KAARINAN JA PIIKKIÖN KUNTALIITOSSELVITYS HALLINTO JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄ

Transkriptio

1 KAARINAN JA PIIKKIÖN KUNTALIITOSSELVITYS HALLINTO JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄ VERSIO (28)

2 2 SISÄLLYSLUETTELO Taustaksi 1. Hallinto ja tukipalveluiden nykytilan kuvaus 1.1 Hallinto ja tukipalveluiden kokonaisorganisaatio ja johtamisjärjestelmä 1.2. Nykytilan kuvaus palveluittain Henkilöstömäärä Kustannukset Palvelujen järjestämistapa Palvelurakenne Toimitilat Tietojärjestelmät 2. Ehdotukset palvelujen järjestämisen tavoitteiksi hallinto ja tukipalveluissa 2.1. Hallinto ja tukipalvelujen palvelujen järjestämisen yleiset tavoitteet 2.2. Erityiset tavoitteet, jotka kuntien yhdistymisellä voidaan saavuttaa tai jotka on syytä ottaa huomioon 3. Uuden kunnan organisaatio ja ehdotukset palvelujen järjestämiseksi 3.1 Hallinto ja tukipalveluiden kokonaisorganisaatio ja johtamisjärjestelmä 3.2. Huomioita palveluiden järjestämisestä Henkilöstöjärjestelyjen tavoitteet ja huomioonotettavat seikat Palveluiden järjestämistapa uudessa kunnassa Yhdistymisavustus ja sen käyttö, hallinto ja tukipalvelut Palvelurakenne Arvio kustannusvaikutuksista nykytilanteeseen verrattuna 3.3. Hallintopalveluiden palvelujako 3.4. Hallintopalveluiden työtilatarpeet 4. Ehdotukset kuntayhteistyön lisäämisestä ja vaikutuksista

3 3 KAARINAN JA PIIKKIÖN KUNTALIITOSSELVITYS HALLINTO JA TUKIPALVELUT YHDISTETYSSÄ KAARINAN JA PIIKKIÖN KUNNASSA VERSIO Taustaksi Kaarinan, Paimion, Piikkiön ja Sauvon yhteisen kuntaliitosselvityksen päätyttyä syyskuun 2007 lopussa, Kaarinan ja Piikkiön valtuustot päättivät jatkaa kuntien yhdistymisen edellytysten selvittämistä. Piikkiön kunnanvaltuusto päätti käynnistää samanaikaisesti myös yhdistymisneuvottelut Paimion kaupungin ja Sauvon kunnan kanssa. Kaarinan, Piikkiön, Paimion ja Sauvon kuntaliitosselvitystä varten nimetyt toimialatyöryhmät jatkoivat työtään myös Kaarinan ja Piikkiön yhdistymisselvityksessä kokoontunut Kaarinan ja Piikkiön kuntaliitosselvityksen valmisteluryhmä päätti antaa toimialatyöryhmien tehtäväksi valmistella mennessä selvityksen siitä, miten palvelut järjestettäisiin yhdistyneessä Kaarinan Piikkiön kunnassa. Toimialatyöryhmien selvitysten perusteella kuntaliitosselvityksen valmistelu ja ohjausryhmä tekevät linjaukset palveluiden järjestämiseksi uudessa kunnassa. Kaarinan ja Piikkiön kuntaliitosselvityksessä aiemmin erilliset Hallinto ja tukipalvelutyöryhmä sekä Henkilöstötyöryhmä yhdistettiin. Yhdistettyyn hallinnon työryhmään kuuluivat seuraavat henkilöt: Päivi Mikkola Kari Hölsö Päivi Antola Janne Lavén Hannele Nurmi Sinikka Valtonen Merja Kyynäräinen Marja Liisa Teräväinen hallintojohtaja, Kaarina, työryhmän puheenjohtaja tietohallintopäällikkö, Kaarina hallintojohtaja, Piikkiö talousjohtaja, Kaarina talousjohtaja, Piikkiö henkilöstöpäällikkö, Kaarina. henkilöstön edustaja henkilöstön edustaja Toimeksiannon mukaisesti Hallinto työryhmä on perustanut esityksenä neljän kunnan liitosselvitystä varten valmisteltuun raporttiin ja sen sisältämiin tietoihin. Tässä raportissa on tarkasteltu hallinnon ja tukipalvelujen organisointia kuntaliitoksen toteutuessa Kaarinan ja Piikkiön välillä. Selvitykseen sisältyy myös ruokapalvelujen nykytilan kuvaus sekä ehdotus uudeksi toimintamalliksi. Ruokapalveluosion valmisteluun ovat osallistuneet ruokapalvelupäälliköt Kaarinasta ja Piikkiöstä. Näkemyksiä uuden kunnan henkilöstöpolitiikasta on selvitetty erillisessä raportissa. Tässä tarkastelussa hallinto ja tukipalvelut pitävät sisällään seuraavat toiminnot: o kansliapalvelut ja yhteispalvelupisteen palvelut

4 4 o taloushallintopalvelut o henkilöstöhallintopalvelut o tietohallintopalvelut o ruokapalvelut Selvityksessä tarkastellaan kuntien keskitettyjä hallintopalveluja, joten toimialakohtaiset (sosiaali ympäristö, sivistys ) hallintopalvelut eivät sisälly tähän selvitykseen. Ruokapalvelut on otettu mukaan selvitykseen, koska yhteistyön mahdollisuuksia toimialalla on runsaasti ja ruokapalvelut on keskitettyjen hallintopalvelujen tapaan luonteeltaan myös ns. tukipalveluja, toimintaa, joka ei suoranaisesti liity ydintoimintojen suorittamiseen, vaan tukee ja palvelee ydintoimintaa välillisesti. Hallinto ja tukipalveluja on selvityksessä tarkasteltu suhteellisen yleisellä tasolla; tarkoituksena on ollut keskittyä niihin asioihin ja niihin tietoihin, jotka ovat relevantteja päätöksenteon kannalta. Esim. nykyisiä hallinnon kustannustietoja ei ole tietoisesti yhteismitallistettu, koska työryhmän näkemyksen mukaan kuntaliitoksen aikaansaamat muutokset kustannuksissa ovat merkityksellisiä, ei niinkään nykyisten kustannusten kokonaismäärä. Kaarinan ja Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän hallinto ja tukipalvelut on jätetty pääosin tämän selvityksen ulkopuolelle, koska Kaarinan ja Piikkiön yhteinen terveyskeskuskuntayhtymä on mukana erillisessä selvityksessä, jonka tavoitteena on kartoittaa yhteistyömahdollisuuksia perusterveydenhuollossa neljän kuntayhtymän välillä. Huomattavaa kuitenkin on, että mikäli Kaarina ja Piikkiö yhdistyvät, myös tk kuntayhtymä purkautuisi ja tämä heijastuisi hallinto ja tukipalvelujen toimintaan, organisointiin ja henkilöstöresursseihin yhdistyneessä kunnassa. 1 Hallinto ja tukipalveluiden nykytilan kuvaus Kaarinassa ja Piikkiössä keskitetyt hallintopalvelut tuottavat palveluja kunkin kunnan omalle organisaatiolle, kuntakonserniin kuuluvilla yhteisöillä on kullakin oma hallintohenkilöstönsä. Kaarinan ruokapalveluyksikkö tuottaa ruokapalvelut paitsi kaupungin yksiköille, myös muutamille kaupungin ulkopuolisille yksiköille, Piikkiössä ruokapalveluyksikkö palvelee pelkästään peruskuntaa ja sen eri yksiköitä. 1.1 Hallinto ja tukipalveluiden kokonaisorganisaatio ja johtamisjärjestelmä Hallintopalvelut ja ruokapalvelut sijoittuvat kummassakin kunnassa hallinnollisesti kunnan / kaupunginhallituksen alaisuuteen. Kaarinan kaupungissa henkilöstöasioiden käsittelyä varten on oma lautakuntansa, henkilöstölautakunta, Piikkiössä keskitettyjä henkilöstöasioita koskeva päätösvalta on kunnanhallituksella. Myös maaseutuelinkeinojen hallintotehtävistä vastaa sekä Kaarinassa että Piikkiössä kunnan /kaupunginhallitus.

5 5 Tarkasteltaessa kuntien virasto organisaatiota voidaan todeta, että Kaarinassa hallintopalveluja johtaa hallintojohtaja ja hallintopalvelut jakaantuvat eri vastuualueisiin (kaupunginkanslia, taloushallinto, tietohallinto, ruokapalvelut, henkilöstöhallinto), jolle kullekin on nimetty oma esimiehensä/ vastuuhenkilönsä. Piikkiössä hallinto osastoa johtaa hallintojohtaja ja osasto jakaantuu kolmeen vastuualueeseen, jolla kullakin on oma esimiehensä (yleishallinto (~kansliapalvelut), taloushallinto, ruokapalvelut). Yhteenvetona voidaan todeta, että kummankin tarkastelukunnan hallinnolliset rakenteet ovat hyvin keveitä ja eivät juurikaan eroa toisistaan. Liite 1. Organisaatiokaaviot: Kaarina ja Piikkiö. Seuraavassa on tarkasteltu keskeisimpiä eroavaisuuksia Kaarinan ja Piikkiön hallinto ja tukipalvelujen sisällössä ja toiminnassa: Kansliapalvelut (yleishallinto) Kaarina Kaarinassa kaupungin tiedottaminen ja tiedottamisen koordinointi keskitetty kansliapalveluihin. Kaupungilla oma tiedottaja (0,5 htv). Verkkoviestintä ja internetsivujen ylläpito hajautettu eri hallintokuntiin. Piikkiö Piikkiössä tiedottamisvastuu (hallitus ja valtuusto) hallintojohtajalla. Jokainen hallintokuntaa huolehtii oman sektorinsa viestinnästä ja tiedottamisesta. Yleishallinnon henkilöstö ylläpitää pääsääntöisesti keskitetysti kunnan internet sivuja ja vastaa kunnan verkkoviestinnästä. Kaarinassa hyödynnetty muita laajemmin tietotekniikan suomia mahdollisuuksia hallintotehtävien hoidossa (esim. suuri osa valtuuston, hallituksen, lautakuntien materiaaleista toimitetaan sähköisesti) Esityslistat toimitetaan luottamushenkilöille edelleen paperiversiona postitse. Kansliapalveluihin sisältyy myös yhteispalvelupisteen toiminta. Pisteen toiminta on ympärivuotista ja tarjottavat palvelut laajemmat kuin muissa kunnissa. Kaarina tuottaa edunvalvontapalvelut myös Piikkiön ja Sauvon kunnille. Yhteispalvelupiste toimii nimellisesti pääkirjastossa. Saatavissa muutamia kunnan ja valtion viranomaisten lomakkeita. Kaarina tuottaa edunvalvontapalvelut myös Piikkiön ja Sauvon kunnille.

6 6 Henkilöstöhallintopalvelut Kaarinassa oma henkilöstöpäällikkö, erillinen henkilöstölautakunta Talousjohtajan tehtäviin kuuluvat myös keskitetyt henkilöstöhallinnon tehtävät. Piikkiössä kunnanhallituksen alaisuudessa toimii henkilöstötoimikunta, joka valmistelee kunnanhallitukselle päätettäväksi henkilöstöhallinnolliset asiat. Taloushallintopalvelut Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä hyödynnetään aktiivisesti (hajautettu web tallennus, esim. sähköinen työsopimus, tieto tallennetaan vain kerran periaate käytössä) Taloushallinnossa myös hyödynnetty laajasti sähköisiä järjestelmiä (mm. ostolaskujen sähköinen kierrätys) Tietohallintopalvelut Kaarinassa oma hankintayksikkö ja päätoiminen hankintapäällikkö talouspalveluiden alaisuudessa. Kaupungin vuokrataloyhtiö vastaa asuntojen vuokrauksesta ja vuokraukseen liittyvästä asiakaspalvelusta. Vastaa koko kaupungin tietohallintopalveluista (kustannukset ja henkilöstö keskitetty). Vastaa myös kaupungin kopiokoneiden hallinnasta sekä puhelin ja mobiilipalveluista. Ruokapalvelut Ruokapalveluyksikkö kaupunginhallituksen alaisuudessa. Kokoaikainen ruokapalvelupäällikkö. Hankinnat ja kilpailutus hoidetaan hajautetusti eri hallintokunnissa. Talousjohtaja vastaa muodollisesti hankinta asioiden koordinoinnista. Asuntoasioiden hoito (vuokaasuntojen välitys ja asiakaspalvelu) sisältyy taloushallinnon henkilöstön tehtäviin. Piikkiössä yksi päätoiminen tietohallintohenkilö. Opetustoimen tietojärjestelmistä vastaavat merkittävästi atk opettajat Ruokapalveluyksikkö kunnanhallituksen alaisuudessa. Emäntäruokahuolto päällikkö, jonka työajasta 50 % kohdistuu ruokapalvelujen kehittämiseen.

7 7 1.2 Nykytilan kuvaus palveluittain Henkilöstömäärä Selvityksessä tarkastelluissa hallinto ja ruokapalveluissa työskentelee yhteensä noin 120 henkilöä. Yli puolet heistä on ruokapalveluhenkilöstöä. Kaarinan ja Piikkiön terveyskeskuksessa em. tehtävissä työskentelee noin 16 henkilöä; heistä 7 työskentelee ruokapalveluissa ja 9 hallintopalveluissa. Liite 2. Hallinto ja tukipalveluiden henkilöstöorganisaatio Kustannukset Tässä selvityksessä nykyisiä hallinnon kustannustietoja ei ole tietoisesti yhteismitallistettu, koska työryhmän näkemyksen mukaan kuntaliitoksen aikaansaamat muutokset kustannuksissa ovat merkityksellisiä, ei niinkään nykyisten kustannusten kokonaismäärä. Pääsääntöisesti selvityksessä on käytetty vuoden 2006 tilinpäätöstietoja. Hallinto ja tukipalveluiden nykyisten toimintakulujen vertailu ei ollut mahdollista tämän selvityksen yhteydessä. Hallintopalveluihin budjetoidaan hyvin erilaisia menoeriä kunnasta riippuen. Jonkin tukipalvelun kohdalla hallintopalveluihin budjetoidaan koko kunnan toimintakulut ko. tukipalvelun osalta ja toisessa kunnassa budjetoidaan vain ko. yksikön omat toimintakulut ko. tukipalvelun osalta. Laskentatavasta ja määrittelyistä riippuen kahden kunnan hallinto ja tukipalveluiden varsinaiset toimintakulut ovat vajaa 8 miljoonaa euroa vuodessa. Työryhmä korostaa, että laskentateknisistä eroista johtuen Kaarinan ja Piikkiön hallinnon ja tukipalvelujen toimintamenot tai toimintakatteet eivät ole vertailukelpoisia. Liite 3. Hallinto ja tukipalveluiden kustannukset Palvelujen järjestämistapa KAARINA Yleiset periaatteet Kaarinassa Palvelun järjestämistapaa valittaessa Kaarinassa on ensiksi määritelty hallinto ja tukipalveluiden osalta ne strategiset osaamisalueet, joiden suhteen omasta tuotannosta ei voida luopua. Strategisiksi osaamisalueiksi on tunnistettu mm. seuraavat kaupungin strateginen johtaminen kansliatoimintojen osalta esityslista asioiden valmistelu, päätöksien täytäntöönpanon valvonta, asiakirjahallinta ja arkistointi taloushallinnon strateginen suunnittelu ja toteutustyön johtaminen ja mahdollinen toteutustyön osto osaaminen

8 8 henkilöstövoimavarojen strateginen kehittäminen, toteutustyön johtaminen ja mahdollinen toteutustyön osto osaaminen kaupunkikohtaisen tietohallinnon strateginen johtaminen ja koordinointi, tietotekniikkaarkkitehtuurin kehittäminen, tietojärjestelmien käyttöönottoprojektien ohjaus ja valvonta, tietoturvatason turvaaminen ja hyvin monimuotoisien tuotantopalveluiden osto osaaminen hankintatoimen koordinointi ja kehittäminen Kansliapalvelut ja edunvalvonta Kansliapalvelut tuotetaan pääosin omana palvelutuotantona. Omana tuotantona hoidetaan mm. kokous ja asiakirjapalvelut, arkistonmuodostus, puhelinvaihde, lähetti ja kopiointipalvelut. Kaupungin tiedottamista ja tiedottamisen koordinointia on myös pyritty keskittämään kansliapalveluihin. Viime vuosina kansliapalveluiden sisällössä on tapahtunut merkittäviäkin muutoksia. Tekstinkäsittelypalvelut ovat merkittävästi vähentyneet, koska esim. sanelupalvelun käyttö on loppunut kokonaan. Hallituksen ja valtuuston esitysmateriaalit valmistuvat pääosin suoraan KuntaToimisto järjestelmällä esittelijöiden toimesta. Kopiointipalvelun tarve on myös pienentynyt merkittävästi, koska iso osa hallituksen, valtuuston ja lautakuntien materiaaleista ja niihin liittyvistä liitteistä lähetään sähköisesti. Kaupungin toimistotarvikevarastoa on myös pienenetty nettitilausjärjestelmää samalla kehittäen. Kansliapalveluissa nykyään toteutettava edunvalvonta siirtynee valtiolle Edunvalvonnassa Kaarina myy palvelut myös Piikkiölle ja Sauvolle. Yhteispalvelupiste on toiminut Kaarinassa jo yli 10 vuotta. Yhteispalvelupisteen avulla kuntalaisten asiointia on pystytty keskittämään yhteispalvelupisteeseen. Yhteispalvelupisteen toiminta on rationalisoinut monia kuntalaisille tarjottavia palveluita ja yhteispalvelupiste on auki ympäri vuoden, myös kesällä. Henkilöstöhallinto Henkilöhallintopalvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona palkkasihteerien toimesta. Kaikki palkkalaskelmat lähetetään e kirjeinä, joten palkkalaskelmiin liittyvät tulostus ja postituspalvelut on ulkoistettu. Viimeisen vuoden aikana palkansaajat ovat voineet vastaanottaa henkilökohtaiset palkkalaskelmansa myös sähköisenä Postin tarjoamaa NetPosti järjestelmää hyödyntäen. Työterveyshuolto ostetaan Kaarina Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymältä. Talouspalvelut ja hankintapalvelut Taloushallintopalvelut tuotetaan merkittäviltä osin omana tuotantona. Kaarinassa on käytetty jo vuosia ostolaskujen sähköistä kierrätysjärjestelmää, joka muutti merkittävästi ostoreskontran hoitajan työn luonnetta. Nykyään ostolaskut myös saapuvat ostolaskujen kierrätysjärjestelmään pääsääntöisesti sähköisesti. Pienempien toimittajien paperilaskut ohjataan ulkoiselle palveluntarjoajalle, joka skannaa paperilaskut ja lähettää ne sähköisesti taloushallinnon osto

9 9 laskujen kierrätysjärjestelmään. Perintää on asteittain ulkoistettu perintätoimiston hoidettavaksi. Hankintapalvelut ovat pääosin hajautettu toimialoille ja yksiköihin, joskin hankintojen keskitetty ohjaus ja koordinointi tehdään omana tuotantona. Turun seudulla käynnistyy yhteinen hankintayksikkö vuoden 2008 alussa, mikä vaikuttaa hankintojen toteuttamiseen jatkossa. Tietohallintopalvelut Tietohallintopalvelut tuotetaan osaksi omana tuotantona ja osaksi ostopalveluna. Strateginen suunnittelu ja tietyt kehitys, konsultointi ja projektointipalvelut tuotetaan omana tuotantona. Tieto ja puhelintekniikan käyttäjien tarvitsemat yhteydenotto ja ratkaisupalvelut (Help Desk, CallCenter) tuotetaan myös omana tuotantona. Perusinfrastruktuurin tarvitsemat palvelinlaitteisiin liittyvät keskitetyt tuotantopalvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona. Tietoliikenneverkkoon ja puhelinverkkoon liittyvät perustuotantopalvelut on merkittäviltä osin ulkoistettu, joskin osa muutoshallinnasta tapahtuu omana tuotantona. Työasemaympäristön kehityspalvelut hoidetaan omana tuotantona, mutta työasemien asennuksissa ja poistoissa on työprosessien osia on pyritty ulkoistamaan. Jonkin verran tietohallinto tarjoaa palveluita myös konserniyksiköille, naapurikunnille ja pienille muille yhteistyökumppaneille. Tietohallinto ja tietotekniikka asioissa yhteistyö on ollut tiivistä Kaarinan ja Piikkiön välillä sekä myös muiden itäisten kuntien, Paimion, Sauvon ja Liedon kanssa. Ruokapalvelut Ruokapalvelut hoidetaan pääosin omana tuotantona. Tavoitteena on kuitenkin kilpailuttaa n.20 % tuotannosta vuonna Vuonna 2008 merkittävä osa palvelusta tuotetaan kuitenkin omana tuotantona toimintavarmuuden, kustannusten vertailtavuuden ja henkilöstön sopeuttamisen takia. PIIKKIÖ Yleiset periaatteet Piikkiössä Piikkiön kunnassa käynnistettiin palvelustrategian laadinta keväällä Strategiassa on tarkoituksena määritellä ne palvelut, jotka kunta tuottaa itse, ostaa ulkopuolisista palveluntuottajilta tai järjestää yhdessä muiden kuntien kanssa. Kunta ja palvelurakenneuudistuksen takia strategiatyön eteenpäinvieminen on viivästynyt.

10 10 Kansliapalvelut ja edunvalvonta Kansliapalvelut tuotetaan pääosin omana palvelutuotantona. Omana tuotantona hoidetaan mm. kokous ja asiakirjapalvelut, arkistonmuodostus, puhelinvaihde, lähetti ja kopiointipalvelut. Piikkiön kunta ostaa Itella Oyj:ltä lähtevän postin noutopalvelun. Vähäisen arkistotilan takia Piikkiön kunta on selvittänyt mahdollisuutta arkistotilojen vuokraamisesta naapurikunnilta.. Piikkiön kunnan www sivut on niin ikään toteutettu omana työnä, eikä sivujen suunnittelussa ole käytetty esim. ulkopuolisia sisällöntuotantoyrityksiä. Piikkiössä tavoitteena on, että KuntaToimisto järjestelmää hyödynnetään mahdollisimman pitkälle esityslistoja valmisteltaessa. Pääsääntöisesti esittelijät valmistelevatkin asiat po. ohjelmalla. Satunnaisesti valmistelija saattaa kirjoittaa käsin pykälätekstin ja toimistohenkilöstö kirjoittaa tämän puhtaaksi KuntaToimisto ohjelmaan. Kopiointipalvelun tarve on lähestulkoon säilynyt ennallaan, sillä hallituksen, valtuuston ja lautakuntien materiaalit toimitetaan luottamushenkilöille edelleen postitse. Viime aikoina on tarpeetonta paperin kopiointia pyritty vähentämään virastojen sisällä ja nykyisin hallituksen ja valtuuston pöytäkirjaotteet toimitetaan viranhaltijoille sähköpostitse. Piikkiö on vuodesta 2006 lähtien ostanut edunvalvontapalvelut Kaarinan kaupungilta. Vastaavasti Piikkiön kunta myy maaseutuasiamiehen palveluja Kaarinalle. Piikkiön kirjastossa toimii nimellisesti yhteispalvelupiste. Pisteen toimintaan ja kehittämiseen ei juurikaan ole panostettu ja pisteestä on saatavissa vain satunnaisia kunnan ja valtion viranomaisten lomakkeita. Henkilöstöhallinto Piikkiön kunta tuottaa henkilöhallintopalvelut pääosin omana tuotantona (1,5 palkanlaskentahenkilöä). Niin ikään palkkalaskelmat tulostetaan ja postitetaan itse. Henkilöstökoulutus ostetaan joko yksin ja yhdessä naapurikuntien kanssa alan yrityksiltä. Työterveyshuolto ostetaan Kaarina Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymältä. Talouspalvelut ja hankintapalvelut Taloushallintopalvelut tuotetaan merkittäviltä osin omana tuotantona. Piikkiössä ei ole käytössä ostolaskujen sähköistä kierrätysjärjestelmää, joten laskut kiertävät vielä perinteisesti hyväksyjältä/ hyväksyjiltä ostolaskujen kirjaajalle. Piikkiön kunta on kokeiluluontoisesti ulkoistanut osan perintätoiminnoista vuonna Koska perintätoimiston perintätuloksiin ei oltu tyytyväisiä, palattiin aikaisempaan käytäntöön eli kunta hoitaa perinnän alusta loppuun kokonaisuudessaan.

11 11 Hankintapalvelut ovat pääosin hajautettu toimialoille ja yksiköihin. Hankintojen keskitetty ohjaus ja koordinointi tehdään omana tuotantona siinä määrin kuin se olemassaolevalla henkilöstöresurssilla on mahdollista. Tietohallintopalvelut Tietohallintopalvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona ja vähäisessä määrin ostopalveluna. Strategiseen suunnitteluun ei ole juurikaan resursseja. Perusinfrastruktuurin tarvitsemat palvelinlaitteisiin liittyvät keskitetyt tuotantopalvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona. Tietoliikenneverkkoon ja puhelinverkkoon liittyvät perustuotantopalvelut on merkittäviltä osin ulkoistettu, joskin osa muutoshallinnasta tapahtuu omana tuotantona. Työasemaympäristön kehitys ja asennuspalvelut hoidetaan omana työnä. Piikkiön kunta on vuonna 2007 tehnyt sopimuksen tietohallinnon asiantuntijapalveluiden ostamisesta tarvittaessa Kaarinan kaupungilta. Muutoinkin Piikkiön kunta on tietohallinto ja tietotekniikka asioissa tehnyt viime vuosina tiivistä yhteistyötä Kaarinan kaupungin ja muiden itäisten kuntien Paimion, Sauvon ja Liedon kanssa. Ruokapalvelut Ruokapalvelut hoidetaan pääosin omana tuotantona, eikä päätöstä palveluiden kilpailuttamisesta ole olemassa. Piikkiössä muodostettiin syksyllä 2006 ruokapalveluyksikkö. Aiemmin eri hallintokunnissa toimineet keittiöt toimivat nykyisin kunnanhallituksen alaisuudessa. Ruokapalveluyksikköä johtaa emäntä ruokahuoltopäällikkö, jonka työajasta 50 % kohdistuu ruokapalveluiden kehittämiseen ja koordinointiin ja toiset 50 % ruoanvalmistustehtäviin. Ruokapalveluyksikön perustamisen yhteydessä valmistuskeittiöiden lukumäärä Piikkiössä väheni seitsemästä neljään. YHTEENVETO Palveluiden järjestämistapa on hyvin samankaltainen kahdessa vertailukunnassa. Valtaosa palveluista tuotetaan omana toimintana oman henkilöstön voimin. Kaarina hyödyntää selkeästi Piikkiötä enemmän kaupungin ulkopuolisia palvelutuottajia ja kaupungissa on myös määritelty Piikkiöstä poiketen toiminnot, jotka kaupunki jatkossakin tuottaa itse. Tietohallinnossa yhteistyötä on tehty jo vuosien mittaan ja Kaarina ja Piikkiön käyttämät tietojärjestelmät ovatkin melko yhteneväiset. Itäisten kuntien tietohallinnon yhteistyöstrategia hyväksytettiin kuntien valtuustoissa vuodenvaihteessa Yhteistyöstrategiaa on toteutettu tämän jälkeen resurssien puitteissa. Kaarinan kaupunki on solminut tietotekniseen yhteistyöhön liittyvät palvelusopimukset asian tuntijapalveluiden tuottamisesta paitsi Piikkiön kunnan myös Paimion ja Sauvon kanssa.

12 12 Muista tuotantokäyttöön yhteistyössä saatetuista järjestelmistä voidaan mainita: Kevät 2004: Kirjastojärjestelmien yhteishankinta (hankinta ASP palveluna) Kevät 2006: Sähköpostin roskapostisuodatus, yhteinen tarjouspyyntö ja ASP palvelu Kevät 2007: EastSideNet verkko, kuntien verkot yhdistävä 100 MBits verkko Kevät 2007: Oppilashallintojärjestelmät yhteiseen ulkoistettuun käyttöpalveluun Edellä mainittujen yhteistyöprojektien tietotekninen vetovastuu on ollut pääosin Kaarinalle. Hallintopalvelujen muiden toimintojen osalta yhteistyö on rajoittunut mielipiteiden ja tietojen vaihtoon ja kunnat ovat järjestäneet hallintotoimintonsa itsenäisesti omien tarpeidensa, painotustensa ja resurssiensa mukaan Palvelurakenne Olennaiset palvelurakenteeseen ja palveluiden laajuuteen liittyvät tiedot löytyvät seuraavista liitteistä: Liite 4. Kaupungin / kunnanviraston sijainti Liite 5. Valmistuskeittiöiden sijainti ja lukumäärät Liite 6. Keittiöiden yksikkötiedot

13 1.2.5 Toimitilat Taulukko: Toimitilojen muutostarve Virastotalon laajennustarve, toimistotilat Kaarina Kaarinan virastotalo on täyteen ahdettu ja toimivuudeltaan virastotalo ei ole kovin hyvä. Toiminnallisia ongelmia on mm. seuraavissa asioissa työhuoneet ovat pieniä ja neuvotteluhuoneita ei ole riittävästi kulunvalvonta on heikohko, koska ovet avataan normaaleilla abloy avaimilla ja kulkemisesta ei saada mitään raporttia Virastotalon laajentamisesta on tehty useita suunnitelmia, mutta niitä ei ole toteutettu. Virastotalon suunnittelua ja parannusta hankaloittaa myös se, että kaupunki ei omista ko. kiinteistöä. Uudessa Kaarinan keskustaa koskevassa keskustasuunnitelmassa on jälleen kerran huomioitu virastotalon laajennus, mutta toteutusaikataulu puuttuu. Piikkiö Piikkiön virastot sijaitsevat hajautettuina kolmessa eri kiinteistössä. Virasto I, jossa sijaitsevat ympäristö ja hallinto osasto, on entinen kartanon päärakennus ja otettu toimistokäyttöön vuonna II viraston (sosiaaliosasto) työskentelyolosuhteet ovat olleet esillä kunnanhallituksessa keväällä 2007 ja meneillään on selvitys, jossa kartoitetaan vaihtoehtoisia toimitiloja sosiaaliosaston käyttöön. Virasto III (sivistysosasto + maaseutusihteeri) toimii entisessä opettajienasuntolassa. Virasto I on toiminnallisesti epäkäytännöllinen, sillä rakennuksen kaikki kolme kerrosta ovat virastokäytössä. 2. ja 3. kerrokset ovat toimistokäytössä ja pohjakerros varastokäytössä. Rakennus ei täytä myöskään esteettömälle kululle asetettuja vaatimuksia (ei hissejä). Isojen kuljetusautojen vaikea päästä lähelle ovia. Erillisiä kokoustiloja ei ole I virastossa, kunnanhallituksen kokoushuonetta lukuunottamatta. Ilmastointijärjestelmä on puutteellinen, minkä seurauksena lämpötilalla kesällä nousee huomattavan korkeaksi etenkin yläkerran toimistotiloissa. Virastojen sijainti ydinkeskustan ulkopuolella vaikuttaa hajauttavasti koko kuntakuvaan. Keskustan kehittämishankkeeseen liittyen on hahmoteltu ensimmäisiä luonnoksia keskusviraston uusista toimitiloista nykyisen kirjaston 13(28)

14 14 Valtuustosali Arkistotilat Kaarinan kaupungin valtuustosali on pieni ja matala. Tilan kuutiotilavuus on täysin riittämätön valtuuston käyttöön. Ilmastointi on äänekäs ja tilan akustiikka on huono. Valtuutettujen pöydät eivät tue nykyistä kokoustekniikkaa esim. kannettavien käyttöä kokouksissa. Kalvoja ja diaesityksiä ei juurikaan kannata heijastaa valkokankaalle valtuustolle, koska salin viimeiselle riville esitys ei yleensäkään näy. Valtuustosalin uusiminen on yhteydessä koko virastotaloa koskeviin suunnitelmiin. Kaupungin lähiarkistot eivät täytä arkistotiloille asetettuja vaatimuksia. Arkistot sijaitsevat työhuoneiden yhteydessä, toimistohuonetyyppisissä tiloissa. Paloturvallisuus on heikko. Päätearkisto on paloaseman kellarissa. Keskusarkistotila ei täytä keskitetylle arkistointitilalle asetettuja vaatimuksia. tiloissa. Kaiken kaikkiaan Piikkiön virastoolosuhteet eivät vastaa 2000 luvun vaatimuksia ja vaikuttavat osaltaan heikentävästi henkilöstön työtehoon ja viihtyvyyteen. Piikkiön valtuusto kokoontuu Salvelanrinteen koulun ruokalassa. Koulun peruskorjauksen (v. 2007) yhteydessä tilojen toimivuutta kokoustilana on jonkin verran parannettu. Koska valtuutetut istuvat samoissa pöydissä kun oppilaatkin ruokaillessaan, pöydät joudutaan asettelemaan valtuustoasemiin ennen kokousta ja ruokailuasemiin kokouksen jälkeen. Koska kokoustila on iso, eivät valtuutetut voi käyttää puheenvuoroaan paikaltaan, vaan heidän on puheenvuoroa käyttäessään siirryttävä eteen puhujakorokkeelle, jossa on mikrofoni. Kalvoja ja diaesityksiä ei juurikaan kannata heijastaa valkokankaalle, sillä näkyvyys on heikko. Kunnan lähiarkistot eivät täytä arkistotiloille asetettuja vaatimuksia. Arkistot sijaitsevat työhuoneissa työntekijöiden hyllyissä. Paloturvallisuus on heikko, eikä tiloja ole lukittu. Kunnan keskusarkisto on käytännöllisesti katsoen täynnä. Kaiken kaikkiaan kunnan arkistotilat ovat riittämättömiä; kaikki liikenevät tilat on jo nyt valjastettu arkistotiloiksi. Mm. I viraston pohjakerroksessa, entisessä miesten sosiaalitilassa on lähiarkistotila. Tila toimii myös siivousvälineiden huoltotilana (tilassa mm. pesukone ja vesipiste, arkistohyllyjen välissä kuivataan siivousliinoja).

15 15 Tietotekniset tuotantotilat Kaarina kaupungin tietotekniset tuotantotilat eivät enää vastaa tietoteknisille tuotantotiloille asetettuja vaatimuksia. Konehuoneita on useita ja ne ovat arkistojen tapaan rakennettu normaaleihin toimistohuoneisiin. Kulunvalvonta on puutteellista. Tilojen murto ja palokestävyys on heikko. Vesivahinkokin on mahdollinen. Kaarina tulee varautumaan ko. tilojen parantamiseen vuoden 2008 investointibudjetissa. Myös vaihtoehtoisia ratkaisuja etsitään. Piikkiön kunta on syksyllä 2006 ostanut Elisa Oyj:ltä kiinteistön, johon on kaavailtu myös uusia tiloja kunnan keskusarkistolle. Tilojen käyttöä suunniteltaessa vuoden 2007 aikana on kuitenkin ilmennyt, että tilaa ei todennäköisesti riitäkään keskusarkistolle. Piikkiön kunnan tietotekniset tuotantotilat eivät vastaa tietoteknisille tuotantotiloille asetettuja vaatimuksia. Konehuoneita on useita ja ne ovat arkistojen tapaan rakennettu normaaleihin toimistohuoneisiin/ varastoihin. Kulunvalvontaa ei ole. Tilat eivät ole murto ja palokestäviä. Myös ilmanvaihto/ilmastointi on useimmissa tiloissa riittämätön. Keittiöt Korjaus ja uudisrakennuskohteet Kaarinassa: Piispanlähteen koulu ja päiväkoti, uudisrakennus/saneeraus Empon koulu ja päiväkoti, uusi koulu/päiväkotihanke Hovirinnan koulun keittiön saneeraus/laajennus Kaarinakodin keittiön peruskorjaus Virastotalon keittiön saneeraus/laajennus Littoisten päiväkodin keittiön saneeraus Korjaus ja uudisrakennuskohteet Piikkiössä: Rungon koulun keittiön saneeraus/laajennus on tarpeen uusi päiväkoti Rungon/Nunnan alueelle

16 16 YHTEENVETO Yleishallinnon tilojen osalta kummassakin tarkastelukunnassa on puutteita toimitiloissa. On ahtautta, vähän neuvottelutiloja ja toimimaton ilmastointi; tilojen paloturvallisuus on heikko, jopa tietoturvallisuus on vaarassa. Arkistotilaa ei myöskään ole riittävästi. Perusongelman etenkin Piikkiössä aiheuttaa se, että tiloja ei alunperin ole suunniteltu virastokäyttöön. Tietoteknisten tuotantotilojen suhteen eivät niin Kaarinan kuin Piikkiönkään tilat vastaa nykyisiä tarpeita. Tietotekniset tuotantotilat ovat pääsääntöisesti toimistohuoneita. Tietoteknisten tuotantotilojen uusiminen edellyttää merkittäviä investointeja. Ruokapalvelutiloista voidaan tehdä seuraavia päätelmiä: Kaarinassa lukion ja Kotimäen koulun keittiötilat ovat toimivia, muutoin keittiötiloissa on puutteita. Piikkiössä koulukeskuksen keittiö on vuonna 2007 toteutetun saneerauksen jälkeen toimiva ja tarkoituksenmukainen. Rungon koulussa on myös investointitarpeita riippumatta siitä, jatkaako keittiö valmistus vai jakelukeittiönä. Pihlajanmarjan päiväkodissa ongelmana on tavaran vastaanotto ja lähettäminen, muutoin keittiötilat ovat toimivat. Valmakodin (vanhainkoti) keittiö vaatii niin ikään saneerausta. Yhteenvetona voidaan todeta, että sekä Kaarinassa että Piikkiössä suurimmassa osassa keittiöitä on peruskorjaus ja saneeraustarpeita. Saneeraustarpeet lienevät syntyneen aikana, jolloin ruokapalvelujen hallinto oli hajautettu eri hallintokuntiin, ja jolloin myös ruokapalvelutilojen kokonaisvaltainen kehittäminen on jäänyt lapsipuolen asemaan Tietojärjestelmät Tietojärjestelmät ja niiden elinkaari Kaarina ja Piikkiön käyttämät tietojärjestelmät ovat melko yhteneväiset, joskin erojakin ilman muuta löytyy. Kuntakohtaiset perusjärjestelmät : Kumpikin kunta toimii Microsoft varusohjelmistoilla, joten Linux ja muita avoimen lähdekoodin ohjelmistoja ei ole merkittävästi käytetty. Kaarinalla ja Piikkiöllä on käytössään erilaiset sähköpostijärjestelmiät: Kaarinalla Toimisto Tiimi ja Piikkiössä Microsoftin ExChange/MSOutLook järjestelmä. Paljon käytetään myös pelkkiä WebMail palveluita. Sähköpostijärjestelmien uusiminen ja yhtenäistäminen on selkeästi edessä. Internet sivustojen hallintaan Kaarina on käyttänyt varsinaista sisällöntuotantojärjestelmää, sen sijaan Piikkiö on luonut internet sivustonsa nk. "perustyökaluin" ja Piikkiöllä sivujen ylläpito on myös vahvasti keskitetty, Kaarinalla puolestaan hajautettu yksiköihin.

17 17 Tietoliikenneverkot ja puhelinjärjestelmät: Tietoliikenneverkkojen suhteen Kaarina ja Piikkiö ovat erittäin yhteneväiset. Kummallakin tietoliikenneoperaattorina toimii Elisa Oyj. Kunnat on jo osaksi yhdistetty nk. EastSideNet verkolla toisiinsa. Verkon nopeus on 100 MB. Puhelinliikenteen suhteen tilanne on vastaava eli puhelinverkko operaattorina toimii sekä kiinteässä verkossa, että GSM verkossa Elisa Oyj. Puhelinvaihdetekniikassa Kaarinalla ja Piikkiöllä on käytössä Siemensin järjestelmä mutta järjestelmät hyvin eri tasoiset samasta merkistä huolimatta. Hallintopalveluiden käyttämät tietojärjestelmät: Päätöksentekoa tukevana pääjärjestelmänä Kaarina ja Piikkiö käyttävät Triplanin Kuntatoimisto järjestelmää. Tällä hetkellä järjestelmään ei ole merkittävää sisäistä ohjelmistojen uusintatarvetta. Palkkahallinnossa Kaarina käyttää WMDatan Pegasosta ja Piikkiö WMDatan Status järjestelmää. Kaarina vaihtoi Pegasokseen vuonna 2006 ja samassa hankintakilpailutuksessa olivat mukana optioina Piikkiö ja Sauvo ja heille on edelleen voimassa optiolaajennusmahdollisuus ko. tuotteeseen. Tällä hetkellä palkkajärjestelmiin ei ole merkittävää sisäistä ohjelmistojen uusintatarvetta, mutta henkilöhallintoa tukeviin laajennuksiin on kummallakin tarvetta. Kaarina Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymä käyttää Aditron Regime järjestelmää. Kirjanpidossa Kaarinan perusjärjestelmänä on ollut vuosia Aditron IntimePlus järjestelmä, kun taas Piikkiö käyttää WMDatan Statusta. Myös Kaarinan Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymä käyttää IntimePlus järjestelmää. Taloushallinnon prosessien sähköistämisessä Kaarina on edelläkävijä, kun Piikkiöllä on vasta alustavia suunnitelmia vastaavien prosessien sähköistämiseen. Sivistyspalveluiden käyttämät tietojärjestelmät: Sivistyspalveluiden käyttämät järjestelmät ovat erittäin yhtenäiset. Yhtenäisyyteen vaikuttaa myös se, että ko. sektorilla vaihtoehtoja on melko vähän. Sivistyspalveluissa kuntien käyttämät keskeiset tietojärjestelmät myös toimivat yhdessä ja samassa tuotantoympäristössä. Oppilashallintoon liittyvät tuotantopalvelut omassa ympäristössään ja kirjastojärjestelmät omassa ympäristössään. Yhteistyössä tehty ulkoistuspäätös on ollut kummallekin osapuolelle edullinen ratkaisu. Kaarina on ollut päävastuussa hankintaprosessin läpiviennistä ja ulkoistetun järjestelmän käyttöönoton koordinoinnista ja ohjauksesta. Mukana yhteistyössä ovat myös Lieto, Paimio ja Sauvo.

18 18 Sosiaalipalveluiden käyttämät tietojärjestelmät: Sosiaalipalveluiden käyttämät järjestelmät ovat melko yhtenäiset. Toiminnallisesti merkittävin eroavaisuus on Kaarinan ja Piikkiön välillä on se, että Piikkiö käyttää vanhainkodissa ja kotipalvelussa Pegasos järjestelmää ja Kaarina puolestaan käyttää ko. palveluissa Effica järjestelmää. Ottaen huomioon että myös terveyskeskuskuntayhtymä käyttää Efficaa, niin Piikkiön järjestelmä hankaloittanee yhteistyötä. Teknisen/ympäristöpalveluiden käyttämät tietojärjestelmät: Käytetyt tietojärjestelmät ovat nimitasolla lähes yhteneväiset, joskin tietojärjestelmien hyödyntämistapa vaihtelee Kaarinassa ja Piikkiössä merkittävästi. Teknisiin/ympäristöpalveluiden tietojärjestelmiin kohdistunee jatkossa melko merkittäviä kehityspaineita. Todennäköisesti Turun seudulla olisi hyvä päästä sopimukseen kaavoituksessa, mittaustoimessa, teknisessä rakentamisessa ja rakennusvalvonnassa käytettävistä tietojärjestelmistä. Merkittävä yhtenäistämispaine tulee nk. EUREF koordinaatistojärjestelmästä, johon Suomessa on siirryttävä tietyssä aikataulussa. Yhteiset koordinaatistot ja yhtenäiset korkeustasot kuntien käyttämissä teknisissä järjestelmissä, mahdollistaisivat monia palveluhankintoja kuntarajoista riippumatta. Teknisiin järjestelmiin liittyviin kehityspaineisiin on erittäin haastavaa vastata nykyisellä kuntarakenteella. Kaarinan tontti ja paikkatietopalvelut siirtyivät käyttämään Turun kiinteistölaitoksen hallinnoimaa XCity järjestelmää. Vuoden 2007 loppuun mennessä Turun hallinnoimaa XCity järjestelmää hyödyntää Kaarinassa n. 60 ympäristöpalveluiden työntekijää. Liite 7. Taulukkoesitys toimialakohtaisista tietojärjestelmistä

19 19 2 Ehdotukset palvelujen järjestämisen tavoitteiksi hallinto ja tukipalveluissa 2.1 Hallinto ja tukipalvelujen palvelujen järjestämisen yleiset tavoitteet Työryhmän näkemyksen mukaan hallinto ja tukipalvelut on järjestettävä uudessa kunnassa seuraavat tavoitteet huomioiden: Kuntalaispalvelut: Asiakaspalvelut keskitetään soveltuvin osin palvelupisteisiin tai yhteispalvelupisteisiin yhdistetyn kunnan eri osissa ja palvelupisteitä voidaan tarvittaessa perustaa kunnan luonnollisiin asiointikeskuksiin. Palvelupisteitä kehitetään kunnan kaikkien sektoreiden asiakaspalvelutarve huomioiden Palvelupisteiden asiantuntijuutta ja asiakaspalvelukykyä kehitetään kouluttamalla ja tietotekniikan suomia mahdollisuuksia mahdollisimman tehokkaasti hyödyntäen. Asiakaspalvelua tarjoavia palvelupisteitä on riittävästi. Palvelupisteestä voidaan tarjota asiakkaalle yhteys myös taustapalveluihin jopa kuvapuhelimen välityksellä Asiakkailla on käytettävissään entistä informatiivisemmat ja ajantasaisemmat internet palvelut. Asiakaspalveluita pyritään tarjoamaan monikanavaisesti myös mobiililaitteet huomioiden. Sähköisiä palveluita pyritään kehittämään mahdollisuuksien mukaan itsenäisesti ja yhteistyössä seutukunnan kanssa tai valtakunnallisiin projekteihin osallistuen. Sisäinen palvelutuotanto: Organisaation tavoitteet ja tarkoitus on selkeästi asetettu ja jalkautettu Organisaatio on matala ja joustava. Työketjut toimivat tehokkaasti nykyaikaisin menetelmin. Tietojärjestelmiä hyödynnetään tehokkaasti yhteisesti sovitulla tavalla. Paperin käyttö sisäisessä viestinnässä minimoidaan. Sähköisten työtilojen käyttöä kehitetään yhdessä toimialojen kanssa. Tavoitteena on sisäisen työmateriaalin sähköinen hallinta. Henkilöstöasiat: Asiantuntijuutta ja kehittämisaktiivisuutta arvostetaan. Uusien työmenetelmien käyttökoulutus on avainasemassa. Tiimien sisällä kannustetaan henkilökohtaiseen vastuunottamiseen ja vertaistukeen (yhdessä osaavampi). Uudessa kunnassa työskentely kehittää työntekijöiden osaamispääomaa yleisiä työmarkkinoita ajatellen. Kehittyneet työmenetelmät nostavat uuden kunnan imagoa työnhakijoiden keskuudessa.

20 Erityiset tavoitteet, jotka kuntien yhdistymisellä voidaan saavuttaa tai jotka on syytä ottaa huomioon Työryhmä on arvioinut niitä etuja ja haittoja, joita kahden kunnan hallinnon ja tukipalvelujen yhdistäminen toisi mukanaan. Etuja ja haittoja on arvioitu neljästä eri näkökulmasta: asiakkaan, talouden, erikoistumisen ja henkilöstön näkökulmista. Jotta yhdistyminen tuottaisi parhaan mahdollisen tuloksen ja kohdassa 2.1 esitetyt tavoitteet toteutuvat, on uutta organisaatiota luotaessa panostettava siihen, että edut myös realisoituvat ja haitat minimoituvat. Työryhmä korostaa, että yhdistymisen taloudelliset vaikutukset näkyvät kokonaisuudessaan vasta vuoden 2014 jälkeen, jolloin tässä selvityksessä ennakoidut eläkkeelle siirtymiset hallinto ja tukipalveluissa ovat toteutuneet. Työryhmä kuitenkin painottaa, että kuntien yhdistymisellä saadaan aikaan merkittäviä hyötyjä, joiden taloudellinen mittaaminen ja arvottaminen on vaikeaa mm. toimintavarmuuden lisääntyessä, asiantuntijuuden ja erikoistumisen kasvaessa sekä kuntatyön houkuttelevuuden parantuessa. Viime kädessä nämä muutokset heijastuvat yksittäiselle kuntalaiselle tarjottavien palvelujen laatuun ja laajuuteen sekä siihen, että palvelut voidaan turvata myös tulevaisuudessa. Liite 8. Yhdistetyn kunnan edut ja haitat 3 Uuden kunnan organisaatio ja ehdotukset palvelujen järjestämiseksi 3.1 Hallinto ja tukipalveluiden kokonaisorganisaatio ja johtamisjärjestelmä Lähtökohtana hallinto ja tukipalveluiden organisoinnille voidaan todeta, että kaikkien tarkastelukuntien nykyiset hallinnolliset rakenteet ovat hyvin keveitä. Todennäköisesti uudessa kunnassa hallinto ja tukipalvelujen organisointi onnistunee melko kivuttomasti, koska nykyiset hallintorakenteet ovat valmiiksi melko lähellä tosiaan ja helpohkosti miellettävissä. Toisaalta uuden kunnan virasto organisaatio on rakennettava niin, että se mahdollistaa tehokkaan ja toimivan hallinnon sekä hyvän johtamisen. Työryhmä onkin lähestynyt organisointikysymystä niin, että se on tarkastellut, mitkä toiminnot on vähintään sijoitettava lähekkäin, mieluummin samaan kiinteistöön, jotta kyetään takaamaan hyvä hallinto.