Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225"

Transkriptio

1 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta

2 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI, JOHTAMINEN JA VASTUUT KIRJAAMINEN TIEDONHALLINTASUUNNITELMAT (AMS) ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELY JA HÄVITTÄMINEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA, SUOJELU JA ARKISTOTILAT ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON TIETOPALVELU ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN TIETOJÄRJESTELMÄT, SÄHKÖINEN ASIOINTI, SÄHKÖINEN ASIAKIRJA JA ARKISTONMUODOSTUS YLEISTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIASIAT ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO JA UUSIMINEN KÄSITTEISTÖÄ... 8 Tämä ohje on tarkoitettu luettavaksi ja noudatettavaksi!

3 1. JOHDANTO Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä asiakkaiden tiedonsaantimahdollisuutta ja tukea siten demokratian toimivuutta. Tämän ohjeen ohella arkistotoimessa on noudatettava mm. arkistolakia (831/1994) ja arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita (www.narc.fi). Lisäksi laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999), hallintolaki (434/2003), henkilötietolaki (523/1999) sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) sisältävät määräyksiä viranomaisten asiakirjojen käsittelystä ja hyvästä tiedonhallintatavasta. Toimintaohje toimii käytännön ohjeena kaikille asiakirjojen käsittelyyn osallistuville! 2. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän arkistotoimen tehtävänä on asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtiminen asiakirjan elinkaaren alusta loppuun ja arkiston tietopalvelusta vastaaminen. Tehtävät toteutetaan rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin sekä pysyvästi säilytettävän aineiston siirtämisen avulla päätearkistoon. Hallintopalvelut, sisäisen tukipalvelun alue ja ympäristöpalvelut siirretään peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin. Sosiaali- ja hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin. Arkistotointa tulee hoitaa siten, että: 1) se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista 2) ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan 3) asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISOINTI, JOHTAMINEN JA VASTUUT Johtokunta vastaa arkistotoimen järjestämisestä. Johtokunnan määräämänä hallinnon toimistosihteeri johtaa Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista hallinnon osalta sekä ohjeistaa osa-arkistonmuodostajia. Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä on arkistonmuodostaja, jonka osa-arkistonmuodostajia ovat hallintopalvelut, sisäisen tukipalvelun alue, sosiaalipalvelut, hoidon- ja hoivanpalvelut ja ympäristöpalvelut. Vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamisesta kuuluu arkistonmuodostajalle ja osa-arkistonmuodostajalle. 1

4 Osa-arkistonmuodostajan ja sen nimeämien arkistovastaavien tehtävänä on: 1. huolehtia arkistotoimesta hallussaan olevan aineiston osalta 2. nimetä vastuualueille tarvittavat arkistovastaavat 3. huolehtia siitä, että arkistovastaavilla on tarpeelliset resurssit tehtävien hoitamiseen 4. ilmoittaa hallinnon toimistosihteerille määräämistään arkistovastaavista 5. määrätä asiakirjojen säilytysajat ja tavat 6. valmistella oman toimialansa arkistonmuodostussuunnitelma/ tiedonhallintasuunnitelma ja pitää sitä ajan tasalla 7. huolehtia siitä, että asiakirjat kirjataan ja arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti 8. vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta siihen asti, kunnes asiakirjat hävitetään tai siirretään hallinto- ja ympäristöpalvelujen sekä sisäisen tukipalvelun osalta peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin ja sosiaali- ja hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin. 9. huolehtia siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, hävitetään siten, että tietosuoja on varmistettu. Hävittämisluettelo tulee laatia viisi vuotta ja yli säilytettävistä asiakirjoista 10. siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto hallintoja ympäristöpalvelujen sekä sisäisen tukipalvelun osalta peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin ja sosiaali- ja hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin ja laatia siirtoluettelo siirrettävistä asiakirjoista. Pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat tulee arkistoida erikseen. Jokaisen Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän palveluksessa olevan on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja / tietoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat liitettäväksi arkistoon. 4. KIRJAAMINEN Kirjaamisen tavoitteena on julkisuusperiaatteen toteutuminen ja asioiden käsittelyn seurannan helpottaminen sekä yleensä hyvän tiedonhallintatavan toteutuminen. Kirjaamisella ja kirjattujen asiakirjojen luotettavalla käsittelyllä ja arkistoinnilla on suuri oikeudellinen merkitys. Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä käytetään keskitettyä kirjaamista hallinnon osalta. Asiakaskontaktit kirjataan Effica tietojärjestelmään sosiaali- ja terveyspalvelujen osalta ja ympäristöpalvelut kirjaavat Tervekuuohjelmaan asiakassuhteen hoitajan toimesta. Sähköpostitse saapuneiden asioiden ja asiakirjojen, jotka aiheuttavat toimenpiteitä rekisteröinnissä menetellään samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä. Sähköpostiohje laaditaan arkistolaitoksen määräyksen, JHS-suosituksen ja sähköisen asioinnin lainsäädännön mukaisesti. 2

5 5. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAT/TIEDONHALLINTA- SUUNNITELMAT Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonhallintasuunnitelmaa, jossa määrätään tehtävien hoidon tuloksena kertyvien tietoaineistojen säilytystavat ja ajat, asiakirjojen kirjaaminen tai muu rekisteröinti, asiakirjoista vastuussa olevat viranhaltijat, salassapito, suojelu- ja tietoturvaluokat, arkistotunnukset ja muut mahdolliset lisätiedot. Kaikilla viran- / toimenhaltijoilla, jotka käsittelevät asiakirjoja on velvollisuus osallistua tiedonhallintasuunnitelmien laatimiseen tehtävän kulun kuvausten osalta. Suunnitelman tulee sisältää kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä tuotetut asiakirjat, joita ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Suunnitelmat laatii osa-arkistonmuodostaja, tarkastaa ja hyväksyy hallinnon toimistosihteeri ja vahvistaa käyttöön palvelujohtaja/peruspalveluliikelaitoskunta-yhtymän johtaja. 6. ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI Arkistonmuodostajat laativat hallussaan olevista yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista luettelot, jotka sisältävät tiedonhallintasuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistoluettelot on toimitettava päätearkistoon. Mikäli osa-arkistonmuodostajalla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, ne on palautettava oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä osaarkiston-muodostajan toimesta. Muutenkin arkistonmuodostamisessa kannattaa käyttää ennakkoseulontaa esim. siten, että määräajan säilytettävät arkistoidaan niin, että ne on helppo erottaa pysyvästi säilytettävistä. Myös esim. syntymäpäivän mukaan tehtävät otannat tulee huomioida niin, että ne arkistoidaan omiin aakkosiin. Jälkikäteen seulominen vie kolme kertaa enemmän aikaa kun ennakkoseulonta. Arkistolaitos määrää, että kirjatut, pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan asiaryhmissä diaarinumerojärjestyksessä asiakirjavihkona (asiakirjaakti). Asiakirjavihkoon sisältyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat on erotettava määräajan säilytettävistä asiakirjoista. 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAIKOJEN MÄÄRITTELY JA HÄVIT- TÄMINEN Kaikille arkistoaineistolle, olivatpa ne missä muodossa tahansa, on määriteltävä tiedonhallintasuunnitelmassa säilytysajat. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi (http://www.narc.fi/arkistolaitos/ohjeet ). Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää osaarkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon 3

6 mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet sekä tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Säilytysajan määräämisessä käytetään apuna Suomen Kuntaliiton tekemiä Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat; Määräykset ja suositukset kirjasia sekä Sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista. Niitä tehtäessä on huomioitu arkistolaitoksen määräykset ja muut lait. Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat arkistoidaan siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä. Kunkin arkistonmuodostajan ja osa-arkistonmuodostajan on huolehdittava siitä, että asiakirjat, myös sähköiset, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta ja tietojärjestelmistä vuosittain niin, että tietosuoja on varmistettu. Osaarkistonmuodostajan arkistovastaava hyväksyttää hävittämisluettelon hallinnon toimistosihteerillä. Hävittämisluettelo laaditaan kahtena kappaleena, jolloin toinen jää hallinnon päätearkistoon ja toinen palautetaan kuitattuna luovuttajalle. Hävittämisluettelo tulee laatia viisi vuotta ja sitä pidempään säilytettävistä asiakirjoista. Tietosuojan alaiset hävitettävät voi joko itse silputa tai toimittaa ao. toimipisteessä oleviin lukollisiin tuhottavat pönttöihin. Niiden hävittäminen hoidetaan silppuamalla niin, että tietosuoja on varmistettu. Julkiset asiakirjat laitetaan paperinkeräykseen. 8. ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA, SUOJELU JA ARKISTOTILAT Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä on osoitteessa Hankintoja suorittavien on noudatettava arkistolaitoksen päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Pysyvästi säilytettävät tiedot tulee arkistoida arkistokoteloihin, joissa ei ole reikiä. Arkistoinnissa kiellettyjä ovat mm. muovitaskut, kumilenkit ja klemmarit. Arkistokoteloiden nimiöt tulee täyttää tarkasti ja totuudenmukaisesti. Tietojen erilleen saamiseksi käytetään välilehtinä esim. arkistokelpoista paperia. Pysyvästi ja määräajan säilytettävät on arkistoitava erikseen tai niin, että ne on helppo erottaa toisistaan. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Kunkin arkistonmuodostajan tulee määritellä asiakirjojensa suojaamistarve ja ne toimenpiteet, joihin asiakirjojen suojaamiseksi kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa ryhdytään. Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirjat Suojeluluokka merkitään myös tiedonhallintasuunnitelmiin. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa; 4

7 Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää 9. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Pysyvästi tai tarvittaessa myös yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään seulottuina ja järjestettyinä hallinto- ja ympäristöpalvelujen sekä sisäisen tukipalvelun osalta peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän päätearkistoon Kauhajoen kaupungintalolle niille varattuihin arkistotiloihin ja sosiaalija hoidon- ja hoivanpalvelut siirretään hajautetusti yhtymän päätearkistoon ao. jäsenkunnassa tälle varattuihin arkistotiloihin. Lakkautettujen ja toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat on viivytyksettä seulottava ja järjestettävä arkistokaavan mukaisesti. Asiakirjasiirrosta on sovittava hallinnon toimistosihteerin ja ao. jäsenkunnan päätearkiston hoitajan kanssa. Mikäli asiakirjat eivät ole järjestyksessä, päätearkiston hoitajalla on oikeus palauttaa ne osa-arkistonmuodostajalle järjestettäväksi. Osa-arkistonmuodostaja laatii siirrosta siirtoluettelon kahtena kappaleena, joista toinen jää hallinnon päätearkistoon ja toinen palautetaan kuitattuna luovuttajalle. Luettelossa mainitaan luovutettavat asiakirjat, arkistokoteloiden määrä kussakin sarjassa ja sarjojen muodostumisvuodet. 10. TIETOPALVELU Asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen tulee olla hallinnon ja muiden tarvitsijoiden käytettävissä ottaen huomioon, asiakirjojen julkisuudesta annetut säännöt ja määräykset. Toimintayksiköiden hallussa olevien asiakirjojen tietopalvelusta huolehtii arkistovastaavat. Hallinnon osalta tietopalvelusta vastaa hallinnon toimistosihteeri. Osaarkistonmuodostajien arkistovastaavat huolehtivat oman palvelualueensa tietopalvelusta. Julkisten tietojen osalta tietopalvelusta sekä otteiden, todistusten ja jäljennösten ottamisesta ja myös niiden oikeaksi todistamisesta vastaa osaarkistonmuodostajien arkistovastaavat. Tietopalvelu hoidetaan viivytyksettä. Ei julkisten tietojen antamisesta päättää ko. arkistonmuodostajan palvelualueen johtaja. Mikäli salaisia tietoja ei luovuteta tai muuteta, myös siitä on tehtävä kirjallinen viranhaltijapäätös muutoksenhakuohjein. 11. ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN Asiakirjoja voidaan lainata ainoastaan toisen viranomaisen käyttöön. Yksityisten käytettäväksi asiakirjoja voidaan lainata vain arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Asiakirjoja lainatessa toimintayksiköiden arkistoista otetaan yhteyttä ko. osa-arkistonmuodostajan arkistovastaavaan. Päätearkistosta lainattaessa sovitaan asia hallinnon toimistosihteerin ja jäsenkuntien päätearkiston hoitajan kanssa. 5

8 Salaisten asiakirjojen lainaamisesta päätöksen tekee palvelualueen johtaja. Lainaamisesta tulee aina informoida ja laittaa täytetty lainauslappu kyseiseen kohtaan hyllylle! Asiakirjat palautetaan sovitun mukaisesti joko arkistovastaaville tai päätearkiston hoitajalle, joiden kanssa sovitaan laittaako lainaaja itse asiakirjat paikalleen vai ei. 12. TIETOJÄRJESTELMÄT, SÄHKÖINEN ASIOINTI, SÄHKÖINEN ASIAKIRJA JA ARKISTONMUODOSTUS Sähköinen asiointi ja tietojärjestelmiin sisältyvät tiedot lisäävät suunnitelmallisuuden tarvetta arkistotoimessa. Arkistotoimen on seurattava tehtävien suorituksen apuna käytettävien tietojärjestelmien suunnittelua, kehitystä ja käyttöä. Sähköistä tietojärjestelmää suunniteltaessa tulee mm. selvittää, miten siihen sisällytetyt määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan hävittää. Arkistotoimen tulee olla tietoinen tietojärjestelmissä olevista tiedoista ja niistä otettavista tulosteista, tulostustiheydestä ja niiden merkityksestä toiminnalle, jotta säilytysaikojen arvonmääritys voidaan toteuttaa ja tiedot ja tulosteet näkyvät tiedonhallintasuunnitelmissa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kannalta tulosteiden tuottamisen järkiperäinen suunnittelu on ensiarvoisen tärkeää tiedon ja asiakirjan koko elinkaaren ajalta. Sähköisessä asioinnissa syntyvät asiakirjat (=sähköinen viesti, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksi antamiseen) ja tietoaineistot on inventoitava ja niiden käsittely, säilytysajat, -tavat sekä -muodot on ratkaistava samalla tavalla kun tehdään paperidokumenttien osalta. Sähköisessä asioinnissa tulee huomioida laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Laissa määritellään sähköisen viestin ja sähköisen asiakirjan ero. Käsitteiden erottaminen on tärkeää, koska laissa edellytetään sähköisten asiakirjojen kirjaamista tai niiden saapumisen muulla luotettavalla tavalla tapahtuvaa rekisteröintiä. Sähköisen asiakirjan perillemeno on aina lähettäjän vastuulla, joten laki vaatii myös kuittausta lähettäjälle sähköisen asiakirjan saapumisesta. Sähköinen arkisto on lähinnä tällä hetkellä käyttöarkisto. Ainoastaan määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on tulostettava arkistokelpoiselle paperille tai mikrofilmille. Sähköisesti arkistoidun materiaalin alkuperäisyyden varmistaminen, mahdollinen salassapito, käytettävyyden säilyminen ja tiedon eheyden varmistaminen on aina viranomaisen omalla vastuulla. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat eivät saa missään elinkaarensa vaiheessa olla villejä tai mielivaltaisesti hakemistoihin muodostettuja kokoelmia. Asiakirjat on kytkettävä asioiden käsittelyprosesseihin. Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat on myös rekisteröitävä. Merkinnät tulee tehdä viimeistään silloin, kun asian käsittely etenee tiettyihin vaiheisiin tai asiakirja lähtee organisaatiosta tai tulee sinne. Tietojärjestelmistä tulee laatia julkisuusasetuksen (1030/1999) määräämä tietojärjestelmäseloste (http://www.vm.fi/vm/liston/page.lsp?r=7361&l=fi&menu=3246). 6

9 13. YLEISTEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Yleisiä asiakirjoja ovat viranomaisen laatimat ja antamat asiakirjat sekä viranomaiselle lähetetyt ja annetut asiakirjat. Yleisperiaatteena on yleisten asiakirjojen osalta julkisuus. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen, eikä sisällä salassa pidettävää tietoa. Asianosaisen oikeus asiakirjaan on laajempi kuin muiden. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 sisältää luettelon salassa pidettävistä asiakirjoista. Asiasta voi olla merkintä myös erityislainsäädännössä esim. potilaslaki, potilasturvalaki, sosiaalihuoltolaki, lastensuojelulaki, päihdehuoltolaki, kehitysvammaisten erityishuoltolaki, ympäristönsuojelulaki, jätelaki, vesilaki, vesihuoltolaki, maastoliikennelaki, vesiliikennelaki, luonnonsuojelulaki, ulkoilulaki. Asiakirjan laatijan on otettava huomioon, onko asiakirja salassa pidettävä ja tehtävä tästä asianmukaiset merkinnät asiakirjaan. Myös tiedonhallintasuunnitelmiin ja arkistoluetteloon tulee tehdä merkinnät sisältyykö arkistoon salassa pidettäviä asiakirjoja ja merkintä, mihin lakiin ja pykälään salassapito perustuu. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei säilytetä julkisten asiakirjojen joukossa. 14. TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIASIAT Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus. Jokaisen Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän työntekijän tulee kiinnittää erityistä huomiota ja toimia niin, että asiakkaiden ja potilaiden tietosuoja säilyy. Rekisteröityjen yksityisyyden, etujen ja oikeuksien suojaaminen kuuluu olennaisena osana hyvään tiedonhallintatapaan ja palveluun. Henkilörekistereiden ja ei julkisten tietojen säilyttämisessä tulee noudattaa mm. henkilötietolakia (523/1999). Tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa ohjausta ja neuvontaa (http://www.tietosuoja.fi/1549.htm). Henkilötietolaki määrää laatimaan rekisteriselosteen (http://www.tietosuoja.fi/2584.htm). Tietojen suojaamiseen sisältyy myös henkilötietojen käsittelyn suunnitteluvelvoite. Tiedonhallintasuunnitelmaan merkitään tiedon tietoturvaluokka, joka kertoo onko kyseessä julkinen vai salainen tieto / asiakirja. 15. ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITO JA UUSIMI- NEN Tämä toimintaohje tulee voimaan Hallinnon toimistosihteerin velvollisuus on huolehtia toimintaohjeen ylläpidosta. 7

10 16. KÄSITTEISTÖÄ Arkistonmuodostaja on toimintayksikkö / vastuualue, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus. Arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Asiakirjat kuuluvat sen toimintayksikön arkistoon, jonka toiminnasta on kysymys. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Diaaritunnuksella / -kaavalla on yhteys asiaryhmittelyyn ja arkistokaavaan. Kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Tiedon eheydellä tarkoitetaan tiedon säilymistä muuttumattomana. Tiedonhallintasuunnitelmassa (AMS) seurataan tehtävän kulun mukaisesti sekä asian kulkua että tiedon ja asiakirjojen kulkua koko sen elinkaaren ajan, mistä selviää käsittelyn vaiheet, kuka on ne toimittanut, mihin ne on arkistoitu ja mikä on säilytysaika sekä ketkä ovat vastuuhenkilöt koko prosessin eri vaiheissa. 8

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 15.11. 2004, 285 Voimaantulo 1.12.2004 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri REKISTERISELOSTE 1 (5) 1. Rekisterin pitäjä Nimi Niuvanniemen sairaala (valtion mielisairaala) Postiosoite Niuvankuja 65 70240 KUOPIO Puhelin 0295 242 111 (vaihde) 2. Rekisteriasioita hoitava henkilö tai

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ. Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1.

KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ. Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1. KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1.2009 Toiminta-ajatus 1 Keskusvirasto huolehtii kaupunginvaltuuston,

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

YLIOPISTOKIRJAKAUPPA OY

YLIOPISTOKIRJAKAUPPA OY ARKIS TOLAITOS M ääräys [ X ] 10.6.2003 (pvm) Ohje [ X ] 195/40/2003 (dnro) Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje asiankäsittelyjärjestelmiin tai niitä vastaavan käyttötarkoituksen tai tietosisällön omaaviin

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 31.7.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4.

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

Miksi arkisto järjestetään?

Miksi arkisto järjestetään? Yksityisarkistot Yksityinen arkisto On arkistonmuodostaja On sen tehtävien hoidosta kertyvien asiakirjojen kokonaisuus On ainutkertainen On historiallinen todistusarvo Asiakirjahallinto/RB 2 Miksi arkisto

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat

Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat 5.9.2007 1 Sisällys Yksityisen terveydenhuollon potilasasiakirjat 1 Potilasasiakirjat 1 Potilasasiakirjarekisteri 1 Rekisterinpitäjän vastuu ja velvollisuudet

Lisätiedot

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa Ylöjärven kaupungin perusturvatoimen Effica järjestelmää.

Lisätiedot

Laukaan kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta Henkilötietolain mukainen REKISTERISELOSTE Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6

Laukaan kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta Henkilötietolain mukainen REKISTERISELOSTE Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6 Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6 1 Rekisterin nimi Effica Lastenvalvoja (isyyden selvittämiseen liittyvät tehtävät sekä huoltajuuteen, tapaamisoikeuteen ja elatussuhteisiin liittyvät sopimukset

Lisätiedot

Arkki-projekti Valtakunnallisen sähköisen arkistopalvelun toiminnallinen vaatimusmäärittely

Arkki-projekti Valtakunnallisen sähköisen arkistopalvelun toiminnallinen vaatimusmäärittely Arkki-projekti Valtakunnallisen sähköisen arkistopalvelun toiminnallinen vaatimusmäärittely Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/Asiakirjahallinto Terveydenhuollon ATK-päivät 29.5.-30.5.2006 Mikkeli Esityksen

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Rekisteriseloste 1 (5) 1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Käyntiosoite Postiosoite Puhelinvaihde (08) 315 2011 3. REKISTERIASIOIDEN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Ohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on ohjata valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistointia. Tätä ohjetta noudatetaan valtioneuvoston

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 1 Lainsäädäntö ja käsitteet 2 Järjestämisen tavat 3 Järjestämisvaiheet 4 Arkistokaavan muodostaminen ja luettelointi 5 Arkistoyksiköiden nimiöinti

Lisätiedot

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Rekisteri- ja tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidylle annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut Laatimispäivä 24.7.2007 Päivitetty 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6. Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.2014 Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen

Lisätiedot

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste

Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona vammaispalveluiden asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Tietosuojanäkökulma biopankkilainsäädäntöön

Tietosuojanäkökulma biopankkilainsäädäntöön Tietosuojanäkökulma biopankkilainsäädäntöön Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto Tiedotus- ja keskustelutilaisuus biopankkilain toimeenpanosta 19.8.2013 Tietosuojavaltuutetun toimivalta

Lisätiedot

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Heli Leinonkoski kansliapäällikkö 22.2.2013 Jyväskylän kaupunki Konsernihallinto ja

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot