Sopimusohje. Sisällysluettelo. KL-Kuntahankinnat Oy. Toimistotarvikkeet 2012 KLKH43

Transkriptio

1 KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde Toimittaja Hinnoittelu Tilaaminen ja toimitus Sopimushallinta Sitoutuminen Eksaitti Lisätietoja... 5

2 1 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimuskausi Sopimuksen optiokausi on otettu käyttöön ja sen jälkeen sopimusta jatketaan maalis-huhtikuulle 2016 kunnes uuteen kilpailutukseen perustuva sopimus saadaan voimaan. Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. Sopimuksen kohteena ovat toimistotarvikkeet ja värikasetit asiakkaille. Toimistotarvikkeet, toimistolaitteet, värikasetit (alkuperäinen/yhteensopiva), kirjekuoret, tallennusmedia, kalenterit, kahviotuotteet ym. Värikasettien kierrätysohjelma, ekologisia tuotevaihtoehtoja tarjolla. Kaikkia tuoteryhmiä ei ole pakko ottaa, esim. värikaseteissa ja kirjekuorissa asiakkailla voi olla erillisiä sopimuksia Täyttöpalvelu tarvittaessa, suoratoimitukset, varastotoimitukset Toimitukset koko Suomen alueelle 2. Toimittaja Lyreco Finland Oy (Y-tunnus ) Väinö Tannerin tie Vantaa Sanna Lampinen sanna.lampinen@lyreco.com 3. Hinnoittelu Sopimushinnat koko tuotevalikoimalle. Hinnat perustuvat avoimeen hinnoitteluun ja sovittuihin myyntikatteisiin. Avoin hinnoittelumalli varmistaa oikean hintatason koko sopimuskaudeksi. Toimistotarvikkeiden hinnasto löytyy Eksaitti-työtilasta 43 Toimistotarvikkeet Toimittajan ilmoittamat hinnat sisältävät kaikki kustannukset. Laskutuslisiä tai muita kuluja ei voi lisätä hintaan tai laskuttaa asiakkaalta erikseen. Poikkeuksena ovat kuljetuskustannukset, jotka lisätään erikseen toimistotarvikkeiden hintoihin. Lyreco Finland Oy:n toimitusmaksu on pääkaupunkiseudulla 6,64 (alv. 0 %) per toimitus ja muualla Suomessa 10,74 (alv. 0 %) per toimitus. Pääkaupunkiseudulla tarkoitetaan Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan aluetta. Kuntahankinnat on sopinut erikseen toimittajan kanssa tarjouksesta poikkeavasta järjestelystä koskien kuljetuskustannuksia, mikä on voimassa toistaiseksi. Mikäli asiakas on Kuntahankintojen toimistopaperipuitesopimuksen (KLKH762013) asiakas ja tilaa samalla tilauksella toimistopapereita, asiakkaalta veloitetaan tällöin vain yksi toimitusmaksu.

3 2 4. Tilaaminen ja toimitus Asiakkaat tilaavat tuotteet joko asiakkaan varastoon tai suoraan käyttöpaikalle. Osa asiakkaista käyttää automaattista täyttöpalvelua. Täyttöpalvelu voidaan ottaa käyttöön, jos käyttäjien lukumäärä on vähintään 50 henkilöä, hinnoittelu on asiakaskohtainen ja tapahtuu toimittajan omakustannehintaan. Tilaukset voi tehdä joko sähköisesti tai puhelimitse ja verkkokaupasta osoitteesta. Käyttäjätunnukset tulee pyytää Lyrecon asiakaspalvelusta. Erilliset ohjeet sähköisen tilausjärjestelmän käyttöön löytyvät Eksaitista. Sähköposti: Puhelin: (pvm / min) Tilauksen yhteydessä asiakkaan tulisi sopimushintojen saamisen varmistamiseksi mainita, että asiakas kuuluu KL-Kuntahankintojen puitesopimuksen piiriin. Toimittaja tuottaa sähköisen tuoteluettelon niiden asiakkaiden osalta, joilla on katalogihallintapalvelu käytössään. Katalogihallintapalveluista vastaava yritys ohjeistaa asiakaskohtaisesti miten katalogeja ladataan Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on toimitettuna perillä Asiakkaan toimitusosoitteen sisätiloihin. Toimitus tapahtuu tilauksesta laskettuna 3 työpäivän kuluttua tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti Toimituksen viivästyminen Jos toimittaja ei jostakin syystä pysty toimittamaan jotakin tilattua tuotetta, toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen hinnalla. Jälkitoimituksia pyritään välttämään ja niissä tapauksissa, kun ne ovat välttämättömiä, toimittaja vastaa kuljetuskustannuksista Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Laskussa tulee mainita ainakin seuraavat tiedot: asiakkaan nimi ja osoite, palveluiden/tuotteiden nimet, hinnat (alv eriteltynä), viitenumero sekä tilaus- /toimituspäivä. Viivästyskorko on laskun saapumishetkellä olevan korkolain mukainen. Toimittaja laskuttaa jälkikäteen suoraan asiakasta sopimukseen perustuvista toimituksista. Lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua tuotteen hyväksytystä vastaanotosta tai laskun päiväyksestä, riippuen siitä kumpi ajankohta on myöhäisempi.

4 Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta. Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä aina kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta 43 Toimistotarvikkeet Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa Asiakkaan halutessa kuukausittaisen asiakasraportin sekä vuosiyhteenvedon. Raporttien tarkempi kuvaus on puitesopimuksen kohdassa Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 4 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa Vuosikello Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet.

5 Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 6. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 7. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla.

6 5 8. Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Kuntahankintojen ja Lyreco Finland Oy:n yhteyshenkilöihin. KL-Kuntahankinnat Oy, Martti Lappalainen, puh , sähköposti: Lyreco Finland Oy, Sanna Lampinen, puh , sähköposti: Lyrecon asiakaspalvelu vastaa asiakkaiden kysymyksiin, vastaanottaa tilauksia, selvittävät asioita, ottavat vastaan mahdollisia reklamaatioita ynnä muuta vastaavaa. Sähköposti: Puhelin: Laskutukseen liittyvissä kysymyksissä vastaa laskutusosastomme, sähköposti: