BUILDERNEWS BUILDERCOM OY:N TIEDOTUSLEHTI Rakennetun ympäristön tiedonhallinnan- ja toiminnanohjauksen

Transkriptio

1 BUILDERCOM OY:N TIEDOTUSLEHTI 2014 BUILDERNEWS Rakennetun ympäristön tiedonhallinnan- ja toiminnanohjauksen järjestelmät Asiakas-case: Kokonaisvaltaista tiedonhallintaa Savon koulutuskuntayhtymässä Buildercom Oy ja Tilaajavastuu Oy yhteistyössä harmaata taloutta vastaan Buildercom mukana kesän 2014 asuntomessuilla Jyväskylässä

2 PÄÄKIRJOITUS Rakennetun ympäristön tiedonhallinnanja toiminnanohjauksen järjestelmät Kiinteistöjen ja infra-rakenteiden omistajat ovat hankkineet vuosien saatossa käyttöönsä lukuisia eri tarkoituksiin suunniteltuja toiminnanohjaus- ja tiedonhallintajärjestelmiä. Tiedonhallintajärjestelmien yhteensopivuudesta toistensa kanssa ei kuitenkaan ole kannettu huolta, vaan on hankittu yksittäisiä järjestelmiä pienten osa-alueiden hallitsemista varten. Organisaatioissa kenenkään intressissä ei ole ollut huolehtia tietoteknisestä kokonaisarkkitehtuurista. Nykysuuntaus on toinen: nyt hankitaan laajoja kokonaisuuksia, joilla hallitaan suurta osaa siitä tiedosta, jolla toimintaa ohjataan. Lisäksi järjestelmäintegraatiot ovat yleistyneet. Ei haluta luopua pitkään käytössä olleista järjestelmistä, joita on ajan myötä räätälöity omia tarpeita varten. Omat toimintaprosessit on muokattu sellaisiksi, että ne tukeutuvat käytössä oleviin tietoteknisiin järjestelmiin. Tietomallit ja niissä olevan tiedon hyödyntäminen Johtavat rakennuttajat vaativat suurten hankkeittensa suunnittelemista tietomallintamalla. Silti malleihin kertyvän tiedon hyödyntäminen koko hankeen elinkaaren ajalla on vielä kehitysvaiheessa. Malleissa olevaa tietoa kyetään hyödyntämään laajasti hankkeiden alkuvaiheessa ja niistä saadaan helposti lähtötiedot kustannusten määrittämistä varten. Yhdistelmämallien avulla suunnitelmat voidaan sovittaa toisiinsa, ja suunnitelmien keskinäiset ristiriidat poistaa. Toisaalta mallien avulla hankkeita on helppo visualisoida. Lisäksi ne ovat oiva apu hankkeiden lupakäsittelyvaiheissa. Mallien sisältämää tietoa hyödynnetään heikosti kiinteistöjen tai infra-kohteiden käytön ja ylläpidon aikana. Rakennetun ympäristön omistajilla on erilliset järjestelmät sekä käytön että ylläpidon aikaista tiedonhallintaa ja toiminnanohjausta varten. Tietomallit ja nämä muut käytössä olevat järjestelmät on saatava vaihtamaan tietoja keskenään. Järjestelmät on saatava integroiduksi siten, että eri tietolähteissä oleva tieto on käytettävissä, pyrittiinpä tietoon käsiksi minkä järjestelmän kautta hyvänsä. Viime aikoina on erityisesti noussut esille tietomallien ja erilaisten kiinteistötietojärjestelmien yhteen liittäminen. Suunnitteluvaiheessa malliin taltioitunut tieto halutaan integroida tai siirtää kiinteistötietojärjestelmään automaattisesti. USA:sta Britannian kautta meillekin rantautunut COBie-standardi on mahdollisesti avain tietomalleissa olevan tiedon hyödyntämisessä kiinteistötietojärjestelmissä. Buildercom Oy tutkii ja kehittää asiakkaittensa ja ohjelmistotoimittajien kanssa menetelmiä ja käytäntöjä hyödyntää tietomallien tietoja omissa palveluissaan. Tietomallitiedon hyödyntäminen palveluissamme on tuotekehityksemme prioriteettilistalla kärkipaikalla. Mobiliteetin hyödyntäminen päivittäisessä projektien hallinnassa ja kiinteistönhoidossa Rakennus- ja saneerausprojektit ovat nykyään nopeatempoisia ja projekteista vastaavilla on useita projekteja me- 2

3 neillään samalla kertaa. Perinteisiä työmaatukikohtia perustetaan vain suuriin hankkeisiin, joitten kesto on vuosi tai enemmän. Toisaalta kiinteistönhoito on jo vuosia ollut siihen erikoituneitten toimijoitten tekemää ja yhdellä kiinteistönhoitajalla on lukuisia kohteita hoidettavanaan. Siksi tekeminen pitää kyetä dokumentoimaan liikkeellä ollessa ja tehtävät on voitava vastaanottaa mobiililaitteeseen. Liikkuva työ vaatii siihen tarkoitetut työkalut ja taustajärjestelmät. Mobiilisti käytettävät tietotekniset palvelut tulevat tulevaisuudessa olemaan tietotekniikkapalveluntarjoajille välttämätön osa palvelutarjontaa. Näin ollen osa palveluista on oltava sellaisenaan käytettävissä mobiilisti. Osalle palveluista tehdään erillisiä mobiiliversioita tai appletteja, joilla palveluita käytetään. Tärkeä osuus on myös offline-toiminnallisuudella. Suurena haasteena tulee olemaan erilaisten mobiililaitteiden nopea kehittyminen. Laitekirjo on valtava ja käyttöjärjestelmistä on käytössä useita versioita yhtäaikaisesti. Siksi palveluntarjoajat joutuvat tekemään vaikeita valintoja siitä, mitä käyttöjärjestelmiä ja millaisia laitteita tuetaan. Buildercom Oy tekee mittavaa tuoteuudistusta palvelujensa uudistamiseksi. Uudistuksen yhtenä johtavana perusajatuksena on ollut huomioida työn luonteen muuttuminen liikkuvaksi. Tulemme huomioimaan tuotekehityksessämme mahdollisimman laajasti markkinoilla olevat eri käyttöjärjestelmät sekä päätelaitteet mobiiliominaisuuksia kehittäessämme. Matti Luhtanen, toimitusjohtaja

4 KIRJOITTAJA: ELINA PORKKA Kokonaisvaltaista tiedonhallintaa Savon koulutuskuntayhtymässä Savon koulutuskuntayhtymä (jäljempänä myös Sakky) on perustettu v ja tällä hetkellä kuntayhtymä koostuu Savon ammatti- ja aikuisopistosta, Varkauden lukiosta ja Savon oppisopimuskeskuksesta. Näiden rinnalla toimivat organisaation tukipalvelut sekä kiinteistöyksikkö. Kuntayhtymällä on yhteensä n kerros-m 2 kiinteistömassa kuudella eri paikkakunnalla. KIINTEISTÖMASSAA YHTEENSÄ KERROS M 2 6 PAIKKAKUNNALLA Kiinteistöyksikkö teki hankintapäätöksen sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankkimisesta v. 2006, jolloin markkinoille alkoi tulla ensimmäisiä sähköisiä huoltokirjoja. Sakkylla pidettiin tärkeänä sitä, että kaikki kiinteistötiedot löytyisivät keskitetysti yhdestä paikasta. Lisäksi haluttiin mahdollisuus alkaa seurata huoltotoiminnan laatua. Sakkylla ulkoalueiden hoito ja siivous on pääosin ulkoistettu, mutta ns. sisäpuoliset työt, kuten talotekniikka, iv-nuohous, keittiölaitehuollot ja käyttäjäpalvelut on katsottu järkevämmäksi hoitaa omana työnä. Käyttäjäpalvelut ovat iso osa organisaation toimintaa, joka näkyy kiinteistöjen käyttäjille: opiskelijoille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Ari Orsjoen, kiinteistöjohtajan, mukaan kiinteistöyksikön tavoite on tarjota täyden palvelun toimintaa ja tässä FacilityInfo on apuna. Kiinteistöpäällikkö Toni Helin kertoo, että uutena asiana huoltokirjaan on liitetty koulutusmateriaalille oma paikka. Käymme kaikki säännöllisesti päivittämässä kiinteistötietojamme eri koulutuksissa ja niissä hankitun tiedon jakaminen on ollut puutteellista. Jatkossa kaikki pääsevät tutustumaan uusimpiin tutkimustuloksiin ja viimeisimpään tietoon ohjelman kautta, Toni täsmentää. HUOLTOKIRJAJÄRJESTELMÄN VALINTA Sakkylla tehtiin vertailua eri järjestelmien välillä ja tärkeimmiksi tekijöiksi nousivat Buildercomin FacilityInfon myötä mahdollisuus linkittää tietoja huoltokirjasta suoraan kiinteistöissä meneillä oleviin projekteihin sekä palvelupyyntöjen käsittelyn helppous. Järjestelmää valitessa Sakkylla pidettiin tärkeänä meriittinä myös muita Buildercomin asiakkaita. Huoltokirjan käyttäjinä olivat jo vuonna 2006 esimerkiksi Helsingin kaupunki ja Senaatti-kiinteistöt, joilla on paljon kiinteistömassaa. Orsjoen mukaan se vahvisti käsitystä siitä, että myös savolaisten kiinteistötiedot pysyvät järjestelmässä varmassa tallessa eikä järjestelmän kehitystyö ole jäänyt paikalleen. Isoilta kiinteistönomistajilta tulee varmasti painetta kehittää järjestelmää ja toimintamalleja eteenpäin, joten hyötyjä tulee sitä kautta meillekin, perustelee Orsjoki. MIKSI SÄHKÖINEN JÄRJESTELMÄ? Sähköisen huoltokirjan käyttöönotto on mahdollistanut koulutuskuntayhtymässä sen, että kiinteistöhuollon ammattilais- 4

5 BUILDERNEWS 2014 Sekä Ari Orsjoki (vas.) että Toni Helin ovat tyytyväisiä Buildercomin palveluihin niin kiinteistöjen ylläpidossa kuin rakennushankkeiden tiedonhallinnassa ja toiminnanohjauksessa. ten hiljainen tieto tulee myös järjestelmän kautta kerättyä. Tämä on kaikkien etu siinä vaiheessa, kun talossa vaihtuu tekijät, mutta välttämättömät tiedot huolellisen kiinteistönpidon kannalta ovat kuitenkin varmassa tallessa. Tiedonvaihto tulee olemaan merkittävässä osassa lähivuosina, kun henkilökunnassa tapahtuu paljon ikäpolven vaihdosta, toteaa Orsjoki. Toni Helin, kiinteistöpäällikkö, puolestaan jatkaa: huoltokirja teettää nyt hieman työtä, mutta on varmasti vaivan väärti jatkossa, kun kaikki tiedot ovat aina saatavilla ja ajan tasalla. Erityisesti keittiölaitehuolloissa huolto-ohjeiden, kytkentäkaavioiden ja varaosaluettelon löytyminen heti on tehostanut huoltotyötä huomattavasti. Kun yhdestä keittiöstä tarjotaan ateriat 2000 opiskelijalle, ei homma saa pysähtyä. PALVELUT HYÖDYKSI RAKENNUSHANKKEISSAKIN Huoltokirjan lisäksi koulutuskuntayhtymä on laajentanut Buildercomin palveluiden käytön myös rakennuttamisen puolelle. Uusi palvelusopimus hyödyttää yhä useampaa henkilöä isossa organisaatiossa. Aineisto, joka projektipankkiin kertyy hankkeiden tiimoilta leviää palvelun kautta yhä useamman henkilön tietoon ja on siellä koko ajan useamman tahon käytettävissä myös kiinteistönhoidossa, selventää Orsjoki. Aiemmin ongelmaksi koettiin se, että vain yksi tai kaksi henkilöä oli perillä asioista ja muut jäivät paitsioon. Nyt kaikki informaatio on käytössä, vaikka joku olisi poissakin, ja asiat pystytään silti hoitamaan, hän jatkaa. Kun hinta ja laatu ovat kohdallaan, niin se on sekä palveluun tilaajan että tuottajan etu, toteaa Orsjoki yhteistyöstä Buildercomin kanssa. Koulutuskuntayhtymän toimintaan sopivia tietojärjestelmäratkaisuja on kehitetty yhdessä asiakkaan tarpeista lähtien Buildercomin asiantuntijoiden kanssa alusta alkaen. OPISKELIJOITA

6 KIRJOITTAJA: ELINA PORKKA, KUVA: TOMI SETÄLÄ Räätälöinnillä toimiva ratkaisu kunnossapidon urakointiin RTA-Yhtiöt tarjoaa luotettavaa ja ammattitaitoista palvelua 40 vuoden kokemuksella. Yrityksen liikevaihto on noin 4 milj. euroa ja se tarjoaa rakennuttajaasiakkailleen osaavan henkilöstön ja nykyaikaisen kaluston maarakennuksen ja kunnossapidon tarpeisiin. Yhtiöihin kuuluvan Maarakennusliike Raimo T.A. Virtasen kunnossapitopäällikkö Pauli Raudanpäälle tietotekniikka on tärkeä työväline. Hän arvostaa nykyaikaista teknologiaa, joka on helpottanut ja nopeuttanut päivittäisiä rutiineja. Tavallisesti yrityksen urakat ovat pitkiä, 4 5 vuoden mittaisia kunnossapitourakoita. Dokumentoinnin on oltava huolellista ja säännöllistä urakan alusta loppuun, mistä seuraa melkoinen määrä työtä ja muistettavaa. Tilanteeseen etsittiin ratkaisua pohtimalla sopisiko rakennuspuolelta tuttu sähköinen työmaapäiväkirja myös kunnossapidon tarpeisiin. - Palvelua räätälöitiin Buildercomin kanssa siihen malliin, että sopiihan se. Siitä alkaa olla jo pari vuotta kun internetpohjainen työmaapäiväkirja otettiin meillä käyttöön. Eipä mennyt miettiminen hukkaan, sillä nyt päiväkirja palvelee meitä hienosti ja sen käyttö on sujunut jouhevasti, Pauli Raudanpää toteaa. PARAS TYÖMAAPÄIVÄKIRJA KUNNOSSAPITOURAKKAAN Työmaapäiväkirja helpottaa päivittäistä työskentelyä monella tavalla. Pauli Raudanpää löytää nopeasti kolme itselleen tärkeintä hyötyä: 1. Päiväkirjaa täyttää mielellään, sillä sen käyttö on tehty helpoksi. 2. Kuvat voi ottaa suoraan työmaalla tabletilla ja ne ovat automaattisesti oikean merkinnän kohdalla. 3. Tilaaja on tyytyväinen raportointiin. Sähköinen työmaapäiväkirja on paras väline kunnossapitourakoiden työkaluksi. RTA-Yhtiöt pääkaupunkiseudulla ovatkin ottaneet työmaapäiväkirjan ja tabletit päivittäisiksi työkaluikseen. TYÖAIKA SÄÄSTYY OLENNAISEEN Sähköisen työmaapäiväkirjan ansiosta Raudanpään ei tarvitse olla läsnä jokaisella työmaalla. Hän näkee reaaliajassa työkoneeltaan tai tabletilta, mitä työmaalla on tehty ja jopa sen, miltä siellä näyttää. - Kuvan ottaminen on tabletilla näppärää ja kuva menee suoraan päiväkirjaan oikealle sivulle, Raudanpää kiittelee. Raudanpään päivät eivät enää kulu puhelimessa, sillä työmaan valvojat ja työnjohtajat voivat työmaapäiväkirjasta tarkistaa asiat, joista ennen joutuivat soittelemaan. - Puheluiden vähentyminen on ollut iso juttu, kun jokaista asiaa päivittäin ei enää kysytä minulta. Tiedot voi jokainen katsoa itse päiväkirjasta silloin, KOKEMUSTA KUNNOSSAPIDOSTA 40 VUOTTA TYÖMAAPÄIVÄKIRJAN HYÖDYT 1 HELPPO KÄYTTÄÄ 2 3 KUVAT TABLETILLA SUORAAN OIKEAN MERKINNÄN KOHDALLE SELKEÄ RAPORTOINTI TILAAJALLE 6

7 BUILDERNEWS 2014 Buildercom Oy ja Tilaajavastuu Oy yhteistyössä harmaata taloutta vastaan Kunnossapitopäällikkö Pauli Raudanpäälle tabletti on jo jokapäiväinen työkalu. kun tietoja tarvitsee, Raudanpää huomauttaa. Myös kunnossapitourakoiden tilaajalta on tullut hyvää palautetta RTA-Yhtiöiden toiminnasta. - Helsingin kaupunki vaatii urakoitsijoiltaan internet-pohjaisen työmaapäiväkirjan käyttöä. Kaupunki on ollut erittäin tyytyväinen meidän päiväkirjaamme, sillä valvoja pystyy kuittaamaan työt suoraan sen kautta. Kaupunki onkin sanonut, että meillä on käytössä paras kunnossapidon päiväkirja! Raudanpää myhäilee. HYVÄ YHTEISTYÖ BUILDERCOMIN KANSSA JATKUU Säännöllinen yhteydenpito on Buildercomilla arvossaan, sillä siten voidaan varmistaa asiakkaan tyytyväisyys palveluun ja mahdollisimman nopea reagointi kehitystarpeisiin. - Kasvotusten on aina mukavampi jutella kehitysideat ja muut asiat läpi, toteavat Raudanpää ja hänen asiakasvastuuhenkilönsä Pekka Rohula Buildercomilla. - Meille Buildercomissa on tärkeää, että asiakas saa sellaisen työvälineen, joka tekee työstä helpompaa ja tehokkaampaa. Siinä on RTA-Yhtiöillä onnistuttu, sillä ainakin Pauli Raudanpää kollegoineen ovat palveluun tyytyväisiä, Pekka Rohula kertoo. Heinäkuussa voimaantuleva laki rakennusalan tiedonantovelvollisuudesta velvoittaa rakentamistyötä tilaavat yritykset ja itsenäiset ammatinharjoittajat ilmoittamaan Verohallinnolle kuukausittain työmaakohtaisia tietoja ostamistaan rakennusurakoista. Buildercomin ja Tilaajavastuun yhteistyön tavoitteena on tarjota rakennusalan yrityksille yhteinen, selkeä toimintamalli uusien lakisääteisten ilmoitusten hoitamiseksi. Buildercom ja Tilaajavastuu ovat allekirjoittaneet keskinäisen sopimuksen, jonka puitteissa EVRY Jydacom Oy toimii veronumero.fi-palvelun tarjoaman, toimialan yhteisen Työmaarekisterin jälleenmyyjänä. Tällä tavalla asiakkaat voivat jatkossa hankkia kaikki ilmoittamiseen tarvittavat järjestelmät yhdestä paikasta. Tällä hetkellä Buildercomin järjestelmän ja Suomen Tilaajavastuun tarjoaman Luotettava kumppani -palvelun välille kehitetään myös automaattista rajapintaa. Jatkossa yritykset rakentavat järjestelmien välille myös muut tarvittavat automaattisesti toimivat rajapinnat. Tällä tavalla käyttäjäyritys voi hallinnoida tietojaan yrityksen omassa järjestelmässä ja halutessaan samanaikaisesti hyödyntää koko toimialan yhteisiä rekisteritietoja, kuten esim. VALTTI-korttien ja työmaarekisterin ja -avaimen tietoja. Jatkossa myös työaikaleimaukset saadaan jaettua yhteisen työmaarekisterin kautta työmaan eri osapuolille. Rakennusalalla on nyt hyvä vauhti rakentamisen arvoketjun läpinäkyvyyden kehittämiseksi uudelle tasolle. Harmaan talouden kitkeminen on kansantaloudellisestikin iso asia, sitä on jopa 35 prosentissa alan yrityksistä. Rakentamisen arvo oli vuonna 2013 noin 28,8 miljardia euroa, Suomen Tilaajavastuun toimitusjohtaja Lars Albäck kertoo Kauppalehdessä Suomen Tilaajavastuu Oy ja Buildercom Oy haluavat yhteistyössä olla rakentamassa toimialalle yhteisiä toimintamalleja ja työkaluja, joilla voidaan vahvistaa harmaan talouden torjuntaa ja hoitaa uudet lakisääteiset ilmoitusvelvollisuudet mahdollisimman helposti. KIRJOITTAJA: ELINA PORKKA 7

8 KIRJOITTAJA: ELINA PORKKA, KUVA: SUOMEN ASUNTOMESSUT Buildercom mukana kesän 2014 asuntomessuilla Jyväskylässä Vuoden 2014 asuntomessut järjestetään Jyväskylän Äijälänrannassa Messualueelle rakentuu 37 pientaloa, yksityinen päiväkoti sekä 13-kerroksinen tornitalo Jyväsjärven rantaan. Jyväskylän asuntomessualueen rakentamisessa yhtenä teemana on ollut moderni arkkitehtuuri yhdistettynä luonnonläheiseen kaupunkiasumiseen. Toisena teemana on puu-tarha, joka juontaa juurensa alueen vahvasta taimisto- ja puutarhahistoriasta. Alueen koko on n. 30 ha ja asukkaita sinne mahtuu Buildercom on ollut mukana Jyväskylän asuntomessuhankkeessa projektin alusta lähtien, sillä rakentajien työkaluna on ollut perinteisten sahan ja vasaran lisäksi myös projektipankki. Asuntomessut Jyväskylässä 2014 hankkeen projektipäällikkö Anu Hakala kertoo, että projektipankin käytöllä oli kaksi selkeää tavoitetta. Halusimme tarjota rakentajille tietoturvallisen paikan saada talteen koko rakentamisen aikainen dokumentaatio rakennusteknisine kuvineen ja suunnitelmineen. Lisäksi projektipankki on ollut myös meidän kannalta erinomainen foorumi tiedon jakamiseen rakentajien kesken. Myös projektikoordinaattori Pirkko Flinkman näyttää vihreää valoa projektipankille asuntomessuhankkeissa, sillä se tarjoaa messutoimistolle, rakentajille sekä yhteistyökumppaneille laajemmat käyttömahdollisuudet kuin perinteisemmät extranet-palvelut. Projektipankin suurimmat hyödyt tulevat ilmi käytännössä sähköpostit eivät tukkeudu isoista liitetiedostoista ja kuvista ja lisäksi kaikki aineisto on aina saatavilla verkosta käsin paikasta riippumatta. Projektipankin ilmoitustaulun avulla on kätevää tiedottaa kaikkia hankkeen osapuolia kerralla. Lisäksi meille jää talteen tieto siitä, mitä informaatiota on jaettu, kenelle ja ketkä sen ovat lukeneet, Pirkko täsmentää. Rakentajat ovat voineet tallentaa palveluun kaikki dokumentit arkkitehtisuunnitelmista kokousmuistioihin ja pöytäkirjoihin saakka. Hankkeen päätyttyä heillä on automaattisesti käytössä valmis loppudokumentaatio koko rakennusprojektista. Myös Jyväskylän asuntomessutoimistolle tämä on iso etu. Etenkin minulle projektikoordinaattorina on tärkeää, että koko projektin dokumentaatio on selkeästi koottuna nyt, kun hanke päättyy, niin meillä on kaikki materiaali valmiina arkistoitavaksi projektipankin ansiosta, Pirkko kiittelee. Asuntomessutoimisto on myös saanut kiitosta toiminnastaan aktiivisen tiedottamisen ja hyvin järjestetyn tiedonjaon ansiosta. Jyväskylän kaupungin organisaatiossa tunnuksia projektipankkiin on jaettu siten, että yhteydenpito eri osapuolien välillä on mahdollisimman sujuvaa. Tämä on helpottanut esimerkiksi aluevalvojan työtä. Asuntomessutoimiston osalta työt alkavat olla loppusuoralla, sillä messut au- keavat yleisölle Hektisestä messuarjesta huolimatta sekä Anulla että Pirkolla on vielä virtaa tsempata rakentajia viimeistelytöihin. Odotukset ovat korkealla, sillä Jyväskylän Äijälänranta on asuntomessualueena ainutlaatuinen ympäristö, jonka laadukkaaseen ja kestävään rakentamiseen on ahkerasti panostettu. LUE LISÄÄ JYVÄSKYLÄN ASUNTOMESSUISTA OSOITTEESSA: Buildercom Oy Matarankatu 2, JYVÄSKYLÄ Äyritie 12 A, VANTAA Buildernews Buildercom Oy:n tiedotuslehti rakennus- ja kiinteistöalan ammattilaisille. Toimitus: Buildercom Oy Taitto: Katse Design Kansikuva: Anu Hakala, Asuntomessut Jyväskylässä 2014 Valokuvat: Buildercom Oy Painos: 1300 kpl Painopaikka: Kirjapaino Kari Oy