Turvapuhelinpalvelu Sopimusnumero KLKH91

Transkriptio

1 Turvapuhelinpalvelu Sopimusnumero KLKH91

2 Kohde Peruspalvelu Hälytyspäivystys- sekä hälytystenvastaanottopalvelu vuoden jokaisena päivänä 24h/vrk Hälytystehtävien edelleenvälitys Asiakkaan määrityksen mukaisesti (sovitaan asiakaskohtaisessa sopimuksessa) Erilaisiin turvapuhelinasiakastarpeisiin soveltuvat turvapuhelinlaitteet ja niiden asennus, huolto, korjaus ja paristojen vaihto tai laitteiden vaihto Turvapuhelinlaitteisiin liitettävät lisävarusteet, kuten palo-, häkä-, hella- ja ovihälytin Kuntien yhteinen ostovoima

3 Turvapuhelinasiakkaiden ja kotihoidon työntekijöiden opastus Laitteiden nouto palvelun päätyttyä Asiakkaille valinnaisina lisäpalveluina Turvapuhelimien ja niiden lisälaitteiden asennuspalvelu Turva-auttajakäynnit vuoden jokaisena päivänä 24h/vrk sisältäen turvapuhelinasiakkaiden avainten hallinnan (sis.noudot, palautukset ja vaihdot) Turvapuhelinasiakkaan toimintakyvyn tai tilanteen seurantapalvelu (voinnintarkistussoitto) Asiakkaat voivat valintansa mukaan hankkia turvapuhelinlaitteiden asennuspalvelut sekä turva-auttajapalvelun myös Kuntien yhteinen ostovoima

4 Asiakkaat kolmannelta osapuolelta tai tuottaa itse. Sopimukseen sitoutuneita organisaatioita 02/2016 on noin 20. Sopimuskausi ja yhteystiedot Sopimuskausi alkaa: Sopimuskausi päättyy: Toimittaja: Stella Kotipalvelut Oy, Jarkke Penttilä, puhelin Kuntien yhteinen ostovoima

5 Powered by TCPDF ( Yhteyshenkilö: Kimmo Vuorela, puhelin Kuntien yhteinen ostovoima

6 SITOUMUS Turvapuhelinpalvelu YHTEISHANKINTAAN LIITTYMISESTÄ KLKH Tällä sitoumuksella Asiakas sitoutuu osallistumaan KL-Kuntahankinnat Oy:n järjestämään yhteishankintaan (avoin puitejärjestely), käyttämään sopimusta ja hankkimaan palveluita sopimustoimittajalta puitesopimuksen ja puitesopimusohjeistuksen mukaisesti. Sitoumuksen liitteenä 1 on Kuntahankintojen yleiset sopimusehdot (YSE), liitteenä 2 vastuunjakotaulukko ja liitteenä 3 liittyvät organisaatiot taulukko. Allekirjoitettu sitoumus lähetetään Kuntahankinnoille pdf - tiedostona sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse KL- Kuntahankinnat Oy/Sitoumukset, Toinen linja 14, Helsinki. ASIAKAS Y-tunnus Osoite Yhteyshenkilö - puhelin - sähköposti ASIAKAS (hankintarengas, muu, konserni) edustaa muita hankintayksiköitä. Näiden tiedot ilmoitetaan liitteessä 3. PUITEJÄRJESTELY, jota sitoumus koskee Sitoumus ei koske tiettyä osa-aluetta, joka on kuvattu tässä SITOUTUMISAIKA Turvapuhelinpalvelu Asiakas on mukana puitejärjestelyssä puitejärjestelyn loppuun asti, alkaen kk.vvvv [muu päättymisaika vain erikseen sovittaessa] KL-Kuntahankinnat Oy (Y tunnus ) on hankintalain 11 :n mukainen Kuntaliiton kokonaan omistama, voittoa tavoittelematon yhteishankintayksikkö, jolla on oikeus kilpailuttaa ja tehdä tavaroita ja palveluja koskevia puitejärjestelyjä, puitesopimuksia ja hankintasopimuksia kunta-asiakkaiden puolesta. Kuntahankinnat kattaa kulunsa sopimustoimittajalta perittävällä palvelumaksulla, joka perustuu Asiakkaan hankkimientuotteiden tai palveluiden arvoon. Palvelumaksuprosentti on 1,5 % ja se lasketaan sopimustoimittajan Asiakkaalle puitesopimuksen perusteella toimittamien, veloittamien ja raportoimientuotteiden tai palveluiden hinnasta (alv 0 %) sopimusaikana. ASIAKKAAN ALLEKIRJOITUS/KSET Paikka ja aika Allekirjoitus ja nimenselvennys Liite 1 Liite 2 Liite 3 KL-Kuntahankinnat Oy:n yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE) Vastuunjakotaulukko Konserniyhtiöt, hankintarenkaan jäsenet tai muun yhteishankinta-organisaation osakkaat Lisätietoja: Kimmo Vuorela, , etunimi.sukunimi@kuntahankinnat.fi

7 Sitoumuksen liite KL-Kuntahankinnat Oy:n yleiset ehdot yhteishankinnoissa (YSE) 1 (2) 1 Yhteishankinta 1.1 KL-Kuntahankinnat Oy (Kuntahankinnat) on julkisista hankinnoista annetun lain mukainen Suomen Kuntaliitto ry:n kokonaan omistama yhteishankintayksikkö, jolla on oikeus kilpailuttaa tavaroita ja palveluita (Tuotteet) koskevia puitesopimuksia Asiakkaittensa puolesta. 1.2 Kuntahankintojen Asiakkaita ovat kunnat, kuntayhtymät, kunnalliset liikelaitokset tai kuntasomisteiset osakeyhtiöt, hankintarenkaat, vastaavat kunnalliset organisaatiot ja hankintayhteistyösopimuksen solmineet muut julkiset hankintayksiköt 1.3 Kuntahankinnat vastaa ja toteuttaa kilpailuttamisen, mukaan lukien markkinakartoitukset, tehokkaasti ja ammattitaitoisesti noudattaen hankintalakia sekä muuta hankintatoimeen ja päätöksentekoon ja julkisuuteen liittyvää lainsäädäntöä sen mukaan, kuin niitä sovelletaan osakeyhtiöön. 1.4 Näitä YSE-ehtoja sovelletaan kohdassa 2. tarkoitettuun sitoumukseen. 2 Sitoumus 2.1 Antamalla sitoumuksen Asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan ja noudattamaan puitesopimuksen ehtoja sekä tilaamaan Tuotteita puitesopimustoimittajalta/-toimittajilta. 2.2 Asiakas sitoutuu puitesopimukseen kokonaan tai osittain. Sitoumus voi koskea puitesopimuksen kaikkia Tuotteita tai vaan osaa niistä sitoumuslomakkeella annettujen raamien puitteissa. 2.3 Sitoutumisen kesto on lähtökohtaisesti koko sopimuskauden, ellei Asiakas sitoudu lyhyempään aikaan. 2.4 Mikäli puitesopimus edellyttää asiakaskohtaista sopimusta Asiakkaan ja Toimittajan välillä, sitoumus ehtoineen on voimassa asiakaskohtaisen sopimuksen päättymiseen saakka. 2.5 Sitoumus astuu voimaan, kun Kuntahankinnat on vastaanottanut Asiakkaan sitoumuksen, tai Asiakkaan sitoumuksessaan määrittämänä myöhempänä ajankohtana. 2.6 Sitoumus päättyy kun puitesopimus loppuu, ellei asiakaskohtaisessa sopimuksessa muuta sovita. 2.7 Sitoumuksen liitteinä ovat nämä YSE-ehdot ja luottelo Asiakkaan mukana puitesopimukseen liittyvistä muista organisaatioista (esim. hankintarenkaan organisaatiot). syy voi olla esimerkiksi, jos Asiakas kuntaliitoksessa tai muussa organisaatiomuutoksessa lakkaa olemasta tai jos Asiakkaan toiminnassa ja olosuhteissa tapahtuu sellaisia olennaisia muutoksia, ettei puitejärjestelyssä mukana oleminen ole enää kokonaistaloudellisesti perusteltua. Päätöksen irtaantumisen hyväksyttävyydestä tekee Kuntahankinnat. 2.9 Asiakaan on ilmoitettava puitesopimuksesta irtaantumisestaan Kuntahankinnoille vähintään kuusi (6) kuukautta ennen irtaantumistaan. 3 Kuntahankintojen rooli ja vastuut 3.1 Kuntahankinnat valmistelee ja julkaisee tarjouspyyntöasiakirjat sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä, tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden ja tarvittaessa tilaajavastuulain vaatimusten täyttymisen, tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden, vertailee tarjoukset ja tekee hankintapäätökset sekä allekirjoittaa puitesopimuksen. Kuntahankinnat laatii sopimusohjeen Asiakkaiden saataville yhteisessä verkkotyötilassa Eksatissa sekä antaa Asiakkaille mm. kevennettyjä kilpailutuksia varten ohjeet. 3.2 Kuntahankinnat ei pääsääntöisesti hoida puitesopimusten sisällä olevia kevennettyjä kilpailutuksia tai sähköisiä huutokauppoja Asiakkailleen, ellei niistä sovita toisin Asiakkaan kanssa. 3.3 Kuntahankinnat vastaa puitesopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä säännöllisissä tapaamisissa, joiden muistiot dokumentoidaan ja ovat saatavilla Eksaitissa. 3.4 Kuntahankinnat hoitaa hankintamenettelyyn ja hankintalain soveltamiseen liittyvät muutoksenhakuprosessit markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto-oikeudessa ja siviilituomioistuimissa, mikäli asia koskee Kuntahankintojen toimintaa. 3.5 Kuntahankinnat vastaa em. muutoksenhakuprosessien taloudellisista vastuista kuten oikeudenkäyntikulut, seuraamusmaksut, hyvitysmaksut. 3.6 Kuntahankinnat on varautunut 3.4 kohdan mukaisten taloudellisten vastuiden kantamiseen. Mikäli riskipuskuri ei riitä, Kuntahankinnoilla on oikeus veloittaa riskipuskurin ylittävä määrä Asiakkailta ajankohtana, jolloin Kuntahankintojen on täytettävä oma maksuvelvollisuutensa. Tällöin ko. yhteishankinnassa mukana olevat Asiakkaat osallistuvat ostojensa (ennakoidut tai toteutuneet) mukaisessa suhteessa em. kustannusten korvaamiseen. 2.8 Asiakas voi irtaantua puitesopimuksesta sitoumusaikana vain perustelluista syistä. Perusteltu

8 2 (2) 4 Asiakkaan rooli ja vastuut 4.1 Asiakas vastaa allekirjoitetun sitoumuksen antamisesta ja sitoumuksen yhteyshenkilön nimeämisestä sekä niitä koskevista muutoksista. 4.2 Asiakas vastaa puitesopimuksen ehtojen noudattamisesta, mahdollisten asiakaskohtaisten sopimusten solmimisesta ja asiakaskohtaisen sopimuksen seurannasta. 4.3 Asiakas vastaa reklamaatioista ja niiden ilmoittamisesta Toimittajalle. Toimittaja raportoi Kuntahankinnoille määräajoin reklamaatiot, jotka käsitellään sopimushallinnan yhteydessä. 4.4 Sitoutunut Asiakas voi tarvittaessa osallistua hankinnan määrittelyyn, tapauskohtaisesti asiakas- /projekti- tai ohjausryhmään sekä erityistilanteissa osallistua sopimushallintaan. 4.5 Asiakas on vastuussa vahingoista, jotka syntyvät Asiakkaan aiheuttamista puitesopimukseen tai asiakaskohtaiseen sopimukseen liittyvistä sopimusrikkomuksista. Tällöin yhteishankinnassa mukana olevat muut Asiakkaat ja Kuntahankinnat eivät ole vastuussa vahingoista ja mahdollisista korvausvelvoitteista. 5 Puitesopimus 5.1 Kuntahankinnoilla on puitesopimuksen ehtojen mukaisesti oikeus irtisanoa tai purkaa puitesopimus ennen sopimuskauden päättymistä sekä velvollisuus tiedottaa siitä Asiakkaille hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättämistä. 5.2 Mikäli hankintapäätöksestä valitetaan, Kuntahankinnat pyrkii tekemään väliaikaisen puitesopimuksen voittaneen toimittajan kanssa valitusprosessin ajaksi. 6 Kuntahankintojen palvelumaksu 6.1 Kuntahankinnat kattaa kulunsa palvelumaksuilla, jotka sopimustoimittajat sisällyttävät asiakashintoihin ja tilittävät ne Kuntahankinnoille raportoinnin yhteydessä. Palvelumaksu on pääsääntöisesti keskimäärin 1 %. 7 Tiedottaminen ja tietojen antaminen 7.1 Kuntahankinnat vastaa kilpailutuksiin ja puitesopimuksiin liittyvästä tiedottamisesta tarvittaessa yhdessä sopimustoimittajan kanssa. 7.2 Asiakkaalla on velvollisuus tarkistaa Kuntahankinnoilta hankinta-asiakirjojen luovuttamisen edellytykset (mm. liike- ja ammattisalaisuudet) ennen niiden luovuttamista. 7.3 Kuntahankinnat vastaa kilpailutus- ja sopimusasiakirjojen lataamisesta asiakkaiden saataville Eksaittiin, käyttöoikeuksien luovuttamisesta Eksaittiin ja hankintaan liittyvien asiakirjojen arkistoimisesta. 7.4 Asiakas vastaa puitesopimuksesta tiedottamisesta Asiakkaan organisaation sisällä sekä asiakkaan yhteystiedoissa tapahtuvien muutosten ilmoittamisesta Kuntahankinnoille.

9 Sitoumuksen liite YHTEISHANKINNAN VASTUUNJAKOTAULUKKO KL-KUNTAHANKINNAT OY ASIAKAS Esiselvitysvaihe tarpeiden kartoittaminen eri tavoin (mm. Uutiskirje, kysely, kotisivujen info, tapaamiset) asiakkaiden lähtötilanteen selvittäminen (mm. volyymi per vuosi, nykyinen sopimus, kokemukset, tarpeet) selvittäminen valmistelijan/projektipäällikön nimeäminen projektisuunnitelman laatiminen, muistiot, kokousjärjestelyt asiakasryhmän kokoaminen Ekstranetin käyttöoikeuksien luominen asiakkaille, päivitykset markkinakartoitus, tekniset vuoropuhelut toimittajien kanssa tarvittaessa ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttäminen /juridiikka, muut asiantuntijat lisävolyymin kerääminen eri tavoin kiinnostuksenilmaisu asiakastarpeiden määrittäminen olemassa olevista sopimuksista tiedottaminen (esim. toimittajat, volyymit, toimituspisteet, voimassaolo, kokemukset) Kuntahankinnoille yhdyshenkilö, joka asioi Kuntahankintojen kanssa ja toimittaa tiedot ja niiden päivitykset jäsenten nimeäminen tarvittaessa asiakas- /projektiryhmään, mahdolliseen ohjausryhmään sekä ko. jäsenten roolien määrittäminen em. asiakkaan edustajilla mahdollisuus tarvittaessa osallistua teknisiin vuoropuheluihin Tarjouspyynnön ja hankintasopimuksen valmistelu Kuntahankinnoilla käytössä hankintaprosessissa standardoidut dokumentit ja sähköinen kilpailutusjärjestelmä Tarjouspalvelu.fi soveltuvasta hankintamenettelystä, sopimuskaudesta, toimittajien määrästä yms. päättäminen tarjouspyynnön valmistelu ja versionhallinta yhdessä oman henkilökunnan ja asiantuntijoiden kanssa asiakkaiden edustajilla on mahdollisuus osallistua tarjouspyynnön tuotealueiden määrittelyyn ja hankintasopimuksen valmisteluun yhdyshenkilöllä velvollisuus tiedottaa kilpailutuksesta ja sen etenemisestä omassa organisaatiossaan ja hankkia tarvittavat puollot, kommentit, tiedot yms. Asiakkaiden sitoutuminen (YSE sitoumuksen liite 2) tuote/palvelukohtaisen sitoumuksen laatiminen, vieminen kotisivuille, sopimusesittelyn lataaminen kotisivuille tarjouspyynnön ja hankintasopimuksen lähettäminen tarvittaessa sitoumuksen yhteydessä asiakkaalle asiakkaan yhdyshenkilö huolehtii sitoutumisasian valmistelusta, päätöksenteosta ja tiedottamisesta omassa organisaatiossaan niin että Kuntahankintojen ilmoittama aikataulu toteutuu yhdyshenkilö tiedottaa Kuntahankintoja päätöksestä ja huolehtii sitoumuksen lähettämisestä Kuntahankinnoille ohjeiden mukaan Tarjousten käsittely kilpailutusjärjestelmässä - hankintaa koskevien ilmoitusten (ennakko, tavallinen, jälki) laatiminen ja julkaisu Hilmatietokannassa Tarjouspalvelu.fi- järjestelmän avulla - tarjousten vastaanotto - avauspöytäkirja - tarjoajien kelpoisuuksien tarkastus hyödyntäen eri tietolähteitä - em. asiakkaiden edustajilla mahdollisuus pyydettäessä kommentoida

10 2 - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus - tarvittaessa tarjousten täsmentäminen ja tarkentaminen - eri asiantuntijoiden ja asiakkaan yhdyshenkilön konsultointi tarvittaessa - tarjousvertailun tekeminen - hankintapäätöksen valmistelu, asiantuntijoiden ja asiakkaan yhdyshenkilön konsultointi tarvittaessa - päätöksen teko ja tiedottaminen tarjoajille Tarjouspalvelun kautta - hankintapäätöksen lähettäminen tarjoajille Tarjouspalvelun kautta - tarvittaessa päätöksen ja julkisten tarjousasiakirjojen esittely asianosaisille - odotusajan (21 p.) jälkeen hankintapäätöksestä tiedottaminen asiakkaille ja ulkopuolisille sähköpostitse, kotisivuille, uutiskirjeessä - Hankintasopimuksen viimeistely - sopimusneuvottelujen käyminen - sopimuksen allekirjoittaminen - tiedottaminen asiakkaille ja ulkopuolisille - tietyissä sopimuksissa asiakaskohtaisen sopimuksen (Asiakassopimus) laatiminen ja sen lähettäminen asiakkaan yhdyshenkilölle - yhdyshenkilöllä velvollisuus tiedottaa sopimuksesta ja ohjeesta tiedottamisvelvollisuus omassa organisaatiossaan (mm. tilaajien ohjeistus, reklamointi, ohiostot, palautteet, toimittajan yhdyshenkilö) - Asiakassopimuksen täydentäminen/laatiminen Kuntahankintojen koordinoimana puitesopimuksen mukaisin ehdoin - asiakasohjeiden laatiminen yhteistyössä sopimustoimittajien kanssa ja lähettäminen asiakkaan yhdyshenkilölle Kevennetyt kilpailutukset (Minikilpailutukset) Kuntahankinnat ei hoida kevennettyjä kilpailutuksia (Minikilpailutukset) Asiakkailleen, ellei niiden hoitamisesta ja ehdoista toisin sovita. Tarvittaessa Kuntahankinnat voi laatia mallipohjat minikilpailutuksia varten asiakkailleen. Asiakas huolehtii kevennetyn kilpailutuksen tekemisestä ja sen perusteella laadittavasta hankintasopimuksesta. Asiakirjojen arkistointi, tietojen luovutus, Ekstranet - arkistoi hankintaan liittyvät alkuperäiset asiakirjat - asiakirjojen luovuttaminen arkistosta asianosaisten tutustuttavaksi (julkiset asiakirjat) - antaa asiakkaan yhdyshenkilölle käyttöoikeuden Ekstranet-työtilaan, jossa on keskeiset tiedot ko. sopimuksesta Asiakaspalautteen kartoittaminen Kuntahankinnat kerää ja seuraa asiakaspalautetta yhdyshenkilöverkostolta puitesopimuksen oltua käytössä vuoden ja sen jälkeen vuoden väliajoin. Kysely tapahtuu Webropolilla aj vakiokysymyksillä. Asiakaspalautteet käsitellään sopimustoimittajatapaamisissa säännöllisesti. Yhdyshenkilö huolehtii palautekyselyyn vastaamisesta tarvittaessa yhteistyössä oman organisaation sopimuksesta tilaavien tai käyttävien henkilöiden kanssa.

11 Liite 3 Tässä ilmoitetaan ne hankintarenkaan tai muun yhteishankintayksikön osakkaat tai konserniyhtiöt, jotka liittyvät tällä sitoumuksella puitejärjestelyyn. * pakollisia tietoja Oeganisaatio* Y-tunnus* Sitoutumisaika, jos muu kuin sitoumuksessa* Yhteyshlö sposti* Yhteyshlö puh Muu tieto