Kieku-hanke Edellytykset hankkeen vaiheeseen kaksi siirtymiselle tilanne

Transkriptio

1 Kieku-hanke Edellytykset hankkeen vaiheeseen kaksi siirtymiselle tilanne Liite 2

2 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos 1(2) 1. Toimintatapamallin konkreettinen johtaminen virastoissa ja hallinnonaloilla siten, että suunnitellut vaikuttavuus ja tuottavuus tavoitteet voidaan saavuttaa. Kaikissa käyttöönotoissa tulee virastoilla olla projektipäällikkö, muutosjohtaja, projektisuunnitelma sekä muutos- ja viestintäsuunnitelma. Tavoiteltuja hyötyjä seurataan. 2. Toimintatapamuutokselle tulisi asettaa mittari (sanallinen arvio) osaksi viraston tulosohjausta. 3. Palkeiden ja viraston välisen työnjaon kehittäminen erityisesti heha-prosesseissa siten, että rutinoitunutta tietojärjestelmäosaamista edellyttävät tehtävät keskitetään nykyistä selvästi enemmän Palkeisiin (esimerkiksi SAP HCM:n käytön siirtäminen Palkeille). 4. Prosessien operatiivisen ohjauksen vastuun selkeyttäminen. Prosesseilla tulee olla operatiivinen omistaja, joka nykyistä enemmän mukana Kiekun käyttöönotossa. Päätös ja suunnittelu tehty Valmistelu on meneillään strategisen ohjausryhmän valmisteluryhmässä. Edellytyksenä on myös uuden käyttöönottomallin käyttöönotto (kohta 2.1). Periaatepäätös tehty Valmistelu on meneillään strategisen ohjausryhmän valmisteluryhmässä. Päätös ja suunnittelu tehty Päätös ja suunnittelu tehty Päätös tehty ja projekti käynnistetty. Uusien älykkäiden lomakkeiden käyttöönotto on muutoksen edellytys (kohta 3.2). Prosessien operatiivisten omistajien roolia on suunniteltu uudessa käyttöönottomallissa. Päätöksiä ei ole tehty ( kohta 2.1). 1

3 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimintatapamuutos 2(2) 5. Hallinnonalojen ja virastojen johtajien sekä virastojen käyttöönottoprojektipäälliköiden sitouttaminen toimintatapamuutoksen toteuttamiseen. 6 a) Hallinnonalojen ja virastojen VES-tulkintojen yhtenäistäminen. 6 b) Varmistetaan riittävän pitkä reagointiaika VES-muutosten toteuttamiselle 6 c) Järjestelmäratkaisun kehittäminen siten, että erilaiset VES-tulkinnat on huomattavasti nykyistä helpommin toteutettavissa järjestelmään. Periaatepäätös tehty ja suunnitelma valmis Periaatepäätös tehty ja suunnitelma valmis Periaatteellinen linjaus olemassa Valmistelu on meneillään strategisen ohjausryhmän valmisteluryhmässä. Liittyy kohtaan 1.2. Asia on keskusteltu valtion työmarkkinalaitoksen kanssa. Valmistelu on meneillään referenssiryhmässä. Edellytyksen määrittelyn jälkeen prosessinomistaja on indikoinut, että ei tunnista merkittäviä tulkintaeroja, joilla olisi oleellista vaikutusta järjestelmätoteutukseen. Asia on keskusteltu valtion työmarkkinalaitoksen kanssa ja periaatteellinen linjaus on tehty. Suunnitelma valmis Asiaa on käyty läpi toimittajan kanssa RVL:n toteutuksen yhteydessä. Laajempaa suunnitelmaa toteutuksesta ei ole. Kohdat 6a, 6b ja 6c ovat osittain toisiaan täydentäviä edellytyksiä, joten niitä tulee tarkastella kokonaisuutena 2

4 2. Hankkeen toteutus 1(2) 1. Uuden käyttöönottomallin kehittäminen ja käyttöönotto Käyttöönottomalli hyväksytty 2. Strategisen ohjausryhmän kokoonpanon ja kokouskäytäntöjen kehittäminen. Varmistetaan, että hallinnonaloilta on oikean tasoinen edustus ohjausryhmässä. Lisäksi ohjausryhmän kokoonpanossa tulisi huomioida tulevien käyttöönottojen hallinnonalojen edustajat. Ohjausryhmän raportoinnin kehittäminen, esimerkiksi virastojen/hallinnonalojen tulisi raportoida omien hallinnonalojen toiminnan muutoksen tilanteesta. 3. Hankkeen hallinnan ja johtamisen menetelmien systemaattinen käyttöönotto ja toimeenpano sekä roolien ja vastuiden selkeyttäminen. Kaikilla hankkeilla/projekteilla tulee olla asettamispäätökset, hanke/projektisuunnitelmat, johtamismalli, edistymisraportit ja nimetyt vastuuhenkilöt, joiden rooli tulee olla selkeästi kuvattu. Periaatepäätös tehty ja suunnitelma valmis Tulokset todettavissa käyttöönottoerissä (esimerkiksi VM2) Uusi käyttöönottomalli on ollut katselmoitavana syksyn aikana. Hankkeen ja Palkeiden välisestä roolijaosta käyttöönotossa keskustellaan vielä. Uuden mallin käyttöönotosta ei ole vielä tehty päätöstä. Suunnittelua on tehty strategisen ohjausryhmän valmisteluryhmässä, mutta päätöksiä ei ole tehty. Strategisen ohjausryhmän itsearviointi on tehty. Lukuisia korjaavia toimenpiteitä tehty, mutta edellytysten toteutumista ei ole systemaattisesti todettu. VM2 käyttöönotossa menetelmiä sovellettiin aikaisempaa paremmin. 3

5 2. Hankkeen toteutus 2(2) 4. Päätöksenteon nopeuttaminen. Hankkeella tulee olla selkeät eskalointikäytännöt, joiden perusteella avoimet tai ratkaistavat asiat ohjataan oikealle päätöksentekotasolle päätettäväksi. Määritellään toimintatapa ja jalkautetaan toimintatapa Suunnittelua on tehty strategisen ohjausryhmän valmisteluryhmässä, mutta päätöksiä ei ole tehty. 5. Kieku-ratkaisun sisällölliselle ohjaamiselle tulee määritellä selkeät päätöksentekijät sekä foorumit, joissa päätöksistä keskustellaan, ja määritellä, mitä asioita päätetään/keskustellaan milläkin foorumilla. 6. Kehittämistoimenpiteet tulee projektoida ja resursoida sekä perustaa toimenpiteitä varten kehittämissalkku. Salkun valmistelu tulisi tehdä strategisen ohjausryhmän valmisteluryhmässä ja se tulisi raportoida säännöllisesti strategisen ohjausryhmän kokouksissa. 7. Toimittajan halukkuus ja kyvykkyys tehdä korjaavat toimenpiteet ja muutokset riittävän nopeasti ja laadukkaasti. Selvitetään toimenpiteet, joilla yhteistyö toimittajan kanssa saadaan toimivammaksi. Päätöksenteko tasot kuvattu ja määritelty Päätös tehty Tehdään tarkennettu arvio toimenpiteiden tilanteesta ennen lopullista vaiheen II päätöksentekoa Yhteistyö- ja päätöksentekomallista on v tehty dokumentti jotka on käsitelty ja hyväksytty strategisessa ohjausryhmässä, mutta mallia ei ole jalkautettu. Mallin uusinta on valmisteilla. Päätös kehittämisen projektisalkusta on kirjattu VM:n ja VK:n väliseen tulossopimukseen. Ensimmäinen versio projektisalkusta on tehty. Selvitys tehty Useita yksittäisiä toimenpiteitä tehty. Neuvotteluja on käyty useilla eri tasoilla toimittajan kanssa. Toimittaja on tehnyt arvion kyvykkyydestään ja resursoinnistaan. 4

6 3. Käyttöönotettavien tuotteiden laatu ja valmius 1(4) 1. Jatkossa hehan tietoja, jotka tulevat SAP HCM:stä Logicakomponentteihin, ei enää pysäytetä välitauluun päiväkausiksi odottamaan palkanlaskentaa tai Tahti-tietojen korjauksia. Tulokset ainakin osittain todettavissa Välitaulukäsittelyä on nopeutettu toimintatapamuutoksella, joka otettiin käyttöön 6/2013 sekä järjestelmämuutoksella, joka siirrettiin tuotantoon SAP HCM:stä tulee edelleen virheellistä tietoa sisään ja tiedot pysähtyvät yhä välitauluun tai eivät lähde HCM:stä eteenpäin. Näiden tilanteiden selvittäminen vie edelleen Palkeiden aikaa. 5

7 3. Käyttöönotettavien tuotteiden laatu ja valmius 2(4) 2. Portaalilomakkeiden teknisen toiminnallisuuden varmistaminen. Uusien lomakkeiden jatkokehitys. Lomakkeiden tulee myös tukea prosessin mukaista toimintaa. Tulokset ainakin osittain todettavissa Portaalilomakkeiden tekninen toiminnallisuus varmistetaan työvälinevaihdolla: järjestelmän viisi Adobe-lomaketta korvataan WebDynpro-lomakkeilla. Kaksi WebDynpro-lomaketta siirrettiin tuotantoon ja loput kolme siirretään tuotantoon Henkilöstöhallinnon toimenpidemuutoksen mukaiset lomakkeet saadaan tuotantoon vasta keväällä Tulokset ovat laajemmin arvioitavissa vasta kesällä

8 3. Käyttöönotettavien tuotteiden laatu ja valmius 3(4) 3. Järjestelmän skaalautuvuuden varmistaminen kuormitustesteillä palkanlaskennan eräajon läpimenon ja ajanhallinnan osalta Tulokset ainakin osittain todettavissa Järjestelmän skaalautuvuutta on varmistettu useilla järjestelmämuutoksilla ja korjauksilla vuoden 2013 aikana. Uusimmat suorituskykyä nopeuttavat muutokset siirretään tuotantoon Kieku 5.10:ssä. Tuotannossa ei ole tällä hetkellä käytön estäviä eikä käyttöä merkittävästi haittaavia suorituskykyongelmia. Tuotannon suorituskyvyn ja kapasiteetin monitorointia on kehitetty ja tavoitetila, jossa kaikki Kieku-komponentit ovat monitoroinnin piirissä, on saavutettu. 7

9 toimenpiteiden taso ennen vaiheeseen II 3. Käyttöönotettavien tuotteiden laatu ja valmius 4(4) 4. Käyttövaltuushallinnan teknologian uudistaminen siirtymällä SAP IDM -järjestelmään Käyttöönotto suunniteltu ja aikataulutettu 5. Jakopalkkojen käsittelyn yksinkertaistaminen Tulokset ainakin osittain todettavissa 6. Kustannuslaskennan perusominaisuuksien käyttöönotto Huomioitava Periaatteellinen linjaus olemassa SAP IDM Proof of concept on tehty ja tulokset olivat hyviä. Käyttöönoton aikataulu sidottu vaiheen 2 etenemispäätökseen mennessä toimittajalta pitäisi tulla tavoitehinta- ja aikatauluarvio. Jakopalkkojen arkkitehtuurimuutos on tehty ja siirretty tuotantoon. VM2-käyttöönottoerän virastot ottavat uuden mallin käyttöön alkaen ja tuotannossa oleville virastoille tehdään siirtymissuunnitelma. Arkkitehtuurimuutos vaatii vielä joitakin uusia raportteja, jotka toteutetaan vuonna Ajanhallinnan tietojen oikeellisuuden tarkistusten puute aiheuttaa sen, että työajankirjauksessa on virheitä, joka vaikuttaa jakopalkkojen raportoinnin oikeellisuuteen. Tuloksia uuden mallin toimivuudesta saadaan vasta 2014 alkuvuodesta. Kustannuslaskennan mallista on toteutussuunnitelma, jossa virastoilla on valittavana kolme erilaista kustannuslaskennan toteutusmallia. 8

10 Yksityiskohtaiset edellytykset toimenpiteiden taso 4. Tuotanto 1. Palvelutuotannon/ Palkeiden jatkuvan tuotannon työmäärä ja kustannus Kohtuullinen varmuus tulevasta kustannustasosta saatava Palkeissa Kiekun käyttöönottaneiden virastojen osalta henkilöstöhallinnon palveluiden tuottavuus on laskenut. Taloushallinnon osalta vastaavan kaltaista tuottavuuden laskua ei ole tapahtunut. Tuottavuudessa on huomattavia virastokohtaisia eroja. Eroja on synnyttänyt erityisesti käyttöönottoprojektin onnistuminen ja henkilöstöhallinnon osaaminen. Tuottavuuden muutoksia on analysoitu Deloitten laatimassa erillisessä raportissa. Järjestelmämuutoksille on tyypillistä, että heti muutoksen tapahduttua tuottavuus laskee, mutta nousee myöhemmin. Osalla virastoista henkilöstöhallinnon tuottavuus onkin lähtenyt vähitellen palautumaan. Tehtyjen käyttöönottojen perusteella voidaan arvioida, että Kiekua käyttäen on saavutettavissa sama tai ainakin joiltakin osin parempi tuottavuus kuin ennen Kiekun käyttöönottoa. Tämä kuitenkin edellyttää useiden korjaavien toimenpiteiden toteuttamista. Tuottavuuden lasku ei ole korjattavissa yhdellä yksittäisellä toimenpiteellä, vaan vaatii useita toimenpiteitä kuten Toimintatapamuutoksen toteuttamista Henkilöstöhallinnon prosessien kehittämistä Järjestelmään liittyvien puutteiden ja virheiden korjaamista sekä tietojen oikeellisuuteen liittyvien järjestelmätarkistusten lisäämistä Palkeiden tuotantotoiminnan tehokkaampaa organisointia Palkeiden Kieku/SAP kokemusta omaavien henkilöiden mukaan ottamista käyttöönottoihin Palkeiden tuotannon ihmisten mukaan ottamista käyttöönottoihin entistä aikaisemmassa vaiheessa Ylimääräisten palkanlaskennan tarkastusten poistamista ja Erityisesti suurten käyttöönottojen onnistumista. 9

11 4. Tuotanto 2. Palvelutuotannon/ Palkeiden tuen ja ylläpidon työmäärä ja kustannus Kohtuullinen varmuus tulevasta kustannustasosta saatava Tuen ja ylläpidon resursointi suhteessa käyttäjämääriin on suunnitellulla tasolla, mutta selvästi korkeammalla tasolla kuin ennen käyttöönottoa. Tukeen ja ylläpitoon tarvittava työmäärä laskee tyypillisesti kun järjestelmää on käytetty pidemmän aikaa. Katso edellinen kohta. 3. Palkeiden resurssien riittävyys ja asiakastuen tarvitseman osaamisen varmistaminen 4. Hankkeen (Valtiokonttori) resurssien riittävyyden varmistaminen sekä havaittujen osaamispuutteiden tarkempi arviointi ja havaittujen osaamispuutteiden korjaaminen mahdollisten osaamiskapeikkojen osalta Päätökset resursoinnista on tehty Resurssitarpeen suunnittelua on tehty yhdessä hankkeen ja Palkeiden kesken. Palkeita huolestuttaa erityisesti käyttöönottojen resursointi Palkeissa, josta tarkemmat suunnitelmat valmistuvat tammikuussa. Arviointi toteutettu Resurssitarpeen suunnittelua on tehty yhdessä hankkeen ja Palkeiden kesken. Hankkeessa on henkilöiden vaihtuvuutta, joka tekee resursoinnin haasteelliseksi. 10

12 2014 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International.