Palvelusopimus turva-auttajakäyntipalvelusta

Transkriptio

1 1 Palvelusopimus turva-auttajakäyntipalvelusta 1. Sopijaosapuolet Tilaaja: Liedon kunta, jäljempänä Tilaaja Yhteyshenkilö: Toimittaja: jäljempänä Toimittaja Yhteyshenkilö: 2. Sopimuksen tausta ja tavoitteet Sopimus koskee Turva-auttajakäyntejä Liedon kunnan alueella. Turvapuhelinpalvelut tilaaja hankkii KL-Kuntahankinnat Oy:n (jäljempänä Kuntahankinnat) kilpailuttamana yhteishankintana Tilaajan puolesta ja josta Kuntahankinnat ja Toimittaja ovat solmineet puitesopimuksen (Puitesopimus). Sopimuksen tarkoituksena on, että Toimittaja tuottaa Turva-auttajakäyntipalvelua 3. Sopimuksen kohde Tämä sopimus koskee Toimittajan tuottamaa turvapuhelinasiakkaiden (jäljempänä palvelunkäyttäjät) auttamiskäyntipalvelua Liedon kunnan alueella. Palvelunkäyttäjinä ovat Liedon kunnan alueella asuvat ja Tilaajan osoittamat turvapuhelinasiakkaat. Tämän sopimuksen piiriin kuuluvia palvelunkäyttäjiä on n. 130 kpl, joista Tarvasjoen alueella n. 20 kpl. Määrä voi muuttua sopimuksen voimassaoloaikana. 4. Palvelun sisältö Turva-auttajakäynnit Turva-auttajapalvelu palvelee turvapuhelinasiakkaita 24 tuntia vuorokaudessa 7 päivänä viikossa. Toimittaja huolehtii turva-auttajapalvelun piirissä olevien asiakkaiden avainten saatavuudesta ja turvallisesta säilytyksestä sekä asiakkaan palvelun päättyessä avainten palautuksesta. Toimittajalla tulee olla suunnitelma avainten ja mahdollisten vara-avainten säilytyksestä jolla minimoidaan avainten hakemisen aiheuttama lisä vasteaikaan. Palveluntuottajalla on Tilaajan henkilökunnan perehdytykseen sisältyvänä avaintenhallintaan kirjallinen ohjeistus, jonka myös Tilaaja voi saada pyynnöstä nähdäkseen. Avaimia on lupa käyttää ainoastaan turva-auttajakäyntien yhteydessä. Asiakas maksaa mahdollisesta avainten teettämisestä aiheutuvat kulut. Avaimista ei saa ottaa kopioita asiakkaan tietämättä. Paikantavan turvapuhelimen osalta Toimittaja on velvoitettu tarjoamaan turva-auttajakäyntiä vain asiakkaan kotiosoitteeseen. Toimittaja ei ole velvoitettu tarjoamaan auttamiskäyntejä muualle, mutta on velvoitettu arvioimaan tilanne ja hälyttämään tarvittaessa ambulanssi/poliisi (hengenvaaratilanteissa) tai tilaajan edustaja ja tukemaan sen henkilöstöä hälytyskeskuksesta mm. hälyttäjän paikantamisessa ja tunnistamisessa Toimittajan asiakastietojärjestelmässä olevaa tietosisältöä apuna käyttäen (esim. ikä, sukupuoli, kuva). Turva-auttajalla tulee olla kuvallinen henkilökortti, joka tulee esittää asiakkaalle aina, kun hänen kanssaan asioidaan.

2 Asiakkaan tilanteen niin edellyttäessä turva-auttajakäyntien huomioista ja toimenpiteistä raportoidaan mahdollisimman pian Tilaajan yhdyshenkilölle. Palveluntuottajan tulee pyytää raportointiin asiakkaan suostumus turvapuhelinpalvelun käyttöönoton yhteydessä. Toimittajalla tulee olla asiakastietojärjestelmä johon kaikki asiakaskäynnit ja asiakasarvioinnit (hoitotyö) kirjataan. Asiakaskohtaiset käynnit ja käynnillä toteutetut toimenpiteet tulee kirjata joko palveluntuottajan järjestelmään tai tilaajan vaatiessa oman järjestelmän käyttöä myös tilaajan potilastietojärjestelmään asiakaskohtaisten hoitotyön kirjausten osalta. Tilaaja tarjoaa pääsyn potilastietojärjestelmäänsä palveluntuottajan omalla koneella. Turva-auttajahenkilöstön määrän tulee olla riittävä siten, että asiakas saa auttajapalvelun vaaditun/sovitun vaste-ajan sisällä. Yksityiskohtaisemmat vasteajat on määritelty liitteessä 2 palvelutasosopimus Hälytystehtävien edelleenvälitys Turvapuhelinhälytykset tulee voida yhdistää vastaanottokeskuksesta esimerkiksi kunnan kotihoitoon silloin, kun turva-auttajakäyntiä tarvitaan (koskee tilannetta jolloin Tilaaja tai tilaajan nimeämä kolmas osapuoli vastaa itse käynneistä). 6. Vasteajat ja sanktiot 7. Hinnat: 8. Tietoturva Palvelun vasteajat ja niiden ylittämiseen liittyvät mahdolliset sanktiot on määritelty liitteessä 2 palvelutasosopimus. Tuote ja palveluhinnat on eritelty Liiteessä 1 hinnat Toimittaja suostuu siihen, että toimittajan työntekijöille ja alihankkijoille voidaan tarvittaessa tehdä perusmuotoinen turvaselvitys, siltä osin kuin se katsotaan tapauskohtaisesti tarpeelliseksi, ennen Tilaajakohtaisen sopimuksen allekirjoittamista tai sopimuskauden aikana. Toimittaja sitoutuu kertomaan havaitsemistaan vakavista Tilaajan asiakkaisiin kohdistuvista tietoturvatapahtumista Tilaajan nimeämälle henkilölle viivytyksettä. Toimittaja sitoutuu laatimaan palvelun henkilötietoja sisältävistä tietomerkinnöistä Henkilötietolain 10 mukaisen rekisteriselosteen. Toimittaja vastaa siitä, että toimittajan henkilökunnan toimintaprosesseissa on otettu huomioon, että mitkään käsiteltävät tiedot eivät ole asiaankuulumattomien nähtävissä. Toimittaja vastaa sähköisten viestien, tunnistamistietojen sekä paikkatietojen luottamuksellisuudesta ja oikeasta käsittelystä (Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 4 ja 5 ). Toimittaja vastaa siitä, että hälytyskeskusjärjestelmän laitteet, ohjelmistot sekä tietojärjestelmät tekevät riittäviä lokeja ja kirjausketjuja toiminnastaan. Lokitietotoiminnassa noudatetaan viranomaisen potilasturvallisuudesta säätämiä erityismääräyksiä niiden muodostamisen käsittelyn säilytyksen ja hävittämisen osalta. 9. Toimintavastuut Toimittaja vastaa palvelun ammattitaitoisesta toteuttamisesta.

3 Toimittajan päivystysvastuu palvelunkäyttäjästä alkaa, kun Tilaaja on toimittanut kaikki palvelunkäyttäjää koskevat ja tilauslomakkeessa pyydetyt tiedot Toimittajalle kirjallisena, ja turvapuhelin on asennettu ja testattu. Tilaaja vastaa palvelunkäyttäjiä koskevan tietosisällön ajantasaisuudesta sopimusaikana ja muutosten tiedottamisesta toimittajalle. Toimittaja vastaa saamiensa henkilötietojen käsittelyn virheettömyydestä, salassapidosta ja lainmukaisesta säilyttämisestä sopimusaikana. Toimittaja vastaa siitä, että asiakas- ja tapahtumatietojen osalta noudatetaan voimassaolevia vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta koskevia määräyksiä. Auttamiskäynti hälytetään aina tilanteen tarkistamiseksi, jos hälytyksen tehneeseen palvelunkäyttäjään ei saada puheyhteyttä. Toimittaja vastaa hälytyksiin liittyvien tietojen kirjaamisesta ja niiden säilyttämisestä. Toimittajan päivystysvastuu palvelunkäyttäjästä päättyy, kun Toimittaja on saanut Tilaajalta kirjallisen ilmoituksen palvelun päättymisestä. Tilaajalla on oikeus valvoa tämän sopimuksen mukaista toimintaa ja suorittaa sen edellyttämiä tarkistuksia. 10. Avaintenhallinta Toimittaja huolehtii palvelun piirissä olevien turvapuhelinasiakkaiden avainten saatavuudesta ja turvallisesta säilytyksestä sekä Asiakkaan palvelun päättyessä avainten palautuksesta. Avaimista ei saa ottaa kopioita. Toimittajalla on henkilökunnan perehdytykseen sisältyvänä avaintenhallintaan kirjallinen ohjeistus, jonka myös Asiakas/Tilaaja voi saada pyynnöstä nähdäkseen. Turvapuhelinasiakas maksaa mahdollisesta avainten teettämisestä aiheutuvat kulut. Avainten luovutuksesta ja palautuksesta tehdään aina ennen luovutusta kirjallinen sopimus molemmille osapuolille, jossa mainitaan avaimen käyttötarkoitus, avaimen merkintätapa sekä vastuut avaimen käytöstä, säilytyksestä ja katoamisesta. Sopimuksen allekirjoittavat Toimittajan vastuuhenkilö ja ko. turva-auttajapalvelun saava Asiakas tai hänen asioidensa hoitaja. Avainten vastaanottaminen ja palauttaminen kuitataan turvapuhelinasiakkaalta palvelun alkaessa ja päättyessä. Avainten hakemisesta Asiakkaalta ja palauttamisesta Asiakkaalle vastaa palveluntuottaja. Avaimia vastaanotetaan ja luovutetaan vain välttämätön määrä. Avaimet säilytetään Toimittajan tiloissa lukitussa ja turvallisessa säilytyspaikassa silloin kun niitä ei tarvita palvelua varten. Avaimia ei saa merkitä tunnistettavasti. Tunnistetiedot tule säilyttää turvallisesti avaimista erillään. Avaininventaario tehdään puolivuosittain ja siitä toimitetaan tieto Tilaajalle. Toimittajalla on käytössä vakuutusyhtiöiden hyväksymä avainsäilytys autoissa. Avainten katoamisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa Toimittaja, jos Toimittajan hallussa olevat avaimet katoavat. Toimittajalla on vastuuvakuutus avaintenkatoamisen varalta. 11. Avustamisvelvoite palvelun päätyttyä Tilaajan pyynnöstä Toimittajan on avustettava Tilaajaa Tilaajakohtaisen sopimuksen voimassaolon päättyessä. Tätä ehtoa sovelletaan riippumatta palvelun päättymisen syystä. "Avustamisjakso" tarkoittaa ajanjaksoa, joka lasketaan soveltuen tämän sopimuksen voimassaolon tai Palvelun päättymispäivästä, kunnes kaikki sopimuksesta tai päättyneestä Palvelusta johtuvat Toimittajan vastuulla olevat velvollisuudet, tehtävät ja muut velvoitteet on siirretty uudelle palveluntarjoajalle. Avustamisjakson pituus on korkeintaan kuusi (6) kuukautta. Toimittaja sitoutuu, koko Avustamisjakson ajan ja sellaisessa laajuudessa kuin Tilaaja voi kohtuudella edellyttää, jatkamaan Palveluiden tarjoamista Asiakkaille puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. Toimittaja sitoutuu avustamaan ja myötävaikuttamaan kaikin kohtuullisin keinoin siihen, että Palveluiden siirto onnistuu häiriöttömästi ja sujuvasti. Toimittajalla on oikeus veloittaa avustamisesta 3

4 sekä mahdollisesta tiedostojen konvertoinnista syntyvät kulut ja kustannukset alan yleisten, kohtuullisten maksuperusteiden mukaisesti 12. Tilaajan ja Toimittajan välinen palautejärjestelmä Auttamiskäyntien laadukkuuden ja toimivuuden turvaamiseksi sopijaosapuolet noudattavat palautejärjestelmää. Palautejärjestelmällä tarkoitetaan tässä sitä, että osapuolten edustajat tapaavat säännöllisesti seurantapalaverissa vuosittain sekä aina tarvittaessa. Toimittaja vastaa osapuolten koollekutsumisesta ja palaverin järjestelyistä. 13. Alihankkijat 14. Verot Toimittaja vastaa itse palveluista. Toimittaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Tilaajat voivat perustellusta syystä kieltää tuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Hinnat alv 0 %. Tämän sopimuksen mukainen auttamiskäyntipalvelu on verotonta sosiaali- ja terveydenhuollon palvelua. Muutoin hintoihin lisätään alv 24 %. 15. Laskutus ja raportointi Laskutus tapahtuu kuukausiveloituksena jälkikäteen kuukauden viimeisen päivän saldon mukaan. Maksuehto on 30 pv netto. Toimittaja lähettää tilaajalle kuukausittain perusraportin, josta ilmenevät kaikki edellisen kuukauden aikana suoritetut auttamiskäynnit. Vuosiraporttiin liitetään palveluita ko. kalenterivuonna antaneiden henkilöiden nimet koulutuksineen ja palveluaikoineen. Kuukausiraportit tulee toimittaa seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä ja vuosiraportti tammikuun loppuun mennessä. Tilaajalla on mahdollisuus sopia Toimittajan laskutuksen järjestämisestä niin, että laskut menevät suoraan Turvapuhelinasiakkaille. Toimittajalla on oikeus laskuttaa lisäpalvelusta omakustannushinnalla, Toimittajan tulee pyydettäessä esittää laskutusperusteet. Lisäpalvelun käyttöönotto/irtisanominen on mahdollista koko puitesopimuksen ajan. Käyttöönotosta tai irtisanomisesta tulee ilmoittaa kirjallisesti. Laskutuksen käyttöönotosta sopimuskauden alussa on mahdollista sopia asiakaskohtaisesti liitteessä Sopimusaika 4 Tilaajakohtaisen palvelusopimuksen voimassaoloaika on Lisäksi tilaaja varaa mahdollisuuden optiovuoteen. Optiovuoden käyttämisestä päättää tilaaja erikseen. Optiovuoden käyttämisestä ilmoitetaan vähintään 6 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Osapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään 6 kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan 2 vuoden kuluttua sopimuksen voimaantulon jälkeen. 17. Sopimuksen muutokset Tämän sopimuksen osapuolet tarkastelevat sopimuksen toteutumista ja toteutumisedellytyksiä säännöllisissä seurantapalavereissa. Muutokset ja lisäykset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja molempien osapuolten on kirjallisesti hyväksyttävä ne ennen niiden voimaantuloa. Muutoksien tekoon käytetään liitettä 4 muutostenhallintalomake.

5 5 18. Vastuuvakuutukset Toimittajalla on voimassa oleva vastuuvakuutus. 19. Force majeure Lakon, saarron, työsulun tai muun ylivoimaisen esteen vallitessa Tilaaja ja palvelun Toimittaja vapautuvat velvollisuuksistaan siltä ajalta, jolloin mainitut olosuhteet vallitsevat. 20. Erimielisyydet Tähän sopimukseen mahdollisesti liittyvät erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten keskinäisissä neuvotteluissa. Mikäli niissä ei päästä yksimielisyyteen, ratkaistaan erimielisyydet Turun käräjäoikeudessa. 21. Sopimuksen liitteet ja pätemisjärjestys Tähän sopimukseen kuuluvat sen erottamattomina osina seuraavat liitteet: Liite 1 Hinnasto Liite 2 Palvelutasosopimus Liite 3 Seuranta ja raportointijärjestelmä Liite 4 Muutoksenhallintalomake 22. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi molemmille sopijapuolille. Liedossa Liedon Kunta Toimittaja (täydentyy) Sosiaali- ja terveysjohtaja Tarja Miikkulainen