ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE"

Transkriptio

1 PETÄJÄVEDEN KUNTA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty Petäjäveden kunnanhallituksen päätöksellä

2 Petäjäveden kunta 2 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOINNIN TILA Yleistä Petäjäveden kunnan arkistosta Arkistotoimen tehtävät Arkistotoimen tulevat tehtävät ARKISTOTOIMI Arkistotoimen tavoitteet ja tehtävät Ohjeen tarkoitus ja rakenne Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten soveltaminen Soveltamisohjeet Käsitteistöä ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO Arkistotoimen johtaminen ja tehtävät Arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Lautakunnan / toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Viranhaltijan/työntekijän tehtävät ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTONMUODOSTUS Asiakirjojen tuottamisen ja hallinnan suunnittelu ja toteutus Asiakirjojen kirjaaminen Sähköisten asiakirjojen käsittely Arkistointi Asiakirjojen järjestäminen Asiakirjojen luettelointi ja nimiöinti ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA Asiakirjojen laatu ja säilyvyys Asiakirjojen huolto ASIAKIRJOJEN SEULOMINEN Seulominen Säilytysaikojen laskeminen Asiakirjojen hävittäminen ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Siirrettävät asiakirjat ASIAKIRJOJEN LAINAUS JA SUOJELU Asiakirjojen lainaaminen Asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset Asiakirjojen suojelu TIETOPALVELU JA TIETOSUOJA Asiakirjojen julkisuus ja tietojen antaminen Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet ARKISTOTILAT MUUT MÄÄRÄYKSET LIITE 1 Kunnallista asiakirjahallintoa ja arkistointia ohjaavia lakeja LIITE 2 Asiakirjojen julkisuus ja tiedon antaminen -erillisohje LIITE 3 Sähköisten asiakirjojen käsittely ja arkistointi -erillisohje... 26

3 Petäjäveden kunta 3 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOINNIN TILA 1.1. Yleistä Petäjäveden kunnan arkistosta Petäjäveden kunnan virka-arkisto alkaa vuodesta 1868 kuntakokouksen ja kunnallislautakunnan pöytäkirjoilla (I-arkisto). Petäjäveden kunnan arkisto muodostuu kunnanvaltuuston ja -hallituksen, lautakuntien, johtokuntien, toimikuntien ja työryhmien, projektien sekä laitosten ja yksittäisviranhaltijoiden toiminnan tuloksena syntyneestä kirjallisesta, kuvallisesta tai sähköisesti tai vastaavalla tavalla aikaansaadusta asiakirja- ja informaatiomateriaalista Arkistotoimen tehtävät Vuoden kunnan arkistotoimen tehtävänä on asiakirja- hallinnon ja arkistoinnin kehittämisen jatkaminen. Suurin hanke on rakennusvalvonnan asiakirjojen siirtyminen vuoden 2017 alusta sähköiseen pysyväisarkistoon. Sähköinen arkistopalvelu ostetaan Lupapiste.fi-palvelun yhteydessä. Sähköisen pysyväisarkistoinnin käyttöönoton myötä kaikki vuoden 2017 alusta syntyvien rakennuslupien asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa. Sopimusten hallintaan otetaan vuoden 2017 alusta käyttöön sähköinen sopimusten hallinta -toiminnallisuus osana kunnan asianhallintaohjelmistoa. Järjestelmä ei tule toimimaan sopimusten varsinaisena arkistona, vaan alkuperäiset sopimukset arkistoidaan edelleen paperisena Arkistotoimen tulevat tehtävät Arkistotoimen tulevana tehtävänä on jatkaa sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin suunnittelua ja kehittämistä.

4 Petäjäveden kunta 4 2. ARKISTOTOIMI 2.1. Arkistotoimen tavoitteet ja tehtävät Arkistotoimen tavoitteena on, että arkistot palvelevat tiedon lähteinä arkistonmuodostajaa, muita viranomaisia, kuntalaisia sekä yksityisiä tutkijoita. Arkistotoimen tehtäviä ja tavoitteita säätelee arkistolaki (ArkL 1994/831 7). Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyvyys, huolehtia tietopalvelusta, määrittää asiakirjojen säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto. Arkistolaissa säädetään, että arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista, ottaa huomioon kunnan, kunnan työntekijöiden ja kuntalaisten oikeusturvan sekä tietosuojan ja huolehtii asiakirjojen saatavuudesta Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämä korvaa kunnanhallituksen hyväksymän aiemman asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on toimia perustana kunnan asiakirjahallinnon ja arkistoinnin hoitamiselle, kehittämiselle ja johtamiselle. Toimintaohje liitteineen muodostaa ohjeistuksen kaikille työntekijöille asiakirjahallinnon ja arkistoinnin ylläpidossa ja hoidossa.

5 Petäjäveden kunta Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten soveltaminen Kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta sisältyy perusmääräykset arkistolakiin. Arkistolaitos ohjaa kuntien arkistonhoitoa. Arkistolaitos antaa määräyksensä vain pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niihin voi hakea muutosta ainoastaan arkistolaitokselta erillisellä hakemuksella Soveltamisohjeet Petäjäveden kunnan tietohallintoasiantuntija antaa ohjeita tämän toimintaohjeen soveltamisesta Käsitteistöä Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostaja on yhteisö, Petäjäveden kunta, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy. Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinnan tavoitteena on tehostaa valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja tietojen hallintaa. Asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.

6 Petäjäveden kunta 6 Asiakirjahallinto Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla. Asiakirjojen elinkaari Asiakirjan elinkaari muodostuu kolmesta vaiheesta: aktiivivaihe, passiivivaihe, historiallinen vaihe. Aktiivivaiheessa asiakirjat ovat käytössä ja työtehtävä on kesken. Aktiivivaiheen asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti työhuoneessa. Passiivivaiheessa työtehtävä on valmis ja asia päätetty. Passiivivaiheen asiakirjat seulotaan, järjestetään ja siirretään arkistoon tai hävitetään, mikäli niillä ei ole säilytysarvoa. Asiakirjojen historiallinen vaihe koskee pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Asiakirjojen elinkaarta hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmalla, johon jokaisen asiakirjan kohdalle merkitään säilytyspaikka ja -aika. Lähiarkisto Lähiarkisto on tarkoitettu määräajan säilytettävien asiakirjamateriaalien (alle 10 vuotta) sekä aktiivivaiheessa olevien yli 10 vuotta säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen. Päätearkisto Päätearkistolla tarkoitetaan arkistonmuodostajan pysyvästi sekä 10 vuotta ja sen yli säilytettävistä asiakirjoista muodostuvaa kokonaisuutta. Tiedonohjaussuunnitelma Tiedonohjaussuunnitelmalla hallitaan sekä paperisessa muodossa olevaa että sähköistä aineistoa. Tiedonohjaussuunnitelmassa seurataan tehtävänmukaisesti tiedon/asian kulkua koko sen elinkaaren, mistä selviää käsittelyn eri vaiheet, kuka ne on toimittanut, mihin ne on

7 Petäjäveden kunta 7 arkistoitu ja mikä on säilytysaika sekä ketkä ovat vastuuhenkilöt koko prosessin eri vaiheissa. 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO 3.1. Arkistotoimen johtaminen ja tehtävät Kunnanhallituksen tehtävä on järjestää kunnan arkistotoimi (ArkL 1994/831, 9 ). Kunnanhallitus määrittää kuinka kunnan arkistoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuu ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Kunnanhallitus määrittää arkistotoimen tehtäviin viranhaltijan, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Petäjäveden kunnassa arkistotoimen viranhaltijatehtäviin on nimitetty FM Anne Laitinen, jolla on tehtäviin edellytetty asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutus Arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltija 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa 3. hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista 5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.

8 Petäjäveden kunta Lautakunnan / toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan. 1. Toimiston/lautakunnan asiakirjapalvelut tarjoaa nimetty vastuuhenkilö. 2. Vastuuhenkilö huolehtii hoidossaan olevien asiakirjojen arkistoinnista ja säilyttämisestä siihen asti, kunnes asiakirjat siirretään järjestettyinä kunnan päätearkistoon tai hävitetään. 3. Vastuuhenkilö siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat asiamukaisesti järjestettyinä ja luetteloituina päätearkistoon ohjeiden mukaisesti Viranhaltijan/työntekijän tehtävät Jokaisen työntekijän on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne järjestettyinä ja helposti saatavilla. Asian käsittelyn päätyttyä yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat tulee välittömästi seuloa ja toimittaa järjestettyinä päätearkistoon. 10 vuotta ja alle säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää järjestettyinä lähiarkistotiloissa tai työhuoneessa. Viranhaltija/työntekijä hävittää ne asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, ja pitää asiakirjoista hävitysluetteloa. Hävitysluettelo on pidettävä kaikista yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista.

9 Petäjäveden kunta 9 4. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTONMUODOSTUS 4.1. Asiakirjojen tuottamisen ja hallinnan suunnittelu ja toteutus Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää viranomaisilta asiakirjahallinnan ja tietopalvelun huolellista suunnittelua ja toteuttamista. Hyvin toteutettu asiakirjahallinto takaa tietojen saatavuuden, käytettävyyden, tietoturvan sekä helpottaa arkistointia. Hyvä asiakirjahallinto parantaa palvelujen tuotantoa päättäjätasolta kuntalaisille. Asiakirjoja tuotettaessa on viranomaisen otettava huomioon asiakirjojen koko käyttöikä, elinkaari, luonnosvaiheesta päätösvaiheeseen ja edelleen arkistointiin. Tietoaineistojen jaottelu julkisiin ja salassa pidettäviin vaikuttaa asiakirjojen käsittelyyn heti luonnosteluvaiheessa. Julkisten ja ei-julkisten asiakirjojen käsittely vaatii erilaiset toimenpiteet. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei saa jättää vahtimatta työpöydälle eikä niitä tule säilyttää lukitsemattomassa paikassa. Salassa pidettävät säilytetään erillään julkisista asiakirjoista salassapidon päättymiseen asti, jotta salattu tietoaineisto ei joutuisi vahingossa vääriin käsiin. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei tule viedä kotiin eikä matkalle mukaan mikäli se ei ole välttämätöntä Asiakirjojen kirjaaminen Kirjaamista edellyttävät asiat asiakirjoineen ja toimenpiteineen kirjataan kunnan julkiseen sähköiseen diaariin. Diaarikaava perustuu kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen, joka on muokattu Petäjäveden kunnan tehtävien mukaiseksi. Diaarikaava noudattaa samaa luokitusta kunnan tulevan tiedonohjaussuunnitelman kanssa.

10 Petäjäveden kunta Sähköisten asiakirjojen käsittely Sähköisessä asioinnissa on hyvä erottaa toisistaan sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja. Sähköisellä viestillä tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa olevaa informaatiota ja sähköisellä asiakirjalla sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Sähköisenä saapunut asiakirja on tietoarvoltaan yhtäläinen paperisena saapuneen asiakirjan kanssa. Sähköpostiviestiä ei arkistolaitoksen mukaan tarvitse kirjata, ellei se liity asian vireillepanoon, käsittelyyn tai tiedoksi antamiseen. Tällaista viestiä ei tämän vuoksi tarvitse myöskään arkistoida määräaikaisesti tai pysyvästi. Silloin, kun sähköpostiviesteillä on asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla, kuin perinteiset asiakirjat. Tärkeät ja toimenpiteitä vaativat sähköisesti saapuneet asiakirjat tulee tulostaa paperille viitetietoineen ja liitteisiin merkitä saapumispäivä. Sähköisten asiakirjojen säilyttäminen pitkään ja pysyvästi vain sähköisessä muodossa on kielletty arkistolaitoksen säädöksellä. Nykyisellä tietotekniikalla ei voida varmistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen käytettävyyttä ja säilyvyyttä. Sähköisiä asiakirjoja vastaanotettaessa on varmistettava niiden alkuperäisyys ja eheys sekä tulee turvata asiakirjojen käytettävyys (asiakirjan esittäminen ja säilyminen turvataan). Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Jos saapumisajankohdasta ei ole selvitystä sen johdosta, että viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona se on lähetetty, jos lähettämisajankohdasta voidaan esittää luotettava selvitys. Viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan

11 Petäjäveden kunta 11 vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Sähköiset viralliset asiakirjat on toimitettava kuntaan kirjaamoon sähköpostin kautta, josta ne toimitetaan edelleen asianosaisille (vireillepano). LIITE 3 Sähköpostin käsittely ja arkistointi -erillisohje 4.4. Arkistointi Asiakirjat tulee järjestää ja siirtää arkistotiloihin välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävät asiakirjat arkistoidaan happovapaisiin pahvisiin arkistokansioihin joko heti tai sen jälkeen, kun asian käsittely on loppunut ja asiakirjat siirretään arkistoon. Arkistokansioina tulee käyttää ruskeita 4-8 cm levyisiä arkistokansioita. Folio-kokoisia erikoiskansioita voi kysyä arkistosta. Arkistokansioiksi tulee valita oikeankokoinen kansio. Kansiot on pakattava riittävän täyteen, jotta niihin ei jää hukkatilaa eivätkä asiakirjat pääse taipumaan tai taittumaan. Mikäli vuosittaista asiakirja-aineistoa syntyy vähän, voidaan samaan kansioon arkistoida useampi vuosi. Pysyvästi säilytettävät kartat ja suuret piirustukset sijoitetaan tarkoitukseen soveltuviin karttakaappeihin joko vaaka- tai pystyasentoon tai Säilytetään rullalla niille varatuissa säilytysputkissa. Diakuvat, filmit ja videonauhat tms. säilytetään niitä varten tarkoitetussa tulen kestävässä kaapissa päätearkistossa. Valokuvia säilytetään arkistokansioissa päätearkistossa.

12 Petäjäveden kunta Asiakirjojen järjestäminen Päätearkistoon siirrettävät pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat tulee olla järjestetty. Asiakirjojen järjestäminen ja siirto ovat arkistovastuuhenkilön tehtävä. Asiakirjoja järjestettäessä on hyvä käyttää vaippalehtiä (taitettu A3 tai A2 paperi) erottamaan asiakirjakokonaisuuksia kansioissa. Muovitaskuja, kuminauhoja tai klemmareita ei saa käyttää. Pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa on hyvä kiinnittää huomiota vaippalehden siisteyteen ja suojaavuuteen. Vaippalehden päälle tulee merkitä sisältö, aikamääre sekä mahdollinen hävitysaika. Selvät merkinnät auttavat tulevassa seulonnassa ja hävittämisessä. Asiakirjakokonaisuuksien erottamisessa voi käyttää myös kengännauhoja, mikäli asiakirjoissa on jo valmiiksi kansioreiät. Muovisia arkistohaarukoita ei suositella käytettäväksi, koska ne vievät tilaa kotelossa ja haarukoiden muovipinnoite ei ole kestävää Asiakirjojen luettelointi ja nimiöinti Arkistokansiot tulee nimiöidä ja luetteloida ennen arkistoon tuontia. Tietohallintoasiantuntija ohjaa ja auttaa tarvittaessa nimiöinnissä ja luetteloinnissa. Pysyvästi tai yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan ja nimiöidään. Arkistoluetteloon merkitään arkistoyksikön laji (joka voi olla asiakirjanippu, kansio, sidos, kortistolaatikko tms.), arkistotunnus (tehtäväluokituksen mukaisesti), arkistoyksikön nimi (kansion sisältö), arkistoyksikön aikamääre sekä mahdollinen säilytys ja hävitysaika. Arkistoluettelo on pidettävä ajan tasalla merkitsemällä siihen vuosittain kertyneet uudet arkistoyksiköt. Tietohallintoasiantuntija vastaanottaa luettelot ja niitä säilytetään päätearkistossa pysyvästi.

13 Petäjäveden kunta ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA 5.1. Asiakirjojen laatu ja säilyvyys Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä on julkistettu arkistolaitoksen verkkosivuilla. Hankintoja suorittavien on noudatettava arkistolaitoksen päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tämän varmistamiseksi yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on asian päätyttyä siirrettävä arkistotiloihin. Varsinaisiin tekstiasiakirjoihin verrattavia ovat myös kartat, piirustukset, kuvat, filmit sekä lävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavalla aikaan saadut tallenteet Asiakirjojen huolto Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijan hoidettavaksi. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista on poistettava klemmarit, kuminauhat, muovitaskut, tarralaput tms. Vaippalehti on hyvä tapa erottaa asiakirjakokonaisuuksia. Teipin käyttö pitkäaikaisissa ja pysyvissä asiakirjoissa on ehdottomasti kielletty koko niiden elinkaaren aikana. Teippi, muovitaskut tms. hapettavat ja tuhoavat asiakirjoja. Metalliniittejä tulee käyttää harkiten.

14 Petäjäveden kunta 14 Rikkinäiset arkistokotelot ja irronneet nimiötarrat tulee vaihtaa uusiin. Tietohallintoasiantuntijalta voi pyytää uusia kansioita ja nimiötarrapohjia. 6. ASIAKIRJOJEN SEULOMINEN 6.1. Seulominen Asiakirjojen seulominen on niiden säilytystarpeen määrittelyä ja tarpeettomiksi katsottujen asiakirjojen erottamista muusta arkistoaineistosta ja asiakirjojen hävittämistä. Arkistolaitos määrää arkistolain mukaisesti pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Asiakirjat seulotaan arkistolaitoksen määräysten ja Suomen Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysaikamääräysten ja suositusten mukaisesti. Kunnanhallitus päättää tarvittaessa säilytysmääräyksistä poikkeavien asiakirjojen säilytysajoista muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta. Asiakirjojen seulontaa ja järjestelyä kannattaa tehdä jo asiakirjojen syntyessä. Kopioihin ja omiin työkappaleisiin on hyvä laittaa merkintä, joka helpottaa myöhempää seulontaa. Asiakirjakokonaisuuksissa (akteissa) on hyvä erottaa pitkään ja määräajan säilytettävät asiakirjat esim. vaippalehtien avulla. Työtehtävän kuluessa tehty asiakirjojen hallinta vähentää myöhempää työtä merkittävästi Säilytysaikojen laskeminen Säilytysaika lasketaan alkavaksi asian lopullisen päätöksen tai muun toimenpiteen päiväyksestä. Mikäli asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, säilytysaika lasketaan sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat syntyneet tai saapuneet

15 Petäjäveden kunta 15 Tili- ja talousasiakirjojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jona ne ovat syntyneet. Valitukseen tai vireille pantuun syytteeseen liittyviä asiakirjoja ei saa hävittää ennen niiden tultua lopullisesti käsitellyiksi. Myöskään muita asiakirjoja, joiden tarvetta voidaan perustella, ei saa hävittää ennen kuin ne on todettu tarpeettomiksi. Arkistolaitoksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on kuntia sitova. Säilytysaikaoppaiden säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikasuosituksia Asiakirjojen hävittäminen Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat on hyvä arkistoida siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä esim. arkistointi eri kansioihin tai käyttämällä vaippalehtiä selvin merkinnöin. Kunkin arkistovastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vuosittain. Hävittäminen on hyvä sijoittaa vuoden alkuun, jotta hävitetty aineisto vapauttaisi tilaa uudelleenkäyttöön. Tietohallintoasiantuntija auttaa hävittämisessä, mutta vastuu on arkistovastuuhenkilöillä. Jokainen työntekijä on vastuussa siitä, että arkistotilaa on riittävästi ja asiakirjojen käytettävyys turvataan. Hävitettävistä asiakirjoista seulotaan paperikeräykseen menevät julkiset asiakirjat ja tuhottavaksi menevät ei-julkiset asiakirjat. Tuhottavaksi menevät asiakirjat sisältävät henkilötietoja/asiakastietoja, kunnan laskutus- ja tilitietoja (laskut ym.) ja muita kunnalle tärkeitä tietoja. Paperinkeräykseen voi laittaa yleiskirjeitä, kiertokirjeitä, yleisohjeita tms. asiakirjoja, jotka eivät sisällä asiakkaitten nimiä ja tietoja tai kunnalle ja viranhaltijalle osoitettuja tärkeitä tietoja. Mikäli asiakirjojen luonne arveluttaa, kannattaa ne lajitella tuhottaviin. Tärkeintä on, ettei vääriä tietoja pääse paperiroskien kautta vääriin käsiin.

16 Petäjäveden kunta 16 Tuhoamalla hävitettävät asiakirjat laitetaan niille erityisesti varattuihin tuhoussäiliöihin, joiden tyhjentäminen on hankittu ostopalveluna tietoturvahävittämiseen erikoistuneelta yritykseltä. CD:eille, DVD:eille ja muistitikuille on varattu oma tietoturvalaatikko. Kaikista yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista on pidettävä hävitysluetteloa. Hävitysluetteloon on merkittävä osaarkistonmuodostaja/osasto, hävitettävät asiakirjat/kansiot, hävitettyjen asiakirjojen/kansioiden määrä (nippu, kansio, laatikko), aikamääre, hävitysperuste ja hävitysaika sekä allekirjoitus. Hävitysluettelo on toimitettava arkistoon tietohallintoasiantuntijalle. Hävitettävistä asiakirjoista ei tarvitse poistaa niittejä. Klemmarit ja muovitaskut on hyvä poistaa. Tuhoussäiliöihin kerättävästä materiaalista on erillisohjeet säiliöiden läheisyydessä. 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 7.1. Siirrettävät asiakirjat Kymmenen vuotta ja sen yli säilytettävät asiakirjat siirretään seulottuina, järjestettyinä ja luetteloituina päätearkistoon. Osastojen asiakirjahallinnon vastuuhenkilöiden on huolehdittava, että osastojen lähiarkistojen määrällisesti suuri 10 vuotta säilytettävä tositeaineisto siirretään välittömästi vuoden vaihteen jälkeen päätearkistoon määrätylle paikalle. Asiakirjasiirroista on ilmoitettava arkistoon tietohallintoasiantuntijalle. Lakkautettujen ja toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat sekä erilaisten projektien ja ohjelmien asiakirjat tulee seuloa ja järjestää välittömästi lakkautuksen jälkeen. Välitön toiminta helpottaa asiakirjojen inventointia ja järjestämistä, säilytysaikojen määritystä sekä

17 Petäjäveden kunta 17 käytettävyyttä. Järjestetyt ja luetteloidut arkistot siirretään päätearkistoon tietohallintoasiantuntijan kanssa. 8. ASIAKIRJOJEN LAINAUS JA SUOJELU 8.1. Asiakirjojen lainaaminen Alkuperäisiä asiakirjoja voidaan lainata ulos vain toisille viranomaisille taikka arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottu ja säilyminen turvattu. Päätearkistosta lainattaessa asiakirjoista on täytettävä lainauslomake mikäli asiakirjat tai kansio viedään omaan toimistoon. Lomakkeet tulee toimittaa tietohallintoasiantuntijalle tai päätearkistoon varattuun paikkaan. Tutkijoille ja historiankirjoittajille asiakirjoja voidaan lainata vain virastossa tutkittaviksi ja lainauksista tulee aina täyttää lainauslomake. Tutkijoiden on lisäksi pyydettävä tutkimuslupa, jonka hyväksyy tietohallintoasiantuntija. Asiakirjoja lainatessa on otettava huomioon asiakirjojen julkisuudesta annetun lain ja asetuksen sekä muun lainsäädännön aiheuttamat rajoitukset Asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset Päätearkistoon siirretyistä asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa tietohallintoasiantuntija tai asianomainen vastuuhenkilö. Osastoiden hallussa olevista asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa ao. vastuuhenkilö.

18 Petäjäveden kunta Asiakirjojen suojelu Arkistonmuodostajan ja osa-arkistonmuodostajan kannalta tarpeellisen tai muuten korvaamattoman asiakirjan tai tietoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Tämän turvaa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen välitön siirtäminen päätearkistoon asiankäsittelyn päätyttyä. Asiakirjojen suojelu toimistoissa ja työpisteissä on huomioitava riittävällä tavalla. Salassa pidettäviä tietoja sisältäviä asiakirjoja ei saa säilyttää tai jättää työpöydille. Salassa pidettäville asiakirjoille on toimistoissa varattava mahdollisuuksien mukaan lukittava säilytystila. Asiaton pääsy asiakirjoihin on ehdottomasti estettävä. 9. TIETOPALVELU JA TIETOSUOJA 9.1. Asiakirjojen julkisuus ja tietojen antaminen Viranomaisen on tehtäviä hoitaessaan ja päätöksiä tehdessään velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista viranomaisen toiminnasta ei viranomaisen toiminnan julkisuudesta säädetyn lain (Julk 1999/621 1, 3 ja 17) ja henkilötietolain (1999/523) huomioon ottaen rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei toisin määrätä ja jokaisella on oikeus saada tieto asiakirjasta, joka on julkinen. Julkisuuslain tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asian salaiseksi tekemiseen tarvitaan aina lakiperuste. Viranomainen voi antaa tiedon salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa on säädetty. On huomioita, että kaikki tieto asiakirjassa ei välttämättä ole salassa pidettävää tietoa.

19 Petäjäveden kunta 19 Tällöin asiakirjasta on luotettavalla tavalla suojattava salaiseksi määritetyt tiedot mikäli asiakirja esitetään pyytäjälle. Asiakirjoista tietoa pyydettäessä pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei se ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto sisällöstä (asianomaisuus, salassa pito). Pyydettäessä tieto salassa pidettävästä asiakirjasta tai henkilörekisteristä tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tarpeelliset ja selkeät perustelut tiedon saannille (JulkL 13). Salassa pidettävän tiedon saajalla on vaitiolovelvollisuus (JulkL 17). Tiedon antaminen keskeneräisestä asiasta on viranomaisen harkinnassa lain edellyttämällä tavalla. Valmistelun aikana asianosaisilla on oikeus saada tietoa kirjallisella pyynnöllä mikäli laissa ei ole toisin säädetty (JulkL 11). Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista tietyin lain poikkeuksin (JulkL 11). Julkisuuslaissa on 32-kohtainen luettelo yleisimmistä salassa pitoperusteista (JulkL 24 ). Esimerkiksi kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon ja työhallinnon asiakastiedot, oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja sekä oppilashuoltoa koskevat tiedot ovat aina salassa pidettäviä. Myös tiedot yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, elintavoista, yhdistys - tai harrastustoiminnasta, perhe-elämästä sekä niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista ovat salassa pidettäviä. Esimerkiksi jokaisen perhesuhteet sekä yksityishenkilön tai työntekijän puoluekanta tai jäsenyys ammatti- tai muuhun yhdistykseen ovat salassa pidettävä tietoja. LIITE 3 Asiakirjojen julkisuus ja tietojen antaminen -erillisohje

20 Petäjäveden kunta Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolaki rajoittaa henkilörekisterien perustamista, käyttöä ja henkilötietojen luovuttamista. Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta (HetiL 3 ) Rekisterien tietoaineistoja käyttävät, muuttavat, käsittelevät ja luovuttavat vain ne, joiden tehtäviin asian käsittely ja huolehtiminen kuuluu. Käsittelyä rajataan asianmukaisilla käyttöoikeuksilla. Henkilötietolaissa rekisterinpitäjälle säädetty velvollisuus käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta (HetiL 5 ). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietoja henkilörekisterien käyttötarkoituksesta sekä tietosisällöstä. Laki takaa myös oikeuden rajoitetusti tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Jokaisella on oikeus saada virheellinen, epätäydellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto oikaistuksi. Kansalaisella on myös oikeus kieltää tietojensa luovutus ja käyttö henkilörekisterilaissa erikseen määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilörekisterin on aina oltava perusteltu ja sidonnainen käyttötarkoitukseensa. Rekisteriin tulee merkitä vain tarpeellisia ja asiaankuuluvia tietoja. Arkaluonteisten tietojen käsittely on kielletty tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta. Turhia rekistereitä ei saa pitää ja henkilörekisteri on hävitettävä, jos se ei ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen. Poikkeuksen muodostavat lakisääteiset rekisterit.

21 Petäjäveden kunta 21 Henkilörekistereistä (myös kortistot) on kunnassa laadittava rekisteriseloste (HetiL 523/99). 10. ARKISTOTILAT Petäjäveden kunnan päätearkisto sijaitsee kunnanvirastossa. Lisäksi toimialoilla on lähiarkistot kunnanvirastossa (3) ja yläaste/lukiolla (1). Varsinaisten arkistotilojen lisäksi asiakirjoja säilytetään työhuoneissa ja ns. käsiarkistotiloissa, jotka eivät täytä kaikkia arkistotilavatimuksia. Vanhassa kunnanvirastotalossa on yksi arkistotila kellarissa, jossa toistaiseksi säilytetään 10 vuotta säilytettävää tositeaineistoa. Kellariin ei ole arkistoitu asiakirjamateriaalia kunnanviraston muutettua uusiin tiloihin syksyllä Kellarin aineiston säilytysaika tulee täyteen vuoden 2020 loppuun mennessä. 11. MUUT MÄÄRÄYKSET Arkistotoimen toimintaohje päivitetään tarpeen mukaan ja annetaan kunnanhallituksen käsiteltäväksi. Toimintaohje tulee voimaan kunnanhallituksen päätöksellä Lautakunnan / toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan.

22 Petäjäveden kunta Toimiston/lautakunnan asiakirjapalvelut tarjoaa nimetty vastuuhenkilö. 2. Vastuuhenkilö huolehtii hoidossaan olevien asiakirjojen arkistoinnista ja säilyttämisestä siihen asti, kunnes asiakirjat siirretään järjestettyinä kunnan päätearkistoon tai hävitetään. 3. Vastuuhenkilö siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat asiamukaisesti järjestettyinä ja luetteloituina päätearkistoon ohjeiden mukaisesti. LIITE 1 Kunnallista asiakirjahallintoa ja arkistointia ohjaavia lakeja Arkistolaki 1994/831 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 1999/621 Henkilötietolaki 1999/523 Tietoyhteiskuntakaari 917/2014 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muuttamisesta 618/2009 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muuttamisesta 924/2010 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muuttamisesta 534/2016 Hallintolaki 2003/434 Kuntalaki 410/2015 sekä hallinnon alojen erityislainsäädäntö Lait löytyvät sähköisesti osoitteessa

23 Petäjäveden kunta 23 LIITE 2 Asiakirjojen julkisuus ja tiedon antaminen -erillisohje ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA TIEDON ANTAMINEN 1. Tärkeimpiä kunnallisen viranomaisen tiedonantoa ohjaavia lakeja ovat laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (JulkL 1999/621), henkilötietolaki (HetiL 1999/523) ja hallintolaki (2003/434) 2. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei toisin määrätä. 3. Asian salaiseksi tekemiseen tarvitaan aina lakiperuste. 4. Jokaisella on oikeus saada tieto asiakirjasta, joka on julkinen. Julkisuuslain tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Viranomainen voi antaa tiedon salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa on säädetty. 5. Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista tietyin lain poikkeuksin (JulkL 11 ). 6. On huomioitava, että kaikki tieto asiakirjassa ei välttämättä ole salassa pidettävää tietoa. Tällöin asiakirjasta on luotettavalla tavalla suojattava salaiseksi määritetyt tiedot, mikäli asiakirja esitetään pyytäjälle. Asiakirjoihin tai rekisteriin voi sisältyä myös henkilötunnus. Henkilötietolain mukaan viranomaisen on huolehdittava siitä, ettei henkilörekisteriin kuuluviin asiakirjoihin ja tulosteisiin merkitä tarpeettomasti henkilötunnusta (HetiL

24 Petäjäveden kunta ). Henkilötietolain huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteiden perusteella henkilötunnus, asiakirjoja ja tietoja nähtäväksi annettaessakin, olisi syytä mahdollisuuksien mukaan peittää asiakirjasta tai tulosteesta. Asiakirjojen virallisesti oikeaksi todistettuina annettavista otteista ja jäljennöksistä ei tietoja voi kuitenkaan peittää. 7. Asiakkaan on yksilöitävä tietopyyntönsä riittävän tarkasti pyytäessään niin julkista kuin salaista asiakirjaa. Viranomaisen tehtävänä on avustaa tiedon pyytäjää yksilöinnissä. 8. Julkisista asiakirjoista tietoa pyydettäessä pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei se ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto sisällöstä (asianomaisuus, salassa pito). Tieto asiakirjasta on annettava asiakkaan haluamalla tavalla. 9. Pyydettäessä tieto salassa pidettävästä asiakirjasta tai henkilörekisteristä tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tarpeelliset ja selkeät perustelut tiedon saannille (JulkL 13 ). Salassa pidettävän tiedon saajalla on vaitiolovelvollisuus (JulkL 17 ). 10. Tiedon antaminen keskeneräisestä asiasta on viranomaisen harkinnassa lain edellyttämällä tavalla. Valmistelun aikana asianosaisilla on oikeus saada tietoa kirjallisella pyynnöllä, mikäli laissa ei ole toisin säädetty (JulkL 11 ). Julkisuuslaissa on 32-kohtainen luettelo yleisimmistä salassapitoperusteista (JulkL 24 ). Esimerkiksi salassa pidettäviä ovat: kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon ja työhallinnon asiakastiedot oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja sekä oppilashuoltoa koskevat tiedot

25 Petäjäveden kunta 25 tiedot yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, elintavoista, yhdistys- tai harrastustoiminnasta, perheelämästä sekä niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista jokaisen perhesuhteet sekä yksityishenkilön tai työntekijän puoluekanta tai jäsenyys ammatti- tai muuhun yhdistykseen Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty tietyin lain poikkeuksin (JulkL 11 ). Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan: rotua tai etnistä alkuperää henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Poikkeukset arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta (12 ) ovat mm. tietojen käsittelyä, johon rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa sellaisen henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyä, jonka rekisteröity on itse saattanut julkiseksi

26 Petäjäveden kunta 26 LIITE 3 Sähköisten asiakirjojen käsittely ja arkistointi -erillisohje SÄHKÖISTEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY JA ARKISTOINTI 1. Sähköisessä asioinnissa on erottava sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja: Sähköisellä viestillä tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa olevaa informaatiota Sähköisellä asiakirjalla sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. 2. Sähköisenä saapunut asiakirja on tietoarvoltaan yhtäläinen paperisena saapuneen asiakirjan kanssa. Silloin, kun sähköpostiviesteillä on asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla, kuin perinteiset asiakirjat. 3. Tärkeät ja toimenpiteitä vaativat sähköisesti saapuneet asiakirjat tulee kirjata tai muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Tärkeät ja toimenpiteitä vaativat sähköisesti saapuneet asiakirjat tulee tulostaa paperille viitetietoineen. Asiakirjat tulee liittää/arkistoida tehtävään liittyvien muiden asiakirjojen joukkoon. Sähköpostiviestiä ei arkistolaitoksen mukaan tarvitse kirjata, ellei se liity asian vireillepanoon, käsittelyyn tai tiedoksi antamiseen. Tällaista viestiä ei tämän vuoksi tarvitse myöskään arkistoida määräaikaisesti tai pysyvästi.

27 Petäjäveden kunta 27

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

OPPILASREKISTERISELOSTE

OPPILASREKISTERISELOSTE OPPILASREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 mukainen REKISTERISELOSTE ja lain 24 :n mukainen INFORMOINTI Laatimispvm: 2.1.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Siikalatvan kunnan koulutuslautakunta /

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa 29.4.2011 Hallintojohtaja Matti Lahtinen 1 Julkisuutta ja tietosuojaa koskevia säädöksiä perusopetuksessa Perustuslaki (731/1999) 10 : Jokaisen yksityiselämä,

Lisätiedot

Verkostokehittäjät-hanke Tietosuoja ja tietoturvallisuus

Verkostokehittäjät-hanke Tietosuoja ja tietoturvallisuus Verkostokehittäjät-hanke 22.9.2016 Tietosuoja ja tietoturvallisuus 1 2 Esityksen sisältö Käsitteitä Juridiikkaa Miksi? Rekisteröidyn oikeudet Rekisterinpitäjän velvollisuudet Rekisterinpitäjän tarkistuslista

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot,

Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot, CT30A3201 - WWW-sovellukset Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot, Jouni.Ikonen lut.fi 12.11.13 1 Jouni Ikonen Sisällönhallintajärjestelmät content management system (CMS) Mahdollistaa joukon ihmisiä

Lisätiedot

Valokuva ja yksityisyyden suoja

Valokuva ja yksityisyyden suoja Valokuva ja yksityisyyden suoja Tiedon saatavuus ja tutkimuksen vapaus 12.12.2011 Tieteiden talo Tietosuoja ja julkisuus, Näkökulmia : intendentti Hannu Häkkinen Museovirasto / Kuvakokoelmat MUSEOVIRASTO

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN

OHJE ASIAKIRJA JA TIETOPYYNTÖJEN KÄSITTELYYN 1(6) 1 Julkisuusperiaate lainsäädännössä Perustuslain 12.2 :n mukaan viranomaisen asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen

Lisätiedot

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta Biopankkien toimintojen yhdistäminen Lakiperusta Biopankkilain (688/2012, jatkossa myös BPL ) 10 mahdollistaa biopankkien toimintojen yhdistämisen. Toimintojen hoitamisesta tai yhdistämisestä on sovittava

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc. Tutkimus, aineistot ja avoimuuden rajat Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.fi HYVÄ AINEISTON

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p.

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p. Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite: Kuopion

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Mitä rekisteriviranomaisen pitää ottaa huomioon henkilötietoja luovuttaessaan?

Mitä rekisteriviranomaisen pitää ottaa huomioon henkilötietoja luovuttaessaan? Mitä rekisteriviranomaisen pitää ottaa huomioon henkilötietoja luovuttaessaan? Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.4.2015 Tutkimuskäyttöön tietoja luovuttavien viranomaisten yhteistyöryhmä

Lisätiedot

TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS

TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS TIETOSUOJA JA TIETEELLINEN TUTKIMUS Tutkimuksen päätyttyä huomioitavat tietosuoja-asiat Ylitarkastaja Heljä-Tuulia Pihamaa Tietosuojavaltuutetun toimisto Tilastokeskus 6.5.2009, Helsinki LUENTOAIHEET Yleistä

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 4.3.2015

Tietosuojaseloste. Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 4.3.2015 1 Tekninen osasto Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 4.3.2015 Täyttöohje lomakkeen lopussa. Lomakkeen numerot viittaavat ohjeiden kohtiin 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pirkkalan kunta Yhteystiedot (osoite,

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 /2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi 1 8.6.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pirkkalan kunnanhallitus Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Keskushallinnon kirjaamo Suupantie 11, 33960 Pirkkala keskushallinnonkirjaamo@pirkkala.fi

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa Ylöjärven kaupungin perusturvatoimen Effica järjestelmää.

Lisätiedot

Laukaan kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta Henkilötietolain mukainen REKISTERISELOSTE Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6

Laukaan kunnan sosiaali- ja terveyslautakunta Henkilötietolain mukainen REKISTERISELOSTE Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6 Effica Lastenvalvoja 11.10.2007 Sivu 1/6 1 Rekisterin nimi Effica Lastenvalvoja (isyyden selvittämiseen liittyvät tehtävät sekä huoltajuuteen, tapaamisoikeuteen ja elatussuhteisiin liittyvät sopimukset

Lisätiedot

Asiakirjoista perittävät lunastukset ja lähetysmaksut. Voimaantulo 1.1.2016

Asiakirjoista perittävät lunastukset ja lähetysmaksut. Voimaantulo 1.1.2016 Asiakirjoista perittävät lunastukset ja lähetysmaksut Voimaantulo 1.1.2016 1 ASIAKIRJOISTA PERITTÄVÄT LUNASTUKSET JA LÄHETYSMAKSUT Hyväksytty kunnanhallitus 31.8.2015. Voimaantulo 1.1.2016 Kunnan viranomaisen

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot