SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt"

Transkriptio

1 SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014

2 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistotoimen organisaatio, vastuuhenkilöt ja ratkaisuvalta ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Asiakirjatietojen käsittelyohjeet Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Arkistointi Kirjaaminen ja rekisteröinti Luettelointi ja järjestäminen Sähköisen aineiston käsittely Sähköinen asiointi Organisaatiomuutosten hallinta Tietoturva ja tietosuoja Henkilö- ja tietojärjestelmäselosteet ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA JA SÄILYTYSTILAT Arkistokelpoiset säilytysvälineet ja materiaalit Säilytystekniikka Arkistotilat ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN... 15

3 1 1. YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen Asiakirjahallinnon toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Savonlinnan kaupungin asiakirjahallintoa ja arkistotoimea. Asiakirjahallinnon piiriin kuuluvat sekä sähköiset tiedostot että paperiset asiakirjat. Ohje sisältää yleisiä määräyksiä ja ohjeita. Määräykset perustuvat arkistolainsäädäntöön ja sen arkistolaitokselle antamiin valtuutuksiin määrätä tietyistä kunnallisen asiakirjahallinnon asioista. Arkistolaitos määrää - pysyvästi säilytettävät asiakirjalliset tiedot - pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen laatimisessa ja tallentamisessa käytettävät materiaalit ja menetelmät - pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistotilat - sekä antaa yleisohjeita arkistotoimen hoidosta Toimintayksiköillä voi olla tämän ohjeen lisäksi omaan toimialaan liittyviä erillisiä ohjeita esimerkiksi salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä. Määräykset ja ohjeet koskevat jokaista kaupungin asiakirjatietoja käsittelevää henkilöä. Yksityiskohtaiset ohjeet asiakirjojen säilytysajoista ja säilytyspaikoista löytyvät toimintayksiköiden arkistonmuodostussuunnitelmista. Arkistolaki 831/1994 sisältää perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta. Muita asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavia lakeja ovat mm. laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, hallintolaki 434/2003, henkilötietolaki 523/1999, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 sekä muut mahdolliset hallinnonalakohtaiset säädökset. Tätä toimintaohjetta tulee noudattaa soveltuvin osin myös kaupungin tytär- ja osakkuusyhteisöissä. 2. ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistotoimen tehtävänä on - varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen - huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta - määritellä asiakirjojen säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto.

4 2 Asiakirjojen käytettävyyden varmistaminen käsittää niiden rekisteröinnin ja muun kirjaamisen, arkistoinnin ja luetteloinnin sekä sähköisten aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelun. Asiakirjojen säilyminen varmistetaan huolehtimalla siitä, että - asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen - asiakirjojen säilytystilat ovat asianmukaiset. Arkistotointa on hoidettava siten, että - se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista - yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja otetaan huomioon - yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu - asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa siten, että pysyvän säilytystarpeen vaatimukset huomioidaan jo tietojärjestelmän suunnitteluvaiheessa. Arkistotoimen piiriin kuuluvat kaikki asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden saapumisesta ja rekisteröinnistä seulontaan tai pysyvään säilyttämiseen Arkistotoimen organisaatio, vastuuhenkilöt ja ratkaisuvalta Arkistolain 9 :n mukaan kaupungin arkistotoimen järjestäminen ja organisointi kuuluu kaupunginhallitukselle. Kaupunginhallituksen tehtävänä on määrätä se viran- tai toimenhaltija, joka johtaa kaupungin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kaupunginhallitus on nimennyt kohdalla arkistotointa johtavaksi viranhaltijaksi arkistosihteerin. Arkistosihteeri huolehtii myös keskusarkistosta ja sinne siirretyistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Keskusarkisto on keskushallinnon hallintopalveluihin kuuluva yksikkö, joka toimii kaupungin päätearkistona. Keskusarkistoon siirretään toimintayksiköistä pysyvästi tai pitkään, yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi on hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kaupungin viranomaiset ja toimielimet. Se kattaa kaupungin kaikissa tehtävissä kertyvät ja tarvittavat asiakirjatiedot. Toimintayksikön johtavat viranhaltijat ovat oman organisaationsa osalta vastuussa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asianmukaisesta organisoinnista, resursoinnista, valvonnasta ja hoitamisesta. He nimeävät

5 3 toimintayksikkönsä arkistovastaavat. Arkistovastaavien nimeämisestä ja vaihtumisesta on tehtävä ilmoitus keskusarkistolle. Arkistosihteeri - johtaa ja valvoo arkistonmuodostajien arkistotoimen hoitoa ja antaa tätä koskevia ohjeita ja määräyksiä - ylläpitää ohjeistoa - seuraa arkistoalan yleistä kehitystä sekä arkistolaitoksen ja muiden asiakirjahallintoon vaikuttavien tahojen antamia määräyksiä, ohjeita ja suosituksia - kehittää arkistotoimea kunnan tietohallinnon ja palvelun toimivaksi osaksi - soveltaa asiakirjahallintoa ja arkistotoimea koskevia määräyksiä ja yleisohjeita kaupungin asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen - ohjaa arkistonmuodostussuunnitelmien laatimista yhteistyössä arkistovastaavien kanssa - päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ja asiakirjojen säilytysmenetelmistä (AMS) - päättää arkistonmuodostussuunnitelman hyväksymisestä sekä sen muutoksista - pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista ja kirjaajista - valmistelee arkistotoimeen liittyvät asiat ja panee ne täytäntöön - huolehtii keskusarkistoon siirretyistä kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista - huolehtii keskusarkiston tietopalvelusta - huolehtii muista päätearkistotehtävistä Lisäksi arkistosihteeri ratkaisee asiat, jotka koskevat - kaupungin arkistotoimeen liittyvien asiakirjojen hävittämistapaa - keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen lainausta keskusarkiston ulkopuolelle - keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen käyttämistä tutkimustarkoituksiin ottaen huomioon sen, mitä on säädetty asiakirjojen julkisuudesta - sopimuksen perusteella, lahjana tai talletettavaksi luovutettujen kaupungin kannalta merkittävien yksityisluonteisten arkistojen ja asiakirjojen vastaanottamista Jos arkistosihteeri havaitsee, ettei yksikön arkistotoimen tehtävistä huolehdita eikä arkistotoimen ohjeita noudateta, hänellä on mahdollisuus puuttua yksikön arkistotoimen hoitoon.

6 4 Arkistosihteerin esityksestä voidaan nimetä arkistotyöryhmä ennalta määriteltyä tehtävää varten. Arkistonmuodostajan johtava viranhaltija - vastaa toimintayksikkönsä asiakirjahallinnosta ja arkistonmuodostuksesta - nimeää arkistovastuuhenkilöt Arkistonmuodostajan/toimintayksikön arkistovastaava - vastaa yksikkönsä asiakirjahallinnon suunnittelusta ja käytännön hoidosta sekä huolehtii yksikkönsä säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden käsittelyä koskevasta ohjauksesta ja neuvonnasta yhteistyössä arkistosihteerin kanssa - suunnittelee ja kehittää asiakirjahallintoa yhteistyössä arkistosihteerin kanssa - laatii arkistonmuodostussuunnitelman ja pitää sitä ajan tasalla yhteistyössä arkistosihteerin kanssa - tiedottaa asiakirjahallintoon liittyvistä asioista omassa toimintayksikössä - valvoo toimintayksikkönsä asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja hävittämistä - huolehtii asiakirjatietojen lainaus- ja tietopalvelutehtävistä - siirtää asiakirjat keskusarkistoon - huolehtii asiakirjojen arkistokelpoisuudesta Vastuuhenkilöille tulee taata riittävä työaika arkistotoimen tehtävien suorittamiseen. Jokaisen kaupungin palveluksessa oleva - on velvollinen käsittelemään ja säilyttämään huolellisesti käsiteltävänään olevia paperisia ja sähköisiä asiakirjoja annettujen määräysten, ohjeiden ja sovittujen menettelytapojen mukaisesti - pitää asiakirjat asianmukaisesti järjestettyinä - käsittelyn päätyttyä luovuttaa asiakirjat liitettäväksi arkistoon.

7 5 3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1. Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Arkistonmuodostaja on yksikkö tai yhteisö, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus. Savonlinnan kaupungin arkistonmuodostajat on lueteltu liitteessä 1. Ajankohtaisasiakirjojen ja tietoaineistojen käsittelystä, kirjaamisesta/rekisteröinnistä, liittämisestä arkistoon ja seulonnasta käytetään arkistotoimessa nimitystä arkistonmuodostus. Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan tulee määrätä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Arkistonmuodostussuunnitelman tehtävä on ohjata asiakirjatiedon käsittelyä ja arkistointia. Arkistonmuodostussuunnitelman laadinnassa kartoitetaan organisaation tehtävät ja toimintaprosessit sekä mitä asiakirjatietoa syntyy, miten sitä käsitellään ja miten sitä säilytetään. Arkistonmuodostus koskee sekä manuaalisia että sähköisiä tietoaineistoja. Jatkossa laadittava, arkistonmuodostussuunnitelman korvaava, tiedonohjaussuunnitelma /eams (sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma) pystyy ohjaamaan asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja säilyttämistä myös sähköisissä tietojärjestelmissä. Tämä edellyttää, että operatiiviset tietojärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmä, johon tiedonohjaussuunnitelmat on viety, on integroitu ja että operatiiviset järjestelmät pystyvät toimimaan tiedonohjausjärjestelmästä/ eams-järjestelmästä haettujen metatietoihin liittyvien käsittelysääntöjen mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelma on edellytys asiakirjallisten tietojen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa arkistolaitoksen erillisen luvan lisäksi. Arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa tulee pitää ajan tasalla ottaen huomioon organisaatiossa, tehtävissä ja toiminnassa sekä asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä tapahtuneet muutokset. Arkistovastaavan ja jokaisen asiakirjojen käsittelyyn osallistuvan velvollisuus on huolehtia omalta osaltaan siitä, että arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan tehdään tarpeelliset muutokset toimintojen ja asiakirjojen käsittelyn muuttuessa. Arkistonmuodostuksen suunnittelun päämääränä on - tietojen saatavuuden parantaminen - tarpeettoman aineiston poistaminen - asiakirjojen löytymisen varmistaminen kaikissa käsittely- ja säilytysvaiheissa.

8 Asiakirjatietojen käsittelyohjeet Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Arkistolaitos määrää mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot on säilytettävä pysyvästi. Pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen tarvitaan aina arkistolaitoksen erillinen lupa. Arkistosihteeri määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat yhteistyössä arkistonmuodostajien kanssa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Ministeriöt ja keskusvirastot voivat antaa lakiin perustuvalla valtuutuksella erillisiä määräyksiä säilytysajoista, joita on noudatettava. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjallisten tietojen merkitys arvioidaan lainsäädännön, oman toiminnan ja tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, organisaatiota koskeva erityislainsäädäntö, kuntalaisten, organisaation ja työntekijän oikeusturva, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö. Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjojen säilytysajan määräämistä ja hävitettävän aineksen erottelua arkistosta. Tietoaineistojen seulonta edistää niiden käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulottavat asiakirjaryhmät selviävät arkistonmuodostussuunnitelmasta Arkistointi Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytys- eli arkistointitavat. Käytännössä arkistointitavat vahvistetaan arkistonmuodostussuunnitelman hyväksymisellä. Arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun suunnitelman mukaan. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään mihin keskinäiseen järjestykseen paperiasiakirjat arkistoidaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (nimi, päivämäärä, syntymäaika, järjestysnumero, diaarinumero jne.) Keskeisen tietoaineksen, pöytäkirjojen, niiden liitteiden ja muiden päätösasioiden käsittelyyn liittyvien asiakirjojen arkistoinnin tulee perustua seuraaviin periaatteisiin: 1. Asiakirjat arkistoi se organisaatioyksikkö, joka on tehnyt asiassa lopullisen päätöksen tai ellei tämä ole selvästi todettavissa, se yksikkö, joka on asian viimeksi käsitellyt 2. Asiakirjaa, joka arkistoidaan pysyvästi tietyn organisaatioyksikön arkistoon, ei säilytetä pysyvästi muissa yksiköissä 3. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat (esim. pöytäkirjat) laaditaan siten, ettei niiden liitteiksi oteta määräajan säilytettäviä aineistoja Pysyvästi säilytettävät asiakirjalliset tiedot tulostetaan arkistokelpoiselle paperille, kunnes arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen yksinomaan

9 7 sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää halutussa muodossa omien tarpeittensa mukaisesti, varmistaen niiden säilymisen määritellyn säilytysajan Kirjaaminen ja rekisteröinti Julkisuuslaki sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttävät huolehtimaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin liittyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä että muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Käsiteltävät asiakirjatiedot on julkisuuslain mukaan luetteloitava tai huolehdittava muulla tavalla, että julkiset asiakirjatiedot löytyvät vaivattomasti. Savonlinnan kaupungilla on käytössään Dynasty-asianhallintajärjestelmä, johon vireille tullut asia avataan (rekisteröidään) asiaryhmittelyn mukaisesti. Myös sähköpostilla vastaanotettu tai lähetetty asiakirja kirjataan samoilla periaatteilla. Kirjattavien asiakirjojen käsittelyohje ja muut Dynasty asianhallintajärjestelmän käyttöohjeet laaditaan erillisinä asiakirjoina ja kootaan Intranettiin. Kaupungin organisaation tehtävästä riippuen asioita kirjataan myös muihin erityisrekistereihin mm. henkilöstö- ja taloushallinnon, teknisen-, sivistys- ja perusturvan toimialan eri järjestelmiin Luettelointi ja järjestäminen Arkiston järjestäminen ja luettelointi varmistavat osaltaan arkistolain 7 :n edellyttämän asiakirjojen käytettävyyden ja tietopalvelun toteuttamisen. Myös hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tämän hetkisen käytännön mukaan arkistonmuodostaja luetteloi arkistonsa asiakirjasarjoittain arkistointiohjelomakkeen mukaisesti. Luettelot laaditaan kaikista pysyvästi ja yli viisi vuotta säilytettävistä asiakirjasarjoista. Arkistointiohjelomake toimii samalla sekä arkisto-, siirto- että hävitysluettelona asiakirjasarjasta riippuen. Arkistovastaava allekirjoittaa lomakkeen ja lähettää siirrettävien asiakirjojen mukana keskusarkistoon. Vastaanottajan allekirjoittama lomake palautetaan arkistonmuodostajalle, joka säilyttää sen pysyvästi. Luetteloinnissa on jatkossa mahdollista ottaa käyttöön myös muu sähköinen luettelointijärjestelmä Sähköisen aineiston käsittely Arkistolain 6 :n mukaan asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisten ja kuvallisten esitysten lisäksi myös sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Sähköisten tietoaineistojen eheys, laatu, käytettävyys, säilyminen ja luottamuksellisuus on varmistettava tietojen elinkaaren kaikissa vaiheessa. Tämä edellyttää, että arkistotoimen vaatimukset ja tarpeet (mm. säilytysaika ja tapa) otetaan huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa. Pysyvä sähköinen säilyttäminen edellyttää arkistolaitoksen lupaa. Yleensä näistä

10 8 tiedostoista määrätään pysyvään säilytykseen paperi- tai mikrofilmituloste. Määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot voidaan säilyttää sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa, mutta tällöin on tietojen fyysinen säilyminen, käytettävyys ja eheys varmistettava. Arkistonmuodostajien on huolehdittava, että tallennusformaattien, ohjelmistojen ja laitekannan muuttuessa tietojen on säilyttävä käyttökelpoisina ja ymmärrettävinä Sähköinen asiointi Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain tarkoituksena on lisätä asioinnin sujuvuutta ja joutuisuutta sekä edistää sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttöä. Näillä tarkoitetaan esimerkiksi sähköisiä lomakkeita, sähköpostia tai sähköisiin tietojärjestelmiin myönnettyjä käyttöoikeuksia. Sähköisesti saapuvat tai lähtevät asiakirjat rekisteröidään ja käsitellään kuten vastaavat paperimuotoiset asiakirjat. Sähköpostin käsittelyohjeet ja muut sähköisiä asiointikanavia käsittelevät ohjeet laaditaan erillisinä ohjeina. Laki velvoittaa arkistoimaan sähköiset asiakirjat niin, että niiden alkuperäisyys ja sisällön muuttumattomuus voidaan osoittaa. Pysyvästi ja pitkään säilytettävät tulostetaan paperille, jollei arkistolaitos ole myöntänyt lupaa sähköiseen säilyttämiseen. Savonlinnan kaupungin kotisivuilla on käytössä olevat sähköisen asioinnin lomakkeet. Lomakkeet ovat joko tulostettavia lomakkeita tai verkossa täytettäviä ja suoraan verkon välityksellä lähetettäviä lomakkeita Organisaatiomuutosten hallinta Arkistolain vaatimukset asiakirjahallinnon järjestämisessä koskevat myös organisaation muutostilanteita ja erilaisin yhteistyösopimuksin järjestettyjä ja ostettuja palveluja. Muutostilanteissa ja erilaisia yhteistyömuotoja toteutettaessa johtavat viranhaltijat ovat vastuussa asiakirjahallinnon asianmukaisesta järjestämisestä siten, että asiakirjahallinto on organisoitu, vastuut määritelty ja viralliset päätökset dokumentoitu. Keskeisimpiä muutostilanteita ovat: - muutokset oman organisaation sisällä - toiminnan siirtäminen muille palveluntuottajille - toimeksiantosopimukset - muut ostopalvelut - kuntien yhteiset toimielimet Toimintansa lopettaneen organisaation arkistoa ei yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon. Kun kaupungin toimielimiä tai toimintoja lakkautetaan, merkitään arkistonmuodostussuunnitelmiin/tiedonohjaussuunnitelmiin päättymisaika. Tehtävän jatkuminen toisessa organisaatiossa mainitaan myös arkistonmuodostussuunnitelmassa.

11 9 Muutostilanteissa suunnitellaan ja toteutetaan: - sähköisten tietojärjestelmien poistaminen käytöstä tai alasajo - uusien tietojärjestelmien käyttöönotto - tietojen siirto tietojärjestelmästä toiseen - tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen - asiakirjatietietojen siirrot keskusarkistoon - asiakirjatietojen lainaaminen/luovuttaminen uudelle organisaatiolle. Kuntaliitoksissa kuntien arkistojen päättäminen tarkoittaa sitä, että arkistot seulotaan, järjestetään ja luetteloidaan. Lakkautetun kunnan arkisto säilytetään omana kokonaisuutenaan ja uusi tai jatkava kunta säilyttää arkistot arkistolaitoksen määräysten mukaisissa arkistokelpoisissa arkistotiloissa. Toiminnan siirtäminen valtiolle, toiselle kunnalle, kuntayhtymälle, liikelaitokselle tai osakeyhtiölle edellyttävät arkistonmuodostuksen päättämistä, arkistojen järjestämistä ja kunnan toiminnan aikana syntyneiden asiakirjatietojen siirtämistä kaupungin keskusarkistoon. Asiakkuuden ja toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjatiedot siirretään toimintaa jatkavalle organisaatiolle. Yhteistyösopimuksin (nk. isäntäkuntamalli) hoidettavien tehtävien aloittaessa toimintansa asiakirjahallintoon liittyvistä tehtävistä sovitaan sopimuksin. Isäntäkunta vastaa arkistoinnista ja toimii rekisterinpitäjänä. Kunnat merkitsevät sopimuksella hoidettavien tehtävien asiakirjojen sijainnit ja käsittelykäytännöt arkistonmuodostussuunnitelmaan. Palvelujen ostotilanteissa laadittaviin toimeksianto - ja ostopalvelusopimuksiin tulee kirjata myös asiakirjahallintoa koskevat asiat ja arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee merkitä toimeksiantosopimuksella hoidettavista tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainti ja palveluntuottaja. Toimeksianto- ja ostopalvelusopimusten tulisi sisältää seuraavat asiat: 1. Kuka omistaa asiakirjatiedot ja kuka toimii rekisterinpitäjänä 2. Kenellä on juridinen vastuu asiakirjatietojen säilyttämisestä 3. Miten asiakirjahallinto on organisoitu ja vastuutettu 4. Miten toteutetaan asiakkaiden yksityisyyden suoja, salassapito ja vaitiolovelvollisuus 5. Kuka saa käsitellä tietoja 6. Miten tietopalvelu hoidetaan silloin, kun viranomainen on vastuussa siitä 7. Mikä on asiakirjatietojen säilytyspaikka sekä niiden aktiivi- että passiivivaiheessa 8. Kuka vastaa määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittämisestä 9. Milloin pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot toimitetaan omistajalle ja missä muodossa Kunnallisen organisaation toimeksiantosopimuksella ostetut palvelut tuotetaan toimeksiantajan lukuun. Tämä tarkoittaa sitä, että toimeksiantajalla eli viranomaisella säilyy rekisterinpitovastuu. Ostopalvelu- ja

12 10 muissa toimeksiantosuhteissa (esim. kaavoittajat/muut suunnittelijat) syntyvien asiakirjojen arkistokelpoisuudesta tulee myös huolehtia. Ostettaessa palveluja palvelun tuottajalta muunlaisella sopimuksella kuin toimeksiantosopimuksella on palvelun tuottaja rekisterinpitäjä. Tietojen saanti perustuu tällöin asiakkaan lupaan tai ao. lakiin perustuvaan oikeuteen tietojen saantiin. Kunnalliset osakeyhtiöt toimivat osakeyhtiölain säädösten mukaisesti, eivätkä kuulu arkistolain soveltamisen piiriin, ellei niillä ole julkista tehtävää. Tytär- ja osakkuusyhteisöjen on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen, kun yhtiö tai yhteisö ei toiminnassaan enää niitä tarvitse. Mikäli asiakirjat päätetään sijoittaa kaupungin keskusarkistoon, on siitä sovittava keskusarkiston kanssa ja noudatettava sen ohjeita. Tarkempia tietoja erilaisten organisaatiomuutostilanteiden vaikutuksesta asiakirjahallintoon löytyy Arkistolaitoksen ja Kuntaliiton kotisivuilta Tietoturva ja tietosuoja Arkistolain 12 :n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tietoturvalla ja tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien, tiedonvälityksen ja niitä käyttävien palveluiden turvaamista ja suojaamista siten, että tietojen olemassaolo, oikeellisuus, käytettävyys, luottamuksellisuus ja palveluiden jatkuvuus eivät vaarannu. Suojaaminen sisältää erilaisia hallinnollisia ja teknisiä päätöksiä, periaatteita, menettelytapoja ja toimenpiteitä, joilla varaudutaan tietoihin kohdistuviin uhkiin ja estetään riskien toteutuminen, tai vähennetään niiden vaikutuksia. Suojaamistoimet koskevat kaikkia sähköisessä, kirjallisessa tai muussa muodossa olevien tietojen käsittelyä, siirtoa ja säilytystä. Tietosuoja on oleellinen osa tietoturvallisuutta. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen ja muiden henkilön luottamuksellisten tai arkaluonteisten tietojen suojaamista. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että henkilötietojen käsittely, oikeellisuus ja salassapito on turvattava. Savonlinnan kaupungille laadittu tietoturvapolitiikka määrittelee Savonlinnan kaupungin yhteiset tietoturvallisuuteen liittyvät periaatteet ja menettelytapaohjeet. Tietoturvapolitiikkaa laajennetaan erillisillä ohjeilla ja yksiköiden omilla tietoturvamääräyksillä ja toimintatapaohjeilla Henkilö- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain 10 :n mukaan rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä henkilörekisteriseloste. Rekisteriseloste auttaa henkilötietojen käsittelyn suunnittelussa. Rekisteriselosteesta ilmenee: - rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot - rekisterin nimi - henkilötietojen käsittelyn tarkoitus - rekisterin tietosisältö

13 11 - säännönmukaiset tietolähteet - tietojen säännönmukaiset luovutukset - siirretäänkö tietoja Euroopan tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietolain 24 edellyttää, että rekisterinpitäjän tulee henkilötietoja kerätessään informoida asiakkaita ja potilaita heidän henkilötietojensa käsittelystä, mm. siitä, kuka on rekisterinpitäjä. Erityinen sosiaalihuollon asiakkaiden informointia koskeva säännös on sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 13 ja 21 :ssä. Rekisteriselosteen laatimis- ja saatavilla pitovelvoite edellyttävät, että rekisteriseloste tulee olla jokaisen helposti saatavilla. Rekisteriselosteen laatimisvelvoite edustaa henkilötietolain keskeistä avoimuuden periaatetta. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) edellyttää organisaation ylläpitämään ajan tasalla olevia luetteloita ja kuvauksia käytössä olevista manuaalisista ja sähköisistä rekistereistään. Selosteista ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tavoitteena on, että tietojärjestelmäselosteen laadinta edistää julkisuuslain toteutumista ja että tietojärjestelmäseloste annettuna käyttäjälle edistää julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteen laadintavastuu on sillä toimintayksiköllä, joka on päävastuussa koko järjestelmästä. Selosteen käytännön laatimisesta vastaa sovelluksen pääkäyttäjä/vastuuhenkilö. Rekisteriselosteet on pidettävä ajan tasalla. Seloste on pidettävä yleisön saatavilla, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu. Rekisteriselosteet on nähtävillä tietojärjestelmän pääkäyttäjällä. Savonlinnan kaupungin tietojärjestelmäluettelo, henkilörekisteri ja tietojärjestelmäselosteet löytyvät myös Intranetistä. 4. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistolain 13 :n mukaan tarpeeton aineisto, jota ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi tulee hävittää sille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Arkistonmuodostussuunnitelmassa/tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistetut säilytysajat ohjaavat asiakirjatietojen hävittämistä. Arkistonmuodostaja määrittelee asiakirjojensa määräaikaisen säilytystarpeen ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen määrätty tai säädetty. Säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjatietoja ei saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämisen helpottamiseksi ja jälkikäteisen seulonnan välttämiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen hävittämisessä; hävitettävät asiakirjat eivät saa missään hävittämisketjun vaiheessa joutua sivullisten käsiin. Jokainen asiakirjallisia tietoja käsitelevä on vastuussa hallussaan olevasta aineistosta koko sen elinkaaren ajan. Ellei asiakirjojen omatoiminen silppuaminen ole mahdollista tai toimintayksikössä ei ole käytössä lukollisia tietosuojapaperin keräysastioita salassa pidettävälle aineistolle, toimintayksiköt toimittavat hävitettävät asiakirjansa tai tietovälineensä keskusarkistoon, joka huolehtii hävittämisen toimeenpanosta. Hävittäminen voidaan antaa palveluyrityksen tehtäväksi. Asianmukainen hävittäminen varmistetaan sopimuksin ja vaitiolositoumuksin. Hävitysluettelo laaditaan yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista. Hävittämisluettelosta ilmenee hävitettävät asiakirjat, asiakirjojen hävittämistapa, hävitettävien asiakirjojen määrä sekä

14 12 hävittämisen toimeenpanijan allekirjoitus. Kirjanpidon tilikirjojen ja tositteiden hävittäminen on dokumentoitava säilytysajan pituudesta riippumatta. Hävitettävistä asiakirjoista poistetaan muovitaskut, klemmarit, kalvot ja kuminauhat. 5. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja salassapito. Asiakirjat ovat julkisia, ellei niiden julkisuutta ole erikseen lailla rajoitettu. Julkisuuslaki määrittelee salassa pidettävät asiakirjat. Salassapitoperuste voi olla ehdoton tai siihen voi liittyä vahinkoedellytyksen arviointivelvoite. Olennaista tällaisia asiakirjoja luotaessa, käsiteltäessä, arkistoitaessa ja hävitettäessä on, että ne ovat vain niiden käyttöön oikeutettujen käytettävissä. Salassa pidettävät asiakirjat on säilytettävä ja hävitettävä asianmukaisesti; ne eivät saa joutua sivullisten käsiin. Julkisuuslain mukainen pääsääntö on, että salassa pidettäviä tietoja voi luovuttaa vain silloin, kun julkisuuslailla tai erityislailla on säädetty nimenomaisesta oikeudesta antaa tai oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja. Myös sen henkilön tai tahon suostumus, jonka suojaksi salassapito on säädetty, oikeuttaa salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen sivulliselle. Erityistä huolellisuutta on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä. Salassa pidettäviin kokous- ja muihin asiakirjoihin on tarpeellista laittaa salassapitomerkintä ja säännös, johon salassapito perustuu. Salassapitomerkintä tulee tehdä myös arkistoluetteloihin ja säilytysvälineisiin. Toimintayksiköillä voi olla myös omia erillisiä ohjeita salassa pidettävien asiakirjojensa käsittelystä. Asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: 1. merkintä viralliseen luetteloon, heti kun se on tehty 2. pöytäkirja, kun se on allekirjoitettu ja tarkistettu tai vastaavalla tavalla varmennettu 3. päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus, kun se on allekirjoitettu 4. tarjouskilpailun perusteella ratkaistavat tarjoukset, kun sopimus on tehty 5. tarjous, selvitys, lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus, kun allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu 6. viranomaiselle tullut yksityinen asiakirja heti, kun viranomainen on sen saanut 6. ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA JA SÄILYTYSTILAT 6.1. Arkistokelpoiset säilytysvälineet ja materiaalit Arkistolain 11 :n mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään ennen keskusarkistoon siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin. Arkistolaitos ylläpitää kotisivuillaan luetteloa arkistokelpoisista papereista sekä

15 13 ohjetta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulostetaan arkistokelpoiselle paperille, ennen kuin pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa on saatu arkistolaitoksen lupa. Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjatietojen säilyttämisestä vastaa ja päättää arkistonmuodostaja itse yhteistyössä arkistosihteerin ja tietohallinnon kanssa. Jokainen asiakirjoja käsittelevä on velvollinen käsittelemään niitä asiallisesti siten, että ne eivät vahingoitu. Arkistovastaavan tulee seurata toimintayksikkönsä pysyvästi säilytettävän aineiston käsittelyä ja kuntoa ja tarvittaessa puuttua epäasianmukaiseen käsittelyyn. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus jätetään asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä ja happamia liimoja ei saa käyttää asiakirjojen korjaamiseen Säilytystekniikka Arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkitty sidottuina säilytettävät keskeiset pöytäkirjat. Sidoksen paksuus saa olla korkeintaan 8 cm. Pöytäkirjahakemisto sidotaan yhteen pöytäkirjojen kanssa. Pöytäkirjat laaditaan siten, ettei niiden liitteiksi oteta määräajan säilytettävää aineistoa. Pöytäkirjojen tarkemmat liitekäytäntöohjeet laaditaan erikseen. Sidottamisen kustannuksista vastaa arkistonmuodostaja. Jatkuvassa käytössä olevat muut asiakirjat säilytetään tarkoituksenmukaisissa säilytysvälineissä. Pysyvästi säilytettävät samaan asiaan liittyvät ohuet asiakirjaniput voidaan sitoa yhteen messinki- tai kupariniitein. Irtoliittimiä (klemmareita), kumilenkkejä, muovitaskuja, tms. ei saa jättää pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. Asiakirjat voidaan koota esim. vaippalehden sisään. Keskusarkistoon siirrettävät asiakirjat sidotetaan tai pakataan asianmukaisiin arkistokoteloihin. Koteloihin merkitään lyijykynällä arkistonmuodostaja, asiakirjasarjan nimi, asiakirjojen aika ja muut tarpeelliset tunnistetiedot esim. arkistotunnus, salassa pidettävyys. Arkistokotelot tulee täyttää riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Jos nimiöt kiinnitetään jo toimintayksiköissä, niiden tulee olla laadittu arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoista liimaa käyttäen. Arkiston yhtenäisen ilmeen vuoksi nimiöt liimataan 2 cm:n etäisyydelle alareunasta 6.3. Arkistotilat Arkistolain 12 mukaan asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Lisäksi pysyvästi säilytettävät asiakirjat on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää. Arkistotiloja suunniteltaessa, rakennettaessa, korjattaessa, kalustamisessa ja käyttämisessä on otettava huomioon arkistolaitoksen määräys arkistotiloista. Määräys koskee sekä lähiettä päätearkistotiloja, joissa säilytetään pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään mahdollisimman pian niiden aktiivikäytön loputtua arkistotilaan. Arkistotiloja suunniteltaessa on otettava yhteys keskusarkistoon. Arkiston siirrosta uuteen säilytyspaikkaan on tehtävä ilmoitus keskusarkistoon. Käsiarkistoon kuuluvia asiakirja-aineistoja voidaan säilyttää omissa työtiloissa tietosuoja huomioiden (lukolliset kaapit).

16 14 Entisten Kerimäen ja Punkaharjun kuntien arkistot on sijoitettuna toistaiseksi kunnantalojen asianmukaisiin päätearkistotiloihin, missä ne säilytetään omina erillisinä kokonaisuuksina. Savonrannan kunnanarkisto on siirretty Savonlinnan kaupungin päätearkistoon. Arkistotilaa ei saa käyttää sinne kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON Pysyvästi tai yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat, joiden käyttötarve jokapäiväisessä toiminnassa on päättynyt, siirretään keskusarkistoon. Poikkeustapauksista on sovittava erikseen arkistosihteerin kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä sidottuna tai pakattuna asianmukaisesti merkittyihin arkistokoteloihin. Keskusarkisto ei ota vastaan seulomatonta aineistoa. Eripituisia aikoja säilytettävät asiakirjat on ehdottomasti pidettävä erillään. Siirrosta on etukäteen sovittava keskusarkiston kanssa. Siirrosta huolehtii ja sen kustannuksista vastaa siirtäjä. Lakkautettujen tai toimintansa päättyneiden toimielinten asiakirjat luetteloidaan ja siirretään keskusarkistoon. Ulkoistettujen palvelujen asiakirjatietojen siirrosta kaupungille sovitaan toimeksiantosopimuksessa. Tytär- ja osakkuusyhteisöjen on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen, kun yhtiö tai yhteisö ei toiminnassaan enää niitä tarvitse. Mikäli asiakirjat päätetään sijoittaa kaupungin keskusarkistoon, on siitä sovittava keskusarkiston kanssa ja noudatettava sen ohjeita. 8. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU Arkistolain 7 :n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Arkiston tietopalvelussa noudatetaan julkisuus- ja muun lainsäädännön asettamia rajoituksia. Pääosa keskusarkistoon siirretyistä asiakirjatiedoista on julkisia. Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella. Yksityisiä henkilöitä koskevat, salassa pidettävät asiakirjatiedot tulevat julkisiksi vasta 50 vuoden kuluttua henkilön kuolemasta tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä. Keskusarkisto vastaa hallussaan olevien asiakirjatietojen koskevasta tietopalvelusta. Toimintayksiköissä arkistovastaavien on huolehdittava siitä, että lainsäädännön kaikille myöntämä oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista sekä toisaalta tietosuojavelvoitteet toteutuvat. Asiakirjojen lainaaminen yksityisille viraston ulkopuolelle on arkistolain 15 :n mukaan kiellettyä. Asiakirjoja saa lainata ainoastaan oma kunnan virkakäyttöön, toisille viranomaisille, arkistolaitoksen yksiköille tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Lainatuista asiakirjoista laaditaan kuitti, joka sijoitetaan arkistoon asianomaisen asiakirjan kohdalle. Lainaaja vastaa asiakirjasta siihen asti, kun se on palautettu. Arkiston käyttö tulee tapahtua arkistovastaavan valvonnassa.

17 15 9. ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA Toiminnan jatkuvuudelle välttämättömän tai muuten korvaamattoman asiakirja- ja tietoaineiston käyttö ja säilyminen on turvattava myös poikkeuksellisissa oloissa. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Ohjeen tarkoituksena on turvata toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojeltavien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Sotatilan, suuronnettomuuden tms. lisäksi organisaatiokohtaisia poikkeusoloja voivat olla myös esimerkiksi tulipalot ja vesivahingot. Asiakirjatietojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin. Asiakirjatiedot ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan, jotka merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan: I II III Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat Tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat Muut asiakirjat Asiakirja- ja tietoaineistolle laaditaan suojelusuunnitelma joko erillisenä tai liittyen arkistonmuodostajan muihin valmiussuunnitelmiin. 10. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tämä toimintaohje kumoaa :n 382 kohdalla hyväksytyn Savonlinnan kaupungin arkistotoimen toimintaohjeen. Kaupunginhallitus on hyväksynyt tämä toimintaohjeen ja se tulee voimaan lukien. Arkistosihteerillä on oikeus antaa tarkempia ohjeita tämän arkistotoimen toimintaohjeen soveltamisesta. Muutokset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeeseen hyväksyy kaupunginhallitus. Arkistotoimeen ja asiakirjahallintoon liittyvää lainsäädäntöä, arkistolaitoksen määräyksiä, ohjeita ja suosituksia sekä organisaatiokohtaisia omia asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyviä ohjeita kootaan ja pidetään yllä Intranetissä, Yhteiset>Asiakirjahallinto ja arkistotoimi. Liite 1 Savonlinnan kaupungin arkistonmuodostajat

18 LIITE 1 SAVONLINNAN KAUPUNGIN ARKISTONMUODOSTAJAT KESKUSHALLINNON TOIMIALA Kansliapalvelut Talouspalvelut Henkilöstöpalvelut Tarkastustoimi Vaalit Talous- ja velkaneuvonta Atk-palvelut Maaseututoimi TEKNINEN TOIMIALA Hallintopalvelut Asuntotoimi Hankintatoimi Logistiikkayksikkö Kaavoituspalvelut - yleiskaavoitus - asemakaavoitus Maankäyttöpalvelut Metsätilat Satamatoiminta Paikkatietopalvelut Tiejaosto Kunnallistekniset palvelut Savonlinnan Vesi Toimitilapalvelut Ruoka- ja siivouspalvelut Rakennusvalvonta Ympäristönsuojelupalvelut

19 PERUSTURVAN TOIMIALA Sosiaalivirasto Avustajakeskus Kehitysvammaisten hoitokoti Mäntykoti Perhekeskus Paimenlinna Kehitysvammaisten päivätoiminta ja työpaja Telakka SIVISTYSTOIMIALA Sivistysvirasto/koulutoimi Perusopetus Anttolan koulu Juvolan koulu Kallislahden koulu Kellarpellon koulu Kerimäen kirkonkylän koulu Kerimäen yläkoulu Kulennoisten koulu Kumpurannan koulu Louhen koulu Mertalan koulu Moinsalmen koulu Nojanmaan koulu Nätkin koulu Pihlajaniemen koulu Punkaharjun koulu Punkasalmen koulu Savonrannan koulu Särkilahden koulu Talvisalon koulu Lukiokoulutus Kerimäen lukio Lyseon lukio Punkaharjun lukio

20 Savonlinnan aikuislukio Taidelukio Puruvesi-opisto Sivistysvirasto /varhaiskasvatus Anttolan päiväkoti Asemantien päiväkoti Hakan päiväkoti Kerimäen päiväkoti Kellarpellon päiväkoti Miekkoniemen päiväkoti Nojanmaan päiväkoti Nätkin päiväkoti Pihlajaniemen päiväkoti Punkaharjun päiväkoti Tuokkolan päiväkoti Avoin päiväkoti, Tikantanssi Yleinen kulttuuritoimi Museotoimi/maakuntamuseo Kirjastotoimi/pääkirjasto Kerimäen kirjasto Punkaharjun kirjasto Savonrannan kirjasto Vapaa-aikatoimi - nuorisotoimi - liikuntatoimi

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

KÄYTTÖSUUNNITELMA 2015

KÄYTTÖSUUNNITELMA 2015 30 SIVISTYSTOIMIALA 30 SIVISTYSLAUTAKUNTA 300 HALLINTOPALVELUT 300 Hallintopalvelut * Toimintatuotot 490 294 * Toimintakulut -943 345 Toimintakate -453 051 Netto -453 051 300 HALLINTOPALVELUT YHTEENSÄ

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

300 HALLINTOPALVELUT YHTEENSÄ

300 HALLINTOPALVELUT YHTEENSÄ Savonlinnan kaupunki Ta-vert,työll664,Ta,Kate,Tot% SIVU 1 30 SIVISTYSTOIMIALA 30 SIVISTYSLAUTAKUNTA 300 HALLINTOPALVELUT 300 Hallintopalvelut * Toimintatuotot 490.294,00 0,00 1.462,88 491.756,88 124.036,37

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1 Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten

Lisätiedot

OPPILASREKISTERISELOSTE

OPPILASREKISTERISELOSTE OPPILASREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 mukainen REKISTERISELOSTE ja lain 24 :n mukainen INFORMOINTI Laatimispvm: 2.1.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Siikalatvan kunnan koulutuslautakunta /

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta Biopankkien toimintojen yhdistäminen Lakiperusta Biopankkilain (688/2012, jatkossa myös BPL ) 10 mahdollistaa biopankkien toimintojen yhdistämisen. Toimintojen hoitamisesta tai yhdistämisestä on sovittava

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 /2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite:

Lisätiedot

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice)

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice) REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ TRIMBLE LOCUS ELUPAJÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN

Lisätiedot

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ WINKKI-JÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ FINLANDIA-TALO Oy REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä 19.11.2012 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde)

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000 1 28.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565 25072

Lisätiedot

Valvottujen tapaamisten rekisteri

Valvottujen tapaamisten rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vs. perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja PL 7, Nurmijärvi. Va. Perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Suvi Salin

Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja PL 7, Nurmijärvi. Va. Perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Suvi Salin Tietosuojaseloste - yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.8.2015 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven sosiaali- ja terveyslautakunta PL 7, 01901 Nurmijärvi

Lisätiedot

Informointeja, kieltoja ja suostumuksia Onko käyttö ja luovutus hallinnassa?

Informointeja, kieltoja ja suostumuksia Onko käyttö ja luovutus hallinnassa? Informointeja, kieltoja ja suostumuksia Onko käyttö ja luovutus hallinnassa? Terveydenhuollon ATK-päivät 15.-16.5.2012 KanTa-palveluihin liittyvää keskeistä lainsäädäntöä Laki sähköisestä lääkemääräyksestä

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi 1 8.6.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pirkkalan kunnanhallitus Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Keskushallinnon kirjaamo Suupantie 11, 33960 Pirkkala keskushallinnonkirjaamo@pirkkala.fi

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

9. ASIAKASTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

9. ASIAKASTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET ALAVUDEN KAUPUNKI / SIVISTYSRYHMÄ REKISTERISELOSTE ALAVUDEN YLÄASTEEN OPETTAJA- JA OPPILASREKISTERI Laatimispäivä: 16.2.2010 SISÄLTÖ: 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Laitoshuollon rekisteri

Laitoshuollon rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

Nimi: Rovaniemen kaupungin perusturvalautakunta

Nimi: Rovaniemen kaupungin perusturvalautakunta TIETOSUOJASELOSTE (Henkilötietolaki 10 ja 24 ) Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). Laadittu

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Esimiesinfo / Tietosuoja Tietosuojavastaava Marita Meriluoto

Esimiesinfo / Tietosuoja Tietosuojavastaava Marita Meriluoto Esimiesinfo 3.11.2015/ Tietosuoja 1 Tietosuojan määritelmä Tietosuoja on osa tietoturvaa Sen avulla pyritään turvaamaan rekisteröidyn yksityisyyden suojan toteutuminen Koskee sekä sähköistä tietojen käsittelyä

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3. Työterveyshuolto 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Pegasos-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka tietokanta, työterveyshuolto 2 Rekisterinpitäjä SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset

Manuaalisesti tallennetut tiedot hakemukset ja niiden liitteet maksu- ja palvelupäätökset 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Kotona asumista

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE. Tervon kunta 4.2.2016. Tarkoitettu asiakkaille. Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

REKISTERISELOSTE. Tervon kunta 4.2.2016. Tarkoitettu asiakkaille. Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) Tervon kunta 4.2.2016 REKISTERISELOSTE Tarkoitettu asiakkaille Henkilötietolaki (523/99) 10, 24 Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) Sisällys 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Terveydenhuollon 28. atk-päivät, 27. - 28.5.2002 Ajankohtaista tietosuojasta / Liite 2 ASIAA TIETOSUOJASTA 4/1999 7.6.1999 HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Tietosuojavaltuutetun tehtävänä

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Tietoturvapolitiikka

Tietoturvapolitiikka Valtiokonttori Ohje 1 (6) Tietoturvapolitiikka Valtion IT -palvelukeskus Valtiokonttori Ohje 2 (6) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2 Tietoturvallisuuden kattavuus ja rajaus Valtion IT-palvelukeskuksessa...

Lisätiedot

Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja

Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja 1 / 5 Tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/99) 10 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Jari Savola Aikuisten

Lisätiedot

TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT

TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT 1(5) TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT YT-neuvosto hyväksynyt 21.11.2007 Vahvistanut: kuntayhtymän johtaja Pentti Leipälä 4.1.2008 1. SÄÄNTÖJEN TARKOITUS 1 2. KÄYTÖN PERIAATTEET

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5 Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto 17.2.2000 VM 7/01/2000 Ministeriöille sekä niiden alaisille virastoille ja laitoksille Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Tarkastettu 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 22.11.2010 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.

Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Laatimispäivä: 10 / 2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite:

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

Avaimet käytännön työlle

Avaimet käytännön työlle Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Avaimet käytännön työlle 9.3.2016 Eira Isoniemi asianhallintapäällikkö Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin

Lisätiedot

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI

1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri. Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja PL ESPOON KAUPUNKI TIETOSUOJASELOSTE 1 (5) Laatimispäivä: 20.12.2016 REKISTERITIEDOT 1. Rekisterin nimi Kunnan alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteri 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS

REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO REKISTERINPITÄJÄN YLEINEN INFORMOINTIVELVOLLISUUS Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 Sisällysluettelo 1. Mistä informointivelvoitteessa on kysymys 3 2. Ketä informointivelvoite

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.3.2015 Salon kaupunki 416/07.01.01.02.01/2015 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri (Aura)

Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri (Aura) Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen rekisteriseloste ja 24 :n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste) Päivitetty 8.9.2016 Opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri (Aura)

Lisätiedot

Tietoturvallisuusliite

Tietoturvallisuusliite Tietoturvallisuusliite [Yhteistyökumppanin nimi] STATUS Laatinut: Tarkastanut ja hyväksynyt: Versio no: Tiedoston nimi: Tallennushakemisto: Pvm SISÄLLYSLUETTELO Sisällysluettelo... 2 1 Määritelmät... 3

Lisätiedot