Miten Väestörekisterikeskus valmistautuu lainsäädäntöuudistukseen?

Transkriptio

1 Miten Väestörekisterikeskus valmistautuu lainsäädäntöuudistukseen? VAHTIn EU-tietosuoja-asetusta käsittelevän raportin julkistustilaisuus Annina Hautala, johtava asiantuntija Väestörekisterikeskus

2 Esityksen sisältö Lyhyesti Väestörekisterikeskuksesta Onnistumisen avaimet Tietotilinpäätös työkalu osoitusvelvollisuuden täyttämiseen

3 Väestörekisterikeskus (VRK) Perustettu 1969 Toimii valtiovarainministeriön hallinnonalalla Toimitilat Helsingissä ja Kokkolassa Henkilökuntaa noin 140

4 Väestörekisterikeskuksen toiminta-ajatus Luotettavat väestötiedot ja turvalliset sähköisen asioinnin palvelut Väestörekisterikeskus Ylläpitää ja kehittää väestötietojärjestelmää ja sen tietopalveluja Tuottaa varmennepalveluja ja kehittää niitä Hoitaa vaalitehtävät Luo edellytyksiä sähköisen asioinnin edistämiseksi

5 Onnistumisen avaimet

6 Onnistumisen avaimet Johdon sitoutuminen Tietosuojaan sitouduttu jo strategiassa Johtoryhmän asialistalla tietosuoja-asiat säännöllisesti EU:n tietosuoja-asetuksen toimeenpano huomioitu tulostavoitteissa

7 Onnistumisen avaimet Osaaminen Nimenomaisesti tietosuojatehtäviin nimettyjä henkilöitä Resurssien varmistaminen! Selkeät vastuut Osaamisen määrätietoinen ja laaja-alainen kehittäminen Yhteistyön tekeminen

8 Onnistumisen avaimet Nykytilan tuntemus Tietotilinpäätös, ml. tietovirtakaaviot Tietoturva-auditoinnit Kokonaisriskien arvioinnissa mukana tietosuoja- ja -turvariskit Suunnitteilla erillinen nykytilankartoitus Sisältäen tietosuoja-asetuksesta tulevien kehitystarpeiden tunnistamisen ja toimenpiteiden suunnittelun

9 Onnistumisen avaimet Tietosuojan toteutumista tukevat toimintatavat Tietojen ylläpito- ja luovutus- sekä seuranta- ja valvontaprosessit Tietosuojan hallintajärjestelmän ja vuosikellon luominen Tietoturva- ja tietosuojavaatimukset hankinnoissa ja sopimuksissa Toiminnan läpinäkyvyys rekisteröidyille Asetteilla EU:n tietosuoja-asetuksen toimeenpanoprojekti

10 Onnistumisen avaimet

11 Tietotilinpäätös työkalu osoitusvelvollisuuden täyttämiseen

12 Tietotilinpäätös työkalu osoitusvelvollisuuden täyttämiseen VRK on laatinut tietotilinpäätöksen vuodesta 2010 lukien VRK:n tietotilinpäätös on: toiminnan suunnittelun, seurannan ja kehittämisen työväline sisäisen ja ulkoisen valvonnan ja viestinnän apuväline raportti tietosuojavaltuutetulle

13 Tietotilinpäätös työkalu osoitusvelvollisuuden täyttämiseen Tietotilinpäätös antaa arvion: tietosuojan ja -turvan toteutumisen tasosta sekä tietojen käsittelyprosessien ja tiedonhallinnan tilasta Tietotilinpäätöksestä löytyy mm: tietojen käsittelyn keskeisimpiä tunnuslukuja tunnistettuja kehittämistarpeita tietoa tehdystä kehittämistyöstä

14 Tietotilinpäätös työkalu osoitusvelvollisuuden täyttämiseen Esimerkki mittareista

15 Tietotilinpäätös työkalu osoitusvelvollisuuden täyttämiseen Esimerkki tulkinnasta Rekisteröityjen itse tekemät ilmoitukset VTJ:ään Tieto Äidinkieli Ammatti Asiointikieli Kutsumanimi Tietojen luovutuskiellot Sähköpostiosoite Ero uskonnollisesta yhdyskunnasta Yhteensä VTJ:n omien tietojen tarkastusoikeuden käyttö Omien tietojen tarkastus

16 Tietotilinpäätöksen laadintaprosessi Päätös siitä, mikä on järkevää Tietojen keruu Tietojen analysointi Kehitystehtävien raportointi ja määrittely Vahvistaminen Seuranta

17 Menestyksekästä EU:n tietosuoja-asetuksen toimeenpanotyötä! Annina Hautala