KL-Kuntahankinnat Oy. Sopimusohje. KLKH134 Oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit

Transkriptio

1 KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje

2 1 Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde Toimittaja Hinnoittelu Tilaaminen ja toimitus Toimitusehto- ja aika Toimituksen viivästyminen Laskutus- ja maksuehto Asiakaspalvelu Reklamaatiot Asiakasraportointi Sopimushallinta Asiakastyytyväisyys Sitoutuminen Eksaitti Lisätietoja... 7

3 2 1. Sopimuskausi ja kohde Tarjouskilpailun hankintapäätöksestä on valitettu markkinaoikeuteen. Sopimus on oikeuskäsittelyiden ajan väliaikaisesti voimassa oleva. Sopimuksen kohteena ovat oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit ml. sähköiset oppimateriaalit. Suomenkieliset esiopetuksen, peruskoulujen ja keskiasteen oppikirjat sekä niihin liittyvät oheismateriaalit Ruotsinkieliset esiopetuksen, peruskoulujen ja keskiasteen oppikirjat sekä niihin liittyvät oheismateriaalit Muun kieliset oppikirjat ja niihin liittyvät oheismateriaalit 2. Toimittaja Kirjavälitys Oy (Y-tunnus ) osoite: Hakakalliontie 10, Hyvinkää Asiakaspalvelu (Palveluneuvonta, esim. tilauksiin, toimituksiin, laskutuksiin liittyvät asiat ja reklamaatiot) ma-pe 8-16 ehelpdesk (digitaalisiin oppimateriaaleihin liittyvät kysymykset) ma-pe Hinnoittelu Kustantajakohtaiset alennusprosentit ovat kiinteät koko sopimuksen ajan. Alennus annetaan kustantajien jälleenmyyjille ilmoittamista suositushinnoista, jotka ovat todennettavissa kustantajien verkkopalveluissa. Alennus annetaan myös kustantajien tuotepakettien suositushinnoista. Peruskoulujen ja esiopetuksen painettujen oppikirjojen sekä niihin liittyvien oheismateriaalien osalta alennusprosentit koskevat vain perustilauksia. Lisätilausten hinnat ovat kustantajien jälleenmyyjille ilmoittamat suositushinnat tai edullisemmat. Keskiasteen painettujen oppikirjojen ja niihin liittyvien oheismateriaalien osalta alennusprosentit koskevat perus- ja lisätilauksia. Peruskoulujen, esiopetuksen ja keskiasteen sähköisten oppimateriaalien hinnat tulee olla perus- sekä lisätilausten osalta kustantajien jälleenmyyjille ilmoittamat suositushinnat tai edullisemmat. Alennusprosentit ovat seuraavat:

4 3 Toimittajan ilmoittamat hinnat sisältävät kaikki kustannukset. Toimituksesta, laskutuksesta, tilausten käsittelystä tai muista tekijöistä syntyvät kulut sisältyvät tuotteiden hintoihin. Mikäli kustantaja ei ole määritellyt tuotteilleen suositushintoja, jotka todennettavissa kustantajien verkkopalveluissa, tulee toimittajan hinnoitella tuotteet markkinahintaisiksi tai edullisemmaksi. Mikäli toimittaja hinnoittelee tuotteet yli markkinahinnan, on Asiakkaalla oikeus tilata tuote edullisemmalta toimittajalta. Alennusprosenteissa on jo huomioitu Kuntahankintojen palvelumaksu 0,4 %. 4. Tilaaminen ja toimitus Asiakas tekee tilaukset toimittajan sähköisen kauppapaikan kautta. Poikkeustapauksissa myös puhelin- ja sähköpostitilaukset ovat mahdollisia. Tilaukset tehdään perustilauksina perustilauskaudella tai lisätilauksina ympäri vuoden. Toimittaja tarjoaa tilausjärjestelmänsä maksutonta käyttökoulutusta, mikäli asiakas sitä tarvitsee. Toimittaja lähettää tilausvahvistuksen sähköpostitse. Tilausvahvistuksesta käy ilmi tilatut tuotteet, määrät, hinnat ja saatavuus, sekä yhteenveto tilauksen arvosta. Tilaukset toimitetaan toimipaikoittain (viipalekoulut katsotaan erillisiksi toimipisteiksi) ilman lisäkustannuksia, siten että ne on pakattu/ryhmitelty tilauksen mukaisesti ja pakkauksien ulkopuolella on selkeät pakkausmerkinnät.

5 Toimituksen mukana tulee lähetyslista toimitetuista tuotteista. Mikäli tuotteita jää jälkitoimitukseen, on lähetyslistassa merkintä jälkitoimitukseen jääneistä tuotteista. Jälkitoimituksen mukana toimitetaan erillinen lähetyslista jälkitoimitetuista tuotteista. Mikäli Kirjavälityksen valikoimassa ei ole asiakkaan tarvitsemaa tuotetta, on asiakkaalla oikeus tilata tuote toiselta toimittajalta. Sähköisistä oppimateriaaleista asiakkailla voi olla myös muita sopimuksia. 4 Perustilaukset Perustilaukset tehdään toimittajan sähköisen kauppapaikan kautta kerran vuodessa etukäteen ilmoitetulla ns. perustilauskaudella. Perustilauskausi on vuosittain helmi-huhtikuussa. Tarkemmat tilauspäivät ilmoitetaan ennen perustilauskauden alkua. Kirjavälitys vahvistaa tilauksen vastaanottamisen seuraavana arkipäivänä ja ilmoittaa toimituspäivän vähintään kuukautta ennen toimitusta. Perustilaukset toimitetaan valtakunnallisen jakeluaikataulun mukaan, mikä julkaistaan ennen perustilauskauden alkua. Perustilaustoimitukset tapahtuvat pääsääntöisesti huhtitoukokuussa ja loput elokuun alussa ennen koulutyön alkua. Lisätilaukset Lisätilaukset ovat täydentäviä tilauksia, joita asiakas voi tilata ympäri vuoden. Lisätilausten toimitusaika tilauksesta toimitukseen (perillä asiakkaalla) on enintään viisi (5) arkityöpäivää. Mikäli tilattu aineisto ei ole vielä ilmestynyt, on loppuunmyyty tai uusi painos on vasta tulossa, lasketaan toimitusaika siitä, kun aineisto on saatavilla kustantajan varastosta Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on TOP toimitettuna perille tilaajan nimeämään toimituspisteeseen sisätiloihin virkaaikana klo 8-16 (TOP tilaajan nimeämä paikka, Finnterms 2001). Perustilausten osalta kuljetusliike sopii tilaajan kanssa tarkemman toimituspaikan ja -ajan ennen toimitusta. Kuljetusliike ottaa lähetyslistaan tilaajan edustajan vastaanottokuittauksen toimituksen yhteydessä Toimituksen viivästyminen Toimittaja on velvollinen maksamaan Asiakkaalle viivästyssakkoa 5 % viivästyneen toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, kuitenkin enintään 40 %, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä. Toimittaja ei myöskään vastaa viivästyksistä, jotka johtuvat kolmannesta osapuolesta Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen.

6 Asiakaspalvelu Kirjavälitykseltä on saatavilla suomen ja ruotsinkielistä asiakaspalvelua puhelimitse ja sähköpostitse ilman erillisveloitusta. Palveluaika on arkisin klo 08:00-16:00 sekä sähköpostitse lähetettäviin pyyntöihin vastataan (ei automaattivastaus) viimeistään seuraavana arkipäivänä. Kirjavälitys lähettää asiakkaille tiedotteita perustilausajoista, uutuuksista ja muista ajankohtaisista asioista. Tiedotteet lähetetään Asiakkaan sitoumusyhteyshenkilölle, koulujen pääkäyttäjille/koulusihteereille sekä rehtoreille sähköisesti. Huom! Mikäli koulujen yhteystiedoissa/- henkilöissä tapahtuu muutoksia, tulee niistä ilmoittaa Kirjavälitykselle, jotta tiedotteet tavoittavat oikeat henkilöt. Sitoumusyhteyshenkilöiden muutoksista tieto tulee toimittaa Kirjavälitykselle sekä Kuntahankinnoille. Kirjavälityksen asiakaspalvelu auttaa kaikissa tilaamiseen, toimituksiin. laskutukseen ja palveluun liittyvissä asioissa, mukaan lukien reklamaatiot. Asiakaspalvelu puh ehelpdesk auttaa digitaalisten oppimateriaalien kysymyksissä: puh ma-pe 7:30-20: Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta. Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen/palveluun liittyvät reklamaatiot Toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen/palvelun vastaanottamisesta. Toimittajan tulee korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa Asiakkaalle ja Kuntahankinnoille tehdyistä korjaustoimenpiteistä. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa puolivuosittain asiakkaan halutessa asiakasraportin, jossa on seuraavat tiedot: - asiakkaan nimi - toimitusosoite - tilaus-/toimituspäivä - palveluiden/tuotteiden nimet - määrät - hinnat (alv eriteltynä) Lisäksi Toimittaja toimittaa vuosiyhteenvedon asiakkaan kaikista toimituksista ja asiakaskohtaisista toimituskerroista.

7 6 5. Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kalenterivuoden aikana pidetään 3-4 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Yhteyshenkilö voi myös välittää kyselyn organisaatiossaan toiselle henkilölle. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 6. Sitoutuminen Puitesopimusta voivat käyttää tarjouspyynnöllä listatut sitoutuneet ja kiinnostuneet asiakkaat. Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Tarjouspyynnöllä ilmoitetut kiinnostuneet asiakkaat voivat sitoutua sopimukseen sopimuskaudella. Sopimuslomakkeen saa sopimusvastaava Essi Muukalta essi.muukka@kuntahankinnat.fi Sitoumuslomake tulee toimittaa Kuntahankinnoille allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 7. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat myöntää asiakkaalle käyttöoikeudet ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttöoikeudet sitoumuksen käsittelyn

8 yhteydessä. Käyttöoikeudet myönnetään Eksaitista lähetettävällä erillisellä rekisteröitymis/liittymiskutsulla asiakkaan sähköpostiin Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä Kuntahankintojen ja Kirjavälityksen sopimusyhteyshenkilöihin: KL-Kuntahankinnat Oy Essi Muukka Sähköposti: essi.muukka@kuntahankinnat.fi Puhelin: Kirjavälitys Oy Sirpa Tilli sähköposti: sirpa.tilli@kirjavalitys.fi Puhelin: