Kalenterimerkintöjen siirtäminen Notesista

Transkriptio

1 1 of :58 ID: 3303 Kalenterimerkintöjen siirtäminen Notesista Outlookiin Notesissa olevat kalenterimerkinnät on mahdollista siirtää Outlook-kalenteriin. Tietoja ei siirretä keskitetysti, vaan jokainen tekee halutessaan siirron itse. Siirto on kolmivaiheinen: 1. tiedot siirretään Notesista tiedostoon 2. tiedostoa muokataan 3. tiedot tuodaan tiedostosta Outlookiin Ohjeessa on ensin neuvottu kertaluonteisten tapahtumien siirtäminen tiedostoon, sitten toistuvien tapahtumien siirtäminen tiedostoon. Seuraavaksi neuvotaan tietojen tuonti Outlookiin. Ohjeen lopussa neuvotaan miten tapahtumia on mahdollista editoida Excelissä virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamiseksi ennen tuontia Outlookiin. Kertaluontoisten tapahtumien siirtäminen tiedostoon Toistuvien tapahtumien siirtäminen tiedostoon Tapahtumien tuominen tiedostosta Outlookiin Tietojen editoiminen Excelissä Kertaluontoisten tapahtumien siirtäminen tiedostoon Avaa Notes. Avaa Mail-välilehti. Avaa Views-valikko. Valitse kalenterisiirto-tavalliset (1). Kalenterissa olevat merkinnät näkyvät oikealla (2).

2 2 of :58 Avaa File-valikko. Valitse Export.

3 3 of :58 Tallenna tiedosto paikkaan, josta se on helppo löytää (1). Kohdassa Save as type: on valittava Comma Separated Values (2). Kirjoita kohtaan File name: tiedostolle nimi, esimerkiksi notes_tavalliset.csv. Huomaa, että myös tiedostopääte.csv on kirjoitettava (3). Napsauta Export (4).

4 4 of :58 Tarkitsta, että valinnat ovat kuten kuvassa. All documents on valittuna (1). Include View titles on valittuna (2). Napsauta OK (3). Notesin kalenterimerkinnät on nyt tallennettu tiedostoon. Tiedoston voi avata esimerkiksi Notepadillä tai Excelillä, joissa niitä voi vielä muokata ennen siirtämistä Outlookin kalenteriin. Muokaaminen Excelillä neuvotaan myöhemmin tässä ohjeessa >>. Toistuvien tapahtumien siirtäminen tiedostoon Avaa Notes. Avaa Views-valikko.

5 5 of :58 Valitse kalenterisiirto-toistuvat (1). Kalenterissa olevat merkinnät näkyvät oikealla (2). Avaa File-valikko. Valitse Export.

6 6 of :58 Tallenna tiedosto paikkaan, josta se on helppo löytää (1). Kohdassa Save as type: on valittava Comma Separated Values (2). Kirjoita kohtaan File name: tiedostolle nimi, esimerkiksi notes_toistuvat.csv. Huomaa, että myös tiedostopääte.csv on kirjoitettava (3). Napsauta Export (4).

7 7 of :58 Tarkitsta, että valinnat ovat kuten kuvassa. All documents on valittuna (1). Include View titles on valittuna (2). Napsauta OK (3). Notesin kalenterimerkinnät on nyt tallennettu tiedostoon. Tiedoston voi avata esimerkiksi Notepadillä tai Excelillä, joissa niitä voi vielä muokata ennen siirtämistä Outlookin kalenteriin. Muokaaminen Excelillä neuvotaan myöhemmin tässä ohjeessa >>.

8 8 of :58 Tapahtumien tuominen Outlookiin Avaa Outlookin kalenteri. Napsauta File. Avaa Open & Export -välilehdeltä Import/Export.

9 9 of :58 Valitse Import from another program or file. Napsauta Next. Valitse Comma Separated Values. Napsauta Next. Napsauta Browse.

10 10 of :58 Etsi tiedosto. Napsauta OK. On jossain määrin makukysymys, minkä vaihtoehdon valitsee. Valitse Allow duplicates to be created, jos olet epävarma. Napsauta Next.

11 11 of :58 Sinulla voi olla useita kalentereita käytössä. Valitse mihin niistä tiedot tuodaan. Napsauta Next. Varmista, että valintarasti on laitettu ruutuun Import "tiedosto" into fol... Map Custom Fields -kohdasta voit halutessasi tarkistaa, mitkä tiedot siirretään mihinkin kenttään. Napsauta Finish.

12 12 of :58 Kalenterimerkinnät on nyt siirretty Outlookiin. Tietojen editoiminen Excelissä Notesista tuodut tiedot kannattaa editoida ennen siirtoa Outlookiin. Sen voi tehdä esimerkiksi Excelissä seuraavasti: Avaa uusi työkirja. Avaa DATA-välilehti. Valitse From Text. Etsi ja valitse tiedosto, johon tallensit Notesin kalenterin (1). Napsauta Import (2).

13 13 of :58 Valitse kohdassa (1) vaihtoehto Delimited. Laita rasti kohtaan My data has headers (2). Napsauta Next. Valitse erotinmerkiksi Delimiters-sarakkeesta Comma (1). Esikatseluikkunassa näkyy erotinmerkin vaikutus (2). Napsauta Next.

14 14 of :58 Napsauta Finish. Excel kysyy mihin haluat sijoittaa tiedot. Napsauta solussa A1. Napsauta OK.

15 15 of :58 Siirrettävät kentät näkyvät otsikkorivillä (1). Esimerkissä osassa tietoja on virheitä (2). Jotkin merkinnät siirtyvät kaksoiskappaleina (3). Location ja Description -kenttien tiedot eivät ole siirtyneet ollenkaan (4).

16 16 of :58 Korjaa virheelliset tiedot. Tallenna tiedot csv-muodossa.

17 17 of :58 Avaa File-välilehti. Avaa Export-sivu. Valitse Change File Type.

18 18 of :58 Valitse CSV (Comma delimited) (*.csv). Napsauta Save As. Anna tiedostolle nimi. Napsauta Save.

19 19 of :58 Ohita varoitus napsauttamalla Yes. Tiedosto on tallennettu. HUOM: Excel käyttää csv-erottimena puolipistettä. Tietojen tuonti Outlook-kalenteriin kuitenkin vaatii, että erottimena on pilkku. Edellä tallennettua tiedostoa on siksi vielä muokattava. Yksi tapa on avata tiedosto johonkin tekstinkäsittelyohjelmaan ja vaihtaa puolipisteet pilkuiksi automaattisella etsi-korvaa -toiminnolla. Menetelmä toimii hyvin, mutta tekstissä mahdollisesti olevat puolipisteet muuttuvat nekin luonnollisesti pilkuiksi. Jos Notesista tuoduissa kalenterimerkinnöissä on puolipisteitä, Excelistä saatu tiedosto on käytävä läpi manuaalisesti ja tehtävä korjaukset yksittäin. Korjaukset voi tehdä esimerkiksi seuraavalla tavalla: Avaa muokattu tiedosto Wordillä.

20 20 of :58 Napsauta Replace-painiketta. Kirjoita Find what -kenttään puolipiste. Kirjoita Replace with -kenttään pilkku. Replace All korvaa kaikki puolipisteet pilkulla. Usein tämä sopii, mutta jos esimerkiksi Notes-kalenterin Description-kentässä on käytetty puolipistettä, tietojen siirto ei toimi kuten pitäisi. Napsauta OK. Sulje auki oleva ikkunat, tallenna tiedosto ja sulje Word. Tiedot voi nyt siirtää Outlookin kalenteriin >>

21 21 of :58