HTK:n puolelta vastuussa Anna-Helena Mero (HR-tiimin esimies), pj. Tarja Keihäsvuori.

Transkriptio

1 HUMANISTINEN TIEDEKUNTA koonti ryhmäkeskusteluista HENKILÖSTÖPALVELUT HTK:n puolelta vastuussa Anna-Helena Mero (HR-tiimin esimies), pj. Tarja Keihäsvuori. Henkilöstöpalvelut -ryhmässä ei ollut tiedekunnan laitosten henkilökuntaa. Neljän tiimiläisen lisäksi HR-palvelut ryhmässä olivat keskustelemassa Tarja Keihäsvuori ja Pirkko Rieskjärvi. Keskusteltiin siitä, miten HR-palvelut on järjestetty tiedekunnassa ja miten ne toimivat. Humanistisen tiedekunnan HR-palvelut on jo nyt keskitetty A-taloon siten, että lähipalveluissa vastuut on jaettu tiimin sisällä: osastosihteeri / amanuenssi hoitaa hyvin itsenäisesti kukin kahden laitoksen henkilöstöasiat ja sijaisjärjestelyt toimivat erinomaisesti. Palveluihin kuuluvat kaikki HR-asiat, kuten rekrytointien hoitaminen kaikilla tasoilla, apurahat ja palkkiot, perehdytys, henkilöstöasioita koskeva neuvonta. Asiakkaat ovat tottuneet asioimaan tiimiläisten kanssa ja tuntevat heidät hyvin. Prosessit ovat kunnossa ja selkeitä. Tiedekunnan apuraha- ja kansainväliset hr -asiat, perehdyttäminen sekä tuntiopetus on jaettu tiimiläisten erityisosaamisalueiksi. Luottamus tiimin sisällä on korkea ja laitosjohtajat luottavat HR-tiimiin varauksetta. Yhteydenpito ja kommunikaatio yliopistopalveluihin HR-asioita hoitavien kanssa toimii erinomaisesti. KANSAINVÄLISET PALVELUT HTK:n puolelta vastuussa Marja Nyberg (HR) ja Anne-Riitta Vanhala (opiskelijoiden kv asiat) Yo-palveluista Sari Korkia-Aho puheenjohtaja. Palveluiden organisoinnissa huomioitavaa: Suurin osa opiskelija-asioista on yhteisiä kotimaisille ja kv opiskelijoille. Kaikki toiminnot on hyvä miettiä myös siltä kannalta. Sari Korkia-Aho totesi, että tarkoitus on keskittää erityisosaamista vaativat tehtävät kv henkilöstön osalta. Opintoasioiden organisoinnista hänellä ei ollut tietoa. Puhuimme seuraavista: - kv henkilöstöasioissa on vähän ns. volyymipalveluita - toiminnot on hyvin järjestetty kategorioiden mukaisesti (meillä on kv henkilöstöasioita hoitavien verkosto ja toimiva kv yhdyshenkilöverkosto) ja asiat toimivat asiantuntevasti - asiakasviestinnän kannalta on tehokkaampaa, että tukihenkilö on lähellä ja tuttu, muuten asiakkaamme ryhtyvät googlaamaan ja harhautuvat tekemään asioita miten sattuu

2 - henkilöstön on vaikea suunnistaa yliopistopalveluissa eli jos palvelut etääntyvät yliopistopalveluihin ja sähköisiin järjestelmiin, on oikean henkilön löytäminen vaikeampaa erityisesti ulkomaalaiselle henkilölle, mutta myös kaikille - tarvitaan matalan kynnyksen palveluja - tarvitaan kokonaisvaltaista palvelua, siten, että henkilö saa opastusta asiassaan, mutta myös tietoa siitä, mitä hän myös tarvitsee (mikäli tehtävänkuvat ovat hyvin kapea-alaisia, ei palvelu voi olla riittävää asiassa kuin asiassa) ja se on myös tehotonta, koska asiakas joutuu ottamaan yhteyksiä useisiin tahoihin - tiedekunnassa on herännyt toive, että olisi yksi kv opiskelija-asioihin erikoistunut henkilö Kv-siirroissa erityistä sujuvuutta ja tehokkuutta on tuonut meille se, että sama (-t) henkilöt ovat mukana uuden kv-siirron toimeksiannosta aivan alusta lähtien tai apurahan myönnöstä saakka. Siten voidaan tutkia tapauksen laajuus ja siihen kohdistuvat välttämättömät järjestelyt (verot, sosiaaliturva-asiat, viisumit jne.) samalla kun jo itse rekrytointia ja siihen liittyvää aineistoa edistetään. Prosessiin kuuluu myös perehdytys. Yhteistyö yo-palvelujen asiantuntijoiden kanssa nykyprosessin mukaan on sujunut mainiosti. Myös pitkin prosessia käytävät keskustelut kunkin kv-siirron vaiheen etenemisestä sekä toteutuksesta lähtijän/saapuvan kanssa sujuvasti aina tarpeen mukaan tuovat prosessiin nopeutta ja henkilökohtaisuutta. Myös kommunikaatio laitosten yhteyshenkilöiden välillä voidaan näin pitää aktiivisena koko ajan. Erityisesti kv-siirroissa palvelun nopeus, asiantuntemus sekä henkilökohtaisuus ovat keskeisiä, mikä on käytännön havainto. KOULUTUSPALVELUT, ryhmä 1 HTK:n puolelta vastuussa Maija Pöyhönen Ryhmän enemmistö oli opiskelijoita, joten asioita käsiteltiin oikeastaan heidän ehdoillaan eli lähinnä heille näkyviä ja olennaisia palveluja. Opiskelijoiden näkökulma: - opiskelijoilla huoli amanuenssien vähenemisestä laitoksella ja toivat esiin mm. seuraavia amanuenssien palveluita: o sivuainevalintojen tuki työelämää ajatellen amanuenssit perehtyneitä alaan ja substanssiin o hopsaus, opintojen ohjaus o amanuenssit toimivat linkkinä opetushlökuntaan o amanuenssien apu akuuteissa tilanteissa esimerkiksi pääsy jollekin kurssille sekä o kohdennettu neuvonta esim. kandin tutkinnon valmistumisvaiheessa amanuenssien neuvonta moninaisissa asioissa, amanuenssit ovat matalan kynnyksen kontakteja - opintotuen tiukennus jatkossa edellyttää entistä sujuvampaa opiskelua ja tukea siihen opintojen alusta asti - tuki opiskelijavaihtoasioissa - mahdollisuus henkilökohtaiseen uraneuvontaan ei välttämättä substanssisidonnaista (tämä nousi Mari Ikosen kysyessä asiasta) Opiskelijoiden kommentit olivat hyvin amanuenssi-painotteisia amanuenssit ovat heille näkyvä koulutuksen tuki.

3 Muusta opintohallinnosta keskusteltiin hyvin vähän, todettiin, että opintohallinnossa on paljon tehtäviä, jotka eivät näy opiskelijoille. Opetus- ja tutkimushenkilöstöä ei ollut ryhmässä, mutta todettiin heidän tarvitsevan nykyisenkaltaisia palveluja (mm. OPSiin, opetusohjelmaan, opinto-oikeuksiin liittyviä) sekä laitosten johdon tarvitsevan tukea (joka tietysti muuta(kin) kuin opintohallintoa). Todettiin se, että monet asiat ovat sellaisia, joita tehdään kiinteässä vuorovaikutuksessa opetus- ja tutkimushenkilöstön tai opiskelijoiden kanssa, jolloin lähellä oleminen helpottaa asioiden hoitamista. KOULUTUSPALVELUT, ryhmä 2 HTK:n puolelta vastuussa Salla Kujala (amanuenssi) ja Tanja Välisalo (tvt-yliopistonopettaja) Mitä lähipalveluita ja koulutuspalveluita halutaan? - Laitoskohtaisten amanuenssipalveluiden tulisi säilyä laitoksella. o Amanuenssin tulee olla tuttu, jotta kynnys ottaa yhteyttä on matalampi o Amanuenssin oppiainetuntemus on parempi, kun hän on fyysisesti laitoksella - Mitkä palvelut ehdottomasti pitää hoitaa laitoksella? o Opiskelijoiden ohjaus, opintoneuvonta o Opetusohjelman laatiminen oppiaineen henkilöstön tuntemus olennaista oppiainetuntemus tärkeää o Vaihto-opiskeluasiat edellyttää substanssiosaamista o Suunnittelutehtävät, joissa mukana useita henkilöjä esim. laitokselta, kv-palveluista jne., joissa amanuenssi koordinaattorina. - Tiedekunnan palvelukeskuksessa hoidettavaa o Opiskelijavalinnat o Tutkintojen myöntäminen - Opinto-ohjauksen ja opintoneuvonnan tehtävien tulee pysyä amanuensseilla o Opetus- ja tutkimushenkilökunnalla ei ole resursseja eikä tarvittavaa erityisosaamista opinto-ohjaukseen o Amanuenssin oppiainetuntemus on ensiarvoisen tärkeää ohjauksen laadun kannalta o Uusien tietojärjestelmien vaikutus opinto-ohjaukseen otettava huomioon TALOUSPALVELUT HTK:n puolelta vastuussa Sanna Lehtola (taloustiimin esimies). Puheenjohtaja Heli Valtonen (Helan varajohtaja) Humanistisen tiedekunnan palvelukeskuksessa talouspalvelut ovat hyvällä tasolla, eikä tason toivota laskevan muutoksen myötä.

4 Lähipalvelut: taloustiimissä on laitoksille nimetyt lähitukihenkilöt, joihin laitoksen henkilökunta ja varsinkin laitosjohtajat ovat yhteydessä talouteen liittyvissä kysymyksissä. Erittäin tärkeänä pidetään laitoksen näkökulmasta sitä, että on tietyt henkilöt, joihin voi suoraan ottaa yhteyttä, kun joku asia täytyy selvittää. Toisaalta on myös tärkeää, että lähitukihenkilö tuntee laitoksen erityispiirteet, koska kaikki laitokset eivät ole samanlaisia talouden näkökulmasta. Nykyisiin matkasihteeripalveluihin ollaan tyytyväisiä, mutta jos kaikki matkojen varaukset tehtäisiin matkasihteerien toimesta, tulisi matkasihteerejä lisätä. Muutenkin varauksien teon siirtyminen matkasihteereille epäilyttää, koska joka tapauksessa matkustaja joutuu antamaan samat tiedot matkasihteerille, ja sitten matkasihteeri välittää taas samat tiedot matkatoimistoon. Tavallaan tulisi vain yksi välikäsi lisää. Ostolaskuihin ja muihinkin talousasioihin liittyen ollaan laitoksilta ensikädessä yhteydessä lähitukihenkilöön. Lähitukihenkilöiden työnkuvaan voi kuulua budjetoinnin ja seurannan lisäksi ostotai matkalaskujen käsittelyä. Pääsääntö on kuitenkin, että lähituki ottaa toimeksiannon vastaan ja ohjaa sen ko. asian aisantuntijalle. Siinä mielessä periaatteena on yhden luukun palvelu. Matka-asioiden osalta laitokset eivät ole täysin tyytyväisiä CWT:n palveluihin ja osaamiseen. Helpot rutiinimatkat hoituvat, mutta monimutkaisemmat pienille paikkakunnille suuntautuvat aineistonkeruumatkat ovat ongelmallisia, koska CWT:n ehdottamat hotellit ja matkat ovat kalliita ja heillä ei ole ymmärrystä matkan luonteesta ja sen vaatimuksista. Keskustelussa nousi esiin ajatus yliopiston omasta matkatoimistosta, jossa kehittyisi osaaminen ja ymmärrys akateemisen matkustamisen luonteesta ja erityistarpeista. TUTKIMUSPALVELUT HTK:n puolelta vastuussa Raija Oikari, puheenjohtajana Minna-Riitta Luukka Ryhmässä myös rehtori, yhteysjohtaja, kaksi tutkijaa sekä kaksi hankesihteeriä. Asiakasnäkökulma - Todettiin, että tutkijat tarvitsevat ensisijaisesti hankehallinnon palveluita koko hankkeen elinkaaren osalta. - Hankehallinnon osalta saumaton yhteistyö talous- ja HR-tiimien välillä on tärkeää ja toimii tällä hetkellä hyvin. Millaista tukea tarvitaan hankkeen valmisteluvaiheessa? - Vertaistuki: yhteistyö laitoksilla - Ammattilaisia mukaan valmisteluun: o substanssiin liittymätön valmistelu olisi muilla kuin tutkijoilla o erityisesti EU-hankkeet o TIPiltä voi hakea tukea tällaiseen o myös ERC- ym. valmistelurahoitusta voisi mahdollisesti käyttää tähän o TIP valmistelee tällaista tukea - Tutkimusagentti, joka kartoittaisi rahoituskenttää ja tiedottaisi hauista tietyille tutkijajoukoille, joille kyseinen haku sopisi - Verkostoitumisen merkitys hankkeiden valmistelussa tärkeä (esim konferenssimatkat)

5 HTK:ssa tehdään paljon hakemuksia, joten näkyy hyvin rahoittajiin päin. Sopivaa hakupainetta. Tässä voisi tiivistää sisäistä yhteistyötä ja rakentaa laajempia ja monitieteisempiä hankkeita. Tiedeviestintä - Rahoittajien vaatimat viestintäsuunnitelmat: JY:n viestinnästä saa tähän tukea. Mahdollisesti valmiita pohjia. - Muuhunkin tiedeviestintään tarvitaan apua - Otettava huomioon myös some ja reaaliaikainen viestintä - Viestinnän kokonaisuus JY:n viestintä tiedekunnat/laitokset pohditaan rakenneuudistuksen yhteydessä