SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt"

Transkriptio

1 SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014

2 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistotoimen organisaatio, vastuuhenkilöt ja ratkaisuvalta ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Asiakirjatietojen käsittelyohjeet Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Arkistointi Kirjaaminen ja rekisteröinti Luettelointi ja järjestäminen Sähköisen aineiston käsittely Sähköinen asiointi Organisaatiomuutosten hallinta Tietoturva ja tietosuoja Henkilö- ja tietojärjestelmäselosteet ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA JA SÄILYTYSTILAT Arkistokelpoiset säilytysvälineet ja materiaalit Säilytystekniikka Arkistotilat ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN... 15

3 1 1. YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen Asiakirjahallinnon toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Savonlinnan kaupungin asiakirjahallintoa ja arkistotoimea. Asiakirjahallinnon piiriin kuuluvat sekä sähköiset tiedostot että paperiset asiakirjat. Ohje sisältää yleisiä määräyksiä ja ohjeita. Määräykset perustuvat arkistolainsäädäntöön ja sen arkistolaitokselle antamiin valtuutuksiin määrätä tietyistä kunnallisen asiakirjahallinnon asioista. Arkistolaitos määrää - pysyvästi säilytettävät asiakirjalliset tiedot - pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen laatimisessa ja tallentamisessa käytettävät materiaalit ja menetelmät - pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistotilat - sekä antaa yleisohjeita arkistotoimen hoidosta Toimintayksiköillä voi olla tämän ohjeen lisäksi omaan toimialaan liittyviä erillisiä ohjeita esimerkiksi salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä. Määräykset ja ohjeet koskevat jokaista kaupungin asiakirjatietoja käsittelevää henkilöä. Yksityiskohtaiset ohjeet asiakirjojen säilytysajoista ja säilytyspaikoista löytyvät toimintayksiköiden arkistonmuodostussuunnitelmista. Arkistolaki 831/1994 sisältää perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta. Muita asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavia lakeja ovat mm. laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999, hallintolaki 434/2003, henkilötietolaki 523/1999, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 sekä muut mahdolliset hallinnonalakohtaiset säädökset. Tätä toimintaohjetta tulee noudattaa soveltuvin osin myös kaupungin tytär- ja osakkuusyhteisöissä. 2. ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Arkistotoimen tehtävänä on - varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen - huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta - määritellä asiakirjojen säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto.

4 2 Asiakirjojen käytettävyyden varmistaminen käsittää niiden rekisteröinnin ja muun kirjaamisen, arkistoinnin ja luetteloinnin sekä sähköisten aineistojen tallentamisen ja tulostamisen suunnittelun. Asiakirjojen säilyminen varmistetaan huolehtimalla siitä, että - asiakirjat laaditaan arkistokelpoisia menetelmiä käyttäen - asiakirjojen säilytystilat ovat asianmukaiset. Arkistotointa on hoidettava siten, että - se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista - yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja otetaan huomioon - yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu - asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa siten, että pysyvän säilytystarpeen vaatimukset huomioidaan jo tietojärjestelmän suunnitteluvaiheessa. Arkistotoimen piiriin kuuluvat kaikki asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden saapumisesta ja rekisteröinnistä seulontaan tai pysyvään säilyttämiseen Arkistotoimen organisaatio, vastuuhenkilöt ja ratkaisuvalta Arkistolain 9 :n mukaan kaupungin arkistotoimen järjestäminen ja organisointi kuuluu kaupunginhallitukselle. Kaupunginhallituksen tehtävänä on määrätä se viran- tai toimenhaltija, joka johtaa kaupungin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kaupunginhallitus on nimennyt kohdalla arkistotointa johtavaksi viranhaltijaksi arkistosihteerin. Arkistosihteeri huolehtii myös keskusarkistosta ja sinne siirretyistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Keskusarkisto on keskushallinnon hallintopalveluihin kuuluva yksikkö, joka toimii kaupungin päätearkistona. Keskusarkistoon siirretään toimintayksiköistä pysyvästi tai pitkään, yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat. Asiakirjahallinto ja arkistotoimi on hallinnolliset organisaatiorajat ylittävä kokonaistehtävä, jonka piiriin kuuluvat kaikki kaupungin viranomaiset ja toimielimet. Se kattaa kaupungin kaikissa tehtävissä kertyvät ja tarvittavat asiakirjatiedot. Toimintayksikön johtavat viranhaltijat ovat oman organisaationsa osalta vastuussa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asianmukaisesta organisoinnista, resursoinnista, valvonnasta ja hoitamisesta. He nimeävät

5 3 toimintayksikkönsä arkistovastaavat. Arkistovastaavien nimeämisestä ja vaihtumisesta on tehtävä ilmoitus keskusarkistolle. Arkistosihteeri - johtaa ja valvoo arkistonmuodostajien arkistotoimen hoitoa ja antaa tätä koskevia ohjeita ja määräyksiä - ylläpitää ohjeistoa - seuraa arkistoalan yleistä kehitystä sekä arkistolaitoksen ja muiden asiakirjahallintoon vaikuttavien tahojen antamia määräyksiä, ohjeita ja suosituksia - kehittää arkistotoimea kunnan tietohallinnon ja palvelun toimivaksi osaksi - soveltaa asiakirjahallintoa ja arkistotoimea koskevia määräyksiä ja yleisohjeita kaupungin asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen - ohjaa arkistonmuodostussuunnitelmien laatimista yhteistyössä arkistovastaavien kanssa - päättää määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ja asiakirjojen säilytysmenetelmistä (AMS) - päättää arkistonmuodostussuunnitelman hyväksymisestä sekä sen muutoksista - pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista ja kirjaajista - valmistelee arkistotoimeen liittyvät asiat ja panee ne täytäntöön - huolehtii keskusarkistoon siirretyistä kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista - huolehtii keskusarkiston tietopalvelusta - huolehtii muista päätearkistotehtävistä Lisäksi arkistosihteeri ratkaisee asiat, jotka koskevat - kaupungin arkistotoimeen liittyvien asiakirjojen hävittämistapaa - keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen lainausta keskusarkiston ulkopuolelle - keskusarkistossa säilytettävien asiakirjojen käyttämistä tutkimustarkoituksiin ottaen huomioon sen, mitä on säädetty asiakirjojen julkisuudesta - sopimuksen perusteella, lahjana tai talletettavaksi luovutettujen kaupungin kannalta merkittävien yksityisluonteisten arkistojen ja asiakirjojen vastaanottamista Jos arkistosihteeri havaitsee, ettei yksikön arkistotoimen tehtävistä huolehdita eikä arkistotoimen ohjeita noudateta, hänellä on mahdollisuus puuttua yksikön arkistotoimen hoitoon.

6 4 Arkistosihteerin esityksestä voidaan nimetä arkistotyöryhmä ennalta määriteltyä tehtävää varten. Arkistonmuodostajan johtava viranhaltija - vastaa toimintayksikkönsä asiakirjahallinnosta ja arkistonmuodostuksesta - nimeää arkistovastuuhenkilöt Arkistonmuodostajan/toimintayksikön arkistovastaava - vastaa yksikkönsä asiakirjahallinnon suunnittelusta ja käytännön hoidosta sekä huolehtii yksikkönsä säilytettävistä asiakirjatiedoista ja niiden käsittelyä koskevasta ohjauksesta ja neuvonnasta yhteistyössä arkistosihteerin kanssa - suunnittelee ja kehittää asiakirjahallintoa yhteistyössä arkistosihteerin kanssa - laatii arkistonmuodostussuunnitelman ja pitää sitä ajan tasalla yhteistyössä arkistosihteerin kanssa - tiedottaa asiakirjahallintoon liittyvistä asioista omassa toimintayksikössä - valvoo toimintayksikkönsä asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja hävittämistä - huolehtii asiakirjatietojen lainaus- ja tietopalvelutehtävistä - siirtää asiakirjat keskusarkistoon - huolehtii asiakirjojen arkistokelpoisuudesta Vastuuhenkilöille tulee taata riittävä työaika arkistotoimen tehtävien suorittamiseen. Jokaisen kaupungin palveluksessa oleva - on velvollinen käsittelemään ja säilyttämään huolellisesti käsiteltävänään olevia paperisia ja sähköisiä asiakirjoja annettujen määräysten, ohjeiden ja sovittujen menettelytapojen mukaisesti - pitää asiakirjat asianmukaisesti järjestettyinä - käsittelyn päätyttyä luovuttaa asiakirjat liitettäväksi arkistoon.

7 5 3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1. Arkistonmuodostuksen suunnittelu ja tavoite Arkistonmuodostaja on yksikkö tai yhteisö, jolle muodostuu itsenäinen, muista riippumaton arkistokokonaisuus. Savonlinnan kaupungin arkistonmuodostajat on lueteltu liitteessä 1. Ajankohtaisasiakirjojen ja tietoaineistojen käsittelystä, kirjaamisesta/rekisteröinnistä, liittämisestä arkistoon ja seulonnasta käytetään arkistotoimessa nimitystä arkistonmuodostus. Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan tulee määrätä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Arkistonmuodostussuunnitelman tehtävä on ohjata asiakirjatiedon käsittelyä ja arkistointia. Arkistonmuodostussuunnitelman laadinnassa kartoitetaan organisaation tehtävät ja toimintaprosessit sekä mitä asiakirjatietoa syntyy, miten sitä käsitellään ja miten sitä säilytetään. Arkistonmuodostus koskee sekä manuaalisia että sähköisiä tietoaineistoja. Jatkossa laadittava, arkistonmuodostussuunnitelman korvaava, tiedonohjaussuunnitelma /eams (sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma) pystyy ohjaamaan asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja säilyttämistä myös sähköisissä tietojärjestelmissä. Tämä edellyttää, että operatiiviset tietojärjestelmät ja tiedonohjausjärjestelmä, johon tiedonohjaussuunnitelmat on viety, on integroitu ja että operatiiviset järjestelmät pystyvät toimimaan tiedonohjausjärjestelmästä/ eams-järjestelmästä haettujen metatietoihin liittyvien käsittelysääntöjen mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelma on edellytys asiakirjallisten tietojen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa arkistolaitoksen erillisen luvan lisäksi. Arkistonmuodostussuunnitelmaa/tiedonohjaussuunnitelmaa tulee pitää ajan tasalla ottaen huomioon organisaatiossa, tehtävissä ja toiminnassa sekä asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä tapahtuneet muutokset. Arkistovastaavan ja jokaisen asiakirjojen käsittelyyn osallistuvan velvollisuus on huolehtia omalta osaltaan siitä, että arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan tehdään tarpeelliset muutokset toimintojen ja asiakirjojen käsittelyn muuttuessa. Arkistonmuodostuksen suunnittelun päämääränä on - tietojen saatavuuden parantaminen - tarpeettoman aineiston poistaminen - asiakirjojen löytymisen varmistaminen kaikissa käsittely- ja säilytysvaiheissa.

8 Asiakirjatietojen käsittelyohjeet Asiakirjojen arvonmääritys ja seulonta Arkistolaitos määrää mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot on säilytettävä pysyvästi. Pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen tarvitaan aina arkistolaitoksen erillinen lupa. Arkistosihteeri määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat yhteistyössä arkistonmuodostajien kanssa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Ministeriöt ja keskusvirastot voivat antaa lakiin perustuvalla valtuutuksella erillisiä määräyksiä säilytysajoista, joita on noudatettava. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjallisten tietojen merkitys arvioidaan lainsäädännön, oman toiminnan ja tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, organisaatiota koskeva erityislainsäädäntö, kuntalaisten, organisaation ja työntekijän oikeusturva, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö. Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjojen säilytysajan määräämistä ja hävitettävän aineksen erottelua arkistosta. Tietoaineistojen seulonta edistää niiden käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulottavat asiakirjaryhmät selviävät arkistonmuodostussuunnitelmasta Arkistointi Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytys- eli arkistointitavat. Käytännössä arkistointitavat vahvistetaan arkistonmuodostussuunnitelman hyväksymisellä. Arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun suunnitelman mukaan. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään mihin keskinäiseen järjestykseen paperiasiakirjat arkistoidaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (nimi, päivämäärä, syntymäaika, järjestysnumero, diaarinumero jne.) Keskeisen tietoaineksen, pöytäkirjojen, niiden liitteiden ja muiden päätösasioiden käsittelyyn liittyvien asiakirjojen arkistoinnin tulee perustua seuraaviin periaatteisiin: 1. Asiakirjat arkistoi se organisaatioyksikkö, joka on tehnyt asiassa lopullisen päätöksen tai ellei tämä ole selvästi todettavissa, se yksikkö, joka on asian viimeksi käsitellyt 2. Asiakirjaa, joka arkistoidaan pysyvästi tietyn organisaatioyksikön arkistoon, ei säilytetä pysyvästi muissa yksiköissä 3. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat (esim. pöytäkirjat) laaditaan siten, ettei niiden liitteiksi oteta määräajan säilytettäviä aineistoja Pysyvästi säilytettävät asiakirjalliset tiedot tulostetaan arkistokelpoiselle paperille, kunnes arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen yksinomaan

9 7 sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää halutussa muodossa omien tarpeittensa mukaisesti, varmistaen niiden säilymisen määritellyn säilytysajan Kirjaaminen ja rekisteröinti Julkisuuslaki sekä laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttävät huolehtimaan asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin liittyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä että muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Käsiteltävät asiakirjatiedot on julkisuuslain mukaan luetteloitava tai huolehdittava muulla tavalla, että julkiset asiakirjatiedot löytyvät vaivattomasti. Savonlinnan kaupungilla on käytössään Dynasty-asianhallintajärjestelmä, johon vireille tullut asia avataan (rekisteröidään) asiaryhmittelyn mukaisesti. Myös sähköpostilla vastaanotettu tai lähetetty asiakirja kirjataan samoilla periaatteilla. Kirjattavien asiakirjojen käsittelyohje ja muut Dynasty asianhallintajärjestelmän käyttöohjeet laaditaan erillisinä asiakirjoina ja kootaan Intranettiin. Kaupungin organisaation tehtävästä riippuen asioita kirjataan myös muihin erityisrekistereihin mm. henkilöstö- ja taloushallinnon, teknisen-, sivistys- ja perusturvan toimialan eri järjestelmiin Luettelointi ja järjestäminen Arkiston järjestäminen ja luettelointi varmistavat osaltaan arkistolain 7 :n edellyttämän asiakirjojen käytettävyyden ja tietopalvelun toteuttamisen. Myös hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tämän hetkisen käytännön mukaan arkistonmuodostaja luetteloi arkistonsa asiakirjasarjoittain arkistointiohjelomakkeen mukaisesti. Luettelot laaditaan kaikista pysyvästi ja yli viisi vuotta säilytettävistä asiakirjasarjoista. Arkistointiohjelomake toimii samalla sekä arkisto-, siirto- että hävitysluettelona asiakirjasarjasta riippuen. Arkistovastaava allekirjoittaa lomakkeen ja lähettää siirrettävien asiakirjojen mukana keskusarkistoon. Vastaanottajan allekirjoittama lomake palautetaan arkistonmuodostajalle, joka säilyttää sen pysyvästi. Luetteloinnissa on jatkossa mahdollista ottaa käyttöön myös muu sähköinen luettelointijärjestelmä Sähköisen aineiston käsittely Arkistolain 6 :n mukaan asiakirjalla tarkoitetaan kirjallisten ja kuvallisten esitysten lisäksi myös sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Sähköisten tietoaineistojen eheys, laatu, käytettävyys, säilyminen ja luottamuksellisuus on varmistettava tietojen elinkaaren kaikissa vaiheessa. Tämä edellyttää, että arkistotoimen vaatimukset ja tarpeet (mm. säilytysaika ja tapa) otetaan huomioon jo tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa. Pysyvä sähköinen säilyttäminen edellyttää arkistolaitoksen lupaa. Yleensä näistä

10 8 tiedostoista määrätään pysyvään säilytykseen paperi- tai mikrofilmituloste. Määräajan säilytettävät asiakirjalliset tiedot voidaan säilyttää sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa, mutta tällöin on tietojen fyysinen säilyminen, käytettävyys ja eheys varmistettava. Arkistonmuodostajien on huolehdittava, että tallennusformaattien, ohjelmistojen ja laitekannan muuttuessa tietojen on säilyttävä käyttökelpoisina ja ymmärrettävinä Sähköinen asiointi Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain tarkoituksena on lisätä asioinnin sujuvuutta ja joutuisuutta sekä edistää sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttöä. Näillä tarkoitetaan esimerkiksi sähköisiä lomakkeita, sähköpostia tai sähköisiin tietojärjestelmiin myönnettyjä käyttöoikeuksia. Sähköisesti saapuvat tai lähtevät asiakirjat rekisteröidään ja käsitellään kuten vastaavat paperimuotoiset asiakirjat. Sähköpostin käsittelyohjeet ja muut sähköisiä asiointikanavia käsittelevät ohjeet laaditaan erillisinä ohjeina. Laki velvoittaa arkistoimaan sähköiset asiakirjat niin, että niiden alkuperäisyys ja sisällön muuttumattomuus voidaan osoittaa. Pysyvästi ja pitkään säilytettävät tulostetaan paperille, jollei arkistolaitos ole myöntänyt lupaa sähköiseen säilyttämiseen. Savonlinnan kaupungin kotisivuilla on käytössä olevat sähköisen asioinnin lomakkeet. Lomakkeet ovat joko tulostettavia lomakkeita tai verkossa täytettäviä ja suoraan verkon välityksellä lähetettäviä lomakkeita Organisaatiomuutosten hallinta Arkistolain vaatimukset asiakirjahallinnon järjestämisessä koskevat myös organisaation muutostilanteita ja erilaisin yhteistyösopimuksin järjestettyjä ja ostettuja palveluja. Muutostilanteissa ja erilaisia yhteistyömuotoja toteutettaessa johtavat viranhaltijat ovat vastuussa asiakirjahallinnon asianmukaisesta järjestämisestä siten, että asiakirjahallinto on organisoitu, vastuut määritelty ja viralliset päätökset dokumentoitu. Keskeisimpiä muutostilanteita ovat: - muutokset oman organisaation sisällä - toiminnan siirtäminen muille palveluntuottajille - toimeksiantosopimukset - muut ostopalvelut - kuntien yhteiset toimielimet Toimintansa lopettaneen organisaation arkistoa ei yhdistetä toimintaa jatkavan organisaation arkistoon. Kun kaupungin toimielimiä tai toimintoja lakkautetaan, merkitään arkistonmuodostussuunnitelmiin/tiedonohjaussuunnitelmiin päättymisaika. Tehtävän jatkuminen toisessa organisaatiossa mainitaan myös arkistonmuodostussuunnitelmassa.

11 9 Muutostilanteissa suunnitellaan ja toteutetaan: - sähköisten tietojärjestelmien poistaminen käytöstä tai alasajo - uusien tietojärjestelmien käyttöönotto - tietojen siirto tietojärjestelmästä toiseen - tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen - asiakirjatietietojen siirrot keskusarkistoon - asiakirjatietojen lainaaminen/luovuttaminen uudelle organisaatiolle. Kuntaliitoksissa kuntien arkistojen päättäminen tarkoittaa sitä, että arkistot seulotaan, järjestetään ja luetteloidaan. Lakkautetun kunnan arkisto säilytetään omana kokonaisuutenaan ja uusi tai jatkava kunta säilyttää arkistot arkistolaitoksen määräysten mukaisissa arkistokelpoisissa arkistotiloissa. Toiminnan siirtäminen valtiolle, toiselle kunnalle, kuntayhtymälle, liikelaitokselle tai osakeyhtiölle edellyttävät arkistonmuodostuksen päättämistä, arkistojen järjestämistä ja kunnan toiminnan aikana syntyneiden asiakirjatietojen siirtämistä kaupungin keskusarkistoon. Asiakkuuden ja toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjatiedot siirretään toimintaa jatkavalle organisaatiolle. Yhteistyösopimuksin (nk. isäntäkuntamalli) hoidettavien tehtävien aloittaessa toimintansa asiakirjahallintoon liittyvistä tehtävistä sovitaan sopimuksin. Isäntäkunta vastaa arkistoinnista ja toimii rekisterinpitäjänä. Kunnat merkitsevät sopimuksella hoidettavien tehtävien asiakirjojen sijainnit ja käsittelykäytännöt arkistonmuodostussuunnitelmaan. Palvelujen ostotilanteissa laadittaviin toimeksianto - ja ostopalvelusopimuksiin tulee kirjata myös asiakirjahallintoa koskevat asiat ja arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee merkitä toimeksiantosopimuksella hoidettavista tehtävistä syntyvien asiakirjojen sijainti ja palveluntuottaja. Toimeksianto- ja ostopalvelusopimusten tulisi sisältää seuraavat asiat: 1. Kuka omistaa asiakirjatiedot ja kuka toimii rekisterinpitäjänä 2. Kenellä on juridinen vastuu asiakirjatietojen säilyttämisestä 3. Miten asiakirjahallinto on organisoitu ja vastuutettu 4. Miten toteutetaan asiakkaiden yksityisyyden suoja, salassapito ja vaitiolovelvollisuus 5. Kuka saa käsitellä tietoja 6. Miten tietopalvelu hoidetaan silloin, kun viranomainen on vastuussa siitä 7. Mikä on asiakirjatietojen säilytyspaikka sekä niiden aktiivi- että passiivivaiheessa 8. Kuka vastaa määräajan säilytettävien asiakirjatietojen hävittämisestä 9. Milloin pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot toimitetaan omistajalle ja missä muodossa Kunnallisen organisaation toimeksiantosopimuksella ostetut palvelut tuotetaan toimeksiantajan lukuun. Tämä tarkoittaa sitä, että toimeksiantajalla eli viranomaisella säilyy rekisterinpitovastuu. Ostopalvelu- ja

12 10 muissa toimeksiantosuhteissa (esim. kaavoittajat/muut suunnittelijat) syntyvien asiakirjojen arkistokelpoisuudesta tulee myös huolehtia. Ostettaessa palveluja palvelun tuottajalta muunlaisella sopimuksella kuin toimeksiantosopimuksella on palvelun tuottaja rekisterinpitäjä. Tietojen saanti perustuu tällöin asiakkaan lupaan tai ao. lakiin perustuvaan oikeuteen tietojen saantiin. Kunnalliset osakeyhtiöt toimivat osakeyhtiölain säädösten mukaisesti, eivätkä kuulu arkistolain soveltamisen piiriin, ellei niillä ole julkista tehtävää. Tytär- ja osakkuusyhteisöjen on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen, kun yhtiö tai yhteisö ei toiminnassaan enää niitä tarvitse. Mikäli asiakirjat päätetään sijoittaa kaupungin keskusarkistoon, on siitä sovittava keskusarkiston kanssa ja noudatettava sen ohjeita. Tarkempia tietoja erilaisten organisaatiomuutostilanteiden vaikutuksesta asiakirjahallintoon löytyy Arkistolaitoksen ja Kuntaliiton kotisivuilta Tietoturva ja tietosuoja Arkistolain 12 :n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tietoturvalla ja tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien, tiedonvälityksen ja niitä käyttävien palveluiden turvaamista ja suojaamista siten, että tietojen olemassaolo, oikeellisuus, käytettävyys, luottamuksellisuus ja palveluiden jatkuvuus eivät vaarannu. Suojaaminen sisältää erilaisia hallinnollisia ja teknisiä päätöksiä, periaatteita, menettelytapoja ja toimenpiteitä, joilla varaudutaan tietoihin kohdistuviin uhkiin ja estetään riskien toteutuminen, tai vähennetään niiden vaikutuksia. Suojaamistoimet koskevat kaikkia sähköisessä, kirjallisessa tai muussa muodossa olevien tietojen käsittelyä, siirtoa ja säilytystä. Tietosuoja on oleellinen osa tietoturvallisuutta. Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen ja muiden henkilön luottamuksellisten tai arkaluonteisten tietojen suojaamista. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että henkilötietojen käsittely, oikeellisuus ja salassapito on turvattava. Savonlinnan kaupungille laadittu tietoturvapolitiikka määrittelee Savonlinnan kaupungin yhteiset tietoturvallisuuteen liittyvät periaatteet ja menettelytapaohjeet. Tietoturvapolitiikkaa laajennetaan erillisillä ohjeilla ja yksiköiden omilla tietoturvamääräyksillä ja toimintatapaohjeilla Henkilö- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain 10 :n mukaan rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä henkilörekisteriseloste. Rekisteriseloste auttaa henkilötietojen käsittelyn suunnittelussa. Rekisteriselosteesta ilmenee: - rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot - rekisterin nimi - henkilötietojen käsittelyn tarkoitus - rekisterin tietosisältö

13 11 - säännönmukaiset tietolähteet - tietojen säännönmukaiset luovutukset - siirretäänkö tietoja Euroopan tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietolain 24 edellyttää, että rekisterinpitäjän tulee henkilötietoja kerätessään informoida asiakkaita ja potilaita heidän henkilötietojensa käsittelystä, mm. siitä, kuka on rekisterinpitäjä. Erityinen sosiaalihuollon asiakkaiden informointia koskeva säännös on sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 13 ja 21 :ssä. Rekisteriselosteen laatimis- ja saatavilla pitovelvoite edellyttävät, että rekisteriseloste tulee olla jokaisen helposti saatavilla. Rekisteriselosteen laatimisvelvoite edustaa henkilötietolain keskeistä avoimuuden periaatetta. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) edellyttää organisaation ylläpitämään ajan tasalla olevia luetteloita ja kuvauksia käytössä olevista manuaalisista ja sähköisistä rekistereistään. Selosteista ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tavoitteena on, että tietojärjestelmäselosteen laadinta edistää julkisuuslain toteutumista ja että tietojärjestelmäseloste annettuna käyttäjälle edistää julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteen laadintavastuu on sillä toimintayksiköllä, joka on päävastuussa koko järjestelmästä. Selosteen käytännön laatimisesta vastaa sovelluksen pääkäyttäjä/vastuuhenkilö. Rekisteriselosteet on pidettävä ajan tasalla. Seloste on pidettävä yleisön saatavilla, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu. Rekisteriselosteet on nähtävillä tietojärjestelmän pääkäyttäjällä. Savonlinnan kaupungin tietojärjestelmäluettelo, henkilörekisteri ja tietojärjestelmäselosteet löytyvät myös Intranetistä. 4. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistolain 13 :n mukaan tarpeeton aineisto, jota ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi tulee hävittää sille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Arkistonmuodostussuunnitelmassa/tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistetut säilytysajat ohjaavat asiakirjatietojen hävittämistä. Arkistonmuodostaja määrittelee asiakirjojensa määräaikaisen säilytystarpeen ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen määrätty tai säädetty. Säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjatietoja ei saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun. Hävittämisen helpottamiseksi ja jälkikäteisen seulonnan välttämiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen hävittämisessä; hävitettävät asiakirjat eivät saa missään hävittämisketjun vaiheessa joutua sivullisten käsiin. Jokainen asiakirjallisia tietoja käsitelevä on vastuussa hallussaan olevasta aineistosta koko sen elinkaaren ajan. Ellei asiakirjojen omatoiminen silppuaminen ole mahdollista tai toimintayksikössä ei ole käytössä lukollisia tietosuojapaperin keräysastioita salassa pidettävälle aineistolle, toimintayksiköt toimittavat hävitettävät asiakirjansa tai tietovälineensä keskusarkistoon, joka huolehtii hävittämisen toimeenpanosta. Hävittäminen voidaan antaa palveluyrityksen tehtäväksi. Asianmukainen hävittäminen varmistetaan sopimuksin ja vaitiolositoumuksin. Hävitysluettelo laaditaan yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista. Hävittämisluettelosta ilmenee hävitettävät asiakirjat, asiakirjojen hävittämistapa, hävitettävien asiakirjojen määrä sekä

14 12 hävittämisen toimeenpanijan allekirjoitus. Kirjanpidon tilikirjojen ja tositteiden hävittäminen on dokumentoitava säilytysajan pituudesta riippumatta. Hävitettävistä asiakirjoista poistetaan muovitaskut, klemmarit, kalvot ja kuminauhat. 5. SALASSA PIDETTÄVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Arkistotoimen tehtävänä on omalta osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja salassapito. Asiakirjat ovat julkisia, ellei niiden julkisuutta ole erikseen lailla rajoitettu. Julkisuuslaki määrittelee salassa pidettävät asiakirjat. Salassapitoperuste voi olla ehdoton tai siihen voi liittyä vahinkoedellytyksen arviointivelvoite. Olennaista tällaisia asiakirjoja luotaessa, käsiteltäessä, arkistoitaessa ja hävitettäessä on, että ne ovat vain niiden käyttöön oikeutettujen käytettävissä. Salassa pidettävät asiakirjat on säilytettävä ja hävitettävä asianmukaisesti; ne eivät saa joutua sivullisten käsiin. Julkisuuslain mukainen pääsääntö on, että salassa pidettäviä tietoja voi luovuttaa vain silloin, kun julkisuuslailla tai erityislailla on säädetty nimenomaisesta oikeudesta antaa tai oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja. Myös sen henkilön tai tahon suostumus, jonka suojaksi salassapito on säädetty, oikeuttaa salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen sivulliselle. Erityistä huolellisuutta on noudatettava henkilötietojen käsittelyssä. Salassa pidettäviin kokous- ja muihin asiakirjoihin on tarpeellista laittaa salassapitomerkintä ja säännös, johon salassapito perustuu. Salassapitomerkintä tulee tehdä myös arkistoluetteloihin ja säilytysvälineisiin. Toimintayksiköillä voi olla myös omia erillisiä ohjeita salassa pidettävien asiakirjojensa käsittelystä. Asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: 1. merkintä viralliseen luetteloon, heti kun se on tehty 2. pöytäkirja, kun se on allekirjoitettu ja tarkistettu tai vastaavalla tavalla varmennettu 3. päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus, kun se on allekirjoitettu 4. tarjouskilpailun perusteella ratkaistavat tarjoukset, kun sopimus on tehty 5. tarjous, selvitys, lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus, kun allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu 6. viranomaiselle tullut yksityinen asiakirja heti, kun viranomainen on sen saanut 6. ARKISTOKELPOISUUS, SÄILYTYSTEKNIIKKA JA SÄILYTYSTILAT 6.1. Arkistokelpoiset säilytysvälineet ja materiaalit Arkistolain 11 :n mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään ennen keskusarkistoon siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin. Arkistolaitos ylläpitää kotisivuillaan luetteloa arkistokelpoisista papereista sekä

15 13 ohjetta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulostetaan arkistokelpoiselle paperille, ennen kuin pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa on saatu arkistolaitoksen lupa. Määräajan säilytettävien sähköisten asiakirjatietojen säilyttämisestä vastaa ja päättää arkistonmuodostaja itse yhteistyössä arkistosihteerin ja tietohallinnon kanssa. Jokainen asiakirjoja käsittelevä on velvollinen käsittelemään niitä asiallisesti siten, että ne eivät vahingoitu. Arkistovastaavan tulee seurata toimintayksikkönsä pysyvästi säilytettävän aineiston käsittelyä ja kuntoa ja tarvittaessa puuttua epäasianmukaiseen käsittelyyn. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus jätetään asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä ja happamia liimoja ei saa käyttää asiakirjojen korjaamiseen Säilytystekniikka Arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkitty sidottuina säilytettävät keskeiset pöytäkirjat. Sidoksen paksuus saa olla korkeintaan 8 cm. Pöytäkirjahakemisto sidotaan yhteen pöytäkirjojen kanssa. Pöytäkirjat laaditaan siten, ettei niiden liitteiksi oteta määräajan säilytettävää aineistoa. Pöytäkirjojen tarkemmat liitekäytäntöohjeet laaditaan erikseen. Sidottamisen kustannuksista vastaa arkistonmuodostaja. Jatkuvassa käytössä olevat muut asiakirjat säilytetään tarkoituksenmukaisissa säilytysvälineissä. Pysyvästi säilytettävät samaan asiaan liittyvät ohuet asiakirjaniput voidaan sitoa yhteen messinki- tai kupariniitein. Irtoliittimiä (klemmareita), kumilenkkejä, muovitaskuja, tms. ei saa jättää pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin. Asiakirjat voidaan koota esim. vaippalehden sisään. Keskusarkistoon siirrettävät asiakirjat sidotetaan tai pakataan asianmukaisiin arkistokoteloihin. Koteloihin merkitään lyijykynällä arkistonmuodostaja, asiakirjasarjan nimi, asiakirjojen aika ja muut tarpeelliset tunnistetiedot esim. arkistotunnus, salassa pidettävyys. Arkistokotelot tulee täyttää riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Jos nimiöt kiinnitetään jo toimintayksiköissä, niiden tulee olla laadittu arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoista liimaa käyttäen. Arkiston yhtenäisen ilmeen vuoksi nimiöt liimataan 2 cm:n etäisyydelle alareunasta 6.3. Arkistotilat Arkistolain 12 mukaan asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Lisäksi pysyvästi säilytettävät asiakirjat on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää. Arkistotiloja suunniteltaessa, rakennettaessa, korjattaessa, kalustamisessa ja käyttämisessä on otettava huomioon arkistolaitoksen määräys arkistotiloista. Määräys koskee sekä lähiettä päätearkistotiloja, joissa säilytetään pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään mahdollisimman pian niiden aktiivikäytön loputtua arkistotilaan. Arkistotiloja suunniteltaessa on otettava yhteys keskusarkistoon. Arkiston siirrosta uuteen säilytyspaikkaan on tehtävä ilmoitus keskusarkistoon. Käsiarkistoon kuuluvia asiakirja-aineistoja voidaan säilyttää omissa työtiloissa tietosuoja huomioiden (lukolliset kaapit).

16 14 Entisten Kerimäen ja Punkaharjun kuntien arkistot on sijoitettuna toistaiseksi kunnantalojen asianmukaisiin päätearkistotiloihin, missä ne säilytetään omina erillisinä kokonaisuuksina. Savonrannan kunnanarkisto on siirretty Savonlinnan kaupungin päätearkistoon. Arkistotilaa ei saa käyttää sinne kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON Pysyvästi tai yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat, joiden käyttötarve jokapäiväisessä toiminnassa on päättynyt, siirretään keskusarkistoon. Poikkeustapauksista on sovittava erikseen arkistosihteerin kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä sidottuna tai pakattuna asianmukaisesti merkittyihin arkistokoteloihin. Keskusarkisto ei ota vastaan seulomatonta aineistoa. Eripituisia aikoja säilytettävät asiakirjat on ehdottomasti pidettävä erillään. Siirrosta on etukäteen sovittava keskusarkiston kanssa. Siirrosta huolehtii ja sen kustannuksista vastaa siirtäjä. Lakkautettujen tai toimintansa päättyneiden toimielinten asiakirjat luetteloidaan ja siirretään keskusarkistoon. Ulkoistettujen palvelujen asiakirjatietojen siirrosta kaupungille sovitaan toimeksiantosopimuksessa. Tytär- ja osakkuusyhteisöjen on tehtävä päätös siitä, mihin pysyvästi säilytettävä asiakirja-aineisto sijoitetaan sen jälkeen, kun yhtiö tai yhteisö ei toiminnassaan enää niitä tarvitse. Mikäli asiakirjat päätetään sijoittaa kaupungin keskusarkistoon, on siitä sovittava keskusarkiston kanssa ja noudatettava sen ohjeita. 8. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA TIETOPALVELU Arkistolain 7 :n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Arkiston tietopalvelussa noudatetaan julkisuus- ja muun lainsäädännön asettamia rajoituksia. Pääosa keskusarkistoon siirretyistä asiakirjatiedoista on julkisia. Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella. Yksityisiä henkilöitä koskevat, salassa pidettävät asiakirjatiedot tulevat julkisiksi vasta 50 vuoden kuluttua henkilön kuolemasta tai, jollei tästä ole tietoa, 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä. Keskusarkisto vastaa hallussaan olevien asiakirjatietojen koskevasta tietopalvelusta. Toimintayksiköissä arkistovastaavien on huolehdittava siitä, että lainsäädännön kaikille myöntämä oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista sekä toisaalta tietosuojavelvoitteet toteutuvat. Asiakirjojen lainaaminen yksityisille viraston ulkopuolelle on arkistolain 15 :n mukaan kiellettyä. Asiakirjoja saa lainata ainoastaan oma kunnan virkakäyttöön, toisille viranomaisille, arkistolaitoksen yksiköille tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Lainatuista asiakirjoista laaditaan kuitti, joka sijoitetaan arkistoon asianomaisen asiakirjan kohdalle. Lainaaja vastaa asiakirjasta siihen asti, kun se on palautettu. Arkiston käyttö tulee tapahtua arkistovastaavan valvonnassa.

17 15 9. ASIAKIRJOJEN SUOJELU POIKKEUKSELLISISSA OLOISSA Toiminnan jatkuvuudelle välttämättömän tai muuten korvaamattoman asiakirja- ja tietoaineiston käyttö ja säilyminen on turvattava myös poikkeuksellisissa oloissa. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Ohjeen tarkoituksena on turvata toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojeltavien asiakirjojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Sotatilan, suuronnettomuuden tms. lisäksi organisaatiokohtaisia poikkeusoloja voivat olla myös esimerkiksi tulipalot ja vesivahingot. Asiakirjatietojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin. Asiakirjatiedot ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan, jotka merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan: I II III Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat Tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat Muut asiakirjat Asiakirja- ja tietoaineistolle laaditaan suojelusuunnitelma joko erillisenä tai liittyen arkistonmuodostajan muihin valmiussuunnitelmiin. 10. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tämä toimintaohje kumoaa :n 382 kohdalla hyväksytyn Savonlinnan kaupungin arkistotoimen toimintaohjeen. Kaupunginhallitus on hyväksynyt tämä toimintaohjeen ja se tulee voimaan lukien. Arkistosihteerillä on oikeus antaa tarkempia ohjeita tämän arkistotoimen toimintaohjeen soveltamisesta. Muutokset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeeseen hyväksyy kaupunginhallitus. Arkistotoimeen ja asiakirjahallintoon liittyvää lainsäädäntöä, arkistolaitoksen määräyksiä, ohjeita ja suosituksia sekä organisaatiokohtaisia omia asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyviä ohjeita kootaan ja pidetään yllä Intranetissä, Yhteiset>Asiakirjahallinto ja arkistotoimi. Liite 1 Savonlinnan kaupungin arkistonmuodostajat

18 LIITE 1 SAVONLINNAN KAUPUNGIN ARKISTONMUODOSTAJAT KESKUSHALLINNON TOIMIALA Kansliapalvelut Talouspalvelut Henkilöstöpalvelut Tarkastustoimi Vaalit Talous- ja velkaneuvonta Atk-palvelut Maaseututoimi TEKNINEN TOIMIALA Hallintopalvelut Asuntotoimi Hankintatoimi Logistiikkayksikkö Kaavoituspalvelut - yleiskaavoitus - asemakaavoitus Maankäyttöpalvelut Metsätilat Satamatoiminta Paikkatietopalvelut Tiejaosto Kunnallistekniset palvelut Savonlinnan Vesi Toimitilapalvelut Ruoka- ja siivouspalvelut Rakennusvalvonta Ympäristönsuojelupalvelut

19 PERUSTURVAN TOIMIALA Sosiaalivirasto Avustajakeskus Kehitysvammaisten hoitokoti Mäntykoti Perhekeskus Paimenlinna Kehitysvammaisten päivätoiminta ja työpaja Telakka SIVISTYSTOIMIALA Sivistysvirasto/koulutoimi Perusopetus Anttolan koulu Juvolan koulu Kallislahden koulu Kellarpellon koulu Kerimäen kirkonkylän koulu Kerimäen yläkoulu Kulennoisten koulu Kumpurannan koulu Louhen koulu Mertalan koulu Moinsalmen koulu Nojanmaan koulu Nätkin koulu Pihlajaniemen koulu Punkaharjun koulu Punkasalmen koulu Savonrannan koulu Särkilahden koulu Talvisalon koulu Lukiokoulutus Kerimäen lukio Lyseon lukio Punkaharjun lukio

20 Savonlinnan aikuislukio Taidelukio Puruvesi-opisto Sivistysvirasto /varhaiskasvatus Anttolan päiväkoti Asemantien päiväkoti Hakan päiväkoti Kerimäen päiväkoti Kellarpellon päiväkoti Miekkoniemen päiväkoti Nojanmaan päiväkoti Nätkin päiväkoti Pihlajaniemen päiväkoti Punkaharjun päiväkoti Tuokkolan päiväkoti Avoin päiväkoti, Tikantanssi Yleinen kulttuuritoimi Museotoimi/maakuntamuseo Kirjastotoimi/pääkirjasto Kerimäen kirjasto Punkaharjun kirjasto Savonrannan kirjasto Vapaa-aikatoimi - nuorisotoimi - liikuntatoimi

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

-------- = LV! "17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet

-------- = LV! 17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet -------- Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka 1. Johdanto Tietoturva nähdään julkishallinnon organisaatioissa oleellisena osana normaalia toimintaa ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja

Lisätiedot

TIETOTURVA- JA TIETOSUOJAPOLITIIKKA

TIETOTURVA- JA TIETOSUOJAPOLITIIKKA TIETOTURVA- JA TIETOSUOJAPOLITIIKKA Hyväksytty kunnanhallituksessa 20.01.2014 23 1. YLEISTÄ Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka asiakirjana sisältää ne periaatteet, toimintatavat, vastuut, toimivallat,

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ. Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1.

KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ. Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1. KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1.2009 Toiminta-ajatus 1 Keskusvirasto huolehtii kaupunginvaltuuston,

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Lisätiedot

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Ottolapsineuvonnan asiakasrekisteri

Ottolapsineuvonnan asiakasrekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.2.2014 1. Rekisterinpitäjä Nimi Hevostoiminta Laukki Yksityinen elinkeinonharjoittaja, Y-tunnus 2601111-1 Yhteystiedot Puh: 040-186 2222,

Lisätiedot

Rekisteri- ja tietosuojaseloste. REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Varhaiskasvatuspalvelujen sijaisrekisteri Henkilötietolaki (523/99) 10 SISÄLTÖ

Rekisteri- ja tietosuojaseloste. REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Varhaiskasvatuspalvelujen sijaisrekisteri Henkilötietolaki (523/99) 10 SISÄLTÖ REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Varhaiskasvatuspalvelujen sijaisrekisteri Henkilötietolaki (523/99) 10 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä: 20.9.2011

HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10. Laatimispäivä: 20.9.2011 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispäivä: 20.9.2011 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pieksämäen kaupungin sosiaalilautakunta. 1.1.2009 Terveyslautakunta 1.1.2010 Perusturvalautakunta

Lisätiedot

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012

HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012 HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 13.11.2012 HELMI-EXTRANET-KÄYTTÖPOLITIIKKA SISÄLTÖ 1 Extranet-tunnuksen käyttöpolitiikka 2 Käyttäjätunnusten myöntöperusteet 3 Salasanat Käyttäjätunnuksen hyväksyttävä

Lisätiedot

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri

Sairaalan talousjohtaja. 3. Rekisterin nimi Niuvanniemen sairaalan potilaslaskutusrekisteri REKISTERISELOSTE 1 (5) 1. Rekisterin pitäjä Nimi Niuvanniemen sairaala (valtion mielisairaala) Postiosoite Niuvankuja 65 70240 KUOPIO Puhelin 0295 242 111 (vaihde) 2. Rekisteriasioita hoitava henkilö tai

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa Ylöjärven kaupungin perusturvatoimen Effica järjestelmää.

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön AMS:sta apua asiakirjahallintoon Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön työt Tutkimus Pöytyän kunnan asiakirjahallinnosta Terhi Laine Tampereen yliopisto

Lisätiedot

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p.

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p. Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Opetusvirasto

HELSINGIN KAUPUNKI Opetusvirasto REKISTERISELOSTE SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE 7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut Laatimispäivä 24.7.2007 Päivitetty 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

Marja Kuhmonen Sosiaalihuollon ylitarkastaja. Itä-Suomen aluehallintovirasto Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualue

Marja Kuhmonen Sosiaalihuollon ylitarkastaja. Itä-Suomen aluehallintovirasto Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualue Marja Kuhmonen Sosiaalihuollon ylitarkastaja Itä-Suomen aluehallintovirasto Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualue Itä-Suomen aluehallintovirasto 15.2.2012 1 YKSITYINEN SOSIAALIPALVELU: Laki yksityisistä

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus - arkaluonteisten henkilötietojen suojaamisvelvoite; kysymyksiä aineiston keräämiseen, säilytykseen, jakamiseen ja arkistointiin liittyen Yrjö Koivusalo tietohallintojohtaja

Lisätiedot

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 puhelin (vaihde) 019 264 5000

sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ puhelin (vaihde) 019 264 5000 puhelin (vaihde) 019 264 5000 TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000 1 28.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565 25072

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 15.11. 2004, 285 Voimaantulo 1.12.2004 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020

Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020 Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020 Sisällys Valtiontalouden tarkastusviraston tietoturvapolitiikka... 2 1 Johdanto... 3 2 Vastuut... 3 2.1 Tarkastusviraston

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.09.2012 Päivitetty/tarkastettu: 21.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot