AO HARJUN KAMPUKSEN PERUSKORJAUS JA LAAJENNUS. projektinhallinnan haasteet ja ratkaisut

Transkriptio

1 AO HARJUN KAMPUKSEN PERUSKORJAUS JA LAAJENNUS projektinhallinnan haasteet ja ratkaisut

2 Kiinteistöliikelaitos Jyväskylän koulutuskuntayhtymän Kiinteistöliikelaitos on kuntayhtymän kiinteistöistä vastaava tukipalveluyksikkö. Sen omistuksessa on yhteensä noin hum 2 toimitiloja. Kiinteistöliikelaitos huolehtii, että kuntayhtymän oppilaitoksilla on käytössään hyväkuntoiset, tarkoituksenmukaiset ja kustannuksiltaan edulliset tilat. Arkkitehtitoimistot Pertti Nousiainen Oy, Pekka Paavola Oy ja Eero Koponen Oy Vanhasta uutta hallitusti Jyväskylän koulutuskuntayhtymän Harjun kampus valmistui 1950-luvulla. Siihen kuuluu oppilaitosrakennus, asuntola ja mediapaja. Harjun peruskorjaus- ja laajennushanke käsittää oppilaitosrakennuksen peruskorjauksen sekä uuden liikuntasalin rakentamisen vanhan mediapajan tilalle. Tavoitteena on muuttaa vanhat tilat palvelemaan nykyaikaisen oppimisympäristön tarpeita ja nykyaikaistaa kiinteistötekniikkaa. Hankkeen tilaaja on Jyväskylän koulutuskuntayhtymän Kiinteistöliikelaitos. 2

3 Asiakkaan haasteet asiakirjahallinnassa sekä kommentointi- ja hyväksyntäkäytännössä Monia rakennushankkeita läpivieneenä Kiinteistöliikelaitos tunsi tarvitsevansa parannusta nykyiseen asiakirjahallintaan. Tarvittavien dokumenttien etsimiseen kului liikaa aikaa, kun asiakirjoja tallennettiin sekä paperisessa että sähköisessä muodossa eri paikkoihin. Lisäksi Kiinteistöliikelaitoksen henkilökunta koki, että Kiinteistöliikelaitoksen käyttämä projektipankki kansiorakenteineen oli sekava ja hankalakäyttöinen, joten rakennusprojektin asiakirjoja ja suunnitelmien uusimpia versioita oli vaikea löytää. Asiakirjahallinnan lisäksi projektinhallintaan, erityisesti enimmäkseen sähköpostitse tapahtuvaan suunnitelmien kommentointi- ja hyväksyntäkäytäntöön toivottiin muutosta. Henkilökohtaisiin sähköposteihin arkistoituva historia annetuista kommenteista ja tehdyistä päätöksistä hukkui helposti muiden saapuneiden viestien joukkoon ja oli läpinäkymättömästi jäljitettävissä. Jälkeenpäin oli vaikea selvittää, mitä päätöksiä on tehty kenenkin toimesta. Päätöksentekoprosessin etenemistä oli hankala seurata. Arkkitehtitoimistot Pertti Nousiainen Oy, Pekka Paavola Oy ja Eero Koponen Oy 3

4 Kiinteistöliikelaitos tiedosti toimintatapojensa ongelmat. Kiinteistöliikelaitoksen rakennuttaja oli kuullut Modelspace-palvelusta ja näki sen mahdollisena ratkaisuna ongelmiin. Modelspace oli hänen mielestään potentiaalinen ja hyödyllinen työkalu erityisesti projektinhallinnan ja suunnittelun ohjauksen kannalta. Palvelua testattiinkin eräässä pienehkössä kohteessa. Käyttöönottoon ei kuitenkaan juuri sillä hetkelle kyetty panostamaan niin paljon kuin uuden ohjelman käyttöönotto ja prosessien läpikäyminen olisi edellyttänyt, eikä palvelua saatu sovellettua käytäntöön toivotulla tavalla. Ajatus jäi kuitenkin kypsymään mieliin. Asiakkaan tarpeen selvitys uusia käytäntöjä Kiinteistöliikelaitoksen tahtotila muuttaa käytäntöjään toimivammaksi käynnisti yhteistyöprojektin. Capisso tarjosi tukeaan Modelspace-palvelun käyttöönotossa. Kiinteistöliikelaitoksen ja Capisson yhteistyö lähti liikkeelle asiakkaan nykytilanteen kartoittamisella: Mitkä ovat Kiinteistöliikelaitoksen nykyiset prosessit, toimintamallit, ongelmat ja tarpeet sekä tulevaisuuden tavoitteet. Kiinteistöliikelaitos toivoi, että Modelspacen projektityyppi räätälöitäisiin heidän rakennushankkeisiinsa sopivaksi ja heidän näköisekseen. Lisäksi he edellyttivät, että Modelspace-projekti pidettäisiin mahdollisimman yksinkertaisena, jotta palvelun käyttäminen olisi helppoa. Arkkitehtitoimistot Pertti Nousiainen Oy, Pekka Paavola Oy ja Eero Koponen Oy 4

5 Edelleen asetettiin tavoitteeksi, että Modelspace toimisi erityisesti suunnittelun ohjauksen työkaluna, mahdollistaisi paremman toimintatavan kommentointi- ja hyväksyntäkierroille sekä tehostaisi projektien asiakirjahallintaa. Kiinteistöliikelaitos esitti, että Modelspacen pilottikohteeksi voitaisiin valita silloin parhaillaan käynnistymässä ollut Harjun kampuksen peruskorjaus- ja laajennushanke, joka on yksi heidän kärkihankkeistaan. Modelspacesta ratkaisu ongelmiin Asiakkaan omia ajatuksia kunnioittaen ja niihin uusia ideoita yhdistäen, Capisso lähti tavoitekeskustelujen pohjalta räätälöimään Kiinteistöliikelaitoksen toimintaan ja tavoitteisiin sopivaa tapaa hyödyntää Modelspacepalvelua. Asiakkaan toiveena oli, että kaikki rakennusprojektin tiedot ja asiakirjat tallennettaisiin Modelspaceen niin, että tilaajan organisaatio ja käyttäjät löytäisivät dokumentit helposti. Tiedostojen hallintaa varten Modelspaceen rakennettiin Kiinteistöliikelaitoksen rakennushankkeisiin sopiva yhtenäinen kansiorakenne, jota käytettäisiin myös tulevissa projekteissa. Yhtenäisellä kansiorakenteella pyrittiin erityisesti edesauttamaan Kiinteistöliikelaitoksen asiakirjahallintaa. Tehtävät Tiedostot Nykyisten käytäntöjen tehostamiseksi kommentointi- ja hyväksymiskierroissa ajateltiin hyödyntää Modelspacen tehtävätoimintoa. Suunnitelmien ja suunnitelmamuutosten kommentointi- ja hyväksyntäkierrot päätettiin toteuttaa niin, että ennalta nimetyille tilaajan organisaation ja loppukäyttäjän edustajille luodaan kommentointia tai hyväksyntää tarvittaessa tehtävä. Kommentit ja päätökset kirjataan tehtävään kommenttina. Vastaavasti kierrätetään kommenteille myös muita hankkeen dokumentteja. Tehtävät ovat tasapuolisesti kaikille Modelspace-käyttäjille avoimia: niiden edistyminen ja niihin kirjatut kommentit ovat kaikkien nähtävissä. 5

6 Kun toimintamallit oli suunniteltu ja hyväksytty yhdessä asiakkaan kanssa, rakennettiin niiden pohjalta Kiinteistöliikelaitokselle oma projektityyppi. Lisäksi Harjun hankkeelle perustettiin Modelspace-projekti. Modelspacepalvelun käyttöönotto haluttiin sujuvaksi, joten Capisso laati projektin osapuolille kirjalliset käyttöohjeistukset, järjesti tarvittavat koulutukset ja auttoi ohjelman käyttöön liittyvissä kysymyksissä ja ongelmissa. Rakennustyömaan ohjauksen ja seurannan sähköistä dokumentointia, mm. työmaapäiväkirjaa ja tarkastusasiakirjaa varten hankkeeseen päätettiin ottaa lisäpalvelu. Kiinteistöliikelaitos päätti kokeilla Buildercom Oy:n tarjoamaa BEM-projektinhallintapalvelua. Kiinteistöliikelaitokselle oli tärkeää, ettei hankkeen osapuolten tarvitsisi ylläpitää samoja dokumentteja kahdessa eri palvelussa, joten Kiinteistöliikelaitos, Gravicon ja Buildercom aloittivat yhteisen kehitysprojektin. BEM- ja Modelspace-palvelun välille kehitettiin dokumenttirajapinta, jonka avulla kaikki tiedostot olisivat nähtävissä sekä Modelspace- että BEM-palvelussa. Molempiin järjestelmiin luotiin sama kansiorakenne käyttöoikeuksineen. Tilaajan organisaatio, käyttäjät sekä suunnittelijat käyttäisivät dokumentinhallintaan pääasiallisesti Modelspace- ja urakoitsijat BEM-palvelua. Capisso osallistui rajapinnan kehitykseen Kiinteistöliikelaitoksen Modelspace-asiantuntijan roolissa. Tehtävänä oli huolehtia, että kehitysprojektissa syntyvä rajapinta vastaa Kiinteistöliikelaitoksen tarpeita ja toimintamalleja Modelspacen käytössä. 6

7 Hyödyt asiakkaalle Capisso kuunteli Kuuntelemalla asiakasta ja yhdistämällä ideoita löydettiin Kiinteistöliikelaitoksen hankkeisiin sopivat toimintamallit Modelspace-palvelun hyödyntämisessä. Kiinteistöliikelaitos sai toivomansa työkalun asiakirjahallintaan ja suunnittelun ohjaukseen. He kokivat, että rakennusprojektin asiakirjat ja viimeisimmät suunnitelmat ovat nyt yhtenäisestä kansiorakenteesta helposti kaikkien projektin osapuolien löydettävissä. Lisäksi suunnittelunohjaus kommentointi- ja hyväksyntäkiertoineen on hyvin toteutettavissa ja historia tallessa läpinäkyvästi. Hyväksyntäkierrot/ suunni elunohjaus ovat hyvin toteute avissa ja läpinäkyväs tallessa. - Rakennu aja Riikka Kaarnamo, Jyväskylän koulutuskuntayhtymä, Kiinteistöliikelaitos Tällä hetkellä Modelspace on otettu käyttöön myös toisessa Kiinteistöliikelaitoksen rakennushankkeessa. Palvelua on tarkoitus käyttää myös tulevissa projekteissa. Lisäksi Kiinteistöliikelaitoksen rakennuttajaa kiinnostaa Modelspacen tarjoamat mahdollisuudet rakennusprojektien tilahallintaan, joten ehkä Tilamoduuliakin tullaan kokeilemaan tulevaisuudessa. Rakennusprojek n edot ja suunnitelmien uusimmat versiot ovat helpos löyde ävissä. - Riikka Kaarnamo 7

8 Lisätietoja Tilaaja: Jyväskylän koulutuskuntayhtymä, Kiinteistöliikelaitos Rakennuttaja Riikka Kaarnamo Harjun kampuksen havainnekuvat: Arkkitehtitoimistot Pertti Nousiainen Oy, Pekka Paavola Oy ja Eero Koponen Oy. Ota yhteyttä Capisso Oy Projekti-insinööri Jenni Kaukonen jenni.kaukonen(at)capisso.fi Gravicon Oy Avainasiakaspäällikkö Anna-Riitta Kallinen anna-riitta.kallinen(at)gravicon.fi Copyright 2015 Capisso Oy ja Gravicon Oy 8