Toiminnanohjauksen ja kokonaisarkkitehtuurin yhteys - lähestymiskulmia ja suosituksia. Heikki Haavisto & Thomas Schleutker Cerion Solutions Oy

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Toiminnanohjauksen ja kokonaisarkkitehtuurin yhteys - lähestymiskulmia ja suosituksia. Heikki Haavisto & Thomas Schleutker Cerion Solutions Oy"

Lotta Mikkola
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Toiminnanohjauksen ja kokonaisarkkitehtuurin yhteys - lähestymiskulmia ja suosituksia Heikki Haavisto & Thomas Schleutker Cerion Solutions Oy

2 Cerion Solutions Oy yhteenvetona Asiantuntijapalveluita toiminnan ja prosessien ohjauksen ja niitä tukevien tiedonhallintaratkaisujen kehittämiseen Missiona executing change Strategian ja palvelutarjonnan kehittäminen Prosessien ja organisaatiorakenteiden kehittäminen Tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien kehittäminen Riippumaton kehittämiskumppani Rooli, menetelmät ja välineet valitaan asiakkaan tarpeen ja toimintaympäristön ehdoilla Hanselin kilpailuttama IT-konsultointipalveluiden toimittaja Perustettu 2004, toimipisteet Turussa ja Helsingissä Työllistämme 40 henkilöä Henkilöstön kokonaan omistama suomalainen yhtiö LV v ,1 Meur, luottoluokitus AAA

3 OKM-toimiala strateginen painopisteemme OKM:n toimiala Opetusministeriö Opetushallitus CSC (XDW-Raketti) 17 yliopistoa 4 ammattikorkeakoulua 3 ammatillisen koulutuksen kuntayhtymää/yhtiötä Certia Cerion on myös Korkeakoulujen XDW-tietovaraston kilpailutettu toimittaja Hanselin kilpailuttama IT-konsultoinnin puitesopimustoimittaja Kansainvälisesti toiminnanohjauksen kehittäjä aasialaisissa korkeakouluissa

4 Mikä toiminnanohjaus? Toiminnanohjauksella tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joilla organisaation kaikilla tasoilla: asetetaan toiminnalle suuntaviivat ja tavoitteet suunnitellaan ja resursoidaan toiminta tavoitteiden saavuttamiseksi johdetaan ja seurataan toimintaa kohti tavoitteiden toteutumista arvioidaan ja raportoidaan tavoitteiden toteutumisesta varmistutaan jatkuvan kehittämisen toteutumisesta Toiminnanohjauspalapelin kaksi palaa: Kulttuuri Henkilöt Asenne Osaaminen Johtajuus Johtamisen ja laadunhallinnan edellytykset Periaatteet Rakenteet Toimintatavat Työkalut ellytykset

5 Lähtökohta ajattelulle Toiminnanohjaushankkeen onnistuminen ratkeaa paljon ennen kuin kukaan rupeaa edes ajattelemaan tietotekniikkaa

6 Kehittämisen kaoottinen lähtökohta? Strateginen suunnittelu ja seuranta Sisäinen rakenneuudistus Johto- ja taloussäännöt vs. johtamisjärjestelmä Sopimusneuvottelut OKM:ssä Vuosisuunnittelu Tilastot ja vuosiraportit Mittarointi ja indikaattorit Laadun-varmistus ja arviointi Sisäinen seuranta ja raportointi Projekti-seuranta ja raportointi Sisäiset tavoiteja tulosneuvottelut Riskien hallinta Henkilökohtaiset työsuunnitelmat Budjetointi ja rahanjako Henkilöstösuunnittelu Projektisalkut ja projektibudjetointi Investoinnit ja sisäiset projektit

7 Miten saadaan palaset sopimaan yhteen? Ulkoiset auditoinnit Sisäiset arvioinnit Vuositilastot Strategiaseuranta Vuosiraportointi Projektiraportointi Palautteen keruu Muutosten ja poikkeamien hallinta Riskien seuranta ja hallinta Raportointi ja arviointi Toimeenpano ja seuranta Sisäiset rahoitusmyönnöt vuoden aikana Osavuosiraportointi ja - seuranta Kuukausiseuranta Visio ja arvot Strategiat ja toimenpideohjelmat Suuntaviivat ja tavoitteet Suunnittelu ja resursointi Valtionrahoituksen kohdentamisperiaatteet OKM-neuvottelut Yhteiset periaatteet, toimintatavat ja ohjeet Toiminta- ja taloussuunnitelmat Investoinnit ja hankkeet Sisäiset tulosneuvottelut Kehityskeskustelut Opetussuunnittelu Tutkimusprojektien suunnitelmat

8 Tavoitteena toimiva johtamisjärjestelmä Sidosryhmät ja niiden tarpeet Johtamisen kulttuuri Strateginen näkemys Toiminnan järjestelmällinen kehittäminen Jatkuva ennakointi, arviointi ja ohjaus sekä muutosten hallitseminen Toimintaa tukevat ohjeet ja työvälineet Yhteiset ja jalkautetut tavoitteet ja periaatteet JOHTAMIS- JÄRJESTELMÄ Yhteiset prosessit ja menettelytavat Selkeä organisaatio vastuineen sekä oikea miehitys Toimintaan sidottu palkitsemisjärjestelmä Toiminnan tulokset ja vaikuttavuus Yhteiskunnallinen kehittäminen

9 On mietittävä, mitä toiminnan ohjaukseen kuuluu ja ei kuulu, tällöin ymmärretään kokonaisarkkitehtuurija organisointitarpeet Strateginen suunnittelu 2. Tavoiteasetanta ja toiminnan suunnittelu 3. Toimeenpano, ennustaminen ja raportointi 4. Toiminnan arviointi ja jatkuva parantaminen

10 Pyhä kolminaisuus Lisäarvoa jalostavat prosessit Toiminnan ohjaus ja johtaminen Edellyttää Toteuttaa Toimintaa ja johtamista tukeva kokonaisarkkitehtuuri Tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä

11 Johtamisen ja toiminnanohjauksen kokonaisarkkitehtuuri Johtamisjärjestelmä ja toiminnan ohjauksen periaatteet Johtamisen ja toiminnan ohjauksen prosessit Toiminnanohjauksen sähköinen työkalupakki ( Portaali) TAVOITTEET JA SUUNNITELMAT SEURANTA JA RAPORTOINTI Strategia ja ohjelmat Strategian ja toimenpideohjelmien seuranta Toimintasuunnitelmat Operatiivinen seuranta ja analysointi Talous- ja henkilöstösuunnitelmat Osavuosiraportointi Projektisalkut ja -budjetit Projektien seuranta ja raportointi Prosessit ja niiden kehittäminen Prosessien seuranta ja mittaaminen Investoinnit ja sisäiset hankkeet Toimenpiteiden seuranta ja raportointi Riskienhallintasuunnitelmat Riskien seuranta ja raportointi Tietovarasto sisäiset ja ulkoiset järjestelmät Perusjärjestelmä Perusjärjestelmä Perusjärjestelmä Perusjärjestelmä Perusjärjestelmä Perusjärjestelmä Perusjärjestelmä Ulkoiset järjestelmät (esim. XDW)

12 Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen apuväline Kokonaisarkkitehtuurin avulla kyettävä keskustelemaan käytännössä eri tahojen kanssa. Hierarkinen kuvaustapa. Eri henkilöille eri tasoiset näkymiä

13 Johtamisen apuväline Strategia: kuinka valintoja ja toiminnan ohjausta voidaan tukea kokonaisarkkitehtuurilla Jos jotain halutaan tehdä, pitää työ organisoida, järjestää tietojärjestelmät ympärille, asettaa tavoitteet ja kerätä toteumatiedot toiminnasta Kokonaisarkkitehtuurilla voidaan tarkastella kuinka olemassaolevilla ratkaisuilla asia hoidetaan vai edellyttääkö strategiset valinnat sitä että asioita järjestellään uudestaan

14 Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan kehittämisen apuna Mikäli halutaan tehostaa toimintoja, tulee manuaalisia työvaiheita automatisoida, päällekkäisyyksiä poistaa, saada asiat rekisteröityä kerralla oikein ja yhteen kertaan jne. Yksittäisten tehtäväkoknaisuuksien hoitamiseen joukko tietojärjestelmiä ja lisää tulee. Yksittäisiä työvaiheita automatisoidaan. Työvaiheiden ja niitä edustavien järjestelmien kytkeminen koknaisuuksiksi (prosessieksi) todennäköinen kohta missä rationalisointihyötyjä on saavutettavissa.

15 Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan kehittämisessä Etsitään kuvauksista rajapinnat jossa tieto liikkuu organisaatioiden (uimaradat) ja järjestelmien välillä. Missä manuaalisia vaiheita tai päällekkäisiä tehtäviä. Mahdollista tarkastelemaan lähemmin toiminnan volyymi kannattaako alkaa korjaamaan järjestelmien elinkaari pitääkö odotella mitä tiedolle tapahtuu eri järjestelmissä- kehitettänkö jotain niin ettei tarvitse kierrättää monessa järjestelmässä monessako järjestelmässä tietty tieto esiintyy, mitä sille tehdään, moneenko se syötettään käsin.

16 Kokonaisarkkitehtuuri ja sen ylläpito Mallien ylläpito maksaa. Kokonasiarkkitehtuurin pitää tuottaa mittavia hyötyjä enemmän kuin sen tekeminen maksaa. Kokoanisarkkitehtuurikuvaukset: kuinka ylläpidetään. Onko toiminnan yhteydessä mahdollista kerätä kokonaisarkkitehtuurin edellyttämät tiedot

17 Pyhä kolminaisuus Lisäarvoa jalostavat prosessit Toiminnan ohjaus ja johtaminen Edellyttää Toteuttaa Toimintaa ja johtamista tukeva kokonaisarkkitehtuuri Tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä

18 Kiitos!

Samankaltaiset tiedostot

Korkeakoulujen KOTA-AMKOTA seminaari 23.-24.9.2010

Korkeakoulujen KOTA-AMKOTA seminaari 23.-24.9.2010 Pilotin esittely tietovarasto ja raportointi Aalto-yliopisto Aalto-yliopisto Aalto tietovarasto rooli Aalto-tietovarasto on osa kokonaisarkkitehtuuria,