Parempi Arki. Seminaarikierros

Transkriptio

1 Parempi Arki Seminaarikierros

2 Jatketaan kehittämistyötä! Päivän ohjelma: Lean-peli (4 tiimiä) 2 h Tiimityö (4 tiimiä) 2 h Lounas (12.30) Tiimien oma työ Arviointi Kotitehtävä + välityöskentelystä sopiminen Klo : Päivän päätös

3 LEAN-peli Seminaarikierrokset

4 LEAN Asiakaslähtöinen prosessijohtamisen malli Johtamisfilosofia, joka keskittyy turhuuden (hukan, arvoa tuottamattoman toiminnon) poistamiseen, joustavuuden ja avoimuuden lisäämiseen muutoksessa Pyrkii parantamaan asiakastyytyväisyyttä, laatua ja pienentämään toiminnan kustannuksia ja lyhentämään tuotannon läpimenoaikoja Tavoitteena on, että oikea määrä oikeanlaatuisia oikeita asioita saadaan aikaan oikeaan aikaan (Petri Pommelin)

5 LEAN-AJATTELU Perustuu asiakkaan arvoon eli organisaation tehtävä on tuottaa asiakkaillensa ARVOA Kun on määritelty, mitä arvoa tuotetaan ja halutaan tuottaa asiakkaille, voidaan toimintoja tarkastella arvontuoton kannalta eli toiminnot voidaan jakaa: Arvoa tuottaviin toimintoihin Tukitoimintoihin Hukkaan

6 LEAN-AJATTELU Kun asiakkaan arvo on määritelty ja tunnistettu arvoa tuottavat ja tuottamattomat aktiviteetit, pyritään eliminoimaan hukka ja järjestämään arvoa tuottavat aktiviteetit mahdollisimman sujuviksi ja laadukkaiksi virtauksiksi Keskeistä toiminnan jatkuva parantaminen Kehittämisessä keskeisessä roolissa itse työtä tekevät ihmiset

7 Asiakkaalle arvoa tuottamatonta ovat Viallinen palvelu/tekeminen (defects, rework & inspection) Ylituotanto (overproduction) Kuljetukset (transport & handling) Odotusaika (waiting) Varastot (inventory) Liike (motion) Yliprosessointi (over processing) Käyttämätön osaaminen (wasted intelligence, human resources) Käytetään aikaa väärään tekemiseen, virheiden selvittelyyn ja korjaamiseen Tehdään enemmän kuin mitä asiakas tarvitsee tai liian nopeasti tarpeeseen nähden Asiakkaiden, materiaalien, näytteiden yms. tarpeeton siirtäminen paikasta toiseen Asiakas odottaa seuraavaa vastaanottotapahtumaa. Henkilökunta odottaa seuraavaa tehtävää Turhat varastointikustannukset (ylisuuri varasto tarpeeseen nähden, siirtokustannukset, vanheneminen) Työntekijöiden tarpeeton liikkuminen Tehdään asiakkaalle arvoa tuottamatonta työtä (esim. tarpeeton tietojen kirjaaminen) Työntekijöille ei anneta mahdollisuutta osallistua, eikä kuunnella kehitysideoita. (Petri Pommelin)

8 Lean- peli Lean -pelin avulla voi testata miten asiakastyytyväisyys, prosessin suorituskyky ja työtyytyväisyys kehittyvät, kun prosesseissa toteutetaan parannuksia Voit saada pelaamisen ohessa ideoita ja uusia näkökulmia mm. Asiakaspalveluun Prosessin parantamiseen Jatkuvaan virtaukseen Turhaan työhön Työkuorman vaihteluun Informaation laatuun ja määrään Imuohjaukseen Visuaaliseen ohjaukseen

9 Pelin idea: Pelin ideana on demonstroida asiakasvirta-ajattelua. Potilasvirta-ajattelussa keskeinen termi on läpimenoaika Läpimenoaika: Keskeinen palvelun laatua kuvaava mittari Laadun parantamiseksi läpimenoajan tulisi olla lyhyt Riippuu yhteistyön toimivuudesta Läpimenoajan lyhentäminen vaatii ymmärrystä palvelun kokonaisuudesta (Petri Pommelin)

10 Tiimityö

11 Miksi tiimityötä? Organisaatioiden toimintaympäristön (jatkuva!) muutos Vaaditaan joustavuutta ja tarkoituksenmukaista resurssien käyttöä Työn kasvava monipuolisuus ja monitahoisuus Horisontaalisesti, vertikaalisesti Sote-uudistus! Työntekijöiden kasvava osaaminen Ei tarvitse ohjata ja valvoa! Lean production (prosessijohtaminen) Ns. litteät organisaatiot, hukka otetaan käyttöön Tiimi voi hoitaa monta sivu- ja tukitoimintoa Optimaalinen resurssien käyttö

12 Miksi tiimityötä? Julkisessa sektorissa haasteena on, että joudutaan luomaan tiimejä täysin uusilla ja joskus jopa kilpailevilla intresseillä Integroitujen ja asiakaslähtöisten palvelujen toteuttamiseksi pitää muodostaa tiimejä, joiden työkenttä on aikaisempaa laajempi Halutaanko tehdä tiimityötä? Tiimityön tuominen organisaatioon vaatii että luovutaan vahvoista hierarkioista

13 Mitä on tiimi? Tiimi on pieni määrä ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja jotka ovat yhteiseen päämäärään, suorituksen tavoitteeseen ja menettelytapaan sitoutuneita ja josta pitävät itsensä vastuullisina.

14 Työryhmä vai tiimi? Työryhmä Vahva johtaja Yksilöllinen vastuu Yksilölliset työn tuotokset Mittaa vaikuttavuutta epäsuorasti: minkälainen vaikutus muihin? Keskustelee, päättää, delegoi Tiimi Jaettu johtajuus Yksilöllinen ja jaettu vastuu Yhteiset työn tuotokset Suora suoritusten mittaaminen yhteisiä työn tuotoksia arvioimalla Keskustelee, päättää ja tekee käytännön työtä yhdessä

15 Ryhmä HEIKKO Yhteisiä arvoja Riippuvaisuus toisistaan Tunteita ilmaistaan Omistautuminen Sosiaalinen kyky Johdonmukaisuus Vahvuus Luottamus Ristiriitojen käsittely Kuunteleminen Yksimielisyys Yhteistyö Ryhmäprosesseihin suuntautuminen VAHVA Tiimi

16 Yhteistyötasoja Yksilöllinen Mukavuus Yhteissuunnittelu Yhteistyö Tiimi Jokainen hoitaa omat asiansa Yksilöllisen vapauden arvostus Arvostettu sosiaalinen seurustelu Jonkun verran ideoiden ja ajatusten vaihtoa Ajallinen yhteissuunnittelu Työnteko oman ammatin näkökulmasta Ajallinen ja jossain määrin sisällöllinen yhteissuunnittelu On löytynyt yhteistyöalueita, joissa eri ammattiroolit täydentävät toinen toisiaan On luovuttu tutuista ammattirooleista Työ tehdään tilanteen vaatimusten ja henkilökohtaisen osaamisen mukaisesti

17 Vaikuttavassa, tehokkaassa tiimissä On selkeä suunta Päämäärä on kaikille merkityksellinen Toimintaedellytykset on kaikille selvät On kaikille selkeät tavoitteet ja työtavat Koetaan yhtenäisyyttä ja yhteistyöhalua On selkeät käyttäytymisen säännöt ja rakentavat normit On avoin kommunikaatio Vietetään aikaa yhdessä On vain niin monta jäsentä kun tehtävä vaatii

18 Vaikuttavassa, tehokkaassa tiimissä Yhdistyy täydentäviä taitoja pystytään vastaamaan erilaisiin haasteisiin Hoidetaan tehtäviä, jotka hyötyvät tiimityöstä Määritellään ongelmia ja keskustellaan niistä Suunnitellaan kuinka ongelmat ratketaan Toteutetaan ja arvioidaan Saadaan, annetaan ja käytetään palautetta Hyväksytään eri mielipiteitä

19 Yhteistyötasoja Yksilöllinen Mukavuus Yhteissuunnittelu Yhteistyö Tiimi Jokainen hoitaa omat asiansa Yksilöllisen vapauden arvostus Arvostettu sosiaalinen seurustelu Jonkun verran ideoiden ja ajatusten vaihtoa Ajallinen yhteissuunnittelu Työnteko oman ammatin näkökulmasta Ajallinen ja jossain määrin sisällöllinen yhteissuunnittelu On löytynyt yhteistyöalueita, joissa eri ammattiroolit täydentävät toinen toisiaan On luovuttu tutuista ammattirooleista Työ tehdään tilanteen vaatimusten ja henkilökotaisen osaamisen mukaisesti Mikä vaihe kuvaa parhaiten teidän moniammatillisia tiimejä tänään?? Minne haluatte päästä?

20 Yhteistyötasoja Mikä vaihe kuvaa parhaiten teidän moniammatillisia tiimejä tänään? Minne haluatte päästä? Miksi? Kun olette päässeet sinne - Mikä on muuttunut ja miten? Miten muutos osoittautuu asiakkaalle?

21 Vaikuttava, tehokas tiimi

22 Vaikuttava, tehokas tiimi Groups become teams through disciplined action. They shape a common purpose, agree on performance goals, define a common working approach, develop high levels of complementary skills and hold themselves mutually accountable for results. Toimitaan järjestelmällisesti sen eteen Varmistetaan että on yhteinen tarkoitus ja tavoite Sovitaan yhtenäisistä työtavoista Kehitetään täydentäviä kykyjä Otetaan vastuuta tuloksista

23 Vaikuttava, tehokas tiimi Käyttää yhteistä aikaa järkevästi! Jalkapallojoukkue pelaa yhdessä päivittäin te ette! Kokousaika - tärkeä ja arvokas osa työtänne vai ajan hukkaa? Hyvä kokous Alkaa ja loppuu ajoissa Ei ole kovin pitkä (korkeintaan 90 minuuttia) On johdettu (puheenjohtaja tai vastaava funktio) Sillä on tarkoitus ja asialista Dokumentoidaan Edistää keskustelua asiaankuuluvista asioista! Antaa osallistujille selkeitä ohjeita eteenpäin

24 Vaikuttava, tehokas tiimi Asettaa selkeitä ja innostavia tavoitteita Visiosta => tavoitteita => osatavoitteita/toimintoja (+ deadline) Tavoitteet on SMART Specific (täsmennetty) Measurable (mitattavissa oleva) Achievable/acceptable (saavutettavissa oleva) Relevant (oleellinen ja tärkeä) Time bound (aikataulutettu) Tavoitteita ei ole liian monta Tavoitteet antaa vastauksen kysymykseen: Minne olemme menossa?

25 SMART tavoite Ei-SMART: Kyllähän minä haluaisin päästä kuntoon. Rupean treenaamaan ja syömään silleen järkevästi. SMART: Haluaisin pudottaa 5 kiloa ja samalla parantaa peruskuntoani Minulla on aikaa ja mahdollisuutta treenata 3 kertaa viikossa 1 x uinti (lauantaisin, otan lapset mukaan) 1 x zumba (tiistaisin, äiti hoitaa kakarat) 1 x 60 min sauvakävelyä (torstaisin Minnan kanssa) Säännöllinen ruokarytmi (4 5 kertaa päivässä) En käy ulkona syömässä, otan lounasta mukaan töihin Herkkuja vain lauantaisin (rajallinen määrä!) Olut ja siideri jää pois Näin toimin 3 kk, sen jälkeen arvioin tuloksia

26 Vaikuttava, tehokas tiimi On käynyt eri vaiheita läpi TEHOKKUUS Tavoittelu Menestys Päättyminen Alku Stabilointi Strukturointi Päättyminen AIKA

27 Tiimin vaiheet Alku Rekrytointi, tutustuminen, keskustelu Strukturointi Konflikteja, valtataistelu, epämukava vaihe Stabilointi Organisoituminen, roolien selkeytyminen, hyväksyminen Tavoittelu Kasvu, vastuu, toiminta Menestys Kaikkien jäsenten resurssit käytetään, toimivuus huipulla Päättäminen Juhlinta, kaipuu, hajoaminen

28 Tiimitehtävä Kuten tiedätte, meillä on MISSIO ja VISIO: Meidän paljon tukea tarvitsevalle kohderyhmälle tarjotaan Suomen parasta palvelua! Toimimalla tarkoituksenmukaisesti päästään ennen näkemättömiin tuloksiin! Viedään asiakaslähtöisyys uudelle tasolle! Tiimitehtävä Kuinka meidän tiimissä käytetään aikaa ja resursseja? Tarkoitus: kuvata ja jakaa tietoa, kokemuksia ja konkreettisia ehdotuksia Vision ja mission konkretisoituminen (osa)tavoitteiksi

29 A. Niitä asioita ja tehtävä B. Niitä asioita ja tehtävä joita meidän kannattaa tehdä ja joita tehdäänkin joita meidän ei kannattaisi tehdä mutta tehdään kuitenkin C. Niitä asioita ja tehtävä D. Niitä asioita ja tehtävä joita meidän kannattaisi tehdä muttei tehdä joita meidän ei kannata tehdä eikä tehdäkään

30 A. Tehdään tänään ja kannattaa jatkossakin tehdä! B. Ei tuota asiakkaalle arvoa, näistä kannattaa luopua C. Priorisointi ja toiminnan kehittäminen D. Ei tehdä nyt eikä jatkossakaan!

31 Oman suunnitelman työstämistä eteenpäin: A3: kohdat 2-3

32 Lounas

33 Lean-peli ja tiimityö Mitä ajatuksia teille heräsi Lean-pelistä ja tiimityöstä? Keskustelkaa tiimissä 5 minuuttia ja nostakaa esiin kaksi ahaa -elämystä

34 Oman työskentelyn jatkaminen

35 Arviointi Kehittämistyön arviointi 1 = kehittämistyö ei ole käynnistynyt 2 = kehittämistyötä tehdään, mutta muutoksia ei ole kokeiltu käytännössä 3 = joitakin muutoksia on alettu kokeilla ja yksittäisiä parannuksia voi huomata 4 = selviä parannuksia ja muuttuneita työkäytäntöjä voidaan todentaa 5 = huomattavia ja pysyviä muutoksia voidaan osoittaa

36 Kotitehtävä Kalanruoto SMART A 3, kohdat 3-4 Välitehtävä ja siihen liittyvät tapaamiset Asiakas mukaan ohjeistus Välitapaamisista sopiminen

37 Kalanruoto Kuten rikkaruohoilla, ongelmillakin on useita juurisyitä. Poistamalla juuret rikkaruohot katoavat...näin käy myös ongelmille pääsemällä kiinni juurisyihin saadaan ongelma katoamaan. Juurisyiden ehdokkaiden tunnistamisessa käytetään kalanruoto eli Ishikawa diagrammia (Tanja Karjalainen 2007 )

38 Kalaruoto (Tanja Karjalainen 2007) Kalanruotokaavio on graafinen laatujohtamisen ja prosessinkehittämisen työkalu Kaoru Ishikawa kehitti työkalun ja sitä käytettiin ensimmäisen kerran 1960 luvulla Syy- ja seurauskaavio mahdollistaa tiimille mahdollisten syiden tunnistamisen, tutkimisen ja graafisen esityksen.

39 Kalanruoto Perussyyhyn liittyvä KATEKORIA Perussyyhyn liittyvä KATEKORIA Perussyyhyn liittyvä KATEKORIA Syy Miksi x 5 -> juurisyy Syy Syy PERUS- ONGELMA Perussyyhyn liittyvä KATEKORIA Perussyyhyn liittyvä KATEKORIA Perussyyhyn liittyvä KATEKORIA

40 Kalanruoto, esimerkki Perussyyhyn liittyvät KATEGORIAT PERUSONGELMA SYYT perusongelmaan Miksi x 5 Miksi x 5 Juurisyy Juurisyy Perussyyhyn liittyvät KATEGORIAT Miksi x 5 Juurisyy

41 Kalanruoto voi näyttää tällaiselta Ongelmakohdat kirjataan liimalapuille, liimalaput ryhmitellään ruotoihin. Kun kala on valmis, valitkaa muutoskohde/kohteet 41

42 SMART-tavoite S M MEASURABLE AR T SPECIFIC = tavoite on tarkoin määritelty ja selkeästi rajattu. Hyviä esimerkkikysymyksiä tähän ovat: Mitä tarkalleen ottaen haluatte saada aikaiseksi? Mitkä asiat jäävät tämän tavoitteen ulkopuolelle? = tavoitteen onnistumisen tulee olla arvioitavissa. Tärkeätä on, että on yhteinen ennakkokäsitys siitä, milloin tavoite on toteutunut. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Mistä tiedämme onnistuneemme? Mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa? ACHIEVABLE = tavoite on sellainen, joka on mahdollista saavuttaa. Se on haastava, mutta ei tunnu mahdottomalta. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Kuinka mahdollisena pidätte, että saavutatte tavoitteenne? Kuinka todennäköisenä pidätte, että saavutatte tavoitteenne? RELEVANT = hyvä tavoite on olennainen. Motivaation kannalta tärkeintä on, että tavoite vie kokonaisuutta selkeästi oikeaan suuntaan. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Kuinka tärkeä tavoite on meille? Miltä onnistuminen tämän tavoitteen suhteen tuntuu? TIME BOUND = hyvä tavoite on aikaan sidottu. Tekijöillä on oltava selkeä käsitys siitä, mihin mennessä tavoitteen on tarkoitus toteutua. Hyviä esimerkkikysymyksiä ovat: Milloin tämä tavoite on mahdollista saavuttaa? Koska on oltava valmista, jotta tavoitteella olisi haluttu vaikutus?