ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Mustijoen perusturva. Mäntsälän kunta perusturvapalvelut. Mustijoen perusturva.

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Mustijoen perusturva. Mäntsälän kunta perusturvapalvelut. Mustijoen perusturva."

Transkriptio

1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Mustijoen perusturva Mäntsälän kunta perusturvapalvelut Mustijoen perusturva Tiina Hakkarainen 1

2 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA RAKENNE 1.2. TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITÄMINEN JA SOVELTAMINEN 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 2.1. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA VASTUUHENKILÖT 2.2. MUSTIJOEN PERUSTURVA ARKISTONMUODOSTAJANA 2.3. MUSTIJOEN PERUSTURVAN ARKISTOTILAT 3. ARKISTONMUODOSTUS JA TIEDONHALLINTA 3.1. ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU 3.2. ARKISTONMUOSTUSSUUNNITELMA 3.3. ASIAKIRJOJEN ARKISTOIMINEN JA SÄILYTYSAJAT 3.4. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 3.5. OSTOPALVELUNA SYNTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI 3.6. KUNTIEN VÄLINEN YHTEISTYÖ 4. TIETOTURVA, TIETOSUOJA JA HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA 4.1. ASIAKIRJAHALLINTO JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY 4.2. HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA JA TIEDON ELINKAARI 4.3. SÄHKÖISET AINEISTOT JA SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 4.4. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN 4.5. ASIAKIRJOJEN SUOJELEMINEN POIKKEUSOLOISSA 5. PÄÄTEARKISTOTILOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU 5.1. MUSTIJOEN PERUSTURVAN PÄÄTEARKISTON KÄYTTÖSÄÄNNÖT 5.2. PÄÄTEARKISTON AINEISTOIHIN KOHDISTUVA TIETOPALVELU LIITTEET 1. Mustijoen perusturvan arkistotilat ja osoitteet 2. Arkistonmuodostussuunnitelma 3. Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysajat 4. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan lainsäädännöllinen viitekehys 5. Asiakirjojen suojelusuunnitelma 6. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello 7. Päätearkiston tietojen luovutuslomake 2

3 1. YLEISTÄ 1.1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA RAKENNE Mustijoen perusturvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä, sekä arkistonhoitoa Mäntsälän ja Pornaisten kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialalla. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje koostuu Mäntsälän ja Pornaisten kuntien muodostaman Mustijoen perusturvan arkistotoimea koskevasta ohjeistosta sekä sosiaali-ja terveydenhuollon arkistonmuodostussuunnitelmasta. Toimintaohjeessa käydään läpi asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vastuut, tehtävät, keskeiset menetelmät, asiakirjojen säilytystavat ja -ajat, tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat näkökohdat, tietopalvelun toteuttaminen, sekä asiakirjojen suojeleminen poikkeusoloissa. Lisäksi ohjeessa käydään läpi hyvän tiedonhallintatavan sisältö sekä luetellaan sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaan keskeisesti vaikuttava lainsäädäntö TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN JA YLLÄPITÄMINEN Tässä ohjeessa annetaan kaikille Mustijoen perusturvan toiminnoille yhteiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä sekä suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Tämän toimintaohjeen ohella arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia (ArkL 831/1994), lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (JulkL 621/1999), henkilötietolakia (HenkL 523/1999) sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaan vaikuttavia erityislakeja, jotka on lueteltu liitteessä 3. Lisäksi noudatetaan Arkistolaitoksen antamia määräyksiä, Mäntsälän ja Pornaisten kunnissa hyväksyttyjä sääntöjä, sekä arkistonhoitoon liittyviä muita kuntatasoisia ohjeita, kuten Kuntaliiton säilytysaikasuosituksia. Mustijoen perusturvan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen hyväksyy perusturvalautakunta. Toimintaohjeen soveltamisesta, liiteosan ylläpitämisestä ja muuttamisesta sekä muutosten hyväksymisestä vastaa Mustijoen perusturvan tiedonhallinnan asiantuntija. Arkistotoimen toimintaohje on pidettävä ajantasaisena organisaation, sen toiminnan tai tiedonhallinnan lainsäädännön muuttuessa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toteuttaminen kuuluu jokaisen työntekijän vastuulle, jonka vuoksi kaikkien perusturvan tulosalueilla asiakirjojen käsittelyyn osallistuvien velvollisuutena on huolehtia osaltaan siitä, että arkistotoimen toimintaohjeessa annettuja sääntöjä ja ohjeita noudatetaan. Asiakirjahallinta on osa hyvää tiedonhallintatapaa, jota jokainen virka- tai työsuhteessa oleva on velvollinen noudattamaan. Tämän ohjeen liitteenä oleviin arkistonmuodostussuunnitelmiin tehdään tarpeelliset muutokset toimintojen vaihtuessa tai lainsäädännön muuttuessa. Toimintaohjeen kokonaisuuteen sisältyvät arkistonmuodostussuunnitelman lisäksi yksikkökohtaiset

4 arkistointiohjeet, joilla ohjataan asiakas- ja potilasasiakirjojen käsittelyä ja arkistointia. Yksikkökohtaiset arkistointiohjeet ovat henkilöstön saatavilla Mantrassa (Mäntsälän kunnan Intranet) perusturvan arkistopalveluiden sivustolla osoitteessa: Arkistopalveluiden sivustolle on kerätty kootusti sosiaali- ja terveystoimen tiedonhallintaa käsittelevät ohjeet ja oppaat. 2. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 2.1. ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA VASTUUHENKILÖT Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät voidaan eritellä seuraavasti: Asiakirjahallinto Tiedon tuottaminen Tiedonsiirto ja kopiointi Ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröiminen Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat Tietoturvallisuus ja tietosuoja-asiat Hyvä tiedonhallintatapa Tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen Arkistotoimi Pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtäminen toimialan päätearkistoon Asiakirjallisten aineistojen järjestäminen, luettelointi ja kuvailu Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Päätearkiston tietopalvelu Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat Käsi- ja lähiarkistojen aineistojen säilyttämisen ohjeistaminen Ohjeistojen laatiminen 4

5 5 Arkistotoimi on viranomaiselle lakisääteinen tehtävä, jonka toteuttamisesta säädetään arkistolaissa (ArkL 831/1994). Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Kunnan osalta säädetään erikseen, että arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen keskeinen tehtävä on ohjata arkistonmuodostusta, joka voidaan jakaa kolmeen päätehtävään; aineistojen säilymisen, käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden takaamiseen. Näiden tavoitteiden saavuttaminen vahvistaa oikeusturvaa, lisää organisaation kykyä palvella sisäisiä ja ulkoisia asiakkaitaan sekä säästää kustannuksia. Lisäksi asiakirjahallinto ja arkistotoimi edesauttavat julkisuusperiaatteen ja tietosuojan toteutumista. Kyseiset toiminnot eivät palvele muusta toiminnasta irrallaan olevia arkistonhallinnan päämääriä, vaan niiden tarkoituksena on tuottaa organisaatiolle lisäarvoa sekä osaltaan varmistaa, että asiakkaiden oikeudet sekä heitä koskevat velvoitteet toteutuvat. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toteutus tulee Mustijoen perusturvassa hoitaa siten, että asiakirjallinen tieto tukee ja edistää toimialan tehtävien suorittamista sekä julkisuusperiaatteen noudattamista, yksityisten ja yhteisöjen tietosuojan sekä oikeusturvan toteutumista ja palvelee tarvittaessa tieteellistä tutkimusta asiakirjojen muututtua historialliseksi aineistoksi. Arkistotoimen johtavana viranomaisena toimii kunnanhallitus. Mäntsälän kunnan hallintosäännössä ( ) asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vastuut on määritelty seuraavasti: 1 Kunnanhallituksen asiakirjahallinnon Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä sekä: 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta, 2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, joka johtaa kunnanhallituksen alaisena arkistotointa, 3. antaa tarkemmat määräykset arkistotoimen järjestämisestä kunnassa, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS=tiedonohjaussuunnitelma, eams=sähköinen

6 arkistonmuodostussuunnitelma, AMS=arkistonmuodostussuunnitelma) sekä, 5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät. 2 Asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä: 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 2. laatii kunnan tiedonohjaussuunnitelman ja vastaa sen päivittämisestä 3. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 4. laatii asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä 5. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. 3 Lautakunnan/toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Lautakunta valvoo oman toimialansa osalta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamista. Lisäksi lautakunta vahvistaa oman toimialansa tiedonohjaussuunnitelman (TOS). Toimialajohtaja huolehtii oman toimialansa asiakirjahallinnon hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Lisäksi toimialajohtaja nimeää oman toimialansa asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt ja rekisterinpitäjät. Lisäksi perusturvan tulosalueiden johtavat viranhaltijat ovat vastuussa alueensa arkistotoimesta: esimies valvoo omalta osaltaan arkistotoimen tavoitteiden toteutumisesta ja siitä, että henkilöstö noudattaa annettuja ohjeita. Mustijoen perusturvan asiakirjahallinnon suunnittelusta, koordinoinnista, ohjauksesta ja neuvonnasta vastaa perusturvapalveluiden tiedonhallinnan asiantuntija, jonka tehtävänä on: 6 Ohjeistaa ja kouluttaa henkilöstöä asiakirjojen käsittelyyn sekä säilyttämiseen liittyvissä asioissa Vastata organisaation sisäisestä ja ulkoisesta tietopalvelusta, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen viestinnästä, sekä päätearkiston hoidosta Valmistella asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvät asiat

7 Toimia sosiaali- ja terveydenhuollon sähköistä arkistointia (Kanta-palvelut) koskevissa hankkeissa tiedonhallinnan asiantuntijan roolissa Lisäksi perusturvan tulosalueiden johtavat viranhaltijat ovat vastuussa alueensa arkistotoimen toteuttamisesta: esimies valvoo omalta osaltaan arkistotoimen tavoitteiden toteutumista ja sitä, että henkilöstö noudattaa annettuja ohjeita MUSTIJOEN PERUSTURVA ARKISTONMUODOSTAJANA Vuoden 2009 alusta Mäntsälä ja Pornainen ovat muodostaneet sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistoiminta-alueen, jossa isäntäkuntana toimii Mäntsälä. Yhteistoimintasopimuksen johdosta syntynyt yhteistyömuoto, Mustijoen perusturva, vastaa sen toiminnan tuloksena syntyneiden arkistoaineiston säilyttämisestä. Ennen vuotta 2009 muodostuneiden aineistojen säilyttämisestä vastaa Pornaisten kunta. Kuntien yhteinen toimielin on 11-jäseninen perusturvalautakunta, joka sisältää kahdeksan Mäntsälän ja kolme Pornaisten kunnan edustajaa. Mäntsälän kunnassa on toiminut perusturvalautakunta vuodesta 1993 lähtien. Ennen perusturvalautakuntaa kunnassa toimivat vuosina terveyslautakunta ja sosiaalilautakunta MUSTIJOEN PERUSTURVAN ARKISTOTILAT Mustijoen perusturvan asiakirjat säilytetään tiloissa, joissa ne ovat turvassa tulelta, kosteudelta ja muulta pilaantumiselta. Arkistotiloja ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan Arkistolaitoksen antamia arkistotilaohjeita ja mahdollisten korjaustöiden suunnittelussa kuullaan perusturvapalveluiden arkistonhoitajaa. Mustijoen perusturvan arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuvat asiakirjat. Pääsääntöisesti päätearkistossa säilytetään pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävät asiakirja-aineistot. Alle 10 vuotta säilytettävät aineistot säilytetään käsi- tai lähiarkistossa. Mustijoen perusturvalla on yhteensä kolme päätearkistoa, joista kaksi sijaitsee Mäntsälän ja yksi Pornaisten kunnassa. Mäntsälän arkistotilat on sijoitettu Kiinteistö Oy Mäntsälän Toimistotalon pohjakerrokseen. Tila K017 toimii pääsääntöisesti sosiaalihuollon ja tila K008 terveydenhuollon arkistona. Tilaan K017 on sijoitettu seuraavien palveluiden tuottamat asiakirjat: 7 Lasten ja perheiden erityispalvelut

8 Lasten ja perheiden tukipalvelut Aikuisten psykososiaaliset palvelut Aikuissosiaalityö Vammaisten palvelut Varhaiskasvatuspalvelut Hoito- ja hoivapalveluiden osalta kotihoito ja palveluasuminen (sis. ostopalvelut) Lisäksi arkistossa säilytetään toimialan taloushallinnon asiakirjat, hankintaasiakirjat (sis. sopimukset) ja tietohallinnon projektiasiakirjat Tilaan K007 on sijoitettu seuraavien palveluiden tuottamat asiakirjat: Hoito- ja hoivapalveluiden osalta laitoshoito (terveyskeskuksen vuodeosasto ja hoivaosasto) Hyvinvointineuvolapalvelut (äitiys- ja lasten neuvola, koulu- ja opiskelijaterveydenhuolto, ehkäisyneuvola, lapsiperheiden kotipalvelu) Perusterveydenhuollon tuottamat palvelut (työterveyshuolto, suun terveydenhuolto, vastaanotto, kuntoutus jne.) Päätearkistotiloissa säilytetään pääsääntöisesti toimialan pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. 1 Mäntsälän päätearkistokokonaisuuden lisäksi Mustijoen perusturvalla on arkistotila Pornaisissa, palvelutalo Pellavan pohjakerroksessa, jossa säilytetään Pornaisten terveyskeskuksen, Aurinkomäen palvelukeskuksen, Pornaisten kotihoidon, sekä Aurinkolinnan päiväkodin asiakirjoja. Päätearkistojen ohella Mustijoen perusturvalla on pienempiä lähiarkistoja Mäntsälässä Kotokartanon palvelutalon alakerrassa, perusturvan hallinnossa kunnantalon ensimmäisessä kerroksessa, sekä Mäntsälän terveyskeskuksen potilastoimiston yhteydessä. Lisäksi tulosyksiköissä säilytetään arkistoaineistoja lukollisissa kaapeissa. Mustijoen perusturvan päätearkistotiloissa on yhteensä käytettävissä n. 700 hyllymetriä säilytystilaa Mäntsälässä ja n. 100 hyllymetriä Pornaisissa. Päätearkistotiloja koskevat arkistoluettelot ovat koko henkilöstön käytettävissä ja ne löytyvät Mantrasta osoitteesta Liite 1. Mustijoen perusturvan arkistotilat ja osoitteet 8 1 Perusturvapalveluiden päätearkistoon on sijoitettu pieniltä osin myös 10 vuotta tai sen alle säilytettäviä aineistoja, mikäli sopivaa lähiarkistotilaa ei ole löytynyt ko. yksiköstä.

9 3. ARKISTONMUODOSTUS JA TIEDONHALLINTA 3.1. ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU Arkistotoimen tehtävänä on huolehtia arkistonmuodostajan asiakirja-aineiston säilyttämisestä koko asiakirjan elinkaaren ajan, sekä tietopalvelun, tietosuojan ja tietoturvan varmistamisesta kaikissa oloissa. Tiedonhallinnan tehtävä puolestaan on organisaation hankkiman, tuottaman ja käyttämän tiedon hallinnointi ja käsittely siten, että tieto on luotettavaa, tehokkaasti hyödynnettävää ja tuottavuutta edistävää kaikissa toiminnan tarpeissa ja erilaisissa käyttötarkoituksissa. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää asiakirjahallinnon, tietoturvan, tietosuojan, sähköisen asioinnin ja tiedottamisen olevan organisoitu, järjestetty ja ohjeistettu. Arkistolaki, julkisuuslaki ja henkilötietolaki ovat keskeisessä roolissa tiedonhallinnan kokonaisuuden kehittämisessä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkoitus on ohjata ja valvoa asiakirjojen tuottamista, käsittelyä, kulkua, säilytysaikaa ja arkistointia sekä pitää manuaalisten ja automaattisten hakumenetelmien avulla asiakirjat helposti saatavilla. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät toteutetaan kirjaamisen, rekisteröinnin, säilytysaikojen määrittelyn, määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisen, asiakirjojen järjestämisen ja niiden luetteloinnin avulla. Lisäksi asiakirjan elinkaaren loppuvaiheessa pitkään ja pysyvästi säilytettävä aineisto siirretään päätearkistoon. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa on hoidettava siten, että se täyttää kunnille annetun lakisääteiden velvoitteen arkistotoimen järjestämisestä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu edellyttää kokonaisnäkemystä organisaatiosta, sen tehtävistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista. Arkisto-, julkisuus- ja henkilötietolakien, muun relevantin lainsäädännön sekä arkistolaitoksen ohjeiden ja määräysten tuntemus on perusedellytys viranomaisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelulle. Suunnittelun pohjaksi tarvitaan myös asiakirjojen rekisteröinti- ja arkistointijärjestelmien, seulonnan sekä luetteloinnin ja kuvailun periaatteiden hallintaa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tavoitteiden toteuttaminen edellyttää organisaation johdon sitoutumista. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankintojen toteutuksessa. 9

10 10 Arkistonmuodostuksen suunnittelu on prosessi, jonka onnistumisesta riippuu muodostuvan arkiston laajuus, rakenne ja käytettävyys. Arkistonmuodostus tapahtuu ajassa: Prosessin läpäisevillä asiakirjoilla on elinkaari, jonka aikana niille tehdään erilaisia toimenpiteitä. Asiakirjoja rekisteröidään, arkistoidaan ja seulotaan. Joidenkin asiakirjojen tai tietojen säilytysmuoto voi muuttua elinkaaren aikana, jonka vuoksi niille tehtävät toimenpiteet sekä niiden järjestys tulee suunnitella etukäteen. Suunnittelun välineenä ja sen tulosten dokumentaationa käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Se sisältää kaikki organisaatiossa kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin sekä käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Arkistonmuodostussuunnitelma ei ole luonteeltaan kertaluontoinen dokumentti, vaan se tulee päivittää organisaation, sähköisten järjestelmien, asiakirjojen rekisteröintimenetelmien tai säilytysaikojen muuttuessa. Mustijoen perusturvan arkistonmuodostussuunnitelma sisältää kaksi erillistä kokonaisuutta, joista toisen muodostaa terveydenhuollon AMS ja toisen sosiaalihuollon AMS. Suunnitelmasta käy ilmi asiakirjan säilytysmuoto, säilytysaika ja säilyttämisestä vastaava taho. Liite 2. Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon arkistonmuodostussuunnitelmat ASIAKIRJOJEN ARKISTOIMINEN JA SÄILYTYSAJAT Mustijoen perusturvan asiakirjojen säilytysajoissa ja säilytystavoissa noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä voimassa olevaa lainsäädäntöä ja ohjeistoa. Terveydenhuollon tietoaineistojen säilytysajat määräytyvät Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (289/2009) mukaisesti ja sosiaalihuollon säilytysaikojen perusteet puolestaan määritellään laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Henkilöstö- ja taloushallinnon säilytysajoissa noudatetaan Kuntaliiton ohjeita ja säilytysaikasuosituksia. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Liite 3. Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysajat 3.4. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Pitkään (yli 10 vuotta) ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään perusturvapalveluiden päätearkistoon, kun asiakkuus tai hoitosuhde päättyy tai kun asiakirjojen käyttötarve

11 merkittävästi vähenee. Jokaiselle yksikölle on laadittu arkistointiohje, jossa määrällisesti suurimpien asiakirjaryhmien arkistoiminen on ohjeistettu yksityiskohtaisesti. Aineistot toimitetaan päätearkistoon ohjeen mukaisesti arkistoituina säännöllisin väliajoin OSTOPALVELUNA SYNTYNEIDEN ASIAKIRJOJEN ARKISTOIMINEN Mäntsälän kunta/mustijoen perusturva vastaa rekisterinpitäjänä myös sen lukuun ostopalveluina tuotettujen asiakirjojen säilyttämisestä. Ostopalveluna syntyneiden asiakirjojen arkistoimiseen sovelletaan voimassaolevia sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistojen säilytysaikoja ja aineistot toimitetaan perusturvapalveluiden päätearkistoon annetun ohjeen mukaan arkistoituina. Palveluntuottajat sopivat aineistojen luovuttamisesta ja toimittamisesta perusturvapalveluiden arkistonhoitajan kanssa. Asiakasasiakirjojen arkistoimiseen sekä aineistojen toimittamiseen liittyvään ohjeistoon on tärkeää kiinnittää huomiota jo palvelun kilpailutusvaiheessa, jotta palveluntuottaja on tietoinen vastuustaan asiakirjojen käsittelyyn ja arkistoimiseen liittyen KUNTIEN VÄLINEN YHTEISTYÖ Mäntsälän kunta/mustijoen perusturva tekee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäväkentällä yhteistyötä Kuura-kuntien (Hyvinkään ja Järvenpään) kanssa. ekuurahankkeen 2 pohjalta muotoutunutta yhteistyötä jatketaan myös arkistovastaavien verkoston välityksellä. Verkosto kokoontuu mahdollisuuksien mukaan kerran vuodessa terveydenhuollon arkistointia käsitteleviin koulutuksien tai tutustumisvierailujen myötä. Verkoston toiminnan tarkoituksena on ylläpitää ja päivittää asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvää osaamista sekä jakaa aihepiiriin liittyvää tietämystä verkoston muille jäsenille. Mustijoen perusturvan arkistonhoitaja toimii verkoston yhteyshenkilönä ekuura hankkeella tarkoitetaan v potilastiedon arkiston liittymisen ympärille koottua yhteistyöhanketta Mustijoen perusturvan, Hyvinkään ja Järvenpään välillä.

12 4. TIETOTURVA, TIETOSUOJA JA HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA 4.1. ASIAKIRJAHALLINTO JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen sekä saatavuus. Henkilötietolain mukaan henkilötietojen käsittelyn tulee olla laillista, huolellista, hyvän tietojenkäsittelytavan mukaista, suunnitelmallista ja käyttötarkoitussidonnaista. Henkilötietolain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa HYVÄ TIEDONHALLINTATAPA JA TIEDON ELINKAARI Julkisuuslaissa määritelty hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomaisen tulee huolehtia oman toimintansa tuloksena syntyvien asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Asiakirjallisen tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai vastaanottamisesta ja päättyy eri käsittelyvaiheiden jälkeen joko tiedon hävittämiseen sille vahvistetun säilytysajan umpeuduttua tai tiedon pysyvään säilyttämiseen. Tiedon käsittelyvaiheita ovat tiedon luonti, tallennus, käyttö, muuttaminen, siirtäminen, kopioiminen, jakaminen, arkistointi ja hävittäminen. Julkisuuslain (621/1999) 18 :n mukaan: 12 Tietoturvasta ja tietosuojasta on huolehdittava tiedonkäsittelyn kaikissa vaiheissa. Tietoturvallisuus käsittää tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien uhkien poistamisen tai vähentämisen. Viranomaisella tulee olla ajan tasalla olevat omaa toimintaansa koskevat kuvaukset, selvitykset ja luettelot. Näistä tulee ilmetä tiedot toiminnan tuloksena syntyvien asiakirjallisten tietoaineistojen saatavuudesta, käytettävyydestä, laadusta ja tietosuojasta. Tällaisilla kuvauksilla, selvityksillä tai luetteloilla myös hallitaan tietoa sen elinkaaren eri vaiheissa. Em. dokumentteja ovat mm. Arkistonmuodostussuunnitelma

13 Diaari ja muut rekisterit Arkistoluettelot Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietojen käsittelyä ja julkisuuden toteuttamista koskevat ohjeet Hyvän tiedonhallintatavan vaatimukset kohdistuvat myös sähköisten arkistointi- ja asiointipalvelujen kehittämiseen, tietojärjestelmien suunnitteluun, käyttöönottoon, sekä käyttöön SÄHKÖISET AINEISTOT JA SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 13 Mustijoen perusturvan asiakas- ja potilastietojen sähköisen käsittelyn osalta käytössä ovat seuraavat järjestelmät: Pegasos (terveydenhuolto), ProConsona (sosiaalihuolto) ja WinHit (suun terveydenhuolto). Mustijoen perusturva on liittynyt Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään Potilastiedon arkistoon kesäkuussa Tämä merkitsee sitä, että liittymisen jälkeen sähköisessä muodossa syntyneet potilastiedot säilytetään pysyvästi sähköisesti Kanta-palveluissa. Määritellyt potilas- ja asiakasasiakirjat siirretään Kantapalveluihin Sosiaali- ja terveysministeriön antamien määräysten mukaan vaiheistetusti. (Yksityiskohtaiset tiedot sähköisen arkistoinnin vaiheista ks. STM:n asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista 1257/2015 sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007.) Arkistolaitos on potilastietojen sähköistä säilyttämistä koskevassa tiedotteessaan 9/2015 todennut Kansaneläkelaitoksen vastaavan siitä, että Potilastiedon arkistoon pysyvään säilytykseen määrätyt potilastiedot säilyvät alkuperäisinä, eheinä, luotettavina ja käytettävinä, eikä näitä asiakirjoja enää tarvitse säilyttää paperilla tai mikrofilmillä. Vanhat potilastiedot, jotka on tallennettu paikalliseen potilastietojärjestelmään ennen sen liittämistä valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon, voidaan asiakastietolain 15.2 :n perusteella niin ikään tallentaa valtakunnalliseen arkistointipalveluun. Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen potilastietojärjestelmiin syntyneiden asiakirjojen arkistointi valtakunnalliseen arkistoon yhtenäisillä rakenteilla laajenee vaiheistusasetuksen 1257/2015 mukaisesti. Lakia sovelletaan julkisten ja yksityisten sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelunantajien järjestäessä taikka toteuttaessa sosiaalihuoltoa tai terveydenhuoltoa (2, soveltamisala). Arkistolaitos on päätöksellään (AL/12013/ /2011) määrännyt arkistolain (831/1994) 8 :n nojalla kaikki Kelan Potilastiedon arkistoon siirrettävät vanhat

14 potilastiedot (so. ennen Potilastiedon arkistoon liittymistä muodostuneet potilastiedot) säilytettäviksi toistaiseksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Näitä potilastietoja, jotka voidaan siirtää Kelan Potilastiedon arkistoon, ei tulosteta paperille tai mikrofilmille terveydenhuollon toimintayksiköiden tai itsenäisesti ammattiaan harjoittavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietojärjestelmistä. Vanhat potilastiedot, jotka siirretään Kelan Potilastiedon arkistoon, voidaan hävittää kun tiedon siirtyminen ja sen laatu on varmistettu. Menettelyt koskien niitä potilastietoja, joita ei siirretä Potilastiedon arkistoon: Arkistolaitoksen päätös (AL/14372/ /2008), joka sisältyy sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) liitteeseen ja voimaantulopykälään 26, sekä Valtionarkiston päätös jäävät edelleen voimaan kaiken sen terveydenhuollon toimintayksiköiden ja itsenäisesti ammattiaan harjoittavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietojärjestelmissä tai aluejärjestelmissä olevan potilastiedon (paperi-, mikrofilmi-, sähköisessä tai muussa muodossa) osalta, jota ei siirretä Kelan Potilastiedon arkistoon. Arkistolaitoksen päätös ulottuu jälkeen syntyneisiin potilastietoihin. Ennen kertyneisiin tai ennen kuolleita potilaita koskeviin potilastietoihin sovelletaan kunnallisessa ja yksityisessä sekä vankeinhoitolaitoksen terveydenhuollossa Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, Osa 2, Terveydenhuollon asiakirjat. Terveydenhuollon toimintayksiköiden tai itsenäisesti ammattiaan harjoittavien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tietojärjestelmissä tai aluejärjestelmissä sähköisessä muodossa olevia potilastietoja ei tule hävittää ennen kuin on varmistettu, voidaanko ne siirtää Kelan Potilastiedon arkistoon ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Määräajan säilytettävät asiakirjat tulee hävittää mahdollisimman pian niille määrätyn säilytysajan umpeuduttua niin, että tietosuoja on turvattu. Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat arkistoidaan siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä aineistoista. Kaikki arkaluontoista tai salassa pidettävää aineistoa sisältävät asiakirjat hävitetään laittamalla ne lukittuun tietosuoja-astiaan. Arkaluonteiset tai salassa pidettävät tiedot eivät saa joutua missään käsittelyvaiheessa sivullisten käsiin. 14

15 10 vuotta (tai sen alle) säilytettävien asiakirjojen hävittämistä ei dokumentoida hävitysluettelon avulla, mikäli hävitettävän asiakirjan säilytysaika on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Hävittäminen dokumentoidaan silloin kun 1) säilytysaika ylittää 10 vuotta 2) asiakirjan säilytysaikaa ei ole merkitty AMS:n. Tällöin on laadittava hävitysluettelo, josta käyvät ilmi: mitä asiakirjoja on hävitetty ja miltä ajalta, mihin päätökseen/päätöksiin hävittäminen perustuu, milloin, millä tavalla ja kenen toimesta hävittäminen on pantu toimeen. Asiakirjojen hävittämisen kohdalla otetaan yhteys perusturvan arkistonhoitajaan. Myös sähköiset tiedostot tuhotaan tietovälineiltä, työasemilta ja palvelimilta sekä muilta laitteilta, kun niiden säilytystarve päättyy. Tietojärjestelmien käytön yhteydessä syntyvät väliaikaistiedostot on poistettava käyttötarpeen päätyttyä tietohallinnon antamien ohjeiden mukaisesti ASIAKIRJOJEN SUOJELEMINEN POIKKEUSOLOISSA Arkistonmuodostajan kannalta tarpeellisen tai muuten korvaamattomien asiakirjojen/ tietoaineistojen säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Asiakirjojen suojeleminen tulee dokumentoida asiakirjojen suojelusuunnitelman avulla. Lisäksi asiakirjojen suojeluluokka merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Asiakirjojen suojelusuunnitelmassa määritellä analogisten asiakirjojen suojaamistarve ja ne toimenpiteet, joihin poikkeusoloissa ryhdytään. Suojelusuunnitelmassa asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat Liite 5. Mustijoen perusturvan asiakirjojen suojelusuunnitelma 15

16 16 5. PÄÄTEARKISTOTILOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU 5.1. MUSTIJOEN PERUSTURVAN PÄÄTEARKISTON KÄYTTÖSÄÄNNÖT Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat päätearkistoon siten kuin arkistotoimen toimintaohjeessa ja arkistonmuodostussuunnitelmassa määrätään. Jokainen on vastuussa hallussaan olevan tietoaineiston osalta. Asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Siirrettävien asiakirjojen tulee olla seulottuja ja järjestettyjä, sekä arkistokelpoisissa säilytysvälineissä ja nimiöityjä. Arkistoaineistojen luovutuksista sovitaan arkistonhoitajan kanssa. Aineistojen luovutukset sekä muut arkistotoimen tehtäväkokonaisuudet on esitetty asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikellossa (liite 6.). Alkuperäisiä asiakirjoja annetaan asiakkaiden tarkasteltaviksi vain organisaation omissa tiloissa. Alkuperäisten asiakirjojen lainaaminen asiakkaille tai niiden vieminen organisaation ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Lainatut asiakirjat tulee palauttaa päätearkistoon tai lähi/käsiarkistoon viipymättä käyttötarpeen lakattua. Päätearkiston käyttöoikeus on jokaisella Mustijoen perusturvan työntekijällä. Arkistotilojen käytössä tulee noudattaa tarkkaavaisuutta ja huolellisuutta. Arkistotiloissa olevat säilytyskalusteet (siirtohyllyt) on numeroitu ja jokaisen vaunun päässä on lyhyt sisällysluettelo siitä, mitä aineistoja hylly sisältää. Lisäksi kaikista päätearkistotiloista tiloista on laadittu erilliset arkistoluettelot, joista käyvät ilmi kaikki arkiston sisältämät aineistot ja niiden sijainti. Arkistoluettelot ovat löydettävissä Mantrasta arkistopalveluiden sivuilta. Liite 6. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello 5.2. PÄÄTEARKISTON AINEISTOIHIN KOHDISTUVA TIETOPALVELU Organisaation sisäisestä ja ulkoisesta tietopalvelusta vastaa päätearkiston osalta arkistonhoitaja, joka myös tarvittaessa opastaa henkilökuntaa tiedonhakuun ja tiedonhallintaan liittyvissä kysymyksissä. Organisaation sisäiset asiakirjapyynnöt voi toimittaa puhelimitse numeroon tai sähköpostilla osoitteeseen (huom. mäntsälä.fi-

17 osoitteiden välillä myös henkilötietojen lähettäminen on sallittua). Sisäisten tilausten kohdalla riittää että mainitsee asiakkaan nimen ja syntymäajan (henkilötunnuksen loppuosaa ei tarvitse kirjoittaa). Päätearkistosta luovutetaan tietoja organisaation ulkopuolelle ainoastaan kirjallista allekirjoitettua pyyntöä vastaan. Asiakkailta suoraan saapuvat tietopyynnöt pyydetään laatimaan tämän ohjeen liitteenä olevalla kaavakkeella, joka löytyy myös Mantrasta arkistopalveluiden sivuilta. Kaavake toimitetaan perusturvapalveluiden arkistoon postitse osoitteeseen Perusturvan arkistopalvelut, Heikinkuja 4, Mäntsälä tai jättämällä kaavake kunnantalolle palvelupiste Vinkkiin/Pornaisten terveysasemalle. Tietopyyntö voidaan laatia myös vapaamuotoisesti, kunhan siitä käyvät ilmi tietojen pyytäjän yhteystiedot, henkilöturvatunnus, pyydetyt tiedot yksilöidysti ja pyyntö on omakätisesti allekirjoitettu. Tiedot pyritään toimittamaan asiakkaalle viimeistään kahden kalenteriviikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Kiireellisissä tapauksissa asiakas voi noutaa pyytämänsä asiakirjan paikan päältä henkilöllisyystodistuksen esittämällä. Alaikäisen henkilön kohdalla huoltaja voi tehdä asiakirjapyynnön huolettavan puolesta, mutta täysi-ikäisen henkilön tulee pääsääntöisesti pyytää omia tietojaan. Liite 7. Päätearkiston tietojen luovutuslomake 17

18 Liite 1. Mustijoen perusturvan arkistotilat ja osoitteet Päätearkistot: Mäntsälän Toimistotalo, 0-kerros (tilat K017 ja K008) Karhukuja 1, Mäntsälä Pornaisten palvelutalo Pellava (0-kerros) Mäntymäentie 1, Pornainen Potilaskertomusarkistot: Mäntsälän terveysasema Kivistöntie 14, Mäntsälä Pornaisten terveysasema Latiskantie 3, Pornainen Muut arkistotilat Mäntsälän kunnantalo (1.kerros) Varastotilat 128 ja 149 Kunnan keskusarkisto Mäntsälän kunnantalo (pöytäkirjat ja historialliset aineistot) Mäntsälän terveyskeskuksen pohjakerroksen käytävän varastotila (vanhat röntgenkuvat) 18

19 19 Liite 3. Asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytysajat Sosiaalihuollon palvelutehtävä Säilytysaika Adoptioneuvonta Ikääntyneiden palvelut Isyyden selvittäminen Kasvatus- ja perheneuvonta Kehitysvammaisten erityishuolto Kotipalvelut Kotoutumisen edistäminen Opiskeluhuollon kuraattoripalvelu ja muu opiskeluhuollon sosiaalityö Lapsen elatusavun vahvistaminen Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen Lastensuojelu Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä, paitsi rauenneet adoptioasiat 40 vuotta adoptioneuvonnan keskeyttämispäätöksestä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat 120 vuotta lapsen syntymästä, paitsi jos asiakkuus ei jatku tarpeen selvittämisen jälkeen, 30 vuotta selvittämisen päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi. Kaikki asiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Lastensuojeluilmoitukset säilytetään 30 vuotta. Kaikki muut asiakasasiakirjat säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä. Pysyvästi säilytetään päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset.

20 Omaishoidon tuki Perheasioiden sovittelu Puolison elatusavun vahvistaminen Päihdehuolto Sosiaaliasiamiestoiminta Sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut Sosiaalinen luototus Toimeentulotuki Työttömien työllistymisen tukeminen Vammaispalvelut Vammaisten henkilöiden työllistymisen tukeminen Asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneitä koskevat päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki vahvistetut elatussopimukset säilytetään pysyvästi. Muut asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta asian käsittelyn päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta asian käsittelyn päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 12 vuotta palvelun päättymisestä. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. Kaikki asiakasasiakirjat säilytetään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta asiakkaan kuolemasta. Pysyvästi säilytetään 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden kaikki asiakasasiakirjat. 20

21 Potilasasiakirjojen säilytysajat tiivistetysti: Potilaskertomus (potilaan perustiedot, keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat, hoitotahdon ilmaisevat asiakirjat, yhteenvedot, hoidon suunnittelun ja seurannan asiakirjat, lähetteet, hoitopalautteet, laboratoriotulokset ja tuloskäyrät, lääkärin lausunnot) Säilytysaika 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Alle 1-vuotiaina kuolleiden potilasasiakirjat säilytetään 120 vuotta syntymästä. Pysyvästi säilytetään kaikkien 18. ja 28. päivä syntyneiden potilasasiakirjat. Potilaskertomukseen liittyvät tiedot (esim. palautetut lähetteet, tutkimusvastaukset, lääkärinlausuntojen ja -todistusten jäljennökset, kuolintodistus) Säilytysaika on 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Tutkimus- ja laskenta-aineistot, tiedonkeruulomakkeet ja toimintakykymittarit (esim. puheterapian testiaineistot, psykologin testausasiakirjat, työkykyindeksilomakkeet, työkuntoprofiilin tiedot ja vastaavat lomakkeet, RAVA-testit ja vastaavat) Säilytysaika on 12 vuotta asiakirjan laatimisesta. Diagnostiikkaan liittyvät tekniset tallenteet, tutkimustulokset ja niihin liittyvät lausunnot (röntgenkuvat, isotooppi- ja ultraäänikuvat, valokuvat, diakuvat jne.) Säilytetään 12 vuotta kuvauksesta. Jos potilas on alaikäinen, 20 vuotta kuvauksesta. Teknisesti epäonnistunut aineisto hävitetään välittömästi. Hammaslääketieteelliset röntgenkuvat, joista potilas voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tai jotka ovat oikeuslääketieteelliseltä kannalta merkityksellisiä, säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta syntymästä. Jäljennökset toisten terveydenhuollon toimintayksiköiden muista kuin sähköisistä asiakirjoista Säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä. Ajan- ja hoidonvarauspäiväkirjat sekä toimenpidepäiväkirjat Säilytetään 12 vuotta viimeisen käynnin toteutumisesta. 21

22 Liite 4. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan lainsäädännöllinen viitekehys (Lähde Vuotilainen 2015) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä Laki potilaan asemasta ja oikeuksista HENKILÖTIETOLAKI Laki sosiaalihullon asiakkaan asemasta ja oikeuksista Tietoyhteiskuntakaari Perusrekisterilain -säädäntö Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki Potilasasiakirjaasetus Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista JULKISUUSLAKI Laki potilaan asemasta ja oikeuksista Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä Hyvä tiedonhallintatapa 22

23 Liite 5. Mustijoen perusturvan asiakirjojen suojelusuunnitelma Asiakirjojen suojeleminen poikkeusoloissa Poikkeusolojen määritelmä Valmiuslain (1080/1991) tarkoituksena on poikkeusoloissa turvata väestön toimeentulo ja maan talouselämä, ylläpitää oikeusjärjestystä, perusoikeuksia ja ihmisoikeuksia sekä turvata valtakunnan alueellinen koskemattomuus ja itsenäisyys. Poikkeusoloja ovat: Suomeen kohdistuva aseellinen hyökkäys ja sota sekä sodan jälkitila Suomen alueellisen koskemattomuuden vakava loukkaus ja maahan kohdistuva sodanuhka Kansainvälinen jännitystila tai muu vakava uhka kansallisen olemassaolon ja hyvinvoinnin perusteille Vakava uhka väestön toimeentulolle tai maan talouselämän perusteille Suuronnettomuus Lakia voidaan käyttää sellaisissa tilanteissa (poikkeusoloissa), joiden hallitseminen ei ole mahdollista viranomaisen normaalein valtuuksin Lisäksi poikkeusoloja ovat olla organisaatiokohtaiset uhat, kuten vesivahinko tai tulipalo. Asiakirjojen ryhmittely ja suojaaminen poikkeusoloissa Mustijoen perusturvan asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan seuraavasti: 1) Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat Mustijoen perusturvassa toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömiä asiakirjoja ovat sekä sähköiset että manuaaliset asiakas- ja potilasasiakirjat. Suojeluluokka I on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. 2) Tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat Mustijoen perusturvassa tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavia asiakirjoja ovat organisaation tukitoimintoja koskevat asiakirjat, kuten taloushallinnon kirjanpito- ja laskenta-aineistot ja yleishallinnon asiakirjat, kuten pöytäkirjat, päätökset ja sopimukset. Myös suojeluluokkaan kaksi kuuluvat tutkimuksellisista syistä pysyvästi säilytettävät asiakas- ja potilasasiakirjat. Suojeluluokka II on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. 23 3) Muut asiakirjat Mustijoen perusturvassa suojeluluokkaan kolme kuuluvat henkilöstöhallinnon asiakirjat, sekä yleishallinnon asiakirjoista erilaiset ohjeet ja oppaat. Suojeluluokka III on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan.

24 Mustijoen perusturvan vastuuhenkilöt Perusturvajohtaja Perusturvan tulosalueiden päälliköt Perusturvan arkistonhoitaja Toiminta poikkeusoloissa Suojeluluokka I: Mustijoen perusturvan asiakas-ja potilasasiakirjat sijaitsevat a) asiakasja potilastietojärjestelmissä (ProConsona, Pegasos ja WinHit) b) Potilastiedon arkistossa c) manuaaliset asiakirjat käsi-lähi- ja päätearkistoissa. Uhka- tai vaaratilanteen sattuessa asiakas- ja potilasaineistot evakuoidaan ensin: Käsi- ja lähiarkistossa olevat asiakas- ja potilasasiakirjat tulee viivytyksettä siirtää perusturvapalveluiden päätearkistoon. Mäntsälän Toimistotalolla asiakasasiakirjat siirretään pohjakerroksen päätearkistoon ja terveysasemilla asiakirjat siirretään ensisijaisesti potilaskertomusarkistoon. Käsi- ja lähiarkistossa sijaitsevat asiakirjat tulee mahdollisuuksien mukaan säilyttää palosuojatuissa säilytysjärjestelmissä päätearkistotilojen ulkopuolella kaikissa toimialan tulosyksiköissä. Sähköisissä järjestelmissä olevien tietojen kohdalla noudatetaan tietohallinnon tietoturvapolitiikkaan sekä kyberturvallisuusohjetta. Suojeluluokka II: Mustijoen perusturvan tutkimuksellista syistä arvokkaat asiakirjat (pysyvästi säilytettävät asiakas- ja potilasasiakirjat) on määrätty säilytettäviksi päätearkistossa, joten ne eivät vaadi erityistoimenpiteitä uhka- tai vaaratilanteen sattuessa. Mikäli pysyvästi säilytettäviä asiakas-tai potilasasiakirjoja on käsi- ja lähiarkistoissa vaaratilanteen sattuessa, on ne välittömästi siirrettävä päätearkistoon tai muuhun turvalliseen tilaan. Muut luokan kaksi asiakirjat siirretään asiakas- ja potilasasiakirjojen tavoin päätearkistoon. Suojeluluokka III: Mustijoen perusturvassa kolmanteen suojeluluokkaan kuuluvat asiakirjat, joiden turvaaminen ei edellytä erityistoimenpiteitä poikkeusoloissa. Suojeluluokkaan kolme kuuluvat asiakirjat siirrettään tarvittaessa pois päätearkistotiloista, jotta saadaan tilaa suojeluluokan yksi ja kaksi asiakirjoille. Lisäksi on otettava huomioon, että suojeluluokkiin I-II sisältyvissä asiakirjoissa on yksilöiden turvallisuuden kannalta tärkeitä ja salassa pidettäviä tietoja, jotka eivät saa joutua vääriin käsiin. Näiden asiakirjojen evakuoinnissa on kiinnitettävä erityistä huomiota tietosuojaan. 24

25 Liite 6. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello JOULUKUU Hävitettävien aineistojen kartoitus ja tietosuojaastioiden tilaus TAMMIKUU Määräajan säilytettävien aineistojen hävittäminen HELMIKUU Henkilöstön kouluttaminen (kenttäkierros osa I) MARRASKUU Arkistoverkost on ja arkistotoimen tiedote II MAALISKUU Arkistotoimen ohjeiston päivittäminen LOKAKUU AMS:n päivitys Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vuosikello HUHTIKUU Arkistoverkoston tiedote ja kokouskutsu SYYSKUU Henkiköstön kouluttaminen osa II ELOKUU Aineistojen luettelointi ja seulonta HEINÄKUU Lomakuukausi KESÄKUU Tiedote henkilöstölle työhuoneiden siivous ennen kesälomaa TOUKOKUU Mantran ja verkkosivujen päivitys 25

26 Liite 7. Päätearkiston tietojen luovutuslomake MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva arkistopalvelut 10/2015 Tietopyyntö Julkisuuslaki Mustijoen perusturvan päätearkisto Perusturvan arkistopalvelut Heikinkuja Mäntsälä Saapumispäivä: Asiakirjojen pyytäjän tiedot Nimi Henkilötunnus Puhelinnumero Postiosoite Postinumero ja toimipaikka Pyynnön sisältö Aika, jolta tieto halutaan: Pyydettävät asiakirjat: Noudan tiedot tulosteena kunnasta Haluan tiedot tulosteena postitse Allekirjoitus Päiväys Paikka Allekirjoitus Täytetty ja allekirjoitettu lomake lähetetään postitse perusturvan arkistopalveluihin tai toimitetaan Mäntsälän kunnantalon palvelupisteeseen. Pyydetyt tiedot toimitetaan viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Mäntsälän kunta Perusturva/ arkistopalvelut Heikinkuja Mäntsälä Arkistopalvelut p

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/ Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 / Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa...

Lisätiedot

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi 1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto

Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto Kuopion kaupunki Selvitys 1 (5) Tietosuojaseloste / Kansanterveystyön rekisteri / suun terveydenhuolto Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh.(09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh.(09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan terveyskeskus Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh.(09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 25 päivänä maaliskuuta /2015 Laki. sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista

Julkaistu Helsingissä 25 päivänä maaliskuuta /2015 Laki. sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 25 päivänä maaliskuuta 2015 254/2015 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista Annettu Helsingissä 20 päivänä maaliskuuta 2015 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

MIKÄ ON KANSA? Ajankohtaista sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisestä ja arkistosta

MIKÄ ON KANSA? Ajankohtaista sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisestä ja arkistosta Ajankohtaista sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisestä ja arkistosta Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojapäivät 11.-12.11.2015 Jyväskylä 12.11.2015 12.11.2015 / Maarit Rötsä 1 MIKÄ ON KANSA?

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

Sosiaalihuollon tiedonhallinta - valmistautuminen Kansaan Case Kallio PPKY 06.10.2015 Merja Hauhtonen, tietohallintopäällikkö

Sosiaalihuollon tiedonhallinta - valmistautuminen Kansaan Case Kallio PPKY 06.10.2015 Merja Hauhtonen, tietohallintopäällikkö Sosiaalihuollon tiedonhallinta - valmistautuminen Kansaan Case Kallio PPKY 06.10.2015 Merja Hauhtonen, tietohallintopäällikkö Sosiaalihuollon tiedonhallinnan nykytilasta Sosiaalipalvelut pääsääntöisesti

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike

Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL 18.11.2016 Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike Yksityisyydensuoja perusoikeutena Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Rekisteriseloste 1 (5) 1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Käyntiosoite Postiosoite Puhelinvaihde (08) 315 2011 3. REKISTERIASIOIDEN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö 4.3.2013 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö 04401 Järvenpää Lasten ja nuorten palvelualueelle perhesosiaalityön palveluihin

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut Laatimispäivä 24.7.2007 Päivitetty 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

KanTa Asiakastietojen käsittely ja menettelytavat eresepti-palvelua käytettäessä

KanTa Asiakastietojen käsittely ja menettelytavat eresepti-palvelua käytettäessä Malli: Asiakastietojen käsittely 1 (7) KanTa Asiakastietojen käsittely ja menettelytavat eresepti-palvelua käytettäessä Ohje: Tämän ohjeen kohderyhmä on terveydenhuollon toimintayksikön johto. Ohje on

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 21/ (5) Sosiaali- ja terveysvirasto

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 21/ (5) Sosiaali- ja terveysvirasto Helsingin kaupunki Pöytäkir 21/2014 1 (5) Virasto 123 n henkilöt niiden vastuutahot HEL 2014-004321 T 07 00 02 Päätös Virasto päätti, että Helsingin kaupungin sosiaali- terveysvirastossa on seuraavat henkilötietolain

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde)

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Kotona asumista

Lisätiedot

Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin

Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin MÄÄRÄYS 1/2017 1(10) Määräys käyttöoikeuksien määrittelyn perusteista sosiaalihuollon asiakastietoihin Valtuutussäännös Kohderyhmä Voimassaoloaika Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015)

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5 Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Rekisteriseloste Sosiaali- ja terveystoimi Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Rekisteriseloste Sosiaali- ja terveystoimi Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 1 TORNION KAUPUNKI Rekisteriseloste Sosiaali- ja terveystoimi Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Potilastiedote terveydenhuollon rekisteristä 1. Rekisterinpitäjä Nimi Tornion kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterin nimi Potilasrekisteri 2. Rekisterin pitäjä Nimi Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soite Osoite Mariankatu 16 20 67200 Kokkola Puhelinvaihde (06) 8264111 3. Rekisterin

Lisätiedot

LUONNOS Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Kohderyhmät Voimassaoloaika Liitteet

LUONNOS Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Kohderyhmät Voimassaoloaika Liitteet MÄÄRÄYS 3/2015 1(7) Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Valtuutussäännökset Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015) 22 1 Kohderyhmät Voimassaoloaika Sosiaalihuollon

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Sosiaali- ja terveysministeriö Kirjaamo PL VALTIONEUVOSTO. Sosiaali- ja terveysministeriön lausuntopyyntö STM015:00/2015

Sosiaali- ja terveysministeriö Kirjaamo PL VALTIONEUVOSTO. Sosiaali- ja terveysministeriön lausuntopyyntö STM015:00/2015 Lausunto 1 (5) Sosiaali- ja terveysministeriö Kirjaamo PL 33 00023 VALTIONEUVOSTO Sosiaali- ja terveysministeriön lausuntopyyntö STM015:00/2015 Eläketurvakeskuksen lausunto Eläketurvakeskuksen kanta asiakastietolakiin

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Yhteyshenkilö Kehittämispäällikkö Marja Viljamaa

Yhteyshenkilö Kehittämispäällikkö Marja Viljamaa 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan kaupungin opetuslautakunta Vantaan kaupunki / sivistystoimi Asematie 6 A 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Nuoriso- ja aikuiskoulutuksen johtaja Paula

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot

Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa

Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa Uudistettu asiakastietolaki edistämään tiedonvaihtoa sosiaalija terveydenhuollossa Marja Penttilä, erityisasiantuntija/stm YTM,VT Sosiaali- ja terveydenhuollon atk-päivät 23.-24.5.2017 Finlandia-talo 1

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Ajankohtaista aluehallintovirastosta. Pohtimolammella Lakiasiainpäällikkö Keijo Mattila, Lapin aluehallintovirasto

Ajankohtaista aluehallintovirastosta. Pohtimolammella Lakiasiainpäällikkö Keijo Mattila, Lapin aluehallintovirasto Ajankohtaista aluehallintovirastosta Pohtimolammella 26.5.2016 Lakiasiainpäällikkö Keijo Mattila, Lapin aluehallintovirasto 1 2019 aluehallintouudistuksesta Alueellisesti toimivaltaisten aluehallintovirastojen

Lisätiedot

Laitoshuollon rekisteri

Laitoshuollon rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot