Hankintojen tavoitteet, valintakriteerit ja sopimuskannusteet

Transkriptio

1 Hankintojen tavoitteet, valintakriteerit ja sopimuskannusteet TUKEFIN 3 - tuottavuushanke Lauri Merikallio Jukka Yliherva Sisältö Hankinnat, yhteistyö ja tuottavuus TUKEFIN JALKAUTUSMALLI Esimerkkejä TUKEFIN piloteista Ryhmätöiden käynnistys valmistautuminen sovelluspäiville 1

2 Minkä on muututtava, että tuottavuus kehittyy? Hankinnat yhteistyö - tuotantosysteemi Copyright 2009 TUKEFIN Toimittajamarkkinoiden kannustava johtaminen ydinkyvykkyydeksi, jota tukemaan konkreettiset hankinta- ja yhteistyö- ja ansaintamallit Asiakastarpeet Edullisuus Turvallisuus Sujuvuus Häiriöttömyys Ympäristö Käytettävyys ym. Valintakriteerit Markkinat kilpailemaan asiakastarpeiden tyydyttämisestä Asiakastarpeet yhteisiksi intresseiksi ja haasteiksi tilaus-toimitusketjulle - sopimuskannusteet Asiakkaat Tilaajat Palvelutoimittajat 2

3 Tuottavuuden synty: hankinnat ja toimittajayhteistyö kustannusvaikuttavuus Panokset prosessi tuotos (output) vaikutus vaikutus (effect, outcome) tuottavuus vaikuttavuus Talous ja voimavarat Päämäärät Lähde: Sitra: Tuottavuus, innovaatiokyky ja innovatiiviset hankinnat, J. Yliherva 2006 Kraljicin portfolioanalyysi (1983) (mukaillen) Suuri Volyymihankinnat Strategiset hankinnat HANKINNAN TULOSVAIKUTUS Rutiinihankinnat Pullonkaulahankinnat Pieni Helppo TOIMITTAJAMARKKINAN HALLINTA Vaikea 3

4 Tyypillisiä palvelulupauksia infra-alan julkisissa hankintayksiköissä Tarjoamme sujuvaa ja turvallista liikennettä Kehitämme toimittajamarkkinoita vastaamaan paremmin asiakastarpeita Tuotamme viihtyisää elinympäristöä Meille on tärkeää, että toimittajat pystyvät innovoimaan. Edistämme alan yhteistyötä Nykytila-analyysien perusteella kehitettävää riittää Markkina toimii sitä paremmin mitä nopeammin se tuottaa ja ottaa käyttöön uusia ratkaisuja. Markkina toimii sitä paremmin mitä enemmän on tarjouksia ja mitä pienempi on hintahajonta. Hinta ja laatu Kiinnostuksen kohde - Tuotteiden määrittely ja hinta, valvonta ja laskutus Ostot materiaaleja ja kapasiteetin täydennystä Paikallisuus Ei strategista otetta Ei tunnisteta hukkaa - määrä suuri Hankintakustannukset Kiinnostuksen kohde - Hankintojen hinta ja laatu, kustannustehokkuus ja volyymiedut Ostot materiaaleja ja kapasiteetin täydennystä Laajemman toimittajaverkon hyödyntäminen Yritysjohto kiinnostuu Strategia riippumaton yritysstrategiasta -Hankintojen keskittäminen Tunnistetaan hukka ei kyvykkyyttä merkittävään eliminointiin Avainkumppanuudet Kiinnostuksen kohde - Toimitusketjujen suorituskyky ja kumppanuudet - Hyötyjen ja riskien jako - Hankintojen hinta ja laatu Palvelujen ostot yleistyvät (innovaatiot) Hankinta integroitu sisäisesti Toimittajamarkkinaa hyödynnetään globaalisti Hankintastrategia osa yritysstrategiaa ja johtamista - hankintaryhmä- ja toimittajakohtaiset tavoitteet Tunnistetaan hukka ja sitä systemaattisesti vähennetään Toimittajamarkkina Kiinnostuksen kohde - Toimittajamarkkinan kehittäminen - Toimitusketjujen asiakaslähtöisyys (imuohjaus) ja suorituskyky (hukan väh.) - Toimitusketjun yhteistyö, hyötyjen ja riskien jako - Hankintojen hinta, laatu Avaintoimitusketjujen hyödyntäminen (innovaatiot ja kehittäminen) ja integrointi toimintaan Toimittajamarkkinaa hyödynnetään globaalisti Hankintastrategia integroitu yritysstrategiaan - Toimittajamarkkinan analysointi, hallinta ja kehittäminen avain asioita Tuotantosysteemi perustuu imuohjaukseen ja hukan eliminointiin 4

5 Asiakkaiden tarpeet Nykytilaanalyysi Infra-alan ja sen organisaatioiden tavoitteita Pitkällä tähtäimellä Asiakaslähtöisyys Elinkaarikustannusten alentaminen Tuottavuuden ja yritysten kannattavuuden parantaminen, prosessit, osaaminen ja teknologia. Työturvallisuuden parantaminen Tuotemallin hyödyntäminen rakentamisprosessissa Laadun parantaminen Alan imagon parantaminen ja osaavien resurssien saannin turvaaminen Projektikohtaisesti eli juuri nyt (realiteetit) Hulluus: Tehdä samalla tavalla uudestaan ja uudestaan odottaen saavansa eri tuloksia - Albert Einstein Kustannusbudjetin pitävyys tai lisätöiden maksimointi (työturvallisuus) Copyright 2009 TUKEFIN TUKEFIN - jalkautusmalli: Visiot ja strategiat käytännöksi Toimintaympäristö Visio ja toimintastrategiat Hankintastrategia Hankintasegmentit Tavoitteet ja toimintamallit Käytännön kokemukset Sopimusjohtaminen ja yhteistyö Parantaa luotettavuutta Lisää innovaatioita Vähentää hukkaa Hankintojen tavoitteet Kilpailuttamisen valintakriteerit Sopimuskannusteet Asiakaslähtöinen tavoite koko ketjuun Kannusteet paremmiksi Vuoropuhelua, luottamusta, aikataulua ym. 5

6 AIKAISEMPIA TUKEFIN konseptilla työstettyjä pilotteja (esimerkkejä) Tiehallinto, Uudenmaan tiepiiri Turun kaupunki Oulun kaupunki Tiehallinto Tuottavuushankkeen pilotti Tukefin 1 -hankkeessa LÄHTÖKOHTIA Vårnäsin silta Kirkkonummella Kustannusarvio 1,85 M Urakka-aika : 270 vuorokautta TAVOITTEITA Yhteiskunnalle edullinen Mahdollisimman vähän haittaa tienkäyttäjille ja ympäristön asukkaille 6

7 Valintakriteerit ja painoarvot: Hinta 70 % Läpimenoaika 30 % Läpimenoajan vertailupisteet: nopein hyväksytty läpimenoaika [pv] * painoarvo [%] tarjottu läpimenoaika [pv] 100 Hinnan vertailupisteet: Halvin hinta * painoarvo [%] tarjottu hinta 100 Kokonaispisteet: kokonaispisteet = läpimenoajan vertailupisteet + hinnan vertailupisteet. Tarjouksista valittiin se, joka on kokonaispistemäärältään suurin. Siltapilotin sopimuskannusteet 7

8 Rakennusurakan kilpailuttamisen arviointi tarjoajien antamat pisteet 1. Tilaajan asettamat hankinnan tavoitteet välittyivät tarjouspyynnöistä läpi. 2. Tarjouspyynnön valintakriteerit ja sopimuskannusteet oli esitetty siten, että tunnistimme heti, mitkä asiat ovat asiakkaalle tärkeitä ja millä 3. Tilaajan järjestämä INFO -tilaisuus oli hyödyllinen, ja ne ovat tarpeellisia myös tulevaisuudessa. 4. Kilpailuttamisen valintakriteerit ja sopimuskannusteet vaikuttivat siihen, että vuorovaikutus alihankkijoidemme kanssa lisääntyi tarjousvaiheessa. 5. Tilaajan asettama valintakriteeri "läpimenoaika" vaikutti tarjouslaskentamme sisältöön siten, että tuotannon suunnittelun merkitys 6. Keskustelimme tarjouslaskentavaiheessa alihankkijoidemme kanssa bonusten ja sanktioiden jakamisen periaatteista. 7. Tässä hankkeessa löytyi valintakriteerien ja sopimuskannusteiden ansiosta uusia taloudellisempia ratkaisuja. 8. Alihankkijoidemme kanssa käydyn lisääntyneen vuorovaikutuksen ansiosta löysimme uusia taloudellisempia ratkaisuja. 9. Mikäli tilaajat käyttäisivät kilpailuttamisessa enemmän läpimenoaikoja ja muita asiakaslähtöisiä kriteereitä, niillä olisi positiivinen vaikutus alan 10. Olen sitä mieltä, että muissakin infra-alan hankkeissa pitäisi kilpailla tämän tyyppisillä kriteereillä ja kannusteilla. 11. Arvioisin, että sopimuskannusteiden (bonukset ja sanktiot) ansiosta tässä hankkeessa optimoidaan työn aikana jatkuvasti läpimenoaikoja eikä 4,3 4,7 3,7 3,6 4,6 2,6 3,3 3,0 3,8 4,0 5,0 Sarja1 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Pilottiprojektien arviointi Pilottiarviot - Vårnäs Pilotti oli onnistunut 4,9 Piloteissa käytetyt toimintamallit tehostavat koko tilaus-toimitusketjun toimintaa pitkällä tähtäimellä 5,0 Piloteissa käytettävät toimintamallit ovat yleistettävissä ja sovellettavissa meidänkin organisaatioon 4,5 Piloteissa käytetyt toimintamallit yhdistävät eri osapuolten intressejä 4,4 Piloteissa käytetyt hankinnan valintakriteerit ja sopimuskannustimet kannustavat tehokkaampiin ja tuottavuutta parantaviin toimintamalleihin 5,0 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 5,5 6,0 Sarja1 8

9 Maaria Paattinen alueurakka Kokonaishinnan vertailupisteet Halvin tarjottu hinta Tarjottu hinta x 60 Asukastyytyväisyyden vertailupisteet Tarjoajan lupaama asukastyytyväisyys (pistettä) - 2 x 20 Paras hyväksytty asukastyytyväisyys (pistettä) -2 Teknisen laadun vertailupisteet Tarjoajan lupaama tekninen laatu (pistettä) Paras hyväksytty tekninen laatu (pistettä) x 20 Taulukko 1: Vertailupisteiden laskentakaavat 9

10 Sopimuskannusteiden laskentaperiaate Asukastyytyväisyys ASUKASTYYTYVÄISYYS Sopimuskannuste lasketaan 12 kuukauden sopimushinnasta (alv 0%) Tarjottu asukastyytyväisyys (TA) korkeampi TA + > 0,5 (maksimi bonus) + 10% TA + 0,4 + 7 % TA + 0,3 + 4,5 % TA + 0,2 + 2,5 % TA + 0,1 + 1 % Tarjottu asukastyytyväisyys (TA) alempi TA 0,1-1 % TA 0,2-2,5 % TA 0,3-4,5 % TA 0,4-7 % TA 0,5-10 % TA 0,6-13,5 % TA 0,7 (maksimi sanktio, jos toteuman negatiivinen - 17,5 % erotus yhtä suuri tai suurempi kuin 0.7 yksikköä) Taulukko 2: Sopimuskannusteiden laskentaperiaate - Asukastyytyväisyys Maaria-Paattinen alueurakkakilpailun palautteet urakoitsijoilta 3.5 = neutraali Arvioisin, että sopimuskannusteiden (bonukset ja sanktiot) ansiosta tässä hankinnassa haetaan tuotantoratkaisuja asiakaslähtöisesti eikä tavoite pääse unohtumaan. Olen sitä mieltä, että muissakin infra-alan hankinnoissa pitäisi kilpailla tämän tyyppisillä kriteereillä ja kannusteilla. Mikäli tilaajat käyttäisivät kilpailuttamisessa enemmän tämän tyylisiä ja muita asiakaslähtöisiä kriteereitä niillä olisi positiivinen vaikutus alan kehittymiseen. 4,2 4,0 4,2 Alihankkijoidemme kanssa käydyn lisääntyneen vuorovaikutuksen ansiosta löysimme uusia taloudellisempia ratkaisuja. Keskustelimme tarjouslaskentavaiheessa alihankkijoidemme kanssa bonusten ja sanktioiden jakamisen periaatteista. Tilaajan asettama valintakriteerit vaikuttivat tarjouslaskentamme sisältöön siten, että hoitopalvelun tuotannonohjauksen suunnittelun merkitys nousi. Kilpailuttamisen valintakriteerit ja sopimuskannusteet vaikuttivat siihen, että vuorovaikutus alihankkijoiden kanssa lisääntyi tarjousvaiheessa. Tilaajan järjestämä INFO -tilaisuus oli hyödyllinen, ja ne ovat tarpeellisia myös tulevaisuudessa. 3,2 3,2 3,4 3,5 4,0 Tarjouspyynnön valintakriteerit ja sopimuskannusteet oli esitetty siten, että tunnistimme heti, mitä asiat ovat asiakkaalle tärkeitä ja millä kilpaillaan. Tilaajan asettamat hankinnan tavoitteet välittyivät tarjouspyynnöistä läpi. 4,4 4,8 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Copyright 2009 TUKEFIN 10

11 Puitesopimuksen tavoitteet, valintakriteerit ja kannustimet PUITESOPIMUS- HANKINNAN TAVOITTEET Oulun kaupungin puitesopimuksen piiriin tulevat palvelutoimittajat ovat Osaavia ja kyvykkäitä Innovaatio- ja yhteistyökykyisiä sekä kehityshakuisia Hinnaltaan tarkoituksen mukaisia KELPOISUUSEHDOT Yhteiskunnalliset velvoitteet täytetty VALINTAKRITEERIT Henkilöarviointi (30 %) Laadunvarmistus- ja kumppanuussuunnitelma (20 %) Innovaatio- ja yhteistyökyky (20 %) Tarjoushinta (30 %) KANNUSTIMET Sopimuskohtainen volyymimuutos, johon vaikuttavat esim. ratkaisujen tarkoituksen mukaisuus, yhteistyön kehittyminen ja rakentajilta saatu palaute Toimeksiantokohtainen Kustannusbudjetin ja aikataulun pitävyys Ratkaisun tarkoituksen mukaisuus Tukefin - pilotti Oulu, tarjoajien kokemukset 9. Olen sitä mieltä, että muissakin puitesopimuksissa pitäisi kilpailla tämän tyyppisillä kriteereillä ja kannusteilla. 8. Mikäli tilaajat käyttäisivät kilpailuttamisessa tämän tyylisiä kriteereitä, niillä olisi positiivinen vaikutus alan kehittymiseen. 7. Sopimuskannusteet johtavat rakentajan ja kunnossapitäjän kannalta virheettömämpiin suunnitelmiin. 6. Tässä sopimuksessa tulee löytymään sopimuskannusteiden ansiosta uusia taloudellisempia ratkaisuja. 5. Koemme, että sopimuskohtainen kannustin edistää suunnittelun laatua ja dynamiikkaa. 4. Koemme, että toimeksiantokohtaiset kannusteet edistävät suunnittelun laatua ja dynamiikkaa. 3. Tilaajan järjestämä INFO -tilaisuus oli hyödyllinen, ja ne ovat tarpeellisia myös tulevaisuudessa. 2. Tarjouspyynnön valintakriteerit ja sopimuskannusteet oli esitetty siten, että tunnistimme heti, mitkä asiat ovat asiakkaalle tärkeitä ja millä asioilla 1. Tilaajan asettamat hankinnan tavoitteet välittyivät tarjouspyynnöistä läpi. 4,7 4,6 4,3 4,1 4,9 5 4,7 4,2 5,

12 Pilottiprojektien arviointi Oulun puitesopimus Pilotti oli onnistunut 4,6 Piloteissa käytetyt toimintamallit tehostavat koko tilaustoimitusketjun toimintaa pitkällä tähtäimellä 4,8 Piloteissa käytettävät toimintamallit ovat yleistettävissä ja sovellettavissa meidänkin organisaatioon 4,7 Sarja1 Piloteissa käytetyt toimintamallit yhdistävät eri osapuolten intressejä 4,4 Piloteissa käytetyt hankinnan valintakriteerit ja sopimuskannustimet kannustavat tehokkaampiin ja tuottavuutta parantaviin toimintamalleihin 4,3 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 Ryhmätyöt 1. Tyypillinen suunnitteluhanke 2. Tyypillinen rakennushanke 3. Tyypillinen alueurakka 4. Tyypillinen rakennuttajakonsultin valintaan liittyvä hankinta 12

13 Ryhmätyöt 1. Kirjoita asiakaslähtöisiä tavoitteita, joita edellä esitetylle yksittäiselle hankinnalle pitäisi asettaa. 2. Johdata tavoitteesta kilpailuttamisen valintakriteerit kullekin tavoitteelle. 3. Johdata tämän jälkeen kustakin valintakriteeristä sopimuskannustin. 4. Esitä edellisiin kohtiin 2-3 tyypilliset painoarvot tai vaihteluväli, jotka kuvaavat asian merkitystä. 5. Piirrä seurausta osoittavat nuolet kunkin ketjun välille. HANKINNAN TAVOITE KELPOISUUSEHDOT JA VALINTAKRITEERIT SOPIMUSKANNUSTEET - yksilötyö, 5 min - yhdessä keskustelu, 20 min asiaketjun kirjaaminen fläpille, 10 minuuttia -> kiinnittäkää fläpit seinälle - tulosten esittely muille 3 min/ryhmä 13