Mallipohjilla tehokkuutta omaan työhön Teoriasta toteutukseen

Transkriptio

1 Mallipohjilla tehokkuutta omaan työhön Teoriasta toteutukseen Asiantuntija Laura Heinonen Mallipohjien hyödyntäminen Kilpailutusjärjestelmässä on mahdollista tallentaa luotuja ilmoituksia omiksi tai jaetuiksi mallipohjiksi. Mallipohjien avulla nopeutat ja helpotat omaa ja hankintayksikkösi toimintaa. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen hankintayksiköstä löytyy usein aiemmin käytetty, hyväksi todettu tarjouspyyntö, jota kannattaa hyödyntää mallipohjana samoista tuotteista ja palveluista tehdään jatkuvasti tarjouspyyntöjä myös muissa hankintayksiköissä 1

2 Omien mallipohjien luominen Tarjouspyyntö tai muu hankintailmoitus on mahdollista tallentaa omaksi mallipohjaksi missä tahansa hankinnan vaiheessa Keskeneräisenä Voimassa olevana Päättyneenä Kaksivaiheisten hankintamenettelyjen eri vaiheet Arkistossa olevat hankinnat Ilmoitustyyppiä ei voi vaihtaa, kun mallipohjaa käyttää uudelleen Kriteerikirjaston ja esitallennustekstien hyödyntäminen Omat mallipohjat 2

3 Omien mallipohjien luominen Mallipohjan nimeäminen Miten itse löydät tai kollegasi löytää sopivan mallipohjan? Mallipohjan kuvaus Miten tarjouskilpailu onnistui? Minkälaiseen käyttöön mallipohja on tarkoitettu? Keneltä saa lisätietoja mallipohjasta (nimi ja puh, sähköposti)? Mallipohjien muokkaaminen Omasta mallipohjasta pääsee muokkaamaan Nimeä, kuvausta ja tarjouspyynnön sisältöä Näkyvyyttä (jakamista) Liitetiedostoja Muiden hankintayksiköiden jakamia pohjia ei voi muokata Tee uusi ilmoitus tämän pohjalta Pohja voidaan siirtää omiin mallipohjiin, jossa sitä voidaan muokata ja tarvittaessa poistaa Normaalikäyttäjän käyttöoikeuksiin mallipohjan muokkaaja Tekemänsä mallipohjan voi myös poistaa 3

4 Mallipohjien jakaminen Mallipohjan voi jakaa kaikille tai valituille hankintayksiköille. Mallipohjien kommentointi Jaettuja mallipohjia on mahdollista kommentoida ja käydä ns. julkista keskustelua Kommentit näkyvät listauksena kaikille, jotka näkevät jaetun aineiston Kommentin lisääjä voi poistaa itse laittamansa kommentin Mallipohjille myös sisäinen kommentointi Sisäiset kommentit eivät sekoitu julkiseen (jaettuun) kommentointiin eikä päinvastoin 4

5 PTCServices Oy NÄIN ME NE TEIMME Malliasiakirjat 1. LAADI ENSIN NS. YLEISPOHJAT 2. SISÄLLYTÄ ASIAKIRJOIHIN SELKEÄT OHJEET KÄYTTÄJÄLLE 3. HUOMIO JÄRJESTELMÄN TERMISTÖT JA TOIMINTALOGIIKKA 4. TEE YHTEISTYÖTÄ KOKO HANKINTAYKSIKKÖSI KANSSA 5

6 1. Laadi ensin ns. yleispohjat Malliasiakirjat laadittiin yleisinä, jotta niitä voi hyödyntää mahdollisimman monissa hankinnoissa. Muista, että valittua ilmoitustyyppiä ei voi muuttaa! 1. Laadi ensin ns. yleispohjat Tavarahankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely EU-kynnysarvon ylittävät Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Palveluhankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely EU-kynnysarvon ylittävät Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Malliasiakirjat laadittiin yhteensä 12 eri asiakirjamallista 6

7 2. Sisällytä asiakirjoihin selkeät ohjeet Malliasiakirjoihin sisällytettiin selkeät ohjeet sekä kenttiin että erilliselle pdf-liitteelle. Ohjeet tukevat käyttäjää taitotasosta riippumatta. 2. Sisällytä asiakirjoihin selkeät ohjeet 7

8 3. Huomioi järjestelmän termistöt ja toimintalogiikka Vanhat pohjat eivät sovellu sellaisenaan, vaan vaativat aina perusteellisen läpikäynnin järjestelmän vaatimukset huomioiden. 4. Tee yhteistyötä koko hankintayksikkösi kanssa Valmistele ja kierrätä mallipohjaluonnosta etukäteen kollegojen kommentoitavana Kirjaa kokemukset ylös myös kilpailutusten päätyttyä Muokkaa mallipohjasta entistä toimivampi! 8

9 PTCServices Oy:n malliasiakirjat Malliasiakirjapaketti on myös ostettavissa oman hankintayksikkönne käyttöön Tarjouspyyntöasiakirjojen siirto mallipohjatoiminnon kautta hankintayksikön kilpailutusympäristöön 3 arkipäivän kuluessa tilauksesta Malliasiakirjoilla saat käyttöösi hankinta-ammattilaisten suunnittelemat, selkeät asiakirjapohjat kilpailutustesi pohjaksi nopeutat Cloudian käyttöönottoa ja työskentelyä hankintayksikössäsi KIITOS! laura.heinonen@ptcs.fi 9