ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallintapalvelut KLKH

Transkriptio

1 KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje ICT-laitteiden leasingrahoitus ja elinkaarenhallintapalvelut KLKH Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde Asiakaskohtaiset sopimukset Toimittaja Hinnoittelu Tilaaminen ja toimitus Sopimushallinta Sitoutuminen Eksaitti Lisätietoja... 5

2 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimus on allekirjoitettu väliaikaisena valitusprosessin käsittelyn ajaksi alkaen Jos markkinaoikeus päätöksessään kumoaa alkuperäisen hankintapäätöksen, Kuntahankinnat voi jatkaa puitesopimuksen voimassaoloa kunnes Kuntahankinnat on järjestänyt uuden kilpailutuksen ja uusi sopimus on solmittu. Jos markkinaoikeus pitää voimassa alkuperäisen hankintapäätöksen, tulee puitesopimus olemaan voimassa 4 vuotta markkinaoikeuden päätöksen ilmoituspäivästä. Sopimuksen kohteena on: Leasingrahoitus Vuokralaiterekisteri- ja raportointipalvelu Poistuvien laitteiden pakkaus, tieturvallinen tyhjennys sekä kierrätyspalvelut sekä niihin liittyvät lisäpalvelut Puitesopimus ei koske muun irtaimiston tai ajoneuvojen leasingrahoitusta. Palveluun liittyvät vaatimukset sekä toimittajan antamat vastaukset on esitetty puitesopimuksen liitteessä 1.5 Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset sekä liitteessä 1.4 Palveluihin liittyvät vaatimukset. Dokumentit löytyvät Eksaitin kansiosta 02 Sopimus -> 1 Tarjouspyyntö. Toimittajan palveluihin liittyvät palvelukuvaukset löytyvät Eksaitin kansiosta Asiakaskohtainen sopimus -> Palvelusopimuksen liitteet. 2. Asiakaskohtaiset sopimukset Asiakaskohtaisella sopimuksella tarkoitetaan Asiakkaan ja 3 Step IT:n välillä tehtävää sopimusta. Asiakaskohtaisia sopimuksia voidaan solmia vain puitesopimuksen voimassaoloaikana. Asiakaskohtaiseen sopimukseen sovelletaan puitesopimuksen ehtoja Asiakaskohtaisen sopimuksen päättymiseen saakka ja leasingsopimusten puitteissa (limiitti/yksittäinen) hankintoja voidaan tehdä vain puitesopimuksen voimassaoloaikana. Asiakaskohtaisten palvelusopimusten puitteissa palveluhankintoja, jotka liittyvät laitteen elinkaaren päättämiseen, kuten tyhjennys- ja pakkauspalvelut voidaan hankkia vielä puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Puitesopimuksen päättymisellä sopimuskauden päättymisestä, irtisanomisesta tai purkamisesta johtuen, ei ole vaikutusta voimassa oleviin Asiakaskohtaisiin sopimuksiin. Puitesopimuskaudella solmitut asiakaskohtaiset palvelusopimukset ja niihin liittyvät oikeudet ja velvollisuudet voivat olla voimassa korkeintaan 76 kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Vuokrakauden päättymiseen liittyviä palveluita voidaan hankkia vielä 76 kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen.

3 3. Toimittaja 3 Step IT Oy (Y-tunnus ) Mechelininkatu 1A, HELSINKI Toimittajan asiakaspalvelu: Asiakasta palvelevat leasingrahoituksen, käyttöomaisuusraportoinnin sekä logistiikan a ammattilaiset. Asiakaspalvelu on avoinna arkipäivisin ma pe klo Palvelukielet ovat suomi, sekä Asiakkaan pyynnöstä ruotsi ja englanti. KL-Kuntahankintojen puitesopimusta hyödyntäville vaihteen numero on Asiakaspalveluun lähetettyihin sähköpostiviesteihin vastataan viimeistään viestin vastaanottoa seuraavana arkipäivänä. 3 Step IT:n asiakaspalvelu koostuu nimetystä palvelutiimistä, joka vastaa yhteistyöstä koko elinkaaren ajan. Yhteyshenkilöiden tiedot löytyvät käyttöomaisuusrekisteristä. 3 Step IT järjestää asiakkaan kanssa säännölliset seurantapalaverit, vähintään 4 kertaa vuodessa (asiakkaan pyynnöstä useamminkin). 4. Hinnoittelu Leasingvuokra on tehdyissä Asiakaskohtaisissa sopimuksissa kiinteä koko vuokrakauden. Hinnoittelu perustuu 2, 3, 4 ja 5 vuoden koronvaihtosopimuksen arvoon (SWAP-korko) sekä puitesopimuksessa sovittuun toimittajan marginaalin/kertoimeen. Tuoteryhmäkohtainen kuukausivuokrakerroin-%:n sisältää 3 Step IT:n kiinteän marginaalin, viitekoron ja muut mahdolliset kustannukset. 5. Tilaaminen ja toimitus Palvelun käyttöönotosta, sen laajuudesta ja käyttöönottoajankohdasta sovitaan Asiakaskohtaisessa sopimuksessa Laskutus- ja maksuehto 3 Step IT siirtää leasingsopimuksen jälleenrahoittajana toimivalle rahoitusyhtiölle, joka laskuttaa leasingvuokrat koontilaskulla kolmen kuukauden välein etukäteen. Vuokrat laskutetaan joko verkko- tai paperilaskuna. Verkkolaskun luomista varten 3 Step IT tarvitsee laskutettavan organisaation verkkolaskutunnisteet (OVT-tunnuksen, verkkolaskuosoitteen ja verkkolaskuoperaattorin nimen).

4 Leasingvuokrat laskutetaan kolmen (3) kuukauden erissä etukäteen ja laskutettavien kuukausien määrä on sama kuin vuokra-ajan pituus. Laitekohtainen vuokra on kiinteä koko sopimuskauden. Toimituksen hyväksymisen ja vuokrakauden alkamisen väliltä asiakasta ei veloiteta. Palvelumaksut sekä mahdolliset jatkovuokrat ja lunastukset laskutetaan toteuman mukaan kolmen kuukauden välein jälkikäteen. Laskutusosoite- ja kustannuspaikkatietoja ylläpidetään käyttöomaisuusrekisterissä. Vuokralaskut on mahdollistaa jakaa laskunjakopalvelun avulla esim. yhtiöittäin tai kustannuspaikoittain tai tuoteryhmätasolla. Asiakastarpeen niin vaatiessa laskulle voidaan tuottaa vuokra per yksilöity laite tai ohjelmisto. Tämä tieto saadaan myös käyttöomaisuusrekisteristä. Maksuehto on vähintään 25 päivää netto laskun päiväyksestä. Eräpäivät ovat 1.1, 1.4, 1.7 ja Step IT perii maksuhuomauksesta maksun laskukohtaisesti. Mahdolliset viivästyskorot laskutetaan korkolain mukaan kohdennettuna viivästyskoron aiheuttaneelle kustannuspaikalle Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta. Asiakkaan tulee lähettää palveluun liittyvät reklamaatiot Toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua palvelun vastaanottamisesta ja / tai käyttämisestä. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin sopimuskohtaisesta työtilasta. Toimittajan on vahvistettava kirjallisesti Asiakkaalle reklamaatio vastaanotetuksi viimeistään seuraavana arkipäivänä reklamaation vastaanottamisesta. Vahvistukseksi ei käy automaattiviesti. Toimittajan tulee mahdollisimman pian, viimeistään seitsemän (7) arkipäivän kuluessa, vastata reklamaatioon sekä ryhtyä toimenpiteisiin virheen tai puutteen korjaamiseksi. Mikäli reklamaation käsittely viivästyy Asiakkaasta tai Kuntahankinnoista johtumattomasta syystä, on asiakas oikeutettu 150 euron korvaukseen per reklamaatio per alkava viikko. Reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja Asiakasraportointi Asiakasraportointi hoidetaan sähköisen www-selaimella toimivan 3 Step IT:n palvelukuvauksen mukaisen laiterekistein avulla.

5 6. Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kalenterivuoden aikana pidetään 4 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 7. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, Helsinki.

6 Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 8. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla. 9. Lisätietoja Maria Saari hankinta-asiantuntija, ICT GSM