Sähköpostin käyttö Outlook -ohjelmalla

Transkriptio

1 Sähköpostin käyttö Outlook -ohjelmalla Sähköposti... 2 Yleistä Outlookista... 2 Näkymä... 2 Näkymän muokkaaminen... 4 Viestit... 5 Lukeminen... 5 Vastaaminen... 5 Poistaminen... 6 Tulostaminen... 6 Viestien kirjoittaminen... 6 Viestien allekirjoitus... 8 Viestien hakeminen... 9 Kansiot Roskaposti Säännöt Automaattiset vastaukset Yhteystiedot Yhteystiedon lisääminen Yhteystietoryhmän lisääminen Yhteystietojen ryhmittely kansioihin Yhteystietojen jakaminen toisille käyttäjille Yhteystietojen käyttäminen... 14

2 Sähköposti Yleistä Outlookista Kaupungin sähköpostia voidaan käyttää eri ohjelmilla. Sähköpostia voidaan lukea Internet selaimella, mobiililaitteilla ja Outlook ohjelmalla. Eri ohjelmat tarjoavat erilaisen näkymän samaan postilaatikkoon. Outlook nimitystä käytetään useassa eri paikassa. Office365 www - näkymän otsikkorivillä lukee Outlook, Outlook.com on Microsoftin yksityiskäyttäjille tarkoitettu sähköpostipalvelu, älypuhelimille saa Outlook - nimisen sovelluksen ja Outlook on Office paketin mukana tuleva sähköpostiohjelma. Outlook liittyy tavalla tai toisella sähköpostiin, muuta yhteistä näillä eri palveluilla ei tunnu olevan. Tässä ohjeessa Outlookilla viitataan Office paketin mukana tulevan tietokoneohjelmaan. Kaupungin käytössä olevaa Office365 sähköpostia voidaan käyttää Office2010:n tai uudemman Office paketin mukana tulleella Outlookilla. Toisin kuin Groupwise Outlook integroituu tiiviimmin käyttäjätunnuksen kanssa eikä useimmiten käytetä erillistä salasanaa sähköpostiin. Tietokone tuleekin pitää lukittuna kun et ole sen äärellä (näppäinyhdistelmä: ja l) Näkymä Pääikkunan näkymä koostuu useasta eri osasta Valintanauha Valintanauha jakautuu useaan eri välilehteen joista yksi on aina näkyvissä. Jokainen välilehti jakautuu loogisesti jaoteltuihin ryhmiin joissa on saman aihepiirin toimintoja Lukuruutu Lukuruutu on Outlookin pääikkunan osa, joka näyttää valitun sähköpostiviestin sisällön.

3 Siirtymisruutu Siirtymisruutu on vasemmassa laidassa oleva ruutu jonka kautta voidaan siirtyä nopeasti Outlookin eri osiin. Kansiot Kansiorakenne näkyy vasemmalla sähköpostitunnuksen alla. Yläpuolella on useimmiten käytetyt suosikki kansiot.

4 Tehtävät palkki Tehtävä palkissa näkyy kooste tulevista kalenterimerkinnöistä ja tehtävistä. Näkymän muokkaaminen

5 Viestilistauksen järjestystä on helppo vaihtaa painamalla hiiren vasemmalla painikkeella sarakkeen otsikkoa. Sarakkeen oikealla puolella oleva nuoli ilmaisee minkä sarakkeen mukaan viestit järjestellään ja onko lajittelujärjestys nouseva vai laskeva. Näytettäviä sarakkeita voi muokata painamalla sarake otsikon päällä hiiren oikeaa nappia ja valitsemalla mukauta näkymää. Sarakkeet painikkeesta voidaan poistaa tai lisätä näytettäviä sarakkeita Valintanauhan Näytä välilehdellä on lukuisia asetuksia joilla ulkoasua voidaan muokata. Näytä keskusteluna -valinta niputtaa samasta aiheesta käydyn sähköpostivaihdon puurakenteen tapaiseen listaukseen. Useimmissa tapauksissa asetus on kätevä. Keskusteluasetukset kohdasta kannattaa lisäksi valita näytä muiden kansioiden viestit niin omat vastauksesikin näkyvät samassa keskustelussa. Asettelu ryhmän painikkeilla voidaan vaikuttaa siihen miten esim. lukuruudun ja tehtävät palkin sijainti on määritelty. Viestit Lukeminen Valitsemalla viestin (hiiren vasen painike) viesti avautuu lukuruutuun. Tuplaklikkaamalla viestiä se avautuu omaan ikkunaan. Vastaaminen Valintanauhan vastaa ryhmässä on seuraavat painikkeet. vastaa vastaa viestin lähettäjälle (ctrl + r) vastaa kaikille vastaa kaikille joille viesti oli lähetetty (ctrl + vaihto + r) välitä ohjaa viestin edelleen toiselle henkilölle (ctrl + f)

6 viestiä voi käyttää myös kokouskutsun pohjana kokous -painikkeella Poistaminen Valitse poistettava viesti hiiren vasemmalla painikkeella ja paina deleteä näppäimistöltä. Tai paina hiiren oikeaa nappia viestin päällä ja valitse poista. Kuten muissakin Office ohjelmissa voit valita useamman viestin pitämällä Ctrl nappia pohjassa ja painamalla valittavia viestejä hiiren oikealla painikkeella. Pitämällä vaihtonäppäintä (shift) pohjassa voit merkitä listan ensimmäisen ja listan viimeisen viestin ja kaikki siitä väliltä tulevat valituksi. Viestit menevät poistetut kansioon. Poistetut kansion voi tyhjentää painamalla sitä hiiren oikealla ja valitsemalla tyhjennä kansio. Poistettuja viestejä ei voi palauttaa. Tulostaminen Valitse valintanauhalta tiedosto ja tulosta Viestien kirjoittaminen Paina valintanauhan uusi sähköpostiviesti painiketta (Ctrl + N)

7 Kirjoita vastaanottaja -kenttään vastaanottajan sähköpostiosoite. Voit myös kirjoittaa nimen alusta muutaman kirjaimen ja painaa tarkista nimet painiketta. Valitse nimi Outlookin ehdottamista nimistä. Erota useammat nimet välilyönnillä. Piilokopio kenttä on oletuksena piilotettu. Sen saa näkyville valintanauhan asetukset välilehden piilokopio painikkeella. Piilokopiota käytetään kun lähetetään massasähköpostia usealle eri henkilölle. Vastaanottaja ei näe piilokopiokenttään syötettyjä muita osoitteita. Jos käytössä on jaettuja postilaatikoita niin lähettäjän selkeyttää postittamista jossain tapauksissa. Sen saa näkyville asetukset välilehden lähettäjä -painikeella. Viestiä voidaan muotoilla valintanauhan perusteksti painikeryhmän painikkeilla. Oletuksena viesteihin voidaan sisällyttää monipuolista muotoilua. Älä kuitenkaan vaihda oletusfonttia tai fontin väriä.

8 Liitteet voi liittää valintanauhan viesti välilehden Liitä tiedosto painikkeella tai valintanauhan lisää välilehdeltä jossa viestiin voi myös upottaa mukaan kuvia tai esim. taulukoita. Tekstiä muotoillessa on hyvä muistaa että eri sähköpostiohjelmat näyttävät muotoilut eri tavalla. Useimmiten on hyvä pitää tekstin ulkoasu ja muotoilu mahdollisimman pelkistettynä. Viesti lähetetään lähetä painikkeella Viestien allekirjoitus Valitse valintanauhasta tiedosto välilehti. Avaa välilehdeltä asetukset -> sähköposti. Paina allekirjoitukset painiketta.

9 Luo uusi allekirjoitus uusi painikkeella. Anna allekirjoitukselle nimi. Laadi allekirjoitus muokkaa allekirjoitus kohtaan. Muotoilu on hyvä sellaisenaan. Älä vaihda fonttia, väriä tai tekstin kokoa. Allekirjoituksen saa automaattiseksi Valitse oletusallekirjoitus kohdan asetuksilla. Viestien hakeminen Viestilistauksen yläpuolella on hakukenttä joka hakee hakuehtojen mukaisia viestejä kyseisestä kansiosta. Painamalla hakukenttää hiirellä valintanauhaan ilmestyy hakutyökalut -välilehti.

10 Valintanauhan hakutyökalut -välilehden Kaikki sähköpostiviestit toiminnolla haetaan hakuehtojen mukaisia viestejä kaikien viestien kesken. Liitteitä painikkeella näytetään viestilistassa ainoastaan viestit joissa on liitteitä. Muilla toiminoilla (lähettäjä, aihe, tällä viikolla ) voidaan rajata viestien hakuehtoja yksityiskohtaisesti. Kansiot Viestitulva voidaan jakaa kansioihin. Sähköpostiosoitteesi alla on kansiosi. Lisää kansioita painamalla kansiorakennetta hiiren oikealla painikkeella ja valitse uusi kansio. Nimeä kansio ja se ilmestyy listaan. Voit vetää viestit kansioihin (vetäminen = paina hiiren vasenta nappia viestin päällä ja pidä nappi pohjassa samalla kun siirrät hiiren nuolen kansion päälle. Vapauta vasen nappi). Voit vetää kansioita toisten kansioiden alikansioiksi. Alikansioiden järjestystä ei voi vaihtaa vaan ne järjestellään aakkosjärjestyksen mukaan. Suosikit näkyvät kansiolistauksen päällä olevassa osiossa. Suosikkeihin voi määritellä kansiot, jotka ovat päivittäisessä käytössä. Näin siirtyminen yleisimmin käytetystä kansiosta toiseen on mahdollisimman helppoa. Kansion saa suosikkeihin painamalla sitä hiiren oikealla napilla ja valitsemalla lisää suosikkeihin Roskaposti Roskapostien lisäksi roskapostikansioon saattaa tulla sinne kuulumattomia viestejä. Esimerkiksi laskujen kierrätyksen ja kopiokoneelta skannatut viestit menevät herkästi roskapostikansioon. Roskapostikansion viestejä tulee tarkkailla säännöllisesti. Roskapostikansiossa oleva sinne kuulumaton viesti merkitään normaaliksi viestiksi seuraavasti. Paina viestiä hiiren oikealla painikkeella, valitse roskaposti -> ei roskapostia. Valitse luota aina sähköpostiin kohteesta ja paina ok. Toisinaan roskapostia pääsee tavallisenkin postin puolelle. Outlookissa on mahdollista painaa viestiä hiiren oikealla painikkeella ja valita Roskaposti -> estä lähettäjä. Usein tehokkaampaa on vain poistaa läpitullut roskaposti.

11 Säännöt Säännöillä voidaan automatisoida viestien käsittelyä. Esim. tietyn lähettäjän viestit saadaa aina ohjattua tiettyyn kansioon. Automaattiset raportit ja uutiskirjeet on kätevä ohjata sääntöjen avulla omaan kansioonsa. Klikkaa viestiä hiiren oikealla painikkeella, valitse säännöt -> siirrä aina viestit kohteesta valitse kansio ja paina ok. Luotuja sääntöjä voi hallinnoida painamalla valintanauhan Siirrä -ryhmän säännöt painiketta. Automaattiset vastaukset Automaattisella vastauksella voidaan tiedottaa omasta poissaolosta viestin lähettäjille. Valitse valintanauhasta tiedosto välilehti. Paina Automaattiset vastaukset osiota. Automaattinen vastaus välitetään joko hanko.fi osoitteisiin, ulkopuolisiin osoitteisiin tai molempiin. Jaetut postilaatikot Jos tunnuksellesi on määritelty käyttöoikeus jaettuihin postilaatikoihin ne näkyvät kansiolistauksen alaosassa.

12 Yhteystiedot - kun kirjoitat uuttaa viestiä, viestin oletuslähettäjänä on oma sähköpostiosoitteesi. Sen voi vaihtaa kun klikkaa lähettäjäkentän näkyville. - vastatessa jaettuun postilaatikkoon tulleeseen viestiin vastauksen kirjoittaksi tulee oletuksena jaetun postilaatikon tiedot - Allekirjoitus ei tule automaattisesti jaettuun postilaatikkoon vaan se pitää valita listasta. Tee oma allekirjoitus jaettua postilaatikkoa varten. Yhteystiedot painike löytyy vasemmassa laidassa olevasta siirtymisruudusta. Paina yhteystiedot painiketta hiiren vasemmalla painikkeella (Ctrl + 3 näppäinyhdistelmä) Yhteystiedon lisääminen Lisää uusi yhteystieto valintanauhan uusi yhteystieto painikkeesta. Syötä tarvittavat tiedot Yhteystieto -ikkunaan. Puhelinnumeroa syöttäessä ruutuun saattaa avautua sijaintitiedot ikkuna. Sen voi sulkea. Sähköpostista uuden yhteystiedon luominen on helppoa. Klikkaa lähettäjän nimeä hiiren oikealla ja valitse lisää uusi outlook yhteystieto.

13 Lisätty yhteystieto ilmestyy Omiin yhteystietoihisi Yhteystietoryhmän lisääminen Yhteystietoryhmä on yhteystietojen lista. Yhteystietoryhmä on kätevä silloin kun lähettään usein samalle joukolle viestejä. Luo yhteystietoryhmä valintanauhan uusi yhteystietoryhmä -painikkeella. Anna ryhmälle nimi Lisää ryhmälle jäsenet lisää jäseniä painikkeella. Painike tarjoaa eri vaihtoehtoja osoitteiden poimintaan: Outlook -yhteystiedoista tarkoittaa että poimit jäsenet lisäämistäsi osoitteista, osoitteisto tarkoittaa järjestelmästä löytyviä hanko.fi osoitteita. Yhteystietojen ryhmittely kansioihin

14 Yhteystiedot voi ryhmitellä kansioihin jos se helpottaa niiden hallitsemista. Paina hiiren oikeaa vasemmassa reunassa olevan yhteystiedot kansion päällä ja valitse omat yhteystiedot kansion päällä ja valitse uusi kansio. Anna kansiolle nimi. Yhteystiedot voi vetää uuteen kansioon. Yhteystietojen jakaminen toisille käyttäjille Yhteystiedon voi jakaa toiselle käyttäjälle sähköpostin liitteenä. Vastaanottaja voi siirtää liitteen omiin yhteystietoihin jolloin sama yhteysryhmä on myös hänen käytettävissään. Paina hiiren oikeaa painiketta ryhmän päällä. Valitse välitä yhteystieto -> Outlook yhteystietona Vastaanottaja voi vetää yhteystietoryhmän omiin yhteystietoihin Yhteystietojen käyttäminen Yhteystiedoille voidaan suoraan kirjoittaa sähköpostia yhteystiedot -toiminnon kautta. Valitse yhteystieto. Valintanauhan viesti -ryhmän toiminnot (sähköpostiviesti, kokous) kohdistetaan nyt valitulle käyttäjälle.