Projektitoiminta; jatkoa; asiakkaan roolista

Transkriptio

1 Projektitoiminta; jatkoa; asiakkaan roolista JOTU TTY TIE-02300/Kari Systä 1

2 Kertausta viime viikolta Prosessi/vaihejakomalli tarkoittaa Kommunikointia Koordinointia (pelisääntöjä) Ei vaiheet ja tehtävät Määrittely, suunnittelu, toteutus, testaus, Vesiputous vs. ketterä Projektisuunnittelussa prosessi/vaihejakomalli valitaan, sovitetaan ja otetaan huomioon Miten elefantti syödään? Paloina TTY TIE-02300/Kari Systä 2

3 Esimerkki: kuvitteellinen kännykkäprojekti (rankka yksinkertaistus) Määrittely Markkinointi Tuotehallinta UI suunnittelijat Toteutus Toteutus Softatiimi Rautatiimi Testaus Testaustiimi TTY TIE-02300/Kari Systä 3

4 Määrittely Missäs se projektisuunnittelu luuraa? Markkinointi Tuotehallinta UI suunnittelijat Toteutus Toteutus Softatiimi Rautatiimi Testaus Testaustiimi Valmistumisaika tuntematon TTY TIE-02300/Kari Systä 4

5 Määrittely Valmistumisaikaa on vaikea arvioida Markkinointi Tuotehallinta UI suunnittelijat Toteutus Toteutus Softatiimi Rautatiimi Testaus Testaustiimi Valmistumisaika tuntematon TTY TIE-02300/Kari Systä 5

6 A p ot t i TTY TIE-02300/Kari Systä 6

7 Määrittely Yksi tapa ketteröittää Markkinointi Tuotehallinta UI suunnittelijat Toteutus Toteutus Softatiimi Rautatiimi Testaus Testaustiimi Ei varsinaisesti ketteröitä mutta lisää läpinäkyvyyttä TTY TIE-02300/Kari Systä 7

8 Muistellaanpa Scrum (yleisin ketterä menetelmä) olikaan TTY TIE-02300/Kari Systä 8

9 Määrittely Määrittely Määrittely Määrittely Pikkasen parempi ketteröitys Markkinointi Tuotehallinta Toteutus Softa ja testaustiimi Onkos tämä sitten hyvä systeemi? TTY TIE-02300/Kari Systä 9

10 Tämä kalvo taas kehiin Toimittaja tutkimus tot tot tot tot tarjous määr. test demo test demo test demo test käyt.otto määr. demo demo demo käyt.otto tarjous tarjouspyyntö Asiakas TTY TIE-02300/Kari Systä

11 Eli mistä olikaan kysymys? Ketterät menetelmät lisäävät joustavuutta, mutta Samalla lisää näkyvyyttä projektin toimintaan Tarvittaessa saadaan myös tilanne pyrähdyksen (sprintin) sisällä näkyviin Burndown chart TTY TIE-02300/Kari Systä 11

12 Määrittely Käyttöönotto Kokonaiskuva on laajempi Uusintaprojekti Asiakasi Ylläpito Toteutus Softa ja testaustiimi TTY TIE-02300/Kari Systä 12

13 TTL-julkaisusarja, Tietojärjestelmän hankinta - Ohjelmistotoimittajan ja -ratkaisun valinta. Helsinki 2005, Talentum TTY TIE-02300/Kari Systä 13

14 Asiakasrooli => Tietojärjestelmän hankkiminen Ostajan rooli Kilpailuttaminen, sopimukset Ketterä, iteratiivinen, vesiputous Käyttöönotto Käyttäjän näkökulma Muita sidosryhmiä HW suunnittelija, UI suunnittelija Testaaja Johtaja Monitoimittajaprojektit Avoimet rajapinnat ja muut arkkitehtuuriasiat TTY TIE-02300/Kari Systä 14

15 TLO Liiketoiminnan ja tietojärjestelmien yhteensovittaminen Liiketoiminnan tavoitteiden huomioimista yrityksen tietohallinnon toiminnassa ja toisaalta tietoteknisten mahdollisuuksien hyödyntäminen liiketoiminnassa on erittäin haastavaa. Kurssin tavoitteena on tarjota opiskelijoille ymmärrys tietojärjestelmien kokonaisvaltaisesta kehittämisestä organisaatioiden tarpeisiin. Kurssin päätyttyä opiskelijat ymmärtävät liiketoiminnan asettamien vaatimusten vaikutukset tietohallinnolle ja tietojärjestelmille, sekä erilaisia vaikutusmahdollisuuksia uusien tietojärjestelmien tarjoamien liiketoimintamahdollisuuksien toteuttamiseksi. Kurssilla opiskelijoille tarjotaan tiedot yritysten strategioiden vaikutuksesta toimintaprosesseihin ja edelleen tietojärjestelmiin sekä toisaalta uusien tietojärjestelmien tarjoamista uusista liiketoimintamahdollisuuksista TTY TIE-02300/Kari Systä 15

16 TLO Tietojärjestelmien uusiminen ja käyttöönotto Kurssin suoritettuaan opiskelija ymmärtää tietojärjestelmien uusimiseen liittyvät vaihtoehdot ja vaihtoehtojen edut ja haitat. Lisäksi opiskelija hallitsee tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyvän problematiikan TTY TIE-02300/Kari Systä 16

17 Huomatkaa myös TTA Projektinhallinta Projektinhallinta-kurssi perehdyttää opiskelijat projektinhallinnan keskeisiin käsitteisiin, toimintatapoihin ja menetelmiin sekä projektipäällikön rooliin ja tehtäviin. Kurssin tavoitteena on, että opiskelijat tuntevat projektinhallinnan peruskäsitteet ja käytännöt ja osaavat soveltaa keskeisimpiä menetelmiä käytännössä. He myös ymmärtävät, millaisia vaatimuksia projektit kohdistavat erityisesti projektipäällikön rooliin ja tehtäviin. Kurssi keskittyy sellaisiin projektien suunnittelun ja ohjauksen tietoihin, menetelmiin ja taitoihin, joita tarvitaan yksittäisten projektien onnistuneessa johtamisessa projektin koko elinkaarella TTY TIE-02300/Kari Systä 17

18 Tietojärjestelmän rakentaminen Liiketoimintastrategia Strategiset tavoitteet Mittaus ja analysointi Järjestelmävaatimukset Tietojärjestelmätoimitus Käyttöönotto ja hyväksyminen Ylläpito Mukailtu lähteestä: Timo Koivisto: Tietojärjestelmätoimituksen jälkiseuranta, Systeemityö 3/ TTY TIE-02300/Kari Systä 18

19 Tarpeet / Riskit Järjestelmän vaatimusten on vastattava liiketoimintatavoitteita tai tarpeita yleensäkin Järjestelmän on toteutettava kaikki (ainakin tärkeät) vaatimukset Järjestelmän on toteutettava vaatimukset oikein Järjestelmän on oltava valmis ajoissa Järjestelmän kaikkien kustannusten on oltava suhteessa tuottoihin TTY TIE-02300/Kari Systä 19

20 Eräs kiva havainnollistaminen: CxO Mentor Oy:n kehityshankemalli Lähde: Myllymäki, R., Hinkka, T., Dahlberg, T. & Uimonen, B. Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? Tositarinoita tuhon teiltä ja onnistumisen siemeniä. Helsinki 2010, CxO Mentor Oy. 286 s TTY TIE-02300/Kari Systä 20

21 Tietojärjestelmähankkeiden onnistuminen vuosina Onnistunut Epäonnistunut Haasteellinen Lähde: The Standish Group. Chaos Summary for 2010 [WWW] Saatavissa: (Uudelleen visualisoitu Erkka Vastamaan diplomityössä) TTY TIE-02300/Kari Systä 21

22 Ongelmiin ajautumiseen johtaneet tekijät tietojärjestelmäprojekteissa (%) Käyttäjäpalautteen puute Puutteelliset vaatimukset ja spesifikaatiot Muuttuvat vaatimukset ja spesifikaatiot Johdon tuen puute Teknologiset ongelmat Puutteelliset resurssit Epärealistiset odotukset Epäselvät tavoitteet Epärealistinen aikataulu Uusi teknologia Lähde: The Standish Group. The Standish Group Report CHAOS [WWW]. 1995, Saatavissa: (Uudelleen visualisoitu Erkka Vastmaan TTY TIE-02300/Kari diplomityössä) Systä 22

23

24 Huomioitava lause Koska itse järjestelmän koodaus on kolmannen osapuolen käsissä, ei Salibandyliitto voi määritellä tarkkoja aikatauluja järjestelmän eri vaiheiden käyttöönotosta TTY TIE-02300/Kari Systä 24

25 VR:n lippu-uudistus ( Tämä tiedote kertoo, että taustalla on ollut liiketoimintatavoitteita Yksittäisen junamatkan hintaan tulee nykyistä enemmän valinnanvaraa, sillä tarjouksia lisätään ja muita lippuja edullisempi Ennakkolippu tulee pysyväksi osaksi lippuvalikoimaa. Verkkopalvelujen valikoima laajenee, ja junamatkojen hankintaan tulee uusia tapoja. Myös junien matkustusluokkien nimet uudistuvat, ja samalla nykyisen Business-luokan lipun hinta laskee. Nyt tehtävät uudistukset ovat ensimmäinen askel kohti mallia, jossa yksittäisen junavuoron hinnoitteluun vaikuttaa kysyntä. Verkkokauppaan tulee uutuutena asiakkaiden toivoma vaunukartta, josta voi itse valita matkalleen haluamansa istumapaikan. Samoin säännöllisesti matkustavien sarjalipun maksuton paikanvaraus on jatkossa mahdollista tehdä verkossa. Myös polkupyörän ja lemmikkieläinten liput saa uudistuksen myötä verkkokaupasta TTY TIE-02300/Kari Systä 25

26 Toimittaja tutkimus tarjous tarjouspyyntö tarjous määrittely määrittely toteutus testaus käyttöönotto käyttöönotto Kunnon määrittely ensin + On selkeä sopimus +Tiedetään etukäteen mitä saadaan + Kun on etukäteen mietitty ei matkan varrella tehdä turhaa + Riitatilanteissa tuomareilla on helppoa - Muutosten tekeminen vaikeaa - Voiko määrittelyä tehdä kunnolla? Asiakas Toimittaja Tehdään yhdessä iteratiivisesti + voidaan yhdessä oppia * vaatii molemminpuolista sitoutumista ja luottamusta tutkimus tarjous määr. tot test demo tot test demo tot test demo tot test käyt.otto määr. demo demo demo käyt.otto tarjous Demo tarkoittaa yhdessä käyttäjän tarjouspyyntö kanssa tehtävää uudelleen 10/21/2013 JOTU2013/Kari Systä pohdintaa. 26 Asiakas

27 Monitoimittajaprojektit Tarvittavaa järjestelmää rakentaa usein monen toimijan verkosto Koska projekti on liian suuri yhdelle, tai Tarvitaan monenlaista osaamista, tai Kilpailutus tai liiketoimintasyistä Haasteita Vastuun jakaminen (yksi toimittaja vastuussa kokonaisuudesta vaiko tilaaja) Rajapintojen määritteleminen tärkeä TTY TIE-02300/Kari Systä 27

28 Abrahamsson ja Mikkonen Helsingin sanomien vieraskynä (case VR:n lipunmyynti) Käytännössä ohjelmistot toimitetaan nykyisin niin sanotussa monitoimittajaverkostossa, jossa yhdessä projektissa voi olla useita päätoimittajia ja heidän lukuisia alihankkijoitaan. Lainsäädännön kannalta tarkasteltuna kilpailutus on toiminut hienosti, mutta järjestelmän tilaajan näkökulmasta tilanne on monimutkainen. Ohjelmistontoimittajat ovat kilpailijoita eivätkä keskustele toistensa kanssa. Ostajan on luotettava päätoimittajien sanaan siitä, että kaikki toimii sitten aikanaan. Ongelmatilanteisiin varaudutaan lakimiesten avulla. Tilanne on osin jopa paradoksaalinen: ostaja kyllä omistaa tilaamansa tietojärjestelmän mutta ei voi itse kehittää sitä edelleen, vaikka järjestelmä olisi keskeinen osa liiketoimintaa. Yksi selitys VR:n ongelmiin piilee rakenteissa. Sekä Suomessa että EU:ssa laki velvoittaa kilpailuttamaan kaikki yli euron hankinnat. Järjestelmien kehittäminen jaetaan projekteiksi, jotka kilpailutetaan TTY TIE-02300/Kari Systä 28

29 Hankintalaki Periaatteita Saamalla tarjouksia mahdollisimman monelta toimittajalta, pyritään julkisten varojen tehokkaaseen käyttöön. Julkisen sektorin yksiköt ovat lisäksi velvollisia käyttämään hyväksi markkinoilla olemassa olevia kilpailumahdollisuuksia. Ylipäätään pyrkii varmistamaan kilpailun syntymisen hankintoja tehtäessä. Kilpailuttamisvelvoitteeseen ja sen laajuuteen vaikuttaa hankintojen luonteen lisäksi hankinnan arvo (kynnysarvo). Suositellut menettelyt Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely TTY TIE-02300/Kari Systä 29

30 Avoin menettely Lähde: JUHTA julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. JHS Neuvottelumenettelyjen käyttö ICT-hankinnoissa [WWW] , [ TTY TIE-02300/Kari Systä 30

31 Rajoitettu menettely Lähde: JUHTA julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. JHS Neuvottelumenettelyjen käyttö ICT-hankinnoissa [WWW] , [ TTY TIE-02300/Kari Systä 31

32 Neuvottelumenettely Lähde: JUHTA julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. JHS Neuvottelumenettelyjen käyttö ICT-hankinnoissa [WWW] , [ TTY TIE-02300/Kari Systä 32

33 TTY TIE-02300/Kari Systä 33

34 TTY TIE-02300/Kari Systä 34

35 Vaatimukset tehdään yhdessä? 12 % 8 % 80 % 41 % 39 % Tilaaja teettää ulkopuolisella Toimittajan ohjauksessa Tilaaja tekee itse Kun tilaajalta kysytään Tilaajan ohjauksessa 50 % 45 % 17 % 28 % Tilaaja teettää ulkopuolisella Toimittajan ohjauksessa Tilaaja tekee itse Kun toimittajalta kysytään Tilaajan ohjauksessa 5 % Lähde: Erkka Vastamaan diplomityö TTY TIE-02300/Kari Systä 35

36 Case 2 puolustusvoimien palkanmaksu Taas otsikoita netistä ja lehdistä Ja sen perusteella keskustelua TTY TIE-02300/Kari Systä 36

37 Case 2 puolustusvoimien palkanmaksu Taas otsikoita netistä ja lehdistä Puolustusvoimien palkat ovat olleet sekaisin jo yli vuoden ajan. Henkilös-tölle on maksettu kuukausipalkkoja yhden sentin ja :n euron väliltä. Kaikki eivät enää jaksa uskoa, että palkkaongelmat selviävät. Puolustusvoimat hankki viime keväänä uuden SAP-pohjaisen palkkausjärjestelmän, minkä jälkeen henkilöstön palkoissa on ollut paljon erilaisia ongelmia. Työntekijöille on maksettu liikaa palkkaa tai liian vähän palkkaa. Tehtyjen virheiden korjaaminen on kestänyt kauan. Monella on ongelmia kesälomarahojen maksamisessa. (MTV3 verkkouutiset ) Pääesikunnan henkilöstöosaston edustajien mukaan uutta järjestelmää testattiin pitkään ennen käyttöönottoa. Maaliskuussa 2011 näytti siltä, että se toimisi. Järjestelmäongelman luonne teki virheiden ennalta ehkäisemisen vaikeaksi. Usein yhtä virhettä korjatessa oli ilmennyt jokin uusi ongelma. Vikaa löytyi järjestelmästä, käyttäjistä, prosesseista ja tiedon siirrosta järjestelmästä toiseen. Henkilöstöosaston mukaan näitä virheitä oli vaikea ennakoida, koska SAP on hyvin määrämuotoinen järjestelmä, ja se antaa helposti vääriä tuloksia, jos jokin koodi kirjataan väärin (Ruotuväki ) TTY TIE-02300/Kari Systä 37

38 Kommentteja ( kesäkuu 2012) Ongelmat Puolustusvoimien palkanmaksussa eivät ole SAP:n tai Logican syytä. Näin kertoo Puolustusvoimien tiedotuspäällikkö Eero Karhuvaara Tietoviikolle. Karhuvaara selventää, että Puolustusvoimissa palkanmaksuun käytetään kokonaisuutta, johon kuuluvat sekä Logican palkkahallinnon ohjelmisto että SAP:n järjestelmä. Palkanmaksun ongelmat aiheutuvat virheistä, jotka ovat tapahtuneet tietojen siirtämisessä vanhasta järjestelmästä uuteen. Palkkatiedot eivät ole esimerkiksi siirtyneet SAP:sta eteenpäin tai tietojen muuntaminen ei ole onnistunut. Mutta ongelmat jatkuivat vielä keväällä TTY TIE-02300/Kari Systä 38

39 Otteita eduskunnan apulaisoikeusasiamiehen päätöksestä Pääesikunnan mukaan puolustusvoimien palkanmaksu toteutettiin alkaen PVSAP ja Logica Palkat -järjestelmillä, joiden käytettävyydestä ja perustietojen oikeellisuudesta vastaa prosessinomistajana Pääesikunnan henkilöstöosasto. Palkkojen maksamisen järjestelmänä toimii Opus Capita - pankkiyhteysohjelmisto, jonka omistaa Pääesikunnan talousosasto. Opus Capitan toimivuudessa ei ole ollut ongelmia. Palkkaan vaikuttavat tiedot syötetään puolustusvoimissa pääosin PVSAP - järjestelmään, josta ne siirtyvät liittymien kautta Logica Palkat - palkanmaksujärjestelmään Aiemmassa selvityksessä ( ) mainittu tietoliittymän korjaus ei toteu-tunut arvioidussa aikataulussa elokuun aikana. Tietojärjestelmän toimittajan testauksen perusteella ilmoittama liittymän korjaus ei tuotannossa toiminut määritettyjen vaatimus-ten mukaisesti. Järjestelmien välinen liittymä ei uutta selvitystä annettaessa ( ) toiminut vaaditulla tavalla. Selvityksen mukaan toimenpiteiden aloitus oli viivästynyt, koska toimittaja ei pystynyt korjaamaan liittymää. Korjaavista toimenpiteistä annettava ohje joukkoosastoille oli viivästynyt samasta syystä TTY TIE-02300/Kari Systä 39

40 Kertomus jatkuu Aikatietoliittymä saatiin korjattua se toimittajan Accenture Oy:n toimesta vasta syksyllä. Tästä johtuen lisäpalkkojen maksujaksot menivät ajossa virheellisesti maksuun sillä seurauksella, että lähes kaikkien lisäpalkkoja saavien henkilöiden palkoissa oli virheitä. Mittava lisäpalkkojen korjaus-operaatio mainituilta maksujaksoilta aloitettiin liittymän korjauksen jälkeen. Tammikuun 2012 aikana suurin osa korjauksista oli saatu palkanmaksuun. Vuoden 2012 alussa ilmeni uusi ongelma, jonka vuoksi vuoden 2012 ensimmäisen maksujakson virkasuhteisen lisäpalkkojen maksu jouduttiin siirtämään 15. päivältä 29. päivälle helmikuuta. SAP:ssa otettiin käyttöön uusi ajastettu ajo, joka siirtää henkilön tietoihin lisäpalkkaan oikeuttavat tunnit, jotka eri syistä eivät ole siirtyneet järjestelmään. Ajastuksen myötä palkka-järjestelmään oli siirtymässä uudelleen maksuun sellaisia tunteja, jotka oli tallennettu järjestelmään hallintoyksiköissä väärää tapaa käyttäen. Liikaa maksetut summat koskivat noin 900 palkansaajaa ja summat olivat suurimmillaan useita tuhansia euroja. Ajastetun ajon käyttöönotto sinänsä parantaa palkanmaksun oikeellisuutta, mutta ensimmäisen takautuvan ajon aiheuttamiin virheellisyyksiin ei osattu varautua TTY TIE-02300/Kari Systä 40

41 Havaittuja ongelmia Eri järjestelmien yhteensopivuus Monitoimittajaympäristö ei ollut hallinnassa Systeemi on vaikea käyttää ja altis käyttäjän virheille TTY TIE-02300/Kari Systä 41

42 Käyttöönotto Vaikea ja tärkeä osa, mutta oppaita ja materiaalia löytyy aika vähän Rajattu oppikirjankin ulkopuolelle Ohjelmiston käyttöönotto = uuden tietojärjestelmän toteutus TTY TIE-02300/Kari Systä 42

43 Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pkyrityksissä VTT-julkaisu 854 Julkaisun keskeinen johtopäätös on, että tietojärjestelmän käyttöönotto on luonteeltaan organisatorinen oppimisprosessi, jota tulee systemaattisesti tukea ja vahvistaa kokemukset ja tutkimukset viittaavat siihen, että liiketoimintaprosessien uudistamiseen liittyvät laajat tietotekniikkahankkeet epäonnistuvat usein. Kansainvälisesti arvioiden vain noin kolmannes hankkeista onnistuu TTY TIE-02300/Kari Systä 43

44 Käyttöönottoon kuuluu Vanhan tiedon siirtämistä uuteen Voi mennä pieleen Järjestelmän ja organisaation yhteensovittamista Usein molempiin muutoksia Oppimista ja omaksumista Ei riitä että osaa käyttää uutta järjestelmää, on myös osattava liittää se omaan työhön tehokkaasti Onko kiire vai tehdäänkö tietokoneella Ongelmien ja häiriöiden ratkomista Eli siis testausta ja korjaamista Käyttäjätuen organisoimista TTY TIE-02300/Kari Systä 44

45 Muutosvastarinta (TAY Pro Gradu, Anne Jokinen) Rutiinit ovat ihmisille tärkeä keino rajoittaa kuormittavuutta. Muutosvastarinnassa ei ole kyse järkiperäisestä vastustamisesta vaikkakin loogisia argumentteja esitetään. Ja monet järjestelmät tarjoavat hyviä syitä Paikallinen optimi ei ole sama kuin kokonaisuuden optimi Käyttäjien olisi ymmärrettävä kokonaisuus Muutosvastarinta on tunneperäistä Muuttuu usein työilmapiiriongelmaksi Joka on kallista TTY TIE-02300/Kari Systä 45

46 Leavittin timantti TTY TIE-02300/Kari Systä 46

47 Ensi viikolla Lisää monitoimittajaprojekteista Avoimista rajapinnoista Softa-lisensseistä TTY TIE-02300/Kari Systä 47