TimeEdit henkilökunnan ohje

Transkriptio

1 TIMEEDIT-OHJE 1 (13) TimeEdit henkilökunnan ohje TIMEEDIT WEB... 2 TYÖJÄRJESTYKSET... 2 TYÖJÄRJESTYKSET NÄKYMÄT JA HAKUEHDOT... 4 VARAA TILA... 5 VARAA AUTO... 6 NÄYTÄ OMAT VARAUKSET... 6 TEE POISSAOLOILMOITUS... 7 VARAUKSEN TEKEMINEN... 8

2 TIMEEDIT-OHJE 2 (13) TimeEdit Web TimeEdit käyttäjän osio löytyy osoitteesta Julkiset työjärjestykset ovat kenen tahansa tarkasteltavissa. Henkilökunnan osiossa pääset tekemään omia varauksia (mm. autot ja tilat). Työjärjestykset Kuva 1: Kielen valinta löytyy oikeasta yläkulmasta.

3 TIMEEDIT-OHJE 3 (13) Kuva 2: Henkilökunnan osioon kirjautuminen Henkilökunnan osioon kirjauduttaessa valitaan ensin alasvetovalikosta vaihtoehto Login for staff (LDAP) ja annetaan normaalit verkkotunnukset. Kuva 3: Henkilökunnan osion toiminnot Henkilökunnan osion tämänhetkiset toiminnot: Opettajien työjärjestykset (myös julkisella puolella) Ryhmien työjärjestykset (myös julkisella puolella) Tilojen työjärjestykset (myös julkisella puolella) Opintojaksojen työjärjestykset (myös julkisella puolella) Tee varaus - Varaus tilalle, ihmiselle, ryhmälle Varaa tila - Yksittäisen tilan varaaminen Varaa auto - Autojen varaaminen Autojen varaustilanne - Helpottamaan vapaiden autojen etsintää

4 TIMEEDIT-OHJE 4 (13) Omat varaukset - Omalla tunnuksella TEHDYT varaukset. Eivät siis itselle tehtyjä varauksia (jos joku toinen on tehnyt varauksen). Täällä pääset myös poistamaan tekemiäsi varauksia. Poissaoloilmoitus - Estojen ja poissaolojen ilmoittaminen (myös ryhmille!). Kokousvarausten tarkastelu Mikäli esim. tiimin yhteiset varaukset on tehty kootusti TimeEditissä käyttäen Tee varaus toimintoa, saat listattua kaikki ko. kokoonpanon yhteiset tilaisuudet tätä kautta. Työjärjestykset näkymät ja hakuehdot Opettajien ja ryhmien työjärjestyksiä voit hakea suoraan nimellä tai lyhenteellä. Tilojen työjärjestyksiä voit lisäksi hakea kampus-, rakennus- ja tyyppikohtaisesti. Valitse silloin hakuikkunan oikeasta yläkulmasta Show/Hide categories ja tarkenna hakua haluamillasi tekijöillä. Kuva 4: Hakuehdot työjärjestyksissä

5 TIMEEDIT-OHJE 5 (13) Varaa tila Tilaa varatessasi valitse ensin haluttu päivämäärä ja aika: Kuva 5: Tilan varaus päivämäärän valinta Hakuehtoja Kuva 6: Tilan varaus hakuehdot Voit etsiä sopivaa tilaa useiden eri hakuehtojen avulla. Viedessäsi hiiren hakutuloslistalla olevien tilojen päälle saat lisätietoja ko. tilasta. Huomaa! että valittuasi yhden tilan voit lisätä/poistaa samaan varauksen tiloja klikkaamalla Tila-rivin oikeassa reunassa olevia plus/miinus -merkkejä (punaisella ympyröity rivi).

6 TIMEEDIT-OHJE 6 (13) Varaa auto Autojen varaaminen tapahtuu samoin kuin tilojen varaaminen. Autoja voi etsiä kampuskohtaisesti jotta et vahingossa varaa autoa väärästä kaupungista. Myös autoja voi varata useamman kerralla. Huomaa! että henkilön liittäminen auton varaukseen toimittaa kyseisen varauksen myös henkilön kalenteriin. Näytä omat varaukset Omissa varauksissa näet kaikki itse tekemäsi varaukset, olet niissä sitten mukana tai et. Voit klikata varausta hiirellä, jolloin voit lähettää varauksesta sähköpostivarmistuksen tai peruuttaa varauksen. Kuva 7: Omat varaukset Punaisilla pallukoilla merkittyjä varauksia on muutettu viimeisten kolmen vuorokauden aikana. Tämä merkintätapa pätee kaikkiin TimeEditin näkymiin.

7 TIMEEDIT-OHJE 7 (13) Tee poissaoloilmoitus Poissaoloilmoitusta käytetään silloin, kun henkilökunnan edustaja haluaa ilmaista olevansa poissa syystä tai toisesta. Tämä on hyvä keino saada esim. ryhmän työjärjestykseen tieto opettajan poissaolosta tai kalenteriin tieto työmatkasta. Kuva 8: Poissaoloilmoitusken tekeminen Valittuasi ilmoituksen päivämäärän voit liittää siihen henkilön, ryhmän ja selityksen. Liitä henkilöksi itsesi, jotta ilmoitus näkyy kalenterissasi! Liitä ryhmä(t), mikäli haluat tiedon näkyvän ryhmien työjärjestyksissä.

8 TIMEEDIT-OHJE 8 (13) Varauksen tekeminen Tee varaus valinnan jälkeen aloitetaan valitsemalla kalenterista oikea päivä ja varauksen alku- ja loppuaika. Kuva 9: Varauksen ajan valitseminen Valitse varaukseen liittyvät kohteet (Syy, henkilö, ryhmä, tila). Varauksen syy on pakollinen tieto, muut valinnaisia. Kuva 10: Varauksen tekeminen Syytieto (reason) auttaa samalle säännöllisesti kokoontuvalle ryhmälle tehtyjen varausten listaamisessa. Käytä kokouskohtaista syytä aina kun sellainen on haluamallesi varaukselle löydettävissä (Hoitotyön tiimi, KLK joti, Hyvinvointitiimi). Mikäli haluamaasi tyyppiä ei ole, voit pyytää työjärjestysvastaavaa sellaisen luomaan. Reason tieto voi myös pitää sisällään kokoukseen tai varaukseen aina liittyvät henkilöt. Tällöin henkilöitä ei tarvitse erikseen lisätä varaukseen vaan se tapahtuu automaattisesti syytietoa käytettäessä. Kuva 11: Varauksen aiheen valitseminen

9 TIMEEDIT-OHJE 9 (13) Kuva 12: Varauksen henkilöiden valitseminen Kokoukseen liitettävät henkilöt valitaan erikseen mikäli syy ei pidä heitä valmiiksi sisällään. Henkilöä voi etsiä esimerkiksi etu- tai sukunimen aluilla tai tunnuksella. Mikäli varausta ollaan tekemässä itselle, on oma nimi etsittävä tässä kohtaa mukaan varaukseen. Varauksen tekijän tiedot jäävät kyllä talteen ja työjärjestysvastaavat voivat ne tarvittaessa tarkistaa, mutta varaaja ei automaattisesti tule sidotuksi varaukseen (olisi aika mahdoton tilanne työjärjestysvastaaville ja assistenteille). Henkilön yhdistäminen varaukseen aiheuttaa myös sen, että varaus näkyy tämän jälkeen myös kyseisen henkilön työjärjestyksessä. Järjestelmä ei salli päällekkäisten varausten tekemistä henkilöille. Mikäli etsimäsi nimi puuttuu listalta, on kyse todennäköisimmin siitä että samalle ajalle on jo olemassa varaus. Kuva 13: Varattavan tilan valitseminen Yllä olevassa kuvassa nähdään varattavan tilan etsintä. Järjestelmä tarjoaa saataville vain ne tilat jotka ovat kyseisellä ajankohdalla vapaana.

10 TIMEEDIT-OHJE 10 (13) Kuva 14: Varaukseen liittyvien työjärjestysryhmien valitseminen Varaukseen voidaan liittää mukaan myös työjärjestysryhmä (kuva yllä). Mikäli kyseinen varaus olisi esim. vierailijaluennon järjestäminen joillekin opiskelijoille, voitaisiin kyseiset opiskelijaryhmät valita tässä mukaan. Näin varaus saataisiin näkymään myös kyseisten työjärjestysryhmien työjärjestyksissä. Tässä työjärjestysryhmä jätetään kuitenkin valitsematta ja painetaan Jatka.

11 TIMEEDIT-OHJE 11 (13) Kuva 15: Varauksen lisätiedot Seuraavaksi näytetään tehtävän varauksen tiedot ja pyydetään lisätietoja. Työjärjestysohje tarkoittaa mahdollisesti työjärjestyksen tekijöille menevää ylimääräistä tietoa. Info-kenttään voidaan määritellä tehtyä varausta tarkemmin. Kuva 16: Varauksen vahvistus

12 TIMEEDIT-OHJE 12 (13) Kuva 17: Halutessaan varaustiedot voi lähettää myös sähköpostilla Varaus on nyt valmis hyväksyttäväksi. Tietojen tarkistamisen jälkeen varaus viimeistellään Valmis-napilla tai voidaan lähettää varmistus tehdystä varauksesta haluttuun sähköpostiosoitteeseen. Kuva 18: TimeEditin sähköpostiin lähettämä varaustieto

13 Kuva 19: Varaus näkyvissä Lokki-neuvottelutilan työjärjestyksessä TIMEEDIT-OHJE 13 (13)