Taulukkolaskennan perusteet Excel 2013

Transkriptio

1 Taulukkolaskennan perusteet Excel 2013 Juha Tamminen, Antti Mitronen Ohje

2 Sisällys 1 PERUSTEET Mikä on Excel? Ohjelman käynnistys Työkirja, taulukko, sarakkeet ja rivit Tietojen syöttäminen taulukkoon, sarjojen syöttäminen ja omat sarjat Solun sisällön muokkaaminen ja tyhjentäminen FILE -VALIKKO JA MUKAUTTAMINEN Tallennusmuodot ja tallentaminen Excelin asetukset ja ominaisuudet Pikatyökalurivi KAAVAT JA LASKENTA Laskutoimitukset kaavoilla Suhteelliset ja suorat soluviittaukset Funktiot TAULUKON MUOKKAAMINEN Sisältöjen siirtäminen ja kopioiminen Rivit ja sarakkeet Lukumuotoilut Fontit, reunaviivat, taustavärit, viivat, automaattiset muotoilut Taulukon solujen suojaaminen, työkirjan suojaaminen KAAVIOT TULOSTUSTOIMINNOT Ylä- ja alatunniste Esikatselu Tulostaminen USEAN TAULUKON LASKENTA Ryhmän luominen Taulukoiden väliset kaavat Taulukoiden väliset linkit ja työkirjojen väliset yhteydet TIETOKANTATOIMINNOT Luettelomuotoinen taulukko Lajittelu Suodatus Rivien ja sarakkeiden kiinnitys Välisummat PIVOT-TAULUKOIDEN KÄYTTÖ Pivot-taulukon luominen Pivot taulukon muokkaaminen Pivot-taulukon päivittäminen: YHTEISKÄYTTÖ MUIDEN OHJELMIEN KANSSA LISÄMATERIAALIA... 26

3 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje JT Excel ohjelmaikkuna Pikatyökalurivi Valintanauha välilehtineen Nimiruutu Kaavarivi Vierityspalkit Taulukonvalitsimien vierityspainikkeet Taulukon valitsimet Luo uusi taulukko Zoomauksen liukusäädin Solun tilanilmaisin Tilapalkki Näkymät

4 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 1 (26) 1 PERUSTEET 1.1 Mikä on Excel? Excel on Microsoftin taulukkolaskentaohjelma. Taulukkolaskentaohjelman avulla voidaan laatia laskelmia sekä muotoilla niitä. Taulukoiden tiedot voidaan esittää myös graafisesti. Perusidea on, että taulukon soluihin kirjoitetaan kaavoja, jotka laskevat taulukkoon syötettyjä lukuja. Kaavan tulokseen vaikuttavan luvun muuttuessa lopputulos päivittyy automaattisesti. Funktio on valmis kaava, joka suorittaa monimutkaisenkin laskutoimituksen melko helposti. Excelissä on mm. matemaattisia, tilastollisia ja rahoitusfunktioita. Taulukon tiedot saadaan tarvittaessa havainnolliseen muotoon laatimalla niistä kaavio. Ohjelma päivittää kuvaajan, jos taulukon tiedot muuttuvat. Kaaviotyypiksi voidaan valita mm. pylväs-, ympyräja viivadiagrammeja. Excelissä on myös tietokantaominaisuuksia, kuten lajittelu ja suodatus annettujen ehtojen perusteella. Tarkastele Microsoftin yleisesittely MS Excel 2013:sta Microsoftin koulutussivuilta: Ohjelman käynnistys Excel käynnistetään joko kaksoisnapsauttamalla työpöydän -pikakuvaketta, tai napsauttamalla työkalupalkin painiketta, tai valitsemalla Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel Kolmas tapa on kirjoittaa ohjelman nimi Start valikon Haku-ruutuun, minkä jälkeen ohjelman voi napsauttaa auki hakutuloksista. 1.3 Työkirja, taulukko, sarakkeet ja rivit Yhtä Excelin tiedostoa kutsutaan työkirjaksi. Työkirja voi sisältää useita taulukkovälilehtiä, kuitenkin vähintään yhden, enintään 255. Taulukkovälilehtien nimet (Sheet1, Sheet2,...) näkyvät Excelnäkymän alareunassa, jossa niitä voi nimetä uudelleen. Huom. Taulukkovälilehtiä saatetaan kutsua myös laskentataulukoiksi tai pelkästään taulukoiksi. Tarpeettomat taulukkovälilehdet voi poistaa deletoimalla tai uusia taulukkovälilehtiä voi luoda New sheet painikkeella. Taulukossa on käytettävissä yli saraketta ja yli miljoona riviä. Rivien ja sarakkeiden koko määräytyy automaattisesti niihin syötettyjen sisältöjen mukaan, mutta voit myös säätää sarakeleveyttä ja rivikorkeutta itse: tartu hiirellä sarakeotsikoiden väliseen viivaan ja vedä sivulle, tai tartu riviotsikoiden väliseen viivaan ja vedä ylös/alas.

5 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 2 (26) 1.4 Tietojen syöttäminen taulukkoon, sarjojen syöttäminen ja omat sarjat Solu, johon halutaan kirjoittaa, valitaan hiirellä napsauttamalla. Jos syötetään pelkkiä numeroita, ohjelma tulkitsee ne automaattisesti luvuksi. Jos taas merkkijono sisältää kirjaimia, tulkitaan se tekstiksi. Tällaisella solun sisällöllä ei voida tehdä laskutoimituksia. Ohjelma tasaa tekstit solun vasempaan reunaan ja luvut oikeaan reunaan. Käyttäjä voi toki muuttaa tasauksia itse. Taulukkolaskennassa joudutaan usein syöttämään sarjoja, esimerkiksi peräkkäisiä lukuja tai kuukausien nimiä. Excelissä tämä onnistuu ilman, että jokaisen solun sisältö pitäisi syöttää erikseen. Kun syötät sarjan kaksi ensimmäistä lukua, maalaat molemmat solut aktiivisiksi, ja alat vetää hiirellä soluryhmän alanurkasta, jatkuu lukusarja matemaattisesti niin pitkään kuin hiirellä venytät. Sama onnistuu viikonpäivien ja kuukausien nimille näissä riittää vieläpä pelkästään yksi nimi. Venytettäessä hiiren pitää näkyä pienenä mustana ristinä, jota kutsutaan täyttökahvaksi. Kun haluat toistaa yhtä ja samaa lukua, niin kirjoita luku soluun ja venytä täyttökahvalla. Jos tarvitset usein tiettyä sarjaa (esimerkiksi yrityksen henkilöstöluetteloa), niin se kannattaa lisätä omaksi sarjaksi kuukausien ja viikonpäivien seuraksi Custom Lists luetteloon. Napsauta File välilehden painiketta vasemmassa ylänurkassa, valitse Options, sieltä Advanced sivu, jonka alaosasta Edit Custom Lists painike löytyy (General lohkosta). Kirjoittamalla oman sarjasi allekkain List entries ikkunaan ja kuittaamalla sen Add painikkeella saat lisättyä oman sarjan kyseisen koneen Excel-ohjelmaan. Tekemäsi sarjan saat käyttöösi taulukossa, kun kirjoitat johonkin soluun yhden syötteen ja vedät hiirellä solun alanurkasta (täyttökahvasta). 1.5 Solun sisällön muokkaaminen ja tyhjentäminen Jos haluat jälkeenpäin muuttaa solussa olevaa merkkijonoa, vie osoitin soluun ja kaksoisnapsauta sitä. Tällöin voit muokata sisältöä solussa. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa solussa kerran, ja muokata sisältöä kaavarivillä.

6 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 3 (26) Solun sisällön tyhjentäminen tapahtuu vastaavalla tavalla, mutta muokkaamisen sijaan painetaan Delete- tai Backspace painiketta. 2 FILE -VALIKKO JA MUKAUTTAMINEN Exceliin, kuten muihinkin Office ohjelmiin, sisältyy File näkymä.. Sen alta löytyvät perustoiminnot kuten: uusi työkirja, työkirjan avaaminen, tallennus, tulostus, valmistelu, lähettäminen sähköpostiin tai internetiin, julkaiseminen sekä työkirjan sulkeminen. 2.1 Tallennusmuodot ja tallentaminen File -valikon Save as komennolla voidaan määritellä tallennusnimi ja -muoto. Jos kaikilla yhteistyökumppaneilla ei ole vielä käytettävissä Office 2007, 2010 tai 2013 versioita, kannattaa tallentaa Excel Workbook muodossa. Tällä taataan se, että yhteistyökumppanit saavat tiedoston tarvittaessa auki ilman erityistoimenpiteitä. Valikon ylimmäinen vaihtoehto (Excel Workbook) tallentaa Excel -työkirjan uudessa xlsx-muodossa, joka alkaa olla jo vakiintunut tallennusmuoto.

7 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 4 (26) 2.2 Excelin asetukset ja ominaisuudet File valikon alareunan Excel Options painikkeella päästään muokkaamaan ohjelman asetuksia. Esimerkiksi General näkymään on koottu keskeisimmät ohjelman ja työkirjan tarvitsemat arvot. Tallentamiseen liittyviä asetuksia päästään muokkaamaan puolestaan Save näkymässä. Siellä voidaan asettaa oletus esimerkiksi tallennusmuodolle ja automaattisen tallennuksen tiheydelle.

8 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 5 (26) 2.3 Pikatyökalurivi Pikatyökalurivillä (Quick Access Toolbar) on tarkoitus pitää useimmin tarvittavia toimintoja, kuten Tallenna, Kumoa, Esikatsele, jne. Pääset lisäämään tai poistamaan Pikatyökalurivin toimintoja napsauttamalla sen päässä olevaa nuolta, ja valitsemalla haluamasi rivi pudotusvalikosta aktiiviseksi tai passiiviseksi. 3 KAAVAT JA LASKENTA 3.1 Laskutoimitukset kaavoilla Tyypillisiä Excelin kaavoja ovat esimerkiksi =A2+A3 ja =B3/B2. Kaava kirjoitetaan soluun, ja se muodostuu aloitusmerkistä (=), argumenteista (soluviittauksista A2, A3) ja operaattorista (+). Tarvittaessa kaava voidaan kopioida solusta toiseen täyttökahvasta vetäen. Muutamia laskutoimituksia: Yhteenlasku (sum) + Vähennyslasku (subtract) - Kertolasku (product) * Jakolasku (devide) / Prosentti (percent) % Potenssiin korotus (power) ^

9 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 6 (26) 3.2 Suhteelliset ja suorat soluviittaukset Edellisissä kaavoissa tehtiin soluihin suhteelliset soluviittaukset. Tämä tarkoittaa sitä, että kaavaa kopioitaessa kohdesolut muuttuvat siirtoa vastaavasti. Soluihin voidaan tehdä myös suorat viittaukset, jolloin kohdesolut eivät muutu, vaikka kaavaa kopioitaisiin. Suora soluviittaus tehdään kaavaan F4- funktionäppäimellä. Yksi F4:n painallus soluosoitteen jälkeen tekee $-merkin sekä saraketunnuksen että rivitunnuksen eteen. Haluttaessa ns. sekaviittauksia, painetaan F4-näppäintä niin monta kertaa, että $-merkki on joko sarake- tai rivitunnuksen edessä, tilanteen mukaan. 3.3 Funktiot Excelissä on suuri joukko valmiiksi kirjoitettuja kaavoja, joita kutsutaan funktioiksi. Yksinkertainen esimerkki on summa funktio. Edellä esitelty yhteenlasku voidaan tehdä myös näin: =SUM(A2:A3). SUM haetaan Formulas välilehden nauhalta, Autosum painikkeesta. Summa funktio on tosin niin yleinen, että se löytyy myös Home välilehdeltä. Muut funktiot on ryhmitelty aihepiirin mukaan Formulas välilehdelle. Kuitenkin useimmissa tapauksissa nopeampi tapa funktion hakemiseen on kirjoittaa soluun = -merkki ja sen perään funktion nimi. Ohjelma tarjoaa heti alkukirjaimet saatuaan kaikkia mahdollisia niihin täsmääviä funktioita pikavalikossa. Voit mennä haluamasi funktion päälle hiirellä, valita sen ja painaa sarkain-painiketta näppäimistöltä. Tällöin funktion perään avautuvat sulkeet, joiden sisään voit syöttää tarvittavat argumentit. Vaihtoehtoisesti voit avata funktion dialogi-ikkunan (mikäli sillä sellainen on) kaava rivin edessä olevalla pienellä f x painikkeella. Esim.

10 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 7 (26) Muutamia funktioita: Yhteenlasku Tulo Keskikarvo Pienin arvo Suurin arvo Laske lukumäärä Pyöristä Maksu (esim. kuukausierä) Sum Product Average Min Max Count Round PMT 4 TAULUKON MUOKKAAMINEN 4.1 Sisältöjen siirtäminen ja kopioiminen Solujen sisältöjä voidaan siirtää tai kopioida. Sen voi tehdä esimerkiksi Leikepöydän avulla: aktivoi solu ja valitse näppäinyhdistelmä Ctrl + X, niin siirrät solun sisällön leikepöydälle. Mene kohdesoluun ja valitse näppäinyhdistelmä Ctrl + V, niin saat liitettyä siirtämäsi sisällön leikepöydältä soluun. Jos haluat kopioida, niin käytä leikepöydälle viemiseen näppäinyhdistelmää Ctrl + C. Kätevämpää siirtäminen ja kopiointi lienee kuitenkin hiirellä vetämällä: valitse solu tai maalaa solualue, ja siirrä aktivoitu alue vetämällä sen reunaviivan tuntumasta. Jos haluat siirtämisen sijasta kopioida, pidä Ctrl-näppäin pohjassa, kun vedät hiirellä. 4.2 Rivit ja sarakkeet Rivejä ja sarakkeita voidaan poistaa tai lisätä, suurentaa tai pienentää. Rivin tai sarakkeen voi poistaa napsauttamalla rivin tai sarakkeen tunnusta (numero tai kirjain), ja painamalla näppäimistöltä Del (delete). Uuden rivin voi lisätä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella (normaalisti oikeanpuoleinen) jonkin rivitunnuksen päällä, ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Insert. Uusi tyhjä rivi tulee valitun rivin yläpuolelle. Uuden sarakkeen voi tehdä samalla tekniikalla, mutta tällöin napsautetaan saraketunnusta. Uusi sarake tulee valitun sarakkeen vasemmalle puolelle.

11 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 8 (26) 4.3 Lukumuotoilut Kun solun sisältöä halutaan muotoilla, löytyvät työkalut Home-välilehden Number-ryhmästä. Napsauttamalla Number-ryhmän avainpainiketta (nuoli ryhmän alanurkassa), avautuu Format Cells ikkuna, jossa on täydellisempi valikko muotoiluille. 4.4 Fontit, reunaviivat, taustavärit, viivat, automaattiset muotoilut Fonttien ominaisuuksia muokataan Home-välilehden Font ryhmässä. Avainpainike

12 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 9 (26) Napsauttamalla Font-ryhmän avainpainiketta, avautuu siitäkin Format Cells ikkuna, jonka Border- ja Fill-välilehdillä voidaan muotoilla solujen ulkoasua. 4.5 Taulukon solujen suojaaminen, työkirjan suojaaminen Taulukon solujen suojaaminen tarkoittaa sitä, että suojattuja soluja ei voi muokata, ei niiden sisältöä eikä ominaisuuksia. Mikäli haluat suojata koko taulukon, riittää että valitset Review välilehden Changes-ryhmän Protect Sheet painikkeen. Tällöin avautuu Protect Sheet ikkuna, jossa voit halutessasi määritellä salasanan suojaukselle. Tällöin suojaus on vahvempi. Salasana voidaan toki jättää määrittelemättä, jolloin suojauksen pystyy kuka tahansa purkamaan. Tälläinenkin suojaus on usein riittävä, sillä se estää vahingossa tehtävät muutokset. Jos haluat suojata vain osan taulukosta, pitää muokattaviksi sallitut solut ensin vapauttaa lukituksen piiristä. On myös mahdollista ulottaa suojaaminen koko työkirjaan. Tällöin vain valitaan nauhalta Protect Workbook painike. Huomaa, että tämä toiminto suojaa vain työkirjan rakenteen muutoksilta, mutta ei taulukoiden soluja.

13 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 10 (26) 5 KAAVIOT Taulukoiden numerosisältöä on usein syytä havainnollistaa. Se tapahtuu kaavioiden avulla. Excelissä on mahdollista luoda mm. pylväs-, palkki-, ympyrä- ja viivakaavioita. Näitä kutsutaan myös diagrammeiksi. Kaavio laaditaan yksinkertaisimmillaan näin: aktivoidaan se taulukon alue hiirellä maalaamalla, josta kaavio halutaan tehdä. Sitten valitaan Insert välilehden Charts ryhmästä oikea kaaviotyyppi. Tässä esimerkissä valitaan pylväskaavio eli Column. Seuraavassa vaiheessa valitaan avautuvasta valikoimasta sopiva pylväskuvaaja, minkä jälkeen Excel piirtää kaavion ja sijoittaa sen taulukon päälle. Kaavio voidaan siirtää sopivaan paikkaan ja säätää sen kokoa nurkista venyttämällä. Kaavion Design lisävälilehti on tässä vaiheessa aktiivinen, ja kaavion muokkausta voidaan jatkaa mm. Chart Layouts ja Chart Styles ryhmissä. Tai kaavion oikealle puolelle ilmestyvistä lisäpainikkeista (plussa, sivellin, suppilo). Ohjeita on myös Microsoftin koulutussivuilla:

14 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 11 (26) 6 TULOSTUSTOIMINNOT 6.1 Ylä- ja alatunniste Laskentataulukkoon voidaan liittää ylä- ja alatunniste. Excel taulukolle tyypillistä on, että tunnisteet eivät näy Normal-näkymässä, ainoastaan Page Layoutissa ja Print Previewissa (tulostuksen esikatselussa). Tunnisteet löytyvät Insert välilehden Text ryhmästä, Header & Footer painikkeesta. Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti valita alareunan tilapalkista Page layout näkymän, jossa pääset tekemään tai muokkaamaan tunnisteita. Tunnisteet syötetään valmiisiin kenttiin, joita on kolme (vasemmalla, keskellä, oikealla). Alla esimerkkinä ylätunniste. Sisällöt voidaan syöttää itse tai käyttää soveltuvin osin Design -välilehden valintanauhan automaattisia syötteitä, kuten päivämäärä tai tiedoston nimi. Tunnisteita syötettäessä tai muokattaessa ollaan Page Layout näkymässa, josta pääsee pois napsauttamalla alareunan Tilarivin Normal näkymän painiketta. Kursorin pitää olla tällöin jossakin taulukon solussa, ei enää tunnisteessa.

15 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 12 (26) 6.2 Esikatselu Taulukon tulostusasua voidaan tarkastella File -valikon Print -näkymässä. 6.3 Tulostaminen Edellä mainitussa näkymässä ovat myös tulostuksen perusasetukset. Mitä haluat tulostaa?

16 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 13 (26) Voit rajata tulostusalueen koskemaan vain tiettyjä sivuja. Lajittelu Tulosteen suunta Paperikoko Reunukset Jos olet asettanut pikatyökaluriville Quick Print painikkeen, voit käyttää sitä, kun haluat tulostaa koko aktiivisen taulukon oletustulostimelle yhden kerran.

17 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 14 (26) 7 USEAN TAULUKON LASKENTA 7.1 Ryhmän luominen Työkirjan taulukkovälilehdistä voidaan luoda ryhmä. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun tiedämme tekevämme työkirjaan useita samanmuotoisia taulukoita, joilla on ehkä samat sarakeotsikot. Ryhmä luodaan valitsemalla taulukonvalitsimesta aktiivisiksi kaikki halutut taulukot. Ne poimitaan hiirellä pitämällä Ctrl näppäintä pohjassa. Valittujen taulukoiden valitsimet muuttuvat alleviivatuiksi. Tämän jälkeen kaikki syötteet tai muokkaukset kohdistuvat samanaikaisesti kaikkiin valittuihin taulukoihin. Ryhmätilasta päästään pois napsauttamalla taulukonvalitsimessa sellaisen taulukon nimeä, joka ei ole mukana valinnassa, tai painamalla hiiren kakkos-painikkeella jonkin valitun taulukon nimeä, ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Ungroup Sheets. 7.2 Taulukoiden väliset kaavat Koska yhdessä Excelin työkirjassa voi olla useita taulukoita (=taulukkovälilehtiä), voidaan näiden välillä tehdä viittauksia, ja siten suorittaa laskutoimituksia. Yksinkertaisin viittaus voidaan tehdä siten, että kaavaa kirjoitettaessa siirrytään siihen taulukkoon, josta halutaan hakea argumentti, ja valitaan solu. Kun kaava on valmis, Enteriä painamalla palataan automaattisesti siihen soluun ja siihen taulukkoon, johon kaavaa kirjoitetaan. 7.3 Taulukoiden väliset linkit ja työkirjojen väliset yhteydet Taulukoiden ja työkirjojen väliset kaavat ovat linkkejä, samoin leikepöydän kautta tehdyt linkitykset. Tällöin lähde- ja kohdetaulukon tiedot pysyvät ajan tasalla, vaikka toisessa niitä muokattaisiin.

18 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 15 (26) 8 TIETOKANTATOIMINNOT 8.1 Luettelomuotoinen taulukko Tiedon analysointiin tarkoitettuja taulukoita kutsutaan myös tietokantamuotoisiksi taulukoiksi tai luetteloiksi. Näitä ei pidä sekoittaa varsinaisiin tietokantaohjelmien tietokantoihin, vaikka näitä taulukoita voidaan toki niissä käyttää. Näissä taulukoissa tiedot on syötetty siten, että jokainen tietokokonaisuus eli tietue on kirjoitettu omalle rivilleen, ja ylimmällä rivillä on sarakeotsikot. Kun jokin taulukko halutaan määritellä luettelomuotoiseksi, tehdään se Home välilehden Styles - ryhmän Format as Table painikkeella. Ensin pitää vain viedä kursori johonkin soluun taulukkoalueella. Format as Table painikkeen valikosta pitää valita ulkoasu taulukolle ja hyväksyä (tai muuttaa) ohjelman antama aluemääritys. Tyypillisesti luettelomuotoinen taulukko on suurikokoinen sisältäen huomattavan määrän tietueita. Tämä tuo mukanaan ongelmia tiedon havainnoimisessa ja hahmottamisessa. Lisäksi usein on näkyvissä paljon enemmän tietoa kuin sillä hetkellä tarvittaisiin. Tämän vuoksi käytettävissämme on mm. lajittelu-, suodatus- ja välisummaus-työkalut. 8.2 Lajittelu Luettelomuotoiseksi taulukoksi määrittelemisen jälkeen sarakeotsikoihin tulevat näkyviin suodatusnuolet. Niistä saadaan kullekin sarakkeelle joukko työkaluja, kuten lajittelut ja suodatukset. Lajittelu tarkoittaa tietueiden

19 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 16 (26) asettamista järjestykseen jonkin tietyn arvon mukaan, esimerkiksi tilausmäärän mukaiseen järjestykseen suurimmasta pienimpään. Jos tarvitaan useita samanaikaisia lajitteluperusteita, otetaan käyttöön Data välilehden Sort & Filter ryhmän Sort painikkeesta avautuva ikkuna. 8.3 Suodatus Kun halutaan nähdä vain osa taulukon tietueista, taulukko voidaan suodattaa. Toisin sanoen kaikki muut rivit, paitsi annetut kriteerit sisältävät, piilotetaan. Voimme antaa suodatuksen kriteerit samasta pudotusvalikosta kuin lajittelunkin. Voimme laittaa valintamerkin jonkin yksittäisen solunsisällön eteen, sillä ne kaikki on luetteloitu valikon alareunaan. Vaihtoehtoisesti voimme käyttää laajempaa ehtojen määrittelyä Filters toiminnosta, jossa voimme suodattaa näkyviin esimerkiksi kaikki ne tietueet, joissa Määrä on suurempi kuin Rivien ja sarakkeiden kiinnitys Suurissa taulukoissa on usein tarkoituksenmukaista kiinnittää ylin rivi pysyvästi näkyviin. Tällöin sarakeotsikoita on helppo tarkastella silloinkin, kun on selattu taulukkoa alemmas. Myös vasen sarake voidaan kiinnittää, jos taulukko on hyvin leveä. Lisäksi toiminto sallii valitun määrän sarakkeita ja rivejä kiinnitettävän samanaikaisesti. Toiminto löytyy View-välilehden Window-ryhmästä, painikkeesta Freeze Panes. Tämän alta löytyy kolme vaihtoehtoa: Freeze Panes (vapaa määrä), Freeze Top Row (ylin rivi), Freeze First Column (ensimmäinen sarake).

20 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 17 (26) Tätä vaihtoehtoa tarvitaan useimmin. 8.5 Välisummat Jos halutaan esimerkiksi laskea yhteen suodatetun taulukon solujen sisältöjä, niin mukaan tulevat myös piilotetut solut, jos käytämme tavallista yhteenlasku kaavaa tai Sum funktiota. Kun haluamme suorittaa laskutoimituksia vain suodatetuilla tiedoilla, niin funktiot pitää hakea toisin. Design lisävälilehden Table Style Options ryhmän Total Row kohtaan asetetaan valinta. Tällöin saadaan taulukon viimeiseksi riviksi uusi Total rivi. Menemällä tämän rivin johonkin soluun, ilmestyy solun viereen nuoli. Nuolesta avautuvasta pudotusvalikosta valitaan tarvittava funktio, joka laskee vain kyseisen sarakkeen suodatetuilla tiedoilla.

21 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 18 (26) 9 PIVOT-TAULUKOIDEN KÄYTTÖ 9.1 Pivot-taulukon luominen Pivot-toiminnon perusominaisuudet käydään tässä luvussa läpi käytännönläheisesti esimerkin avulla. Pivot-taulukoiden avulla voidaan raportoida, tiivistää tai havainnollistaa juuri halutut tiedot. Pivot-taulukon voi tehdä luettelosta, Excelin ulkopuolisesta tietokannasta, useasta Exceltaulukosta tai aiemmin tehdystä pivot-taulukosta. Käytetään esimerkkinä Tilaus.xls-työkirjassa olevaa tilaus-luetteloa. Selvitetään pivot-taulukon avulla eri maihin toimitettujen tilausten arvo kuljetusliikkeittäin. 1. Valitse yksi solu luettelon alueelta. 2. Valitse komento Lisää- Pivot-taulukko (Insert-välilehti > Pivot Table). 3. Tee Create PivotTable ikkunassa yllä olevat valinnat ja paina OK, jos alueviittaus luetteloon on oikein. 4. Määritetään pivot-taulukkoon mukaan otettavat kentät. Siirrä hiirellä rivi-kenttään (Row Labels) maa-painike, sarakekenttään (Column Labels) rahtaaja-painike ja arvot-kenttään (Values) hinta-painike. 5. Laskentataulukkoon muodostuu antamiesi ehtojen mukainen Pivot-taulukko. Määritä ARVOT-kentästä laskettavien tietojen nimi ja lukujen esitysmuoto:

22 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 19 (26) a) Kaksoisnapsauta hiirellä Summa:Hinta (sum of hinta) solua A3. b) Kirjoita nimeksi Yhteensä. c) Napsauta Luku (Number)-painiketta. d) Muuta lukumuodoksi valuutta ilman desimaaleja. e) Valitse OK, OK. 6. Voit myös määrittää muita taulukkoon vaikuttavia asioita valitsemalla Analyze -lisävälilehdeltä Pivot Table -ryhmästä Options. Voit määrittää esimerkiksi: Pivot-taulukolle nimen (ei välttämätön). Lasketaanko taulukon reunoille yhteensä-tiedot (Rivisummat, Sarakesummat). Tallennetaanko alkuperäisen luettelon tiedot pivottaulukon mukana. Jos tallennetaan, niin taulukko vie enemmän levytilaa, mutta taulukkoa voidaan muuttaa myöhemmin ja sen pohjalta voidaan luoda uusia pivot-taulukoita. Automaattisen muotoilun, joka muotoilee taulukon muutosten jälkeen aina uudelleen.

23 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 20 (26) Valmiissa taulukossa on rivikenttänä Maa ja sarakekenttänä Rahtaaja. Huomaa, mihin tietoalueelle annettu nimi Yhteensä on sijoittunut. Tietokenttänä on Hinta ja hinnoista on laskettu summa. Esimerkiksi rahtaaja 3 on kuljettanut Belgiaan :n edestä tilauksia. 9.2 Pivot taulukon muokkaaminen Pivot-taulukon lajittelu Kun valitset hiirellä rivi- tai sarakekentän pikavalikon ja napsautat Lajittele-painiketta, niin valittu kenttä lajitellaan arvojen mukaiseen aakkosjärjestykseen. Voit myös järjestää taulukon tietoalueen lukujen mukaan: Valitse jokin solu tietoalueella siitä sarakkeesta, jonka mukaan haluat järjestää ja napsauta Lajittele-painiketta.

24 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 21 (26) Taulukkokenttien muokkaaminen Rivi-, sarake- ja tietokenttien ominaisuuksia voidaan muokata. Valitse kenttä, jota haluat muokata (riittää kun valitset yhden solun kentän alueelta) ja napsauta Kentän asetukset (Field Settings)-painiketta. Saat näkyville seuraavan kaltaisen ikkunan: Ikkunassa voit mm. määrätä laskettavaksi välisummia (Subtotals) ja voit piilottaa (Hide) tietoja. Ikkunassa voit muuttaa tietojen yhdistämistavan. Yleisimmin käytetään tietojen yhteenlaskua (Summa/Sum) tai lukumäärien laskentaa (Laske/Count). Luku (Number)-painikkeen takaa pääset määrittämään missä muodossa tietoalueen luvut näytetään. Kentän asetukset (Field Settings)-ikkunassa voit vaihtaa myös tiedon näyttämistapaa. Valitse Show values as välilehti: valitse esimerkiksi riviprosentit (Prosenttia rivistä/percent of Row).

25 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 22 (26) Raporttisuodatin Taulukkoa voi monipuolistaa lisäämällä Raporttisuodattimen (Report Filter). Tämä tekee Pivot-taulukkoon tavallaan kolmannen ulottuvuuden. Lisätään Report Filter -kenttään Myyjä. Tämän jälkeen voit halutessasi tarkastella taulukkoa myyjäkohtaisesti. Raporttisuodatin ilmenee taulukossa avattavana luetteloruutuna, josta voit valita myyjän nimen. Oletuksena pudotusvalikossa on Kaikki (All). Voit myös purkaa raporttisuodattimen taulukon siten, että kunkin myyjän taulukko tulee omalle sivulleen työkirjassa: Options > Show Report Filter Pages Alkuperäinen taulukko säilyy omalla paikallaan. Käytä painiketta harkiten, jos raporttisuodattimessa on paljon arvoja Ryhmittely Taulukon rivi- ja sarakekenttien arvoja voi ryhmitellä. Ryhmitellään esimerkkinä Euroopan maat omaan ryhmäänsä. Valitse taulukosta ensimmäisen Euroopan maan nimi Belgia ja napsi sen jälkeen hiirellä muut Euroopan maat pitäen Ctrl-näppäintä alhaalla. Aseta maat yhteen ryhmään oikealla hiiren näppäimellä valitsemalla Ryhmitä (Group Selection). Ryhmityksen voi purkaa valitsemalla Pura ryhmitys- (Ungroup).

26 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 23 (26) Voit piilottaa Euroopan yksittäiset maat, kun valitset solun, jossa on muodostuneen ryhmän nimi (Ryhmä1/Group1) ja napsautat Collapse Field-työkalupainiketta. Ryhmän nimeksi voit kirjoittaa Eurooppa. Yksittäiset tiedot voi palauttaa Expand Fieldpainikkeella. Ryhmiä voi myös yksinkertaistaa. Voit siirtää hiirellä alkuperäisen Maa-rivikentän (harmaa painike) pivot-taulukon ulkopuolelle, jolloin se poistuu taulukosta ja palaa Pivot taulukkokenttään (Pivot table field list). Voit kirjoittaa uuden maa-rivikentän nimeksi Alue (et voi kirjoittaa siihen nimeä Maa, koska silloin alkuperäiset tiedot palautuisivat pivot-taulukkoon Päivämäärien ja numerotiedon ryhmittely Vaihda aiemmin tehdyn pivot-taulukon rivikentäksi Tilauspäivä. Siirrä Alue pois ja vedä sen tilalle Tilauspäivä Voit ryhmitellä tilauspäivät helposti esimerkiksi kuukausien mukaan. Valitse pivot-taulukosta ensimmäinen päivämäärän sisältävä solu ja valitse oikealla näppäimellä Ryhmitä (Group).

27 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 24 (26) Excel tunnistaa päivämäärätiedon ja ehdottaa päivämäärille sopivia ryhmittelyperusteita. Valitse ryhmittelyperusteeksi Kuukaudet (Months) ja valitse OK. Vastaavalla tavalla voi ryhmitellä rivi- tai sarakekentissä olevia numeerisia arvoja, joille Excel ehdottaa sopivia ryhmittelyperusteita. 9.3 Pivot-taulukon päivittäminen: Päivitä tiedot (Refresh)-painikkeella voit päivittää pivottaulukon ajan tasalle, jos lähdetiedoissa on tapahtunut muutoksia.

28 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 25 (26) 10 YHTEISKÄYTTÖ MUIDEN OHJELMIEN KANSSA Microsoft Officen kaltaisten toimistopakettien tarkoitus on taata ohjelmien välinen joustava yhteiskäyttö. Tiedostoja tai niiden osia voidaan useimmiten kopioida tai siirtää ohjelmasta toiseen. Kopiointi leikepöydän välityksellä on yksi keskeinen yhteiskäytön muoto. Voidaan myös valita, linkitetäänkö tieto vai upotetaanko se, riippuen halutaanko tiedon päivittyvän automaattisesti kohdeohjelmassa. Tallentaminen pdf-muotoon on yleistynyt tapa jakaa tietosisältöjä ohjelmistoriippumattomasti. Jos halutaan upottaa Excel taulukko Wordiin, maalataan taulukon alue hiirellä, valitaan Home välilehden Clipboard ryhmän Copy työkalu. Sitten avataan Word tiedosto ja valitaan siellä Paste, tarkemmin sanottuna Pasten alareunassa oleva nuoli. Nuolesta avautuvasta valikosta valitaan Paste Special, joka avaa valikon liittämismuodoista. (Toki olisit voinut valita useita liittämismuotoja jo Pasten pikavalikosta.) Paste Special ikkunan ylin liittämismuoto tarjoaa mahdollisuuden muokata taulukkoa myös kohdetiedostossa. Tämä vaihtoehto kasvattaa tiedoston kokoa yleensä eniten, mutta erot ovat melko pieniä. Vasemman reunan napeista valitaan, liitetäänkö taulukko upottamalla vai linkkinä. Linkki päivittää kohteen, jos lähdettä muokataan. Tämä tietysti edellyttää, että tiedostojen sijoituskansiot ovat samalla koneella tai samassa verkossa, eikä niiden sijaintia muuteta. Liitettäessä kaaviota, liittämismuodot ovat hieman erilaisia. Microsoft Office Graphic Object on käyttökelpoinen valinta.

29 HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 26 (26) 11 LISÄMATERIAALIA Tässä oppimateriaalissa on kerrottu vain lyhyesti Excel 2013:n perusominaisuuksista. Lisätietoja löydät monista eri lähteistä: Lammi, Manu, Ruuskanen, Suvanto: Tietokoneen käyttötaito Windows 8 & MS Office 2013 (Docendon kustantama oppikirja) - Lammi: Excel 2013 Laatua taulukoihin - ym