa, mikä kyseisissä kohdissa on organisaatiotamme mietityttänyt. - Luonnos on erittäin keskeneräinen, jopa siinä määrin, että siitä on hankala antaa lausuntoa. Koska kyseessä on JHS-suosituksen tasoinen ohje, tulisi erityistä huomiota kiinnittää siihen, että sisältö noudattaa viranomaistoimintaa ohjaavia lakeja ja muita normeja. Esimerkiksi Arkistolaki (831/1994) on jätetty kokonaan huomiotta, vaikka se on tärkein viranomaisten arkistointia ohjaava laki. Lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja VAHTI-ohjetta (2/2010) on tulkittu huolimattomasti ja virheellisesti. Myös SÄHKE2-määräyksen osalta suosituksen sisältö tulisi tarkistaa. - Suositushankkeen kannatettava tavoite laatia julkishallinnolle yhteiskäyttöinen TOS-/eAMS-malli yleisimpien tuki- ja ylläpitotehtävien osalta sekä tiedon hallintaan tarvittavat metatiedot palvelee hallinnon prosessien ja tietosisältöjen yhteensovittamista, tietojärjestelmien yhteen toimivuutta ja tietojen yhteiskäyttöisyyttä sekä valtionhallinnon ja kuntasektorin yhteistyötä tiedonhallinnan kehittämisessä, standardoinnissa ja ohjeistuksessa sekä kansallisten mallien luonnissa.

4 - Suositus on kieliasultaan selkeä ja ymmärrettävä. Metatietojen määrittely tehtävätasolle, jolta ne periytyvät asiatasolle, on hyvä parannus. Pidämme hyvänä, että toimenpiteet voidaan suosituksen mukaan nimetä vapaasti. Kaikissa TOS-työhön liittyvisissä ohjeistuksissa termistö ja niiden selitykset tulisivat olla yhteneväiset. Mikä on esim. aams-termin suhde TOS-termiin? Meta-tietoa ei ole suosituksessa määritelty. Lähteekö suositus siitä, että metatiedon sisältö on jo tunnettu termi vai tulisiko myös se määritellä? Mikä on arkistolaitoksen eams käyttöönottosuunnitelma -ohjeen päivitystilanne? Ovatko ko. ohje ja tämä JHS-suositus yhteneväiset? Järjestetäänkö julkishallinnon yhteisiä tilaisuuksia/koulutuksia yhteisten toimintamallien varmistamiseksi? - Valitettavasti muutoksen läpikäynti jäi kesken, joten pystyn vastaamaan vain yleiskysymyksiin tässä vaiheessa. Haluamme kuitenkin olla mukana saamassa työryhmän vastineet annettuihin palautteisiin. Yleisvaikutelma on se, että suositus todella on tarpeen. Asia on osittain vaikeasti hahmotettava. Yleisesti voisi sanoa, että suosituksen luettavuuteen ja ymmärrettävyyteen kannattaa panostaa. Asiat voisi esittää mahdollisimman ymmärrettävillä termeillä ja ainakin termien tulkinta tulisi esittää ilman tulkinnanvaraisuutta. - Valtakunnan tasolla annettava yhteinen suositus hyvä. Lausuntokierroksella oleva suositusluonnos hieman sekava, vaikeaselkoinen ja kysymyksiä herättävä. - -Suosituksen kieliasu tulee vielä viimeistellä. Tekstissä muutamia epätarkkuuksia. - suositukseen olisi hyvä saada lisättyä myös suojaustasot ko. tehtäviin. - suositus esittää periaatteellisia muutoksia nykyisiin käytäntöihin ja toimintatapoihin. Nämä voisi olla hyvä tuoda sanallisesti esille. - Suositusluonnos on tarkemmin verrattava JHS-työryhmän TOS-rakenne ja XML-skeema suositusluonnokseen ja yhtenäistettävä sen kanssa sekä sisällön että termien osalta. - Ohje ja suositus ovat tarpeen. Pelkän tekstin lisäksi tarvitaan esimerkkejä parhaista käytännöistä sekä koulutus- ja yhteistyötilaisuuksia. (EV) Kuluttajatutkimuskeskuksen näkemyksen mukaan TOS-malli toimii hyvin suosituksen luonteisena ohjeena, kun yksittäiset virastot valmistelevat omaa tiedonohjaussuunnitelmaansa. Se antaa TOSlle perusrakenteen, sallii organisaatiokohtaiset erityispiirteet ja samalla ohjaa organisaatiota käymään systemaattisesti läpi oman toimintansa. (KTK) Pyrkimys yksinkertaiseen rakenteeseen (kohta 5.3.1) on myös myönteistä. Paitsi, että se helpottaa TOSin ylläpitoa, se vaikuttaa myös laadittavan TOSin pituuteen/laajuuteen. Se tekee TOSsta tiiviin ja helposti hahmotettavan, mikä on erityisen tärkeää TOSia käyttävien muiden kuin asiakirjahallinnon ammattilaisten kannalta. (KTK) Mahdollisimman yhteinen TOS-rakenne on perusteltua myös tilanteissa, joissa valtion virastoja ja laitoksia yhdistetään.(ktk) Tehtäväluokituksen osalta näemme esitetyn tehtäväluokitusrakenteen varsin hyvin yleis-, henkilöstö- ja taloushallinnollisiin tehtäviimme soveltuviksi. Nykyisen GTK:n tiedonohjaussuunnitelman ja tehtäväluokituksen muokkaaminen vastaamaan tätä rakennetta ei ole kovin suuri työ. (GTK) Kieku tulee lähiaikoina muuttamaan henkilöstö- ja taloushallinnon prosesseja ja Valtori perustietotekniikkaan liittyviä prosesseja. Oletettavasti organisaatiokohtaiset rakenteen muokkausmahdollisuudet tulevat vähenemään merkittävästi. Mikä on tämän tehtäväluokituksen suhde Kiekun tai Valtorin kautta annettavaan ohjaukseen? Otetaanko tämä tehtäväluokitus myös Kiekun tai Valtorin tehtäväluokituksen pohjaksi? (GTK) Erilliset mallitoimenpiteet ovat erinomainen työnkalu julkisen hallinnon käyttöön. Niiden avulla saadaan merkittävästi parannettua yhteentoimivuutta. (GTK) Tehtäväluokituksen ja mallitoimenpiteiden erottelussa toisistaan emme näe ongelmaa. Päinvastoin, näemme tämän tukevan hyvin esim. asianhallintajärjestelmien kehittämistyötä, kun käytössä on valikoima modulaarisia mallitoimenpiteitä, jotka valitaan käyttöön tehtäväkohtaisesti.(gtk) Julkishallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien tehtäväluokitus ja TOS-malli tulevat tarpeeseen ja toimivat sitä paremmin, mitä yksinkertaisempi rakenne kaikilta osin on. (Tekes)

5 Tehtäväluokituksen kaksidesimaalinen numerointi on arjessa haastava. Toisaalta organisaatiot voivat ratkaista luokituksen toimivuuden omassa organisaatiossa siten, että käytetään omaa numerointia ja sen ohessa yhteistä tehtäväluokitusta, joka liittää asiakirjat kansalliseen luokitukseen ja tukee tiedon yhteiskäyttöisyyttä. Tehtäväluokituksen tulee ennen kaikkea palvella tiedon aktiivivaiheen käyttöä ja tiedon löytymistä.(tekes) Tehtäväluokitusluonnokseen olisi helpompi ottaa kantaa, jos luokan nimen lisäksi olisi esimerkkejä/lisäkuvausta, mitä kuhunkin tehtäväluokkaan on tarkoitus tallentaa. Esimerkit ja kuvaukset ovat tärkeitä myös valmiissa TOS-mallissa.(tekes) Yleiskommentti suosituksen nimestä: tuki- ja ylläpitotehtävät -nimitys toistuu suosituksessa vain suosituksen otsikossa, sillä muutoin käytetään yleis- ja tukitehtävät -ilmaisua. Kuvaavampi nimitys olisi esimerkiksi kuitenkin yleis- ja ylläpitotehtävät, sillä tuki- käsite on vain vanhahtava ilmaisu ylläpitotehtäville, ja tuki ja ylläpito -käsitteissä on kyse siis samasta asiasta vain eri ilmaisulla. (PRH) Hallinnon TOS-rakenne ja tehtäväryhmien nimet on kuvattu siten, että koko tehtävärakenne ja luonne vaikuttavat selkeältä.(kkv) Se,että tasoja on pääsääntöisesti viety 3:lle tasolle on riittävä. Ryhmässä 02 Talous- ja rahoitus osiossa Kirjanpito ja maksuliikenne on viety tässä mallissa neljännelle tasolle, joka on varmaan tarpeellista asioiden selkeän käsittelyn toteuttamiseksi (KKV) Myös se, että virastot voivat itse tehdä näiden tasojen alle tarvittaessa omia tarkentavia tasoja on käytäntönä selkeä ja siten ryhmätasot tulevat olemaan pääosin vähintään nelitasoisia (KKV) - Suositusluonnoksen sisältöä tulisi yhdenmukaistaa ja koordinoida JHS XXX TOS-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen sisällön ja termien kanssa. 4. Anna arviosi seuraavista suositusluonnokseen liittyvistä väitteistä asteikolla 1-5 (5 = samaa mieltä, 1 = eri mieltä) Vastaajien määrä: Yhteensä Keskiarvo Suositus on tarpeellinen ,36 Suositus on otettavissa käyttöön ilman tukea ja koulutusta Suosituksen luettavuus ja ymmärrettävyys ovat hyvällä tasolla , ,11 Yhteensä ,3 5. Suositusluonnoksen hyväksyminen Vastaajien määrä: 39

6 6. Vastustusperusteet Vastaajien määrä: 5 - Vastustuksen syyt on esitetty edellä kohdassa 3. Lisäksi suositusluonnos ei palvele asiakirjojen hallintaa kokonaisuudessaan. Viranomaisen asiakirjoja syntyy paitsi asiankäsittelyprosesseissa, jotka perustuvat hallintolaissa säädettyihin menettelysäännöksiin, mutta merkittävä osa julkisen hallinnon asiakirja-aineistosta syntyy osana palvelutuotantoa tosiasiallisessa hallintotoiminnassa. Tästä syystä suositus ei ole toimiva. Lisäksi suositus pitää valtaosin opastusta arkistonmuodostussuunnitelman laatimiseksi. Tätä voidaan pitää tarpeettomana, koska arkistolaitoksella on omat oppaansa arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman laatimiseksi ja niitä käytetään ilman JHS-suositustakin, koska olemassa olevat järjestelmät pakottavat tekemään nämä suunnitelmat ilman erillisiä JHS-suosituksiakin. Tälle JHS-suositusluonnokselle ei ole perusteita eikä sen antaminen ole tarkoituksenmukaista ainakaan tässä vaiheessa, kun koko tehtäväluokitusjärjestelmää ollaan valtiovarainministeriön toimesta kehittämässä virtaviivaisemmaksi ja yhteentoimivuutta edistäväksi. Tätä JHS-luonnosta voidaan pitää perustellusti tietohallintolain vastaisena. - Luonnos on vielä keskeneräinen. Suosituksen laadinnan projektisuunnitelmassa olevat tavoitteet eivät vielä täyty, esim. malliprosessit ja metatiedot. Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuriluonnoksessa olevat tehtävät ja malliprosessit sekä siellä olevat metatiedot olisi hyvä käydä lävitse ja katsoa niiden vaikutuksia suositukseen. - Näiden luokitusten muuttaminen aiheuttaa kohtuuttomasti vaivaa, kun meillä on jo 2009 tehtäväluokitukseen pohjautuva hyväksytty TOS järjestelmässämme. Tämä luokitus on käytössä mm. asiahallintajärjestelmässä ja "paperi" arkistoinnissamme. Mielestämme luokitusten jatkuva muuttaminen ei edistä esim. sähköiseen arkistointiin siirtymistä. Suosituksen lähtökohtana on ilmeisesti ohjata sähköistäarkistointia, mutta monessa paikkaa se on käytössä nyt paperiarkiston hallinnassa, koska ei haluta pitää useita arkistonmuodostussuunnitelmia yllä. - Saman tyyppisillä julkishallinnon organisaatiolla tulisi olla käytössään saman tyyppinen tehtäväluokitus. Tehtäväluokituksen muutossykli ei saisi olla kovin tiheä, koska jokainen muutos aiheuttaa kertautuvia vaikutuksia. Pitkään- ja pysyvästi sähköisesti säilytettävän aineiston osalta tulisi taata uusia tehtäväluokituksia käyttöönotettaessa ja suositeltaessa riittävä takautuva tuki aiemmille luokituksille. - Lahden kaupungin käytössä oleva Arkistolaitoksen suosittelema kolmitasoinen tehtäväluokittelu soveltuu hyvin Lahden kaupungin käyttöön. Uusi ryhmittely on tarpeeton. 7. Yleiset muutosehdotukset Vastaajien määrä: 15 - Suosituksessa pitäisi ottaa huomioon laajemmin tiedonhallintaan liittyvät vaatimukset kuin pelkästään asiakirjojen käsittely asiankäsittelyprosesseissa. JHS-järjestelmän luonteen vuoksi suosituksien pitäisi olla eteenpäin katsovia eikä historiaa esittäviä, kuten tämä suositusluonnos. Julkisen hallinnon tiedonhallinnassa siirrytään rakenteisten asiakirjojen käsittelyyn sekä rekisteri/tietovarantopohjaiseen asiankäsittelyyn ja palvelutuotantoon. Tämä koskee mitä suurimmassa määrin viranomaisten tuki- ja ylläpitotehtäviä. Nyt palautteella oleva suositusluonnos dokumentoi olemassa olevaa tilannetta eikä sillä ole kehitystä ohjaavaa vaikutusta. - Suositus jälleen teoreettinen ja ylätasolla oleva esitys, jonka painoarvo ensisijaisesti valtionhallinnon osalle. TOS malli jäänyt esimerkkinä avaamatta edes jostakin tehtäväkohdasta, joten suosituksen hyötykäyttö TOS-laadintatyössä erittäin epätodennäköistä. - Ks. kohta 20 - Tarkennuksia ainakin kohtaan 5.6 sekä korjattava kirjoitusvirheet. Lisäksi TOS-mallin kohdalla tuli tuntuma, että jonkun verran oli unohtunut TOS-mallin kohdistuvan YKSINOMAAN sähköisesti tuotetun tiedon hallintaan. - Poikkeaa melko paljon arkistolaitoksen antamasta luokitussuosituksesta. TOS aloitettu arkistolaitoksen suosituksen pohjalta, toivomuksena jotenkin yhtenäinen linja. Vaalien järjestämiselle ei löytynyt luokitusluonnoksesta kohtaa. Hankintojen suunnittelu kohdassa sekä kohdassa ovatko samaa asiaa? - Katso yleiskommentit, josta löytyvät meidän keskeisimmät huomiot. - Voisiko näissä palautelomakkeissa muttaa näiden vastauslaatikoiden kokoa hieman suuremmaksi. Leveyssuunnassa olisi oikein paljon tilaa. Näkisi paremmin mitä on kirjoittanut. =) SÄHKE2-määräykseen viitataan ensimmäisen kerran kohdassa 5.2. Hankesuunnitelman mukaan hankkeen tavoitteena on tuottaa SÄHKE2 mukaiset julkishallinnon TOS-määritykset tuki-ja ylläpitotehtävien tehtävistä, joten S2-mukaisuuden voisi nostaa esille jo aiemmin, esim. johdannossa. Suurin ongelma on käsittelyprosessin ja toimenpiteiden leijuminen ja jonkinlainen epäsystemaattisuus.

7 Toimenpiteitä ei ole viety suoraan tehtäväluokituksen alle, koska sama prosessi on hyödynnettävissä monessa kohtaa - mutta nyt mallissa ei näy prosessia vaan listaus. Nyt listaus ei ole edes systemaattinen; joitakin asiakirjatyyppejä lähetetään ja vastaanotetaan, joitakin laaditaan, vastaanotetaan, mutta ei lähetetä (?) jne. Mielikuvaksi jää sekalainen kokoelma toimenpiteitä, joissa lopputuloksena on toimenpiteessä mainittu asiakirjatyyppi: näitä voisi keksiä roppakaupalla lisää, eikä se TOS-laatijaa varmaan paljon auta. Tehtäväluokitus on pääosin kolmannella tasolla, mutta jostain syystä ryhmässä 00 on jopa viidennen tason tietoja. Se, että maltettaisiin pysyä kolmannella tasolla selkiyttäisi kokonaisuutta. Sisältöjen pitäisi tarvittaessa selvitä lisätiedoista, jotka puuttuvat ( vrt. suositustekstin s. 6 Tehtäväluokituksen lisätietoihin on kerätty tietoja niistä asioista, jotka on katsottu kuuluvan kyseiseen tehtäväryhmään). Varsinaista suositustekstiä voisi myös napakoittaa ja sisältöä avata enemmän: nyt toistellaan helposti yleisiä päämääriä: vrt. esim. kohta 5.1. ja 5.4 ensimmäinen kappale, joissa toistellaan käyttäjän mahdollisuutta rakentaa näköisensä prosessit. Yhtenä ongelmana tehtäväluokituksen käytöstä nousee mieleen otsikoiden tulkinnanvaraisuus. Otsikoista (luokkien nimistä) on tehty yleispäteviä, jolloin ne voidaan ymmärtää monella tavalla ja niiden käyttö tulee olemaan vaihtelevaa ja kirjavaa. Jo kuntien yhteisen tehtävänluokituksen kohdalla on monta kertaa perätty luokituksen avaamista ja yksityiskohtaista selittämistä, mitkä asiat kuuluvat mihinkin. Tämä olisi tärkeää ottaa huomioon nytkin. Myös sen takia että tulisi huomioitua mahdollinen tietojen liikuttelu organisaatioiden välillä, organisaatiomuutokset yms. - Päällekkäisyydet Kuntien tehtävä- ja palveluluokitus -työn kanssa ja palautus kommentointiin. - TOS raporttiin pitäisi vielä tehdä muutos, jolla jokin tehtävä mallinnettaisiin niin, että siihen olisi poimittu tehtävä ja mallitoimenpiteet asiakirjatyyppeineen, niin että käyttäjä saisi kuvan siitä miten kokonaisuutta voi yhdistellä. Ammattitaitoinen TOS-tekijä kuvaukset ymmärtää, mutta kokemattomalle rakenne jää vielä mallintamattomana epäselväksi. Kokonaisuus painottuu liiaksi TOS:n laatimisen alkuun eli tehtäväluokitukseen ja koko rakenteesta on vain saatu aikaiseksi yleiset mallit. JHSään olisi voitu lisätä muuttuva ja päivittyvä osuus kaikille yhteisten tehtävien osalta, joissa ei voida ohjeiden ja normistojen vuoksi tehtäviä hoitaa eri viranomaisissa eri tavoin. - Termit ja lyhenteet eivät luonnoksessa ole samat kaikilta osin kuin toisessa JHS -suositusluonnoksessa TOS rakenne, vaikka suositusluonnoksessa todetaan, että termit ja lyhenteet ovat samat molemmissa suosituksissa (Johdanto s. 1). Muun muassa suositusluonnoksen esimerkissä TOS-rakenteesta (kuva 1, s. 8) on käytetty käsitettä käsittelyprosessi kun JHS -suositusluonnoksessa TOS rakenne on käytetty käsitettä käsittelyprosessin kuvaus. Käsitteitä ei ole käytetty myöskään aina johdonmukaisesti. - Suositus on hyvä asia organisaatioille, jotka eivät ole vielä aloittaneet TOS:n laatimista tai syöttämistä tiedonohjausjärjestelmiin. TOS:n laadintaa pidempään harrastaneille organisaatioille voi aiheuttaa harmaita hiuksia, vaikka suositus ei olekaan mitenkään velvoittava. - Suosituksen sisältö ja sen kieliasu vaativat vielä selkeyttämistä ja täsmentämistä. Suositus voitaisiin myös vahvistaa aluksi lyhyeksi ajaksi voimaantulevaksi, jonka puitteissa ja sen käytöstä saadun kokemuksen perusteella sen sisältö voitaisiin tarvittaessa muuttaa ja täydentää. Myös lyhyet ja epäselvät viittaukset käynnissä oleviin muihin hankkeisiin voitaisiin, joko poistaa tai konkretisoida ne riittävällä tavalla. Suosituksessa olevat viittaukset normeihin, ohjeisiin ja suosituksiin sekä siinä käytetty terminologia, vaikkapa suositukselle keskeinen termi tiedonohjaussuunnitelma ja sen lyhenne TOS kannattaisi sovittaa, jos se on suosituksen aiotun voimaatuloajankohdan puitteissa mahdollista, käynnissä olevan arkistolain kokonaisuudistuksen valmistumiseen. - Katso alla olevat kohdat. 8. Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto Vastaajien määrä: 13 - Miten yhtenäistetään ne, jotka ovat jo tehneet TOS-työn? Uusitaanko TOS:at esimerkiksi järjestelmien uudistuksen yhteydessä. - Sanastossa ekana AMS: voisiko tiputtaa pois, koska dokussa puhutaan kaikkialla TOS:sta. Tai sitten johdantoon lisäys että AMS korvautuu käsitteellä TOS jolloin sanastosta AMS:n voisi myös ottaa pois. Missä dokussa näkyy viittaus jhs176-suositukseen? - Johdanto ei huomioi niitä joilla on jo TOs kovassa käytössä tavalla tai toisella. - Ilmaisu "tekevät tai ovat aloittamassa TOS-työn tekemistä" antaa mielikuvan että ne joilla TOS on jo tehtynä eivät ohjetta tarvitse. TOS-työ on jatkuvaa kehittämistä. TOS vaikuttaa operatiivisiin tietojärjestelmiin mutta ei pidä unohtaa vaikutusta paperiasiakirjoihin ja arkistointiin.

8 - - - Tätä suositusta on tehty samanaikaisesti JHS-työryhmän TOS-rakenne ja xml-skeema kanssa. Termit ja lyhenteet ovat samat molemmissa suosituksissa. Termit eivät ole kaikilta osin yhdenmukaiset niiden termien kanssa, jotka YSR ja TSK ovat käsitelleet TOS-rakenne suosituksen osalta. Termistön yhdenmukaisuudesta on huolehdittava. - Pitäisikö suosituksen olla enemmän pakottava, etenkin yleisimpien tehtävien osalta? Jotta tiedonohjausuunnitelmat olisivat yhtenäisempiä eri organisaatioiden välillä, käsittelyvaiheiden, metatietojen jne. osalta? Jossain vaiheessa oli keskustelua julkishallinnolle yhtenäisestä TOS:sta, jota olisi ylläpidetty keskitetysti, tämä malli olisi mahdollistanut yhtenäisyyden ja jatkossa myös paremman yhteentoimivuuden eri organisaatioiden järjestelmien välillä. Tosin oheisessa mallissa olisi varmasti ollut oman haasteensa ja yksi pakotettu malli ei suurella todennäköisyydellä käy kaikille. - Johdannossa tulisi antaa tarkempia perusteluja käytetyistä termeistä. Esim. Arkistolakiin (831/1999) ei viitata lainkaan. vaikka laissa käytetään termiä arkistonmuodostussuunnitelma ja luonnoksessa ilman perusteluja termiä tiedonohjaussuunnitelma. Suosituksessa mallinnetaan organisaation tuki ja ylläpitotehtäviä. Mikä yhteys suosituksella/yhteisten tuki- ja ylläpitotehtävien mallinnuksella on TORI-palveluihin? - Suositusluonnoksen johdannossa ja viittauksia koskevassa luvussa viitataan kokomaisarkkitehtuurimalliin ja sen kehittämisestä annettuun suositukseen JHS 179. Suosituksen termejä ja lyhenteitä koskevassa luvussa ei avata kokonaisarkkitehtuuritermiä mutta johdannossa hieman epäselvästi todetaan, että työn, millä ilmeisesti tarkoitetaan kommentoitavan suositusluonnoksen laadintaa, tulokset olisi sidottu myös kokonaisarkkitehtuurimalliin. Koska tietohallintolain (634/2011) 7 :ssä edellytetty kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen ja suunnittelu ei voine sisällöltään olla ristiriidassa organisaation arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelman kanssa, tulisi johdannossa ottaa selkeästi kantaa siihen, mikä suhde ko. suunnitelmilla on kokonaisarkkitehtuuriin ja sen kuvauksiin ja tehdä sitä koskevat ristikkäiset viittaukset molempiin JHS -suosituksiin. Arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelman merkitystä koskevat maininnat olisi hyvä sisällyttää myös esim. yhteentoimivuusportaalista ( löytyviin kokonaisarkkitehtuurin kuvaamista ja suunnittelua koskeviin muihin oppaisiin ja suosituksiin. Koska johdannossa todetaan, että suositusta on tehty samanaikaisesti JHS-työryhmän TOS-rakenne ja xml-skeeman kanssa, niin suosituksen konkreettiselle käytölle olisi eduksi määritellä mikä niiden keskinäinen suhde on ja tehdä sitä koskevat ristikkäiset viittaukset mahdollisiin tuleviin JHS -suosituksiin - Ei kommentteja tai muutosehdotuksia. - Alkuun muutos: "Suosituksessa mallinnetaan" korvataan tekstillä "Suosituksessa määritellään". Toisen tekstikappaleen alkuun muutos: "TOS" korvataan tekstillä "Tiedonohjaussuunnitelma". Johdantokappaleen teksti saisi olla sisällöltään mahdollisimman yhteneväinen JHS-työryhmän TOS-rakenne ja XML-skeema suositusluonnoksen johdantokappaleen kanssa. - Ilmaisu tekevät tai ovat aloittamassa TOS-työn tekemistä antaa mielikuvan että ne joilla TOS on jo tehtynä eivät tätä ohjetta tarvitse. TOS-työ on jatkuvaa kehittämistä. TOS vaikuttaa operatiivisiin tietojärjestelmiin mutta ei pidä unohtaa vaikutusta paperiasiakirjoihin ja arkistointiin. (EV) - Ehdotamme muutettavaksi tekstin alun muotoon "Suosituksessa määritellään organisaation tuki- ja ylläpitotehtävät tiedonohjaussuunnitelmaan (TOS)." Toinen kappale: Ehdotamme muutettavaksi tekstin alun muotoon: "Tiedonohjaussuunnitelma sisältää asiakirjatiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa tietojärjestelmissä." Johdantokappaleen sisältö tulisi yhdenukaistaa JHS XXX TOS-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen johdannon kanssa 9. Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala Vastaajien määrä: 16 - Hankalasta sovellettavissa oleva malli niin valtion- kuin kunnallishallinnollekin. Mm. kunnallishallinnon päätöksentekokulttuuri ja -toimintatavat ovat täysin erilaiset valtionhallintoon verrattuna. Valtionhallinnon päätöksenteossa vahva määrämuotoisuus, kun taas kunnallishallinnossa päätösvaltaa delegoitu mahdollisimman alas varsinkin tuki- ja ylläpitotehtävien osalta. - Mielestäni suositus on tarkoitettu myös kirjaajille (diariointi). Arkistonhoitajien tilalle sopinee paremmin nimitys "arkistovastaavien". - Soveltamisalan sanotaan olevan yleiset tuki- ja ylläpitotehtävät. Mallissa näyttäisi kuitenkin olevan muitakin kuin edellä mainittuja tehtäviä. Tästä käy esimerkkinä eduskunnan ydintehtäviin kuuluva säädösohjaus. - Soveltamisala kohdassa mainitaan, että suositusta sovelletaan mm. tiedon hallintaan ja viestintään. Tiedon hallinnan käsitteen voisi aukaista Käsitteistössä. Kohdassa 5.6. tulisi käyttää samaa sovellusalan käsitteistöä

9 eli ko. kappaleeseen tietohallinnon tilalle tiedon hallinnan ja viestinnän. - Myös organisaation johto tulee mainita Tämän suosituksen tarkoituksena on auttaa soveltamaan julkisen hallinnon TOS-mallia yleisten tuki- ja ylläpitotehtävien (jatkossa TOS-malli) osalta. Lauseen voisi muotoilla paremmin. Suositus ei voi olla laadittu saman suosituksen soveltamisen avuksi, vaikka varsinainen TOS-malli onkin itse suositustekstin liitteenä. - Olisiko tässä kappaleessa hyvä huomioida myös julkishallinnon organisaatiomuutostilanteet, jolloin olemassa olevat joudutaan esim. yhdistämään eri organisaatioiden kesken. - Muualla JHSssä puhutaan TOS-termistöllä, mutta soveltamisalan kohdalla eams vastaavat. - Suosituksen idea ja ajatus on hyvä, mutta se tulee varmasti monelle organisaatiolle hieman myöhässä. TOS:ia ja suosituksen sisältämiä tehtäväluokkia on laadittu monessa paikkaa jo useita vuosia. Monessa organisaatiossa TOS-rakenteet jouduttaisiin kyseisten tehtävien osalta miettimään ja tekemään uudelleen, jos käyttöön otettaisiin suosituksen mukainen rakenne. Jos suositus ei pakota ottamaan uutta rakennetta käyttöön, niin sitten kynnys TOS:ien muokkaamiseen mallin mukaiseksi on eri organisaatioissa varmastikin melko korkea. - Suositus koskee tuki- ja ylläpitotehtäviä. Suosituksen sisällön ymmärtämistä vaikeuttaa kuitenkin se, että suosituksessa mainitaan vain päätehtäväluokat 00 Ohjausjärjestelmät, hallinnon toiminta ja rakenteet, 01 Henkilöstö, 02 Talous ja rahoitus sekä 07 Tiedonhallinta ja viestintä. Kokonaiskuvan saamiseksi tulisi mainita myös muut päätehtäväluokat, vaikka niille ei annetakaan sisältöä. Perustuuko käytetty luokittelu kuntien yleiseen tehtäväluokitteluun, VALDA:n tuottamaan luokitteluun vai muuhun luokitteluun? - Suositus ilmeisesti koskee arkistolain (831/1994) 1 :ssä mainittuja viranomaisia ja muita julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiltä osin, kuin niille kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja, joiden tiedonohjausta (TOS) tai arkistonmuodostusta (AMS) kommentoitavana olevan suosituksen mukaisesti tulisi suunnitella. Suosituksen päivätyssä hankesuunnitelmassa (vrs. 1.2) käytetään vielä termiä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma ja sen lyhennettä eams. Hankesuunnitelmassa viitataan arkistolain 8 :n perusteella arkistolaitoksen antamaan, sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä ohjaavaan SÄHKE2-määrykseen, missä edellytetään ja ohjeistetaan sähköinen arkistonmuodostussuunnitelman (eams) laadintaa. Sillä tarkoitetaan arkistonmuodostajaorganisaation asiakirjoja tuottavien tehtävien käsittelyvaiheet, asiakirjalliset tiedot ja asiakirjatyypit sekä niiden oletusmetatietoarvot sisältävää suunnitelmaa. Arkistonmuodostussuunnitelman sisältämien asiakirjojen säilytysaikoja ja -tapoja koskevien tietojen lisäksi TOS sisältäisi tietojärjestelmän toimintaa ohjaavia ohjaus- ja prosessointitietoja. Jos ja kun normitetut AMS tai eams eivät sisällä esim. prosesseja ohjaavia tietoja, ovat ne sisällöltään suppeampia kuin TOS. Suosituksen konkreettiselle käytölle olisi eduksi määritellä täsmällisesti, miltä osin AMS, eams ja TOS sisällöllisesti ja käyttötarkoitukseltaan eroavat toisistaan. - Ei kommentteja tai muutosehdotuksia. - Alkuun muutos: toinen ja kolmas lause: "Näihin tehtäviin kuuluvat yleis-, henkilöstö-, talous- sekä tiedon hallintaan ja viestintään liittyvät tehtävät. Mallia suositellaan käytettäväksi organisaation TOS-työssä." korvataan tekstillä "Näihin tehtäviin kuuluvat yleishallintoon, henkilöstöhallintoon, taloushallintoon, tietohallintoon sekä tiedonhallintaan ja viestintään liittyvät tehtävät. Mallia suositellaan käytettäväksi organisaation TOS-valmistelussa". Viimeisen tekstikappaleen teksti tulisi täsmentää vastaamaan JHS-työryhmän TOS-rakenne ja XML-skeema suositusluonnoksen soveltamisalaa (esim. vaatimuslista olisi tarpeellinen). - Myös organisaation johto tulee mainita. (EV) TOS-tulosteesta ja yleisesti suosituksen soveltamisesta: onko tarkoitus, että organisaatiot valitsevat asiakirjatiedolle saman asiaryhmän (ainakin kolmannelle tasolle asti) kuin asiakirjan lähettäjä eli asiakirja kuuluisi näin samaan asiaryhmän sen laatija-organisaatiosta ts. suunnasta (saapuva/lähtevä) riippumatta. Saman asiaryhmän valinnalla varmistettaisiin helposti tietojen yhtenäisyys ja järjestelmien yhteentoimivuus. Esimerkiksi asetuksen yms. antaminen ja tarkastaminen" -asiaryhmä sopisi tähän laajuuteen, mikäli asiaryhmän nimeä hieman tuotaisiin yleisemmälle tasolle. Onko tarkoituksenmukaista, että esimerkiksi ministeriöt käyttävät "asetuksen yms. antaminen ja tarkastaminen" -asiaryhmää, kun ohjeistuksesta riippuen ministeriöiden hallinnonalojen virastot luokittelisivat saman asiakirjan esimerkiksi normiohjaus -asiaryhmään? Vai voisivatko julkisen hallinnon kaikki organisaatiot hyödyntää asetukseen liittyvää asiaryhmää ilman, että asiaryhmän nimessä otettaisiin jo kantaa siihen, että kyse on nimenomaan asetuksen antamisesta? (PRH) - Ehdotamme toisen ja kolmannen lauseen tekstin muutettavaksi seuraavasti: "Näihin tehtäviin kuuluvat yleishallintoon, henkilöstöhallintoon, taloushallintoon ja tietohallintoon sekä tiedon

10 hallintaan ja viestintään liittyvät tehtävät. Mallia suositellaan käytettäväksi organisaation TOS-valmistelussa." Soveltamisalaa koskeva teksti tulee yhdenmukaistaa JHS XXX TOS-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen soveltamisalan kanssa (etenkin vaatimuslistan kokoaminen) 10. Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Viittaukset Vastaajien määrä: 10 - JHS176? Viittaukset -kohta: arkistolaitoksen seulontastrategia puuttuu luettelosta, samoin hallintolaki. - Luku 3 suosituksen loppuun. - Viittauksista puuttuu Arkistolaki ((31/1994). Vaikka laki onkin osittain vanhentunut sen uudistamista valmistellaan, sen on kuitenkin tärkein voimassaoleva arkistointia ohjaava laki. Pitäisikö viitata myös Hallintolakiin (434/2003), joka määrittelee viranomaisten asiankäsittelyn yleiset periaatteet? - Suositusluonnoksessa viitataan tietohallintolakiin mutta ei esim. arkistolakiin, vaikka tiedonohjaussuunnitelman laadinta käytännössä korvaisi julkishallinnon organisaatioissa arkistolain 8 :n edellyttämän arkistonmuodostussuunnitelman. Arkistonmuodostussuunnitelman tai sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman laadinnasta ja sen käyttötarkoituksesta on mainintoja myös esim. julkisuusasetuksessa (1030/1999) ja arkistolaitoksen arkistolain nojalla antamissa määräyksissä. Suositusluonnoksessa viitatussa VAHTI 2/2010 -ohjeessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta, sen luvussa 3.1 Tiedonhallinnan suunnittelu, käsitellään laajemmin viranomaisen tietoa tuottavien prosessien suunnittelua arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) avulla. Tiedonohjaussuunnitelmasta mainitussa VAHTI-ohjeessa on ilmeisesti vain yksi lyhyt maininta taulukossa 1.5 Toiminnan prosesseille asetettavat vaatimukset, että organisaatiolla on arkiston-muodostussuunnitelma (Arkistolaki 8 ), josta käytetään usein myös nimitystä tiedonhallinta- tai tiedonohjaussuunnitelma. - Suosituksessa tulisi ottaa huomioon Arkistolaki (ja sen uudistus). - Viittauksiin tulee lisätä: -Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010), -Henkilötietolaki (523/1999) sekä -Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavastahyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999). - Pitäisi lisätä myös viittaus arkistolakiin? - Viittauksen esitetään lisättäväksi seuraavat säädökset: Valtionhallinnon asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Henkilötietolaki (523/1999) 11. Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Termit ja lyhenteet Vastaajien määrä: 17 - Toivottavast terminologia yhteneväinen arkistolaitoksen kanssa, ettei jälleen tehdä uutta ohjeistusta, jossa asioista puhutaan eri nimikkeillä. - poikkihallinnollinen prosessi -> ehdotetaan termiksi monitoimijaprosessi TOS-järjestelmä -> korjaus viimeiseen lauseeseen muotoon... TOJ-järjestelmässä. - Yleinen toimenpide ja mallitoimenpide kannattaisi määritellä yksiselitteisesti. Sisältävätkö nämä esimerkiksi suositeltavia metatietoja? - Operatiivinen järjestelmä tulisi tarkentaa (tai jättää käsite pois). Käsite sekoittaa ajattelemaan, että pitääkö esim. tukijärjestelmissä yms. olla TOSin tehtäväluokittelu. Asiakirjahallinnan asiantuntija ehkä ymmärtää, mitä tässä tarkoitetaan, mutta muuten voi sekoittua. Tarkoitetaanko tässä asia- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä, jotka ovat operatiivisia järjestelmiä? - Korjausehdotukset: ASIA = asiankäsittelyprosessin kuvaus (yksittäinen ilmentymä huonoilmaisu) skeema, tämän voisi avata hieman kuvaavammin arkikielellä. - Onko käsite eams poistunut käytöstä? Käsitteitä TOS ja eams on käytetty rinnan. Onko TOS korvannut eams:n, vai onko näille eri merkitys? - Termistön yhdenmukaisuudesta toisen TOS-suosituksen kanssa on huolehdittava. arkistonmuodostussuunnitelma -käsitteen alla ikään kuin rinnastetaan arkistonmuodostussuunnitelma ja TOS. Tarvitaanko koko termiä tässä yhteydessä? TOS kuitenkin määritetään termistössä myöhemmin.

11 poikkihallinnollinen prosessi: Monitoimijaprosessi olisi uudempi termi. skeema: Tarvitseeko TOS-mallin yhteydessä määritellä termiä skeema? - Suosituksessa käytetään termiä TOS ja arkistolaitos käyttää termiä eams. Ei ole suositeltavaa käyttää rinnakkaisia termejä, vaan termeistä tulisi sopia ja sekä suosituksen että arkistolaitoksen tulisi käyttää samaa termiä. Eri termien käyttö vaikeuttaa asiakirjahallinnon jalkauttamista organisaatioissa. Arkistonmuodostussuunnitelman määritelmä poikkeaa arkistolaitoksen käyttämästä määritelmästä, jonka mukaan arkistonmuodostussuunnitelma on ajantasainen pysyvä kuvaus organisaation hoitamista tehtävistä, niiden käsittelyvaiheista ja käsittelyvaiheiden yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Tarpeen ei ole tehdä jälleen uutta määritelmää, vaan suosituksessa tulisi hyödyntää olemassa olevia määritelmiä. Suosituksessa termi TOS rinnastetaan termiin sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, ei termiin arkistonmuodostussuunnitelma. Termin arkistonmuodostussuunnitelma rinnakkaistermi on nyt tiedonohjaussuunnitelma, muttei termi sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma. Rinnakkaistermien ristiriitaisuus tulisi korjata. - Luku 4 suosituksen loppuun. - Käsitteet eams, TOS ja TOJ, pitäisi selventää ja niiden erot kuvata, ks. esim. Armi Heleniuksen ylemmän arkistonhoitotutkinnon määritelmät. - Luku on keskeneräinen ja termit on määritelty puutteellisesti. Tällaisenaan terminologia ei anna mitään lisäarvoa asiakirjahallinnon ammattilaiselle. Luku on mieluummin poistettava kuin säilytettävä tällaisenaan. Poimintoja: Arkistonmuodostussuunnitelma; tiedonohjaussuunnitelma. Arkistolain ((31/1994) 8 :n mukaan arkistonmuodostussuunnitelma on MÄÄRÄYS, ei kuvaus. Terminologiassa tulisi määritellä tarkemmin yleisesti käytetyt käsitteet arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonhallintasuunnitelma, sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, eams ja tiedonohjaussuunnitelma. Mitä näistä käytetään ja missä yhteydessä? Arkistonmuodostussuunnitelma on arkistolain mukainen termi, onko siis jatkossa tarkoitus käyttää virallisesti termiä tiedonohjaussuunnitelma? / Asian käsittely: Asian käsittely viranomaisessa perustuu lainsäädäntöön (Hallintolaki 434/2003 tai jokin erillislaki). Määrittely antaa kuvan, että viranomainen voisi vapaasti määritellä minkä tahansa käsittelyprosessin kuvauksen. Näin ei ole. / Tehtäväluokitus: Tehtäväluokituksen merkitys on toki suurempi kuin pelkästään organisaation lakisääteisten tehtävien ja tuki- ja ylläpitotehtävien luettelo. Toiminnallinen merkitys? / Tiedonohjaus: Tiedonohjauksen toiminnallinen merkitys ja rooli? / TOS: Arkistolain (831/1994) 8 :n mukaan arkistonmuodostussuunnitelma on MÄÄRÄYS, ei määritys. / TOS-järjestelmä: Tiedonohjaussuunnitelmajärjestelmä? Huonoa suomea, tulisi käyttää termiä tiedonohjausjärjestelmä TOJ. Tarjoaako todella ohjausta pelkästään operatiiviseen järjestelmään? Eikö voi ohjata arkistointijärjestelmään siirrettävää tietoa? / TOS-määritys: mitä tällä haetaan? Tarvitaanko? / TOS-rakenne: tulisi käyttää termiä tietomalli ja määritellä tarkemmin. / TOS-rakenneosa: Määriteltävä tarkemmin. - Suosituksessa käytetyssä terminologiassa tulisi pyrkiä mahdollisimman tarkkaan selkeyteen ja yhdenmukaisuuteen sen terminologian kanssa, jota käytetään niissä samaan aikaan voimassaolevissa normeissa, ohjeissa ja suosituksissa, jotka koskevat julkishallinnon organisaatiota, joiden tiedonohjausta tai arkistonmuodostusta kommentoitavana olevan suosituksen mukaisesti tulisi suunnitella. Yhtenä esimerkkinä tästä terminologian hajanaisuudesta on kommentoitavana olevalle suositukselle keskeinen TOS, jonka sijasta tai rinnalla normeissa ja suosituksissa käytetään termejä AMS ja eams. Osa luvussa avatuista termeistä ja lyhenteistä ovat myös epäselviä tai mahdollisesti tahattomastikin turhan vaikeatulkintaiseksi laadittuja, esimerkkinä vaikkapa termi asia. Voisiko asia-termiä yksinkertaisemmin avata, jos sitä ylipäätänsä on tarpeen tulkita, vaikkapa arkistolaitoksen termi-pankin ( tavoin seuraavasti, asia on organisaation käsiteltäväksi annettu tai otettu tehtävä. Tiedonohjaukselle ja suunnittelemiselle keskeinen termi käsittelyvaihe viitannee asiakirjallisen tiedon käsittelyä koskevaan yhteen tai useampaan toimenpiteeseen tietojärjestelmässä ja käsittelyprosessi näiden vaiheiden ja toimenpiteiden kokonaisuuteen, jota tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) kuvattaisiin ja suunniteltaisiin. Suositusluonnoksessa termi prosessi on kuvattu hyvin epäselvästi syötteiden ja tuotosten väliseksi suhteeksi ja kaipaa tarkennusta. - Kokonaisuutena 4. luku on vaikeaselkoinen, - ei looginen, katso esim. termit arkistonmuodostussuunnitelma, tiedonohjaus, TOS - ams: onko pelkkä kuvaus, pitäisikö selventää - asia: sekava määritelmä - tehtäväluokitus: onko pelkkä luettelo, koskeeko vain lakisääteisiä tehtäviä - -Lisäys arkistonmuodostussuunnitelma= tiedonhallintasuunnitelma.

12 -Käsittelyprosessin ja toimenpiteiden määrittelyä tulisi tarkentaa ja selkeyttää suhteessa muihin JHS-suosituksiin. - Termit ja lyhenteet tulisi täsmentää vastaamaan JHS-työryhmän TOS-rakenne ja XML-skeema suositusluonnoksen termejä ja lyhenteitä. - Suositusluonnoksen termilista on JHSeAMS-rakenteen 1. palautekierroksen version ja uusimman JHS Tiedonohjaussuunnitelman rakenne -suosituksen välimaastosta. Termit varmaan täsmäytetään vielä keskenään? Käsitettä "TOS-malli" ei käytetä JHS Tiedonohjaussuunnitelman rakenne -suosituksessa. Termin kirjoitusasu ja käyttö tässä suosituksessa tulisi tarkistaa. (GTK) Suositusluonnokseen on jäänyt vanhat käsitteet ja määritelmät, sillä ydinsanastoryhmä (YSR) on jo ehdottanut täsmennyksiä käsitteisiin ja niiden määritelmiin. Suositusluonnoksen käsitteet eivät ole siis 1. luvussa mainitun tiedon mukaisesti vielä yhtenäiset TOS-rakenne ja xml-skeema -suosituksen kanssa. Suositusluonnos on lähtenyt kommenttikierroksella ennen kuin luonnokseen oli ehditty tehdä tarvittavat käsitteiden määritelmien muutokset. (PRH) - Termit ja lyhenteet tulee yhdenmukaistaa JHS XXX TOS-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen termien ja lyhenteiden kanssa 12. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 Yleistä TOS-mallin rakenteesta Vastaajien määrä: 13 - Kysymys: Tarkoitetaanko tällä sitä, että voimme valita mallista meidän toimintaamme sopivat tehtävät ja nimetä tehtäväluokitukset omaa toimintaamme kuvaavaksi. Onko tehtäväluokitusten nimet kiveen kirjoitettu, vai voiko niitä muuttaa jos ei muuta itse luokitusnumerointia? - Miksi vain sähköisesti tuotetun tiedon hallintaa? Miten pitää ymmärtää sähköisesti tuotettu? Ei ole tarpeen erotella sähköistä ja perinteistä asian käsittelyä. Usein nämä voivat leikata toisiaan. - Suosituksen pitäisi koskea vähintään kolmannelle tasolle saakka myös paperiaineistoa. Kunnallisissa organisaatioissa on edelleen samassa prosessissa sekä sähköisessä että paperimuodossa olevia asiakirjoja Kappaleessa on lause: Mallitoimenpiteet on jaettu hallintolaista johdettuihin yleisiin mallitoimenpiteisiin ja mallitoimenpiteisiin. Sama asia on muotoiltu myöhemmin tekstissä hieman informatiivisemmin, kappaleessa 5.4: Mallitoimenpiteet käsittävät hallintolaista johdetut mallitoimenpiteet (ohjaus, vireillepano, valmistelu jne.) sekä muihin asioihin liittyvät mallitoimenpiteet. - Dynaaminen toteutustapa ja määrittämätön tapa mallintaa TOS-rakenteita voi johtaa aika sekavaan rakenteeseen, eikä välttämättä edistä yhteentoimivuutta. Toki asialla on kaksi puolta. - Keskeneräistä tekstiä. Antaa lukijalle kuvan, että käyttäjä voisi vapaasti rakentaa juuri haluamansa ja näköisensä asiankäsittelykokonaisuuden ottamatta huomioon julkishallinnon asettamia reunaehtoja (esim. KanTa-järjestelmä pakottaa rakentamaan terveydenhuollon ams:n juuri tietyllä tavalla, viranomaisyhteistyö asettaa rajoja, TORI-palvelut?). Malli kohdistuu yksinomaan sähköisesti tuotetun tiedon hallintaan, miksi? Arkistolaki (831/1994) määrää, että arkistonmuodostussuunnitelma tulee kattaa kaikki arkistonmuodostajan tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat. Ei voida olettaa, että paperimuodossa käsiteltävistä asiakirjoista laadittaisiin erillinen paperimuotoinen arkistonmuodostussuunnitelma, vaan käytännössä kaiken asiakirjatiedon ohjaus toteutetaan tiedonohjaussuunnitelmassa ja tiedonohjausjärjestelmässä. Olisi tärkeää, että suosituksessa ohjattaisiin, miten tiedonohjauksess kannattaa ottaa huomioon paperiaineistoon kohdistuvat erityistarpeet (esim. suojeluluokka). - Luvussa jaetaan TOS -rakenne tehtäväluokitukseen ja mallitehtäviin ja mallitehtävät edelleen yleisiin mallitoimenpiteisiin ja mallitoimenpiteisiin. Sen sijaan, että mallitoimenpiteiden välinen ero hallintolaista johdettuihin ja muita asioita koskeviin selvitetään vasta luvussa 5.4. Käsittely-prosessit ja toimenpiteet, se voitaisiin tehdä heti alaluvussa 5.1. Yleistä TOS -mallin rakenteesta. - Ei kommentteja tai muutosehdotuksia. - -Mallitoimenpiteet on jaettu hallintolaista johdettuihin yleisiin mallitoimenpiteisiin ja mallitoimenpiteisiin. Edeltävä lause on hankalasti ilmaistu. -Tarkoituksena on tarjota käyttäjille mahdollisimman dynaaminen ja modulaarinen esitystapa, joka ei ole sidoksissa yksittäisen toimijan toimintatapoihin tai rakenteeseen. -Tämä lause myös epäselvä. Mihin jälkimmäisellä rakenteella viitataan? - Toiseen lauseeseen muutos: "Mallitoimenpiteet on jaettu hallintolaista johdettuihin yleisiin mallitoimenpiteisiin ja mallitoimenpiteisiin" tulisi olla: "Mallitoimenpiteet on jaettu hallintoasioissa käytettyihin yleisiin mallitoimenpiteisiin ja muihin mallitoimenpiteisiin" - Miksi vain sähköisesti tuotetun tiedon hallintaa? Miten pitää ymmärtää sähköisesti tuotettu? Ei ole tarpeen erotella sähköistä ja perinteistä asian käsittelyä. Usein nämä voivat leikata toisiaan. (EV) - Toisen lauseen teksti ehdotetaan muutettavaksi seuraavaan muotoon: "Mallitoimenpiteet on jaettu hallintoasioissa käytettyihin yleisiin mallitoimenpiteisiin ja muihin mallitoimenpiteisiin." 13. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.2 TOS-mallin metatiedot ja niiden rajaus

13 Vastaajien määrä: 13 - Säilytysaika sidottu tehtäväluokkaan: Ei toimi käytännössä. Säilytysajat pitää pystyä määrittelemään käsittelyprosessin vaiheille, sillä eihän ohjauksen/neuvonnan tai tiedoksi saattamisen asiakirjallisilla tiedoilla ole sama säilytysaika kuin ao. asian päätöksentekoasiakirjoilla. Periytyvät säilytysaikatiedot aiheuttavat tarpeetonta lisätyötä määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen osalta TOS-laadintatyössä ja ylläpidossa. Muut luokitukset: Mitä tämä tarkoittaa, asiaan tulee avata tarkemmin mitä nämä muut luokitukset voivat käytännössä olla? Mm. julkishallinnon tilastotietojen toimittamisvelvollisuus vaatisi muiden luokitusten käyttöä, valitettavasti kaikista asianhallintajärjestelmistä ei ole mahdollista saada yksilöityjä raportointitietoja. - "Säilytysaika on kuvattu tehtäväluokituksessa kunkin tehtävän yhteyteen" Onko tehtävien säilytysaika tarkoitus määritellä tässä JHS-suosituksessa? - Hyvä, että tässäkin mainitaan, että yksittäisellä asiakirjalla voi olla eri säilytysaika kuin tehtävän muilla asiakirjoilla. Tämä seulontastrateginen muutos on aiheuttanut kentällä paljon hämmennystä. - Luvussa sanotaan, että "Asiakirjatiedon jäsentely ja esittäminen muulla tavoin on mahdollista käyttäen metatietoja ja ym. luokituksia, organisaation tarpeen ja tietojärjestelmäkohtaisten mahdollisuuksien mukaan." Vaatii täsmentämistä. Onko täydentävää tietojen jäsentämistä? Sähköisen säilyttämisen vaatimus on kuitenkin liittäminen tehtävään ja tehtäväluokitukseen. Seuraavassa luvussa tehtäväluokitusta suositellaan käytettäväksi 3:lle tasolle yhdenmukaisena. - TOS-rakenteessa metatiedot määritellään käsittelyprosessille, ei tehtävälle, koska kyse on eri rakenneosasta. Säilytysaika on kuvattu tehtäväluokituksessa kunkin tehtävän yhteyteen. Säilytysaikojen määrittely suosituksessa on kannatettavaa. Toistaiseksi niitä ei ole. Asiakirjatiedon jäsentely ja esittäminen muulla tavoin on mahdollista käyttäen metatietoja ja ym. luokituksia, organisaation tarpeen ja tietojärjestelmäkohtaisten mahdollisuuksien mukaan. Tässä yhteydessä olisi hyvä korostaa, että tehtäväluokitus on keskiössä asiakirjatiedon jäsentelyssä nimenomaan tiedonohjaussuunnitelmassa. Sen sijaan operatiivisessa tietojärjestelmässä tehtäväluokitus voi olla esim. piilotettu käyttäjiltä, eikä se ole välttämättä käyttäjän tiedonhaun kannalta lainkaan merkityksellinen. Pitäisi siis erottaa toisistaan tiedonjäsentely TOSissa ja operatiivisessa järjestelmässä, jossa se voi perustua aivan muuhun. - Metatietojen määrittäminen pääasiassa tehtävätasolla tuntuu hieman vieraalta, koska yhden tehtävän alla saattaa olla kymmenittäin erilaisia asiakirjoja joiden metatiedot saattavat vaihdella huomattavasti. Toki asia on selitetty suosituksessa, että näihin asiakirjoihin pitää kiinnittää huomiota, joissa on tehtävästä poikkeavat metatiedot. Mutta esim. omassa organisaatiossa tehtäväluokka -tasoa ei liiemmälti käytetä asiakirjojen metatietojen määrittämisessä. - Kappaleessa todetaan, että metatiedot määritellään lähtökohtaisesti tehtävälle, josta ne periytyvät toimenpiteelle ja asiakirjoille. Tämä on mahdollista toteuttaa useimpien metatietojen osata, mutta julkisuuden osalta periaate voi aiheuttaa ongelmia. Mikäli suurin osa tehtävään liittyvistä asiakirjoista on salassa pidettäviä, tulisi ohjeen mukaan tehtävän metatietoihin merkitä, että se on salassa pidettävä. Tällöin käy kuitenkin niin, että asianhallinnassa asiasta tulee salassa pidettävä. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) erottaa asian salassapidon asiakirjojen salassapidosta. Viranomaisen asiankäsittelyprosessi on lähtökohtaisesti aina julkinen, vaikka siihen liittyvät asiakirjat olisivatkin salassa pidettäviä (poikkeuksia on, mutta ne ovat harvinaisia, esim. salassa pidettävät turvallisuus- ja puolustushankinnat). Näin ollen periaatteen soveltaminen tehtävien/asioiden julkisuuteen voi johtaa epähuomiossa lainvastaiseen menettelyyn. - Alaluvussa Säilytysaika tehtäväluokituksessa voitaisiin tuoda esiin, mikä merkitys tiedon-ohjaussuunnitelman korvaamalla arkistolain 8 :n edellyttämällä arkistonmuodostussuunnitelmalla (AMS) on organisaation asiakirjallisten tietojen säilytysaikojen vahvistamisessa ja tietojen pysyvää säilytystä koskevan esityksen tekemisessä arkistolaitokselle. Suositusluonnoksen mukaan metatiedot määritellään lähtökohtaisesti tehtävälle, josta ne periytyvät toimenpiteille ja asiakirjoille ja mallin käyttäjien on tästä johtuen kiinnitettävä erityistä tarkkuutta niihin asiakirjoihin, joissa metatietoarvot eroavat tehtävätasolle kuvatusta. Suositusluonnoksessa tulisi sen sijaan korostaa sitä, että tehtävillä ja toimenpiteillä on kuitenkin pääsääntöisesti eri säilytysajan ja julkisuustason omaavia asiakirjoja. - Voisiko säilytysaika- ym. metatiedot määritellä tai velvoittaa tehtäväksi toimenpidetasolla tai alimmalla tehtävätasolla. - -Tulisi kirjoittaa lyhenteet auki Mihin tehtäväluokan tasoon säilytysaika on sidottu? Voisiko tämän kirjoittaa selvemmin? - Täydennys kappaleen loppuun: "joissa metatietoarvot (julkisuus, säilytysaika) eroavat tehtävätasolle kuvatusta" pitäisi olla "joissa metatietoarvot (julkisuus, säilytysaika) eroavat tehtävätasolle kuvatuista arvoista".

14 5.2.2: Tekstin alkuun korjaus: "Tehtäväluokitus on luotu asiakirjahallinnon tarpeesta, jonka painoalueena on asiakirjatiedon" tulisi korvata tekstillä ""Tehtäväluokitus on luotu asiakirjahallinnon tarpeesta, jossa korostuu asiakirjatiedon" Oikeusministeriön AIPa-hanketoimiston erillinen kommentti: AIPA-tiedonohjaussuunnitelmatyön näkökulmasta linjaus metatietojen, kuten julkisuusluokka ja säilytysaika, määrittely tehtävälle ja kokonaiselle asiankäsittelyprosessille on hyvin huomattava ja vaikeasti soveltuva lainkäyttöasioiden käsittelyprosesseihin syyttäjällä ja yleisissä oikeusistuimissa. Etenkin "seulontastrateginen linjaus" säilytysaikojen määrittelystä koko asiankäsittelyprosessille sikäli kun se sisältää pysyvästi säilytettävää tietoa johtaa hyvin suuren tietomäärän säilyttämiseen, vaikka osa aineistosta olisi tarkoituksenmukaisempaa hävittää määräajan jälkeen. Jos seulontastrategia mahdollistaa kokonaisten asiakäsittelyprosessien asiakirjallisten tietojen säilyttämisen, miksi viranomainen näkisi suuren vaivan sähköisten tietoaineistojen säilytysarvon määrittämisessä niiltä osin kuin lainsäädäntö ei aseta sille edellytyksiä? Eikö kyseinen seulontastrategia pidemmän päälle kuormita kohtuuttomasti järjestelmiä ja johda turhan tiedon pysyvään säilyttämiseen? Huomioitavaa tietysti on, että AIPA-järjestelmä rakennetaan substanssiasioiden eikä tuki- ja ylläpitotehtävien hoitoon. Sama seulontaperiaate on kuitenkin esillä muun muassa myös JHS-suositusluonnoksessa TOS-rakenne ja xml-skeema. - "Asiakirjatiedolle määritettävät SÄHKE2:n mukaiset metatiedot määräytyvät sen tehtävän mukaan, johon asiakirja on liitetty. TOS-mallissa ei asiakirjoille/asiakirjatasolle ole määritelty metatietoja" Tämän perusperiaatteen suhdetta arkistolaitoksen seulontastrategiaan olisi hyvä selventää. Seulontastrategian kohdassa 2.2 todetaan, että "asiankäsittelyjärjestelmissä samaan tehtäväluokkaan kuuluvat asiakirjatiedot saavat pääsäännön mukaan saman säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys)". Aikooko työryhmä myöhemmässä vaiheessa antaa tehtäville oletusarvoisia metatietoja, edes säilytysaikoja? Tämä olisi erittäin toivottavaa, koska pelkkä tehtäväluokitus ei ehkä tuota tältä suositukselta odotettua lisäarvoa käytännön työhön? (GTK) Asiakirjatason metatietojen määrittely olisi toivottavaa etenkin sellaisten tehtävien osalta, joiden käsittelyprosessit on yhteisesti ohjeistettu ja vakiintuneet (esim. taloushallinnossa tai henkilöstön rekrytoinnissa). Malli menettää paljon käytettävyydestään, jos tällaiset tiedot jäävät organisaatioissa erikseen määriteltäviksi. Samoin määrittely olisi hyödyllistä niissä tilanteissa, joissa jo etukäteen tiedetään, että asiakirjojen metatiedot poikkeavat tehtävätason metatiedoista tiukempaan suuntaan.(tukes) Säilytysaika tehtäväluokituksessa: Luonnoksessa säilytysaikoja ei vielä näkynyt. Niiden määrittely on kannatettavaa menettelyjen yhtenäistämiseksi ja päällekkäisen valmistelutyön vähentämiseksi. (Tukes) - Kappaleen viimeinen lause ehdotetaan muutettavaksi seuraavaan muotoon: "Mallin käyttäjien on tästä johtuen kiinnitettävä erityistä tarkkuutta niihin asiakirjoihin, joissa metatietoarvot (julkisuus, säilytysaika jne.) eroavat tehtävätasolle kuvatuista arvoista" Säilytysaika tehtäväluokituksessa: Kappaleen kolmas lause ehdotetaan muutettavaksi seuraavaan muotoon: "Arkistolaitoksen seulontastrategian mukaisesti sähköisesti tuotetulle aineistolle tulee määritellä säilytysajat tehtäväkohtaisesti, josta arvot periytyvät tehtävän yhteydessä syntyviin kaikkiin asiakirjatietoihin." Muut luokitukset ja metatiedot Kappaleen alun teksti ehdotetaan muutettavaksi seuraavaan muotoon: "Tehtäväluokitus on luotu asiakirjahallinnon tarpeesta, jossa korostuu asiakirjatiedon talteen ottaminen ja hallinta." Oikeusministeriön AIPA-hanketoimiston erilliset kommentit: AIPA-hanketoimistossa keskustelua herättivät erityisesti JHS-suositusluonnoksen kohdat 5.2 TOS-mallin metatiedot ja niiden rajaus sekä Säilytysaika tehtäväluokituksessa. AIPA-tiedonohjaussuunnitelmatyön näkökulmasta linjaus metatietojen, kuten julkisuusluokka ja säilytysaika, määrittely tehtävälle ja kokonaiselle asiankäsittelyprosessille on hyvin huomattava ja vaikeasti soveltuva lainkäyttöasioiden käsittelyprosesseihin syyttäjällä ja yleisissä oikeusistuimissa. Etenkin "seulontastrateginen linjaus" säilytysaikojen määrittelystä koko asiankäsittelyprosessille sikäli kun se sisältää pysyvästi säilytettävää tietoa johtaa hyvin suuren tietomäärän säilyttämiseen, vaikka osa aineistosta olisi tarkoituksenmukaisempaa hävittää määräajan jälkeen. Jos seulontastrategia mahdollistaa kokonaisten asiakäsittelyprosessien asiakirjallisten tietojen säilyttämisen, miksi viranomainen näkisi suuren vaivan sähköisten tietoaineistojen säilytysarvon määrittämisessä niiltä osin kuin lainsäädäntö ei aseta sille

15 edellytyksiä? Eikö kyseinen seulontastrategia pidemmän päälle kuormita kohtuuttomasti järjestelmiä ja johda turhan tiedon pysyvään säilyttämiseen? Huomioitavaa tietysti on, että AIPA-järjestelmä rakennetaan substanssiasioiden eikä tuki- ja ylläpitotehtävien hoitoon. Sama seulontaperiaate on kuitenkin esillä muun muassa myös JHS-suositusluonnoksessa TOS-rakenne ja xml-skeema. 14. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.3 Tehtäväluokitus Vastaajien määrä: 19 - Onko kyse jälleen uudesta julkishallinnon tehtäväluokittelusta, koska tehtävärakenne ei noudata kunnallishallinnon yhteistä tehtäväluokitusta. Luokitusten jatkuva muuttaminen ei kyllä ole johdonmukaista ja kertoo kansallisenkin kehittämisen olevan kovin pirstaleista ja tempovaa. Tehtäväluokitusta ei voi muutta joka välissä! Kyse lakisääteisten tehtävien luettelosta! Antaako tehtäväluokitus mahdollisuuden lisätä myös kaikki muutkin tehtävät luokitukseen. Jos ei, TOS:han tulee muodostumaan vain lakisääteisten tehtävien hoidon tuloksena syntyvistä asiakirjallisista tietoaineistoista. Minne muut tehtävä kuvataan ja tarvitseeko jatkossa edes niiden osalta eams:a laatia? Toimialariippuvaiset tehtävät poistettu luokituksesta? Tämä tulee avata tarkemmin. Tarkoitetaanko tällä, että esim. potilaslaskutusta ei saa esittää taloushallinnon tehtävissä. Toistaalta THL/KanTa eams mallin mukaan em. asiakirjoja ei saa esittää terveydenhuollon tehtävissä. Kohteen esittäminen tehtäväluokituksessa: Oikaisu ja muutoksenhaku kuvataan käsittelyprosessin yhteydessä. Minne kuvataan esim. potilaskantelujen asiakirjat? - Mukaan vain yleiset tuki- ja ylläpitotehtävät. Pois siis esimerkiksi lakien säätämisen osuus. Kuuluuko valtion talousarvio ja lisätalousarvio luokkaan ? Tämä ei kuitenkaan ole tuki- tai ylläpitotehtäviä meidän näkökulmasta. Selkiytettävä. Oikaisu ja muutoksenhaku kuvataan aina käsittelyprosessin yhteyteen. Tarkoittaako tämä sitä, että jo päättynyt käsittelyprosessi joudutaan avaamaan uudelleen mikäli esimerkiksi tulee tarve oikaisuun? Verotus ja Tullaus: mitä näihin on ajateltu kuvattavaksi? Aikaisemmissa keskusteluissa on määritelty, että Veroohallintio kuvaisi Verotuksen alle oman toimintansa. Tällöinverotus olisi kokonaisuudessaan tuki- ja ylläpitotoiminta. Verohallinnon näkökulmasta se ei kuitenkaan ole tukitoiminta vaan Verohallinnon substanssia ja pitäisi siis kuvata omana tehtäväluokkana. Mitä tässäkohden on siis ajateltu tehtäväksi? Pitäisikö tehtäväluokkien sisältöä jotenkin avata mitä näihin on ajateltu kuvattavaksi sisältyvän, pelkät nimet eivät kaiilta osin avaa sisältöä kpl 3. esim. listaan voisi lisätä aihe. Aihe on sanana epätarkka, mutta metatietona se voisi hyvinkin toimia, kun se sallii järjestelmässä olevien tietojen täsmähaun, mikäli asiasanastoa ei ole tai asiasanoittamista, palveluluokittelua ei käytetä. - Tehtäväluokituksessa on pelkästään sekä valtion että kuntien tehtäviä. Luokkaan kuvataan päätöksentekoprosessi ja kootaan mahdollisesti päätöksentekoon liittyvät päätösluettelot. Päätöksentekoprosessi on osa tehtävää kuten muutoksenhakukin, eikä sen erillinen kuvaaminen ole tarkoituksenmukaista. Päätösluetteloilla ei ole asiakirjallista merkitystä sähköisessä tiedonhallinnassa. - Suositus: kolmannelle tasolle asti luokitusta ei muokata. Vastaehdotus: Tehtäväluokituksessa on mukana ministeriön ydinprosesseja, esim. säädösvalmistelu, ja niiden osalta luokitus ei vastaa käytännön työtä. Vaatimus siitä, että tehtäväluokitusta ei saisi muuttaa, on hankala toteuttaa, kun prosessi on kuvattu toiminnasta poikkeavasti. Luokituksessa on myös mukana viestinämarkkinat-luokka, joka on yhdistetty virheellisesti viestintään (kyseessä on oikeasti viestintäpolitiikan tehtävä. viestintäpolitiikka käsittelee mm. mobiilejaverkkoja, verkkoliiketoimintaa,viestintäalan toimilupia, alan lainsäädännöllistä regulaatiota jne.). Vastaavia virheellisiä käsityksiä tai käytännön työhön soveltumattomia luokituksia voi olla muitakin. Ongelmat tulevat esille yleensä vasta sitten, kun toimintaaa aletaan sovittamaan luokitukseen, ja ongelmallisen kohdan havaittuaa organisaatiolla täytyy voida olla mahdollisuus käyttää toimivampaa tapaa tehtäviensä luokitteluun. - Suositus on, että kolmannelle tasolle asti luokitusta käytettäisiin muuttumattomana. Kuntien näkökulmasta kolmannelle tasolle tulisi kiinnittää vaalien järjestämiseen liittyvät tehtävät, joille ei kuitenkaan löytynyt oikein sopivaa kohtaa. Riittäisikö yhdenmukaisuuden vaatimus toiselle tasolle? Jos tarkentavia tasoja saa tehdä vasta neljännelle tasolle, on luokitus loppukäyttäjällä nopeasti 5-portainen, joka vaikeuttaa esim. kirjaajan työtä asianhallinnassa. - Tehtäväluokituksen käytön periaatteet ovat erittäin kannatettavat ja yksinkertaiset!

16 Malliprosessi on rakennettu asiakirjalähtöisesti: on kirjettä, ilmoitusta, tarkastuspyyntöä, selvityspyyntöä jne. - sekä toimenpiteenä että asiakirjana. - Tehtäväluokan päätöksenteko alla olevaa johtoryhmätyöskentelyä tehdään myös valtionhallinnon puolella. Tämän vuoksi suosituksen tarkennus, että ko. tehtäväluokka on pääasiassa tarkoitettu kunnallisille organisaatioille, on tarpeeton. - Tuki- ja ylläpitotehtävien erottaminen varsinaisista ydintehtävistä ei aina ole yksiselitteistä. Maksulliset palvelut ja tuotteet on MML:ssa tuki- ja ylläpitotehtävien ulkopuolella. Tietojärjestelmien kehittämistyö (organisaatioissa Tike ja Haltik) ei kuulu tuki- ja ylläpitotehtäviin. Voisiko tätä problematiikkaa avata ohjeistuksessa suosituksen tuleville käyttäjille? Toisessa kappaleessa alaluvussa maintaan, että esim. johtosäännöille, työjärjestyksille, ohjeille jne on varattu oma kohtansa tehtäväluokituksessa, toimialasta riippumatta. Eikö kuitenkin tehtävittäin ryhmitellyssä amsissa tehtävän tulisi ohjata asiakirjan paikka. Eli tehtävä, jonka tuloksena asiakirja syntyy on merkitsevä, ei asiakirjan nimi? Oikeinkirjoitus viimeinen kappale: "organisaatiot voivat täydentää annettuja luokkia syventävästi OMILLA tarkentavilla..." - Ristiriita käytön näkökulmasta: tehtäväluokituksesta on poistettu (vert esim. VALDA-luokitus) toimialariippuvaiset tehtävät, mutta suosituksen osalta viety 3-tasolle asti ja toivottu ettei muutettaisi luokitusta kolmen ensimmäisen luokan osalta. Joissakin kohdin esim. henkilöstöhallinnossa aiheuttaa sen, että ns. yleisten tehtävien lomaan ei voi enää loogisesti sijoittaa organisaatiokohtaisia tehtäviä vaan rakenne tulee hajanaiseksi, koska väliin ei ole jätetty "aukkoja" organisaatiokohtaisille tehtäville. Tasojenkin osalta ratkaisu saattaa jossakin kohdin aiheuttaa tasojen loppumisen kesken tai ainakin organisaatiotasolla tosi monipolvisiin luokituksiin. Julkishallinnon avoimen datan yhdistämisen ja tiedonkulun varmistamisen näkökulmasta JHS työssä olisi ollut parempi vain rohkeasti jättää suositukseen myös organisaatiokohtaiseksi osoittautuvia tehtäviä, liian varovainen ja diplomaattinen ote on jättänyt tehtäväluokituksen liian yleiselle tasolle. Kentällä kaivataan kipeästi suosituksen sijaan velvoittavaa normia, etteivät luokitussuositukset jatkuvasti muuttuisi. Muutoksia Valda-luokitukseen nähden on jonkin verran ja osa perustellusti, mutta kaikki muutokset aiheuttavat ylläpidolle paljon työtä. - Suosituksen neljännellä ja jopa viidennelle tasolle menevät tehtäväluokitus -ehdotukset laittaisivat tähän mennessä organisaatiossa laaditut TOS:at romukoppaan ja pakottaisi laatimaan rakenteen täysin uudelleen. Toki tietysti vain kyseisten tehtäväluokkien osalta. - Kappaleessa yhteisiin yleis- ja tukitehtäviin luetaan yleis- henkilöstö- ja taloushallinto. Entä viestintä ja tietohallinto? Ohje suosittaa, että kolmannelle tasolle asti luokitusta ei muuteta. Mikäli organisaatio ei käsittele johonkin kolmannen tason luokkaan liittyviä tehtäviä, jätetäänkö tehtäväluokka käyttämättä/tyhjäksi? - Suositusluonnoksen alaluvussa Kohteen esittäminen tehtäväluokituksessa todetaan, että tehtävät ja prosessit sekä niihin liittyvät tai niissä kertyvät asiakirjat on luokituksessa esitetty kukin ainoastaan yhdessä kohdassa toimialasta riippumatta. Joistakin aiemmista suosituksista ja niiden luonnoksista poiketen valittu toimintamalli on erittäin kannatettava sekä suosituksen soveltamisen, että sen mukaisten suunnitelmien laadinnan ja ylläpidon kannalta. Suositusluonnoksessa todetaan, että tehtäväluokka päätöksenteko olisi pääasiassa tarkoitettu kunnallisille organisaatioille vaikkakin sitä voitaisiin tarvittaessa hyödyntää myös muualla. Tämä usein esiintyvä käsitys on sikäli erikoinen, että samat päätöksentekoprosessin vaiheet asian vireille tulosta päätöksen tiedoksiantoon koskevat myös valtionhallintoa ja koska valtion päällikkövirastoissa johto päättää viraston toimialaan kuuluvista asioista, jollei yksittäistä asiaa ole säädetty tai työjärjestyksellä siirretty muulle virkamiehelle. Näillä päätöksillä on keskeinen merkitys niin organisaatiolle itselleen, kuin sen toimintaa koskevalle arvioinnille. - Riittääkö pelkästään ylläpito- ja tukitehtävät? Miksi muut tehtäväalueet on rajattu pois? - -Tarkennettava miten toimitaan kun kolmannella tasolla on tehtäväluokka, jota ei sovelleta organisaatiossa tai ei sovellu organisaation luokitukseen. -Tehtäväluokituksen lisätietoihin on kerätty tietoja niistä asioista, jotka on katsottu kuuluvan kyseiseen tehtäväryhmään. Lisätietoja ei ole suosituksen mukana. -Syntyvät asiakirjat voidaan erottaa toimialan tai palvelun mukaan käyttämällä muita asiakirjoja kuvaavia metatietoja esim. asiasanoja tai palveluluokkaa. Mitä palveluluokalla tarkoitetaan? - Alkuun korjaus: teksti "Kuvatussa TOS-mallissa tehtäväluokitus kuvaa pelkästään tunnistettuja ja yhteisiä yleisja tukitehtäviä (Yleis-, henkilöstö- ja taloushallinto), joissa julkishallinnon organisaatioilla on yhteisiä tehtäviä." korvataan tekstillä "Kuvatussa TOS-mallissa tehtäväluokitus kuvaa tunnistettuja julkishallinnon organisaatioiden yhteisiä tuki- ja ylläpitotehtäviä." : Toiseen lauseeseen korjaus: korvataan teksti "Tarkoituksena on ollut välttää tilannetta, jossa sama prosessi on esitetty monessa eri paikassa jaoteltuna esimerkiksi toimialan mukaan," tekstillä "Tarkoituksena on ollut välttää tilannetta, jossa sama prosessi on esitetty monessa eri tehtäväluokassa

17 jaoteltuna esimerkiksi toimialan mukaan," Tekstissä todetaan, että tehtäväluokitus on kuvattu vain kolmannelle tasolle asti, mutta TOS-raporttiluonnoksessa on kuitenkin useassa kohdassa käytössä neljä tasoa. - Suositus on että kolmannelle tasolle asti luokitusta ei muuteta. Jos kolmannelle tasolle ei voida lisätä organisaatiokohtaisia tehtäviä, jotka hierarkisesti kuuluisivat samalle tasolle, tämä johtaa helposti hyvin monipolvisiin tehtäväluokituksiin ja tarpeettoman monimutkaisiin porrastuksiin.(tukes) Ohjaus ja kehittäminen Mihin tässä jaottelussa on tarkoitus sijoittaa informaatio-ohjaus (esim. oppaat ja ohjeet)? Palvelussuhdeasioiden hallinta Tähän ryhmään kuuluvat myös henkilöstöhallinnolliset kurinpito-asiat (esim. palkan pidättäminen luvattomista poissaoloista, varoitus, irtisanominen), joiden salassapitoa ja käsittelyoikeuksia koskevat metatiedot voivat poiketa muista palvelussuhdeasioista. Näiden metatietojen määrittely on vaikeaa, ellei luokittelussa ole erillistä tehtäväluokkaa tai asiakirjatyyppiä, joilla nämä asiat voidaan erotella. Ehdotan lisättäväksi kohtaa Palvelussuhderikkomukset (tms.), jolloin päättäminen siirtyisi kohdaksi Vastaavasti kohdan Työterveyshuolto kohdalla on tarvetta työkyvyn selvittämistä ja päihdehoitoon ohjausta koskevien asioiden erotteluun Hankintatoimi Toimitilojen vuokraamista koskevat sopimukset ja muut pitkäkestoiset hankinnat olisi hyvä saada eroteltua, mutta alajaottelu edellyttäisi taas porrastuksen lisäämistä neljännelle tasolle, jos kolmannella tasolla luokkia ei voi muuttaa tai lisätä. - Kappaleen alun teksti ehdotetaan muutettavaksi seuraavaan muotoon: "Kuvatussa TOS-mallissa tehtäväluokitus kuvaa julkishallinnon organisaatioiden tunnistettuja ja yhteisiä tuki- ja ylläpitotehtäviä." Luonnoksen mukaan "tehtäväluokitus on pyritty kuvaamaan mahdollisimman kattavasti ja yleisesti vain kolmannelle tasolle asti, jotta se olisi organisaatioriippumaton". Liitteissä on kuitenkin kuvattu neljännen tason tehtäväluokitusta Kohteen esittäminen Kappaleen toisen virkeen sisältö esitettään muutettavaksi seuraavaan muotoon: "Tarkoituksena on ollut välttää tilannetta, jossa sama prosessi on esitetty monessa eri tehtäväluokassa jaoteltuna esimerkiksi toimialan mukaan, tästä esimerkkinä voidaan mainita hankintatoimi ja hankinnat." 15. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.4 Käsittelyprosessit ja toimenpiteet Vastaajien määrä: 13 - Onko huomioitu, että eri asiahallintajärjestelmissä voi asiat olla eritavalla, esim. meillä on toimittaja sanonut, että käsitteyvaiheita on oltava vähintään kaksi, jotta sähköinen arkistointi pelaa tulevaisuudessa. Meidän toimittajan ohjelmassa ei ole termiä toimenpidet tai tarkentava toimenpide, puhutaan vain käsittelyvaiheista. - Toimenpide on tässä mallissa selkeytetty aikaisempaa paremmin. Toimenpiteen käyttöä on ohjeistettava. Toimenpiteen merkitys ei aivan täysin avaudu. Sellaisissa asian käsittelyissä joissa voidaan kuvata yksiselitteinen ja aina samalla tavalla toistuva prosessi voidaan helposti käyttää toimenpiteitä. Tärkeintä on kuitenkin asiakirjatiedon hallinta. - Mallitoimenpiteiden osalta suosituksen merkitys jää epäselväksi. Suosituksessa sanotaan, että mallitoimenpiteitä voi muokata vapaaksi eikä niitä suositella käytettäväksi sellaisenaan, mikä niiden merkitys on? - Pidämme hyvänä sitä, että prosessien kuvaaminen on jätetty joustavaksi. toimenpidetaso: Suositus edellyttää vähintää yhtä toimenpidetasoa. Toivomme, että toimenpidetasosta ei tehdä pakollista. Kun tiedonohjausjärjestelmät tulevat jatkossa toivottavasti yleistymään operatiivisten järjetelmien taustajärjestelminä, toimenpidetaso on vaikea toteuttaa. Myöskään kaikki nykyään käytössä olevat asianhallintajärjestelmät eivät toimenpide-tasoa tunne, esim. HAREssa ja EUTORIssa asiakirjat voivat liittyä suoraan hankkeeseen/aiheavaukseen. - Mallin dynaamisuus on oikein hyvä. Käytännössä hallintolain mukaisten toimenpiteet eivät kaikkeen toimintaan kovin hyvin sovi. Onko tulossa suosituksia vapaasti nimettävien toimenpiteiden käsitteistä? On riski, että johtaa käsitteiden kirjavuuteen. - Tässä suosituksessa käytetään termiä toimenpiteet tai yleiset mallitoimenpiteet, JHS XXX TOS-rakenne-suositusluonnoksessa taas puhutaan hallintolaista johdetuista geneerisistä käsittelyvaiheista, jotka ovat suositeltavia käyttää. TOS-malli-suositusluonnos puolestaan perustuu toimenpiteiden (huom. ei käsittelyvaiheiden) vapaaseen nimeämiseen.

18 Vähimmäisvaatimuksena on, että rakenteeseen kuuluu vähintäänkin yksi toimenpidetaso. Toimenpidetason alle voidaan suoraan liittää asiakirjoja. Toimenpiteen alle voidaan tarvittaessa liittää tarkentavia toimenpiteitä. Kappaleessa 5.4. puhutaan asiakirjamallista, jolla ilmeisesti tarkoitetaan asiakirjatyyppiä (kuvassa 1 muodossa asiakirjan tyyppi). - Suosituksessa puhutaan vain toimenpiteistä. Olisi selkeämpää, mikäli suosituksessa käytettäisiin termejä käsittelyvaihe ja toimenpide. Myös kuva 1:ssä (esimerkki TOS rakenteesta) tulisi kuvata käsittelyvaiheen ja toimenpiteen välinen suhde. - Toimiakseen yhteiskäyttöisesti sekä valtionhallinnossa että kuntasektorilla ja julkisen hallinnon yhteen toimivuutta lisäävällä tavalla suosituksen rakenteen lähtökohtana tulisi olla suosituksessa luokiteltuja tehtäviä koskeva lainsäädäntö ja siellä käytetty terminologia. - Ei kommentteja tai muutosehdotuksia. - -toimenpiteen alle voidaan tarvittaessa liittää tarkentavia toimenpiteitä. Olisi tuotava esille, ettei toimenpiteisiin liity aina välttämättä asiakirjaa. Tämä tulisi ilmetä myös kuvasta nro1. - sanavalinta yleiset mallit viimeisessä kappaleessa on epätarkka - Korjaus toiseen kappaleeseen: korvataan teksti "Mallitoimenpiteet käsittävät hallintolaista johdetut mallitoimenpiteet (ohjaus, vireillepano, valmistelu jne.) sekä muihin asioihin liittyvät mallitoimenpiteet. tekstillä "Mallitoimenpiteet käsittävät hallintoasioissa käytetyt mallitoimenpiteet (ohjaus, vireilletulo valmistelu jne.) sekä muihin asioihin liittyvät mallitoimenpiteet. Kaaviossa termi "Käsittelyprosessi" tulisi korvata termillä "Käsittelyvaihe". - Toimenpide on tässä mallissa selkeytetty aikaisempaa paremmin. Toimenpiteen käyttöä on ohjeistettava. Toimenpiteen merkitys ei täysin avaudu. Sellaisissa asian käsittelyissä, joissa voidaan kuvata yksiselitteinen ja aina samalla tavalla toistuva prosessi voidaan helposti käyttää toimenpiteitä. Tärkeintä on kuitenkin asiakirjatiedon hallinta. (EV) Ehdotamme, että erillisille mallitoimenpiteille annettaisiin suosituksessa enemmän oletusmetatietoarvoja kuin pelkkä asiakirjatyyppi - ainakin selkeissä tapauksissa, joissa nämä ovat helposti määriteltävissä esim. lain perusteella (GTK) Terminologia: Asia käsite on selkeämpi kuin käsittelyprosessi (kuvateksti sivulla 8) Hyvä lähtökohta, että hallintolaista johdettuja toimenpiteitä (päätöksenteko jne.) ei vaadita sovellettavan sellaisiin tehtäviin, joihin ne eivät luontevasti sovi. Jos kyse on kuitenkin hallinnollisesta asiasta, johon suosituksessa ehdotetut toimenpiteet sopisivat, niin voiko organisaatiot halutessaan hyödyntää kuitenkin omia ilmaisuja. Mikä on siis tämän suosituksen velvoittavuus? Luokituksen erottelu tehtäväluokitukseen ja erillisiin toimenpidemalleihin (tukes) Valittu ratkaisu erottaa tehtäväluokitus ja mallitoimenpiteet on joustava ja käyttökelpoinen. Toisaalta monille yhteisille, eri organisaatioissa samankaltaisina toistuville käsittelyprosesseille, voitaisiin laatia tarkemmatkin yhteiset määrittelyt, jolloin suosituksen yhdenmukaistava vaikutus lisääntyisi ja päällekkäinen työ vähenisi. Hallintolain mukaisten ja muiden toimenpidemallien esittäminen erikseen on hyvä ratkaisu. Muissa toimenpiteissä on jo varsin paljon yksityiskohtaisuutta. Piirustusten (huom. luonnoksessa kirjoitettu sekä yhdellä että kahdella r:llä) ja luetteloiden ym. laatimisen lisäksi samantasoisia toimenpiteitä on mm. rekisteriotteen antaminen. Hallintolain mukaisissa valmistelutoimenpiteissä olisi tarpeen vielä asian-osaisen kuuleminen (esim. henkilöstöhallinnon asioissa), asiakirjoina esimerkiksi kutsu, (kuulemis)kirje, muistio. Valmistelutoimenpiteissä ei ole käytetty toimenpidetyyppiä täydennys-pyyntö, joka on hallintomenettelyissä vakiintunut käsite. Onko toimenpidetyypillä "lisätietopyyntö" tarkoitettu samaa? Asiakirjatyyppi "liite" on varsin ylimalkainen, koska liitteenä on aina jokin tietyn tyyppinen asiakirja. Avoimelle kategorialle on vaikea määritellä ennakolta metatietoja. Liite-asiakirjatyyppi voi kuitenkin olla käyttökelpoinen sellaisissa tehtävissä, joissa liitekäytäntö on säännöllinen. - Toisen kappaleen alku ehdotetaan muutettavaksi muotoon: "Mallitoimenpiteet käsittävät hallintoasioissa käytetyt mallitoimenpiteet (ohjaus, vireilletulo, valmistelu jne.) sekä muihin asioihin liittyvät mallitoimenpiteet. Neljännen kappaleen teksti ehdotetaan muutettavaksi muotoon: "Toimenpiteet voidaan nimetä vapaasti, tukemaan tosiasiallista käsittelyprosessia. Yleisten hallintoasioissa käytettyjen toimenpiteiden nimiä (ohjaus, vireilletulo, valmistelu jne.) voidaan käyttää yleishallinnollisten asioiden osalta, joihin kyseiset toimenpiteet sopivat. Muissa asioissa, esimerkiksi henkilöstö- tai taloushallinnon asioissa, joihin hallintoasioiden mallitoimenpiteet huonosti sopivat, voidaan kunkin käsittelyprosessin osalta

19 vapaasti käyttää sellaisia toimenpidenimityksiä, jotka parhaiten kuvaavat itse toimenpidettä." Kaaviossa esitetty TOS-prosessi tulee yhtenäistää JHS XXX TOS-rakenne ja xml-skeema -suositusluonnoksen kanssa. Käsittelyprosessi-termi tulisi korvata käsittelyvaihe-termillä. 16. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.5 Metatiedot Vastaajien määrä: 13 - Mikä on sähke2- ohjeen tulevaisuus? Sen voimassaoloaika umpeutuu ja kaikki metatietomääritykset olisi kuitenkin hyvä löytyä yhdestä ohjeesta, määräyksestä tai suosituksesta. - Yleisesti puuttuu kuvaus mitä metatiedoilla tarkoitetaan tässä kohden? Ovatko nämä ajateltu pakollisiksi? Tehtäväluokalle vai asiakirjalle? Jos pakollisia, ainakin skeemaa koskevassa jhs-suosituksessa pakollseksi metatiedoksi tuli säilytysajan laskentaperuste ja salassapidon laskentaperuste. - Koskevatko asiakirjaa vai tehtävää? ja Julkisuusluokka ja julkisuusluokan muutos taitavat kaivata tarkempaa määrittelyä. On nyt ymmärrettävissä siten, että julkisuusluokka on pakollinen tieto vain salassa pidettävälle tiedolle. Asiakirjan julkiseksi tuleminen voidaan tulkita sekä ei-julkisen (keskeneräisen) asian muuttumista julkiseksi, että salassa pidettävän asiakirjan julkiseksi muuttumista (salassa pidon päättyminen) Säilytysajan peruste on pakollinen tieto. Voisiko olla pakollinen, kun säilytysaika perustuu lainsäädäntöön? Käytännössä vähämerkityksellisen aineiston säilytysaika voi olla oma tarve, jonka säilytysaikaperuste on oma tarve. Onko ongelma? - Tämän kappaleen olemassaololle kaivattaisiin selvitystä. Mistä metatiedot tulevat (SÄHKE2, JHS TOS-rakenne?) ja mihin niitä pitikään käyttää? Julkisuusluokka tallennetaan, jos jokin asiakirja oletusarvoisesti on salassa pidettävä Tämän kohdan voi ymmärtää siten, että vain salassapito merkitään, mutta julkisuutta ei merkitä mitenkään, toisin sanoen metatiedon arvo on tyhjä, jos asiakirjatieto on julkista. Tämä on ristiriidassa SÄHKE2:sen kanssa Salassapitoaika: Henkilöön kohdistuvien salassa pidettävien henkilötietojen säilytysaika lause tulee tarkentaa: eivätkö salassapitoajat 50/100 vuotta koske salassa pidettäviä henkilötietoja, vaikka ne eivät olisi arkaluonteisia? Salassapitoaikojen muoto 50 tai 100 vuotta tulisi myös tarkentaa Salassapitoperuste: Salassapitoperuste on aina tarkistettava suunnitelmakohtaisesti: tarkoitetaanko tällä TOS-kohtaisesti? Olisiko tarkempaa, jos lukisi käsittelyprosessikohtaisesti/asiakirjatyyppikohtaisesti? ja Suojaustaso ja turvallisuusluokka koskevat pääasiassa valtionhallintoa. Mitä muita voi koskea ja mihin perustuen? Säilytysajan peruste: mainittujen perusteiden lisäksi voisi mainita myös esim. organisaation oma päätös, eli TOS:n hyväksymispäivämäärä. Tekstin muotoilusta saa käsityksen, että peruste tulee ylemmän tason dokumentista (arkistolaitoksen päätös, määräys tai laki). Organisaatio päättää kuitenkin itse suurimman osan määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista. - Salassapitoaika voi määräytyä myös erityislainsäädännöstä. Kohdassa Suojaustaso viitataan turvallisuusluokitukseen (ks. Yllä). Suosituksen tekstissä turvallisuusluokka on selitetty kuitenkin suojaustason alla. Kohdassa Säilytysaika: Merkitään säilytysaika tehtävätasolle. Säilytysaika määräytyy tehtävän mukaan. Joissakin tehtäviin sisältyvissä asiakirjoissa saattaa olla tehtäväkohtaisesta säilytysajasta poikkeavia aikoja. Yksittäisen poikkeavan asiakirjan säilytysaika määritellään erikseen. Suosituksessa pitäisi olla: Merkitään säilytysaika tehtävätasolle. Säilytysaika määräytyy tehtävän mukaan. Joissakin tehtäviin sisältyvissä asiakirjatyypeissä saattaa olla tehtäväkohtaisesta säilytysajasta poikkeavia aikoja. Yksittäisen poikkeavan asiakirjatyypin säilytysaika määritellään erikseen. - Kohdassa mainitaan, että Henkilöön kohdistuvien arkaluontoisten henkilötietojen osalta 50 tai 100 vuotta". Kuitenkaan julkisuuslaki ei käytä käsitettä arkaluonteinen henkilötieto. Kohta ehdotetaan muutettavaksi muotoon Yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettävän henkilöä koskevan asiakirjatiedon osalta 50 tai 100 vuotta. - SÄHKE2-määräyksen mukaan julkisuusluokka on aina pakollinen, ei vain silloin, jos jokin asiakirja on oletusarvoisesti salassa pidettävä. Tehtävän julkisuuden osalta katso vastaus kohdasta 13. Kohdassa Turvallisuusluokka on virhe. Siinä todetaan, että "Turvallisuusluokka merkinnän yhteyteen on aina merkittävä vastaava suojaustasoluokka. VAHTI 2/2010 -ohjeessa todetaan kuitenkin (s.54) näin: "Jos asiakirjaan voidaan tehdä turvallisuusluokkamerkintä, sillä voidaan KORVATA suojaustasomerkintä". Kohdassa pitäisi ensimmäistä virkettä täsmentää siten, että oletusarvona säilytysaika merkitään tehtävätasolle. Yksittäisillä

20 asiakirjoilla voi olla tästä oletusarvosta poikkeavia säilytysaikoja. - Suositusluonnoksessa ei oteta kantaa metatietojen pakollisuuteen tai valinnaisuuteen. Vaihtoehtoinen tapa olisi ollut viitata esim. SÄHKE2 -määräyksessä lueteltuihin metatietoihin. Erilaiset julkisen hallinnon tietohallintoa ohjaavat metatietosuositukset tulisi yhdenmukaistaa ja mahdollisuuksien mukaan laatia ja ylläpitää ainoastaan yhtä metatietomääräystä ja -suositusta viittaus katso yllä tulisi olla katso alla Julkisuusluokka: poistetaan teksti "Arvo tulee muuttaa, mikäli tosiasiallinen asiakirja eroaa mallista." Salassapitoaika: Viimeinen lause korjataan: "Henkilöön kohdistuvien arkaluontoisten henkilötietojen osalta salassapitoaika on 50 tai 100 vuotta Salassapitoperuste: korjataan teksti "Salassapitoperuste on aina tarkistettava suunnitelmakohtaisesti." muotoon "Salassapitoperuste on aina tarkistettava tehtävä- tai asiakirjakohtaisesti." Suojaustaso: Korjataan teksti "Suojaustaso koskee lähinnä valtionhallintoa" muotoon "Suojaustaso koskee valtionhallinnon tietoturva-asetuksen mukaisen luokituspäätöksen tehneitä valtionhallinnon organisaatioita". Korjataan teksti: "Tarkempi ohjeistus löytyy VAHTI-ohjeesta 2/ muotoon " Tarkempi ohjeistus löytyy valtionhallinnon tietoturvallisuudesta annetusta valtioneuvoston asetuksesta ja VAHTI-ohjeesta 2/2010." Säilytysaika Korjataan teksti "Joissakin tehtäviin sisältyvissä asiakirjoissa saattaa olla tehtäväkohtaisesta säilytysajasta poikkeavia aikoja. Yksittäisen poikkeavan asiakirjan säilytysaika määritellään erikseen." muotoon "Joissakin tehtäviin sisältyvissä asiakirjoissa saattaa olla tehtäväkohtaisesta säilytysajasta poikkeavia aikoja, jolloin yksittäisen poikkeavan asiakirjan säilytysaika määritellään erikseen." Säilytysajan peruste: korjataan teksti "Kyseessä voi olla Arkistolaitoksen päätös tai määräys tai yksittäiseen lakiin perustuva peruste. Säilytysajan peruste on aina merkittävä suunnitelmaan. Arvo tulee tarkistaa suunnitelmakohtaisesti." muotoon "Kyseessä voi olla arkistolaitoksen päätös tai määräys tai yksittäiseen lakiin perustuva peruste. Säilytysajan peruste on aina merkittävä suunnitelmaan. Arvo tulee tarkistaa tehtävä- tai asiakirjakohtaisesti." - Tarvitaanko Metatiedot-lukua vai voitaisiinko sen osalta vain viitata JHS Tiedonohjaussuunnitelman rakenne -suositukseen sisältyvään metatietomalliin? (GTK) Missä ovat laskentaperusteet eli säilytysajan laskentaperusteet sekä salassapitoajan laskentaperuste? Laskentaperusteet ovat tärkeitä TOS:ssa, sillä ilman niitä esimerkiksi säilytysajan laskenta ei käynnisty. Julkisuuden muutos -arvon lisäksi tarvitaan salassapitoajan laskentaperustetta, sillä kaikki asiakirjat eivät tule julkiseksi esimerkiksi vain asiakirjan allekirjoituksesta. Tarvitaan siis muita salassapitoajan laskentaperusteita, joilla järjestelmälle voidaan kertoa laskennan käynnistävä tapahtuma. (PRH) - Teksti esitetään muutettavaksi muotoon: Julkisuusluokka Julkisuusluokka tallennetaan, jos jokin asiakirja oletusarvoisesti on salassa pidettävä. Julkisuusluokka on aina tarkistettava asiakirjakohtaisesti. Salassapidon tulee aina perustua säädöksiin (laki tai asetus) Salassapitoaika Kohtaan on kuvattu julkisuuslain mukainen salassapitoaika. Yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Henkilöön kohdistuvien arkaluontoisten henkilötietojen osalta salassapitoaika on 50 tai 100 vuotta Salassapitoperuste Kuvataan yleisimmin esiintyvä ja vahvin salassapitoperuste. Todellisuudessa salassapitoperusteita voi olla useampia. Salassapitoperuste on aina tarkistettava tehtävä- tai asiakirjakohtaisesti." Suojaustaso Suojaustaso koskee pääasiassa valtionhallintoa (niitä valtionhallinnon organisaatioita, jotka ovat tehneet tietoturvallisuusasetuksen mukaisen luokituspäätöksen). Se merkitään kaikkiin salassa pidettäviin asiakirjoihin. Tarkempi ohjeistus löytyy valtionhallinon tietoturvallisuusasetuksesta ja VAHTI-ohjeesta 2/2010. Kohtaan merkitään ainoastaan suojaustasoluokka, ellei asiakirja kuulu turvallisuusluokituksen piiriin (ks. yllä) Turvallisuusluokka Turvallisuusluokka koskee pääasiassa valtionhallintoa. Merkitään yksinomaan sellaisiin salassa pidettäviin asiakirjoihin, jotka ovat salassa pidettäviä Julkisuuslain (621/1999) 24 :n 1 momentin 2 kohdan tai kohtien 7-10 mukaan, ja joiden tietojen oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa vahinkoa Suomen kansainvälisille suhteille, henkilöiden, rakennusten tms. turvajärjestelyille, onnettomuuksiin tai poikkeusoloihin varautumiselle tai onnettomuuksien selvittämiselle, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muille yleisille eduille. Turvallisuusluokka merkinnän yhteyteen on aina merkittävä vastaava suojaustasoluokka. (VAHTI 2/2010) Säilytysaika