Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta LAATUKÄSIKIRJA

Transkriptio

1 Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta

2 2 MUUTOSSIVU Versiot x ovat työversioita. Versio Hyväksyjä Pvm Muutoksen luonne Muutoksia kohdissa 0.1 ei hyväksytty syksy 2009 laatukäsikirjan valmistelu 0.2 perustamisvaiheen dekaani laatukäsikirjan valmistelu ennakkoauditointiin Sirpa Suntioisen palautteen perusteella 0.3 dekaani laatukäsikirjan valmistelu sisäiseen auditointiin täydennetty ennakkoauditoinnissa saadun palautteen perusteella; täydennyksiä useissa kohdissa 1.0 tiedekuntaneuvosto laatukäsikirjan hyväksyminen täydennetty sisäisen auditoinnin loppupalautteen, dekaanin ja yliopiston laatupäällikön antaman palautteen perusteella 1.1 dekaani laatukäsikirjan hyväksyminen päivitetty seuraavasti: - tilojen sijainti kampuksilla - liitteet 12 ja tiedekuntaneuvosto laatukäsikirjan hyväksyminen uudistettu kokonaan

3 3 SISÄLLYSLUETTELO 1 TIEDEKUNNAN ORGANISAATIO, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOIMINNAN OHJAUS Missio, visio ja strategia Tiedekunnan organisaatio ja hallinto Asiakkaat Laatupolitiikka ja laatutyön tavoitteet Laadunhallinnan organisaatio ja toteutus Sopimuskäytännöt 9 2 VOIMAVARAT Henkilöstö Rekrytointi Palvelussuhteen alkaminen ja työaika Perehdyttäminen Osaamisen kehittäminen, osaamistarpeiden tunnistaminen ja henkilöstön palkitseminen Työhyvinvointi, työturvallisuus ja työterveys Palvelussuhteen päättyminen Opiskelijat Rahoitus Maksuliikenne Tilat, laitteet ja laiterekisterit 17 3 TOIMINNOT Avaintoiminnot: Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Strategiatyö Tuloksellisuuden arviointi Katselmukset Viestintä Ydintoiminnot Tutkimus Lisensiaatti- ja tohtorikoulutus Kandidaatti- ja maisterikoulutus Avoin yliopisto-opetus ja muu koulutus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja sivistystehtävä Hallinto- ja tukipalvelut 40 4 TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN Indikaattorit ja palautejärjestelmät Auditoinnit, arvioinnit ja katselmukset Reklamaatioiden ja kehittämiskohteiden hallinta Tietojen analysointi ja toiminnan kehittäminen 41 LIITTEET 42

4 4 1 TIEDEKUNNAN ORGANISAATIO, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOIMINNAN OHJAUS 1.1 Missio, visio ja strategia Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan toimintaa ohjaavat yliopiston ja tiedekunnan strategiat, yliopiston ja tiedekunnan välinen tulossopimus sekä muut suunnitteluasiakirjat. Tiedekunnan missiona on osaltaan toteuttaa ja uusintaa monialaisen tiedeyliopiston päämääriä. Tiedekunta sitoutuu valinnoissaan luomaan edellytykset korkeatasoisimman, kansainvälisen tason tutkimustiedon tuottamiseen ja kehittämiseen omilla vahvuusalueillaan sekä tuottamaan kilpailukykyistä tutkimusperustaista koulutusta. Valinnat merkitsevät myös profiloitumista sellaisiin aloihin, joilla on akateemisten arvojen lisäksi yhteiskunnallista relevanssia. Tiedekunnan strategiaa valmistellaan parhaillaan. 1.2 Tiedekunnan organisaatio ja hallinto Yhteiskunta- ja kauppatieteiden tiedekunta on monitieteinen, tutkimusintensiivinen ja innovatiivinen tiedeyhteisö, joka harjoittaa tutkimusta ja opetusta yhteiskuntatieteissä, kauppatieteissä, oikeustieteissä, terveystieteissä, historiassa ja maantieteessä. Tiedekunnassa on noin 4100 kandidaatti- ja maisteriopiskelijaa sekä vajaat 500 aktiivista lisensiaatti- ja tohtoriopiskelijaa 1. Henkilökuntaa on keskimäärin 350. Tiedekunta toimii Itä-Suomen yliopiston Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla. Tutkintotavoitteisen opetuksen järjestämiseksi tiedekunnassa on seuraavat laitokset: historia- ja maantieteiden laitos, kauppatieteiden laitos, oikeustieteiden laitos, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos sekä yhteiskuntatieteiden laitos. Tutkimukseen keskittyviä laitoksia ovat Karjalan tutkimuslaitos sekä matkailualan opetus- ja tutkimuslaitos. Tutkimus on organisoitunut erilaisiin tutkimuskeskittymiin. Päätösvaltaa tiedekunnassa käyttävät dekaani ja tiedekuntaneuvosto. Dekaani johtaa ja valvoo tiedekunnan toimintaa, ja hänen varahenkilönään toimii varadekaani. Dekaanin tehtävät on määritelty hallintojohtosäännössä ja muissa johtosäännöissä. Dekaani on delegoinut varadekaanille pro gradu - tutkielmien tarkastajien määräämisen ja niiden arvostelemisen sekä lisäajoista päättämisen, kiireellisten tutkintotodistusten allekirjoittamisen sekä jatkokoulutusasiat. Lisäksi varadekaani hoitaa laatuasioita. Tiedekuntaneuvosto käsittelee tiedekunnan kannalta laajakantoisia asioita ja akateemisia asioita sekä arvioi tiedekunnan tutkimusta ja opetusta. Siihen kuuluu dekaanin lisäksi viisi professorikunnan edustajaa, neljä muun henkilökunnan edustajaa ja neljä opiskelijajäsentä (liite 2), jotka valitaan nelivuotiskaudeksi. Varsinaisilla jäsenillä on varahenkilöt. Neuvoston tehtävät on määritelty hallintojohtosäännössä. Tiedekuntaneuvosto kokoontuu keskimäärin kerran kuukaudessa. Kokoukset pidetään videokokouksina, joihin voi osallistua eri kampuksilta. Kokousaikataulut ja käsiteltävien asioiden määräpäivät on julkaistu tiedekunnan internet-sivuilla. Kokousasiakirjat julkaistaan kokonaisuudessaan Dynasty for SQL -tietopalvelussa, yliopiston intranetissä. Tiedekunnan internet-sivuilla julkaistaan pöytäkirja ilman liitteitä. Muut toiminnan kannalta tärkeät asiakirjat ovat luettavissa tiedekunnan intranet- tai internet-sivuilta. 1 Läsnä- ja poissaoleviksi ilmoittautuneet opiskelijat

5 5 Tiedekunnan organisaatio Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan organisaatio Tiedekuntaneuvosto Dekaani/varadekaani Hallintopalvelukeskus Joensuun kampus Kuopion kampus Savonlinnan kampus Kauppatieteiden laitos Matkailualan opetusja tutkimuslaitos Yhteiskuntatieteiden laitos Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos Oikeustieteiden laitos Historia- ja maantieteiden laitos Karjalan tutkimuslaitos 1 Tiedekunnan hallinto- ja tukitehtäviä hoitaa hallintopalvelukeskus. Hallintopalvelukeskuksen toiminnot on jaettu kolmeen tiimiin, joita ovat yleishallintoasiat (sis. henkilöstöasiat), talousasiat ja opintoasiat. Joka tiimillä on vastuuhenkilö tai -henkilöt, jotka huolehtivat oman alueensa operatiivisesta toiminnasta. Laitosjohtajat vastaavat johtamansa laitoksen toiminnasta hallintojohtosäännön sekä muiden sääntöjen mukaisesti. Dekaanit ja laitosjohtajat on lueteltu tämän laatukäsikirjan liitteessä (liite 1). Toimivallan delegoinneista on taulukko tiedekunnan intranetissä. Dekaanin tukena toimii johtoryhmä, johon kuuluvat dekaanit, laitosjohtajat ja johtava hallintopäällikkö. Johtoryhmä valmistelee strategioita ja suorittaa johdon katselmuksen. Se myös käsittelee periaatteellisesti tärkeitä asioita sekä toimii tiedekunnan ja laitosjohdon tukena ja keskustelufoorumina. Koska tiedekunta toimii kolmella kampuksella, viestinnän ja vuorovaikutuksen järjestäminen on erityinen haaste. Viestinnän toteuttamista on kuvattu tämän laatukäsikirjan luvussa Viestintä. Linkkejä Itä-Suomen yliopiston säännöt, määräykset ja ohjeet (sis. mm. hallintojohtosäännön, tutkintosäännön ja taloussäännön) Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, intranet Dynasty for SQL -tietopalvelu

6 6 1.3 Asiakkaat Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on sisäisiä asiakkaita 2 /yhteistyökumppaneita ja ulkoisia asiakkaita, joista tärkeimmät on lueteltu alla olevassa taulukossa. Tiedekunnan asiakkaat Sisäiset asiakkaat/yhteistyökumppanit yliopiston johto muut tiedekunnat ja laitokset erillis- ja palvelulaitokset henkilökunta opiskelijat (ylioppilaskunta, ainejärjestöt, yksittäiset opiskelijat) Ulkoiset asiakkaat sektoritutkimuslaitokset julkinen hallinto järjestöt, säätiöt rahoittajat muut yliopistot ja yliopistoverkostot, korkeakoulut ja oppilaitokset opiskelemaan hakevat alumnit yritykset, työnantajat Asiakkaat käyttävät tiedekunnan asiantuntemusta ja palveluita, joita ovat mm. tutkimustoiminta ml. tilaustutkimus, opetus, koulutuspäivät, hakijoiden ja opiskelijoiden ohjaus sekä henkilökunnan ohjaus ja neuvonta. Ulkoiset asiakkaat esitellään tarkemmin laitosten laatukäsikirjoissa. Tiedekunta viestii asiakkailleen mm. esitteillä, www-sivuilla, tiedotteilla, lehtijutuilla sekä järjestämällä yleistajuisia luentosarjoja sekä tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia. Viestinnän toteutuksesta on laadittu viestintäsuunnitelma, joka on tiedekunnan internet-sivulla. Tiedekunta hankkii ja käsittelee asiakastarpeita koskevaa tietoa luvussa 4 kuvatulla tavalla ja kehittää toimintaansa sen perusteella. 1.4 Laatupolitiikka ja laatutyön tavoitteet Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta on sitoutunut Itä-Suomen yliopiston laatupolitiikkaan. Tiedekunta ylläpitää ja kehittää laadunhallintajärjestelmäänsä siten, että se edistää perustehtävien - tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen - sekä niitä koskevien laatutavoitteiden saavuttamista. Tiedekunta arvioi toimintansa tuloksellisuutta yliopiston indikaattoreilla. Tiedekunta kehittää toimintaansa laatutyön avulla. Laatutyön tavoitteena on varmistaa, että tiedekunta toimii tavoitteellisesti ja vastuullisen toiminnan periaatteiden mukaisesti tiedekunta parantaa toimintaansa systemaattisesti opiskelijoita ja henkilökuntaa kohdellaan yhdenvertaisesti tiedekunnan sisäinen viestintä edistää tiedonkulkua sekä yhteisöllisyyden ja yhteisen organisaatiokulttuurin muodostumista tiedekunta huolehtii osaltaan opiskelijoiden ja henkilökunnan työhyvinvoinnista sidosryhmätyöskentely vakiintuu osaksi päivittäistä toimintaa jokapäiväiset työtehtävät ja opiskeluprosessit sujuvat 2 Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä toimijoita, jotka voivat olla prosessivaiheen tulosten seuraavia käyttäjiä tai loppukäyttäjiä, palvelun käyttäjiä tai toimeksiantajia. Asiakas voi olla organisaation sisäinen tai ulkopuolinen.

7 7 Lisäksi varmistetaan, että toiminnassa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, johtosääntöjä, määräyksiä, ohjeita ja yhdessä sovittuja käytäntöjä. Tiedekunnan laadunhallintajärjestelmä on kuvattu tässä laatukäsikirjassa ja sitä täydentävissä asiakirjoissa, jotka sisältävät tiedekuntakohtaisia menettelytapoja, yhteisiä käytäntöjä ja ohjeita. Laatukäsikirja toimii myös henkilöstön ja opiskelijoiden käsikirjana ja perehdyttämisen välineenä. Tiedekunnalla on laatutyötä koskeva internet-sivu, josta ovat löydettävissä tiedekunnan laatukäsikirja, johdon katselmusraportit sekä auditointiraportit. Tiedekunnan toimintayksiköillä on omat laatukäsikirjansa. Laatukäsikirjojen kokonaisuus Tiedekunnan laatukäsikirja Historia- ja maantieteiden laitoksen laatukäsikirja Kauppatieteiden laitoksen laatukäsikirja Oikeustieteiden laitoksen laatukäsikirja Sosiaali- ja terveysjohtamisen laitoksen laatukäsikirja Yhteiskuntatieteiden laitoksen laatukäsikirja Karjalan tutkimuslaitoksen laatukäsikirja Matkailualan opetusja tutkimuslaitoksen laatukäsikirja 1.5 Laadunhallinnan organisaatio ja toteutus Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on varmistaa opetuksen, tutkimuksen, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja hallintopalvelujen korkea laatu, turvata häiriötön toiminta sekä ylläpitää laadunhallintajärjestelmää. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin tavoitteet: Laatuvastaavat on nimetty. Laatuvastaavien tehtävät on määritelty. Yksiköiden tehtävät ja vastuut on määritelty. Henkilöstön tehtävät ja vastuut on määritelty. Ydinprosessit on kuvattu. Toiminnan seuranta ja arviointi on järjestetty. Asiakkuudet on tunnistettu. Palautejärjestelmä on luotu. Reklamaatioiden käsittelyyn ja vastineiden antamiseen on luotu menettely.

8 8 Laadunhallinnan toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto linjaa laatutyötä hyväksyy laatukäsikirjan pääversiot (x.o) dekaani johtaa tiedekunnan laatutyötä hyväksyy laatukäsikirjan alaversiot (x.x) varadekaani organisoi ja koordinoi tiedekunnan laatutyötä yhdessä tiedekunnan laatuvastaavan kanssa johtoryhmä suorittaa johdon katselmuksen tiedekunnan laatuvastaava organisoi ja koordinoi tiedekunnan ja hallintopalvelukeskuksen laatutyötä yhdessä varadekaanin kanssa ylläpitää tiedekunnan laatukäsikirjaa organisoi johdon katselmuksen tiedekunnan johdon ja tiimivastaavien kanssa laitosjohtaja johtaa laatutyötä omalla laitoksellaan laitosten laatuvastaava organisoi ja koordinoi laitoksen laatutyötä ylläpitää laitoksen laatukäsikirjaa tekee yhteistyötä tiedekunnan laatuvastaavan kanssa osallistuu johdon katselmuksen valmisteluun Laatutyöskentelyä varten joka yksikössä on laatuvastaava, joka huolehtii laatukäsikirjan laadinnasta ja päivittämisestä. Tiedekunnan laatukäsikirjan versiot x.0 hyväksyy tiedekuntaneuvosto ja versiot x.x dekaani. Tiedekunnan laatukäsikirjasta on olemassa voimassa oleva alkuperäinen kirjallinen versio laatuvastaavan työhuoneessa ja sähköinen versio tiedekunnan intranetissä. Laatukäsikirja tallennetaan myös cd- tai dvdlevylle. Kaikki laatudokumentit, esim. tiedekuntakohtaiset auditointiraportit ja johdon katselmusraportit, säilytetään yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Laatuvastaavat kokoontuvat 1 2 kertaa vuodessa keskustelemaan laatuasioista. Laadunhallintajärjestelmää kehitetään luvussa 4 kuvattujen arviointien, sisäisten ja ulkoisten auditointien sekä palautetietojen perusteella. Toiminnasta syntyvää dokumentaatiota (dokumentit ja tallenteet) hallinnoidaan liitteiden mukaisesti (liite 4). Hallinnointi perustuu yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaan. Linkkejä Itä-Suomen yliopiston laatutyö yliopiston internet yliopiston intranet Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan laatutyö tiedekunnan internet-sivut

9 9 1.6 Sopimuskäytännöt Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on varmistaa, että sopimustoiminnassa noudatetaan yliopiston määräyksiä, ohjeita ja käytäntöjä. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin tavoitteet: Tavoitteena on saavuttaa sopimuksen kohteena olevan toiminnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet hyvää johtamis- ja hallintotapaa noudattaen. Tiedekunnassa tehdään mm. seuraavia sopimuksia: tutkimus- ja kehittämishankkeita koskevat sopimuksia, yleisluontoisia yhteistoimintaa koskevat sopimuksia, työ- ja työharjoittelusopimuksia, kaksoistutkinto- sekä yhteisohjaussopimuksia ja kansainvälistä liikkuvuutta koskevia sopimuksia. Tutkimus- ja kehittämishankkeet toteutetaan osaksi täydentävällä rahoituksella, jonka prosesseista on kuvaus tiedekunnan intranet-sivuilla. Alla olevassa taulukossa esitellään tärkeimmät toimijat ja vastuut. Hankkeita koskevan sopimustoiminnan toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät dekaani päättää sitoumuksista, jotka ovat toteutettavissa tiedekunnan voimavaroilla ja tukipalveluilla hyväksyy ne Suomen Akatemian, Tekesin ja muut kansalliset ja kansainväliset hankkeet, joista ei ole toisin määrätty hyväksyy laitoksen toimivaltaan kuuluvan sitoumuksen silloin, kun sillä on tiedekunnan kannalta laajaa vaikutusta hyväksyy yliopiston kirjanpidosta johdetut talousraportit huolehtii mahdollisista tekijänoikeuksien siirroista päättää vaihtosopimuksista silloin, kun sopimus koskee tiedekuntaa laitosjohtaja päättää sitoumuksista, jotka ovat toteutettavissa laitoksen voimavaroilla ja tukipalveluilla vahvistaa laitoksen sitoutumisen täydentävän rahoituksen sääntöihin silloinkin, kun toimivalta on rehtorilla tai dekaanilla hyväksyy rahoittajalle annettavat toiminnalliset raportit hankkeen vastuuhenkilö vastaa sitoumusten sisällöistä, toteuttamisesta sekä tuottojen ja kulujen tasapainosta raportoi säännöllisesti laitosjohtajalle ja dekaanille hankkeen etenemisestä (lähettää hankkeen raportit) vastaa rahoittajille toimitettavista raporteista johtava hallintopäällikkö huolehtii mahdollisista tekijänoikeuksien siirroista talous- ja henkilöstösuunnittelija/taloussihteeri valmistelee hankerahoitukseen liittyvät sopimukset yhteistyössä hankkeen vastuullisen johtajan, laitosjohtajan ja/tai dekaanin kanssa (yhteistyössä mukana usein myös yliopiston sopimuslakimiehet) Yleisluontoisista yhteistoimintaa koskevista sopimuksista päättää dekaani, ja ne valmistellaan yhteistyössä yliopiston oikeudellisten palveluiden kanssa. Työsopimukset allekirjoittaa dekaani. Kaksoistutkinto- ja yhteisohjaussopimuksista päättää dekaani ja niitä valmistelevat opintoasiainpäälliköt yhteistyössä ko. laitoksen kanssa. Kansainvälistä liikkuvuutta koskevista sopimuksista päättää dekaani tai laitosjohtaja yliopiston toimivaltamääräyksen mukaisesti. Opiskelijoiden työharjoittelusopimukset yliopiston ulkopuolella tapahtuvaa harjoittelua varten hyväksyy laitoksen johtaja ja valmistelee laitoksen harjoitteluvastaava.

10 10 Tiedekunta noudattaa sopimuskäytännöissään hallintojohtosääntöä, taloussääntöä, yliopiston rehtorin antamia toimivaltamääräystä ja sopimussääntöjä. Hallintojohtosääntö määrittelee pääasiallisen toimivallan, jota toimivaltamääräykset täsmentävät. Sopimussäännöt puolestaan määrittelevät mm. sopimusten muotoa, sisältöjä ja arkistointia koskevia asioita. Arkistoinnissa noudatetaan lisäksi yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa. Linkkejä Itä-Suomen yliopiston säännöt, määräykset ja ohjeet (sis. mm. hallintojohtosäännön ja taloussäännön) Itä-Suomen yliopiston sopimussäännöt ja toimivaltamääräykset Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan toimivaltataulukko Täydentävän rahoituksen prosessit Opiskelijoiden työharjoittelu yliopisto tiedekunta

11 11 2 VOIMAVARAT 2.1 Henkilöstö Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnassa on keskimäärin 350 työntekijää, jotka jakaantuvat seuraaviin ryhmiin: tiedekunnan johto ja hallinto: n. 19 % opetuksen ja tutkimuksen tukihenkilöstö: n. 6 % tutkimushenkilöstö: n. 37 % opetushenkilöstö: n. 38 % Tiedekunta noudattaa yliopiston henkilöstöstrategiaa, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelmia sekä työaikaa, palkkausta ja työhyvinvointia koskevia säädöksiä, sopimuksia ja määräyksiä sekä tiedekunnassa sovittuja käytäntöjä. Vastuu siitä, että edellä mainittuja noudatetaan, on lähijohtajalla. Vakinaisen henkilökunnan suunnittelun päälinjoista on sovittu strategisessa henkilöstösuunnitelmassa. Johtamisella mahdollistetaan henkilöstön vaikuttaminen työhönsä ja työolosuhteisiin. Johtajat huolehtivat siitä, että henkilöstöllä on tilaisuuksia vaikuttaa asioiden valmisteluun ja suunnitelmiin. Vaikutuskanavia ovat mm. henkilöstökokoukset ja tiedotus Rekrytointi Ennen tehtävän julistamista haettavaksi määritellään tehtävässä vaadittava koulutus sekä tiedot ja taidot. Akateemisten tehtävien kelpoisuusvaatimukset on määritelty hallintojohtosäännössä. Muiden tehtävien kelpoisuusvaatimukset määrittyvät tehtävän sisällön mukaan. Tehtävä julistetaan haettavaksi internet-sivuilla ja/tai lehti-ilmoituksilla sekä työvoimahallinnon www-sivuilla. Sijaisuudet täytetään mahdollisuuksien mukaan joko sisäisellä tai ulkoisella haulla. Työvälineenä henkilöstövoimavarojen suuntaamisessa toimii strateginen henkilöstösuunnitelma, jossa tarkastellaan vakinaisia, vapautuvia ja uusia tehtäviä. Yliopistossa on täyttöryhmä, jonka tehtävänä on varmistaa, että yliopistoon hallinto- ja tukipalvelutehtäviin rekrytoitaessa huomioidaan mahdollisuuksien mukaan yliopistossa vapautuva työvoima. Kyseeseen tulevat vapautuvia tehtäviä hoitavat, tehtävien uudelleen kohdentamiset, osa-aikaisissa tehtävissä olevat, työn tarjoamisvelvollisuuden ja takaisinottovelvollisuuden piirissä olevat sekä tehtäväkiertoon haluavat. Hakijoiden arvioinnissa noudatetaan yhdenvertaisuus- ja objektiivisuusperiaatteita, tasa-arvolainsäädäntöä sekä esteellisyyssäännöksiä. Tarvittaessa hakija pyydetään haastateltavaksi. Opetustehtävien täyttämisessä otetaan huomioon hakijan opetustaito. Tiedekunnalla on ohje opetustaitoa koskevista menettelytavoista. Kun tehtävään on löydetty vaatimukset täyttävä henkilö, hänen ottamisestaan palvelussuhteeseen tehdään esitys toimivaltaiselle henkilölle/taholle. Vastuut työntekijöiden ottamisesta palvelussuhteeseen on määritelty yliopiston delegointipäätöksessä Palvelussuhteen alkaminen ja työaika Yliopiston palvelussuhde on työsuhde, josta tehdään työsopimus työnantajan ja työntekijän kesken. Sopimuksen allekirjoittavat työnantajan puolesta toimivaltainen henkilö ja työntekijä. Työsopimuksen tekemisen yhteydessä työntekijä myös täyttää henkilötietolomakkeen, jolla hän ilmoittaa omat pankkiyhteystietonsa palkanmaksua varten. Samalla hän lähettää myös verokortin.

12 12 Opetus- ja tutkimushenkilöstön vuosittainen työaika on 1600 tuntia. Jokainen henkilö laatii vuosittain yhteistyössä esimiehensä kanssa ennen seuraavan lukuvuoden alkamista työsuunnitelman. Työsuunnitelmat tehdään myös lukuvuoden aikana alkavien palvelussuhteiden osalta. Työajan kohdentamisessa ja työsuunnitelmien ylläpidossa käytetään SoleTM-tietojärjestelmää. Tietoja käytetään myös muussa kustannuslaskennassa ja raportoinnissa. Henkilötasolla kohdennustietoja käytetään osin palkkojen ohjaamiseen oikeille projekteille. Järjestelmään kirjataan yliopiston työsuhteessa tehty työ (ei erikseen korvattavia tunteja) ja palkalliset poissaolot kuten vuosilomat, sairauslomat, vanhempainvapaat jne. Opettajat tekevät lukuvuoden työsuunnitelman järjestelmän suunnitelmaosaan. Hallinto- ja tukipalveluhenkilökunta noudattaa liukuvaa työaikaa. Liukuvan työajan käytöstä ja seurannasta on ohjeistus yliopiston intranetissä Perehdyttäminen Lähijohtajat vastaavat siitä, että uusi työntekijä perehdytetään työtehtäviinsä ja laitoksen toimintaan. Myös pitkään poissa olleille työhön palaaville työntekijöille järjestetään tarvittaessa perehdytystä. Tiedekunnalla on omaa perehdytysmateriaalia intranet-sivuillaan, ja yliopistolla on perehdytyksen muistilista. Perehdytyksen tukena käytetään myös laatukäsikirjoja ja prosessikuvauksia. henkilökunnalle järjestetään perehdytystilaisuuksia suomeksi ja englanniksi Osaamisen kehittäminen, osaamistarpeiden tunnistaminen ja henkilöstön palkitseminen Jokaisella työntekijällä on lähijohtaja tai lähijohtajan nimeämä henkilö, jonka kanssa työntekijä käy säännöllisesti kehityskeskustelun. Kehityskeskusteluissa työntekijällä on mahdollisuus ja lupa keskustella työhönsä liittyvistä asioista mm. toimenkuvasta, työssä onnistumisesta, kehittämiskohteista, työhyvinvointia sekä koulutus- ja kehittämistarpeista. Siinä myös käydään läpi kuluneen kauden työskentely, selvitetään ammattitaidon riittävyyttä ja osaamistarpeita ja asetetaan yhdessä tavoitteet seuraavaksi kaudeksi. Kehityskeskusteluissa noudatetaan yliopiston ohjetta ja työvälineenä käytetään HRM-järjestelmän kehityskeskusteluosiota. Kehityskeskustelu ei yleensä sisällä henkilökohtaisen työstä suoriutumisen arviointia. Tiedekunta noudattaa yliopiston palkkauspolitiikkaa, joka perustuu voimassa olevaan työehtosopimukseen Työhyvinvointi, työturvallisuus ja työterveys Yliopisto toteuttaa joka toinen vuosi työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä koskevan kyselyn, jonka tuloksia tiedekunta hyödyntää omassa toiminnassaan. Tulokset käsitellään yksiköiden henkilöstökokouksissa ja johtoryhmässä. Mikäli tuloksissa ilmenee kehittämiskohteita, lähijohtaja huolehtii siitä, että kehittämiskohteiden syyt selvitetään ja toimintaa parannetaan. Itä-Suomen yliopistossa toimii henkilöstön kehittämisen tukiryhmä, jonka tehtävänä on ensisijaisesti koko yliopiston tasolla 1) henkilöstön kehittämiseen liittyvien kysymysten käsittely, 2) työhyvinvoinnin kehittäminen henkilöstötuottavuuden näkökulmasta ja 3) uuden yliopistoyhteisön tukeminen muutoksessa henkilöstö- ja työn organisointinäkökulmasta. Tiedekunnasta on edustajia tässä tukiryhmässä. Yliopisto on myös antanut ohjeistuksen asiallisesta työkäyttäytymisestä. Jokainen työntekijä vastaa osaltaan työturvallisuudesta noudattamalla olemassa olevia ohjeita ja määräyksiä. Em. ohjeita on koottu turvaoppaaseen, joka on luettavissa yliopiston intranet-sivuilta suomeksi ja englanniksi. Yliopisto tarjoaa yhteistyökumppaniensa kautta ensiapukoulutusta. Yliopiston Joensuun ja Kuopion

13 13 kampuksilla toimii kriisiryhmät, joiden tehtävänä on tukea henkilöstöä työyhteisön kriisitilanteissa sekä ennaltaehkäistä kriisejä. Henkilökohtaisiin kriiseihin on mahdollista hakea apua työterveyshuollosta. Yksiköt huolehtivat työturvallisuudesta siten, että ne huomioivat turva-asiat perehdytyksessä, järjestävät työntekijälle asianmukaisen kalustuksen ja laitteet sekä opastuksen laitteiden käyttöön. Joka yksikössä on ensiaputarvikkeet akuuttien vammojen hoitamiseksi. Työntekijät ovat työssään ja työstä johtuvista olosuhteissa (esim. pakollisessa koulutuksessa, työmatkalla tai työnantajan asialla) lakisääteisesti vakuutettuja mahdollisia tapaturmia varten. Henkilöstö voi käyttää työterveyspalveluita yliopiston tekemän sopimuksen mukaisesti. Ks. luku 3.3. Henkilöstöasioiden toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto käsittelee tiedekunnan strategisen henkilöstösuunnitelman tekee esityksen professorin tehtäväalasta ja tehtävämäärityksestä sekä siitä, vaaditaanko professorilta käytännöllinen perehtyneisyys tehtäväalaan valitsee asiantuntijat antamaan lausunnon professorin tehtävään hakeneista tai kutsuttavasta sekä tekee rehtorille ehdotuksen kahdeksi vuodeksi tai sitä pidemmäksi ajaksi professorin tehtävään valittavasta myöntää dosentin arvon dekaani vastaa tiedekunnan henkilöstöhallinnosta tekee rehtorille esitykset yksiköiden johtajista, varajohtajista ja esimiehistä YPJ-arviointien suorittaminen yliopiston delegointipäätöksen mukaisesti allekirjoittaa työsopimukset rehtorin delegoinnin mukaisesti antaa työtodistukset päättää työstä vapauttamisista päättää irtisanoutumisista vahvistaa vuosilomajärjestyksen johtava hallintopäällikkö vastaa hallintopalvelukeskuksen toiminnasta ja hallinnollisista kokonaisuuksista vastaa henkilöstöasioiden hoitamisesta muiden henkilöstöasioita hoitavien kanssa valmistelee tiedekuntaneuvostossa käsiteltävät henkilöstöasiat henkilöstösuunnittelija valmistelee työsopimukset ja päätökset työstä vapauttamisesta hoitaa ulkomaantyöskentelyyn liittyviä asioita avustaa tarvittaessa tiivistelmien tekemisessä hakijoiden ansioista toimii dekaanin avustajana tiedekunnan YPJ-arvioinneissa laatii perehdyttämismateriaalin päättää hallintopalvelukeskuksen Kuopion kampuksen henkilöstön vuosilomista (vuosilomajärjestyksen ulkopuolisista lomista) hoitaa palvelussuhteen päättymistä koskevat asiat laatii tiedekunnan henkilökunnan työtodistukset (ilman arviointia) toimii hallintopalvelukeskuksen Kuopion kampuksen henkilökunnan esimiehenä erikseen määritellyissä tehtävissä talous- ja henkilöstösuunnittelija valmistelee työsuhde-esitykset ja etätyösopimukset (kotimaa) perusrahan osalta

14 14 hallintosihteeri kokoaa ja tallentaa vuosilomat tallentaa työntekijöiden korkeimman tutkinnon Prima-järjestelmään laitoksen johtaja vastaa siitä, että työntekijöiden kanssa käydään kehityskeskustelut ottaa työntekijän osa-aikaiseen määräaikaiseen opetustehtävään (ent. sivutoiminen tuntiopetus) ja päättää palkkion suuruudesta tekee esityksen laitoksen tehtävään valittavasta henkilöstä antaa pyydettäessä työtodistuksen liitteen tarkemmista työtehtävistä sekä arvioinnin laitoksilla työskentelevä sihteeri valmistelee sivutoimisen tuntiopetuksen työsopimukset ja palkkioasiakirjat ja lähettävät ne Certiaan taloussihteeri valmistelee työsuhde-esitykset ja etätyösopimukset (kotimaa) perusrahan osalta Henkilöstöasioiden prosessit on esitetty tiedekunnan intranetissä. Ohjeita henkilöstöasioiden käsittelystä on yliopiston henkilöstöyksikön ylläpitämässä henkilöstöhallinnon toimintakäsikirjassa Palvelussuhteen päättyminen Toistaiseksi tehty palvelussuhde voi päättyä siihen, että työntekijä irtisanoo työsopimuksen tai että työnantaja irtisanoo työntekijän. Työantajan puolelta tapahtuvaan irtisanomiseen on oltava asiallinen ja painava peruste. Määräaikainen palvelussuhde päättyy pääsääntöisesti työsopimuksessa mainittuna palvelussuhteen päättymispäivänä. Palvelussuhteesta irtisanoutuva täyttää eroamisilmoituksen ja lähettää sen kirjaamoon. Henkilöstön irtisanoutumista koskevan päätöksen tekee dekaani. Irtisanoutumisajat on määritelty työehtosopimuksessa. Palvelussuhteen päättyessä dekaani antaa työntekijälle työtodistuksen. Jos työntekijä haluaa työtodistukseensa kuvauksen työtehtävistään ja/tai arvion tehtävien suorittamisesta, hän voi sen lähijohtajaltaan työtodistuksen liitteeksi. Linkkejä Henkilöstöpalvelut Työsuojelu ja työturvallisuus Asiallisen työkäyttäytymisen ohjeistus Perehdyttäminen Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelma Kehityskeskusteluohjeistus Turvaopas Muut turvallisuusasiakirjat Henkilöstöasioiden prosessikuvaukset

15 Opiskelijat Opiskelijat ovat yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan voimavara ja samalla suurin asiakasryhmä. He osallistuvat tiedekunnan toimintaan siten, että heillä on ylioppilaskunnan nimeämät edustajat tiedekunnan toimielimissä ja että he antavat tiedekunnalle palautetta sen toiminnasta. Opiskelijatuutoroinnin kautta opiskelijat voivat osallistua uusien opiskelijoiden ohjaukseen ja edistää näiden sitoutumista opiskeluun ja opiskeluyhteisöön. Kuvaukset palautteen kokoamisesta ja käsittelystä ovat ja Rahoitus Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on perus- ja täydentävää rahoitusta. Tiedekunnan saama perusrahoitus määräytyy yliopiston hallituksen hyväksymien tulosindikaattoreiden mukaisesti. Myös tiedekunnan laitoksille myöntämä rahoitus perustuu pitkälti yliopiston indikaattoreihin. Tuloksellisuuden arvioinnissa tarkastellaan kolmen vuoden jaksoja, jotta laitosten toimintaedellytykset eivät muutu äkillisesti. Tiedekunnan periaatteena on jakaa määrärahat lähes kokonaisuudessaan laitoksille, joissa perustoiminta tapahtuu. Näin laitokset voivat käyttää saamansa määrärahat toimintansa ja tavoitteidensa kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla. Tiedekunnan rahanjakomalli perustuu yliopiston rahanjakomalliin, joka on avoin ja läpinäkyvä rahanjaon peruste. Talousasioita käsitellään säännöllisesti johtoryhmän kokouksissa. Talous- ja henkilöstösuunnittelija esittelee tiedekunnan taloustilanteen kerran vuodessa myös tiedekuntaneuvostolle. Lisäksi talousasioita käsitellään vuosittain dekaanin johdolla käytävissä laitosjohtajatapaamisissa, ja toimintavuoden aikana pidetään talouspalavereita laitoksittain ko. laitosjohtajan, laitoksen sihteerin ja taloussihteerin kanssa. Tavoitteena on talouden toteumatietojen seurannassa mahdollisimman ajantasaisen ja oikean tiedon tuottaminen johtajille päätöksenteon pohjaksi. Laitokset hakevat jatkuvasti täydentävää rahoitusta tutkimus-, kehittämis- ja koulutushankkeiden toteuttamiseen. Rahoitusta haetaan kansallisilta ja kansainvälisiltä rahoittajilta. Periaatteena on, että yleiskustannukset palautuvat laitosten ja tutkimusryhmien käyttöön. Täydentävää rahoitusta koskeva ohjeistus on tiedekunnan intranetissä. Taloushallinnon toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto käsittelee tiedekunnan taloutta ja hallintoa koskevia kysymyksiä sekä talousarviota dekaani vastaa tiedekunnan taloudesta päättää määrärahojen jakamisesta yksiköille raportoi rehtorille tiedekunnan taloustilanteesta hyväksyy tiedekunnan budjetin tiedekunnan johtoryhmä tarkastelee tiedekunnan taloustilannetta kuukausittain rehtorin päätöksen mukaisesti johtava hallintopäällikkö vastaa taloushallinnon kokonaisuudesta hyväksyy hallintopalvelukeskuksen budjetin hyväksyy hallintopalvelukeskuksen laskut

16 16 talous- ja vastaa taloushallinnosta yhteistyössä johtavan hallintopäällikön kanssa henkilöstösuunnittelija koordinoi tiedekunnan taloushallintoa (kokonaiskoordinaatio) valmistelee perusrahoituksen työsopimusesitykset valmistelee tiedekunnan talousarvion vastaa tiedekunnan talouden kokonaisseurannasta, toteuma-arvioiden valmistelusta ja niiden raportoinnista valmistelee taloutta koskevat dekaanin esitykset ja päätökset laitosjohtaja hyväksyy budjetin vastaa määrärahojen käytöstä hyväksyy yksikön menon taloussihteeri hoitaa hankerahoitukseen liittyvät taloushallinnon tehtävät valmistelee hankerahoitukseen liittyvät työsopimusesitykset laitoksen sihteeri tarkastaa ja tiliöi laitoksen perusrahoituksen osto- ja matkalaskut valmistelee laitoksen perusrahoituksen palkkiolaskut seuraa kirjanpidon tapahtumien osalta, että kirjanpidossa olevat perusrahoitusta koskevat kirjaukset kuuluvat ao. yksikölle tarvittaessa laatii muistio-/oikaisutositteet laatii laitosta koskevat laskutuspyynnöt Ks. myös luku 1.6 Sopimuskäytännöt. Linkki: Täydentävän rahoituksen ohjeistus ja prosessit 2.4 Maksuliikenne Ostolaskujen (koti- ja ulkomaan) käsittely tapahtuu Rondo -järjestelmällä. Ostolaskut tulevat suoraan toimintayksiköihin tiliöitäväksi, asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Rondossa. Tämän jälkeen lasku siirtyy suoraan maksatukseen. Myyntilaskutus hoidetaan toistaiseksi laskutuspyyntöjen perusteella Pro elaskutus -järjestelmässä. Laskutuspyyntö tehdään laskutuspyyntöpohjalla. Laskutusta varten tarvitaan nyt asiakkaan tunnistetieto, joka on yrityksillä y-tunnus ja henkilöillä henkilötunnus. Epätarkat laskutuspyynnöt palautetaan. Laskutuspyynnöt liitteineen toimitetaan talousyksikköön sähköpostin liitteenä osoitteeseen myyntilaskut(at)uef.fi. Matka-asioissa noudatetaan yliopiston matkustusohjetta ja verohallinnon päätöstä verovapaiden matkakustannusten korvauksista. Dekaanin päätöksen mukaisesti jokaisen henkilökuntaan kuuluvan tulee tehdä matkasuunnitelma hyvissä ajoin ennen matkaa. Matkasuunnitelma tehdään Travel-järjestelmässä. Matkan jälkeen työntekijä laatii matkalaskun. Matkalaskuihin tehdään asiatarkastus ennen hyväksymistä. Uusien Travel -käyttäjien neuvonnan ja opastuksen hoitaa laitoksen matka-asioita hoitava sihteeri. Yksi tiedekunnan hallintosihteereistä toimii matka-asioiden yhdyshenkilönä keskushallinnon ja tiedekunnan välillä sekä antaa ohjeita ja neuvontaa laitoksilla työskenteleville matka-asioita hoitaville sihteereille. Linkki: Matkustamiseen liittyviä ohjeita

17 Tilat, laitteet ja laiterekisterit Tiedekunta toimii Joensuun, Kuopion ja Savonlinnan kampuksilla seuraavissa rakennuksissa: Tiedekunnan tilat Paikkakunta/ Joensuu Kuopio Savonlinna rakennus (katuosoite) Aurora II, Yliopistokatu 2 Snellmania, Yliopistonranta 1 E Kuninkaankartanonkatu 7 Futura, Yliopistokatu 7 Technopolis, Microkatu 1 Metria, Yliopistokatu 7 Bioteknia, Neulaniementie 2 Käytössä olevat tilat, niiden neliömäärät ja vuokrat ilmenevät tilahallinnon tietojärjestelmästä. Tilamäärät ja tilankäytön tarkoituksenmukaisuus suhteutetaan tilatarpeeseen. Tilahallinnon toimijat ja tehtävät Tärkeimmät toimijat Tehtävät yliopiston kiinteistöpäällikkö seuraa tilojen käyttöä valmistelee työtilojen vuokrasopimukset dekaani, johtava hallintopäällikkö, laitoksen johtaja arvioi työtilojen tarpeen ja hankkii tarvittaessa lisätiloja Tiedekunnan opetus- ja tutkimusvälineet koostuvat pääosin erilaisista atk-laitteista. Lisäksi kirjasto ja arkistot (kurssikirjat, lehdet, mikrofilmit, tietokannat) ovat tiedekunnan opetuksen ja tutkimuksen kannalta merkittävä voimavara. Yliopiston tietotekniikkapalvelut vastaa yliopiston teknisestä tietoturvallisuudesta ja yleisestä tietoturvallisuuden kehittämisestä. Lisäksi jokainen työntekijä vastaa osaltaan tietoturvasta tietotekniikkapalveluiden ohjeiden mukaan. Tietotekniikkapalvelut järjestää tarvittaessa myös tietoturvakoulutusta. Tietoturvasäännöt ja ohjeet löytyvät tietotekniikkapalveluiden www-sivuilta. Yksiköiden yhteiskäyttöisillä laitteilla on vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on opastaa uusia käyttäjiä ja huolehtia siitä, että laite on käyttökunnossa. Henkilökohtaisessa käytössä olevista laitteista vastaa kukin työntekijä. ITlaitteiden, ohjelmistojen ja infrastruktuurin huoltamisesta ja korjaamisesta vastaa tietotekniikkapalvelut. Hankinnoissa noudatetaan yliopiston yhteisiä periaatteita ja ohjeita. Hankinnat kirjataan käyttöomaisuusrekisteriin ohjeiden mukaisesti.

18 18 Hankintatoimen toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät hallitus hyväksyy tiedekunnan investointisuunnitelmat dekaani päättää tiedekunnan hankinnoista yliopiston ohjeen mukaisesti tekee esityksen tiedekunnan investointisuunnitelmaksi laitosjohtaja päättää laitoksen hankinnoista yliopiston hankintaohjeen mukaisesti hankinnoista vastaava työntekijä tilaa toimistotarvikkeet, kalusteet, IT-laitteet ja puhelimet laitteen vastuuhenkilö huolehtii laitteen ylläpidosta ja opastaa uudet käyttäjät työntekijä käyttää laitetta ohjeiden mukaisesti ilmoittaa laitteen toimintahäiriöistä ja rikkoontumisesta Linkkejä Toimitilapalvelut Yliopiston tietoturvaohjeistus

19 19 3 TOIMINNOT 3.1 Avaintoiminnot: Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Prosessin tarkoitus: Tarkoituksena on, että tiedekunta toteuttaa strategiaansa tavoitteensa saavuttamiseksi. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin tavoitteet: Tiedekunnalla on strategia. Strategian toteutumista seurataan säännöllisesti indikaattoreiden avulla. Johtoryhmä tunnistaa tiedekunnan toimintaa uhkaavat riskit, arvioi niiden todennäköisyyden ja vaikuttavuuden, etsii keinot niiden hallitsemiseksi sekä seuraa riskienhallinnan onnistumista. Johtoryhmä suorittaa vuosittain johdon katselmuksen. Strategiaa arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti. Tiedekunnan johto käy vuosittain tulosneuvottelut yliopiston johdon kanssa. Dekaani käy vuosittain tulosneuvottelut yksiköiden johdon kanssa. Johtamisjärjestelmä Hallinnollinen tuki Yleis- ja henkilöstöhallinto Taloushallinto Opintohallinto Tehtävät Strategia: Toiminnan tavoitteet Laatupolitiikka Johtaminen Henkilöstö Tekninen Tuki Tilat Laitteet Aineistot Y D I N T O I M I N N O T Tutkimus Opetus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Arviointi Kehittäminen

20 20 Tiedekunnan toiminta perustuu pitkän ja lyhyen aikavälin suunnitelmiin, jotka ohjaavat käytännön toimintaa. Toimintaa arvioidaan säännöllisesti, ja arvioinnin tulokset otetaan huomioon toiminnan kehittämisessä Strategiatyö Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta toteuttaa strategista johtamista ja toiminnanohjausta mm. strategiatyön, tulosneuvotteluiden ja johdon katselmusten avulla. Toiminta on tavoitteellista ja suunnitelmallista niin, että tiedekunta pystyy ennakoimaan toimintaympäristön muutoksia ja reagoimaan niihin, parantamaan toimintansa laatua ja vaikuttavuutta, kehittämään toimintojaan sekä saavuttamaan tavoitteensa. Tiedekuntaneuvoston tehtävänä on käsitellä tiedekuntaa koskevia strategisia asioita. Dekaanin puolestaan johtaa ja valvoo tiedekunnan toimintaa ja vastaa tiedekunnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamisesta rehtorille. Johtoryhmän tehtäviin kuuluu mm. strategioiden valmistelu ja riskienhallintaa koskeva työ. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on strategia joka on luettavissa tiedekunnan internetissä. Tiedekunta toteuttaa oman strategiansa kautta Itä-Suomen yliopiston strategiaa. Tiedekunnan eri toimijoiden on mahdollista osallistua strategiatyöhön Tuloksellisuuden arviointi Tiedekunta käy yliopiston johdon kanssa tulosneuvottelut, joissa sovitaan tiedekunnan tavoitteista ja rahoituksesta. Tiedekunnasta tulosneuvotteluihin osallistuvat dekaanit, johtava hallintopäällikkö, laitosjohtajat sekä talous- ja henkilöstösuunnittelija. Tuloksellisuuden arvioinnissa käytetään yliopiston ja tiedekuntaneuvoston hyväksymiä indikaattoreita. Tiedekunta tarkistaa strategiaansa tulosneuvotteluissa sovitun mukaisesti. Dekaani käy tulosneuvottelut tiedekunnan laitosten kanssa ja seuraa niiden toiminnan tuloksellisuutta. Tuloksellisuuden arvioinnissa käytetään yliopiston indikaattoreita ja mittareita, jotka ovat nähtävinä yliopiston intranetissä. Laitosjohtajat kertovat omalle henkilökunnalleen tulosneuvottelujen sujumisesta Katselmukset Kerran vuodessa pidetään johdon katselmus, joka suoritetaan johtoryhmän kokouksessa. Katselmuksessa arvioidaan mm. seuraavat asiat: laatutavoitteiden toteutuminen edellisen vuoden katselmuksen, auditointien ja arviointien tulokset ja niistä seuranneiden toimenpiteiden tilanne riskienhallintaa koskevien toimenpiteiden toteuttaminen ja riskien uudelleen arviointi opiskelijapalaute reklamaatiot korjaavien ja ehkäisevin toimien tilanne toiminnassa ja toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset Johdon katselmuksesta laaditaan raportti, jonka allekirjoittaa dekaani. Katselmusraportti julkaistaan tiedekunnan internet-sivuilla. Katselmuskäytäntö ja palautejärjestelmät on kuvattu luvussa 4. Dekaani laatii tiedekunnan toimintaa koskevan luvun yliopiston vuosikertomukseen.

21 21 Strategisen johtamisen toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto hyväksyy tiedekunnan strategian käsittelee strategisen henkilöstösuunnitelman dekaani käy tulosneuvottelut rehtorin kanssa käy tulosneuvottelut yksiköiden kanssa vastaa tulosneuvotteluihin valmistautumisesta johtoryhmä suorittaa johdon katselmuksen johtava hallintopäällikkö valmistelee strategisen henkilöstösuunnitelman tiedekuntaneuvoston käsiteltäväksi osallistuu tiedekunnan ja rehtorin väliseen tulosneuvotteluun laitosjohtaja vastaa yksikkönsä strategian laatimisesta ja toteuttamisesta vastaa yksikkönsä toiminnan itsearvioinnista ja johdon katselmuksesta käy tulosneuvottelun dekaanin kanssa Viestintä Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan viestinnästä vastaa dekaani ja viestinnän toteutuksesta tiedottaja. Ulkoista viestintää toteutetaan yhteistyössä yliopistopalveluiden viestinnän sekä opinto- ja opetuspalveluiden kanssa. Sisäistä viestintää toteutetaan hallintopalvelukeskuksen ja laitosten välisenä yhteistyönä. Tiedekunta hyödyntää viestinnässä ja vuorovaikutuksessa uutta teknologiaa. Se mm. järjestää videokokouksia, ylläpitää intranetiä ja jakelulistoja sekä hyödyntää verkkoasemia. Tiedekunnalla on viestintäsuunnitelma, joka ohjaa viestinnän kehittämistä ja toteuttamista sekä määrittää viestintävastuut. Tiedekunnalla on internet-sivut. Niillä esitellään tiedekuntaa ja sen toimintaa sekä annetaan ohjeita opiskelijoille ja muille asiakkaille. Tiedekunnalla on myös intranet, jossa on mm. koko tiedekuntaa koskevat suunnitteluasiakirjoja, päätöksiä, kokousmuistioita, tilastoja ja sisäisiä ohjeita. Lisäksi tiedekunnalla ja yksiköillä on sähköiset jakelulistat, jotka on tarkoitettu henkilöstölle tiedottamiseen. Tiedekunnan tiedottaja kokoaa kuukausikirjeen, joka lähetetään koko henkilökunnalle, ainejärjestöille ja tiedekuntaneuvoston opiskelijajäsenille. Lisäksi yksiköt järjestävät säännöllisesti mm. henkilökunta- ja työkokouksia sekä strategia- ja teemapäiviä. Lisäksi laitoksilla on jakelulistat ja/tai viestiryhmät, joilla ne viestivät opiskelijoille.

22 22 Tärkeimmät toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät dekaani johtaa tiedekunnan viestintää johtava hallintopäällikkö vastaa tiedekunnan viestinnän toteuttamisesta tiedottaja vastaa viestintäsuunnitelmanlaatimisesta tukee laitoksia viestintää koskevissa asioissa suunnittelee ja koordinoi tiedekunnan sisäistä viestintää suunnittelee ja päivittää tiedekunnan inter- ja intranet-sivuja laatii tiedekunnan esitteet ja esittelykalvot hallintopalvelukeskuksen tiimivastaava huolehtii oman vastuualueensa viestinnästä ja wwwsivujen sisällöntuotannosta yhteistyössä tiedottajan kanssa Linkkejä Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, intranet Yliopiston päälaatukäsikirja Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta, laatutyö Itä-Suomen yliopiston viestintä

23 Ydintoiminnot Tutkimus Prosessin tarkoitus: Tuottaa tutkittua tietoa tieteen, yhteiskunnan ja koulutuksen tarpeisiin. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin tavoitteet: Tutkimus on monitieteistä ja korkeatasoista sekä tieteellisesti, yhteiskunnallisesti ja kansainvälisesti merkittävää. Tiedekunta noudattaa yliopiston laatuindikaattoreita. Maksullisessa palvelututkimuksessa seurataan lisäksi rahoittajan asettamia laatutavoitteita. Tutkimus Tutkimusidea ja sen arviointi TUTKIMUKSEN SUUNNITTELU Yhteistyökumppaneiden hakeminen Rahoituksen hakeminen Tutkimusluvat Tutkimussopimukset Tiedottaminen TUTKIMUKSEN SUORITTAMINEN Tutkimustulokset Tutkimuksen infrastruktuuri Tutkimuksen ohjaus Toteutuksen seuranta ja arviointi Arkistointi Tiedottaminen TULOSTEN RAPORTOINTI JA ARVIOINTI Raportit Uudet tutkimusideat Opinnäytteet Innovaatiot Tieteelliset julkaisut

24 24 Tutkimuksen organisointi Tiedekunnan rooli tutkimustoiminnassa on strateginen. Tiedekunta linjaa tutkimuksensa painopistealueet yliopiston strategian pohjalta siten, että ne kytkeytyvät Itä-Suomen yliopiston tutkimuksen painopistealueisiin. Tiedekunnan tutkimuksen strategiset painopistealueet kuvataan tiedekunnan strategiassa. Tutkimustoimintaa johtaa dekaani. Varsinainen tutkimustyö tapahtuu laitoksissa ja tutkimuskeskittymissä. Tutkimustoimintaa on kuvattu tarkemmin laitosten laatukäsikirjoissa. Tiedekunnalla on tutkimuskoordinaattori, jonka tehtävänä on mm. tiedottaa tutkimushankerahoituksesta ja tukea tutkijoita tutkimusrahoituksen hankkimisessa. Tutkimus- ja kehittämishankkeiden käytännön hallintoasioita hoitaa hallintopalvelukeskuksen hankehallinnon henkilöstö sekä hankkeeseen rekrytoitu henkilöstö. Tutkimustoiminnan menettelytapoja Tiedekunnan tutkimustoiminta rahoitetaan pitkälti ulkopuolisella täydentävällä rahoituksella. Tutkimusprosessi käynnistyykin useimmiten tutkimusrahoituksen hakemisella. Rahoituksen hakemisesta vastaa hankkeen vastuullinen johtaja. Dekaani hyväksyy hakemuksen jätettäväksi rahoittajalle saatuaan laitoksen johtajalta sitoumuksen. Päätöksen myönnetyn määrärahan vastaanottamisesta tekee tiedekunnan dekaani. Myönteinen rahoituspäätös käynnistää tutkimushankkeen. Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa tutkimuksen toteuttamisesta ja seurannasta sekä huolehtii raportoinnista voimassa olevan toimivaltamääräyksen mukaan. Katso myös luku 1.6 Sopimuskäytännöt. Tutkimustoiminnasta syntyy tieteellisiä julkaisuja. Julkaisutoimintaa seurataan SoleCRIS-tietokannan avulla. Tutkimuseettisinä ohjenuorina käytetään tutkimuseettisen neuvottelukunnan ja valtakunnallisen terveydenhuollon eettisen neuvottelukunnan linjauksia. Tiedekunta osallistuu säännöllisesti tutkimuksen arviointeihin ja hyödyntää niiden tulokset tutkimustoiminnan kehittämisessä. Tiedekuntatason tulokset käsitellään johtoryhmässä (johdon katselmuksessa), jossa sovitaan toimenpiteistä. Toimenpiteiden toteutumista arvioidaan seuraavassa johdon katselmuksessa. Laitosten tuloksia käsitellään lisäksi dekaanin ja laitosten välisissä tulosneuvotteluissa. Tutkimusaineistoja hallinnoidaan arkistonmuodostussuunnitelman ja muiden ohjeiden mukaisesti. Ohjeet ja vastuut Tehtäessä sopimuksia yhteisrahoitteisissa tutkimushankkeissa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston hyväksymää ohjeistoa, jota täydennetään tarvittaessa tiedekunnan omilla ohjeilla. Tutkimushankkeita koskevat sopimuskäytännöt on kuvattu luvussa 1.6. Lisäksi tiedekunnalla on ohjeet täydentävän rahoituksen prosesseista tiedekunnan intranetissä. Maksullinen palvelututkimus tapahtuu hallitusti. Se toteutetaan yliopiston hyväksymien hinnoitteluperusteiden mukaan siten, että toiminta kattaa vähintäänkin kaikki aiheuttamansa kustannukset.

25 25 Tutkimustoiminnan toimijat ja vastuut Tärkeimmät toimijat Tehtävät tiedekuntaneuvosto linjaa tiedekunnan tutkimustoimintaa hyväksyy tutkimusstrategian dekaani johtaa tiedekunnan tutkimustoimintaa raportoi rehtorille tutkimustoiminnasta tutkimuskoordinaattori tiedottaa tutkijoille tutkimushankerahoituksesta yhteistyössä tiedekunnan tiedottajan kanssa selvittää ulkopuoliseen rahoitukseen liittyviä yksityiskohtia ja sääntöjä yhteistyössä yliopiston tutkimuspalvelujen kanssa auttaa tutkijoita erityisesti Suomen Akatemian ja EU:n tutkimusrahoituksen hakemisessa, hakemusten kirjoittamisessa ja yliopiston omien hakemuskäytäntöjen hoitamisessa kokoaa malleja menestyneistä hakemuksista laitosjohtaja johtaa laitoksen tutkimustoimintaa raportoi dekaanille laitoksensa tutkimustoiminnasta laitoksen tutkimusorganisaation vastuuhenkilö vastaa organisaation tutkimustoiminnasta raportoi laitosjohtajalle organisaationsa tutkimustoiminnasta professori, tutkimusjohtaja, tutkimushankkeiden johtaa tutkimushankkeita vastuuhenkilö seuraa hankkeen taloutta raportoi hankkeen johtajalle/dekaanille/rahoittajalle tutkija tutkimustyö hankehallinnosta vastaavat taloussihteeri tutkimushankkeiden taloushallinto Ks. myös luku 1.6 Sopimuskäytännöt ja täydentävän rahoituksen prosessit (tiedekunnan intranet-sivuilla). Linkkejä Hyvä tieteellinen käytäntö Täydentävän rahoituksen prosessit (tiedekunnan intranet) Tutkijan työvälineet

26 Lisensiaatti- ja tohtorikoulutus Prosessin tarkoitus: Tuottaa korkeatasoista lisensiaatti- ja tohtorikoulutusta (tieteellistä jatkokoulutusta) tutkimustehtäviin ja vaativiin asiantuntijatehtäviin. Prosessin vastuuhenkilö: Dekaani Prosessin tavoitteet: Tuottaa laadukkaita tohtorin ja lisensiaatin tutkintoja tulossopimuksen mukaisesti. Lisensiaatti- ja tohtorikoulutus Opiskeluoikeuden hakeminen ja opiskelijavalinta Todistukset (kelpoisuus) Tutkimussuunnitelma Ohjaajat Päätös OPISKELUOIKEUS Ilmoittautuminen yliopistoon OPISKELU OHJAUS Jatkoopintosuunnitelma Tieteen ja tutkimusalan opinnot Yleiset valmiustaitoopinnot Lisensiaatin- tai väitöskirjatutkimus Julkaise minen - ohjeet Väitöskirjan arviointi - Esitarkastus - Julkinen tarkastus (väitöstilaisuus) Lisensiaatintutkimuksen arviointi VALMISTUMINEN ALUMNITOIMINTA Tohtoriohjelmat Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta järjestää lisensiaatti- ja tohtorikoulutusta humanistisella, kauppatieteellisellä, luonnontieteellisellä, oikeustieteellisellä, terveystieteellisellä ja yhteiskuntatieteellisellä alalla. Lisäksi sosiaalityössä on mahdollista suorittaa ammatillisesti suuntautunut lisensiaatin tutkinto. Tiedekunnassa suoritettavat tutkinnot ja tohtoriohjelmat ilmenevät liitteestä (liite 6).

27 27 Tohtorin tutkintoon johtava koulutus järjestetään tohtoriohjelmina. Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnalla on viisi omaa tohtoriohjelmaa ja lisäksi se toimii viidessä tiedekuntarajat ylittävässä monitieteisessä tohtoriohjelmassa. Tohtoriohjelmien tehtävät on määritelty Itä-Suomen yliopiston tutkintosäännössä (16 ). Tohtoriohjelmien johtajat, koordinaattorit ja johtoryhmien sihteereinä toimivat amanuenssit kokoontuvat keskimäärin kerran vuodessa keskustelemaan tieteellistä jatkokoulutusta koskevista asioista. Sosiaalityön ammatillinen lisensiaattikoulutus toteutetaan sosiaalityön koulutusyksiköiden välisenä yhteistyönä (SOSNET). Opiskelijavalinta Opiskelijavalinta toteutetaan opetussuunnitelmissa ilmoitettavina hakuaikoina. Opiskelu-oikeuden myöntämisestä päättää dekaani tohtoriohjelman johtoryhmän esityksestä. Hakija, joka ei ole tyytyväinen valintaa koskevaan päätökseen, saa hakea siihen oikaisua yliopistolta. Oikaisumenettelyssä tehtyyn päätöksen saa hakea muutosta valittamalla Itä-Suomen hallinto-oikeuteen. Tohtorinkoulutuspaikat Tohtorinkoulutuspaikat julistetaan haettaviksi sitä mukaa, kun niitä vapautuu, kuitenkin niin, että haettavana on mahdollisuuksien mukaan useampi paikka. Tiedekunnalla on tohtorinkoulutuspaikkojen täyttöä koskevat periaatteet. Ks. myös luku 2.1. Opinnot ja opetus Lisensiaatti- ja tohtoriopinnot koostuvat op:n laajuisista tutkimustyötä ja ammattipätevyyttä edistävistä opinnoista sekä lisensiaatin- tai väitöskirjatutkimuksesta. Opintoihin on mahdollista sisällyttää laitosten järjestämiä tutkijaseminaareja ja oppiainekohtaisia kursseja, yliopiston tohtorikoulun tarjoamia opintojaksoja sekä valtakunnallisten koulutus- ja tutkimusverkostojen tarjoamia opintoja. Opintojaksoja järjestetään siten, että opiskelija voi opiskella täyspäiväisesti tai osa-aikaisesti työn ohessa. Kansainvälisyyden edistämiseksi tiedekunta järjestää englanninkielisiä opintojaksoja ja tekee yhteisohjaussopimuksia. Kirjallisten opintosuoritusten ja opinnäytteiden alkuperäisyys voidaan tutkia plagiaatintunnistamisjärjestelmän avulla rehtorin päätöksen mukaisesti. Ohjaus, neuvonta ja tiedotus Lisensiaatti- ja tohtoriopinnoissa painottuu henkilökohtainen ohjaus. Jokaiselle opiskelijalle nimitetään vähintään kaksi ohjaajaa. Vaikka ohjausta annetaan jossakin määrin jo ennen opiskelijavalintaa, varsinainen ohjaus alkaa ja ohjaussuhde muodostuu vasta opiskeluoikeuden myöntämisen jälkeen. Neuvontaa antavat opintoasiainpäälliköt, tiedekunnan hallintosihteerit sekä jatko-opintoasioita hoitavat amanuenssit. Jatko-opintoasioista tiedotetaan tiedekunnan www-sivuilla ja jatko-opiskelijoiden viestiryhmässä (yliopiston intranet-sivuilla). Tohtoriohjelmat hoitavat tiedotuksensa sähköpostilla tai viestiryhmissä.