Itä-Suomen yliopisto LIITE 5 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Laatukäsikirja 2.0

Transkriptio

1 Itä-Suomen yliopisto LIITE 5 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Laatukäsikirja 2.0 HALLINTOPALVELUKESKUS 1. Tehtävät Itä-Suomen yliopiston hallintojohtosäännön 13 :n mukaan yliopiston jokaisessa tiedekunnassa on hallintopalvelukeskus, jonka esimiehenä toimii dekaanin alainen hallintopäällikkö. Hallintopalvelukeskuksen tehtävänä on erityisesti 1. valmistella ja toimeenpanna tiedekuntaneuvoston ja dekaanin sekä tiedekunnan muiden yksiköiden päätökset, joista ei ole toisin määrätty; 2. huolehtia tiedekunnan opetus- ja tutkimustoiminnan tukipalveluista; 3. hoitaa tiedekunnan yleis-, talous-, henkilöstö- ja opintohallinnon tehtäviä sekä muita tiedekunnan tarvitsemia tukipalveluita 4. laatia tiedekunnan talousarvio yhdessä osastojen ja laitosten kanssa; sekä 5. huolehtia muista dekaanin määräämistä tehtävistä. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnassa hallintopalvelukeskuksen esimiehenä toimii johtava hallintopäällikkö. Hallintopalvelukeskus noudattaa toiminnassaan yliopiston johtosääntöjä, määräyksiä ja ohjeita. Hallintopalvelukeskus Y D I N T O I M I N N O T Tutkimus Opetus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus TALOUSHALLINTO Tiimi YLEIS- JA HENKILÖSTÖ- HALLINTO Viestintä Tiimi OPINTOHALLINTO Tiimi

2 2 2. Toiminnan tavoitteet ja arviointi Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on tuottaa tasalaatuisia hallinto- ja muita tukipalveluita ja turvata häiriötön toiminta. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin laatutavoitteet: Hallintopalvelukeskuksen rooli ja tehtävät on määritelty. Hallintopalvelukeskuksen toiminta on tehokasta ja joustavaa. Prosessit ovat läpinäkyviä. Tiimien, henkilöstön vastuut ja tehtävät on määritelty. Asiakkuudet on tunnistettu. Toiminnot vastaavat ydintoimintojen tarpeita ja ovat oikea-aikaisia. Tukitoimintojen resurssit on priorisoitu vastaamaan tärkeimpiin tarpeisiin. Hallintopalvelukeskuksella on palautejärjestelmä. Toiminnan seuranta ja arviointi on järjestetty. Tavoitteiden toteutumisesta keskustellaan tiedekunnan johtoryhmässä. Tukitoiminnot saavat palautetta toiminnastaan vuorovaikutuksessa tiedekunnan opiskelijoiden ja henkilökunnan kanssa sekä tiedekunnan johdon katselmuksessa. Palautetta tarkastellaan ja jatkotoimista päätetään hallintopalvelukeskuksen kokouksissa. Toiminnan kehittäminen tapahtuu tiimikokouksissa tai samaa tehtäväkokonaisuutta hoitavien henkilöiden kesken yliopiston linjausten ja päätösten, asiakaspalautteen, itsearvioinnin tai ongelmatilanteiden pohjalta. 3. Toiminnan johtaminen ja organisointi Hallintopalvelukeskuksen toiminnasta vastaa johtava hallintopäällikkö, jonka pääasiallinen työskentelypaikka on Joensuun kampus. Hallintopäällikkö käy säännöllisesti Kuopion kampuksella ja tarvittaessa Savonlinnan kampuksella. Kuopion kampuksen henkilöstön lähijohtajana erikseen määrätyissä tehtävissä toimii henkilöstösuunnittelija. Johtava hallintopäällikkö on päättänyt päätösvaltansa delegoinnista ja esimiesvastuista sekä varahenkilö- ja sijaisjärjestelyistä. Päätös on luettavissa tiedekunnan intranet-sivuilla ( Hallintopalvelukeskuksen toiminnot on jaettu 1) yleishallinnon (sis. henkilöstöhallinnon), 2) taloushallinnon ja 3) opintohallinnon tiimeihin. Joka tiimillä on vastuuhenkilö tai -henkilöt, jotka huolehtivat oman alueensa toiminnasta ja sen kehittämisestä sekä kehityskeskustelujen käymisestä tiimin jäsenten kanssa. Yleishallinnon tiimin vastuuhenkilö on johtava hallintopäällikkö, taloushallinnon tiimin talous- ja henkilöstösuunnittelija ja opintohallinnon tiimin opintoasiainpäälliköt. Tiimivastaavat hoitavat keskitetysti joitakin tiimilleen kuuluvia tehtäviä. Lisäksi jotkut erityistehtävät on keskitetty seuraavasti: - Hankkeiden taloushallinto on keskitetty kuudelle taloussihteerille. - Tiedekuntatason viestinnän suunnittelusta ja toteutuksesta huolehtii tiedekunnan tiedottaja. - Matka-asioissa yksi keskitettyjen palveluiden hallintosihteeri tiedottaa ajankohtaisista matkaasioista ja niiden muutoksista ja neuvoo laitosten matkasihteereitä. Lisäksi hän toimii matkaasioiden yhdyshenkilönä keskushallinnolle. - Kansainvälisten maisteriohjelmin opintohallinnollinen koordinaatio on keskitetty yhdelle amanuenssille, ja tätä tehtäväkenttää kehitetään parhaillaan.

3 3 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan hallintopalvelukeskus Johtava hallintopäällikkö: Ulla Hurskainen Yleishallintotiimi Vastuuhenkilö: Ulla Hurskainen Taloustiimi Vastuuhenkilö: Tuula Ranne Opintotiimi Vastuuhenkilöt: Annikki Honkanen, Kuopio ja Mari Kähkönen, Joensuu Laitossihteerit Keskitetyt palvelut (+ tiimien vetäjät 3) Taloussihteerit Amanuenssit Opintosihteerit Palvelusihteeri Henkilöstö-asiat Vastuuhenkilö: Airi Leppänen Matka-asiat Vastuuhenkilö: Sari Hakaoja Viestintäasiat Vastuuhenkilö: Eija Fabritius Osa hallintopalvelukeskuksen toiminnoista on keskitetty (ns. tiedekuntahallinto ja em. erityistehtävät) ja osa hajautettu siten, että palvelut tarjotaan laitoksilla lähipalveluina (ns. laitoshallinto). Henkilöstön toimenkuvat ovat nähtävissä www-sivuilla ( Kunkin henkilön toimenkuvassa mainitaan myös varahenkilö. Varahenkilön puoleen voi kääntyä, mikäli sijaistettava henkilö on pitkään poissa, esim. vuosilomalla. Pitkiä vuosilomia ei kuitenkaan voida kaikilta osin järjestää siten, että aina olisi paikalla tehtävää hoitava henkilö, vaan loma- ja poissaolojärjestelyissä täytyy huomioida myös ajanjakso, jolloin tehtäviä on vähiten. 4. Käytännöt Hallintopalvelukeskuksessa on vakiinnutettu tai sovittu seuraavista käytännöistä. Näiden ohella noudatetaan yliopiston ja tiedekunnan käytäntöjä. Kokoukset Hallintopalvelukeskuksen henkilökunta kokoontuu keskimäärin neljä kertaa vuodessa käsittelemään tärkeitä ja ajankohtaisia aiheita. Esimerkkinä tärkeistä asioita mainittakoon työhyvinvointikyselyn tulokset ja toiminnasta saatu palaute. Kokousten koollekutsujana ja vetäjänä toimii johtava hallintopäällikkö. Kokoukset pidetään videokokouksina. Lisäksi johtava hallintopäällikkö järjestää yleis- ja henkilöstöasioiden tiimin kokoukset. Taloustiimi järjestää kaksi kertaa vuodessa kaksipäiväiset taloushallinnon ajankohtaispäivät, joiden järjestelyistä vastaa talous- ja henkilöstösuunnittelija. Kokoukset järjestetään vuorotellen eri kampuksilla, pääsääntöisesti joko Joensuussa tai Kuopiossa. Ajankohtaispäiviin sisältyy usein myös koulutusta. Toinen päivistä on ns. kehittämispäivä. Lisäksi tiimi kokoontuu säännöllisesti joka kuukauden viimeinen tiistaiaamu lyncpalaveriin. Lync-palavereita, videoneuvotteluja sekä varsinaisia kokouksia järjestetään myös muulloin mikäli tilanne niin vaatii.

4 4 Opintohallinnossa pidetään yleisiä ja temaattisia tapaamisia joko videokokouksina tai työpajoina ja vastaavina. Tapaamisia pidetään 2 3 kertaa vuodessa opintoasiainpäälliköiden vetäminä. Tapaamisiin on kutsuttu myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Kehityskeskustelut Kehityskeskustelut on organisoitu tiimeittäin siten, että tiimien vastuuhenkilöt käyvät ne vuosittain omaan tiimiinsä kuuluvien työntekijöiden kanssa. Keskustelut käydään HRM-järjestelmää hyödyntäen. Huom! Yliopistojen palkkausjärjestelmään liittyvät arviointikeskustelut käydään aina johtavan hallintopäällikön kanssa. Osaamisen kehittäminen Hallintopalvelukeskuksen henkilökunnan on mahdollista osallistua yliopiston tarjoamaan maksuttomaan koulutukseen ja vastaaviin tilaisuuksiin siten kuin tehtävät sen sallivat. Maksulliseen koulutukseen ja vastaaviin osallistumisesta tulee etukäteen sopia esimiehen kanssa. Muita käytössä olevia osaamisen kehittämisen keinoja ovat erityistehtävät, tehtäväkierrot, sijaisuudet ja tehtäväjärjestelyt. Ks. myös laatukäsikirjan luku 2.1. Perehdyttäminen Perehdytys alkaa monesti jo ennen kuin henkilö aloittaa työt. Henkilöstösuunnittelija lähettää tiedekunnan solmiman ja dekaanin toimivaltaan kuuluvan työsopimuksen mukana ohjeita uudelle työntekijälle. Lisäksi opintoasianpäälliköt ovat tehneet keskeisimmistä opintohallinnon asioista pikaohjeen, jonka henkilöstösuunnittelija lähettää opetustehtäviin tuleville henkilöille. Uuden tai tehtäväänsä pidemmän tauon jälkeen saapuvan työntekijän ottaa vastaan esimies tai muu erikseen nimetty henkilö, joka käy läpi pääasiallisen tehtäväkuvan ja esittelee työympäristön taikka tehtäväkuvan ja toimintaympäristön muutokset. Tehtäväkohtaisen perehdytyksen antaa asiaa parhaiten tunteva kollega. Laitoskohtaista perehdytystä antavat usein myös sihteerit. Jos perehdyttäjiä on useita, esimies koordinoi perehdytystä. Perehdyttämisen tukena käytetään yliopiston ja tiedekunnan perehdytysmateriaaleja. Ks. myös laatukäsikirjan luku 2.1. Työn kehittämispäivät ja virkistyspäivät Hallintopalvelukeskuksella on työn kehittämispäiviä ja virkistyspäiviä. Työnkehittämispäiviä on keskimäärin kerran vuodessa, ja niissä käydään läpi työyhteisöön ja sen toimintaan liittyviä asioita, usein ulkopuolisen asiantuntijan johdolla. Näihin on velvollisuus osallistua. Yhteishengen ja työhyvinvoinnin edistämiseksi pidetään vuosittain virkistyspäiviä, joissa on yhteistä toimintaa. Edellä mainitut päivät järjestää TYKEryhmä, jonka tehtävänä on tehdä vuosittainen TYKE-suunnitelma ja budjetti ja vastata sen toteutumisesta. Ryhmään kuuluu edustajia Joensuun ja Kuopion kampuksilta. Sisäinen viestintä Hallintopalvelukeskus on tiedekunnan ainoa yksikkö, joka toimii kolmella kampuksella. Sen vuoksi yhteinen ohjeistus ja eri viestintäkanavien monipuolinen käyttö ovat sen toiminnan sujuvuuden edellytys. Käytössä ovat videoyhteydet (kokouksissa), Lync (kahden henkilön väliset palaverit) ja s-posti. Ohjeita kootaan tiedekunnan internet ja intranet-sivuille. Pelkästään tiimien tai työparien käyttöön tarkoitettua materiaalia on yhteisellä verkkoasemalla.

5 5 Toimijat ja vastuut, yleishallinto ja henkilöstöasiat Tärkeimmät toimijat Tehtävät johtava hallintopäällikkö vastaa hallintopalvelukeskuksen toiminnasta ja hallinnollisista kokonaisuuksista vastaa yleishallinnosta vastaa henkilöstöasioiden hoitamisesta yhteistyössä henkilöstösuunnittelijan kanssa (päävastuu; tiedekuntaneuvostossa käsiteltävät henkilöstöasiat, esim. tehtävien täytöt ja strateginen henkilöstösuunnitelma) opintoasiainpäällikkö (Kuopion kampus) koordinoi tiedekunnan laatutyötä henkilöstösuunnittelija vastaa henkilöstöasioista yhteistyössä johtavan hallintopäällikön kanssa (osavastuu; muut henkilöstöasiat) toimii hallintopalvelukeskuksen henkilöstön esimiehenä Kuopion kampuksella erikseen määrätyissä tehtävissä hallintosihteeri tallentaa vuosilomat ja tutkinnot Prima-järjestelmään kokoaa tiedekuntaneuvoston esityslistan yhteistyössä valmistelijoiden ja dekaanin kanssa ja laatii kokouspöytäkirjan tiedottaa ajankohtaisista matka-asioista ja niiden muutoksista ja neuvoo laitosten matkasihteereitä tiedottaja suunnittelee, kehittää ja toteuttaa tiedekunnan viestintää yhteistyössä dekaanin, johtavan hallintopäällikön ja tiimivastaavien kanssa toimii tiedekunnan väitöskirjasarjan toimittajana/jatko-opinnäytteiden julkaisemisprosessien vastuuhenkilö amanuenssi ja sihteeri valmistelee osa-aikaiset määräaikaiset työsopimukset (ent. sivutoiminen tuntiopetus) ja palkkioasiakirjat huolehtii päivittäisistä yleisistä hallintoasioista Toimijat ja vastuut, talousasiat Tärkeimmät toimijat Tehtävät talous- ja henkilöstösuunnittelija vastaa taloushallinnosta yhteistyössä johtavan hallintopäällikön kanssa ja koordinoi tiedekunnan taloushallintoa (kokonaiskoordinaatio) valmistelee tiedekunnan talousarvion vastaa tiedekunnan talouden kokonaisseurannasta, toteuma-arvioiden valmistelusta ja niiden raportoinnista hankehallinnon henkilöstö / taloussihteeri hoitaa hankerahoitukseen liittyvät taloushallinnon tehtävät valmistelee hankerahoitukseen liittyvät työsopimusesitykset laitoksella työskentelevä sihteeri tarkastaa ja tiliöi yksikön perusrahoituksen osto- ja matkalaskut valmistelee yksikön perusrahoituksen palkkiolaskut ja laatii laskutuspyynnöt seuraa kirjanpidon tapahtumien osalta, että kirjanpidossa olevat perusrahoitusta koskevat kirjaukset kuuluvat ao. yksikölle

6 6 Toimijat ja vastuut, opintoasiat Tärkeimmät toimijat Tehtävät opintoasiainpäällikkö vastaa tiedekunnan opintoasioiden hoitamisesta (kokonaiskoordinaatio) englanninkielisiä maisteriohjelmia koordinoiva amanuenssi vastaa englanninkielisten maisteriohjelmien opintohallinnollisesta koordinoinnista hallintosihteeri kirjoittaa tutkintotodistukset valmistelee pro gradu tutkielmia koskevat dekaanin päätökset valmistelee jatkokoulutuksen opinnäytteitä ja opintooikeuksia koskevat dekaanin päätökset laitoksen amanuenssi ja sihteeri huolehtii laitoksen opintoasioista yhteistyössä laitosjohtajan kanssa ohjaa ja neuvoo opiskelijoita huolehtii opetusjärjestelyistä